I.

Introduction
I.1. Définition

D’après le dictionnaire Le Grand Larousse illustré, édition 2016 :

 une correspondance est un mot féminin signifiant :

- Rapport de conformité, de symétrie, de concordance, harmonie ;
Ex : une concordance d’idées et de goûts
- Concordance d’horaires et de lieu, moyen de transport dont le
service est établi en liaison avec un autre
Ex : Prendre une correspondance à Matonge
- Echange de lettres, les lettres elles-mêmes
Ex : Publier une correspondance de Mobutu

C’est ce dernier sens qui concerne notre cours.

 Administratif est un adjectif qui signifie « relatif à

l’administration ». Ce dernier terme (administration) a le sens
de « une action d’administrer, une gestion ou encore un
ensemble des services de l’Etat. »

Par conséquent, une correspondance administrative veut dire un

échange de lettres, d’informations en rapport avec les services de
l’Etat. Il ne s’agit donc pas de correspondance privée, c’est-à-dire
celle qui concerne les relations privées entre des amis, entre les
membres d’une famille, etc.
Cette correspondance administrative se fait en français qui est la
langue officielle de notre pays conformément à l’article 1er de la
Constitution de la RDC.

I.2. Objectifs, intérêt et contenu du cours

Pourquoi un cours de correspondance pour les étudiants de Gestion

des Entreprises ?

Parce que ce cours va aider l’étudiant pendant toute sa vie. En effet,

un étudiant comme simple citoyen, comme agent de l’Etat, d’une
entreprise publique ou non, comme cadre d’une société ou d’un
service public, comme gestionnaire ou propriétaire d’une entreprise,
sera confronté au problème de conception, de rédaction d’une lettre,
d’un C.V., d’un communique ou d’un autre document administratif
(note, rapport, P.V, Circulaire, directive etc.), des documents destinés
à un supérieur hiérarchique, à un collègue à un inférieur. Ces
documents se présentent sous certaines formes et doivent respecter les
normes établies en la matière.

Ce cours a donc comme objectif principal d’apprendre aux étudiants

comment concevoir et rédiger des lettres et d’autres documents
administratifs.

A la fin de ce cours, l’étudiant devra être capable de (d’) :

- Concevoir, de rédiger toute sorte des lettres et des documents

administratifs,
- Identifier les différents documents administratifs,
 - Etablir la différence entre ces documents,
- Corriger éventuellement un document mal présenté.

I.3. Les différentes parties du cours

1er Chapitre : Généralités

2ème Chapitres : Les lettres

3ème Chapitres : Les documents d’information : convocation, ordre du

jour, compte vendu, procès-verbal, rapport, note,
communiqué.

4ème Chapitre : Les documents d’injonction : instruction, circulaire,

directive, note de service, décision, etc.

I.4. Bibliographie sélective

Baril D et Guillet J., Techniques de l’expression écrite et orale,

Dalloz, 1996

Cajolet-Laganière et alii, Rédaction technique et Administrative, Ed.

Langarnière, 1991

Gandouin J., Correspondance et rédaction administrative, Armand

colin, 2013

Kabeya R, Ecrire une lettre, Medias Paul, 2010

Radenkavie Aline o, L’écrit, stratégies et pratiques, clé, 1995

Riss C.N. Précis de correspondance avec des modèles des lettres et

documents divers, Coopecco, 2016
Verdol J., Correspondance facile, modèles de lettres, Hachette, 1995
CHAPITRE I : GENERALITES

La correspondance est un moyen d’entrer en relation avec une ou des

personnes généralement éloignées. Elle peut être écrite quand elle se
fait par lettre, télégramme, télex, SMS, note, etc. Elle est orale quand
on se sert du téléphone, de la radio. Ecrite ou orale, la correspondance
implique une communication.

