CASE REPORT STUDY

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

INSTALASI FARMASI
PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT
KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

OLEH :
RAHMI CHAIRINA
1541012167

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2016

BAB I
PENDAHULUAN
Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan yang mempunyai misi untuk
memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh seluruh lapisan
masyarakat, juga sebagai tempat penelitian dan pelatihan tenaga kesehatan serta tempat
penelitian dan pengembangan kesehatan. Salah satu bentuk pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan di Rumah Sakit adalah pelayanan farmasi (Siregar, 2004). Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem
pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien,
penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat termasuk pelayanan farmasi
klinik.
Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit diatur dalam Peraturan Menteri
Kesehatan No. 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
Saat ini, terjadi perubahan paradigma pelayanan farmasi yang dahulu merupakan Drug
Oriented menjadi Patient Oriented dengan filosofi Pharmaceutical Care. Konsekuensi
dari perubahan orientasi tersebut adalah apoteker/asisten apoteker sebagai tenaga
farmasi dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perilaku agar dapat
berinteraksi langsung dengan pasien.
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan
yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dan kegiatan pelayanan farmasi klinik. Kegiatan tersebut
harus didukung oleh sumber daya manusia, sarana, dan peralatan. Pengelolaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus dilaksanakan secara
multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang efektif untuk menjamin
kendali mutu dan kendali biaya. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun
2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit menyatakan bahwa
Penyelenggaraan Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus menjamin ketersediaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang aman, bermutu,
bermanfaat, dan terjangkau. dan harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu
pintu. Instalasi farmasi yang dimaksud dipimpin oleh seorang apoteker sebagai

penanggung jawab. Dalam penyelenggaraan pelayanan kefarmasian di rumah sakit

dibentuk satelit farmasi sesuai dengan kebutuhan yang merupakan bagian dari Instalasi
Farmasi Rumah Sakit (IFRS).

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Instalasi Farmasi
2.1.1 Pengertian
Instalasi farmasi rumah sakit adalah suatu departemen atau bagian di suatu
rumah sakit yang berada di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh
beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan
yang berlaku dan kompeten secara profesional dan merupakan tempat atau fasilitas
penyelenggaraan yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan
kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit.
Instalasi Farmasi dipimpin oleh kepala Instalasi Farmasi yang membawahi enam
sub instalasi :
a.

Sub Instalasi Gudang Farmasi

b.

Sub Instalasi Produksi

c.

Sub Instalasi Pelayanan Farmasi Rawat Jalan

d.

Sub Instalasi Pelayanan Farmasi Rawat Inap

e.

Sub Instalasi Farmasi Klinik

f.

Sub Instalasi Pendidikan dan Pengembangan

2.1.2

Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit menurut The American Society of

Hospital Pharmacist (ASHP:1994) adalah:

o Turut berpartisipasi aktif dalam penyembuhan pasien dan memupuk tanggung
jawab dalam profesi dengan landasan filosopi dan etika.
o Mengembangkan ilmu dan profesi dengan konsultasi pendidikan dan penelitian.
o Mengembangkan kemampuan administrasi dan manajemen, penyediaan obat
dan alat kesehatan di Rumah Sakit.
o Meningkatkan keterampilan tenaga farmasi yang bekerja di instalasi farmasi
Rumah Sakit.
o Memperhatikan kesejahteraan staf dan pegawai yang bekerja di lingkungan
instalasi farmasi Rumah Sakit.
o Mengembangkan pengetahuan tentang farmasi rumah sakit untuk meningkatkan
mutu pelayanan.
2.1.3 Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit, meliputi:

1. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan Pelayanan Kefarmasian yang optimal dan profesional serta sesuai prosedur
dan etika profesi;
2. Melaksanakan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien;
3. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai guna memaksimalkan efek terapi dan
keamanan serta meminimalkan risiko;
4. Melaksanakan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) serta memberikan
rekomendasi kepada dokter, perawat dan pasien;
5. Berperan aktif dalam tim farmasi dan terapi;
6. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan pelayanan
kefarmasian; dan
7. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan formularium
Rumah Sakit.
2.1.4 Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit, meliputi:
1. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai
,dan
2. Pelayanan farmasi klinik.

