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Avant-propos

Ce document vous aide dans vos premiers pas sur

le logiciel Eurécia.

Que vous soyez salarié ou manager, les éléments

de base d’utilisation vous sont présentés ici étape
par étape.

Pour chaque logiciel, les fiches en bleu sont

destinées au salarié et celles en vert au manager.

Bonne découverte !

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Sommaire

Généralités Logiciel de Planning ressources

Comment se connecter à Eurécia la première fois ? Quels sont les différents plannings ?
Que peut-on faire depuis la page d’accueil ? Comment créer un événement dans le planning ?
Comment personnaliser son compte ? Aller plus loin…

Logiciel Congés & Absences Logiciel de Suivi RH (dossier salarié)

Circuit de validation d’une demande d’absence Comment consulter l’annuaire des salariés ?
Comment créer une demande de congés et Comment consulter les documents de l’entreprise ?
absence ? Comment consulter son dossier salarié ?
Comment consulter ses soldes de congés ? Comment consulter les tableaux de bord RH ?
Comment valider les congés et absences ?
Comment consulter les compteurs de congés ? Une question ? Un problème ?

Logiciel de notes de frais

Circuit de validation d’une note de frais
Comment créer une nouvelle note de frais ?
Comment valider une note de frais ?

Logiciel de Temps et Activités

Circuit de validation d’une feuille de temps
Comment accéder à vos feuilles de temps ?
Comment compléter une feuille de temps ou
d’activité ?
Comment valider une feuille de temps ?

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Comment se connecter à Eurécia la première fois ?

Ouvrir son navigateur internet et saisir l’adresse de connexion communiquée par son
administrateur.
http://masociete.eurecia.com ou http://plateforme.eurecia.com

Cliquer sur « mot de passe oublié » :

• Saisir son adresse email.
• Un email vous est envoyé : il contient un lien pour initialiser votre mot de passe et
accéder à la plateforme Eurécia.

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Que peut-on faire depuis la page d’accueil ?

1 2 3 4

1. Accéder à sa fiche salarié

2. Clôturer sa session
3. Mettre en favoris web
4. Aller sur le Guide Utilisateur
5. Consulter le trombinoscope
6. Accéder aux logiciels

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Comment personnaliser son compte ?

Cliquer sur « modifier mes

préférences » pour personnaliser votre
photo et la couleur du thème.

Choisir la couleur du thème et

sélectionner une photo.

Appliquer les modifications.

La photo sera visible sur le trombinoscope

de la société.

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Logiciel Congés & Absences

 Formulaire web de saisie des demandes

 Circuit de validation automatique
 Compteurs congés/RTT à jour en temps réel
 Vue d’ensemble planning équipe
 Export des données vers la paye en un clic

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Circuit de validation d’une demande d’absence

Salarié(e)
: Email de notification
Nouvelle Manager
demande

A valider
Auto-
validée

Validée Refusée

salarié

Annulée

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Comment créer une demande de congés et absence ? (1/2)
La demande d’absence peut se faire à différents endroits du logiciel :
• depuis la page d’accueil, raccourci « nouvelle demande d’absence » ;
• depuis le planning congés ;
• depuis le menu « mes demandes ».

Astuce
Sélectionner la
période de congés
directement sur le
planning en cliquant
sur les dates
souhaitées (date de
début et de fin) puis
faire une nouvelle
demande d’absence.

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Comment créer une demande de congés et absence ? (2/2)

La demande d’absence peut directement être soumise à validation.

Elle partira au manager pour qu’il valide ou refuse les congés.

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Comment consulter ses soldes de congés ?

La consultation peut se faire depuis le menu « Mes droits ».

Ce solde correspond aux congés restants

au jour de la consultation
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Comment valider les congés et absences ? (1/2)

La validation de la demande d’absence peut se faire à différents endroits du logiciel :

• depuis la page d’accueil ;
• depuis le planning congés ;
• depuis le menu « Vue manager > Validation des demandes ».

Ouvrir pour commenter la demande

via le bouton « éditer ».

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Comment valider les congés et absences ? (2/2)

Valider ou refuser la demande

directement depuis la liste des
demandes.

Astuce
La demande peut être
validée directement
depuis le mail de
notification.

