OD
OD
OD
i.
ii.
iii.
iv.
v.
1.0
Pendahuluan
Menurut Cumming dan Worley (1997), diagnos merupakan satu proses untuk
memahami bagaimana sesebuah organisasi itu berfungsi serta mendapatkan
maklumat-maklumat yang diperlukan untuk merekabentuk serta merancang
sesuatu usaha kepada perubahan yang lebih baik. Rothwell, Sullivan dan
McLean (1995) pula mendefinasikan diagnosis sebagai satu proses mengumpul
dan menilai maklumat untuk mengenalpasti kekuatan-kekuatan serta kelemahankelemahan yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Secara umumnya
menurut Dr. Sabarani Ghazali di dalam sesi pembelajaran Pelajar Luar Kampus
(PLK) bertarikh 27 Febuari 2015, diagnosis merupakan satu proses atau kajian,
penyelidikan yang dijalankan untuk memberi kefahaman bagaimana sesebuah
organisasi itu beroperasi atau berjalan bagi membolehkan maklumat atau data
yang diperlukan diperolehi untuk menjalankan perubahan-perubahan.
Kecemerlangan prestasi sesebuah organisasi dapat dilihat dan diukur dalam
pelbagai aspek sama ada berdasarkan prestasi dalam pengeluaran produk atau
kualiti perkhidmatan, prestasi disiplin pekerja, kepuasan dan komitmen pekerja
terhadap tugas yang dipertanggungjawabkan, persekitaran yang selesa dan
selamat
serta
maklumbalas
pelanggan
dan
penerimaan
masyarakat.
Sehubungan dengan itu, sesebuahorganisasi perlu melakukan pembaharuanpembaharuan seiring dengan perubahan dari segi politik, ekonomi, sosial, dan
teknologi bagi memastikan organisasi mereka kekal, stabil dan maju seiring
dengan era globalisasi masa kini. Oleh yang demikian, proses Pembanguan
Organisasi (OD) menggunakan kaedah diagnosis merupakan cara yang paling
1
209766
GMGM 3043
berkesan melihat isu dan permasalahan yang timbul sebelum langkah
penambahbaikan dan memperbaiki prestasi semasa dan prestasi masa hadapan
sesebuah organisasi, kumpulan dan individu itu dilaksanakan.
Di dalam tugasan ini, saya memilih Jabatan Pengangkutan Jalan Cawangan
Sungai Petani sebagai organisasi untuk melaksanakan OD. Ini kerana saya
merupakan salah seorang ahli organisasi yang dilantik menjadi agen perubahan
dalaman memandangkan tempoh perkhidmatan saya yang agak lama bertugas
di dalam organisasi tersebut iaitu selama lapan (8) tahun di Unit Perlesenan
Kenderaan Bermotor dan Perlesenan Memandu Individu. Dalam skop tugasan
ini, fokus diagnosis peringkat organisasi adalah merujuk JPJ secara keseluruhan,
manakala fokus diagnosis bagi peringkat kumpulan adalah melibatkan Unit
Proses yang melaksanakan tugas-tugas di Unit Perlesenan Kenderaan Bermotor
dan Perlesenan Memandu Individu. Manakala Pembantu Tadbir (Perkeranian
dan Operasi) merupakan fokus diagnosis di peringkat individu.
Kaedah yang digunakan untuk mendapat dan mengumpul maklumat adalah
melaluiPenelitian Rekod Organisasi, Pemerhatian dan Perbincangan Kumpulan
Sasaran.Pemilihan kaedah pengumpulan maklumat ini dapat memudahkan saya
untuk menganalisis data menggunakan kaedah kualitatif iaitu analisis kandungan
dan analisis kuasa lapangan. Semasa menjalankan proses diagnosis, beberapa
isu telah dikenalpasti. Antaranya ialah Isu Proses Sumber Manusia dan Isu
Teknostruktural. Huraian selanjutnya akan menerangkan dengan lebih jelas
dengan menyenaraikan beberapa cadangan pelaksanaan intervensi perubahan,
jangkaan halangan atau tentangan yang bakal dihadapi, serta beberapa tindakan
bagi mengatasi halangan perubahan semasa proses pembangunan organisasi
JPJ dilaksanakan.
2.0
209766
GMGM 3043
semasa organisasi, memberi serta mendapatkan maklumat, merancang
perubahan dan untuk memantau usaha-usaha perubahan yang boleh dibuat oleh
sesebuah organisasi untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan
pada masa hadapan.
