Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan memindahkan fungsi manual menjadi otomatis menggunakan komputer. Hal ini penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk memproses informasi secara cepat dan fleksibel. Otomatisasi perkantoran melibatkan penggabungan berbagai teknologi seperti telepon, komputer dan internet untuk memperbaiki alur ker
0 penilaian0% menganggap dokumen ini bermanfaat (0 suara)
197 tayangan4 halaman
Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan memindahkan fungsi manual menjadi otomatis menggunakan komputer. Hal ini penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk memproses informasi secara cepat dan fleksibel. Otomatisasi perkantoran melibatkan penggabungan berbagai teknologi seperti telepon, komputer dan internet untuk memperbaiki alur ker
Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan memindahkan fungsi manual menjadi otomatis menggunakan komputer. Hal ini penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk memproses informasi secara cepat dan fleksibel. Otomatisasi perkantoran melibatkan penggabungan berbagai teknologi seperti telepon, komputer dan internet untuk memperbaiki alur ker
Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan memindahkan fungsi manual menjadi otomatis menggunakan komputer. Hal ini penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk memproses informasi secara cepat dan fleksibel. Otomatisasi perkantoran melibatkan penggabungan berbagai teknologi seperti telepon, komputer dan internet untuk memperbaiki alur ker
Unduh sebagai PDF, TXT atau baca online dari Scribd
Unduh sebagai pdf atau txt
Anda di halaman 1dari 4
OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi perkantoran dapat diarttikan sebagai penggunaan sebuah system
informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
Waluyo (2000), menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara
bersamaan dengan perkembangan teknologi informasi, dimana digunkannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efesiensi
kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatisasi sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangakas tenaga kerja, sebanyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi di kantor.
A. Tujuan Otomatisasi Perkantoran adalah sebagai berikut
1. Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan. 2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah. 3. Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi. 4. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam
Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 1
perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi . 5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien 6. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. 7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat B. Adapun manfaat dari penerapan otomatisasi perkantoran sebagai berikut: 1. Merealisasikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat 2. Mengurangi kebutuhan staf dalam jumlah besar 3. Hanya memerlukan sedikit tempat menyimpan data 4. Data yang disimpan dapat diorg
5. Anisir dengan baik
C. Pengotomatisan perkantoran merupakan sebuah upaya yang dilakukan
dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dengan tujuan sebagai berikut: 1. Penggabungan penerapan teknologi 2. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya teknologi di era globalisasi. 3. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor, produk office outomation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efesien 4. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan 5. Meningkatkan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 2
D. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna otomatisasi kantor yaitu: 1. Manager, orang yang bertanggung jawab mengelola sumberdaya perusahaan, terutama SDM. 2. Professional, professional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya; pembeli, wiraniaga, dan asistentaff khusus menejer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Pengawal administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.
E. Jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran;
1. Wordprocessing Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. 2. Electronicmail / E-mail Electronic mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional. 3. Voicemail Voice mail hampir sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan. 4. Electronic Calendaring Electronic calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
Materi 2. Otomatisasi Perkantoran Page 3
5. Audio conferencing Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. 6. Video conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. 7. Computerconferencing Merupakan penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. 8. Facsimiletransmission Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. 9. Video text Merupakan penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. 10. Imagestorage and retrieval Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. 11. Desktop publishing Desktop publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.