Secrétariat GUIDE D’APPRENTISSAGE

IGÉ 460-554
CORR RT
À PA uit
grat
GESTION
DOCUMENTAIRE
2e édition

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 Secrétariat GUIDE D’APPRENTISSAGE
IGÉ 460-554
CORR RT
À PA uit
grat
GESTION
DOCUMENTAIRE
2e édition

6
GESTION DOCUMENTAIRE
2e édition
Ce guide a été réalisé par la SOFAD.
1re édition 2018
Gestion de projets
Stéphanie Roy (2e édition)
Andrée Thibeault (1re édition)
Brigitte Trudel (1re édition)

Rédaction
Marielle Gosselin,
Centre de formation professionnelle Gabriel‑Rousseau
(CSS des Navigateurs)

Consultation pédagogique
Anny Thériault,
Centre de formation professionnelle Pavillon-de-l’Avenir
(CSS de Kamouraska — Rivière-du-Loup)
Chantal Toutant,
Centre de formation professionnelle Bel-Avenir
(CSS Chemin-du-Roy)

Révision linguistique
Claire Gendreau
Correction d’épreuves
Ginette Choinière
Page couverture et conception graphique
Mylène Choquette
Montage infographique
Pige communication (2e édition)
Ellen Lavoie (1re édition)

© SOFAD, 2022
Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en
partie, réservés pour tous pays.
Toute reproduction par procédé mécanique ou électro‑
nique, y compris la microreproduction, est interdite sans
l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de
la SOFAD.
Tout usage en location ou prêt est interdit sans autorisation
écrite et licence correspondante octroyée par la SOFAD.
Nonobstant l’énoncé précédent, la reproduction des activi‑
tés notées est autorisée uniquement pour les besoins des
utilisateurs du guide de la SOFAD correspondant.
Le métier de secrétaire est traditionnellement exercé par
un personnel féminin. C’est pourquoi on a donné la priorité
à l’emploi du féminin dans ce guide. Ce choix en facilite la
lecture et ne se veut aucunement préjudiciable au lecteur.

Dépôt légal – 3e trimestre 2022

Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Bibliothèque et Archives Canada
ISBN : 978-2-89798-057-3 (imprimée)
ISBN : 978-2-89798-059-7 (numérique)
SEPTEMBRE 2022
Table des matières
INTRODUCTION ............................................................................................................................................................................ vi

Présentation .............................................................................................................................................................................................. vii

Aperçu du guide ....................................................................................................................................................................................... ix

SITUATION DE TRAVAIL 1 Gérer les documents............................................................................................ 1

Tâche 1.1 Préparer le classement des documents............................................................ 4
1.1.1 Classer des documents personnels.......................................................... 6
Tâche 1.2 Prendre connaissance du vocabulaire de
la gestion documentaire................................................................................................ 9
Les systèmes de gestion électronique des documents..................... 9
Le matériel de classement.................................................................................. 10
L’ergonomie................................................................................................................. 12
Les types d’entreprises......................................................................................... 13
Tâche 1.3 Déterminer les caractéristiques d’un document administratif...... 15
Les supports de conservation.......................................................................... 15
Les types de documents...................................................................................... 16
Les documents produits ou reçus.................................................................. 17
Les caractéristiques des documents............................................................ 17
Les renseignements nominatifs...................................................................... 18
Les renseignements administratifs............................................................... 19
La nature du document en un coup d’œil................................................. 20
L’unité administrative............................................................................................ 22
Le document principal et le document secondaire............................ 25
La valeur des documents.................................................................................... 25
Tâche 1.4 Appliquer les règles relatives à la création de dossiers........................ 27
Les étapes de l’analyse d’un dossier avant sa création..................... 27
ACTIVITÉ NOTÉE 1.......................................................................................................................................... 30

