Convention relative à l'utilisation d'une

voiture de société
Entre l’employeur :
- M........................................................................................................................................... (Nom / Prénom)
- La société / l’association…………………………………………………………………… (Raison sociale)
- Représentée par M (.................................................................................................. (Nom / qualité)
- Domicile (ou siège social) Rue……………………………………n°…….. à ………………………………..

Et le travailleur :
- M............................................................................................................................................. (Nom / Prénom)
- Domicile : Rue……………………………………n°…….. à ………………………………………………………

Il est convenu ce qui suit:

Article 1er: OBJET - PRISE D'EFFET

L'employeur met à la disposition du travailleur pour l'exercice de sa fonction à partir du _____________ la

voiture suivante:

MARQUE: ________________
COULEUR: ________________
TYPE: ________________
PLAQUE D'IMMATRICULATION: ________________
VALEUR CATALOGUE: ________________
EMISSION CO2 : ________________

Contrat société de leasing n°______________

loué par l'employeur auprès de ____________ ci-après dénommée "La société de leasing".

Le carburant choisi sera le diesel, sauf convention contraire.

Le travailleur reconnaît avoir reçu un exemplaire du présent contrat ainsi que les instructions données
au conducteur, et s'engage à en respecter toutes les dispositions.

Le travailleur autorise par la présente l'employeur à porter en compte sur sa rémunération mensuelle
nette le montant dont il est redevable chaque mois pour l'usage privé de la voiture.

Le directeur du personnel de l'employeur se chargera de contrôler l'exécution et le respect de la

présente convention.

Article 2: DUREE DE LA CONVENTION

La voiture sera mise à disposition pour la durée du contrat de location conclu avec la société de
leasing, dans le cas présent, pour une période de _______ mois à compter du ______.

L'utilisation de la voiture prendra fin lorsque la période locative visée ci-dessus sera arrivée à expiration
ou lorsque le kilométrage maximum, fixé pour la voiture en question à __________ kilomètres, sera atteint,
selon le cas qui se produit en premier lieu.

Le travailleur restituera immédiatement la voiture à l'employeur dans les cas suivants:

-en cas de cessation du contrat de travail;

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En aucun cas, le Secrétariat social UCM ne peut être tenu responsable d’une utilisation inappropriée de ce contrat.
Disponible sur ucm.be
-en cas de constat que le travailleur ne respecte pas la présente convention.

En cas de modification conventionnelle de la fonction qui aurait pour conséquence que le travailleur
ne devrait plus faire de déplacements professionnels, le véhicule sera restitué dans un délai de trois
mois.

Au moment de sa restitution, la voiture devra être propre à l'intérieur comme à l'extérieur. Si ce n'est pas
le cas, les frais de lavage seront entièrement facturés au travailleur.

La carte de carburant mise à disposition, ainsi que tous les documents confiés au travailleur, la clef et
les clefs de réserve, devront être restitués en même temps que la voiture à l'employeur.

Si le travailleur ne respecte pas les dispositions énoncées au présent article, les frais et la dépréciation
éventuelle résultant d'un usage abusif du véhicule sont fixés par la société de leasing et sont supportés
par l'employeur, mais ce dernier se réserve le droit d'imputer ces frais au travailleur dans les cas prévus
par l'article 18 de la loi relative aux contrats de travail; cette restriction ne s'applique pas aux
dommages causés lors de l'usage privé de la voiture et aux amendes.

Article 3: SUSPENSION DE LA CONVENTION

La présente convention sera suspendue s'il survient, notamment, l'une des circonstances suivantes:

-lors de toute incapacité de travail du travailleur de plus de trois mois;

-lors de toute suspension légale ou réglementaire du contrat de travail de plus de quarante jours;

-en cas de retrait du permis de conduire du travailleur.

Article 4: PROPRIETE DE LA VOITURE

La voiture mise à disposition est et reste la propriété de la société de leasing qui met le véhicule à la
disposition du travailleur à la requête de l'employeur.

Un certificat d'immatriculation sera établi au nom de la société de leasing.

Article 5: UTILISATION DE LA VOITURE

Pendant toute la durée de la location, le travailleur utilisera la voiture mise à sa disposition en bon père
de famille, conformément à la nature et à la destination du véhicule.

Le travailleur veillera à ce que la voiture soit entretenue régulièrement, conformément au plan

d'entretien et selon les instructions du fabricant, uniquement par un concessionnaire officiel de la
marque concernée. La société de leasing et l'employeur auront le droit de contrôler à tout moment
l'état dans lequel se trouve la voiture.

