Procedure de Maitrise Des Documents Et Des Enregistrements: Sommaire
Procedure de Maitrise Des Documents Et Des Enregistrements: Sommaire
Procedure de Maitrise Des Documents Et Des Enregistrements: Sommaire
DIFFUSION INFORMATIQUE :
M:\1000 Qualité - amélioration continue\1200 Procédures – instructions\
SOMMAIRE
1. OBJET ......................................................................................................................................................... 2
2. DOMAINE D’APPLICATION............................................................................................................. 2
3. TEXTES DE REFERENCE .................................................................................................................. 2
4. DEFINITIONS, ABREVIATIONS...................................................................................................... 2
5. GESTION DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS............................................. 3
6. CONSTRUCTION D’UN DOCUMENT INTERNE...................................................................... 3
7. ACTIVITES ET RESPONSABILITES POUR L’ELABORATION ET LA GESTION DES
DOCUMENTS INTERNES ......................................................................................................................... 4
8. GESTION DES DONNEES INFORMATIQUES DU S.M.Q...................................................... 5
8.1. Sécurité, accès........................................................................................................................................ 5
8.2. Sauvegarde et archivage ....................................................................................................................... 5
9. DOCUMENTS ASSOCIES .................................................................................................................... 5
Responsable de la subdivision
Directeur adjoint Directrice
qualité statistiques
EVOLUTION DU DOCUMENT
Révision Date Evolutions
0 03/01/2010 Document initial
1 28/06/2010 Mise à jour globale du §7 suite aux groupes de travail et validation en COPIL
1. OBJET
La présente procédure définit les modalités et les responsabilités de gestion des documents et des
enregistrements du système de management de la qualité (SMQ). Elle concerne notamment la création,
l’identification et l’approbation de ces documents, le retrait des lieux d’utilisation des versions périmées et
la diffusion des documents.
2. DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à tous les documents du système de management de la qualité qu’ils soient
internes ou externes. Par document, nous entendons les supports d'information et l’information qu’ils
contiennent. Le support peut être de toute nature : papier, fichier informatique, support magnétique ou
optique, etc.
3. TEXTES DE REFERENCE
4. DEFINITIONS, ABREVIATIONS
Les documents de travail sont les documents externes, pouvant être fournis par des fournisseurs ou
prestataires privés. Ce sont par exemple tous les documents techniques, les normes, les textes
réglementaires, les cahiers des charges etc.
Abréviations :
S.M.Q. : système de management de la qualité.
La partie « contenu de la procédure » pourra être présentée sous forme d’un logigramme qui donnera
les étapes, et les acteurs associés à chaque étape. Des précisions pourront être apportées sur certaines
étapes clés. Les étapes de vérification, de validation et les durées correspondantes à ces étapes seront
mises en évidence sur ce logigramme.
YYYY-ZZZZZZZ
YYYY = REPERTOIRE INFORMATIQUE
ZZZZZZ = NOM ABREGE DU DOCUMENT
Chaque enregistrement spécifique à l’activité d’un centre comporte en en tête ou pied de page : le logo
(idéalement), le titre du document et son indice de révision.
NON Document
6 technique ?
OUI
Resp. de division ou de subdivision ou
Validation de la partie de centre et pilote du processus
7 technique
NON Validé ?
8
OUI
Directrice
9 Approbation du document
NON Approuvé ?
10
OUI
Fin
Les accès à tous les documents internes du S.M.Q. (procédures, instructions, enregistrements)
approuvés sont restreints de la manière suivante :
Tous les agents disposent d’un accès en lecture à tous les dossiers informatiques présents dans le
lecteur M:\. Le responsable de la subdivision qualité peut intervenir en lecture et en écriture pour
effectuer les mises à jour nécessaires.
Le Responsable de centre dispose d’un accès à son classeur permettant d’archiver les documents
vierges spécifiques à son activité.
Sauvegarde : depuis novembre 2004, la procédure de sauvegarde des données informatiques réalisée
comprend :
- une sauvegarde journalière des données qui permet de conserver une copie des données présentes
sur tous les serveurs informatiques
- une sauvegarde chaque samedi qui remplace les sauvegardes quotidiennes réalisées du lundi au
vendredi.
- une sauvegarde en fin de mois au bout de 4 semaines, remplace les sauvegardes hebdomadaires.
Enfin, les deux derniers mois de sauvegarde de chaque année sont conservés en fin d’année.
Le système de management de la qualité est sauvegardé en version papier dans le classeur « Document du
SMQ » disponible auprès du Responsable de la subdivision qualité et statistique.
Archivage : un archivage au coffre des données est réalisé mensuellement sur 12 mois.
Les bandes de sauvegardes mensuelles et les archives sont stockées dans le coffre fort au 3ième étage du
bâtiment B. Les sauvegardes sont stockées sur bande magnétique type HP Ultrium 400 gigas.
L’archivage des documents du SMQ suit la note de service de la direction (service documentation) relative
à la procédure de versement des archives et les règles définies dans la « Liste des documents ».
9. DOCUMENTS ASSOCIES
Les documents associés à cette procédure de maîtrise des documents et des enregistrements sont :
Note de service 22/05/10 relative à la procédure de versement des archives.
Modèle permettant d’établir une procédure.
Demande de création ou de modification d’un document.
Liste des documents