REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

Union-Discipline-Travail

Dr ASSEKA François
Introduction

D’une manière générale, le XVème siècle a été une période de progrès. En

particulier, Gutenberg a inventé l’imprimerie qui a permis de fabriquer des livres
en grand nombre et a favorisé la circulation de l’information, source vitale pour
l’Homme. Celui-ci s’en sert pour résoudre des problèmes et pour prendre des
décisions importantes. Sous sa responsabilité, le chef d’entreprise est soucieux
d’une gestion rationnelle de ce qui est la mémoire des organes de gestion qui
assurent l’efficacité quotidienne ; car les archives mal gérées ou délaissées
coûtent chères en frais généraux et en temps d’accès à l’information.

Ce présent module vise à donner aux étudiants les moyens de s’approprier

les notions d’archives, d’en maîtriser les origines, d’acquérir ces documents, de
les traiter, de les conserver et de les communiquer aux utilisateurs pour répondre
à leurs besoins spécifiques.

I-NOTION SUR L’ARCHIVISTIQUE ET LES ARCHIVES

1- Qu’est-ce que l’archivistique ?

C’est une science qui étudie les principes et les méthodes appliqués à la collecte,
au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des
documents d’archives.

2- Qu’est-ce que les archives ?

Selon la loi française n° 79-18 du 03 Janvier 1979 (applicable en Côte

d’Ivoire), les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date,
leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale, par tout service ou organisme public ou privé, dans
l’exercice de leur activité.

3- Qu’est-ce qu’un archiviste ?

C’est un professionnel chargé de la gestion des archives selon les principes et

les techniques de l’archivistique et dans le respect du code de déontologie.

 Notions fondamentales
- Les archives publiques ou institutionnelles

C’est l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme, leur
caractère matériel, qu’un ministère ou un organisme public a produit ou reçu
conformément à la loi, dans le cadre de la conduite des affaires publiques.

Il s’agit par exemple, des documents produits par une administration centrale,
une commune, un département, les archives de l’ensemble du personnel
administratif et politique… Les archives publiques sont inaliénables et
imprescriptibles.

- Les archives privées

C’est l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une
personne physique, une entreprise ou une famille, et remis gracieusement,
vendus ou prêtés à un dépôt d’archives pour conservation ou consultation.

En guise d’exemple, les documents produits par des personnes privées, une
famille, un artiste, des entreprises privées, des entreprises de presse, des
associations des partis politiques ou des syndicats…

4- Archiviste, bibliothécaire et documentaliste

L’archiviste est soumis aux administrations qui lui versent des documents et
n’agit que sur le contenu des fonds qui lui sont versés.

Le bibliothécaire, quant à lui, conserve les œuvres de l’esprit (livres), c’est-à-

dire des objets finis .Il les sélectionne selon la vocation de sa bibliothèque, soit
pour couvrir l’ensemble des connaissances, soit pour couvrir un domaine de
connaissance.

Le documentaliste réunit toutes les informations quelles que soient leurs

provenances sur un sujet donné, une information actuelle pour pouvoir répondre
à un besoin pressant. Selon Paul OTLET et Henri LAFONTAIBE, la
documentation est « la science qui permet la fourniture de tous les documents
sur un sujet donné. » La documentation a donc un caractère d’actualité.

Ces trois métiers couvrent des domaines différents et utilisent des méthodes
différentes. Cependant, ils appartiennent à l’information et leur vocation est
d’informer.

II- HISTOIRE DES ARCHIVES

1- Les archives dans le monde

L’histoire nous révèle que l’Homme de la haute Antiquité avait saisi

l’importance des archives. Plus près de nous, l’Antiquité classique nous
démontre que les Egyptiens, les Grecs et les Romains possédaient des archives
bien constituées. A Athènes, chaque magistrat avait ses propres archives
installées dans l’ « Arche ion », ou siège de la magistrature. C’est précisément
l’ « Arche ion » qui est à l’origine du mot qui, dans la quasi-totalité des langues
du monde, désigne les archives.

C’est sous l’empire romain que les archives de l’Antiquité furent les mieux
organisées. On y trouve, en plus des archives privées, religieuses, de véritables
archives d’Etat très hiérarchisées : Archives centrales, Archives régionales et
Archives locales.