2.2 Tim Farmasi dan Terapi (TFT)

Dalam pengorganisasian Rumah Sakit dibentuk Tim Farmasi dan Terapi (TFT)
yang merupakan unit kerja dalam memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah
Sakit mengenai kebijakan penggunaan Obat di Rumah Sakit yang anggotanya terdiri
dari dokter yang mewakili semua spesialisasi yang ada di Rumah Sakit, Apoteker
Instalasi Farmasi, serta tenaga kesehatan lainnya apabila diperlukan. TFT harus dapat
membina hubungan kerja dengan komite lain di dalam Rumah Sakit yang
berhubungan/berkaitan dengan penggunaan Obat. Ketua TFT dapat diketuai oleh
seorang dokter atau seorang Apoteker, apabila diketuai oleh dokter maka sekretarisnya
adalah Apoteker, namun apabila diketuai oleh Apoteker, maka sekretarisnya adalah
dokter.

TFT harus mengadakan rapat secara teratur, sedikitnya 2 (dua) bulan sekali dan
untuk Rumah Sakit besar rapat diadakan sekali dalam satu bulan. Rapat TFT dapat
mengundang pakar dari dalam maupun dari luar Rumah Sakit yang dapat memberikan
masukan bagi pengelolaan TFT, memiliki pengetahuan khusus, keahlian-keahlian atau
pendapat tertentu yang bermanfaat bagi TFT.
TFT mempunyai tugas:
1. Mengembangkan kebijakan tentang penggunaan Obat di Rumah Sakit;
2. Melakukan seleksi dan evaluasi Obat yang akan masuk dalam formularium
Rumah Sakit;
3. Mengembangkan standar terapi;
4. Mengidentifikasi permasalahan dalam penggunaan Obat;
5. Melakukan intervensi dalam meningkatkan penggunaan Obat yang rasional;
6. Mengkoordinir penatalaksanaan Reaksi Obat yang Tidak Dikehendaki;
7. Mengkoordinir penatalaksanaan medication error;
8. Menyebarluaskan informasi terkait kebijakan penggunaan Obat di Rumah
Sakit.

2.3 Tim lain yang terkait

Tim lain yang terkait dengan tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat
dibentuk sesuai dengan peran dan kebutuhan. Adapun peran Apoteker dalam Tim lain
yang terkait penggunaan Obat di Rumah Sakit antara lain:
1. Tim Pengendalian Infeksi Rumah Sakit;
2. Tim Keselamatan Pasien Rumah Sakit;
3. Tim Mutu Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit;
4. Tim perawatan paliatif dan bebas nyeri;
5. Tim penanggulangan AIDS (Acquired Immune Deficiency Syndromes);
6. Tim Direct Observed Treatment Shortcourse (DOTS);
7. Tim Program Pengendalian Resistensi Antimikroba (PPRA);
8. Tim Transplantasi;
9. Tim PKMRS; atau

10. Tim Rumatan Metadon.

2.4 Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah sakit
2.4.1 Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan medis Habis Pakai
2.4.1.1 Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan:
a. formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi
b. standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang telah ditetapkan
c. pola penyakit
d. efektifitas dan keamanan
e.

pengobatan berbasis bukti

f. mutu
g. harga
h. ketersediaan di pasaran
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional.
Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun
oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.
Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit:
a. membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional
(SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan medik;
b. mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;
c. membahas usulan tersebut dalam rapat Tim Farmasi dan Terapi (TFT), jika
diperlukan dapat meminta masukan dari pakar;
d. mengembalikan rancangan hasil pembahasan Tim Farmasi dan Terapi (TFT),
dikembalikan ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik;
e. membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;
f. menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit;
g. menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan
h. melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan
melakukan monitoring.

