Skripsi Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan
Skripsi Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan
Skripsi Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan
Disusun Oleh:
SITI MUSYAROFAH
NIM: 105018200736
ABSTRAK
Siti Musyarofah
Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMP Dua Mei
Ciputat.
Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam,
Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta, Februari 2010.
Penelitian ini didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan
bahwa manajemen kearsipan di sekolah pada umumnya belum dilaksanakan
dengan baik. Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat
menjadikan ketatausahaan di sekolah berjalan dengan lebih tertib dan rapi.
Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik juga berfungsi untuk memudahkan
pegawai tata usaha dalam mengelola ketatausahaan di sekolah.
Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan disekolah dapat
dilihat melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang akan
berdampak pada baik-tidaknya penyelenggaraan ketatausahaan di sekolah.
Fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang harus dilaksanakan meliputi fungsi
perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi penyusunan staf
kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan, dan fungsi pengawasan kearsipan. Semua
fungsi-fungsi manajemen kearsipan tersebut harus dilaksanakan secara optimal
oleh pihak sekolah agar dapat menciptakan manajemen kearsipan yang baik di
sekolah.
Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskriptif
kualitatif yang menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang
telah terkumpul melalui wawancara dengan kepala sekolah dan penyebaran angket
kepada seluruh guru dan pegawai tata usaha di SMP Dua Mei dengan
menggunakan Skala Likert.
Hasil yang diperoleh dari penelitian di SMP Dua Mei menunjukkan bahwa
secara umum sekolah ini telah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan
meskipun belum optimal. Berdasarkan hal itu maka hendaknya pihak sekolah
mengundang ahli kearsipan untuk memberi saran dan masukan tentang bagaimana
melaksanakan kearsipan yang baik. Selain itu, akan lebih baik lagi jika sekolah
mengadakan pelatihan dan pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang
yang langsung menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan
ketatausahaan yang lebih baik.
KATA PENGANTAR
2loG+o 2{
Assalamualaikum, Wr.Wb.
Alhamdulillahhirabbilalamin, segala puji dan puja serta rasa syukur yang
teramat dalam penulis haturkan kehadirat Allah SWT, yang selalu memberikan
nikmat dan karunia kepada hambaNya. Salawat beserta salam semoga tercurah
kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta sahabat dan para pengikutnya.
Skripsi
yang
Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat, yang disusun sebagai salah satu tugas
akhir akademis sebagai persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan
(S.Pd) dari Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan di Universitas Islam Negeri
Jakarta.
Sebelumnya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang teramat dalam
kepada orang tua penulis, H. Alawi, Abah tercinta, terima kasih banyak atas kasih
sayang, doa, motivasi, dan jerih payah yang telah diberikan tanpa pamrih kepada
penulis selama ini dan Ibu terkasih Almh. Hj. Yayah Hamdiyah semoga ini bisa
membuat ibu tersenyum disana.
Skripsi ini dibuat dengan kesungguhan pikiran dan tenaga, serta kerja keras
yang penulis miliki, walau demikian penulis sepenuhnya menyadari bahwa skripsi ini
masih jauh dari kata sempurna, akan tetapi mudah-mudahan skripsi ini bisa
memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya. Untuk itu
sebagai rasa hormat dan penghargan penulis menyampaikan banyak terima kasih
kepada:
1. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah mengizinkan
penulis untuk menuntut ilmu di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Rusdy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan Kependidikan Islam, yang telah
mengizinkan penulis untuk menuntut ilmu di KI- Manajemen Pendidikan.
ii
3. Drs.H. Muarif Syam, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah
membantu penulis khususnya dalam hal administrasi di Manajemen Pendidikan,
sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Drs. Syauki, M.Pd, Dosen Pembimbing Akademik, yang telah memberikan
motivasi kepada penulis.
5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, Dosen Pembimbing Skripsi, yang telah
meluangkan banyak waktunya untuk meberikan bimbingan serta motivasi kepada
penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Semoga ilmu yang
telah ibu berikan dapat bermanfaat bagi penulis.
6. Drs. Enjang Supyan, S.Pd, Kepala Sekolah beserta seluruh dewan guru dan staff
Tata Usaha SMP Dua Mei Ciputat yang telah meluangkan waktunya dan
membantu penulis dalam mengumpulkan data.
7. Teruntuk keluarga tersayang (para teteh dan aa, serta iie dan uwie) terimakasih
atas dorongan moril dan materil yang telah diberikan selama ini. Dan ponakanponakanku yang lucu-lucu (Echa, Iwank, Nayla, Iqi, Alfa, Mia) yang selalu
menjadi penghibur bagi penulis.