Il fallait attendre la fin de la seconde guerre mondiale pour connaître les débuts
d’une expansion phénoménale de l’information consignée, ce qui a pour effet
d’entraîner un engorgement dans la plupart des organisations gouvernementales.
Devant l’ampleur du phénomène, les Etats-Unis établissent une commission
d’enquête désignée sous le nom d’HERBERT HOOVER. Créée en 1946 puis
remise sur pied en 1953, cette commission réoriente le rôle des archives afin
d’endiguer le déluge d’informations directement à la source.

Au vu des travaux effectués par cette commission face à la prolifération de la

masse documentaire, plusieurs pays réajustent à leur tour le rôle confié aux
archives. L’Angleterre emboîte le pas par l’intermédiaire de la commission
GRIGG. Elle restructure les archives selon le modèle américain tout en
conservant ses règles spécifiques.

Le Canada, pour sa part, crée la commission MANSEY en 1953. En 1974, le

Conseil International des Archives(CIA) considère les archives comme étant un
service lié à l’Administration et une source essentielle à la recherche.

2-Les archives françaises

Sous le règne de Philippe Auguste, la perte des archives royales lors de la

bataille de Fréteval (03 Juillet 1194) entraîna la sédentarisation du trésor des
Chartes, au Louvre, puis à la Sainte Chapelle. C’est ce dépôt réorganisé par
Philippe le Bel et confié par lui à Pierre d’Estampes (greffier principal de la
Chambre des Comptes) qui peut être considéré comme l’ancêtre direct des
Archives nationales de France.

L’intérêt pour l’histoire, le progrès de la critique historique illustré par Dom

MABILLON contribuèrent à partir de 1750 à la publication de plusieursmanuels
sur la technique de classement des archives puis à la mise en chantier d’un
cabinet des Chartes.

En effet, deux éminents diplomatistes se sont illustrés à cette époque. Il s’agit de

PAPENBROECK et Dom MABILLON. PAPENBROECK fut le premier à
énoncer des principes généraux destinés à guider les historiens appelés à se
prononcer sur la sincérité des actes des diplômes.

Il a écrit en 1675 ‘‘ Acta SANCTORUM’’ sur le discernement du vrai et du faux

dans les vieux parchemins. Un autre érudit, Jean MABILLON, publia un traité
sur les règles fondamentales de la critique des Chartes et des diplômes. Il a
publié ‘‘De re diplomatica’’ en 1681.

Dans ce traité de deux cents diplômes de Chartes, MABILLON prend le soin de

répartir les documents en grande catégorie et passe en revue les différents
aspects sous lesquels ils peuvent être examinés : la matière qui leur sert de
support, l’encre, la ponctuation, la langue, les formules, les sceaux, la
souscription, les notations chronologiques.

Les années postérieures à 1945 ont été pour les archives françaises, une période
d’expansion avec la création de la Direction des Archives Nationales (décret du
18 août 1945).C’est ainsi qu’à partir de 1950, on commença à édifier dans toute
la France des dépôts d’archives à un rythme très rapide. Parallèlement une
abondante réglementation dotait les Archives départementales, communales et
hospitalières de règles de fonctionnement de tableaux de tri pour l’élimination
des papiers inutiles, de normes de classement. Aux Archives nationales, la
création des conservateurs en mission (1952, ministère de l’intérieur) inaugurait
le pré archivage et l’ouverture en 1969 à FONTAINEBLEAU de la Cité
interministérielle des archives, aujourd’hui centre des archives contemporaines,
qui assurait la réception et le traitement des versements des ministères et
Administrations centrales. Toute cette évolution rendait donc obsolète
l’ancienne législation de 1794.Alors fut promulguée le 03 Janvier 1979, une
nouvelle loi sur les archives (qui est aujourd’hui la Charte des archives),
accompagnée de ses décrets d’application datés pour la plupart du 03 Décembre
1979.

I-3-Les archives de l’Afrique Occidentale Française (A.O.F.)

La politique archivistique de la France en Afrique occidentale française

commence le 19 Novembre 1907 quand lors d’une séance de la Chambre des
députés Louis PUECH dénonçait la facilité avec laquelle les documents du
Golfe de Guinée traversaient l’Atlantique et circulaient partout ailleurs que là
où ils devaient être tenus. Pour remédier à cette situation, une décision fut prise
par l’envoi d’une circulaire le 21 Décembre 1907 en vue de surveiller les
documents d’archives dans les colonies. C’est dans l’application de cette
circulaire que le Gouverneur MERLIN décide de la mise en place du projet des
archives en 1908 ; mais ce projet échoue.