I.1. Correspondance et communication

A la suite du linguiste américain d’origine russe, R. JAKOBSON, il

est admis que toute communication nécessite la présence des éléments
suivants :

- Le locuteur à l’oral et le rédacteur, à l’écrit qu’on désigne par le

terme expéditeur. C’est la personne qui transmet le message,
c’est l’émetteur. Ce message est destiné à quelqu’un d’autre.
- L’auditeur, le récepteur, le destinataire : c’est la personne qui
reçoit le message ; le récepteur ou le destinataire peut être seul
ou nombreux.
- Le référent : c’est sur quoi porte le message, c’est ce dont on
parle ;
- Le canal : c’est la voie dont on se sert pour transmettre le
message. Dans le cas de la correspondance écrite, c’est
généralement du papier mais, on peut aussi utiliser l’écran d’un
ordinateur.
 - Le code : c’est la langue qu’on utilise pour communiquer. Le
code doit être commun pour les 2 interlocuteurs (émetteur et
récepteur) pour que la message passe.
En ce qui nous concerne, le code commun est la langue
française.
- Le contexte : c’est l’environnement dans lequel la
communication a lieu.
1. Le style administratif

La correspondance administrative se distingue par son formalisme,

une volonté de protocole qu’on voit dans la vedette et le titre de
civilité dans la formule d’entrée et de politesse.

Le style administratif se caractérise par :

- La précision
Les écrits administratifs sont vite identifiés grâce à l’en-tête et
d’autres rubriques comme le lieu d’émission, la date, le
destinataire, l’objet, les références et la désignation complète des
organismes cités.
- La clarté
C’est la propriété des termes qui consiste à donner à un mot une
valeur exacte; la clarté du style et sa précision s’obtiennent
surtout grâce au choix judicieux des mots. Cela signifie que le
même texte doit avoir le même sens pour tous les destinataires.
- La concision, la rigueur
Cela signifie qu’on doit se servir de phrases courtes et éviter des
mots inutiles.
- L’objectivité
Un document administratif doit éviter de formuler un jugement
personnel, des appréciations subjectives
- La courtoisie
Le fonctionnaire doit faire preuve de civilité dans ses écrits, il
doit donc éviter les qualificatifs désagréables, péjoratifs et la
brutalité de certains termes et tournures. Il est vivement
recommandé de se servir du conditionnel dans les écrits
administratifs.
Les mots tels que idiot, absurde, imbécile, impensable seront
remplacés par des formules telles « je déplore, il me semble
inopportun, il aurait été ». Au lieu de dire « il a vieilli », on dira :
« il n’est plus jeune », au lieu de « je dois vous signaler », on
dira « je crois devoir vous signaler ».
- La responsabilité
L’auteur d’un document administratif doit assumer la
responsabilité des actes qu’il a conçus ou rédigés. Ceci implique
beaucoup de prudence et de réflexion avant d’apposer sa
signature sur un acte administratif. L’anonymat n’est pas admis
et le pronom « on » n’a pas de place dans les écrits
administratifs.
 Le rédacteur d’un document administratif doit faire preuve de
réserve.

2. Le vocabulaire administratif

Y a-t-il un vocabulaire caractéristique d’une lettre administrative ?

La réponse est positive, parce que l’administration a transformé

quelques termes et locutions d’usage courant en expressions
particulières qui caractérisent son style. Ces locutions et expressions
se trouvent notamment dans :

 Les formules d’introduction

Exemple :

- Votre lettre du 15 février 2018

- Par la lettre du 8 novembre 2018
- En référence à votre lettre
- Par la note du 5 mars lettre
- En réponse à votre lettre
- Me référant à votre lettre du 10 décembre
- J’ai l’honneur de vous rendre compte, de vous informer, de vous
faire parvenir, de proposer, si c’est un subordonné qui s’adresse
à un supérieur.
- Je vous informe, vous fais savoir, je vous fais observer lorsqu’un
supérieur s’s’s’s’adresse à un subordonné
  Les formules d’exposition ou de discussion

Exemple :

- Je note, j’observe, je signale, je confirme, je rappelle

- Je ne permets de vous informer, je crois devoir souligner
- Il vous appartiendra, je prends acte, je prends bonne note, il
m’appartient
 Les formules énumératives

Exemple :

- En premier lieu…en second lieu ou premièrement,

deuxièmement
- D’une part… d’autre part
- En revanche
- Par ailleurs
 Les formules de conclusion

Exemple :

- En conséquence en conclusion, en définitive, en résume, il y a

lieu de, dès lors, il importe
 Les formules de courtoisie et de salutation

Exemple :

- Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de

mes sentiments respectueux
- Je vous prie d’agréer, Excellence, l’hommage de mon profond
respect
- Je vous prie de recevoir, Monsieur le Ministre, mes
respectueuses salutations,
Si c’est un subalterne qui s’adresse à un supérieur
CHAPITRE II : CORRESPONDANCE PAR LETTRES

La lettre est un écrit que l’on adresse à quelqu’un pour lui

communiquer quelque chose. C’est un moyen d’entrer en relation avec
des personnes généralement éloignées.