SITUATION DE TRAVAIL 2 Classer les documents de l’entreprise selon un plan

de classification......................................................................................................... 31
Tâche 2.1 Classer des documents selon différentes méthodes............................... 34
2.1.1 L’ordre numérique................................................................................................ 35
2.1.2 L’ordre alphabétique.......................................................................................... 36
Les noms de personnes comportant des particules
ou des préfixes........................................................................................................... 39

III
 Les noms de personnes de langue étrangère......................................... 40
Les noms d’entreprises......................................................................................... 41
2.1.3 L’ordre alphanumérique.................................................................................. 45
2.1.4 L’ordre chronologique....................................................................................... 45
Tâche 2.2 Interpréter un plan de classification................................................................... 49
Le descripteur............................................................................................................ 49
Tâche 2.3 Attribuer une cote et contrôler la circulation des documents......... 54
La cote alphabétique............................................................................................. 54
La cote numérique décimale............................................................................ 55
La cote alphanumérique..................................................................................... 55
Les facteurs à considérer dans le choix du format d’une cote...... 56
2.3.1 Modifier un plan de classification............................................................. 56
2.3.2 L’index........................................................................................................................... 60
2.3.3 La cotation des documents............................................................................ 62
La circulation des dossiers................................................................................. 65
ACTIVITÉ NOTÉE 2.......................................................................................................................................... 66

SITUATION DE TRAVAIL 3 Traiter les documents et utiliser un logiciel

pour la gestion documentaire.............................................................. 67
Tâche 3.1 Interpréter un calendrier de conservation...................................................... 70
Les délais de conservation................................................................................. 71
Les exigences légales............................................................................................. 71
Les lois fédérales et provinciales.................................................................... 72
Le document actif.................................................................................................... 72
Le document semi-actif....................................................................................... 72
Le document inactif............................................................................................... 72
Le calendrier de conservation de la Ville de Beaulieu........................ 73
La conservation des documents en fonction de leur valeur.......... 74
La procédure pour déterminer l’état d’activité
d’un document.......................................................................................................... 77
Tâche 3.2 Procéder au déclassement........................................................................................... 80
Le transfert des dossiers de l’état actif à semi-actif............................. 81
Le classement des boîtes.................................................................................... 82
Le transfert des dossiers de l’état semi-actif à inactif......................... 82
La disposition des documents inactifs....................................................... 83
La destruction des documents........................................................................ 83

IV
 Tâche 3.3 Effectuer la gestion électronique des documents..................................... 94
La gestion électronique des documents.................................................... 95
Le logiciel OneDrive Entreprise pour la gestion
documentaire............................................................................................................. 95
Une comparaison entre les deux méthodes
de gestion documentaire.................................................................................... 96
La gestion intégrée de documents................................................................ 97
Le document numérique..................................................................................... 97
L’arborescence........................................................................................................... 99
La numérisation........................................................................................................ 101
La procédure d’enregistrement d’un document Word
en format PDF............................................................................................................ 101
Le classement des documents numériques............................................ 104
La durée de vie d’un document numérique............................................. 104
L’état d’activité des documents numériques........................................... 104
Le stockage dans l’infonuagique (ou dans le nuage)......................... 105
Le courrier électronique....................................................................................... 106
Nommer un fichier numérique (efficacement
et uniformément)..................................................................................................... 106
Les métadonnées..................................................................................................... 107
La procédure d’affichage des propriétés
d’un fichier numérique......................................................................................... 108
La procédure de recherche d’un fichier numérique............................ 110
La procédure pour inscrire des mots-clés dans les propriétés
d’un fichier numérique......................................................................................... 111
Les accès et les autorisations........................................................................... 112
ACTIVITÉ NOTÉE 3.......................................................................................................................................... 118

ANNEXES..................................................................................................................................................................................................... 119

SOURCES ICONOGRAPHIQUES ............................................................................................................................................ 158

V
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

INTRODUCTION
La compétence Gestion documentaire fait partie du programme d’études menant à l’obtention du diplôme
d’études professionnelles en secrétariat. Le programme est divisé en 25 compétences totalisant 1485 heures
de formation.