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Comment consulter les compteurs de congés ?

La consultation des compteurs de l’équipe se fait à partir du menu

« Vue manager > Compteur équipes ».

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Logiciel de notes de frais

 Ventilation des dépenses par nature

 Transfert des justificatifs via Smartphone
 Calcul automatique de la TVA récupérable
 Gestion des frais réels, frais kilométriques …
 Export des données vers la comptabilité

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Circuit de validation d’une note de frais

Nouvelle note

Demande d’informations
complémentaires A valider

Validée Refusée

A rembourser
Salarié(e)

Manager

Remboursée Comptable

Email de notification automatique

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Comment créer une nouvelle note de frais ? (1/4)

La création d’une note de frais peut se faire à différents endroits du logiciel :

• Depuis la page d’accueil raccourci « Nouvelle note de frais » ;
• Depuis le menu « Notes de Frais > Mes notes de frais ».

Astuce
Dupliquer une
note de frais existante
si certains frais sont
récurrents (ex : facture
de téléphone
portable, frais
kilométriques…).

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Comment créer une nouvelle note de frais ? (2/4)

Dans l’onglet « général », appliquer une date.

Vous pouvez ajouter en option un justificatif, une référence et des commentaires.
Aller dans l’onglet « Dépenses » pour ajouter une ou plusieurs dépenses.

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Comment créer une nouvelle note de frais ? (3/4)

Pour chaque dépense, ajouter un type de dépense (restaurant, métro…), un libellé,

affecter la dépense et indiquer le mode de paiement.

Le logiciel vous indique lorsque votre dépense dépasse le plafond autorisé

Valider une dépense et en créer une nouvelle

Valider la dépense uniquement

Annuler la ligne de dépense

Astuce
Utiliser la colonne Réf.
pour reporter le
numéro de justificatif
papier afin de faciliter
ensuite le contrôle
comptable et être
remboursé plus
rapidement

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Comment créer une nouvelle note de frais ? (4/4)
Une fois toutes vos dépenses enregistrées, soumettre la note de frais à validation.

Un email est envoyé directement à votre responsable.

Après validation, vous recevez un email de confirmation.
Le processus de remboursement est lancé.

Astuce
Enregistrer votre note
de frais pour venir la
compléter plus tard.

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Comment valider une note de frais ? (1/2)

La validation de la note de frais peut se faire à différents endroits du logiciel :

• depuis la page d’accueil, raccourci « Notes à valider » ;
• depuis le menu « Vue manager ».

Astuce
Cliquer sur le chiffre en
rouge pour avoir la liste
des notes à valider et
accéder directement
à celle que vous
souhaitez traiter.

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Comment valider une note de frais ? (2/2)

Le logiciel vous indique lorsque la dépense dépasse le plafond autorisé

Rembourser toute la dépense malgré le dépassement de plafond
Demander au salarié un complément d’information
Valider la note de frais

Astuce
Imprimer la note de
frais à l’aide du bouton
en haut à droite de la
note de frais.

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Logiciel de Temps et Activités

 Gestion du temps de travail

 Imputation par clients, projets et tâches
 Suivi de projets et gestion analytique
 Suivi budgétaire avec calcul de marge
 Analyses, synthèses et tableaux de bords

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Circuit de validation d’une feuille de temps

Salarié(e) Nouvelle feuille

Manager

Email de notification automatique

A valider

Demande
d’informations
complémentaires

Validée Refusée

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Comment accéder à vos feuilles de temps ?

L’accès à la feuille de temps à remplir peut se faire à différents endroits du logiciel :

• depuis la page d’accueil raccourci « Feuille en cours » ;
• depuis le menu « Temps & Activités > Mes feuilles de temps ».

Ouvrir la feuille souhaitée via le bouton Editer .

Astuce
Editer un récapitulatif de
vos feuilles de temps via
le bouton Excel en haut
à droite .

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Comment compléter une feuille de temps ou d’activité ?

Compléter les champs dans l’onglet

:
• « Suivi Temps » pour la saisie
de heures travaillées ;
• « Suivi Activités » pour la
saisie du temps travaillé sur
des axes analytiques.