Il y a plusieurs raisons qui poussent un rédacteur à recourir à une

lettre, à savoir.

- Répondre à une lettre reçue

- Confirmer une lettre sans suite
- Obtenir une confirmation
- Donner des orientations ou des instructions
- Communiquer une situation
- Faire une réclamation
- Transmettre un document, etc..

La rédaction se fait en deux étapes : préparation et rédaction

proprement dite.

La préparation consiste dans l’élaboration d’un plan, on se pose les

questions suivantes :

- Qui est le destinataire ? quelles sont ses fonctions ? s’agit-il d’un

supérieur, d’un collègue, d’un inférieur ? le destinataire est-il
seul ou nombreux ? est-il nécessaire d’informer d’autres
personnes ?
- Quel est l’objectif de la lettre ?
- Quelles sont les idées ?
 - Comment regrouper ces idées ?

La rédaction proprement dite est la mise en forme de ces idées. Elle

suit le schéma suivant :

 L’énonciation de l’objet de la lettre : il agit de résumer le plus

brièvement possible le but et le contenu de la lettre.
Exemple :
Accusé de réception
Demande d’explication
 L’appel : c’est la formule de civilité par laquelle on s’adresse à
un destinataire
 L’alinéa d’introduction : après le contact avec le destinataire,
on informe ce dernier du sujet de la lettre
 Le développement en 1 ou plusieurs alinéas dont chacun
développe une idée. Faire attention aux transitions et aux mots
de liaison
 L’alinéa de conclusion
 La salutation finale : c’est une formule de courtoisie. On
reprend les termes utilisés dans l’appel.
D’après certains auteurs, une lettre administrative
comporte 3 parties :
 Les préliminaires de la lettre : lieu, date, vedette,
références, objet, etc.
 Le corps de la lettre : appel, introduction, développement,
conclusion, formule de salutation
  Les compléments de la lettre : signature, pièce jointe

En définitive dans la présentation d’une lettre, on trouve 10 éléments.

Il s’agit :

 Le nom et adresse de l’expéditeur. Ces éléments se trouvent en

haut et à gauche de la lettre. Ils sont importants parce qu’ils
permettent au destinataire de voir qui est l’expéditeur.
 Le lieu et la date : ces éléments sont placés en haut et à droite
de la lettre, le nom du mois s’écrit en toute lettre.
 La souscription : c’est le nom et l’adresse du destinataire. Elle
se place sous la date.
 Références : ces éléments donnent des informations
supplémentaires : le service émetteur de la lettre, sur le
rédacteur et l’opérateur de saisie, le n° de la lettre et l’année
d’expédition :
Exemples : N°Réf : ISP-G/DG/EAE/SEI/NSK/085/21

N°Réf : ISP/SGAC/FKA/AIM/PM/126/20

N°Réf :ISP/SSTA/FKF/TAN/029/2020

N°Réf : ISP/Dpt Hot et rest/03/21

N°Ref : ISP/SGAC/SSTA/DHR/025/2021

 Transmis : c’est la case réservée à l’indication éventuelle

des personnes à qui le document est transmis pour
information. Elle se trouve sous la date. On se sert souvent
de l’abréviation « C.I. », qui signifie « Transmis Copie
 pour Informations » et n’est pas confondre avec
« C.C .C .C »: Copie Certifiée Conforme à l’original, ni
avec le sigle « C/O » qui signifie Car Of, c’est-à-dire aux
bons soins de, ni avec « S/C », c’est-à-dire sous/couvert de
 L’en tête formule d’appel ou la vedette : C’est le titre de
civilité ou la qualité du destinataire, c’est une manière de
saluer le correspondant au commencement de la lettre
Exemple :
 Monsieur le Ministre
 Madame la Directrice Générale
 Objet de la lettre : évocation succincte du thème de la
lettre
Exemple :
 Accusé de réception, transmission des documents, offre
de service, demande d’explication
 Le corps de la lettre
 La formule finale : elle change suivant la personne à
laquelle on s’adresse. Cependant on doit toujours reprendre
l’en tête qu’on a utilisée au début
Exemple :
Lorsqu’on a dans une lettre, par exemple, Monsieur le Directeur
Général, la formule finale devra reprendre également, Monsieur
le Directeur Général
 Pièces jointes (P.j) ou annexe : Cet élément n’est repris que
si, à la lettre, sont joints ou annexés d’autres documents.
  Signature : cet élément comporte le titre, le nom et la
signature proprement dite