Code Numéro Titre des compétences Durée Unités

460-501 01 Métier et formation 15 1
460-515 02 Révision de textes en français 75 5
460-526 03 Traitement des textes 90 6
460-534 04 Qualité du français écrit 60 4
460-544 05 Service à la clientèle 60 4
460-554 06 Gestion documentaire 60 4
460-562 07 Production de feuilles de calcul 30 2
460-572 08 Conception de présentations 30 2
460-584 09 Rédaction de textes en français 60 4
460-596 10 Opérations comptables 90 6
460-605 11 Production de lettres 75 5
460-613 12 Création de bases de données 45 3
460-623 13 Gestion de l’encaisse 45 3
460-635 14 Traduction 75 5
460-644 15 Conception de tableaux et de graphiques 60 4
460-656 16 Conception visuelle de documents 90 6
460-666 17 Rédaction de textes en anglais 90 6
460-672 18 Médias numériques 30 2
460-683 19 Interaction en anglais 45 3
460-695 20 Suivi de la correspondance 75 5
460-704 21 Réunions et événements 60 4
460-714 22 Production de rapports 60 4
460-722 23 Soutien technique 30 2
460-733 24 Coordination de tâches multiples 45 3
460-746 25 Intégration au milieu de travail 90 6

Une unité équivaut à 15 heures de formation.

VI G E S T I O N D O C U M E N TA I R E
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

PRÉSENTATION
La compétence générale Gestion documentaire est offerte dans le cadre du Pro‑
gramme diplôme d’études professionnelles en secrétariat. Les intentions édu‑
catives de ce programme sont de préserver et de promouvoir la qualité de la
langue française, d’accroître la qualité du service à la clientèle, de développer
l’intérêt envers l’approfondissement de ses connaissances des outils technolo‑
giques, de développer son sens de l’autonomie et de l’initiative.
Les secrétaires d’aujourd’hui sont autonomes et font partie intégrante de toute
équipe de gestion. Agissant comme de véritables assistantes, elles secondent
les gestionnaires et les professionnels, prennent en charge un ensemble de
dossiers et assument de multiples responsabilités. Les compétences à dévelop‑
per pour répondre aux besoins des organisations actuelles sont nombreuses et
de plus en plus variées.
Ce guide favorisera le développement de vos compétences en gestion docu‑
mentaire. Vous apprendrez les principes fondamentaux de la gestion des
documents dans les entreprises, privées ou publiques, afin de vous préparer
au marché du travail. Vous vous familiariserez avec la terminologie propre à ce
domaine. Vous déterminerez les caractéristiques d’un document administratif
(types de renseignements véhiculés, confidentialité, importance, valeur, durée
de vie, etc.). À l’aide de l’orga­nigramme d’une entreprise, vous identifierez les
unités administratives responsables de chaque type de documents.
Vous effectuerez l’ensemble des opérations et des techniques se rapportant à
la gestion des documents : création de dossiers, classification selon diverses
méthodes, contrôle de la circulation et du cycle de vie des documents.
Vous deviendrez aussi des secrétaires compétentes dans la gestion électro‑
nique des documents à l’aide de l’application OneDrive Entreprise offerte dans
la suite Office 365. Cette dernière permet de partager et de synchroniser les
documents entre les collègues et d’en assurer la sauvegarde. Vous aurez à exa­
miner, à classer et à élaguer des documents numériques ainsi qu’à attribuer des
autorisations d’accès aux employés de la municipalité où vous travaillez dans le
cadre d’une mise en situation.
QUALITÉ DU FRANÇAIS
Il est à noter que la SOFAD a choisi de rédiger son guide en orthographe tra‑
ditionnelle. Cependant, la nouvelle graphie ne peut être considérée comme
fautive, pas plus que l’ancienne. Les formateurs et les tuteurs doivent donc tou‑
jours accepter les deux graphies dans la correction des travaux.

