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Microsoft Excel
Gestion des données
Les données Qu’est-ce qu’une données ? Une donnée représente des informations sous différents formats (types) pouvant être structurées et traitées dans un contexte donné afin d’être utiles. Qu’est-ce qu’un type de données ? Un type de donnée définit la nature des valeurs que peut prendre une donnée, ainsi que les types d’opérateurs qui peuvent lui être appliqués. Les données Les types de données Un type de données est associé à chaque colonne sous Excel, qui spécifie le type de données que la colonne peut contenir tels que : des nombres entiers, des nombres décimaux, du texte, des données monétaires, des dates, des heures, etc. Qu’est-ce qu’une valeur ? Une valeurs, peut être un nombres, du texte, une formule, une fonctions, elle représente une données dans une seule cellule pouvant être utiliser dans les calculs. Les données Saisir les données Activez la cellule dans laquelle une valeur doit être saisie en la sélectionnant. Vérifiez toujours la référence de la cellule active dans la zone de nom. Dès la saisie du premier caractère, deux symboles apparaissent dans la barre de formule (le premier pour valider, le second pour annuler) ainsi que les données saisies. Les données Saisir les données On peut aussi validez la saisie par l’utilisation de la touche (Entrée) ou (Tab) ou une des touches directionnelles quelconques. Le fait d’atteindre une nouvelle cellule valide la valeur précédemment saisie. Les données Modifier les données Avant validation : Si vous souhaitez recommencer la saisie dans la cellule, le bouton (x) de la barre de formule permet d’annuler la saisie en cours ou la touche Echap (Esc) du clavier. Après validation : Vous pouvez modifier le contenu d’une cellule depuis la barre de formule.
Soit vous double-cliquez dans la cellule, puis vous rectifiez sa
valeur. Les données Supprimer les données Soit vous sélectionnez la ou les cellules concernée(s), puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Soit vous double-cliquez dans la cellule, puis vous supprimer avec la touche « Backspace ».
Soit vous utiliser l’options d’effacement : sous l’onglet Accueil,
dans le groupe « Edition », activez le bouton « Effacer ». Les données Saisir les données alphanumérique (Texte) Lorsque vous saisissez une lettre ou du texte dans une cellule, Excel les interprète en tant que données alphanumériques c’est- à-dire du texte. NB : Il n'est pas possible de faire des calculs avec ces données. Excel les aligne automatiquement à gauche après leur validation. Comme par exemple le cas des numéros de téléphone renfermant des d’autres caractères ou des espaces. Les données Saisir les données alphanumérique (Texte) C’est possible de forcer l’application du format texte sur d’autres types en mettant le symbole apostrophe ( ‘ ) en début de la saisie. L’apostrophe ne sera pas affichée, il sera ignoré par Excel, la suite de la saisie sera affiché telle quelle est, mais la cellule sera marquée par la présence d’un petit rectangle vert dans son angle supérieur gauche, indiquant à l’utilisateur que la cellule forme le type texte. Les données Saisir les données alphanumérique (Texte) Pour saisir du texte sur plusieurs lignes dans une même cellule, appuyez sur la touche «Alt» en même temps que la touche « Entrée » pour allez à la ligne. Les données Saisir les données numérique (Nombres) Lorsque vous saisissez uniquement les nombres dans une cellule sans caractères spéciaux tels que : #, ;* … ni espace, ils seront interprétés comme un nombre. Excel aligne automatiquement à droite les nombres dans une cellule. NB : Pour saisir des décimaux, utilisez la virgule comme séparateur décimal. Exemples : 33,00 0,55 3,14…… Les données Saisir les données numérique (Nombres) Pour saisir une valeur négative, faites-la précéder d’un signe moins (-) ou entourez-la de parenthèses(). Exemple : -10 ou (10) Pour entrer un pourcentage, tapez le signe % juste après le nombre. Exemple : 100%; 70%.... Les données Saisir les données numériques (Autres types) D’autres types données sont obtenues en formatant les nombres. Pour le faire : Sélectionnez les cellules contenant les données, depuis l’onglet «Accueil», dans le groupe «Nombre» Il y a cinq (5) boutons pour formater un nombre, en (monétaire, pourcentage, séparateur de millier, décimal…. Les données Saisir les données numériques (Autres types) On peut aussi formater les nombres, via le lanceur de boîte de dialogue à côté de Nombre.