2.4.1.2 Perencanaan Kebutuhan

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai
dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat
jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan

dilakukan

untuk

menghindari

kekosongan

obat

dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan

yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, atau kombinasi metode
konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
1. Metode konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data real
konsumsi perbekelan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian data
dan koreksi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah
a.
b.
c.
d.

perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah:

Pengumpulan data pengelolaan dana
Analisa data untuk informasi dan evaluasi
Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana

2. Metode morbilitas atau epidemiologi

Metode morbilitas adalah perhitungan

kebutuhan

perbekelan

farmasi

berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu atau
lead time.
Langkah-langkah dalam metode ini sebagai berikut :
a. Menentukan jumlah pasien yang akan dilayani
b. Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit
c. Menyediakan formularium perbekalan farmasi
d. Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
e. Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a. anggaran yang tersedia;
b. penetapan prioritas;
c. sisa persediaan;
d. data pemakaian periode yang lalu;
e. waktu tunggu pemesanan; dan
f. rencana pengembangan.
2.4.1.3 Pengadaan
8

Berdasarkan Perpres 54 tahun 2010 pasal 25 ayat (1) mengamanatkan Rencana

Umum

Pengadaan

Barang/Jasa

dimasing-masing

K/L/D/I

(Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya) secara terbuka

kepada masyarakat luas. ULP/pejabat pengadaan memiliki tugas untuk mengumumkan
pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website K/L/D/I masing-masing, di papan
pengumuman resmi dan di portal pengadaan nasional yang di umumkan melalui LPSE
(Layanan Pengadaan Secara Elektronik).
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Tim pendukung dan tim teknis dapat dibentuk oleh
PPK dalam rangka membantu kerja PPK. Pada tahun 2011 PPK di instalasi pemerintah
pusat diwajibkan memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa. Sedangkan PPK
di pemerintahan daerah baru wajib bersertifikat tahun 2012. KPA (Kuasa Pengguna
Anggaran) tidak harus bersertifikat pengadaan barang dan jasa.
Struktur Organisasi yang Melakukan Pengadaan Barang dan Jasa
PA

KPAPelayanan

PPK

KPAPenunjang

ULP

KPAKeuangan

Panitia / Pejabat
Penerima Hasil Pekerjaan

Keterangan :
PA

: Penguasa Anggaran (Ka. SKPD / Direktur RS)

KPA : Kuasa Pengguna Anggaran

PPK : Pejabat Pembuat Komitmen
ULP : Unit Layanan Pengadaan (Pejabat pengadaan obat dan BHP)
Pengadaan dapat dilakukan melalui:
a. Pembelian
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan
farmasi. Ada 4 metode dalam proses pembelian :
9

1. Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan
kriteris yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metode ini lebih
menguntungkan, untuk pelaksanaannya membutuhkan staf yang kuat, waktu
lama, serta perhatian penuh
2. Tender terbatas, sering disebut lelang tertutup. Hanya dilakukan oleh rekanan
tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih
dapat dibandingkan dengan lelang terbuka
3. Pembelian dengan tawar menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak
banyak, dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu
4. Pembelian langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga
tertentu, relatif agak lebih mahal
b. Produksi sediaan farmasi Instalasi farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi
sediaan tertentu apabila:
1. Sediaan farmasi tidak ada dipasaran
2. Sediaan farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri
3. Sediaan farmasi dengan formula khusus
4. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking
5. Sediaan farmasi untuk penelitian
6. Sediaan farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru
(recenter paratus)
Sediaan yang dibuat di Rumah sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan
terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
c. Sumbangan/dropping/hibah
Seluruh kegiatan penerimaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen
administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan sediaan farmasi, alat ksehatan ,
dan bahan medis habis pakai dapat membantu pelayan kesehatan, maka jenis sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai harus sesuai dengan kebutuhan
pasien di Rumah sakit. Instalasi farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada
pimpinan Rumah Sakit untuk mengembalikan/menolak sumbangan/dropping/hibah
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang tidak bermanfaat
bagi kepentingan pasien Rumah Sakit.
2.4.1.4 Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat

10

pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang
harus tersimpan dengan baik.
2.4.1.5 Penyimpanan
Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum
dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi persyaratan
stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan penggolongan
jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Instalasi Farmasi
harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi secara
periodik.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan,
dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun
secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In
First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
2.4.1.6 Pendistribusian
Sistem distribusi yang diterapkan bervariasi antar Rumah Sakit tergantung pada
kebijakan, kondisi dan keberadaan fisik, personel dan tata ruang masing-masing Rumah
Sakit.Sistem distribusi obat di Rumah Sakit adalah tatanan jaringan sarana, personel,
prosedur, dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan berorientasi kepada pasien dalam
kegiatan penyampaian sediaan obat beserta informasinya kepada pasien. Sistem ini
meliputi : pengantaran sediaan obat yang telah didispensing IFRS ke tempat perawatan
pasien dengan keamanan dan ketepatan obat, ketepatan pasien dan keutuhan mutu obat.
Sistem atau metode pelayanan dari distribusi obat Rumah Sakit :
1. Personal Prescription System
Sistem distribusi resep individu merupakan tatanan kegiatan penghantaran
sediaan obat oleh IFRS sesuai dengan yang ditulis pada orderan atau atas nama
Penderita Rawat Tinggal (PRT) tertentu melalui perawat ke ruang penderita
tersebut. Obat disediakan berdasarkan resep dokter untuk rawat jalan, rawat
anak, kebidanan, mata/ THT
2. Total Floor Stock System
Kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan ditulis dokter obat, yang
dipersipkan dari persediaan di ruang oleh perawat dan dengan mengambil dosis/
unit obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita di
ruang itu
11

3. Kombinasi Personal Prescripton System dan Total Floor Stock System

Merupakan kombinasi antara system resep individual dengan system floor stock,
dimana penyampaian obat kepada pasien berdasarkan permintaan dokter
4. Unit Dose Dispensing System
Untuk ruang rawat inap, disarankan tenaga teknis farmasi menyiapkan obat dan
alkes tiap kali pemakaian
2.4.1.7 Pemusnahan
Pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis
habis pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan dilakukan
untuk sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai bila :
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu
b. Telah kadaluwarsa
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan
d. Dicabut izin edarnya
Tahapan pemusnahan obat terdiri dari :
a. Membuat daftar sedian farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang
b.
c.
d.
e.

akan dimusnahkan
Menyiapkan berita acara pemusnahan
Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait
Menyiapkan tempat pemusnahan
Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta
peraturan yang berlaku
Penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai

dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan
Makanan (BPOM). Penarikan sedian farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus mempunyai sistem
pencatatan terhadap kegiatan penarikan.
2.4.1.8 Pengendalian
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai. Pengendalian ini dapat
dilakukan oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Komite Farmasi dan Terapi
(KFT) di Rumah Sakit. Tujuan pengendalian persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan
dan bahan medis habis pakai adalah untuk :
a. Penggunaan obat sesuai dengan formularium Rumah Sakit

12

b. Penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi

c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan,

kerusakan,

kadaluwarsa,

dan

kehilangan

serta

pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai.
Cara untuk mengendalikan persediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai adalah :
a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving)
b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock)
c. Stock opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
2.4.1.9 Administrasi
Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk
memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. Kegiatan administrasi terdiri
dari :
a. Pencatatan dan pelaporan Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang meliputi
perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian
persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan sedian farmasi, alat
kesehatan dan bahan medis habis pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang
dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan,
semester atau pertahun). Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan
peraturan yang berlaku. Pencatatan dilakukan untuk :
1. Persyaratan Kementrian Kesehatan / BPOM
2. Dasar akreditasi Rumah Sakit
3. Dasar audit Rumah sakit
Dokumentasi farmasi Pelaporan dilakukan sebagai :
1. Komunikasi antara level manajemen
2. Penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di instalasi
farmasi
3. Laporan tahunan

13

Alur Pelaporan Obat

Proses pendataan dan pelaporan dapat dilakukan secara :