PRÉALABLES REQUIS
Les apprentissages attendus dans ce guide tiennent compte des compétences
générales que vous avez précédemment acquises dans le cadre de votre for‑
mation en secrétariat. Vous devez aussi connaître la gestion des dossiers et des
fichiers dans un environnement Windows.

SITUATIONS DE TRAVAIL
Le présent guide est composé de trois situations de travail (ST) qui non seule‑
ment vous feront découvrir de nouveaux savoirs, mais vous enseigneront à les

Introduction VII
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

manier avec aisance et à les utiliser avec compétence. Chaque ST est construite
sur un même modèle. Elle comporte d’abord une mise en contexte et le mandat
qui vous est confié. La ST est ensuite divisée en plusieurs tâches. Chaque tâche
est présentée de façon dynamique et motivante. Vous serez guidé étape par
étape dans sa réalisation. Votre enseignant ou votre tuteur a pour sa part accès
au corrigé de tous les exercices. Faites-lui en la demande lorsque nécessaire.
Sur le site portailsofad.com, retrouvez des exercices supplémentaires interac‑
tifs. Une rétroaction automatique vous sera fournie pour chacun.

ÉVALUATION DES APPRENTISSAGES

Le présent guide est accompagné de trois activités notées que vous pourrez
télécharger sur le site portailsofad.com. Vous trouverez tous les renseigne‑
ments nécessaires dans votre guide au moment opportun.
Les activités notées doivent être soumises à la correction. Vous les remettrez à
votre formateur si vous suivez le cours en établissement ou vous les transmet‑
trez à votre tuteur si vous étudiez à distance. Dans tous les cas, on vous retour‑
nera le document corrigé et annoté.
Les activités notées sont un excellent moyen pour vous aider à reconnaître et à
surmonter vos difficultés. La dernière activité notée de ce guide a été élaborée
à partir des mêmes critères que ceux de l’évaluation finale du cours. C’est donc
un excellent moyen pour vous préparer à l’épreuve finale officielle qui aura lieu
sous surveillance, dans un centre d’éducation des adultes.

MATÉRIEL REQUIS
Le matériel de ce module comprend les éléments suivants :
• le guide d’apprentissage Gestion documentaire ;
• trois activités notées ;
• un accès au site portailsofad.com.

QUELQUES CONSEILS
Nous vous demandons de faire tous les exercices du guide d’apprentissage ainsi
que les activités notées prévues. Vérifiez soigneusement vos réponses avec le
corrigé et, au besoin, revoyez la matière pour vous assurer de l’avoir bien com‑
prise avant de passer à une tâche suivante.
S’il vous reste des interrogations, n’hésitez pas à demander des explications à
votre formateur ou à votre tuteur.
La durée approximative de la formation est évaluée à 60 heures de travail.
Établissez un horaire d’étude en tenant compte non seulement de vos besoins,
mais aussi de vos obligations familiales, professionnelles ou autres. Respectez
autant que possible l’horaire que vous avez choisi.

VIII G E S T I O N D O C U M E N TA I R E
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

APERÇU DU GUIDE
Les pages d’ouverture

La page de titre présente

le numéro et le titre de

r
Gérecuments
la situation de travail.

les d
o

1
ts
cumen
les do
Gérer

La mise en situation décrit Le mandat résume ce qui

le contexte de réalisation dans vous est demandé et énumère
lequel vous effectuez les différentes les tâches que vous aurez à
tâches permettant d’acquérir accomplir durant la situation
la compétence. de travail.

Gérer
D UR ÉE
TOTALE
les documents
11 h

V Votre mandat
ous êtes secrétaire chez Structures une croissance fulgurante, ce qui a entraîné la
A.B. inc. depuis cinq ans. Vos tâches création de plus de 45 emplois. À la suite de
sont nombreuses et très diversifiées. cette progression, une restructuration de l’or- Vous apprendrez à distinguer les documents
Vous voyez au bon fonctionnement du bu- ganisation s’imposait. Le Service des commu- personnels des documents administratifs.
reau : vous vous assurez que les fournitures nications a été créé ; le Service des ventes et Vous prendrez connaissance du processus
de bureau ne manquent pas, saisissez tous celui de la Production ont été restructurés. de préparation de la gestion des documents.

