Cours GED Formateur Ver 9
Cours GED Formateur Ver 9
Cours GED Formateur Ver 9
Royaume du Maroc
et de la Promotion du Travail
MODULE :
GESTION ELECTRONIQUE
DES DONNEES
Septembre 2021
Manuel formateur
Réalisé par :
DRIF
- MME KORCHI AMAL
CDC GC
- MME BOUGRINI HASNA
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Gestion Electronique des données
Durée : 40 H
OBJECTIF OPERATIONNEL
DE COMPORTEMENT
COMPORTEMENT ATTENDU
Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit
Maitriser les techniques de gestion des données
Selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent.
CONDITIONS D’EVALUATION
Individuellement
A l’aide de cas marocains
Avec Utilisation du mobilier, du matériel et des logiciels
A. Definition
Ii. Les ordres de classement
A. Gestion des dossiers papier
Etude de la norme z 44-001
1. Classement alphabétique
2. Le classement numérique
3. Le classement idéologique
4. Le classement géographique
5. Le classement chronologique
6. Le classement alphanumérique
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Gestion Electronique des données
7. Le classement décimal
Iii. Définition :
Iv. La chaîne du document numérique
1- qu’est-ce qu’un document numérique ?
2- qu’est-ce que le cycle de vie du document
numérique ?
3- l’acquisition des documents
B. Gestion électronique de documents
E- le workflow
V. Enjeux relatifs à la ged
1-enjeux organisationnels et stratégiques
2-enjeux techniques
A- l’interopérabilité des formats
B- la pérennité des formats et des supports
de stockage
C- la sécurité des données
D- les aspects juridiques du document
numérique
La valeur légale du document numérique
Vi. La démarche d’installation d’une ged,
les composants matériels et logiciels
1-définition du périmètre, des objectifs et des
enjeux
2-les composants matériels et logiciels
Sommaire
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Gestion Electronique des données
Contenu
INTRODUCTION..................................................................................................................................................3
LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER.....................................................................................................................9
I. DEFINITION.............................................................................................................................................9
II. LES ORDRES DE CLASSEMENT.................................................................................................................9
ETUDE DE LA NORME Z 44-001..................................................................................................................9
1. Classement alphabétique.....................................................................................................................13
2. Le classement numérique.....................................................................................................................14
3. Le classement idéologique...................................................................................................................14
4. Le classement géographique................................................................................................................15
5. Le classement chronologique...............................................................................................................15
6. Le classement alphanumérique............................................................................................................15
7. Le classement décimal..........................................................................................................................16
Qu’est ce que la GED ?.....................................................................................................................................18
Vidéo à visualiser avant de lancer le cours...................................................................................................18
III. Définition :........................................................................................................................................19
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels concourant à
réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».19
1- Avantages de la GED.............................................................................................................................20
IV. La chaîne du document numérique..................................................................................................20
1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?..............................................................................................21
2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?.....................................................................21
3- L’acquisition des documents................................................................................................................24
e- Le WorkFlow.....................................................................................................................................28
V. Enjeux relatifs à la GED.........................................................................................................................30
1-Enjeux organisationnels et stratégiques...................................................................................................30
2-Enjeux techniques.....................................................................................................................................30
a- L’interopérabilité des formats..........................................................................................................31
b- La pérennité des formats et des supports de stockage....................................................................31
c- La sécurité des données...................................................................................................................32
d- Les aspects juridiques du document numérique..............................................................................33
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Gestion Electronique des données
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Gestion Electronique des données
INTRODUCTION
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à
l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les
comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de
prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de
l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à
des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à
l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.
De nos jours, nous constatons une croissance exponentielle de la masse de documents et la quantité
d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur classement
fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un problème persistant
au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche indispensable à la
performance et au développement des organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et
leurs secteurs d’activité
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Gestion Electronique des données
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les entreprises à
partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de l’évolution des systèmes de
gestion de l’information, désormais capables de reproduire le document sous forme numérique et de
proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont pu voir le jour qu’en raison des évolutions
technologiques qui ont rendu possible l’acquisition de documents sous forme numérique ; les plates-
formes offrent des espaces de stockage plus importants, l’architecture réseau type Intranet favorise
l’accès aux documents.