NB : D’autres formatages peuvent être appliquer aussi à d’autres
types. Pour saisir une fraction, faites la précéder d’ espace pour ne pas qu’Excel la considère comme une date. Les données Saisir les données numériques (dates et heures) Les dates doivent être saisi comme par exemple : 12/10/2000 ou 12/10 ou 2/2 ou 02/02. Les données de ce type sont automatiquement formatées (exemple : 31/03 devient 31-mars). Les heures doivent être saisi comme par exemple : 12:20:30 ou 03:03. Les données Saisir les données numériques (dates et heures) Vous pouvez changer le format des dates, si vous tapez «2/2» par exemple dans une cellule, Excel la change automatiquement en « 2-févr ». NB : Si ce n’est pas ce que vous souhaitez, par exemple, si vous préférez par exemple afficher le 2 février 2009 ou 2/2/09 dans la cellule. NB : Lorsque une donnée est validé comme une date ou une heure dans une cellule, elle sera automatiquement alignées à droite dans la cellule comme pour les nombres. Les données Saisir les données numériques (dates et heures) Pour changer format des dates, sélectionnez les, puis depuis l’onglet «Accueil», dans le groupe «Nombre», cliquez sur le lanceur. Dans la liste catégorie , cliquez sur Date et dans la liste type , cliquez sur le format de date que vous voulez utiliser. Les données Saisir les données numériques (dates et heures) Vous pouvez insérer la date ou l’heure du système dans une cellule, elles sont générées automatiquement. Pour les insérer, activez la cellule dans laquelle elles doivent apparaître et tapez l’une des deux fonctions suivantes : =AUJOURDUI( ) (Pour insérer la date du jour). =MAINTENANT( ) (Pour insérer la date et l’heure actuelles).
NB : Attention, c’est la date et l’heure de l’ordination.
Les données Copier les données Pour copier les données, vous pouvez utiliser : La fonction «Copier» ou les touches « Ctrl+C » : Sélectionnez les cellules concernées, utilisez la fonction «Copier» ou «Ctrl+C», positionnez-vous à l’endroit désiré, utilisez ensuite la fonction « Coller» ou « Ctrl+V ». Les données Copier les données Pour copier les données, vous pouvez utiliser : La fonction glissée : Sélectionnez les cellules puis déposez votre curseur sur une cellule (le curseur se transforme en quatre flèches noires). Maintenez le côté gauche de la souris enfoncé et la touche «Ctrl» puis glissez jusqu’à l’endroit désiré. Les données Déplacer les données Pour déplacer les données, vous coupez la ou les cellules sélectionnées avec la fonction « couper » ou « Ctrl + X » , puis positionnez-vous à l’endroit désiré, utilisez la fonction « coller » ou « Ctrl + V» Ou utiliser la fonction glissée : Sélectionnez la ou les cellules puis déposez votre curseur sur une cellule (le curseur se transforme en quatre flèches noires). Maintenez le côté gauche de la souris enfoncé puis glissez jusqu’à l’endroit désiré. Les données Fusionner des cellules Pour fusionner deux ou plusieurs cellules, cliquez sur la première cellule à partir de laquelle vous voulez débuter la fusion. Maintenez le bouton gauche enfoncé puis faites glisser la souris horizontalement et/ou verticalement afin de sélectionner le nombre de colonnes et/ou de lignes que vous souhaitez fusionner. Les données Fusionner des cellules Dans l'onglet «Accueil», section «Alignement», cliquez sur le bouton « Fusionner et centrer ». Pour fusionner des cellules sans centrer ou annuler la fusion cliquez sur le petit bouton au bout de la commande fusionner et centrer. Les données Incrémenter une série Excel fait gagner du temps en complétant automatiquement les séries de données à la place de l'utilisateur en un seul clic, une liste ou séquence en les incrémentant grâce à «la Poignée de recopie incrémentée». La poignée de recopie incrémentée s’obtient lorsque l’on place le curseur de la souris au niveau de l’angle inférieur droit d’une cellule. Les données Incrémenter une série (Nombres) Pour incrémenter une suite de nombres, écrivez d’abord les 2 premiers nombres dans 2 cellules adjacentes. Sélectionnez les 2 cellules en même temps et glissez la poignée de recopie de la sélection pour remplir la plage de cellules voulu.