2.1
2.2
berkesan.
Memberi serta mendapatkan maklumat
Sesuatu diagnosis tidak akan berjaya tanpa kerjasama dan bantuan daripada
kakitangan organisasi yang hendak membuat pembaharuan atau pemulihan.
Malah ia memerlukan kakitangan memberi sebanyak mungkin maklumat
organisasi mereka kepada pengamal OD. Tujuannya supaya pengamal OD
dapat membuat kajian dan maklumbalas kepada kakitangan, kumpulan dan
2.3
organisasi.
Merancang perubahan
Sebelum suatu perubahan ke atas individu, kumpulan dan organisasi dibuat,
perancangan wajib dibuat terlebih dahulu. Ini membolehkan pelbagai data
dan maklumat yang tepat dapat dikumpulkan secukupnya mengelakkan
pembaziran masa dan kos yang akan ditanggung oleh pihak organisasi dan
secara tidak langsung kepada pengamal OD itu sendiri. perancangan yang
dibuat dengan teliti akan membuahkan hasil perubahan yang lebih terancang
dan berkesan.
2.4
209766
GMGM 3043
untuk mengumpul data dan maklumat serta merancang agenda kepada
perubahan, namun diagnosis semasa dan selepas diagnosis dibuat adalah
untuk melihat sejauhmanakah keberkesanan dan faedah yang diterima oleh
individu, kumpulan dan organisasi yang terbabit.
3.0
Peringkat-peringkat diagnosis
Sebelum sesuatu diagnosis dijalankan, kita perlu mengenalpasti peringkatperingkat diagnosis yang perlu dilalui supaya tindakan yang diambil menyeluruh
di semua peringkat organisasi. Peringkat-peringkat diagnosis yang terlibat ialah
organisasi, kumpulan dan individu.
3.1.
Peringkat organisasi
Diagnosis peringkat organisasi dilakukan dengan melihat output, input dan
komponen rekabentuk. Contohnya diagnosis peringkat organisasi dibuat
untuk melihat output yang terhasil sama ada berkesan dan cekap. Kayu ukur
kepada keberkesanan dan kecekapan sesebuah organisasi pula dapat
ditafsirkan melalui pencapaian prestasi yang membanggakan seperti
keuntungan yang tinggi, produktiviti yang tinggi, nilai pasaran yang tinggi,
kualiti yang tinggi, kepuasan pekerja terhadap layanan majikan dan
sebagainya. Input meliputi dua persekitaran yakni persekitaran umum dan
persekitaran kerja. Persekitaran umum merangkumi, politik, ekonomi, sosial
dan teknologi (PETS) manakala persekitaran kerja merupakan persekitaran
yang mempunyai 5 elemen desakan iaitu, pelanggan, pembekal, pesaing,
pengganti dan pendatang baru. Apabila organisasi beroperasi dalam
persekitaran yang tidak mampu diubah, maka secara langsung organisasi
perlu mencari kaedah lain untuk membuat perubahan.
Antaranya ialah
Peringkat kumpulan
209766
GMGM 3043
Diagnosis peringkat kumpulan bermaksud kajian yang dibuat ke atas
peringkat jabatan, unit, bahagian, pasukan kerja, kumpulan pekerja atau
jawatankuasa yang dibentuk dalam sesebuah organisasi. Diagnosis peringkat
kumpulan ini melihat kepada output dan input serta komponen rekabentuk
yang dihasilkan oleh pihak-pihak yang terlibat. Hasilnya adalah dalam bentuk
kerjasama dan kesepakatan untuk mencapai keputusan serta menyelesaikan
masalah sehingga membuahkan prestasi kerja yang membanggakan. Input
pada peringkat kumpulan ialah seperti faktor-faktor penyumbang kepada
kejayaan sesebuah kumpulan. Elemen-elemen tersebut terdiri daripada
strategi, struktur, teknologi, sistem sumber manusia, sistem pengukuran dan
budaya organisasi. Diagnosis di peringkat kumpulan juga melihat aspek
komponen rekabentuk yang meliputi kejelasan matlamat, struktur tugasan,
komposisi kumpulan, fungsi kumpulan dan norma kumpulan.
3.3.