Il y a plusieurs types de lettres : c’est par exemple les lettres :

 D’accusé de réception. J’ai l’honneur d’accuser réception

 De transmission d’un document : ex. j’ai l’honneur de
vous transmettre en annexe le dossier relatif à
 De réclamation
 De rappel
 De demande d’informations, d’explication
 De demande d’un délai pour rembourser un prêt pour
payer un impôt
 De demande de réservation d’un hôtel
 D’annulation d’une réservation
 D’information d’un dégât, d’un vol, de perte d’un
document
 De protestation
 De demande d’une inscription
 De demande d’emploi ; offre de service, acte de
candidature etc.…
 Lette de notification
Disposition d’une lettre
Exemple : lettre de demande d’emploi

Une lettre de demande d’emploi ou d’offre de service est

généralement accompagnée d’un curriculum vitae, en sigle C.V qui est
aussi un document d’information. Un curriculum vitae est une
expression latine qui signifie parcours de la vie.

Le curriculum vitae est un document qui contient les indications

relatives à l’état civil, à la formation, à l’expérience et aux qualités
professionnelles d’un individu. Il doit être condensé, clair. Le
rédacteur du C.V doit mettre en valeur les éléments qui vont attirer la
personne à qui le document est adressé. Le C.V comporte
généralement les éléments ci-après :

a) L’identité et renseignements individuels : nom, adresse, date et

lieu de naissance, état-civil, téléphone, mail, parfois langues
parlées, nationalité, province, en cas de nécessité.
b) Formation : Etudes et Diplômes
c) Expérience : Fonctions occupées, institutions et années.
d) Autres informations : Publications éventuelles, participation à
des rencontres, appartenance à des associations, personnes de
référence.

Deux formules sont d’usage :

 La formule classique où on indique les informations par ordre

chronologique
 et la formule à l’américaine où on commence par les
informations ou les données les plus récentes, notamment en ce
qui concerne la formation et l’expérience professionnelle.

Exemple d’un curriculum vitae

CHAPITRE III : LES DOCUMENTS D’INFORMATIONS

Dans la correspondance administrative, on peut utiliser plusieurs

documents d’information. Il s’agit notamment de la (du) :

- Communiqué
- Convocation, invitation
- Ordre du jour
- Compte-rendu
- Procès-verbal
- Rapport
- Note
- Mémoire, Memo ou mémorandum

III. 1. Communiqué

Le communiqué est un texte destiné à transmettre une information à

un public plus ou moins étendu. On fait la distinction entre un
communiqué externe et un communiqué interne.

Le communiqué externe, c’est le cas du communiqué de presse qui

s’adresse aux médias alors que le communiqué interne est destiné aux
membres d’une institution, d’une entreprise. Le communiqué se fait
souvent par voie d’affichage. Un communiqué comporte généralement
les éléments suivants :

- Le titre du document
- Le texte du document
 - La source, la provenance
- Le lieu et la date du communiqué, généralement à la fin.
- La signature précédée de la qualité de l’autorité signataire du
communiqué.
Il doit être clair, précis, bref et contenir toutes les informations
utiles. Avant la rédaction, il faut se poser et répondre aux
questions suivantes :
- A quel public on s’adresse ?
- Quel objectif ?
- Quel message ?
- A quel titre transmet-on le message ?

Le style du document se voit déjà dans le premier alinéa qui doit

contenir sous une formule condensée tous les éléments importants du
message.