Tulis tangan
Otomatisasi dengan menggunakan komputer (software)
b. Administrasi Keuangan
Apabila instalasi farmasi Rumah Sakit harus mengelola keuangan maka perlu

penyelenggaraan administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan pengaturan

anggaran, pengendalian, dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan,
penyiapan laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan
pelayanan kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan,
semesteran atau tahunan.
c. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap sediaan
farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai yang tidak terpakai karena
kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan
penghapusan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai kepada pihak
terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku
2.4.2 Pelayanan Farmasi Klinik
2.4.2.1 Pengkajian dan pelayanan Resep
2.4.2.2 Penelusuran riwayat penggunaan Obat
2.4.2.3 Rekonsiliasi Obat
2.4.2.4 Pelayanan Informasi Obat (PIO)
memberikan informasi dan edukasi penggunaan Obat baik berdasarkan Resep
maupun Obat non Resep kepada pasien/keluarga pasien, tenaga kesehatan lain,
masyarakat dan institusi di luar Rumah Sakit
14

2.4.2.5 Konseling
memberikan konseling pada pasien dan/atau keluarganya
2.4.2.6 Visite
melaksanakan visite mandiri maupun bersama tenaga kesehatan lain
2.4.2.7 Pemantauan Terapi Obat (PTO)
1) Pemantauan efek terapi Obat;
2) Pemantauan efek samping Obat;
3) Pemantauan Kadar Obat dalam Darah (PKOD).
2.4.2.8 Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
2.4.2.9 Evaluasi Penggunaan Obat (EPO)
2.4.2.10 Dispensing sediaan steril
1) Melakukan pencampuran Obat suntik
2) Menyiapkan nutrisi parenteral
3) Melaksanakan penanganan sediaan sitotoksik
4) Melaksanakan pengemasan ulang sediaan steril yang tidak stabil

15

16

BAB III
PEMBAHASAN
Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari
pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan dan penarikan, pengendalian dan administrasi yang diperlukan bagi
kegiatan pelayanan.
Pengelolan Perbekalan Farmasi RSUD Padang Panjang
1. Pemilihan
Pemilihan obat yang akan diadakan di RSUD Padang Panjang berdasarkan daftar
pada Formularium Rumah Sakit yang dibuat oleh KFT (Komite Farmasi dan Terapi)
yang diketuai oleh seorang Dokter (dr. Obgin) dan sekertaris Seorang Apoteker (Kepala
Instalasi Farmasi) dengan anggota dokter dan apoteker.
Pada tahun 2012 launching pertama DPHO (Daftar Plafon Harga Obat) untuk
pasien ASKES di RSUD Padang Panjang, akan tetapi tahun 2014 disusun Formularium
Rumah Sakit yang baru khusus untuk pasien BPJS berdasarkan Formularium Nasional.
Daftar obat yang diadopsi ke Formularium Rumah Sakit yaitu daftar obat BPJS Tk 2
untuk pasien rujukan, akan tetapi Formularium Rumah Sakit ini belum di launching
hanya dicetak dan dibagikan ke Dokter dan Apoteker daftar obat yang masuk dalam
formularium.
Teknis Pembuatan Formularium di RSUD Padang Panjang:
1. Daftar obat yang akan dimasukkan ke Formularium Rumah Sakit
diadopsi dari daftar obat-obat BPJS Tk 2 yang terdapat di Formularium
Nasional
2. Ditambah dengan masukan dari SMF (tim dokter)
3. Masukan dari SMF kemudian dirapatkan oleh KFT
4. Apabila masukan daftar obat yang diberikan SMF dianggap layak dan
bisa digunakan dengan berbagai pertimbangan maka obat tersebut dapat
masuk ke daftar obat Formularium Rumah Sakit
5. Akan tetapi jika dianggap tidak perlu penggunaan obat tersebut maka
akan dikirim surat penolakan ke SMF disertai dengan alasan penolakan
2. Perencanaan
Berdasarkan kunjungan resep/pola peresepan tahun sebelumnya dan usulan
komite Medik dan komite Farmasi Terapi (Pola Konsumsi) dan Pola Penyakit
(epidemiologi).
17