8. Teman-teman seperjuangan KI-Manajemen Pendidikan angkatan 2005 dan teman
sekosan khususnya Ummi, Lely, Solhah, Eti, Hikmah, Nana, Uni, Iyen, Qiqi dan
teman-teman lain yang tidak bisa disebutkan satu-persatu, terimakasih banyak
atas bantuan dan motivasi yang telah kalian berikan, semoga persahabatan kita
bisa kekal dan tidak terputus sampai disini.
Penulis
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK
KATA PENGANTAR .
ii
DAFTAR ISI
iv
DAFTAR TABEL
vi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1
B. Identififkasi Masalah ............................................................... 4
C. Pembatasan Masalah ............................................................... 5
D. Perumusan Masalah ................................................................ 5
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Ketatausahaan ......................................................................... 6
1. Pengertian Ketatausahaan ................................................. 6
2. Ruang Lingkup Ketatausahaan ......................................... 7
B. Kearsipan ................................................................................ 8
1. Pengertian Kearsipan ....................................................... 8
2. Fungsi Kearsipan ............................................................... 12
C. Manajemen Kearsipan ............................................................. 13
1. Pengertian Manajemen Kearsipan ..................................... 13
2. Fungsi Manajemen Kearsipan .......................................... 14
3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan ............................. 20
4. Efektifitas Manajemen Kearsipan ..................................... 33
5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Efektif dan Efisien . 33
6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan ............... 35
7. Faktor-faktor Manajemen Kearsipan yang Baik ............... 37
D. Kerangka Berfikir ................................................................... 39
iv
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................... 41
B. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................. 42
C. Metodologi Penelitian ............................................................. 42
D. Sumber Data ............................................................................ 43
E. Teknik Pengolahan Data ......................................................... 43
F. Instrumen Penelitian ............................................................... 44
BAB VI
HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Data ........................................................................ 47
B. Analisis Data .......................................................................... 68
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................. 70
B. Saran ........................................................................................ 71
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
vi
BAB I
PENDAHULUAN
Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak
mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks. Hal
ini senada dengan pernyataan Liang Gie yang menyebutkan bahwa People
Forget, Records Remember (orang bisa lupa, arsip selalu ingat). 1
Sesuai dengan Undang Undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kersipan
adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban sebagai bukti akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah maupun swasta 2 , maka wajar kiranya jika sebuah lembaga
pendidikan sebagai tempat mencetak generasi penerus bangsa yang akan
membangun Indonesia juga ikut menyelenggarakan pengaturan kearsipan
dengan baik sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional terhadap Undang
Undang yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik, mutlak diperlukan oleh
sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan kearsipan mencakup proses
penyusunan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen mulai dari sekolah itu
didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru sampai siswa itu keluar atau
lulus, maupun pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan
kependidikan di sekolah itu. Oleh karena itu manajemen kearsipan menjadi hal
yang sangat penting dan menjadi keharusan untuk terus ditingkatkan dalam
pelayanannya.
Penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar, selain merupakan asset
suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan
organisasi itu, karena dengan arsip atau dokumen yang teratur dan benar
pengambilan
keputusan
dapat
dilakukan
secara
cepat
dan
tepat.
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,
h.116
2
Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 192-193
B. Identififkasi Masalah
Identifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas adalah:
1. Apa latar belakang pendidikan pegawai tata usaha di SMP DUA MEI?
2. Bagaimana pemahaman pegawai tata usaha mengenai manajemen
kearsipan?
3. Bagaimana proses perencanaan kearsipan di SMP DUA MEI?
4. Bagaimana proses pengorganisasian kearsipan di SMP DUA MEI?
5. Bagaimana pengawasan kearsipan di SMP DUA MEI?
6. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di
SMP DUA MEI?
C. Pembatasan Masalah
Penelitian ini akan dibatasi pada bagaimana pelaksanaan manajemen
kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI yang mencakup
pelaksanaan
fungsi-fungsi
manajemen
kearsipan
antara
lain
proses
D. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pelaksanaan
manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat?
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Ketatausahaan
1. Pengertian Tata usaha
Menurut Liang Gie, tata usaha merupakan segenap aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. 1
Pengertian diatas menjelaskan bahwa kegiatan tata usaha merupakan
kegiatan mengelola administratif perkantoran yang berhubungan dengan
berkas-berkas atau dokumen kantor.
