Thème 6.

Microsoft Project

Module Informatique de Gestion

ENA - RDC
 Introduction
1. Interface utilisateur
2. Gestion des Tâches
Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
Introduction
MS-Project: Logiciel de gestion de projet qui
facilite:
1. La planification opérationnelle (Gantt,
affectation des ressources, budget, etc.)
2. Le suivi d’exécution (Gantt suivi, analyse des
écarts, audit des coûts, etc.)
3. L’analyse et la communication des données de
projet (production de rapports pré formatés,
graphiques, etc.)
site officiel de MS-Project:
http://products.office.com/fr-fr/project
Introduction
À retenir:

◦ MS-Project s’apparente à une base de données. À

ce titre, se rappeler que l’information peut être
enregistrée sans être visible;

◦ MS-Project conservera (en mode suivi)

l’historique des informations;

◦ MS-Project n’est qu’un outil, il ne garantit pas

l’élaboration d’un plan d’action efficace. Seules la
méthodologie et l’approche utilisées en sont
garantes.
Introduction.
La planification opérationnelle
La planification opérationnelle: une série de
processus itératifs visant à:
◦ Réfléchir sur le pourquoi de l’action ;
◦ Définir :
◦ le quoi (les extrants);
◦ le comment (logique d’exécution);
◦ le quand (calendrier);
◦ le qui (organisation et RH);
◦ le avec quoi (ressources matérielles);
◦ le combien (ressources financières).
Introduction. La planification
En gestion de projet, la tâche est le point central de la
planification opérationnelle. Tout le processus vise à s’assurer
que chacune d’entre elles soit réalisée dans les meilleures
conditions en accordant une attention particulière aux
paramètres de temps, de coûts et de qualité.
Spécifications Affectation des
(techniques, Temps ressources (humaines,
méthodologique, etc.) matérielles, etc.)

Prédécesseur Tâche Successeur

Environnement
Approbation Contrôle
Coûts Qualité
Composantes de la planification
CONTENU ÉCHÉANCIER BUDGET

Recueillir les
exigences Définir les activités

Organiser les activités

Définir le contenu en séquence

Estimer les ressources

Estimer les coûts
nécessaires aux activités
Créer la SDP

Estimer la durée des

activités

Déterminer le budget
Élaborer l’échéancier

Source: PMBOK® Guide, 2013, PMI

Introduction.
Le suivi d’exécution de projet
Le Suivi est un processus continu
de collecte systématique
d’informations pour fournir aux
gestionnaires et aux parties
prenantes d’une action de
développement en cours, des
éléments sur les progrès réalisés,
les objectifs atteints et l’utilisation
des ressources allouées.
(OCDE, 2002)
 Introduction
1. Interface utilisateur
2. Gestion des Tâches
Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
1. Interface utilisateur
1

1. Barre d’outil d’accès rapide; 2. Menu Fichier. Gérer des

projets; 3. Modifier les affichages; 4. Ruban, composé de
groupes; 5. Zone de travail. Saisie texte (liste des tâches) et
représentation graphique (à droite)
1. Interface utilisateur
La liste des tâches. Élément central de toute planification.
C’est à cet endroit que la "liste hiérarchisée des tâches" sera
introduite.
Le diagramme de Gantt. Représentation de la position des
tâches sur l'échelle de temps. Il est équipé d'ascenseurs
vertical et horizontal.
Le Ruban de commandes. Chaque ruban est composé de
groupes, et chaque groupe dispose d’un ensemble de
commandes associées.
Les menus contextuels. Un clic droit sur une entité (une
barre du Gantt, un groupe de cellules...) donne accès à la
liste des commandes qui s'appliquent à cet élément.
Affichages. Avec MS-Project l’information est répartie sur
plusieurs affichages, chacun comprenant plusieurs tables.
1. Interface utilisateur
Définir les options
Avant de débuter, s’assurer de bien définir les
options du logiciel afin que ce dernier utilise les
bonnes informations pour effectuer les différents
calculs.
Fichiers  Options  Planification 
Section Planification
 1. Interface utilisateur. 1
(1) On peut affecter les unités
d’affectation en décimal (unité
plutôt que pourcentage) 2

(2) Il est également possible

d’afficher la durée en jours 3

(3) Travailler en durée fixe afin

d’empêcher le logiciel d’estimer4
lui-même les durées des tâches
en fonction des ressources
affectées 5 6
(4) Désactiver les trois cases « tâches pilotées par l’effort », « lier automatiquement
les tâches » et « Fractionner les tâches en cours de réalisation »
(5) Désactiver la fonction de planification manuelle pour l’ensemble du projet. Depuis
la version 2010, MS-Project a repensé la planification de projet, avec la fonctionnalité
de planification manuelle. MS-Project ne déplace pas les tâches planifiées
manuellement que vous insérez dans votre planification. Pour cette raison, préférez
la planification automatique
1. Interface utilisateur.
(1) Il est possible de 1
modifier le format de la
date. Plusieurs formats
sont disponibles dans
Fichier  Options 
Général
(2) Le calendrier grégorien
2
est le calendrier habituel.
(3) Il est possible 3

