UNIDAD 5.

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS
POR COBRAR
 CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar son activos de una entidad, que surgen por el otorgamiento de
créditos a los clientes o a deudores de las empresas. Las cuentas por cobrar representan
derechos a recibir cantidades de efectivo en el futuro, por haber realizado ventas o
préstamos de dinero en el presente. Esta unidad se avocará particularmente a las cuentas
por cobrar a cargo de los clientes ya que las ventas representan el principal objetivo del
negocio.

Las cuentas por cobrar se clasifican en las siguientes categorías:

I. Por la exigibilidad en su cobro
a) A corto plazo. Son cuentas que se cobrarán en un plazo menor a un año.
b) A largo plazo. Son cuentas cuyo cobro es superior a un año
II. Por el origen del crédito
a) Clientes. Son cuentas que surgen por la venta de bienes o servicios a crédito.
b) Deudores diversos. Son cuentas que provienen de préstamos otorgados a terceros
o de responsabilidades fincadas a terceros.
c) Son créditos otorgados por una entidad y que instrumentos financieros por cobrar. e
encuentran documentados con letras de cambio o de pagarés.

La administración de cuentas por cobrar representa el conjunto de actividades y

mecanismos adoptados por una entidad a fin de determinar los niveles de inversión en
cuentas por cobrar, el establecimiento de las políticas de crédito y cobranza y la
determinación del riesgo por incobrabilidad.
El objetivo de las cuentas por cobrar y de su administración, radica en establecer
los niveles de crédito adecuados que permitan incrementar las ventas de un
negocio y posicionarla en un mercado, sacrificando de manera razonable, la
liquidez de la entidad. Cuando se trata el tema de cuentas por cobrar, es necesario
revisar dos de sus aspectos esenciales: el crédito y la cobranza.
 Administración del crédito

El crédito es una operación económica que consiste en entregar dinero, bienes o

servicios en el presente y obtener la retribución en el futuro.

En otras palabras, se entregan bienes y servicios en el presente, esperando su

cobro en el futuro, basándose exclusivamente en la confianza del deudor. De
hecho, la palabra “crédito” es sinónimo de “confianza”.
El crédito confiere una serie de beneficios no sólo para el deudor o para el acreedor, sino
para la economía en general. Esos beneficios se pueden resumir en los siguientes:
a) El crédito es una herramienta estratégica de mercado, ya que le permite al acreedor
aumentar el volumen de ventas.

b) Le permite al deudor emplear sus recursos en diversas actividades productivas antes

de pagarle al acreedor.
c) Derivado de lo anterior, el crédito puede elevar el consumo de bienes y servicios.
d) Incrementa la producción y distribución de bienes y servicios.
e) Fomenta la creación de empleos.
f) Fomenta el desarrollo de la tecnología.
g) Permite la transferencia del ingreso entre las entidades que conforman la economía.
Gracias al crédito es posible que la economía crezca, sin embargo, es necesario
recordar que el crédito influye en la liquidez del negocio acreedor, además de que
siempre hay un riesgo inminente de que no se recupere el dinero, por lo cual es muy
importante administrar el crédito correctamente.

La administración del crédito es el conjunto de actividades tendientes a determinar

los niveles de crédito que una empresa puede otorgar a sus clientes y deudores a
partir del establecimiento de políticas y normas de crédito.

Uno de los objetivos de la administración del crédito consiste en determinar el saldo

de cuentas por cobrar, dicho de otro modo, determinar el nivel de inversión en
cuentas por cobrar.
Son varias las técnicas para calcular el saldo de cuentas por cobrar, entre las que destacan:
a) Método de rotación. Consiste en determinar el promedio de días que abarca la cobranza.
Para su cálculo, se dividen los días del año, entre los días de cobranza para conocer el
número de veces que se realizan las cuentas por cobrar. Posteriormente, se aplica la
rotación a las ventas. Veamos un ejemplo:

Una empresa tiene un período de cobranza de 90 días en promedio. Las ventas son de
$200,000.00 al año ¿Cuánto se debe mantener en cuentas por cobrar?

Primero se calcula la rotación:

360 / 90 = 4 Veces al año

Posteriormente, se dividen las ventas entre la rotación de cobranza:

$200,000.00 / 4 veces = $50,000.00 al año

El saldo en cuentas por cobrar debe ser de $50,000.00

b) Método indirecto. Este método consiste en mantener un saldo en cuentas por
cobrar en función a sus costos. Los costos relacionados con esta partida son:

Costos de cobranza. Son los gastos de administración para recuperar las cuentas
por cobrar.

Costos de oportunidad. Es el rendimiento que se deja de ganar por mantener la

inversión en cuentas por cobrar.

2 (Cobranza) x Costos de cobranza

Costo de oportunidad
Ejemplo.
Una empresa tiene una cobranza promedio de $60,000.00 anuales.
Un costo de cobranza de $2.00 y un costo de oportunidad del 4%

¿A cuánto asciende su saldo de cuentas por cobrar?

2 (60,000) x 2.0
4%

El saldo de cuentas por cobrar es de: $2,449.49

Políticas de crédito
Un aspecto que debe considerarse dentro de la administración financiera de cuentas por cobrar, es el establecimiento de las
políticas de crédito.

Las políticas de crédito son los lineamientos que diseña y adopta una empresa para conceder crédito a sus clientes.

Las políticas de crédito tienen como objetivos:

a) Disminuir la rotación de cuentas por cobrar.

b) Reducir el riesgo de incobrabilidad.
c) La evaluación del crédito.
d) La inversión adecuada en cuentas por cobrar y su vigilancia ante fenómenos como la inflación y, en su caso, el tipo de
cambio.