En 1912, le Gouverneur William PONTY obtient l’affectation d’un archiviste

paléographe à DAKAR (Claude FAURE). Un autre projet d’organisation va voir
le jour le 1erJuillet 1913 grâce à une circulaire. Cette circulaire mettait une
distinction fondamentale entre les archives des cercles et celles des colonies.
Cette autre tentative s’interrompt malheureusement en 1914 à cause de la
première guerre mondiale. Le 25 novembre 1936, André VILLARD arrive à
DAKAR. Cet archiviste paléographe marque un élan dans l’histoire des archives
puisqu’il était chargé de la gestion des archives du Gouverneur de l’AOF. Après
la seconde guerre mondiale, le Gouverneur BREVIE publie une circulaire
relative aux documents et aux recherches en Afrique. La reconstitution des
documents authentiques de l’histoire et des actes posés par la métropole
s’imposait. C’est ainsi qu’apparaissent les premières archives en Côte d’Ivoire,
mais elles n’ont été organisées que le 09 Juillet 1953 par l’arrêté N°5065 IFAN
du 09 Juillet 1953 portant organisation générale des archives de l’AOF.
4- Les archives de Côte d’Ivoire

C’est avec la présence européenne en Côte d’Ivoire que l’on peut réellement
parler d’archives. C’est parce que c’est à cette époque qu’une Administration
voit le jour.

Aux Archives nationales de Côte d’Ivoire, l’on peut parler de deux fonds : le
fonds d’archives anciennes et le fonds d’archives modernes.

Dès le 1er juillet 1908, ANGOULVANT met au point un cadre de classement des
archives qui répartit l’ensemble des questions administratives en sept grandes
catégories correspondant chacune aux attributions spécifiques des
administrateurs.

Il s’agit :
- des affaires administratives,
- des affaires politiques,
- des affaires judiciaires,
- des affaires militaires,
- des affaires économiques,
- des affaires financières,
- de la comptabilité publique.

Toutes les Administrations sont alors tenues de verser aux Archives nationales
de Côte d’Ivoire en double exemplaire toutes leurs publications. Cette
disposition a été rappelée par le chef de l’Etat dans sa circulaire N°581 PR /SG
du 27 novembre 1978. Depuis 2001, la direction des Archives nationales est
devenue Direction des Archives nationales et de la Documentation.

III- GESTION DES ARCHIVES

Gérer des archives, c’est assurer leur prise en compte dès leur naissance
jusqu’au sort final qui peut leur être réservé.
III-1- Pourquoi et comment gérer les archives ?

III-1-2-Pourquoi gérer les archives ?

Il est nécessaire de gérer les documents afin d’en maîtriser la masse, car bien
souvent, beaucoup de doubles et de brouillons gonflent inutilement les dossiers.
La gestion répond aussi à un souci de maîtrise de l’espace et à la perspective
d’un bon classement destiné à retrouver le dossier dès que besoin s’en fait sentir.

III-1-3- Comment gérer ces documents ?

Il convient de tenir compte de leur cycle de vie qui passe des archives vivantes
dans les bureaux aux archives intermédiaires à portée de main et enfin aux
archives définitives ou historiques qui sont conservées dans le local réservé à cet
effet et gérées selon les délais légaux de conservation. Ces documents peuvent
être fixés sur des supports durables comme les papiers.

III-2- Cycle de vie des archives

On parle de trois âges des archives :

- l’âge administratif : C’est à cet âge que l’on parle d’archives vivantes.
Elles sont couramment utilisées par celui qui les a produites ou reçues ;
- l’âge intermédiaire : Les archives sont utilisées de façon épisodique, mais
elles n’ont pas encore atteint le délai auquel elles doivent être triées. Ces
documents sont conservés dans un dépôt de pré archivage, non loin des
bureaux. Lorsqu’un fonds d’archives provenant d’un bureau n’a pas
encore atteint l’âge historique, mais n’est pas tout à fait courant, on parle
alors de pré archivage.
- l’âge historique : En ce moment, les archives deviennent définitives après
le tri.
TABLEAU DES ÂGES DES ARCHIVES
 DUREE
ÂGE VALEUR LOCAUX
MOYENNE
Administratif Primaire maximale 5 ans Bureaux
(1er degré de son utilisation, (qui les ont vus naître
usage quotidien, la ou qui les ont reçus)
démarche est constante).
Intermédiaire 5+5 = 10 ans Dépôt intermédiaire
(intervalle de proche de
I/ Primaire réduite temps : à 7 ans l’Administration
déjà il n’est plus (tous les services
Administratif) d’archives dans les
entreprises)
II/ primaire faible 10 + 20 = 30 ans Dépôt intermédiaire
(référence occasionnelle) Ou
III/ Secondaire potentielle 30 + 20 = 50 ans
annexé aux archives
(attente de l’archivage
définitif)
Historique Secondaire maximale Perpétuelle Dépôt d’archives
proprement dit