Le travailleur utilisera la voiture conformément aux lois et règlements en vigueur, et respectera les
dispositions et les directives éventuellement applicables au sein de l'Union européenne, en ce compris
les prescriptions en matière de vitesse et de chargement.

Le travailleur sera tenu de contrôler régulièrement le niveau d'huile et les autres niveaux de liquide, et
de les maintenir à niveau. Il devra aussi vérifier la pression des pneus. Si le compteur kilométrique est en
panne, le travailleur devra en informer la société de leasing dans les 24 heures.

En cas de réparations qui entraînent l'indisponibilité de la voiture pendant plus de 24 heures, le

travailleur devra se mettre en contact avec la société de leasing pour la mise à disposition temporaire
d'une voiture de remplacement. Lorsque le travailleur, après réparation de la voiture et après
l'expiration de la période initialement convenue au cours de laquelle il pouvait disposer d'une voiture
de remplacement, continue de sa propre initiative à utiliser la voiture de remplacement, tous les frais

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supplémentaires seront à sa charge. Cette clause ne dispense pas le travailleur de l'obligation de
restituer la voiture de remplacement dans les meilleurs délais.

Le travailleur s'engage à confier la voiture uniquement à des personnes qui sont en possession d'un
permis de conduire valable. Il est interdit au travailleur de confier la voiture qui a été mise à sa
disposition à des tiers, exception faite de travailleurs ou de membres de leur famille, de la sous-louer à
des tiers ou de la laisser utiliser autrement.

Si, pour quelque raison que ce soit, le travailleur n'est plus en possession d'un permis de conduire
valable, il est tenu d'en avertir aussitôt l'employeur. A partir du moment où le travailleur n'est plus en
possession d'un permis de conduire valable, il ne pourra plus conduire la voiture, conformément aux
dispositions légales et réglementaires. S'il ne respecte pas ces obligations, le travailleur en supportera
toutes les conséquences, y compris financières.

Le travailleur n'utilisera pas la voiture pour dispenser des cours de conduite, ne participera pas à des
compétitions et/ou à des essais de fiabilité.

Il est interdit de transporter ou de laisser transporter des substances dangereuses et/ou explosives dans
la voiture.

Quoi qu'il ne soit, le travailleur devra veiller à ce que le conducteur ait le droit de conduire la voiture et
s'engage à ne pas laisser conduire la voiture par une personne sous l'influence de boissons alcoolisées,
de stupéfiants ou de médicaments puissants.

En cas de suspension de l'exécution de la présente convention conformément à l'article 3 ci-dessus, le

travailleur mettra le véhicule à la disposition d'un autre travailleur à la demande du directeur du
personnel de l'employeur après l'écoulement du délai mentionné audit article 3.

La personne à qui la voiture sera cédée temporairement y apportera les soins nécessaires et la
remettra, comme il en a été convenu, à la disposition du travailleur - conducteur titulaire.

Le travailleur ne peut pas ajouter des options et/ou des accessoires à la voiture sans l'autorisation
préalable et écrite de l'employeur et de la société de leasing. En cas d'accord, les frais seront
entièrement à charge du travailleur. Les frais et l'entretien y afférents, les réparations, l'assurance, ainsi
que les réparations à la voiture qui sont la conséquence du mauvais fonctionnement des options et/ou
des accessoires dont question, seront entièrement à charge du travailleur. Seront également à charge
du travailleur, les frais d'enlèvement des accessoires ainsi que les dommages occasionnés à la voiture à
la suite de l'enlèvement de ces accessoires.

Article 6: DEPLACEMENTS A L'ETRANGER

Les déplacements d'ordre privé effectués avec la voiture à l'étranger seront autorisés, pour autant que
le travailleur conduise lui-même la voiture ou qu'il se trouve à bord de la voiture. Le travailleur sera tenu
de payer les réparations exécutées à l'étranger. La compensation éventuelle de ces frais avec la
société de leasing se fera sur la base du taux de change en vigueur.

En cas de dommages occasionnés à la voiture, le travailleur devra suivre les mêmes règles que celles
en vigueur sur le territoire belge.

Lors de l'usage privé de la voiture à l'étranger, le travailleur devra être en possession des documents de
voyage requis. Le travailleur est garant de l'obtention de ces documents et supporte les frais y afférents.

Article 7: ASSURANCE DE LA VOITURE

Par le biais d'une procuration, la voiture mise à disposition sera assurée par la société de leasing auprès
de son assureur aux conditions suivantes:

-Responsabilité civile

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La couverture s'étend à

_____________ € par personne transportée pour ses vêtements et bagages personnels;

_____________ € par sinistre pour dégâts matériels.

Sur demande la garantie est étendue à la traction d'une remorque d'une masse maximale autorisée de
3,5 T au plus. La traction d'une remorque dont la masse maximale autorisée n'excède pas 750 kg est
permise.