Exemple 1 :

COMMUNIQUE N° 003/021 A L’INTENTION DES ETUDIANTS

Le comité de gestion de l’ISP/Gombe porte à la connaissance des étudiants que

le paiement des frais académiques 2020 – 2021 s’effectue de la manière
suivante :

1. G3 et L2 à l’Equity/BCDC dans les comptes ci-après :

……………………..
2. G1, G2 et L1 (tous) au guichet Accès Bank ouvert à l’ISP/Gombe

Fait à Kinshasa, le 26/02/2021

 La Direction Générale

Prof Emilienne AKONGA

Exemple 2:

- Il est porté à la connaissance des étudiants que la date limite pour payer
les frais est fixée au 31 mars 2021
- Le secrétaire général académique informe les étudiants que les frais
d’études sont perçus aux guichets de la Banque.
- Le Directeur Général rappelle aux les étudiants finalistes qu’ils doivent
déposer l’original de leur diplôme d’Etat avant le 25 mars 2019.

Exemple 3

Il est porté à la connaissance des étudiants qui suivent irrégulièrement les

cours en première licence non en ordre d’inscription pour l’année
académique 2020- 2021 de se présenter à l’apparitorat central pour les
formalités administratives du 25 Mars au 1Avril 2021 date prévue pour le
dernier test d’admission au second cycle.

Fait à Kinshasa, le 26/03/2021

LE SECRETAIRE GENERAL ACADEMOQUE

Pr. François KABEMBA ASSANI

Professeur Ordinaire

III.2. Convocation

Une convocation est un document destiné à une ou plusieurs

personnes pour l’informer et l’inviter à participer à une réunion, à une
rencontre. Une convocation ou une invitation à une réunion peut
revêtir plusieurs formes :

- Soit une lettre personnelle ou une lettre entre services.

- Soit sous forme d’avis ne comportant que la mention
convocation ou invitation au milieu de la page.

Elle ne comporte ni formule d’appel ni de courtoisie, ni référence,

ni indication de l’objet. Une convocation doit être précise, elle doit
mentionner la date et l’heure de la réunion, le nom et la qualité de
la personne qui doit présider la réunion et parfois la qualité des
invités.

- Ordre du jour

Ce n’est pas bon d’inviter quelqu’un à une réunion sans l’informer

avant de quoi il s’agira. L’ordre du jour est donc la liste des
problèmes à traiter, à examiner.

L’ordre du jour peut être inclus dans le texte de la convocation ou

annexé. On peut joindre à l’ordre du jour les textes, documents ou
dossiers qui seront débattus.

Exemple :

Communiqué/Invitation

Le bureau du département de GE invite les Professeurs, Chefs de Travaux et

Assistants à la réunion du conseil de département qui aura lieu ce vendredi
02 Mars 2021 à 11 heures au local 48. La présence de chacun est exigée.
L’ordre du jour :

1. Etat d’avancement des cours

2. Dossier TFE et Mémoires
3. Dossier recrutement
4. Dossier stage
5. Divers
6. Cocktail
Fait à Kinshasa, le …
Pour le département de GE, …

III.3. Compte-rendu

Le compte-rendu est un récit ou un exposé plus ou moins détaillé

des faits observés. On peut faire le compte-rendu, d’une réunion,
d’une séance.

Il y a deux sortes de comptes-rendus :

 Le compte-rendu analytique qu’on appelle abusivement procès-

verbal. C’est un document qui relate les débats d’une
commission, d’un groupe de travail. Il est analytique parce qu’il
ne reprend pas tout. Il se contente de rappeler l’essentiel des
discussions et des décisions, mais parfois on reprend
textuellement ce qui a été dit. C’est la formule qu’on utilise dans
les conférences internationales et dans les assemblées
parlementaires.

Le compte-rendu n’a pas de forme particulière, cependant il doit

être exact, complet et succinct.
Il comporte les éléments suivants :

- Le titre : Ex. compte-rendu de la réunion des Chefs de

promotion.
- Un prologue : c’est une phrase liminaire dans laquelle on
reprend la date, l’heure de la réunion, le lieu, le nom et la qualité
de la personne ayant présidé cette réunion, l’objet, les noms et
les qualités des participants, les excusés et les absents éventuels.
La notion de forum est importante parfois, on indique si le
quorum a été atteint. Le quorum c’est le nombre minimum des
personnes prévues pour prendre une décision.
Ex. : ce vendredi 22 mars 2019, il s’est tenu au bureau du Directeur
Général, une réunion du comité de gestion de l’ISP/Gombe. La réunion
était présidée par le DG et comportait les points ci-dessous : …

- Il faut éviter des mentionner les noms des intervenants.