 Les valeurs des documents

 Valeur administrative

Les documents ont une valeur administrative lorsqu’ils sont nécessaires à la

conduite des affaires courantes d’un organisme.

 Valeur légale

Il s’agit des documents susceptibles de protéger les droits de l’organisme à

l’occasion ders litiges devant les tribunaux.

 Valeur historique ou de recherche

C’est la catégorie de documents dont la valeur informative pertinente et la
qualité de témoignage justifient leur conservation illimitéeou permanente.

 Les catégories de documents dans l’Administration

D’une façon globale, certaines catégories de documents sont communes à toutes

les institutions. Ce sont :

- les documents constitutifs ;

- les documents de direction ;
- les documents de réunion ;
- les documents des ressources humaines et relation de travail ;
- les documents comptables et financiers ;
- les documents de communication ;
- les documents juridiques.

III-3- Notion de fonds d’archives

Un fonds d’archives, c’est l’ensemble des documents de toute nature que tout
corps administratif, toute personne physique ou morale, a automatiquement ou
organiquement réunis dans l’exercice de ses activités et conservés en vue d’une
utilisation éventuelle.

Quels sont les types de documents ?

Nous avons :

- les documents textuels : Généralement, ce sont des documents manuscrits,

des tapuscrits, les lettres…
- les documents non textuels : Ils sont divisés en plusieurs sous-groupes.
Nous avons :
  les documents visuels : Dessins, cartes, photos, films, vidéos…
 les documents sonores : Cassettes, CD,…
 les documents informatiques ou mécanographiques : cartes perforées,
documents produits par les ordinateurs (CD, DVD…)
Les fonds d’archives peuvent être ouverts ou clos.

III-3-1- Le fonds ouvert

C’est un fonds qui s’alimente en documents d’archives. Il est composé

d’archives vivantes. Ces archives sont conservées dans les bureaux où elles
sont produites jusqu’au moment de leur versement dans un dépôt d’archives
ou un dépôt de pré archivage.

III-3-2- Le fonds clos ou fermé

C’est un fonds qui ne s’alimente plus, qui ne reçoit plus de document. Il est
généralement constitué d’archives mortes et conservées dans un dépôt
d’archives.

III-3-3-Le fonds classé

Le fonds est classé lorsqu’il parvient à un dépôt d’archives, dans un ordre

jugé originel.

IV- LA CHAÎNE ARCHIVISTIQUE

La chaîne archivistique est l’ensemble des opérations matérielles et

intellectuelles appliquées pour mettre en valeur les archives. Elle se subdivise
en quatre grandes étapes :

- l’acquisition,
 - le traitement,
- la conservation,
- la communication.

IV-1- L’ACQUISITION

C’est l’ensemble des moyens de collecte de l’information, le mode

d’accroissement des dépôts d’archives par le moyen de versement, dépôts,
dons, legs, achats ou échanges, dation.

IV-1-1- Le versement 

C’est l’acte par lequel la conservation de documents d’archives d’un

organisme public est transférée de plein droit au conservateur d’un dépôt
d’archives publiques. On distingue deux formes de versement :

- les versements administratifs ou ordinaires, c’est-à-dire qui émanent

des administrations dont dépend le service d’archives ;
- les versements extraordinaires, c’est-à-dire qui procèdent des voies
juridiques variées.