1
les documents et les rapports des diffé- Plus une entreprise devient importante,
rents services, remplacez la réception- Votre mandat consiste à :
plus elle compte de services, appelés aussi
niste au besoin, dépouillez le courrier et unités administratives, car des tâches di- 1. préparer le classement des documents ;
le remettez aux personnes concernées, verses y sont accomplies. Pour présenter
2. prendre connaissance du vocabulaire
La durée totale
et effectuez les tâches associées à la ges- très clairement la relation qui existe entre
de la gestion documentaire ;
tion documentaire de toute l’organisation. les divers échelons d’une organisation et
Vous faites preuve de polyvalence et vous 3. déterminer les caractéristiques d’un document
de l’ensemble gérez votre temps efficacement pour éviter
entre ses différents services, on conçoit un
organigramme. administratif ;
les stress inutiles. 4.
des tâches de Structures A.B. inc. se spécialise dans la
Avec l’aide de l’adjointe à la direction,
Sophia Nunes, vous reverrez certains aspects
appliquer les particularités de la création
de dossiers. Dossier

la situation inclut fabrication de structures préfabriquées pour

la construction résidentielle, commerciale et
du classement de l’entreprise.
Tous les employés d’une entreprise
Ensemble de documents
relatifs à une même affaire
ou à un même thème (gestion

l’activité notée, industrielle. Elle commercialise ses produits

partout au Canada et veut très prochaine-
doivent être en mesure de retrouver faci-
lement un document lorsque celui-ci est
du personnel, gestion
financière, etc.).

s’il y a lieu.
ment développer le marché américain.
requis. C’est pourquoi ceux de Structures
Depuis 3 ans, cette petite entreprise, A. B. inc. doivent utiliser un bon système de
comptant 10 employés au départ, a connu classement.
Unité administrative
Entité responsable de la
gestion de certains dossiers
ou projets. Elle est formée
d’un groupe d’employés
placés sous la responsabilité
d’un même supérieur
immédiat.

2 G E S T I O N D O C U M E N TA I R E Gérer les documents 3

Introduction IX
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

Quelques pages de la situation de travail

TÂCHE 1
.1

Prépare
des doc r le classemen
Le numéro de
la tâche à accomplir
est clairement indiqué.
Lorsque
uments t
vous eff
toujours ectuez le
à votre d s opérati
structure ispositio ons de cl
et les diff n l’organ assemen
érents se igramm t, vous g
e qui rep ardez
rvices ad résente
ministra la
L’ organig
ramme
tifs de l’
entrepri
se.
liens qui sert à si
existent tuer les
vel emp entre la gens dan
loyé n’a direction s l’entrep
qu’à le co , les emp rise. Il d
organisat nsulter p loyés et étermine
ionnelle our com les servic les Organig
prises dev de l’entrep p re es. Ainsi, ramme
raient en rise. C’est ndre rap un nou-
posséder un outil id ement la Représen
Examinez un. très préci structure tation
l’organig eu x et toutes de la structur schématique
ramme d les entre- d’une en e admin
Cette en
treprise co e l’entrep treprise ou istrative
mpte do rise Struct organism
e, et
d’un
• admin rénavant ures A.B. unissent de s rappor
istration les unités inc. à la les postes ts qui
générale administr pa ge ci-contre. en tre eux.
• resso ; atives su
urces fin ivantes :
ancières
• resso ;
urces hu
ts
maines ;
pe rs on nels
documen
• vente
1.1.1 Classer des • communic courriels, ou vous possédez des
s;

te déjà du courrier, des ations ;