Teknis perencanaan :
1. Petugas gudang obat SO (Stock Opname) setiap akhir bulan
2. Lalu petugas gudang akan mengisi daftar inventaris obat/BHP di buku
beserta jumlah obat/BHP
3. Lalu buat daftar kebutuhan obat/BHP yang dibutuhkan (yang disetujui
oleh Apoteker penanggung jawab gudang obat)
4. Kemudian daftar diserahkan ke Kepala Instalasi
5. Kalau daftar obat yang akan dipesan disetujui oleh kepala instalasi
(diketahui Kabid/Direktur RS), maka obat/BHP tersebut akan diadakan
oleh Pejabat Pengadaan
6. Pejabat Pengadaan yang akan memesan Obat/BHP
Di RSUD Padang Panjang Kepala Bidang menjabat sebagai PPK, sedangkan pekerjaan
Pejabat Pengadaan diberikan kepada Kepala Instalasi.
3. Pengadaan
Pengadaan obat dirumah sakit Padang Panjang menggunakan sistem e-catalog
dengan pembelian e-purchasing. Pembelian untuk obat-obat BPJS dengan melihat
daftar di LKPP (https://katalog-buku.lkpp.go.id/e-katalog-obat/) dan cara memesan di
LPSE. Pada LPSE pejabat pengadaan punya akun tersendiri (punya ID dan password).
Untuk pembelian secara online dengan membuka portal yang menyediakan ecatalog kemudian memilih obat apa yang akan dibeli dengan program e-purcashing dan
pembayaran dengan menggunakan transfer. Misalkan mau pesan parasetamol, hal
pertama yang dilakukan cari daftar pabrik/PT yang memproduksi obat tersebut (misal
PT. Indofarma), PPK berkomitmen dengan PT tersebut, (dalam hal ini sudah terdaftar di
pusat PPK RSUD Padang Panjang jadi bisa langsung pesan dengan login ke program).
Jika sesuai kesepakatan maka PT. Indofarma akan menunjuk distributor (PT. Tempo),
kemudian PT Tempo yang akan mendistribusikan obat ke rumah sakit.
Untuk obat-obat usulan dari SMF dipesan menggunakan surat pesanan (SP)
biasa langsung ke distributor. Obat narkotika, psikotropika, dan prekusor tetap
menggunakan surat pesanan khusus.
Selain itu instalasi RSUD Padang Panjang juga melakukan produksi obat sendiri
diantaranya obat H2O2, CaCO3, dan obat saraf (C1 yang isinya parasetamol, tramadol,
dan amitriptilin; dan C2 yang isinya ibuprofen, parasetamol, diazepam).
Struktur Organisasi yang Melakukan Pengadaan Barang dan Jasa
PA

18

KPAPelayanan

PPK

KPAPenunjang

ULP/Pejabat Pengadaan

KPAKeuangan

Panitia / Pejabat
Penerima Hasil Pekerjaan

Keterangan :
PA

: Penguasa Anggaran (Direktur RS)

KPA : Kuasa Pengguna Anggaran

PPK : Pejabat Pembuat Komitmen
ULP : Unit Layanan Pengadaan (Pejabat pengadaan obat dan BHP) untuk skala besar,
sedangakan pejabat pengadaan untuk skala kecil
Orang-orang yang melakukan pengadaan harus mempunyai sertifikat barang dan
jasa. Ada diklat/pelatihan selama 3 hari kemudian diadakan ujian, jika lulus baru dapat
sertifikat.

19

4. Penerimaan
Penerimaan dan pemeriksaan obat dan perbekalan kesehatan dilakukan oleh
panitia Penerima yang diketuai oleh Apoteker dan telah di SK kan oleh Direktur.
Langkah-langkah penerimaan obat yang dilakukan di RSUD Padang Panjang antara
lain, cek nama yang dituju dalam faktur, jika benar tempat yang di tuju adalah RSUD
Padang Panjang maka dilanjutkan pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan adalah :

Kemasan
Kemasan dari obat yang diterima tidak ada yang rusak
Nama Obat
Kesesuaian nama obat yang tertera pada faktur dengan nama obat yang diterima.
Dosis obat
Kesesuaian antara dosis obat yang tertera pada faktur dengan dosis obat yang

diterima.
Jumlah Obat
Kesesuaian jumlah obat yang tertera di faktur dengan jumlah dengan jumlah

obat yang diterima

No. Batch
Kesesuaian
Kesesuaian nomor batch pada faktur dengan obat yang diterima. Dipastikan
bahwa setiap kemasan obat terdapat no. Batch. Jika terjadi kerusakan dari obat

akan lebih mudah untuk komplain terhadap distributor.