IV-1-2- Les autres formes d’acquisition 

Nous avons :

- les dons : Il s’agit de remises de documents à titre gracieux ;

- les legs : dons de documents à titre d’héritage ;
- la dation : c’est un acte par lequel un créancier consent à recevoir en
paiement de son débiteur une chose différente qui lui est due.
le dépôt : C’est l’envoi de documents à titre provisoire ou définitif ;
- l’achat : C’est une entrée de documents ou de fonds dans un service
d’archives à titre onéreux.
IV-1-3- Les conditions de versement
  Les conditions pratiques 
Deux types de versement s’imposent :

- 1er type : les versements périodiques assez fragmentés ;

- 2e type : les versements irréguliers qui se font par moment.
 La condition intellectuelle
L’on doit appliquer pendant cette opération, le principe du respect des
fonds ou de provenance.
 La réalisation du versement
Elle peut venir :

- de l’administration elle-même ;
- de l’archiviste après enquête.
Après l’acquisition des documents, il y a lieu de les traiter.

IV-2TRAITEMENT DES ARCHIVES

Le traitement est l’étape de la prise en charge technique du dossier d’archives.

C’est l’ensemble des opérations qui permettent de décrire un dossier d’archives
en vue de faciliter son accès au public.

IV-2-1Le tri et l’élimination

C’est la première opération de traitement des documents quelle que soit la forme
dans laquelle ils arrivent au dépôt : en vrac ou en ordre.

IV-2-1-1Le tri

C’est une opération sélective qui permet de classer les documents par catégorie,
de faire la distinction entre les papiers. Les papiers sans valeur doivent être
supprimés sans délai tandis que les autres sont conservés soit pour une durée
variable, soit définitivement.

Le temps de conservation varie selon le type de document.

  Pourquoi trie-t-on ?
On trie pour faire de la place. Les papiers sont toujours encombrants.
Beaucoup de brouillons se retrouvent dans les dossiers et beaucoup de
documents ont dépassé leur temps de conservation.
 Principes du tri
Selon la théorie des trois âges des archives, le tri est une opération
sélective qui permet de répartir les documents en trois catégories :
- les documents qui ont perdu toute valeur et qui peuvent être détruits
sans délai ;
- les documents présentant encore un intérêt secondaire pour
l’administration pendant une durée variable mais qui pourront être
détruits à la fin de ce délai car dépourvus d’intérêt historique ;
- les documents utiles pour l’administration devant être conservés de
façon définitive au titre de la recherche historique.
NB : Il faut une collaboration active des services producteurs des
documents pour l’indication de la Durée d’Utilisation Administrative
( DUA).

 Méthodologie du tri
Première étape : évaluation des documents.
Il s’agit de procéder à une identification après recensement de tous les
documents et dossiers qui constituent les fonds des documents à traiter.
Deuxième étape : prise de décision et choix d’un type de tri.

Comment s’opèrent les tris ?

- La plupart des tris s’opèrent par grande masse au niveau des types de
documents ou de dossiers. Ce type de tri s’applique à un fonds en vrac.
 - Cette procédure permet d’identifier les liens organiques des documents
en présence et permet ainsi de dégager les grands groupes. Ce type de
tri est également réservé à un fonds homogène.
Exemple : correspondance, rapport…

En archivistique, il existe plusieurs sortes de tris. Les plus pratiqués sont :

 le tri pièce à pièce : il consiste à passer en revue tous les

documents qui composent une liasse et à juger de leur conservation
ou non. Chaque pièce doit être scrupuleusement analysée ;
 le tri par échantillonnage : il consiste à conserver certains types
de documents à titre de spécimen.
Exemple : les ordres de mission temporaires ;
 le tri dossier par dossier : c’est le tri par grandes masses.
Il est le plus rapide…
Exemple : les dossiers d’hommes politiques ou les hauts
fonctionnaires.
 Le tri alphabétique : il s’applique à des documents individuels du
personnel. On choisit une lettre ou un groupe de lettres pour
représenter l’effectif du personnel.

IV-2-1-2 L’élimination

L’élimination est une procédure réglementaire qui consiste à détruire des

documents dont la conservation n’est plus justifiée. Elle permet de mettre en
application la théorie des trois âges des archives. Cette opération permet
d’identifier les documents aptes à la conservation.

Quels documents méritent-ils d’être conservés ?

Il faut d’abord conserver les originaux, et les doubles doivent être éliminés mais
pas systématiquement. L’original, c’est le papier authentifié par la signature et le
cachet.

IV-2-2Le Classement

IV-2-2-1 Définitions

Le classement, c’est l’opération matérielle et intellectuelle qui consiste à mettre

en ordre les fonds, les dossiers et les pièces dans un service d’archives.