rmations
Vous recevez sans dou • prod
uction.i peuvent contenir des info
um ent s imp ort ant s à la maison. Ceux-c à des gar ant ies sur
doc Outres l’a ésinàtevos dépens es,
seignem ent reli djo
personnelles, des ren sous la re vou
à la direc
s aur ez don
ti o c à exécuter est celle
que
première tâche sponsabilité de n et la secr
des produits, etc. La Dent
e plus s,per sonnels. la Directi
on génér
étaire, le
s directe
docum urs des se
du classement de vos être resp
comme
le décrit l’o
ale (adm
inistratio rvices so
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onsable rg anigram n général
employé d ’une ou m se,avechzaq Cote e).
s : serv être très d e
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quelque si vou ue directeur la catégorie
nels peuicet s
uments person après-ve divisdiffi
ion-s quiCode désignan de servic
t
Le classement des doc cette tâche peu
nte,t m être
arke rendue comdocu
ptemen t. Elle peut e être
peut
rigoureuse. Par contre, ting et pub uislicité,d’un érique,nt au
alphss
adopté une méthode votr e bur eau ou votr e comptoir dep numac ha ts , coique
anum i plu sieue rs
ériqu
ent s s’em pile nt sur n ce. p ti
cile si les docum ou alph abét on.
plusieurs semaines, voir
e des mois. Les termes qui
ier ou sou ve- Descripteur
tion ou tou t écri t, fich peuvent être
nel, c’est toute informa Titre de rubrique, dans
Un document person un plan de classification,
vou s ave z reçu ou produit. tifier plus difficiles à
nir que qui est utilisé pour iden
le contenu d’un docu
ment. comprendre sont
Plan de classificatio
n définis dans la
N. B.
er et classifier. Lorsqu’o
n classe un documen
t, on Liste de mots ou de grou
pes
marge de la page.
e entre les verbes class ment signifie qu’on lui de mots accompagnés
Il existe une différenc ée. Par cont re, classifier un docu ation num ériqu e, Les définitions
4qui luiGa été donn d’une indic
le range selon la cote ES ation de l’entreprise. anumé-
e du plan TdeI Oclas
N Dsific alphabétique ou alph
octroie une cote à l’aid OCUME
N TA I R E rique, qui sert au class eme nt utilisées dans le
e entre-
des documents d’un guide sont inspirées
desc ript eur
que vous possédez prise. Chaque
documents personnels du plan de classification
est
en grande partie du
1 Nommez au moins dix accompagné de sa cote
de
à la maison. class ifica tion. logiciel Antidote.
•
•
•
•
•
La rubrique « N. B. » attire
•
votre attention sur une
•
observation importante.
•
•
•

CORRIGÉ.
nses avec celles du
Comparez vos répo

E N TA I R E
6 GESTION DOCUM

X G E S T I O N D O C U M E N TA I R E
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

Évidem
ment,
Certain les doc
s pourr uments
dis que ont êtr person
d’autre e détru nels n’o
s devro its aprè nt pas
nt être s quelq tous la
conserv ues mo même
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Les contenus sont
illustrés par de
nombreux exemples
pertinents.
AIRE
CU MENT
ON DO
GESTI
106
Introduction XI
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