Peringkat individu
Diagnosis peringkat terakhir adalah melibatkan individu. Individu bermakna
diri pekerja itu sendiri di samping jawatan yang beliau sandang di tempat
kerjanya. Diagnosis peringkat individu juga melihat kepada output, input dan
komponen rekabentuk individu. Hasilnya atau output dapat membantu para
pengurus untuk membuat perubahan dan penambahbaikan berkaitan
pengurusan sumber manusia dan aktiviti pembangunan kerjaya individu. Dari
aspek ouput apa yang dilihat ialah seperti prestasi kerja, kepuasan bekerja
serta pembangunan kerjaya yang sedang, telah dan akan diikuti beliau. Input
pula melihat kepada komponen rekabentuk peringkat kumpulan dan
organisasi. Selain cirri-ciri personal juga menjadi faktor penentu kepada
output.
Misalnya
usia,
bangsa,
jantina,
jawatan,
tahap
pendidikan,
209766
GMGM 3043
sebagai asas kepada perancangan dan pengurusan perubahan di Jabatan
Pengangkutan Jalan (JPJ) Sungai Petani. Menurut model ini, terdapat empat
aktiviti yang perlu dibuat oleh pengamal OD iaitu anggota dan organisasi
yang ingin membuat perubahan di dalam
pengenalan
diagnosis,
dan
membentuk
kontrak,
perancangan
dan
Pengenalan
dan
Persefaham
Diagnosis
Perancangan
dan
Perlaksanaan
Perubahan
Penilaian dan
Pemantapan
Perubahan
Sumber:
Diubahsuai
daripada
Cummings,
T.G & Worley,
C.G. (2001).
Diperingkat
pengenalan dan membentuk kontrak, Ketua Cawangan (KC) JPJ yang memilih untuk
6
209766
GMGM 3043
membuat perubahan dalam organisasi, perlu bersedia memberi komitmen dari segi
sumber sepanjang proses tersebut dijalankan. Ini termasuk peringkat memasuki
organisasi untuk mengumpulkan data untuk memahami masalah-masalah organisasi
atau penambahbaikan yang diperlukan.
4.0
209766
GMGM 3043
tema tertentu yang sesuai dengan keperluan semasa. Analisis kuasa lapangan
(force field analysis) menjelaskan, dalam sesebuah organisasi akan berlaku
situasi dua jenis desakan. Pertama yang inginkan perubahan (driving forces)
seperti berminat terhadap prestasi yang tinggi, persaingan, teknologi baru dan
tekanan pihak berkepentingan. Kedua desakan penghalang (restraining forces)
iaitu keinginan untuk kekal dalam keadaan semasa dan tidak mahu kepada
perubahan. Contohnya hanya selesa dengan keadaan semasa, takut untuk
perubahan, tidak bersedia mempelajari pelajaran, pegangan atau nilai-nilai baru.
Manakala analisis melalui kaedah kuantitatif adalah melibatkan kaedah
matematik dan statistik. Kaedah matematik memerlukan seseorang pengamal
OD itu mahir dalam pengiraan dan angka. Manakala kaedah statistik
memerlukan pakej perisian seperti SPSS dan SAS dan digunakan untuk
menganalisis data.
5.0
yang
disingkatkan
hasil
kecekapan
petugas
kaunter
209766
GMGM 3043
5.1.
telah
membangun
sebagai
sebuah
bandar
perindustrian
yang
Jabatan
Pengangkutan
Negeri
Kedah,
setiap
kali
mesyuarat
perlu
berusaha
menyesuaikannya
dengan
keadan
semasa.
209766
GMGM 3043
penggunaan kaedah teknostruktural untuk membantu dalam memudahkan
pengagihan kerja dan sebagainya.
5.2.
Isu teknostruktural
Teknostruktural ialah gabungan perkataan teknologi dan struktur. Dalam konteks
ini teknologi ialah bagaimana tugas atau kerja dilakukan untuk mendapatkan
hasilnya. Manakala struktur pula berkaitan bagaimana organisasi mengagihkan
pekerja, modal, kelengkapan dan peralatan ke dalam jabatan, bahagian serta
unit mengikut fungsi dan tanggungjawab untuk mencapai keharmonian dan
matlamat
organisasi.
Di
bawah
isu
teknostruktural,
terdapat
beberapa
kehendaki.
Arahan
pertukaran
penempatan
terpaksa
dipatuhi
memandangkan waren pembayaran gaji oleh JPJ hanya akan diberi sehingga
akhir bulan Jun 2015 sahaja.