Warsidi memberikan pengertian tata usaha sebagai berikut:
Bila diambil perumusan tata usaha atau office work menurut
George R. Terry, maka yang dimaksud adalah berupa pekerjaan
kantor, meliputi penyimpanan keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat
dan menyampaikan berbagai fakta yang mendasar yang amat
diperlukan
untuk
tindakan
pengawasan
(terhadap
bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan. 2
Tata usaha menurut pengertian di atas merupakan kegiatan kantor yang
kegiatannya mencakup pengelolaan berbagai macam warkat kantor yang
1
h.16
2
6) Menyimpan.
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman. 3
ketatausahaan
adalah
kegiatan
kearsipan
yang
berbentuk
kegiatan ketatausahaan
B. Kearsipan
1. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan
swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. 5
dalam
mengenai sesuatu hal atau perstiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya. 6
Pengertian serupa dikemukakan oleh Suraja, warkat adalah catatan atau
rekaman mengenai suatu hal, barang, kondisi, peristiwa yang terjadi dalam
kehidupan perseorangan maupun kelompok yang dibuat dengan maksud untuk
membantu ingatan manusia. 7
penulis
enggan
menuliskannya
sebagaimana
Allah
mengajarkannya,... 8 .
Terlalu banyak kegiatan dan masalah yang dihadapi dalam kehidupan
sehari-hari, maka manusia mempunyai kecenderungan lupa, oleh sebab itu
manusia membutuhkan catatan dalam setiap transaksi yang mereka lakukan.
10
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,
h.118
10
Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 79
11
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press,
1986) Cet.3, h.92.
12
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)
h.2
11
Kearsipan
memegang
peranan
penting
bagi
kelancaran
jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi 13 . Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban
nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan
13
Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam
http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010
14
A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan..., h.102-103
15
Artikel Pengertian kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam
http://www.g-excess.com, 2/1/2010
16
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.145-146
12
Jadi bisa diartikan arsip adalah segala bentuk warkat, berkas maupun
naskah yang disimpan secara sistematis yang bila dibutuhkan dapat segera
ditemukan kembali.
Arsip tercipta seiring dengan perkembangan kegiatan organisasi. Semakin
besar suatu organisasi maupun institusi, maka semakin banyak dan kompleks
juga arsip yang tercipta dalam organisasi itu.
Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki
kegunaan atau manfaat tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum,
keuangan, dan pembuktian (dokumenter). Jika suatu arsip mempunyai nilai
guna atau manfaat tertentu, maka arsip tersebut harus disimpan sacara
sistematis, agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.
2. Fungsi Kearsipan
Menurut Amsyah fungsi arsip terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan
arsip stastis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada
umumnya atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari. 17
Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari
suatu organisasi/kantor.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kuang dipergunakan
sehingga penemuannya yang cepat masih dapat ditawar atau
frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan
sebagai referensi saja. 18
Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumendokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk
17
13
C. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan
pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah
manajemen kearsipan.
Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan
tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. 19
Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam
organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen kearsipan
kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan suratsurat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu
19
14
yang
bentuknya
yaitu
aktivitas-aktivitas
perencanaan
15
Terlebih
dahulu
harus
ditetapkan
alternatif-alternatif
perencanaannya.
22
16
2) Fungsi Pengorganisasian.
Secara umum pengorganisasian (organizing) diartikan sebagai
penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahan dan bagianbagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok
aktivitas-aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewenang
untuk
melaksanakannya,
pengkoordinasian
hubungan-hubungan
h.33
25
17
4) Fungsi Pengarahan.
Fungsi pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer
kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau
hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas
27
18
5) Fungsi Pengawasan.
Pengawasan (controlling) adalah suatu upaya yang sistematis
untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan,
merancang sistem umpan balik informasi,membandingkan prestasi
yang terjadi dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian
menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur signifikansi
tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Sedangkan fungsi
pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan
guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang dilaksanakan. 31
Yohannes
Suradja
menjelaskan
fungsi
pengawasan
dalam
pekerjaan
(precontrol),
pengawasan
pada
waktu
19
balik,
pengontrolan
yang
terjadi
bersamaan,
dan
33
20
kegiatan yang
Penyusutan
Pemindahan
Penghancuran
Pembuangan
Penyimpanan
Aktif
Inaktif
Permanen
Temporal
Penciptaan
Korespondensi
Memo
Petunjuk
Formulir
Laporan
Gambar
Kopian
Output
k
Pemeliharaan
Penyimpanan
Pengambilan/
Penyediaan kembali
Menjaga kebersihan
Memberi Pesitida
Perbaikan
Tabel 1
Distribusi
Antar perusahaan
Internal perusahaan
Eksternal perusahaan
Penggunaan
Pengambilan
keputasan
Dokumentasi
Respons/tanggapan
Keperluan hukum
Tabel 1
36
Artikel
dan
bahan
Kuliah:
Record
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010
37
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.22
Management,
dalam
21
38
22
b. Distribusi Arsip
Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah
penciptaan arsip dalam daur hidup arsip.
Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan
penyimpanan terhadap warkat (surat, naskah, gambar, rekaman,
dan lain-lain). 40
Seiring dengan beroperasinya suatu organisasi atau lembaga,
maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam
organisasi atau lembaga itu.
Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan
rapi, Suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut
pola sederhana, pola lama dan pola baru. 41
1) Prosedur Pengurusan Surat Masuk
a) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola
Sederhana
a. Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar
surat.
b. Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang
mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamatnya
keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat
yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi
langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat
dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau
39
23
Meyortir surat.
24
c. Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsurunsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah
lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau
Lembar Pengantar. Tugasnya adalah:
kepada pengendali
Menerima
surat
beserta
kartu
kendali/lembar
Meneliti
kebenaran
nomor
kode
surat
dan
kelengkapan lampiran.
dalam
25
segi
26
surat
yang
belum
selesai
kepada
penyimpan.
d. Pengembalian kartu kendali lembar III
kepada
sebagai
c. Penggunaan Arsip
27
efektifitas
pengelolaan
kearsipan
dapat
tecapai,
d. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam
rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin
keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip
dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang
dibutuhkan.
Pemeliharan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan
untuk
mengusahakan
keselamatan
arsip
dengan
cara
menyangkut tiga
aspek, yaitu:
1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak
maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan
menyimpan arsip dengan baik: tidak berdesak-desakan, tidak
disimpan ditempat yang lebih kecil serta menjaga kebersihan
arsip.
2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan
hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan
42
28
ruangan
dengan
peyedot
debu
(vacuum
serta
untuk
menjamin
kelestarian
infomasi
yang
29
e. Penyimpanan Arsip
Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat
mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan
penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, maka
petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara
tertib dan sistematis.
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun
warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan pelbagai
cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan
kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 44
Metode penyimpanan arsip dasar yang dikenal adalah:
1) Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah.
2) Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama (orang,
wilayah, organisasi, barang)
3) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad.
4) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal.
5) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor. 45
Lebih lanjut Suraja juga menjelaskan prosedur penyimpanan
arsip, yaitu:
1) Mengindeks
2) Memberi kode
3) Mensortir
4) Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan
44
45
30
f. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang
dilakukan
dengan
memusnahkan arsip.
cara
memindahkan,
menyerahkan
atau
47
31
untuk
menyusun
laporan
tahunan
atau
32
Basir Barthos, Manajemen Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: PT Bumi Aksara: 2003) Cet. 4, h.103
50
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, (Bandung:
Mandar Maju, 2001) Cet.2, h.203
33
51
34
adalah jika arsip itu dibutuhkan dapat segera disediakan dengan cepat dan
menggunakan tenaga dan biaya yang tidak banyak.
35
distribusi,
penggunaan,
pemeliharaan,
penyimpanan
dan
nilai-guna
dan
disimpan
secara
sistematis,
54
36
37
warkat-warkat
sehingga
apabila
diperlukan
dapat
57
h.120
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,
38
58
A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986),
Cet.4, h.103-104.
59
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 1989) h. 196
39
Personel
kantor
harus
dapat
melakukan
60
Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2004) Cet.1, h. 7-8
40
D. Kerangka Berfikir
Dalam suatu organisasi baik yang ruang lingkupnya besar maupun kecil
pasti memiliki data. Data tersebut digandakan dan diarsipkan agar tidak hilang
dan memudahkan dalam pencarian bila dibutuhkan. Arsip merupakan sumber
informasi dan pusat ingatan bagi seseorang maupun bagi suatu organisasi.
Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan dokumen asli
sebagai bahan bukti resmi yang otentik yang bisa dipergunakan dipengadilan
atau keperluan-keperluan pembuktian lainnya menurut undang-undang.