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Dao 1 re UNIT
É
Bich Ta Dung 2 e UNIT
m Ha É
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Khanh Lien
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Tuan Pham
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Les contenus sont Résulta Nguyen
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ement Tuan
souvent présentés Bich Ta
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Dung L ar ordre
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tique :
Khanh
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Nguyen
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la compréhension. Lien Ph
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prénom nom d ment d o n socia
’entrep ans l’ord le ». Gé
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Lorsqu om de ut être u nitriépstion du
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nom gé le s séparez d e la p des p a é
rt , e n plus du
nérique p conmportaenrstonne (ex. génériq
tiales (e , vienneque noamr u ités de : Coiffu ue, du
x. : C a re z cha nt ensuit classem re Mari
opiff
s, sé ure Lab e le no e nt, la p ee NLaITÉ
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Le -dne ss o u rosse, M m d e fa m remière U brosse).
3
le tab le o m d’en arie). Éille, puis le unité e
a) Dans treprise 2e UNIT prénom st le
3 ement.viations de st peut pa ou les in
de class atut1ju re UNITÉ
ridique
rfois êtr
e formé d i-
Chaque . Voici c e sigles,
NOM form
lettre d ommen d’acron
’un sigle t le s classe y mes ou
é de fait part r: d’abré-
rantaye quatre unit ie d’un
de LaDLue és. e unité
Antoine s acron d e c lassem
al d ymes, q e nt. Don
McDoEnx. uant à c, OSBL
Weston : eux, form
ent une est
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C h nité. t juridiq ou non
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s d’un p
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LBoenrsed ent (OS oncent
bpéritise (inc
le nom re alpha Astuce
« Organ BL sign
.,
ltée, en ism ifie
des), ce d’entre par ord lucrat glese sans but
lui-c pce tte cliostmem
rise r.) form
enRt ésumUé desifrè»).
que le d zileesstnoécmrist deentr ence p
a n ac
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e e
rn e r u se ro
b) Class ier mot du n parenth
èses,
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ntreprise dans la mêm ’, le, la, vousmav
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ement qudieprréésféen assedm ’accuei
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(pages 47 nement »).
•
La rubrique « Astuce »
• Classe
r les d
ocume
nts de
présente un petit
• l’e ntrepri
se selon u
n plan
truc pratique pour
de cla
• ssifica
tion faciliter la réalisation
41
• d’un exercice.
•
•

sonnes
n o m s de per re vérer diff
i-
Les e ét ra ngè trangère
peut s’a
ille. La
u é m
de lang
e la n g u e d e fa
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s de pers
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u e vo u s ne po e m e n t s’effectu m e n t d emeure
cile lors
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nités de gles de
on en u ssi, les rè
séparati té d o nné. Au n t.
us a é e
nom vo cédemm
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RE
CUM E N TA I
ON DO
GESTI
40

XII G E S T I O N D O C U M E N TA I R E
TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

La rubrique « En bref »
rappelle en quelques lignes
l’essentiel à retenir.

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hie haque ant leu
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ulaire d 1.e C ntenan
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rassem mise en
bler les boîte d
sujet ou séries d es docu
la mêm e dossie ments se
• Dép e d u ré e de vie rs et les mi-acti
oser les . docum fs.
d ocumen ents aya Ergo
(voir l’e ts dans nt le m
xemple u ne boît ême Dans un
à la pag e identi so
• Tran e suivan fiée au la santé uci de protége
sporter te). m et r
et entre o yen d’u sécurité d’assurer la
lieu dési poser le ne étiqu des trav
gné com s boîtes ette règles d ai
’ergono lleurs, les
me tel p au centr être resp mie doiv
ar l’entr e de pré ec ent
eprise. archiva manute tées lors de la
ge ou d nti
exemple on des boîtes
ans un , gardez . Par
et les m le
Traiter ains tou s coudes
les doc corps p jo
u ments our réd urs près du
et utilis uire l’effo
e r un lo rt.
giciel p
our la
gestion
Ce pictogramme vous
docum
entaire indique la posture
81
ergonomique à adopter lors
d’une tâche spécifique.