Tanggal kadaluwarsa
Tanggal kadaluwarsa obat yang dapat diterima minimal 24 bulan (2 tahun) ke

depan.
Harga Obat
Harga obat dicocokkan dengan harga yaitu mengacu pada harga e-catalog untuk
yang ada di katalog. Jika obat yang diterima sudah sesuai dengan faktur dapat
ditanda tangani oleh penerima. Faktur asli dibawa oleh distributor dan faktur
copy dijadikan arsip. Selanjutnya barang disimpan di gudang farmasi dengan
mengisi kartu stok. Pada kartu stok ditulis tanggal penerimaan, nama distributor,
jumlah dan harga. Selanjutnya data faktur disimpan pada SIM komputer, serta
pendataan pada buku stok kosong bahwa obat telah diterima.

5. Penyimpanan
Dilakukan di gudang farmasi setelah serah terima dengan Bendahara barang
RSUD Padang Panjang.

Faktur barang masuk dimasukan kedalam SIMRS di Gudang Farmasi

20

Faktur dicatat ke buku barang masuk

Faktur diarsipkan per PBF/kategori barang (obat/BHP)
Metode penyimpanan FEFO/FIFO dan bentuk sediaan
Masukan ke kartu stok masing-masing barang
Disusun menurut abjad berdasarkan :
Bentuk sediaan : infus , injeksi dan oral
Stabilitas obat
Obat disimpan dalam suhu ruang dan untuk obat yang tidak stabil pada suhu
ruang disimpan didalam refrigerator. Obat yang disimpan dalam suhu ruang
berupa tablet, kapsul, krim dan sediaan cair. Obat yang disimpan dalam
refrigerator yaitu obat yang perlu dalam kondisi khusus, seperti suppositoria,

albumin, serum/vaksin, dan insulin.

Terapi : Obat jantung dan mata
6. Distribusi
Pendistribusian obat di RSUD Padang Panjang dilakukan berdasarkan
permintaan dari apotek, depo, poli, dan sarana lain yang membutuhkan obat. Proses
distribusi diawali dari gudang utama mendistribusikan obat pada apotek atau depo dan
gudang amprah. Apotek atau depo yang ada di RSUD Padang Panjang diantaranya
apotek BPJS, apotek bedah-anak-THT-mata, apotek interne-ICU, apotek VIP-paru.
Permintaan obat dari masing-masing depo dilakukan dengan mengamparah ke
gudang farmasi dengan cara mengisi blanko amprahan obat dengan mengisi tanggal
permintaan, nama obat, satuan, jumlah stok awal, jumlah permintaan, jumlah
persediaan, jumlah stok akhir. Jumlah permintaan kemudian ditanda tangani oleh
petugas apotek dengan diketahui oleh apoteker penanggung jawab masing-masing
apoteker atau depo.
Gudang amprahan melayani permintaan obat dari poli, radiologi. Bagian utama
gudang farmasi mengambil dan mengeluarkan obat berdasarkan pesanan dari apotek
atau depo dan gudang amprah tersebut. Metode pengeluaran dilakukan dengan cara
FEFO atau FIFO. Akan tetapi lebih diutamakan FEFO agar obat yang memiliki waktu
kadaluwarsa lebih dekat akan keluar lelbih dahulu. Setiap obat yang keluar dicatat di
kartu stok obat.
Pendistribusian di RSUD Padang Panjang untuk rawat inap dilakukan dengan
sistem desentralisasi pada gudang Farmasi RSUD yang disalurkan melalui depo farmasi
yang terdapat pada masing- masing bangsal rawatan. Dan obat akan diserahkan pada