- A la fin, on indique le nom et la signature du rapporteur, du
porte parole.
 La 2ème sorte du compte-rendu est celui qu’on qualifie
d’hiérarchique. C’est un document qui relate un évènement, une
situation. Il est destiné à un supérieur.
Exemple :
Compte-rendu de la mission
Ou
Compte-rendu de ma visite d’inspection à la succursale de Tembo
Au terme de la visite d’inspection que j’ai effectuée dans notre succursale
de Matadi, je m’empresse de vous adresser le compte-rendu ci-après :
Il conviendrait de signaler d’abord que la succursale de Matadi étant de
créature toute récente, il mérite l’attention toute particulière des
responsables de notre entreprise.
Au cours de ma courte visite dans cette agence, je me suis contenté
d’inspecter trois services :
- le service de comptabilité
- le service du personnel
- le secrétariat
Ces trois services ont à leurs têtes des gradués en Gestion des Entreprises
de l’Institut Supérieur Pédagogique de la Gombe.
Ces derniers sont mis à ma disposition pour me parler, documents à
l’appui, en présence du Chef de l’agence, des activités de leurs services
respectifs.
- Le responsable du service de comptabilité fait un rapport sur les
aptitudes professionnelles des agents placés sous sa direction.
L’examen de tous les documents comptables qu’il m’a produits m’a
démontré que ces agents produisent un travail de très haute qualité.
- Le service du personnel fonctionne également conformément aux
recommandations du comité de gestion.
Tout y est mis à jour : liste de paie, registre de présences et d’absences,
dossiers des agents, etc.
J’ai été enfin impressionné par la qualité et la quantité du travail produit
par les agents du service du secrétariat régional : l’enregistrement et la
saisie du courrier assuré par les secrétaires-dactylographes qui
concurrencent sérieusement les meilleurs agents de notre secrétariat
général.
 Les deux services fonctionnement à la grande satisfaction du responsable,
lequel a sollicité en faveur de ses 2 services un stage de perfectionnement
de six mois afin de parfaire leur connaissance en techniques de
correspondance, et en un nouveau logiciel informatique déjà opérationnel
à la direction générale.

III.4. Procès-verbal

3.4.1. Définition

Le procès-verbal, en abrégé PV, est une narration écrite et formelle de

ce qui a été fait ou constaté.

Certains procès-verbaux sont soumis à des formes règlementaires. Ils

sont destinés à faire foi en justice. C’est le cas de procès-verbaux
dressés par les officiers et inspecteurs de Police judiciaire, mais les
procès-verbaux peuvent être établis par d’autres personnes que les
agents de justice. C’est le cas de PV de réunion, de passage des
épreuves, PV de tricherie, arbitrage des litiges, etc.

Le procès-verbal est la relation par un agent de l’autorité de ce qu’il a

fait, ce qu’il a vu ou entendu. Il se différencie du compte rendu sur
deux points :

 D’une part, il constitue un acte qui fait foi ;

 D’autre part, on ne peut y relater que les faits que l’agent a
constatés lui-même ou qui lui ont été rapportés.

3.4.2. Rédaction
 Le PV est rédigé à la 1ère personne du pluriel. Il commence par
indiquer la date en toutes lettres, suivie du nom et de la qualité du
fonctionnaire. Il se termine par la formule « en foi de quoi, nous
avons établi le présent procès-verbal ».

Le PV doit être précis, surtout quant à l’indication des présences et des

absences des personnes concernées par l’évènement qu’on relate.

Le PV doit être signé par son auteur et les différentes personnes

concernées directement par l’objet. Ex. si c’est un PV de tricherie,
l’étudiant tricheur, le ou les témoins doivent aussi le signer.

3.4.3. Le Développement

Le développement peut prendre 3 formes :

- On peut rapporter littéralement les débats et les discussions.

C’est le cas du PV d’un OPJ ;
- On peut résumer les interventions ;
- On peut aussi relater fidèlement les faits essentiels et résumer les
informations accessoires.