Peranan arsip yang sangat urgen itu, maka arsip perlu dikelola agar tidak
rusak atau bahkan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip dinamakan manajemen kearsipan, yaitu pekerjaan yang
meliputi
pencatatan,
pengendalian,
pendistribusian,
penyimpanan,
sekolah
dapat
berjalan
dengan
baik,
maka
sekolah
perlu
41
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
41
42
C. Metodologi Penelitian
Penelitian
ini
menggunakan
metode
deskriptif
kualitatif
yang
ini
digunakan
untuk
mewawancarai
kepala
sekolah.
43
D. Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah seluruh personel sekolah, terdiri
dari empat belas orang guru mata pelajaran dan dua orang pegawai tata usaha,
serta kepala sekolah SMP DUA MEI Ciputat.
berikut:
memeriksa
angket-angket
tentang
kebenaran
dan
kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukkan jawabanjawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara
verbal sehingga hasil penelitian mudah difahami dan mengambil sebuah
kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif.
Teknik yang digunakan adalah teknik analisis statistik persentase, artinya
setiap data dipersentasekan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi
jawaban responden untuk setiap aletrnatif jawaban.
f
x100
n
Keterangan:
44
= Sangat baik
51% - 75%
= Baik
26% - 50%
= Cukup Baik
0% - 25%
= Kurang 1
F. Instrumen Penelitian
Tabel 2
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi
No. Item
Perencanaan
penyelenggaraan
2. Penyusunan
kearsipan
Indikator
Pengorganisasian
kearsipan
pedoman
pemrosesan
surat.
3. Penyusunan jadwal retensi arsip.
benar.
2. Pendistribusian arsip dengan cepat
dan teliti.
3. Penyimpanan arsip secara sistematis.
4. Penyusutan
arsip
sesuai
jadwal
7, 8, 9, 10, 22
11, 12
retensi arsip.
Penyusunan
1. Proses seleksi.
personalia
2. Pelatihan
kearsipan
pegawai.
Pengarahan
15
dan
pengembangan
14, 16, 23
18
1. Pengarahan
17
kearsipan
Pengawasan
1
terhadap
tugas-tugas
45
kearsipan
kearsipan.
24
pengawasan
setelah
25
Tabel 3
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi
Indikator
No. Item
Perencanaan
penyelenggaraan
11
kearsipan
14
Pengorganisasian
kearsipan
1, 2, 6, 9, 10
benar.
2. Pendistribusian arsip dengan cepat
dan teliti.
3. Penyimpanan
arsip
secara
4, 7
sistematis.
13
Pengarahan
1. Pemberian motivasi.
kearsipan
Pengawasan
12
kearsipan
17
kegiatan kearsipan.
5, 15, 16
46
Tabel 4
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Pedoman Wawancara
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi
Indikator
No. Item
Perencanaan
penyelenggaraan
kearsipan
Pengorganisasian
Penyusunan
1. Pelaksanaan rekruitmen.
personalia
2. Pelatihan
kearsipan
pegawai.
kearsipan
dan
pengembangan
Pengarahan
1. Menggerakkan pegawai
kearsipan
2. Pemberian motivasi.
Pengawasan
1. Pengarahan
kearsipan
terhadap
tugas-tugas
kearsipan.
9
pengawasan
setelah
10
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Data
Dalam pengumpulan data dan penelitian, penulis menggunakan metode
angket, wawancara dan observasi. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 14
angket, yang di bagikan kepada seluruh guru SMP DUA MEI dan 2 angket
yang disebarkan kepada dua orang pegawai tata usaha SMP DUA MEI.
Angket-angket
tersebut
mencakup
pernyataan
perihal
fungsi-fungsi
Tabel 5
Istrumen Penelitian
Angket Pegawai Tata Usaha
1. Saya dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat.
No. Item
1
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
0%
47
48
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang selalu dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi
surat.
2. Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar.
No. Item
2
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
0%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden yng menjawab selalu dan 50%
responden yang menjawabkadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang
pegawai tata usaha yang dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat
masuk dan surat keluar.
3. Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.
No. Item
3
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
0%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
49
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang selalu dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.
4. Saya memberikan saran dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.
No. Item
4
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab
kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai tata usaha sering
memberikan saran dalam pengadaan fasilitas kearsipan, sedangkan pegawai
tata usaha yang lain mengaku hanya kadang-kadang saja memberikan saran
tentang pengadaan fasilitas kearsipan.
5. Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat.
No. Item
5
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
50%
Jumlah
100%
50
No. Item
6
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha
selalu merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.