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Gestion Electronique des données
A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux stagiaires de définir les
critères permettant de les classer méthodiquement.
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Gestion Electronique des données
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Gestion Electronique des données
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Gestion Electronique des données
PARTIE I :
I. DEFINITION
Classement alphabétique
Classement alphanumérique
Classement décimal
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Gestion Electronique des données
Dans une dénomination comportant plusieurs mots, le choix du mot directeur exige pour
éviter toute ambiguïté, l’application de principes et de règles uniformes.
Les règles de l’AFNOR, observées d’une façon rigoureuse, assurent pour chaque dénomination un
classement unique et rapide. Elles suppriment les hésitations, donc les pertes de temps, aussi bien
pour le classement que pour la recherche.
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Gestion Electronique des données
Gestion Electronique des données
1. Classement alphabétique
Principe
La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue après avoir
procédé à leur indexage.
1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.
2. Le classement numérique
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des
nombres, à leur arrivée.
Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée.
3. Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les
classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.
Sous-sujet Agriculture-élevage
Art de l’industrie
Industrie diverse
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Gestion Electronique des données
Sciences commerciales
Neurologie
4. Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements,
villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.
5. Le classement chronologique
Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la date
d’émission d’un document envoyé.
6. Le classement alphanumérique
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Gestion Electronique des données
7. Le classement décimal
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Gestion Electronique des données
Alphabétique Alphabet français Simple, rapide pour Lent, peu sûr, Toutes
les dénominations nombreux renvois correspondances
courantes, extensible
Numérique Ordre naturel des Simple, sûr, discret Nécessité d’un Commandes, factures,
nombres répertoire pièces comptables,
alphabétique, lent classements
confidentiels
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide Nécessité d’un Clients, fournisseurs,
pour le classement répertoire plaques
et la recherche, alphabétique par minéralogiques
discrétion tranche de classement,
lent
Décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, comptable général,
regroupement peu sûr, emploi bibliothèque
logique délicat, plan de
classement codifié
indispensable
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Gestion Electronique des données
PARTIE II :
Qu’est-ce que la GED ?
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Gestion Electronique des données
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Gestion Electronique des données
Disque dur.
Clés USB.
Serveur.
, choix du
, processus d'
Sécurisé.
7- Les logiciels de GED permettent aux entreprises :
III. Définition :
Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et
organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.
1- Avantages de la GED
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Gestion Electronique des données
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :
Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents
Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans
l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des
documents
Conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
Accès ubiquiste aux documents : le système GED est accessible de partout dans l’entreprise,
plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
Réduction des coûts liés au papier : l’existence d’un document papier induit des coûts
(consommables, recherche, archivage.). La GED réduit au moins en partie ces coûts.
Démarche qualité : Tout document produit ou transitant par votre entreprise est enregistré dans
la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre la démarche qualité
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Gestion Electronique des données
Le document numérique représente un ensemble composé d'un contenu, d'une structure logique,
d'attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d'une signification
intelligible par l'homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l'état natif
ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, on parle dans ce cas de
document numérisé.
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.
Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue
s’affrontent.
Ainsi du point de vue du records management, les étapes du cycle de vie du document, s’organisent de
la façon suivante :
a- LA CREATION
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Gestion Electronique des données
L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le
document dans le système de classement par la suite.
b- LA GESTION
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle souvent
de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction d’actions
sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes
autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est également
nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.
c- LA DIFFUSION
Le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les documents
après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au document).
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Gestion Electronique des données
d- LA CONSERVATION
La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à travers
trois périodes (âge) :
Les documents passent durant leur cycle de vie par trois stades : le stade courant
(actif), le stade intermédiaire (semi actif) et le stade historique (définitif).