également de modifier la
monnaie de travail
Fichier  Options 
Affichage
 Introduction
1. Interface utilisateur
2. Gestion des Tâches
Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
2. Gestion des tâches

Le Plan de travail contient d’abord la liste des

tâches devant être effectuées. Il s’agit ici de (1)
créer la liste de tâches, puis (2) définir les relations
qui les unissent, ensuite (3) organiser le Plan de
travail en phases ou composantes pour améliorer
son organisation et lisibilité et finalement (4)
spécifier la durée des tâches.
2. Gestion des tâches
2.0. Définir la date de début du projet
Projet | Groupe Propriétés | Informations sur le projet

(1) Date de début du projet, généralement un lundi

2. Gestion des tâches
2.1 Saisir le liste de tâches
(1) Afficher la vue de Diagramme de Gantt
Tâche | Vue | Diagramme de Gantt
(2) Ajouter une tâche à la fin de la liste
Dans un champ vide Nom de tâche, tapez un nom
de tâche, puis *Enter+. Entrez les tâches dans l’ordre
d’apparition sur le Plan de Travail
(3) Pour insérer un tâche entre deux tâches
existantes, sélectionnez la tâche du bas, puis Tâche
| Insérer | Tâche et tapez le nom de la tâche dans
la ligne insérée
2. Gestion des tâches
2.2 Lier les tâches
(1) Afficher la vue de Diagramme de Gantt
Tâche | Vue | Diagramme de Gantt
(2) Sélectionner les tâches à lier (dans l’ordre suivant lequel elles
doivent être liées). Pour sélectionner des tâches qui sont
contigües, cliquez sur la première et étendez la sélection jusqu’à
la dernière tâche à lier en maintenant le bouton de la souris
enfoncé.
Pour sélectionner des tâches qui ne sont pas adjacentes,
maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les tâches à
lier.
(3) Tâche | Planifier | Lier les tâches
Le logiciel crée par défaut une liaison fin-à-début. Il est possible
de changer le type de lien en double-cliquant sur le lien puis
sélectionner début-à-début, fin-à-fin ou début-à-fin.
2. Gestion des tâches
2.3 Regrouper en lots de travail (phases ou composantes)
La hiérarchisation permet de fractionner la liste de tâches en lots de
travail (phases ou composantes). Les hiérarchisations sont créées en
mettant en retrait une tâche
(1) Afficher la vue de Diagramme de Gantt
Tâche | Vue | Diagramme de Gantt
(2) S‘assurer que les tâches récapitulatives du projet sont affichées sur
le diagramme de Gantt
Outils Diagramme de Gantt |
Format | Afficher/Masquer | Tâches récapitulatives
(3) Mettre une tâche en retrait
Tâche | Planifier | Abaisser la tâche
En abaissant la tâche sélectionnée, celle-ci devient une tâche
subordonnée de la tâche précédente la plus proche à un niveau
supérieur de la liste des tâches.
2. Gestion des tâches
2.4 Indiquer la durée des tâches
(1) Afficher la vue de Diagramme de Gantt
Tâche | Vue | Diagramme de Gantt

(2) Indiquer la durée de chaque tâche non-

récapitulative dans la colonne Durée. Par défaut, la
durée est saisie en nombre de jours ouvrables, à
moins qu’une autre unité de mesure soit spécifiée
au niveau des options du projet.
(Fichier | Options| Planification | Planification)
2. Gestion des tâches
2.5 Créer des jalons
Un jalon sert à marquer un évènement dans le projet. Le
logiciel affiche automatiquement le symbole de jalon sur le
diagramme de Gantt.
(1) Transformer une tâche existante en jalon en lui
attribuant une Durée nulle (0)

(2) Ou alors, insérer une tâche jalon au-dessus de la

tâche sélectionnée : Tâche | Vue | Jalon
Compléter le nom du nouveau jalon dans le champ Nom de
la tâche de la nouvelle ligne .
Trucs et Astuces. Il est souvent souhaitable de terminer un
lot de travail par un jalon, pour souligner la remise d’un
livrable.
 Introduction
1. Interface utilisateur
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Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
3. Gestion des ressources
Pour basculer en mode Tableau de ressources :
Ressource | Vue | Tableau des ressources

3 types de ressources:
• Travail (les individus ou les ressources dont le coût dépend
de la durée d’utilisation);
• Matériel (les matériaux, ou consommables);
• Coût (une nouveauté depuis la version 2007) - prestations.
3. Gestion des ressources
Définir les ressources.

Renseigner la colonne de taux. Ce qui permettra au logiciel

d’effectuer le calcul des coûts ultérieurement.
- Ressources de type travail  saisir le taux horaire;
- Ressources de type matériel  Étiquette Matériel = unité
de consommation ; le taux standard correspond au coût
d'une unité de consommation
- Ressources de type coût. Le forfait sera déclaré lors de
l’assignation dans le Gantt.
3. Gestion des ressources
Affecter les ressources
aux tâches.