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Onglet « Suivi Temps »
Remplir la feuille avec l’heure d’arrivée, de déjeuner et l’heure de départ.

Astuce
Le bouton « standard »
permet de simplifier la
saisie sur la base d’une
journée standard déjà
paramétrée.

Soumettre à validation avec ou

sans ajout de commentaires.

Le manager reçoit un email pour

validation.

Vous recevez à votre tour une

notification dès que la feuille est
validée.

Calcul automatique du nombre total d’heures

travaillées dans la semaine
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Onglet « Suivi Activités »

Une fois complétée, soumettre à validation avec ou sans ajout de commentaires.

Le manager reçoit un email pour validation.
Vous recevez à votre tour une notification dès que la feuilles est validée.

Champs de base :
• Temps de travail (en jours et
en heures) ;
• Imputation par client, projet,
tâche ou activité ;
• La case « R » permet de
préciser si l’activité doit être
refacturée au client.

Ajouter une entrée pour le

jour en cours
Copier les données pour le jour
suivant

Supprimer les éléments

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Comment valider une feuille de temps ?

La validation de la feuille de temps peut se faire à différents endroits du logiciel :

• Depuis la page d’accueil, raccourci « Feuilles à valider » ;
• Depuis le menu « Vue manager ».

Valider la feuille de temps

Editer la feuille de temps pour
contrôler son contenu avant
de valider

Astuce
Vous pouvez contrôler
le temps déclaré en un
coup d’œil.

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Logiciel de Planning ressources

 Charge prévisionnelle par équipe et par salarié

 Superposition avec le planning absences
 Affectation par clients, projets et ressources
 Saisie simplifiée des évènements
 Intégration avec vos agendas Outlook et Google

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Quels sont les différents plannings ?

Planning équipe : permet

visualiser en un écran
l’ensemble du planning des
équipes.

Mon agenda : mon

planning personnel.

Astuce
Cliquer dans une case
du planning pour
ajouter un événement.

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Comment créer un événement dans le planning ?

Créer un événement pour soi ou

pour un collaborateur en
choisissant les participants.

Cocher la case « Envoyer un mail

de notification à tous les
participants » pour les prévenir.

Réserver les ressources dont vous

aurez besoin (vidéoprojecteur,
salle…).

Enregistrer.
Astuce
Remplir les comptes
analytiques dans
l’événement permet
de gagner du temps
dans le remplissage
des feuilles d’activités.

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Aller plus loin…

Afficher la liste de toutes les activités et l’exporter sous Excel.

Vérifier si les ressources souhaitées sont disponibles avant de les réserver.

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Logiciel de Suivi RH (dossier salarié)

 Dématérialisation des dossiers salariés

 Suivi des formations, visites médicales, entretiens
 Notifications des échéances et dates critiques
 Annuaire collaboratif de vos salariés
 Préparation Bilan Social

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Comment consulter l’annuaire des salariés ?

La consultation de l’annuaire d’entreprise se fait depuis la page d’accueil > Annuaires

Salariés.
Chaque salarié a une vue sur le trombinoscope de l’entreprise avec les coordonnées
des collaborateurs.

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Comment consulter les documents de l’entreprise ?

La consultation des documents partagés se fait depuis la page d’accueil > Annuaires
Salariés > Documents partagés.

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Comment consulter son dossier salarié ?

La consultation de votre dossier salarié se fait depuis la page d’accueil > Annuaires
Salariés > Dossier salarié.
A tout moment, vous pouvez consulter votre dossier salarié et les documents joints.
Ex : Contrat de travail, bulletin de salaire, primes …
Cet espace vous est strictement réservé et seul votre manager ou le gestionnaire
des ressources humaines peut y avoir accès.

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Comment consulter les tableaux de bord RH ?

Chaque manager peut générer des tableaux

de bord depuis le Suivi RH en fonction de
plusieurs axes analytiques :
• Age
• Genre
• Nationalité
• Statut …

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Une question ? Un problème ?

Un guide utilisateur pour toutes vos questions les plus fréquentes :

http://www.eurecia.com/guide

Astuce
Le nom de votre
contact est indiqué en
Un référent de votre entreprise pour toute question complémentaire : bas de chaque page

nom.prenom@eurecia.com

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