Le stade courant est la période pendant laquelle les documents « actifs » sont indispensables
au soutien des activités quotidiennes d’une administration. Appelés à être utilisés fréquemment, ils
doivent demeurer le plus près possible de l’utilisateur. Quand se termine leur période d’activité, ces
documents deviennent semi actifs (intermédiaires) ou passent directement à la période d’inactivité
(archives définitives).
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Gestion Electronique des données
Le stade semi courant est la période pendant laquelle les documents « semi actifs »
doivent être conservés pour des raisons administratives, légales ou financières mais n’ont pas à être
utilisés pour soutenir les activités quotidiennes d’une administration. Ces documents doivent toujours
répondre aux objets de leur création mais la faible fréquence de leur utilisation ne justifie pas une
conservation près de l’utilisateur ou en mémoire d’ordinateur. Donc ils sont conservés dans des locaux
spéciaux appelés « locaux de pré archivage. »
On parle du stade historique des archives lorsque leur l'intérêt administratif disparaît et
qu’il n'y a plus d'obligations légales de les conserver. Les documents sont alors triés : ceux qui ne
présentent aucun intérêt sont détruits (90 à 95% de la masse des archives), les autres utiles à la
recherche et à la connaissance c'est-à-dire les archives définitives (5 à 10%) sont versées au dépôt
d'archives historiques pour une conservation permanente.
Figure 1: Evolution de la valeur primaire et secondaire des archives durant les trois
stades
a- L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit
être disponible sous forme numérique. Il existe trois modes
d’acquisition :
L’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
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Gestion Electronique des données
La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit
se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :
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Gestion Electronique des données
On remarque une coexistence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards.
Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte ASCII.
Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.
Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer dans
une base de données, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents (grâce à
l’indexation en texte intégral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du fichier. En
effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus gros qu’un fichier de texte ASCII.
Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des
plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »
Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du texte,
mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus dans le
document final.
Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de
reconnaissances varient selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours
prises en compte, la présence d’un fonds coloré peut gêner le logiciel, etc.
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Gestion Electronique des données
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Gestion Electronique des données
L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED
L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les représenter
sous forme d'un index ou d'un modèle appelé métadonnées dans les bibliothèques numériques.
Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à « fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche ».
Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document, et
à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.
Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.
Ce qui fait la différence par rapport aux documents classiques est que le document électronique contient
lui-même tous les éléments d'information pour l'indexer.
En d'autres termes, le document électronique est la source directe d'information et non plus une source
externe qu'on l'analyse pour extraire les informations nécessaires à l'indexation.
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Gestion Electronique des données
L’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description du
contenu du document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois trop
univoque de la classification ».
d- Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un
temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité mais de
disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis
comme preuve).
L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte,
vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter le
stockage et d’alimenter les archives.
La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
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Gestion Electronique des données
e- Le WorkFlow
Le terme « WorkFIow » représente « le processus industriel ou administratif au cours duquel des tâches,
des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de
réaliser un produit ou de fournir un service.
Le « WorkFIow » est donc associé à un processus métier dans l'organisation, les personnes sont
davantage concentrées sur l'objectif que sur les seules activités de production. L'objectif essentiel est la
satisfaction du client final.
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Gestion Electronique des données
Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un « WorkFIow »
est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont impliqués
dans la réalisation d'un processus métier.
Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.
WorkFIow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.
Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités à
accomplir et de résultats à obtenir.
Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
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Gestion Electronique des données
Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels.
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation
des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :
Localiser plus rapidement l’information
Eviter la perte de documents
Eviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.
2-Enjeux techniques
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Gestion Electronique des données
Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité et la portabilité des
fichiers. L’élaboration du standard XML est sensé répondre à ces objectifs. XML favorise notamment la
diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout en conservant
le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.
Avantages XML :
La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans
leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci.
Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des
systèmes de lecture utilisés.
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Gestion Electronique des données
Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève la
question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et logiciel
(système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application évoluent.
Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les versions
précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques grâce à :
En outre, il importe de veiller à conserver le document dans son intégrité, sans modification de mise en
forme et avec les enrichissements typographiques d’origine. Le choix du format est alors très important.