Cette opération aboutit au rangement dans des chemises, des boîtes d’archives
en vue de les placer sur les rayonnages.

Le cadre de classement, c’est d’abord un plan. Ce plan est fait de division

intellectuelle qui s’appuie sur les fonctions ou les attributions du service et ou de
l’organisme versant. Le principe est de regrouper tous les documents parlant de
la même affaire. On crée ainsi la série.

La série peut être désignée par une lettre de l’alphabet : la lettre des séries. La
série peut comporter d’autres divisions : les sous-séries, par une combinaison de
lettres et de chiffres.

Exemple : la série B; la sous-série 2B.

*Unités archivistiques, en dehors du fonds :

-L’article : c’est un dossier traité et muni d’une cote.

L’article est l’unité matérielle du classement en archivistique.

Il peut se présenter sous diverses formes : un registre, une liasse ou un carton.

- La Liasse : unité matérielle de conditionnement se présentant sous la

forme d’une chemise cartonnée entourée d’une sangle destinée à
contenir et à protéger des pièces ou des dossiers.
 - Le dossier d’archives : C’est un ensemble de documents, de pièces
requis automatiquement pour la conduite d’une affaire. La pièce
d’archives : C’est la plus petite unité archivistique indivisible. Elle
peut être constituée par une lettre, une lettre et sa réponse, un cahier,
plusieurs feuilles, un rapport.

La cote : C’est un identifiant donné à chaque article selon son rang, sa position
dans le classement. L’identifiant peut être un simple chiffre ou une combinaison
de lettres et de chiffres.

Principes de classement

L’opération de classement doit toujours porter sur un ou deux fonds d’archives ;

elle doit obéir au principe du respect des fonds ou de provenance.

Le respect des fonds

C’est un principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document

doit être maintenu ou remplacé dans le fonds dont il provient, et ce fonds à sa
place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la
provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou
primitif.

Pour les fonds ouverts

Il est préférable d’utiliser les cadres de classement fondés sur les grandes
fonctions administratives ; ces dernières étant définies à partir des attributions
des services des bureaux.

Exemple: la fonction éducative, la fonction économie, la fonction finance, la

fonction militaire.

Pour les fonds clos ou fermés

Utiliser les cadres fondés sur les structures ou sur les fonctions administratives.
Il s’agit en fait de mettre sur pied une disposition qui s’apparente étroitement à
la hiérarchie et aux dépendances qui existent entre les organismes créateurs de
ce fonds.

Remarque : le cadre de classement une fois défini, doit être organisé, c’est-à-dire
divisé en séries et en sous- séries.

Le classement interne

C’est une opération qui consiste à mettre en ordre les éléments constitutifs d’un
fonds les uns par rapport aux autres.

Classement interne d’un fonds clos

Un fonds clos est un fonds qui a cessé d’être alimenté. Il réunit

généralement les archives du 3e âge. Théoriquement, un fonds clos
appartient au 3e âge mais la législation du pays peut décider autrement en
fonction des contingences.

 classement interne d’un fonds ouvert.

Le fonds ouvert est composé essentiellement d’archives contemporaines.
Ces archives doivent être rapidement classées et donc doivent occuper
moins de place.
Chaque versement doit être accompagné d’un bordereau réglementaire.
Bordereau d’envoi : formulaire destiné à décrire et à accompagner des
documents transmis d’un service à l’autre.
Bordereau de versement : relevé détaillé du contenu d’un versement, en
principe préparé par le service versant.
Bordereau de transfert de documents : formulaire servant à décrire les
archives institutionnelles acquises par un dépôt, soit par sa section des
documents semi-actifs, soit par sa section de documents historiques).
(Le thésaurus, c’est un ensemble de vedettes, de mots clés par lesquels on
rentre à l’intérieur d’un fonds).

Une vedette : c’est d’abord un mot : on le prend dans le cadre du résumé. On

peut verser la vedette d’une thèse. Quand vous avez saisi la vedette, vous avez
saisi l’objet central.

Les vedettes en caractères minuscules, correspondent aux matières concernées.

Exemple : Ministère de la Fonction Publique (vedette en majuscule car

institution). La grève des fonctionnaires (vedette minuscule, c’est la matière).