NB : En sélectionnant une cellule vous obtenez «une répété de
série». Les données Incrémenter une série (Nombres) Exemples Les données Incrémenter une série (Nombre) Avec l’incrémentation vous pouvez choisir l’intervalle, les valeurs négatives ou décimales. Vous pouvez changer « une série répétée » en cliquant sur l’info bulle puis sur « Incrémenter une série ». Les données Incrémenter une série (Texte) Tapez le texte qui démarre une série puis validez (comme les jours de la semaine, les mois de l'année). Cliquez sur la cellule contenant le texte puis sélectionnez la poignée de recopie (+). Les données Incrémenter une série (Date et heure) Tapez la date ou l’heure qui démarre une série puis validez. Cliquez ensuite sur la cellule contenant la date ou l’heure puis sélectionnez la poignée de recopie (+). Les données Trier les données Excel propose de nombreux outils pour trier les données. Si vous souhaitez par exemple trier les entrées de ce tableau par ordre alphabétique du prénom et nom ou par date de naissance. Les données Trier les données Pour trier, sélectionnez la colonne que vous voulez trier, puis, dans l'onglet «Accueil», dans le groupe «Édition», cliquez sur «Trier et filtrer ». Un petit menu apparait. Les données Trier les données A partir de là, vous pouvez directement appliquer un tri de « A à Z » ou encore de « Z à A ». Si vous souhaitez personnaliser le tri, cliquez sur « Tri personnalisé ». Les données La fonction de saisie semi-automatique Lorsque vous saisissez les premiers caractères, il est possible qu’Excel vous propose des données existant dans la colonne et commençant par les mêmes caractères. Si l’entrée proposée vous convient, validez la saisie, sinon, vous pouvez afficher une liste en appuyant sur «Alt + touche direction en bas ». Les données La fonction de saisie semi-automatique La liste des entrées existant dans la colonne apparaît. Cliquez alors sur Entrée pour valider le choix. Les données La fonction de saisie semi-automatique Vous pouvez également afficher cette liste en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant l’option «Liste déroulante de choix ». Les données NB : Cette fonction est disponible si l’option Saisie semi- automatique des valeurs de cellule de la boîte de dialogue Options Excel est active. (onglet FICHIER - bouton Options - catégorie Options avancées - Options d’édition). Les données Transposer les données La fonctionnalité Transposer, vous permet de changer rapidement de données de colonnes en lignes, ou vice versa. Exemple : Les données Transposer les données Pour transposer une plage, sélectionnez la plage puis copier la. Choisissez un nouvel emplacement où vous voulez coller la table transposée, faites un clic avec le bouton droit sur la cellule supérieure gauche de l’endroit où vous voulez coller le tableau transposé, puis sélectionnez «Transposer». Après avoir fait pivoter les données, vous pouvez supprimer la table d’origine. Les données Rechercher une valeur dans un classeur Pour trouver une valeur dans un classeur, cliquez sur l’onglet «Accueil», puis sur l’icône «Rechercher» dans le groupe Edition et choisissez «Rechercher» dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + F pour parvenir au même résultat. Entrez la valeur dans la zone Rechercher. Les données Rechercher une valeur dans un classeur Si nécessaire, agrandissez la Rechercher en cliquant sur Options. Vous pouvez alors spécifier : Le format des cellules recherchées; L’étendue de la recherche : la feuille ou le classeur; La direction de la recherche; Les éléments concernés par la recherche : formules, valeurs ou commentaires. Si la casse des caractères (c’est-à-dire les majuscules et les minuscules) est un critère de sélection. Si la recherche doit s’effectuer sur la totalité ou sur une partie des cellules Les données Rechercher une valeur dans un classeur Cliquez sur Suivant ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche. Les données Rechercher et remplacer une valeur dans un classeur Tapez le texte à rechercher dans la zone Rechercher et le texte de remplacement dans la zone Remplacer par. Cliquez sur : Suivant pour accéder à la prochaine cellule contenant le texte recherché. Remplacer pour remplacer le contenu de la prochaine cellule du texte recherché par le texte de remplacement. Remplacer tout pour remplacer toutes les valeurs recherchées par le texte de remplacement. Les données Rechercher et remplacer une valeur dans un classeur
NB : Les autres contrôles de cette boîte de dialogue sont
identiques à ceux évoqués dans la section précédente et s’utilisent de la même manière. Les données Définir une zone de saisie Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules, le plus simple consiste à définir une zone de saisie. Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche), maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur jusqu’à la dernière cellule de la zone de saisie (en bas à droite). Les données Définir une zone de saisie Après avoir renseigné une cellule, vous pouvez appuyer sur la touche «Entrée» pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers d’autre cellules (si elles font parties de la zone de saisie) avec la touche «Tab» du clavier. NB : La saisie des données est limitée à la plage de cellules sélectionnée.