Boite de dialogue
Ressources |
Affecter les ressources
OU
Boite de dialogue
Tâche | Information
OU
Dans la colonne Nom ressources il est possible de
cocher les ressources de chaque tâche dans la liste
déroulante, mais il est impossible d'indiquer la
quantité.
 Introduction
1. Interface utilisateur
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4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
4. Budgétisation des activités
Typologie des coûts
Deux familles de coûts : les coûts des ressources et les coûts fixes
de tâche.
Les coûts des ressources comprennent :
- Les coûts associés aux ressources de type travail : les individus et
groupes d'individus dont les charges de travail sont
comptabilisées par le chef de projet et qui seront valorisées au
taux horaire déclaré pour la ressource.
- Les coûts associés aux ressources de type matériel : les
équipements (engins de chantier, outillages....) et les
marchandises consommées (ciment, câble électrique...).
- Les ressources de type coût, concept introduit depuis la version
2007 de MS-Project
Les coûts fixes correspondent aux coûts forfaitaires associés à
une tâche. Par exemple le montant d'une activité sous-traitée.
4. Budgétisation des activités
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1. Interface utilisateur
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Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
5. Révision de la Planification
Afficher le chemin critique
ruban Format | groupe Styles des barres |
cocher la case Tâches critiques.
5. Révision de la Planification
Modifier l'échelle de temps, zoomer dans le Gantt :
1. Curseur en bas à droite de la barre de tâche <- +>
2. Clic droit sur l'échelle de temps et choix "Zoom"
3. Clic droit sur l'échelle de temps et choix "Échelle
de temps" pour ouvrir
la fenêtre de dialogue
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Thème 6 3. Gestion des Ressources
MS-Project
4. Budgétisation des activités
5. Révision de la planification
6. Mode suivi
6. MS-Project en mode Suivi
6.1. Enregistrer la planification initiale
La planification initiale correspond au planning de
référence, auquel on se réfèrera tout au long de
l’exécution du projet pour maîtriser les écarts.
Projet | Définir la planification initiale permet de
mettre en mémoire les données
du planning (tâches, durées,
dates, ressources, coûts...).
6. MS-Project en mode Suivi
6.2 Renseigner la date d'état
Avant de débuter l’entrée des données réelles,
renseigner la date d'état dans la boîte de dialogue
informations sur le projet ou simplement dans
l’onglet Projet.

Exemple, si l'on vous a communiqué les valeurs

d'avancement des tâches au vendredi soir 19 août
et que, par manque de temps vous effectuez la mise
à jour du planning le mardi 23 août, la date d’état à
indiquer est le 19 août.
6. MS-Project en mode Suivi
6.3 Le pourcentage d'avancement en temps
Trois façons de mesurer l'avancement des tâches du projet :

(1) Par rapport aux durées écoulée et restante

(2) Par rapport aux unités d'œuvre acquises et restantes
(m2, tonnes, pages d'un rapport...)
(3) Par rapport au travail humain (journées-homme)

Si vous n'avez planifié ni les ressources ni les coûts, la seule

valeur d'avancement que vous pouvez pratiquer est
l'avancement en temps (% achevé dans Project)
6. MS-Project en mode Suivi
6.4 Mettre à jour les tâches et piloter avec le « Suivi-
Gantt »
Une fois la planification initiale enregistrée, vous
saisissez dans le tableau les dates réelles de début et de
fin de tâche, ainsi que leur avancement. Saisir les
durées réelles et les coûts réels lorsque disponibles.
Ruban Affichage
Diagramme de Gantt | Suivi Gantt
Données | Tables | Suivi
Pour le % d’achèvement, vous pouvez également
utiliser les icones de l'onglet tâches
6. MS-Project en mode Suivi
6.5 Mettre à jour le projet
Une fois que les tâches ont été mises à jour, il est
recommandé de mettre à jour le projet au complet.
Projet => Mettre à jour le projet. Cela permet de
s’assurer de ne pas oublier de tâche.
6. MS-Project en mode Suivi
6.6 Enregistrer une planification intermédiaire
Projet | Définir la planification initiale

Possibilité d'enregistrer jusqu'à 10 planifications

intermédiaires, ce qui vous permet de figer une
radiographie du projet à 10 moments différents.
Références
Premiers pas avec Microsoft Project 2010 !
(https://www.microsoft.com/france/project/proje
ct-2010/premiers-pas.aspx)

La carte du projet : votre itinéraire de gestion d’un

projet. (http://office.microsoft.com/fr-fr/project-
help/la-carte-du-projet-votre-itineraire-de-gestion-
dun-projet-HA101978264.aspx)
Mot de la fin
Deux principes de base de la gestion de projet :

◦ Il est inutile de perdre son temps à planifier un projet

si on n’a pas l’intention de suivre et contrôler le
projet de façon rigoureuse et systématique.

◦ Il est impossible de suivre correctement un projet

planifié de façon inadéquate.

“Failing to plan means planning to fail!”

(“Ne pas planifier revient à planifier son échec!”)
Merci