10
209766
GMGM 3043
Secara langsung keadaan ini telah memberi tekanan kepada kakitangan yang
lain
untuk
bekerja.
Ini
kerana
mereka
terpaksa
memikul
tugas
dan
tanggungjawab yang lebih banyak akibat kakitangan yang bertukar tidak diganti
secara serentak dengan kemasukan kakitangan beruniform yang baru. Hal yang
demikian menunjukkan kebajikan pekerja tidak dititik beratkan oleh organisasi
kerana tiada tindakan mempertahankan kebajikan pekerja.
5.2.2 Kelemahan dalam mengagihkan kelengkapan dan peralatan
Kelemahan dalam mengagihkan kelengkapan dan peralatan merupakan
masalah kedua terbesar berlaku di dalam organisasi yang dikaji. Kegagalan
mendapatkan peruntukan untuk membeli penghawa dingin baru atau terpakai
tidak diperolehi dan tidak diagihkan dengan tepat ke cawangan atau unit yang
benar-benar memerlukan. Sebagai contoh, unit atau ruang menunggu bagi
pelanggan tidak dipasang dengan alat penghawa dingin atau kipas angin dan
hanya bergantung kepada aliran keluar udara dingin dari kaunter-kaunter
bayaran sahaja. Keadaan ini mengundang masalah dalam persekitaran kerja
sehingga menimbulkan desakan pelanggan. Hal yang demikian berpunca
daripada pertambahan populasi penduduk di Sungai Petani menyebabkan
peningkatan
jumlah
pelanggan
yang
akhirnya
menimbulkan
kesesakan
Antara
isu
desakan
pembekal
ialah
kekurangan
peralatan
berteknologi seperti mesin scanner, alat biometrik, catridge mesin pencetak resit
bayaran, ribbon pencetak Lesen Kenderaan Motor (LKM) dan Lesen Memandu
11
209766
GMGM 3043
yang tidak mencukupi di setiap kaunter proses dan bayaran. Keadaan ini telah
menyulitkan proses kerja dilaksanakan dengan lancar dan cepat. Situasi tersebut
memaksa kakitangan bertindak berkongsi peralatan dan akhirnya menyusahkan
pelanggan kerana terpaksa ditolak ke kaunter lain yang mempunyai peralatan
yang mencukupi. Selain itu kakitangan juga mengalami masalah pembekal yang
tidak dapat menyediakan bekalan yang berkualiti. Contohnya, hal yang demikian
menyebabkan kualiti LKM cepat pudar dan pihak JPJ terpaksa mengalami
pertambahan kos untuk menggantikan LKM yang belum tamat tempoh.
5.2.4. Isu desakan pesaing, pengganti dan pendatang baru
Bentuk desakan-desakan di atas turut memberi cabaran baru kepada JPJ.
Misalnya pesaing, pengganti dan pendatang baru ialah seperti MyEG; Kiosk
i.
ii.
12
209766
GMGM 3043
Jika pelanggan kehilangan MyKad, urusan mengemaskini maklumat Lesen
Memandu ke dalam MyKad dapat dibuat secara langsung di JPN. Namun begitu
JPN tidak dapat menggantikan Lesen Memandu kepada pelanggan. Jika
pelanggan berhadapan dengan sekatan jalan raya, maka Lesen Memandu
secara manual perlu dikemukakan kepada kakitangan beruniform untuk
semakan. Ini kerana tidak semua anggota JPJ di seluruh Malaysia dibekalkan
5.3
perancangan
kerjaya,
kebajikan
dan
faedah-faedah
pekerja
yang
tidak
mempunyai
semangat
bekerja
13
209766
GMGM 3043
Isu strategik adalah berkaitan langkah yang diambil organisasi yang
berhadapan dengan persekitaran yang mencabar dan berubah-ubah untuk
menjadi lebih berdaya saing dalam persekitaran yang wujud. Antaranya ialah
langkah melibatkan wawasan, objektif dan strategi organisasi. Antara
wawasan dan objektifnya JPJ ialah menyelaras segala aspek berkaitan
pengangkutan bagi seluruh negeri,
yang
menyediakan
perkhidmatan
yang
berkualiti
tinggi,
Intervensi
Akibat daripada beroperasi di dalam elemen persekitaran organisasi yang tidak
dapat diubah maka organisasi perlu membuat perubahan-perubahan terhadap
komponen rekabentuk sahaja. Iaitu seperti:
i. Strategi
ii. Teknologi
iii. Struktur
iv. Sistem Sumber Manusia
v. Budaya
2.0
2.1
14
209766
GMGM 3043
alat pengimbas dokumen. Alat tersebut diperlukan bagi setiap kaunter untuk
mengimbas dokumen sokongan bagi sesuatu proses pengeluaran lesen
memandu seperti Lesen Memandu Vokasional, permohonan lesen memandu
yang hilang, pelenyapan rekod bagi calon buta warna, proses pindaan kelas
lesen memandu, nama dan sebagainya.