Soit INSAAC : institut (vedette majuscule). L’attribution de bourse (vedette

minuscule).

La cotation

Après le classement, chaque article doit recevoir un élément identifiant, c’est-à-

dire une cote. C’est la cotation.

IV-2-3L’analyse des documents d’archives

Définition

L’analyse archivistique est un court résumé qui permet de relever tous les
éléments permettant d’identifier un groupe de documents.

Rôle de l’analyse

L’analyse sert à comprendre ce qui est mentionné, permet d’hiérarchiser les

différents niveaux d’information, permet de synthétiser.

Niveau de l’analyse
Le meilleur niveau de description est l’article qui représente à la fois l’unité
matérielle de classement, et l’unité matérielle de recherche. Pour chaque
analyse, il y a plusieurs éléments à retrouver.

3-4 Les éléments de l’analyse

La cote : c’est une indication numérique ou alphabétique. Portée à la fois sur la

fiche et sur l’article, la cote permet de retrouver celui-ci et le classer.

L’objet : c’est l’objet de l’action qui est touchée par elle et qui lui est liée.

Exemple 1 : création de cantine scolaire (objet)

Exemple : l’entretien du wharf de Bassam.

Ici, la vedette, c’est wharf. Il est au centre de l’action menée par

l’administration.

L’action : Il s’agit de l’action administrative exercée

Exemple  1 : Lutte contre l’insalubrité à Abidjan, contre les épidémies à Bouaké

Exemple 2 : Création de cantine scolaire

La date : On mentionne la date quand l’article est réduit à un seul document.

Exemple : une lettre. On utilise alors la date portée sur le document.

Lorsque l’article comporte plusieurs documents avec plusieurs dates, on

mentionne les dates extrêmes (on marque la date la plus récente et la date la plus
ancienne).

Le lieu : C’est le lieu où le document a été établi.

L’auteur ou l’expéditeur : Ça peut être une personne ou un service

administratif ou une entreprise publique ou privée.

Exemple1 : le Directeur de la SIR (sa signature fait de lui l’auteur du document).

Index : Table alphabétique (de sujets traités, de noms cités dans un
livre)accompagnée de références. L’index doit faire ressortir les lieux au cas où
il y aurait plusieurs auteurs).

Le destinataire : sauf s’il y a plusieurs destinataires ou s’il y a doute sur le

destinataire.

Base et ordres de classement

Base de classement

Une base de classement, c’est le fondement, c’est la règle qui guide

l’organisation selon laquelle les documents sont classés.

Tout classement débute par le choix de la base. Cette base dépend des besoins
d’utilisation. En d’autres propos, un classement ne peut se faire sans schéma et
ce schéma, c’est la classification.

La classification permet donc d’élaborer un cadre de classement, de répartition.

Il y a 2 bases de classement : la base dénominale et la base conceptuelle.

Les ordres de classement

Pour les mettre en pratique, l’on a recours à plusieurs principes ou ordres de

classement.

 Le classement numérique ou l’ordre numérique

C’est le classement fondé sur la suite des nombres. Il consiste à affecter
un no à chaque document ou dossier dans l’ordre de création, son entrée
dans l’entreprise ou dans l’administration.

 Le classement chronologique
 Chrono est issu du mot grec chronos qui veut dire basé sur le temps, sur
les dates.
 Classement méthodique
Le classement méthodique se fait selon la méthode. C’est une démarche
scientifique de travail qui permet de progresser par étape déductive de
manière pyramidale ou par cercle concentrique autour d’un fil conducteur.

La cotation
C’est une opération du classement qui consiste à identifier chaque article
en lui attribuant une cote.
La cote est une indication numérique ou alphabétique qui est portée à la
fois sur la fiche d’analyse et sur l’article, permettant de retrouver celui-ci
et de le classer. Il y a trois types de cotation :
- la cotation numérique qui est basée sur la suite des nombres (1, 2, 3, 4,
…) ;
- la cotation alphabétique : elle est basée sur la suite des lettres de
l’alphabet. la cotation alphanumérique : c’est une identification
discontinue basée à la fois sur les nombres et sur les lettres.

Les instruments de recherche

Un instrument de recherche est un état, un inventaire ou un répertoire dressé par

l’archiviste. Il a pour rôle de faciliter la tâche de l’archiviste, mais il sert surtout
à présenter aux utilisateurs des archives le contenu du dépôt, à leur faciliter la
recherche des documents dont ils ont besoin.