-Franchise

Dans tous les cas d'application de la franchise où la responsabilité civile du travailleur est engagée,
cette franchise est fixée, par sinistre, à un montant équivalent à 2 % du prix de catalogue de la voiture
de société.

L'employeur s'engage, par année civile, à prendre à sa charge la première franchise, pour autant que
le sinistre lors des déplacements professionnels ne soit pas imputable à la faute lourde, au dol ou à la
faute légère habituelle du travailleur.

Si, au cours de la même année civile, un nouveau sinistre se produit lors de déplacements
professionnels, la franchise est à charge du travailleur qui a causé le sinistre, à moins qu'il ne puisse être
démontré que l'accident n'est pas imputable à la faute lourde, au dol ou à la faute légère habituelle
du travailleur.

Dans tous les cas où un sinistre se produit lors de déplacements privés, les frais y afférents sont toujours à
charge de l'employé.

-Assurance du conducteur

La couverture s'étend:

un capital en cas de décès de __________ €;

un capital en cas d'invalidité de ________ €;
des frais médicaux et d'hospitalisation de __________ €.

-Assurance contre le vol

Le véhicule couvert et ses accessoires sont assurés contre la perte, la destruction ou les dégâts
consécutifs à un vol ou à une tentative de vol avec exclusion de toute malversation ou abus de
confiance.

Les objets personnels, comme les vêtements, lunettes et appareils GSM, ne sont pas couverts.

-Assistance juridique

Le conducteur peut, en cas de litige, faire appel à l'avocat de son choix.

-Accessoires

L'autoradio est également assurée jusqu'à concurrence d'un montant de _______ €. Si

exceptionnellement la radio est propriété du travailleur, il présentera la facture d'achat originale.

Article 8: DEGATS A LA VOITURE

En cas de dégâts encourus ou occasionnés par la voiture ou celle qui la remplace, le travailleur sera
tenu d'en aviser le service du personnel de l'employeur dans les vingt-quatre heures et de remettre le

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plus vite possible toutes les déclarations de témoins et/ou d'autres documents se rapportant à
l'événement, qui ne seraient pas repris dans un constat de la police en même temps qu'un formulaire
de sinistre entièrement rempli, même en cas de constat par la police.

Le conducteur de la voiture en question devra faire établir, si possible par la police, un procès-verbal
et/ou un rapport de police de l'événement.

Article 9: CARTE D'ESSENCE DE LA VOITURE

Lors de la remise de la voiture, le travailleur recevra une carte de crédit carburant, ainsi qu'un numéro
de code secret et un numéro de référence. A l'aide de cette carte de crédit, le travailleur pourra
prendre du carburant dans toutes les stations de la marque ______.

Pour l'utilisation de cette carte de crédit, le travailleur sera tenu de respecter notamment les règles de
sécurité suivantes:

le numéro de code secret devra être connu par cœur;

en aucun cas, le numéro ne pourra être conservé dans la voiture;
si le numéro et la carte sont conservés en dehors de la voiture, ils ne pourront être conservés ensemble;
le numéro de code secret ne pourra jamais être communiqué à des personnes qui ne sont pas
habilitées à le connaître;
le numéro ne pourra pas non plus être noté sur la carte de carburant ou un autre document.

En cas de perte ou de vol de la carte de carburant, le travailleur sera tenu de le signaler

immédiatement à l'employeur.

Le travailleur sera toujours entièrement responsable pour tous les frais et dommages qui résultent de
l'abus ou de toute forme de fraude commis par les conducteurs de la voiture ou des tiers au moyen de
la carte de crédit carburant, que ce soit ou non à la suite du vol ou de la perte de la carte de crédit
imputable au travailleur par sa faute lourde, son dol ou sa faute légère habituelle. Cette restriction ne
s'applique pas aux dommages causés lors de l'usage privé de la voiture ou des amendes (sans
considération du fait que le travailleur les ait encourues lors de déplacements professionnels ou privés).

Si une voiture de remplacement est prévue pour le véhicule, conformément aux dispositions du contrat
de location avec la société de leasing, il y a lieu de faire usage de la carte de crédit carburant propre
à la voiture titularisée.

Le travailleur pourra seulement porter en compte la consommation de carburant à l'étranger si cette

consommation concerne un déplacement effectué pour le compte de l'employeur. La consommation
de carburant à l'étranger à des fins privées sera à charge du travailleur.