3.4.4. Les différentes parties du Procès-verbal

Un PV comprend les parties suivantes :

- Un titre : Exemple PV de la réunion du comité d’entreprise du

20 janvier 2004
 - Une entrée en matière : elle justifie la rédaction du PV et on y
énumère les personnes présentes, absentes ou excusées en
précisant leur nom, leur titre et qualité.
- On y indiquera l’ordre du jour ou les questions traitées.
Exemple :
Le comité d’entreprise s’est réuni ce mercredi 20 janvier 2004 dans la
salle de réunion.
Etaient prescrits :
- M. Kanberisa, Directeur Général
- Mme Mukombo, Directeur Administratif
- M. Mpia, Directeur Financier *
- Mme Samba, Chef du personnel

Etaient absents :

- Mr Zazi, Chef de Charriot

- Mme Suza, Secrétaire

Excusés :

- Mr Ntumba, Chef de Service contentieux

- Mme Malonga, Secrétaire

L’ordre du jour comprend les points suivants :

- Approbation du PV de la réunion du 08 janvier 2004 ;

- Compte rendu du PV du Conseil de Discipline ;
- Présentation des comptes exercice 2003 ;
- Divers.
- PV de remise et reprise.
Exemple : PV de remise et reprise

Ce mardi 20 Avril, en présence de M. X, représentant le Ministre de tutelle, a eu

lieu une cérémonie de remise et reprise entre le DG entrant M.X. et le DG
sortant M. Y
 III.5. Le rapport

III.5.1. Définition

Un rapport est un document administratif qui consiste en une narration

analytique d’une situation ou d’un évènement.

Parfois les mots « rapport et note » sont utilisés indifféremment.

C’est un document de base, destiné à une autorité supérieure et qui

produit des effets qui influenceront le destinataire. Le rapport engage
la responsabilité de son auteur.

III.5.2. Sortes de rapport

- Le rapport peut être verbal lorsqu’il faut le présenter

immédiatement mais il est généralement écrit. Le rapport écrit a
l’avantage d’éviter des fausses interprétations et des oublis.
Ainsi, on peut faire rapport à la fin d’une mission, d’une visite,
d’une enquête, sur les incidents survenus quelque part, sur la
participation à une activité, etc.

III.5.3. Qualités d’un rapport

- Un rapport doit être fondé sur des faits concrets réels et qui
doivent être décrits et replacés dans un ensemble.
- Un rapport se caractérise par une démarche rigoureuse.
- Un rapport doit présenter des conclusions et des
recommandations pratiques et justifiées.
a) Qualités de fond :
 - Délimitation précise du sujet et des objectifs
- Documentation pertinente et complète
- Argumentation bien structurée
a) Qualités de forme
- Rédaction correcte et appropriée
- Présentation matérielle soignée

III.5.4.Le plan du rapport

Le rapport comporte une introduction, un développement et une

conclusion.

Le titre : le rédacteur doit indiquer le sujet du rapport.

Exemple: rapport de mission effectuée à Moanda

L’introduction doit renseigner l’autorité avec précision sur les points

suivants : les circonstances qui l’ont motivé, l’intérêt du rapport et les
questions traitées.

Le développement consiste en une description objective, une

démonstration constructive et ordonnée comportant une analyse de la
situation ou des fats, une appréciation personnelle, le choix d’une
solution.

La conclusion est le résultat de l’argumentation et la solution au

problème.

2.5.1. Etapes à franchir avant d’élaborer un rapport :

- Délimitation précise du sujet
 - L’élaboration d’un plan de travail provisoire
- Collecte des matériaux
- Analyse et classement des matériaux
- Elaboration d’un plan de rédaction
- Rédaction proprement dite du rapport
- Présentation du rapport

III.6. Les notes

A l’intérieur d’un même service, on correspond plus par des notes que
par des lettres.

La note a pour objet soit de donner à l’autorité toute information

pouvant lui permettre de prendre une décision utile, soit de donner
l’information à un égal, à un inferieur ou un supérieur sur des
éléments utiles dans l’exercice de ses fonctions.

Elle se distingue du compte-rendu et du rapport par sa brièveté.