2.2
JPJ
sebagai
organisasi
utama
yang
bertanggungjawab
pada setiap hari Ahad. Setiap hari Ahad pelanggan dari Pulau Pinang dan sekitar
15
209766
GMGM 3043
selatan negeri Perak seperti Grik yang bercuti pada hari tersebut mengambil
kesempatan datang untuk membuat pelbagai urusan dan bayaran di kaunter.
Selain itu komposisi penduduk di bandar Sungai Petani sendiri kini kian
meningkat. Maka tidak hairanlah JPJ Cawangan Sungai Petani telah mencapai
rangking transaksi dan kutipan yang tertinggi di Negeri Kedah pada setiap
bulan.
3.0
3.1
Waktu Perkhidmatan
Hari
Kaunter
Ahad
Rabu
Khamis
Waktu Perkhidmatan
Waktu Rehat
Kaunter
kaunter
kepada
pelanggan.
Namun
ada
kakitangan
yang
209766
perkhidmatan
kepada
pelanggan.Misalnya
sengaja
melambat-
GMGM 3043
lambatkan kerja seperti berbual-bual panjang dengan pelanggan, melengahlengahkan proses kerja, pegawai kerap bercuti sehingga menyukarkan proses
permohonan yang memerlukan kelulusan dan pengesahan pegawai seperti
urusan permohonan International Driving Permit
(IDP),
sebarang pindaan
sikap pelanggan
Pelanggan yang datang mempunyai pelbagai masalah dan amat berharap
masalah meraka dapat diselesaikan. Namun begitu tidak semua pelanggan yang
datang penuh dengan kematangan. Tambahan lagi pelanggan yang datang ke
JPJ mempunyai pelbagai karenah. Sebagai petugas kaunter, Standard
Operating Procedure (SOP) JPJ harus dipatuhi. Namun begitu dalam masa yang
sama Customer always right juga harus diambil kira. Tetapi kehendak pelanggan
kadangkala bertentangan SOP yang ditetapkan. Misalnya pelanggan tidak faham
dengan sistem baru yang diguna pakai oleh JPJ. Walaupun hampir beberapa
tahun pelaksanaan sistem pembaharuan Lesen Memandu (CDL) mengikut tarikh
lahir dilaksanakan, namun masih ada yang alpa untuk perbaharui lesen tersebut.
Tempoh pembayaran CDL boleh dibuat pada bila-bila masa dan tidak perlu
menunggu sehingga tarikh lahir tiba. Lebih mudah apabila pembaharuan CDL
boleh dibuat di pejabat Pos dan Pusat Transformasi Bandar (UTC). Apabila lesen
memandu telah tamat tempoh melebihi dua hari kedua selepas tarikh lahir, maka
secara automatik sistem akan mengenakan amaun bayaran dua kali ganda
bersamaan tempoh lesen dua tahun. Pelanggan kadangkala tidak bersetuju
dengan bayaran yang ditetapkan dan terus melenting.
5.0
Kesimpulan
Kesimpulannya dapat dirumuskan bahawa organisasi induk bukan sahaja perlu
bijak dalam mewujudkan misi dan visi sesebuah jabatan tetapi juga perlu melihat
sesuatu
pelaksanaan
dan
keberhasilan
organisasi
samada
mencapai
sepertimana yang dirancangkan dalam misi dan visi sesuatu jabatan itu sendiri.
Kajian kegagalan yang wujud dalam organisasi mesti dibuat supaya langkah
mengatasi dapat dilakukan segera bagi mengelakkan pembaziran masa, kos dan
17
209766
GMGM 3043
tenaga. Untuk itu pelu wujud interaksi antara organisasi, kakitangan dan majikan
secara dua hala.
18
209766