7. Saya merasakan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip.
No. Item
7
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
100%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
100%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
51
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
100%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang memisahkan surat menurut kepantingannya, sedangkan pegawai
52
tata
usaha
yang
lain
kadang-kadang
memisahkan
surat
menurut
kepentingannya.
11. Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
No. Item
11
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip,
sedangkan pegawai tata usaha yang lain kadang-kadang melakukan
penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
12. Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar.
No. Item
12
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
50%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya seorang pegawai tata usaha
yang selalu membakar arsip yang sudah tidak berguna. Sedangkan pegawai
tata usaha yang lain tidak pernah membakar arsip yang sudah tidak berguna.
53
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab sering. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku
bahwa telah menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.
14. Saya belajar tentang manajemen keasipan.
No. Item
14
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
100%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
54
Tidak Pernah
50%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya satu orang pegawi tata usaha
yang bekerja melalui proses seleksi, sedangkan pegawai tata usaha yang lain
tidak melalui proses seleksi.
16. Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala.
No. Item
16
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
0%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
50%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku
55
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
0%
Kadang-Kadang
50%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Dari tabel di atas, sebesar 50% menjawab selalu, dan 50% menjawab
kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai kearsipan mengaku selalu
berkonsultasi tentang masalah kerasipan dengan keapala sekolah. Sedangkan
pegawai kearsipan yang lain mengaku kadang-kadang berkonsultasi dengan
kepala sekolah tentang masalah kearsipan.
19. Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia.
No. Item
19
Alternatif Jawaban
Selalu
100%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
56
Alternatif Jawaban
Selalu
100%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
100%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
50%
Jumlah
100%
57
Dari tabel di atas, sebanyak 50% menjawab sering, dan 50% menjawab
tidak pernah. Dengan demikian, hanya satu orang pegawai tata usaha yang
sering memberikan anti serangga untuk merawat arsip, sedangkan pegawai
tata usaha yang lain tidak pernah memberikan anti serangga untuk merawat
arsip.
23. Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.
No. Item
23
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
0%
Kadang-Kadang
100%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
0%
Sering
0%
Kadang-Kadang
100%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
58
Alternatif Jawaban
Selalu
100%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
Jumlah
100%
Tabel 6
Istrumen Penelitian
Angket Guru
1. Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik
dan benar.
No. Item
1
Alternatif Jawaban
Selalu
11
78,6%
Sering
21,4%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
59
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
50%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, 50% reponden menjawab selalu dan 50% menjawab
sering. Ini berarti semua guru mengakui bahwa pegawai kearsipan bisa
membuat catatan yang lengkap dan teliti.
3. Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi.
No. Item
3
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
42,9%
Kadang-Kadang
7,1%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
10
71,4%
Sering
28,6%
60
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, 71,4% menjawab selalu, dan 28,4% menjawab sering.
Dengan demikian, sebagian besar guru mengakui bahwa pegawai kearsipan
mampu menyimpan arsip secara sistematis.
5. Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan.
No. Item
5
Alternatif Jawaban
Selalu
11
78,6%
Sering
21,4%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab
sering. Dengan demikian, sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai
kearsipan bersikap ramah dalam melakukan pelayanan.
6. Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.
No. Item
6
Alternatif Jawaban
Selalu
42,9%
Sering
57,1%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, sebesar 42,9% responden menjawab selalu, dan 57,1%
menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru beranggapan bahwa
pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.
61
Alternatif Jawaban
Selalu
42,9%
Sering
42,9%
Kadang-Kadang
14,2%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
42,9%
Kadang-Kadang
7,1%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
62
Alternatif Jawaban
Selalu
12
85,7%
Sering
14,3%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, sebesar 85,7% responden menjawab selalu, dan 14,3%
responden menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru
berpendapat bahwa pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk
mempercepat tugasnya.
10. Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.
No. Item
10
Alternatif Jawaban
Selalu
50%
Sering
42,9%
Kadang-Kadang
7,1%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
64,3%
63
Sering
28,6%
Kadang-Kadang
7,1%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
42,9%
Sering
21,4%
Kadang-Kadang
35,7%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
28,6%
Sering
0%
Kadang-Kadang
64,3%
64
Tidak Pernah
7,1%
Jumlah
14
100%
Alternatif Jawaban
Selalu
35,7%
Sering
50%
Kadang-Kadang
14,3%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
11
78,6%
Sering
21,4%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
65
Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab
sering. Dengan demikian kebanyakan guru berpendapat bahwa kerjasama
antara kepala sekolah dengan pegawai kearsipan berjalan dengan lancar.
16. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat
tentang kearsipan.
No. Item
16
Alternatif Jawaban
Selalu
14
100%
Sering
0%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Alternatif Jawaban
Selalu
13
92,9%
Sering
7,1%
Kadang-Kadang
0%
Tidak Pernah
0%
14
100%
Jumlah
Dari tabel di atas, 92,9% responden menjawab selalu, dan 7,1% menjawab
sering. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa kepala
sekolah selalu memberikan pengawasan kepada seluruh personel sekolah.
66
sama
dengan
mitra
sekolah,
yang
bertujuan
untuk
67
68
kearsipan
adalah
dengan
menginventarisir
dan
mengurutkan surat masuk dan keluar dalam jangka satu bulan sekali.
B. Analisis Data.
Dari data-data yang telah dikumpulkan, dapat dilihat bahwa fungsi
perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hal ini dapat
dilihat dari data pegawai tata usaha maupun data guru yang berpendapat
bahwa perencanaan kearsipan yang terdiri dari perencanaan sarana prasarana
kearsipan dan perencanaan fasilitas kearsipan sudah baik dan disesuaikan
dengan kebutuhan sekolah. Hanya saja dalam penyusunan Jadwal Retensi
Arsip yang akan akan digunakan, sekolah ini menyusunnya hanya berdasarkan
perkiraan saja, hal ini disebabkan karena sekolah ini tidak mengikutsertakan
ahli kearsipan dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang akan digunakan di
SMP DUA MEI.
69
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang telah dilakukan, maka
penulis mengambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI,
hanya saja belum menyeluruh seperti dalam penyusunan Jadwal Retensi
Arsip yang disusun hanya berdasarkan perkiraan saja.
2. SMP DUA MEI telah mampu melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip
dengan baik.
3. SMP DUA MEI belum mampu melaksanakan salah satu fungsi dalam
manajemen kearsipan yaitu fungsi penetapan staf kearsipan. Hal ini
disebabkan karena SMP DUA MEI belum pernah mengikutsertakan
pegawai tata usahanya dalam program pelatihan dan pengembangan
kearsipan, selain itu sekolah ini juga tidak menyelenggarakan kegiatan
pelatihan kearsipan secara berkala.
4. Fungsi pengawasan kearsipan di SMP DU MEI juga belum dilaksanakan
dengan maksimal. Hal ini terbukti karena pelaksanaan evaluasi program
kearsipan tidak rutin dilaksanakan, selain itu kepala sekolah juga belum
dapat memberikan pengawasan dan pembinaan terhadap kegiatan
klearsipan.
70
71
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan berkenaan dengan
kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Pihak sekolah diharapkan mengundang ahli kearsipan dalam perencanaan
pelaksanaan kearsipan dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang akan
digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip.
2. Ruangan penyimpanan arsip di SMP DUA MEI masih menyatu dengan
ruangan tata usaha Yayasan. Mengingat arsip berisikan dokumendokumen penting bagi sekolah, maka sebaiknya ruangan arsip terpisah
dari ruangan lain agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain
itu akan lebih baik lagi jika dilengkapi AC dan alat pengukur suhu dan
kelembaban udara, agar terhindar dari hal-hal yang dapat merusak arsip.
3. Pihak sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan tentang
kearsipan, agar pelaksanan manajemen kearsipan dapat berjalan lebih
maksimal demi terciptanya ketatausahaan yang baik.
4. Fungsi
arsip
menurut
UU
no.7
th.1971
adalah
sebagai
bukti
DAFTAR PUSTAKA
Kearsipan,
dari
Management,
dari
Yogyakarta: Liberty,
UJI REFERENSI
DAFTAR REFERENSI SKRIPSI
PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN
DALAM KETATAUSAHAAN
DI SMP DUA MEI
CIPUTAT
SITI MUSYAROFAH
NIM: 105018200736
DAFTAR REFERENSI
No
No.
Halaman
Halaman
Paraf
Footnote
Skripsi
Referensi
Pembimbing
BAB I
1
116
2.