Introduction XIII
 TABLE DES
MATIÈRES
ANNEXES

refu-
ut vous
n isme pe les
, un o rg a atif rsu
exemple act nég
p ti o ns. Par a va it un imp m e s publics,
exc e tio n an is
lusieurs divulga ntre org
révoit p on si sa tions e
La loi p e l’ in formati d e s négocia .
cès à d ntale s, bliq u e , par
ser l’ac erneme urité pu e refusé
o n s in tergouv st ic e o u la séc p e u t vous êtr o n n elles
relati ju ts pers
is tr a ti on de la d e d ocumen o n , d e s notes se cret
l’admin pe s ati ar le
rtains ty mmand tégés p
l’a c c ès à ce iq u e , u ne reco o c u m ents pro . P a rfo is, l’or-
De plu
s,
inion ju
rid es d ls, etc
: une op uillon, d fidentie rès avo
ir rayé
exemple t, un bro els con ents, ap
r u n d ocumen e n ts personn d o c u m u lg u ées.
s su nem ins div
inscrite renseig à certa pas être
ss io n nel, des e tt re l’accès
q u i n e doivent su r la pro-
profe perm rmation
s oi
u t vous fo e cter la L ur
ganism
e p e td e s in de re sp lo a po
i
ntenan tenues . Cette
ages co t à elles ur privé onnels
des pass son t q u a n
dans le se c te
me n ts p e rs
privées onnels nseigne unique
à des
eprises nts pers rd des re
Les entr re n se igneme u li è re s à l’éga ti li se o u comm ces rensei-
des les part
ic t, u ue à
tection des règ , détien s’appliq rme
’établir recueille se. Elle soit la fo
objet d n e p e rsonne d ’u n e entrepri e t q u e lle que fo ati
rm -
ui qu’u xploitati
on
ur supp
ort uelle, in
sur autr si on de l’e tu re de le e , so nore, vis
c ca n a iq u
tiers à l’o uelle que soit
la graph
: écrite, .
gnemen
ts q
nt acce
ssibles ailsofad
so sse port
s la q u ell e il s
o n ib le à l’adre ign em ents
sou nce, dis
p nse
autre. n des re
sée ou compéte protectio
b o g ra p hie de la su r la Loi sur la
ez la we ge sa-
Consult davanta s autori
r en co nnaître ri vé . e xc e p tion. De s d e la
u p pas
com po s le secte
ur
ne fait sponsa
ble
e rs o n n els dan s d o c u ments p e rs o nnes, re o u s v e rrez ce
p ue de ines .V
ctroniq à certa cuments
ion éle onnées s les do
La gest so n t aussi d o n te n ue dan
’accè s c
tions d rmation
e l’info ation.
ission d ine situ
transm la p ro c h a
rs d e
sujet lo

e2 otée 2.
c t iv ité noté nsmettre l’activité n
A intenan
t tra
e vez ma d.com
Vous d ailsofa
l’a d re sse port
Dà
la SOFA
site de tée 2.
v o us sur le tivité no otre
Ren d e z- titulé Ac enir à v
m e n t in s-le parv
a rge z le docu a te u r, ou faite
h
et téléc li à votr
e form ption.
n remp e inscri
ett e z-le bie e s lo rs de votr
Re m u
tés prév
modali
lon les
tuteur se

À la fin des situations 1, 2 et 3,

ce pictogramme indique que
vous devez effectuer une
AIRE
activité qui sera notée. CU MENT
ON DO
GESTI
66

XIV G E S T I O N D O C U M E N TA I R E
COMPÉTENCE

6
GESTION
DOCUMENTAIRE
2e édition
UN GUIDE D’APPRENTISSAGE
DE LA COLLECTION

Les apprentissages des guides de la collection

sont effectués dans des situations réelles de travail et
sauront répondre aux exigences et aux besoins du marché
du travail.
Secrétariat
Le guide d’apprentissage Gestion documentaire est en tout
point conforme au programme d’études professionnelles
en secrétariat (DEP 5357) du secteur de formation :
administration, commerce et informatique.
Les tâches favorisent l’acquisition des éléments de
la compétence Effectuer la gestion documentaire :
• classer des documents ;
• créer des dossiers ;
• traiter des documents actifs, semi-actifs et inactifs.
Le guide Gestion documentaire est composé de trois situations de travail :
1 Gérer les documents ;
2 Classer les documents de l’entreprise selon un plan de classification ;
3 Traiter les documents et utiliser un logiciel pour la gestion documentaire.
Le guide et le corrigé (PDF) ainsi que des ressources
complémentaires en format numérique sont disponibles
en ligne sur portailsofad.com.