Il y a différents types d’instruments de recherche :

-Le procès-verbal de récolement ;

-Le guide d’archives ;

-L’état sommaire ou état par fonds ;

-Le répertoire numérique ;

-L’inventaire sommaire ;

-L’inventaire analytique ;

-Les fichiers.

IV- 3 LA CONSERVATION

Définition :

C’est l’ensemble des actions entreprises en vu de maintenir le document dans

son meilleur état physique et chimique.

La conservation implique deux grands principes :

-les conditions de conservation ;

-les supports de conservation.

IV -3-1 Les conditions de conservation

Les documents sont produits, utilisés et accumulés par les services dans le
cadre de leurs activités quotidiennes. Cette accumulation entraîne des
problèmes de place et de préservation de ces documents, qui ne peuvent être
conservés dans les bureaux, faute d’espace ;d’où la nécessité d’avoir des
locaux d’archives facilement accessibles, où les documents seront conservés
dans de meilleures conditions, et pourront être consultés par leurs utilisateurs,
chaque fois que les affaires qu’ils auront à traiter l’exigeront.

Les documents destinés à être conservés pour l’éternité doivent être à

l’abri aussi bien de la sécheresse que d’une trop grande humidité.
IV-3-2 Les supports de conservation

Il est commode que le dépôt d’archives dispose de supports suivants :

-les rayons : planches ou tablettes de rangement sur lesquelles sont

déposés les dossiers d’archives, les livres, les périodiques et autres
documents ;

-les fichiers : boîtes ou meubles à fiches ;

-les tiroirs : supports en bois ou en métal permettant de ranger les

dossiers ;

-les boîtes d’archives : unité matérielle de conservation se présentant sous

la forme d’une boîte rigide (communément appelée carton), de forme, de
structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des
documents d’archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les
rayonnages des magasins ;

-les chemises à sangle : chemises pourvues d’une boucle, destinées à

serrer une liasse ;

-les rayonnages : ils doivent être métalliques car le bois est inflammable.

Les rayonnages sont composés de travées. Ils sont disposés en rangées

appelées épis séparés entre eux par une allée principale de circulation et des
allées de desserte. Selon le cas, on peut équiper les magasins :

 en rayonnages fixes : c’est la formule la plus économique et la plus

simple ; on perd cependant les espaces des allées de desserte ;
 en rayonnages mobiles : beaucoup plus chers, ils permettent
d’augmenter l’espace de rayonnage de 30% à 100% selon le système
adopté et la configuration des lieux.
 Un service d’archives nécessite :
- des locaux de travail aux fins de trier, classer et inventorier ;
- éventuellement une salle de lecture ;
- des magasins pour ranger, conserver et protéger les documents.

IV-4 LA DIFFUSION
C’est l’ensemble des procédures et des moyens qui permettent d’assurer une
fluidité dans l’échange, la circulation et la mise à disposition de l’information.
La communication est l’action de mettre un document à la disposition d’un
utilisateur.
V-PROTECTION ET CONSERVATION DES DOCUMENTS
1-Protection des documents : généralités
Dès les premiers temps de l’histoire, l’homme a éprouvé le besoin de laisser des
traces de son activité en disposant sur des surfaces vierges des signes chargés de
signification symbolique.
2-Les agents de détérioration des documents
Ce sont : l’environnement, la mauvaise qualité des matériaux constitutifs des
documents, les sinistres naturels ou accidentels et les méfaits dus à l’homme.
3-La restauration des documents
C’est un ensemble de techniques employées pour renforcer, remettre en
état et ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.
Les principales opérations de restauration :
- Le lavage,
- Le blanchiment,
- La désacidification,
- La fumigation,
- La désinfection.
Conclusion

Gérer les archives, c’est les acquérir, les traiter, les conserver et les diffuser
(communiquer).

Les bâtiments d’archives doivent être situés dans des endroits secs, non
inondables, calmes, éloignés des établissements insalubres, de tout voisinage
dangereux.

Tous les dépôts devraient posséder un guide du dépôt ou un état général des
fonds.

Le technicien des archives travaille sur des archives (des documents très
importants) qui sont la mémoire des entreprises, des administrations. Cela
suppose qu’il doit être épris d’une conscience professionnelle, de l’éthique et de
la déontologie de son métier.