Son style doit être simple, clair, précis, direct et objectif. Dans
l’introduction, on énonce l’objet de la note. Une première partie est
consacrée à l’exposé des faits, une seconde est consacrée aux
solutions possibles. La conclusion reprend la solution la meilleure.
Quand la note est adressée à un supérieur : « note à l’attention de
… », quand c’est un inférieur : « note pour … ».

On fait la distinction entre une note technique et une note verbale qui
est réservée à la diplomatie.
Exemple : le Ministre des affaires étrangères adresse une note verbale
à l’Ambassade d’un pays étranger pour solliciter un visa en faveur
d’un officiel.

III.7. Mémo, mémorandum

Dans l’administration, un mémo est une étude qui porte sur un

ensemble des faits. Le mémo est souvent l’œuvre d’une personne
étrangère à l’administration. Le mémorandum est le plus souvent
l’œuvre de plusieurs personnes, agents d’une administration et est
destiné à une autorité. Le mémorandum a souvent le caractère d’une
dénonciation, d’une réclamation.
CHAPITRE 4 : LES DOCUMENTS D’INJONCTION

Les documents d’injonction sont des documents dans lesquels une

autorité hiérarchique donne aux agents qui lui sont subordonnés des
instructions, des indications, des prescriptions pour que ces derniers
accomplissent correctement leur mission.

Ces documents sont destinés à éclairer les fonctionnaires sur la

manière dont ils doivent appliquer et interpréter les décisions de
l’autorité ; ils ne sont opposables qu’aux fonctionnaires.

Les documents d’injonctions reçoivent diverses appellations : il y a

notamment les circulaires, les instructions, les directives, les notes de
service, les décisions et les ordres.

4.1. Instruction

C’est un document qui émane d’un chef qui donne des instructions
aux subalternes. C’est le cas du Premier Ministre qui donne des
instructions aux membres du gouvernement, c’est aussi le cas du
Ministre de l’ESU qui donne des instructions aux chefs
d’établissements. Cela peut être aussi le cas d’un Directeur Général
qui donne des instructions aux chefs des sections et des départements.

La diffusion d’une instruction est très large et a une portée générale,

car elle est valable aussi longtemps qu’elle n’est abrogée.

Exemple : les instructions académiques que le Ministre de l’ESU

publie chaque année académique à la rentrée.
4.2. Directive

Une directive est un document administratif utilisé surtout dans

l’administration militaire. Il diffère de l’instruction dans la
mesure où sa diffusion est très restreinte.
Une directive indique les règles que les fonctionnaires doivent
appliquer pour obtenir un résultat voulu. Elle émane d’une
autorité supérieure et est destinée à un ou plusieurs agents
inférieurs.
Exemples :
- Directive ministérielle pour la rentrée académique
- Directive du 21 Mars 1973 du Ministre de l’Aménagement du
territoire de France pour lutter contre la ségrégation sociale par
l’habitat

4.3. Circulaire
Une circulaire est un document administratif émanant d’un chef
d’administration, destiné à faire connaître à des subordonnés les
conditions dans lesquelles doivent être appliquées les décisions
de l’autorité supérieure.
Une circulaire a pour objectif d’expliquer un texte de l’autorité,
de préciser la voie à suivre dans l’application d’une décision.
Elle doit être claire pour éviter des erreurs d’interprétation. Elle
est rédigée en style direct, c’est-à-dire on emploie le « je » et on
s’adresse à « vous ». Elle doit être aussi courte que possible.
 Elle ressemble à une instruction mais elle a une portée très
restreinte, très limitée dans le temps.
4.4. Note de service
Une note de service est un document administratif interne par
lequel une autorité supérieure donne des informations ou des
instructions à ses subordonnés.
Elle se présente comme repris ci-dessous :
- L’entête et le timbre
- Le lieu et la date qui sont portés soit au dessus de la signature,
soit en haut et à droite comme dans une lettre
- Le numéro d’enregistrement. Celui-ci est soit placé sous le
timbre, soit incorporé au titre. Il peut être suivi de la date et de
l’objet.
- Le titre de service ; Note de service est en majuscules et au
milieu de la ligne.

Certains auteurs font une distinction entre une note de service, une
note explicative, une note impérative et une note synthèse. D’autres
ajoutent la décision et l’ordre parmi les documents d’injonction.