Thomas
Wiyasa,
Tugas
Sekretaris dalam Mengelola Surat
dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1
192-193
BAB II
3
16
1.23
16
1.23
Administrasi Perkantoran,
7
115
32
70
Perkantoran Modern,
9
10
11
10
118
12
10
79
13
10
92
Kearsipan
Suatu
Pengantar,
10
15
11
16
11
17
11
18
11
145-146
19
12
20
12
101-102
102-103
(Jakarta:
Cet.4
Rajawali
Pers,
1986),
21
13
22
14
62-63
23
14
31-32
24
15
65
Kearsipan,
25
16
55-56
26
16
33
16
63
25.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Mahasiswa,
(Jakarta:
16
65
29
27.A.M.
dkk.,
17
87
28.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,
17
88
Kadarman,
31
17
66
32
17
66
33
31.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,
18
132
34
32.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,
18
134
35
18
66
36
19
274
37
19
107
38
20
Record
Management
dalam
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.h
tm
39
20
22
40
21
101
21
101
22
114
Karsipan,
41
42
43
22
117-143
27
70-71
28
178
29
154
29
157
29
155-156
30
193
30
314-316
32
103
32
203
32
193-194
33
196
33
62
Karsipan,
44
45
46
47
48
49
50
51
49.
Basir
Barthos,
Manajemen
50.
Sedarmayanti,
Perkantoran:
Suatu
Manajemen
Pengantar
54
55
Karsipan,
56
35
25-26
35
44
36
27-28
37
120
38
103-104
38
196
39
7-8
Karsipan,
57
55.
Thomas
Wiyasa,
Tugas
Arsip
Dinamis,
(Jakarta:
59
60
Suatu
Pengantar
62
BAB III
64
44
43
Pembina Osis
Wali Kelas
Siswa
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Pernyataan
Saya
dilibatkan
dalam
perencanaan
penyusunan pola klasifikasi surat.
Saya
dilibatkan
dalam
penyusunan
pemrosesan surat masuk dan keluar.
Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal
Retensi Arsip.
Saya memberikan saran/masukan dalam
perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.
Saya merasakan kemudahan dalam proses
penciptaan warkat/surat.
Saya
merasakan
kemudahan
dalam
pendistribusian arsip.
Saya
merasakan
kemudahan
proses
penyimpanan arsip.
Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya
terlebih dahulu.
Agar penemuan kembali arsip dapat
dilakukan dengan cepat, saya melakukan
pemberian kode pada arsip.
Surat yang masuk dan keluar dipisahkan
menurut kepentingannya, kemudian diberikan
kode dan nomor surat untuk memudahkan
penemuan kembali.
Saya
melakukan
penyusutan
arsip
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan
dengan cara di bakar.
Saya menyimpan arsip pada tempat yang
tersedia.
Saya belajar tentang manajemen keasipan.
SL
SR
KD
TP
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Sekolah
mengadakan
seleksi
dalam
penerimaan pegawai tata usaha.
Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan
secara berkala.
Kepala Sekolah memberikan pengarahan
mengenai tugas kearsipan.
Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika
terjadi masalah dalam kearsipan.
Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk
pembuatan arsip tersedia.
Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik.
Saya dapat mengoperasikan komputer dengan
baik.
Saya memberikan anti serangga/jamur untuk
merawat arsip.
Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang
diadakan sekolah.
Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap
satu semester.
Kepala sekolah melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan kegiatan kearsipan.
ANGKET GURU
Petunjuk Pengisian:
Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian
berikan jawaban Bapak/Ibu guru dengan cara memberi tanda cheklist ( ) pada
kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban:
S
: Selalu
SR
: Sering
KD
: Kadang-kadang
TP
: Tidak Pernah
Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban
yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda.
Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu guru, saya ucapkan terima kasih.
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Pernyataan
Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat
dengan bahasa yang baik dan benar.
Pegawai arsip bisa membuat catatan yang
lengkap dan teliti.
Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi
surat dengan cepat dan rapi.
Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip
secara sistematis, sehingga mudah ditemukan
kembali saat dibutuhkan.
Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan
pelayanan.
Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam
melakukan tugasnya.
Pegawai kearsipan mampu menata arsip
dengan cepat dan sedikit kesalahan.
Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah
lengkap.
Pegawai kearsipan menggunakan komputer
untuk mempercepat tugas kearsipan.
Saya merasa puas terhadap pelayanan
pegawai kearsipan.
Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin
keamanan dan keutuhan arsip.
Jika
ada
masalah
kearsipan,
saya
mendiskusikannya dengan pegawai kearsipan.
Saya memberi saran/masukan kepada
pegawai kearsipan.
Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan.
Kerja sama antara kepala sekolah dengan
SL
SR
KD
TP
16
17