21

pasien dengan menggunakan sistem unit dose yang dikombinasikan dengan sistem One
Day Dose.
7. Pelaporan
Pelaporan di RSUD Padang Panjang dilakukan oleh tiap depo dan apotek tiap
bulan dalam bentuk LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)
diserahkan pada gudang yang nantinya akan digunakan untuk acauan perencanaan obat
berikutnya dan pelaporan ke DINKES kabupaten dan kota. Jenis laporan yang
dilaporkan adalah laporan obat generik, obat narkotika dan psikotropika obat keras dan
bahan habis pakai (BHP).
8. Pemusnahan
Pemusnahan di RSUD Padang Panjang dilakukan dengan alat incenerator yang
terdapat di RSUD yang akan dilakukan oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota).
Pemusnahan resep dilakukan setiap 2 tahun sekali, sementara pemusanahan obat expire
date dan barang habis pakai dilakukan setiap 1 tahun sekali.

22

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan
yang bersifat manajerial berupa pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dan kegiatan pelayanan farmasi klinik. Pengelolaan
Perbekalan kesehatan di RSUD Padang Panjang sudah dilakukan oleh Instalasi Farmasi
dengan sistem satu pintu sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58 tahun 2014
tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Padang Panjang membawahi apotek BPJS-Umum, Pelayanan Informasi
Obat (PIO), depo Interne-ICU, depo VIP -Paru, depo Bedah-Anak, gudang obat- BHP
dan kimia labor- alkes, dan gudang amprah.
4.2

Saran
1. Sebaiknya ada Apoteker yang khusus untuk di ruangan PIO agar pasien
ataupun tenaga kesehatan lain bisa memperoleh informasi yang dibutuhkan
saat datang ke ruangan PIO.
2. Untuk penggantian obat dengan merek lain sebaiknya langsung ditulis di
resep agar pada saat pencatatan pengeluaran obat tidak terjadi kesalahan
dalam pendataan obat.
3. Sebaiknya instalasi farmasi mempunyai satu system komputerisasi yang
saling terhubung antara gudang farmasi dengan Depo, sehingga pendataan
obat yang masuk dan keluar dapat terlacak dan dapat meminimalisir
kehilangan obat.

23

DAFTAR PUSTAKA
Charles, JP Siregar, Prof, Dr, MSc., 2004. Farmasi Rumah Sakit, Teori dan Penerapan,
Cetakan I, EGC.
Departemen Kesehatan RI. 2010. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah
Sakit. Jakarta: JICA.
Peraturan Presiden RI No.54, 2010, Pengadaan Barang/jasa Pemerintah,. Bandung :
Fokusmedia.
Kementerian Kesehatan, 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah
Sakit. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

24

Lampiran 1. Contoh Struktur Oranisasi IFRS

STRUKTUR ORGANISASI IFRS

KEPALA
INSTALASI
FARMASI
RUMAH SAKIT

Administrasi
IFRS

Pengelolaan
Perbekalan
farmasi

APOTK
R INAP Anak-Bedah

Apotik
R INAP
INTERNE-ICU

Pelayanan
Farmasi klinik

Menajemen
mutu

APOTIK
R. JALAN- BPJS

BANGSAL
ANAK

BANGSAL
BEDAH

Apotik
R INAP VIP-PARU

BANGSAL JANTUNG

BANGSAL INTERNE

BANGSAL PARU

BANGSAL ICU

PENDIDIKAN

PELATIHAN

Tim lain yang terkait dengan tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit antara lain:
1. Tim Pengendalian Infeksi Rumah Sakit;
2. Tim Keselamatan Pasien Rumah Sakit;
3. Tim Mutu Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit;
4. Tim perawatan paliatif dan bebas nyeri;
5. Tim penanggulangan AIDS (Acquired Immune Deficiency Syndromes);
6. Tim Direct Observed Treatment Shortcourse (DOTS);
7. Tim Program Pengendalian Resistensi Antimikroba (PPRA);
8. Tim Transplantasi;
9. Tim PKMRS; atau
10. Tim Rumatan Metadon.

25