Le support de stockage
Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiés comme
suit :
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Gestion Electronique des données
Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des données
Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
Les projets d’archivages numériques de toutes sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la
réorganisation d’une GED ou la mise à plat des process). Ils répondent à la prise de conscience par le
management des enjeux liés à la dématérialisation massive de l’information. Or, la numérisation des
documents est sujet à débat dans le domaine juridique.
Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi. Les
documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au
développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non
reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.
Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.
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Gestion Electronique des données
Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :
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Gestion Electronique des données
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques,
bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés
sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de
l’entreprise.
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Gestion Electronique des données
La GED bureautique
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des
logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par
tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
La GED documentaire
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des
critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs
de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).
Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).
Vidéo synthèse des différentes étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique
Vidéo synthèse
https://youtu.be/Akl53x6D38Q
Conclusion
Aujourd'hui, les acteurs de l’entreprise utilisent de plus en plus le document numérique. Celle-ci doit
pouvoir réagir rapidement, en sollicitant les connaissances qui sont à sa portée afin d'être et de rester
compétitive. La GED est donc un outil incontournable pour répondre à cette exigence.
En effet, la GED permet de localiser rapidement l'information, en quelques clics. Le document est
facilement accessible. Il peut être partagé par plusieurs personnes au même moment. La GED garantit
également la sécurité des données et crée une dynamique de travail collaboratif. Le seul bémol à ce
système réside dans les supports de stockage ; il convient de veiller particulièrement à ceux-ci afin de
garantir la pérennité des données et des documents.
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Gestion Electronique des données
On peut donc dire que la GED est un composant majeur dans le système d'information de l'entreprise.
En plus des changements techniques qu’elle suppose, la mise en place d’une solution de GED a des
incidences sur l’organisation du travail et sur la culture d’entreprise. Elle instaure notamment de
nouvelles pratiques de recherche de documents et systématise les processus de création et de publication
de ceux-ci.
Enfin, si la mise en place d’une solution de GED présente un coût important pour l’entreprise (achat du
logiciel, frais d’installation et de maintenance, formation du personnel), la solution mise en place va
favoriser une rationalisation du travail et une amélioration de la productivité de l’entreprise. Le système
de GED va en effet permettre d’éviter la perte d’informations précieuses pour l’entreprise, d’optimiser
les processus de production et de traitement des documents et de faciliter l’accès à ceux-ci.
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Gestion Electronique des données
Résumé
https://www.youtube.com/watch?v=TpIqf1badcg
Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle capable de
gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement, diffusion, élimination). La
mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et d’organiser la masse de documents
qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il importe cependant de bien identifier les
besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre en considération tous les aspects : le coût, le
facteur humain et l’environnement technique du projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de
GED et l’analyse comparative de plusieurs solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent
ensuite une étape indispensable à la réussite du projet. Cette synthèse présente les enjeux de la mise en
place d’une telle solution dans l’entreprise et propose une démarche de mise en œuvre d’un système de
GED ainsi qu’une analyse de certains logiciels du marché.
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Gestion Electronique des données
Lexique
AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur le classement
alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de déterminer de manière
indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va classer. L’intérêt de cette règle réside dans
son caractère indiscutable : elle met tout le monde d’accord.
RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne, une entreprise,
une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier.
MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va diriger « le
classement alphabétique » et ensuite les recherches. Exemple : le mot « BADAOUI » de la rubrique «
société BADAOUI et Cie ».
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot directeur. On écrit le
mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèses les mots qui le précèdent.
Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient classées,
facilement identifiées, facilement réutilisables.
Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en fichiers
informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages
Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce peut être une
image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en œuvre des
systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme de fichiers
numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail collaboratif. Ces
documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l'entreprise via intranet ou extranet.
Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes issus d’un langage
documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.
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Gestion Electronique des données
Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il puisse être
enregistré sur un support informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la disposition des
postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à
atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des utilisateurs ou
des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode simultané (envoi à tous les
destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre).
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