Article 10: FRAIS ET AMENDES A CHARGE DU TRAVAILLEUR

Les frais de lavage et de parking seront à charge du travailleur; toutefois ils font l'objet d'un
remboursement inclus dans le montant forfaitaire mensuel de frais à charge de l'employeur.

Tous les frais découlant de dégâts provoqués par le travailleur ou une partie inconnue, ou de la non-
déclaration d'un dommage quelconque, ainsi que les frais résultant d'un usage abusif, et les frais de
franchise comme prévus à l'article 7 seront répercutés intégralement par l'employeur sur le travailleur,
dans la mesure où ceux-ci sont imputables à la faute lourde, au dol ou à la faute légère habituelle du
travailleur, et ce pour le même montant que celui dont l'employeur est redevable à la société de
leasing dans les cas visés ci-dessus.

Le travailleur préservera entièrement l'employeur des actions introduites (en ce compris la saisie de la
voiture) en vertu des lois belges, des directives de l'Union européenne ou d'un autre pays, ainsi que de
tous les frais, indemnités, amendes, etc. pendant toute la période de la mise à disposition de la voiture,
qui sont la conséquence de faits punissables commis par le travailleur.

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Les amendes qui résultent de l'utilisation professionnelle ou privée de la voiture par le travailleur, sont à
charge du travailleur. Si le conducteur qui est à l'origine de l'amende est inconnu, cette amende sera
répercutée sur le travailleur, conducteur titulaire de la voiture.

Une copie du procès-verbal relatif à l'amende et/ou de la transaction est remise au travailleur au moins
huit (8) jours avant la date de la compensation, de sorte que le travailleur puisse, le cas échéant, faire
part de ses remarques et commentaires.

Si le travailleur souhaite contester l'amende, il le fait à ses propres risques. Le montant de la transaction
ou de l'amende infligée par une décision judiciaire définitive que le travailleur ne paierait pas
spontanément et qui serait recouvert à charge de l'employeur, peut être retenu par celui-ci sur le
salaire mensuel, conformément à l'article 23 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la
rémunération. Cette restriction légale s'applique également pour les retenues de frais mentionnées aux
articles 10.2. et 10.3.

Article 11: AVANTAGES DE TOUTE NATURE

L'avantage qui résulte de l'usage privé de la voiture mise à disposition par l'employeur est égal à la
valeur catalogue telle qu'elle est reprise à l'article 1er de la présente convention multipliée par 6/7
multipliée par le pourcentage CO2.

Le pourcentage CO2 est déterminé en fonction du pourcentage légal (adaptable annuellement), du

taux d’émission CO2 du véhicule tel qu’il ressort du certificat d’immatriculation et du type de carburant
utilisé par le véhicule.

Le montant de l’avantage obtenu est un montant annuel. Il sera ensuite calculé mensuellement sur la
fiche de paie du travailleur en fonction du nombre de jours calendriers durant lesquels le travailleur
aura eu le véhicule à disposition, à l’exception du jour de remise du véhicule.

L’avantage annuel ne peut être inférieur au minimum légal, indexé annuellement.

L'avantage obtenu est réduit de l'intervention personnelle du travailleur.

L’intervention du travailleur est calculée annuellement et mensualisée de la même manière que

l’avantage.

La procédure décrite ci-dessus pourra être adaptée en raison d'ajustements ou de modifications, soit
dans une convention collective, soit dans une convention individuelle écrite entre l'employeur et le
travailleur, le tout sans préjudice d'éventuels changements législatifs ou réglementaires.

Article 12: RESPONSABILITE GENERALE DU TRAVAILLEUR

Dans le cadre de l'utilisation de la voiture de société à des fins professionnelles, il est convenu que tous
dégâts et frais possibles qui résultent d'un dol, d'une faute lourde ou d'une faute légère habituelle dans
le chef du travailleur, sont intégralement à charge de ce dernier.

Le travailleur sera toujours responsable du paiement des amendes.

Le travailleur est également toujours et complètement responsable pour les dommages causés et les
amendes encourues lors de l'usage privé de la voiture de société.

Article 13: DISPOSITIONS FINALES

La société de leasing remettra à chaque travailleur concerné un manuel qui devra être respecté
scrupuleusement.

Le convenu de ce manuel fait partie intégrante de la présente convention.

La présente convention annule et remplace toutes celles qui lui seraient antérieures et ayant le même
objet.

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Disponible sur ucm.be
 Fait en double exemplaire, à................
le ... / ... / ...

Le travailleur L'employeur

En aucun cas, le secrétariat social ne peut être tenu responsable d’une utilisation inappropriée de cet
avenant.

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