Para formular una política de crédito es necesario, primeramente, establecer los objetivos del crédito, atender a las políticas
de rentabilidad y de liquidez establecidas por la entidad, sus costos, la exposición al riesgo y las características de los
clientes.

Dado que las políticas de crédito afectan todo el funcionamiento de la empresa, deben ser formuladas por los ejecutivos de
mayor rango en el negocio, o bien, dejar esa responsabilidad a quienes manejan juntamente el crédito y la cobranza,
escuchando las opiniones del área de ventas, de producción, tesorería, finanzas, etc.

Las políticas de crédito deben expresarse de manera verbal y escrita, de preferencia deben ser escritas y autorizadas para
que se puedan apegar a ellas quienes se encargan de otorgar el crédito y no haya lugar a confusiones.
Para adoptar la política que sea más adecuada para la entidad, es necesario considerar las
siguientes variables:
a) Montos. Son las cantidades de ventas por las cuales se otorga crédito.
b) Plazo. Es el lapso de tiempo para cobrar la venta.
c) Garantías. Pueden existir, dependiendo del riesgo que confiera el cliente.
d) Intereses. Es el importe que se carga al adeudo de los clientes, por su falta de pago.
e) Descuentos. Son disminuciones en el valor de las ventas, que ofrece una entidad a sus
clientes, ya sea por pronto pago o por la venta de un fuerte volumen de ventas.
f) Riesgo. La probabilidad de pago por parte de los clientes.

Las políticas de crédito pueden ser:

a) Liberales
b) Restrictivas

Una política liberal es aquella que se caracteriza por otorgar un buen porcentaje de ventas a
crédito y un plazo considerable. En este tipo de políticas se suele no exigir garantías.
El maestro Perdomo, señala las condiciones que influyen para adoptar una política liberal de crédito,
las que ocurren cuando:
a) La posición de caja y bancos de la empresa sea baja y tenga un pasivo alto que venza a corto
plazo (de 60 a 90 días).
b) l inventario de la empresa sea anormalmente alto.
c) l precio de las mercancías descienda.
d) Se trate de crear un mercado para nuevos productos.
e) La utilidad bruta de cada producto sea muy grande.
f) En el tipo de industria se requieren gastos de mercadeo sustancialmente elevados.
g) La empresa tenga altos volúmenes de producción, con una alta carga fabril, con la necesidad de
mantener un alto volumen de ventas para evitar pérdidas (un punto de equilibrio alto).
h) Solamente exista demanda y popularidad del producto por un tiempo determinado.
i) El tipo de industria esté sujeto a cambios periódicos en estilo o diseño de sus productos y corra el
riesgo de sufrir fuertes pérdidas en mercancías en existencia que se queden sin vender.
j) Debido a adelantos técnicos o nuevos inventos, suceda que el producto resulte anticuado u
obsoleto.
k) La empresa se esté aproximando a su estación principal de ventas y su posición financiera no sea
lo bastante fuerte para sostener el inventario que se quede hasta la próxima temporada de ventas
altas.
l) La empresa pertenezca a un giro cuya gran competencia haga necesaria una política de crédito
más liberal para obtener más clientes. (Perdomo (2002). Pág. 86.)
Por su parte, una política restrictiva es en la cual no se otorga ni un monto ni un plazo
considerable de crédito, además de que se pueden exigir garantías.
De nueva cuenta, dejemos que el maestro Perdomo, indique las condiciones que influyen para adoptar
una política restrictiva de crédito. Estas ocurren cuando:
a) La situación financiera de la empresa esté tan sobre extendida que le imposibilite asumir un riesgo
promedio de crédito normal y tenga que vender sólo a los clientes más fuertes y sólidos del
mercado.
b) El inventario esté a un nivel bajo por la escasez de materias primas en el mercado.
c) La demanda de los productos elaborados sea alta y no se pueda incrementar la producción para
surtir los pedidos a no ser en un largo período de tiempo.
d) Al vender el producto con un pequeño margen de utilidad y ésta dependa de un buen volumen de
ventas y una rotación rápida y constante del inventario, la política debe ser vender solamente a
clientes seguros que acostumbren pagar a corto plazo.
e) Cuando las condiciones económicas en general son desfavorables.
f) Las condiciones económicas en el giro estén en situación desfavorable y la posibilidad de pérdidas
por cuentas malas sea grande.
g) Se produzca un artículo de acuerdo con las especificaciones del cliente y no pueda ser vendido a
otra persona.
h) La orden de un cliente requiera diseños costosos, reparación, herramientas o más máquinas
especiales o trabajos de ingeniería antes de que al artículo entre en fabricación.
i) El producto tarde mucho en elaborarse.
j) La empresa produzca maquinaria costosa o equipos permanentes de fábrica, que la política de
crédito se incline a ser más conservadora. (Perdomo (2002). Pág. 87.)
Ejemplo para determinar el impacto financiero de las políticas de crédito.

Una empresa, desea determinar si es conveniente flexibilizar su política de crédito, considerando

los siguientes datos:

Las ventas actuales ascienden a 175,000 unidades a un precio de $250.00 cada unidad. El costo
variable unitario es de $180.00 (por unidad) y los costos fijos son de $3,750,000.00 en total. Su
actual política de crédito es de 30 días. La estimación para cuentas incobrables es de 1.5% y los
costos de oportunidad son de 1.80%.

Se ha estudiado que, si se otorga un crédito de 45 días, las ventas se pueden incrementar en 15%,
aunque el costo variable unitario es de 7%. Los costos fijos se mantendrían iguales, igualmente
que los costos de oportunidad. La estimación de cuentas incobrables pasaría a 2.5%. Antes que
nada, se puede observar que es necesario conocer no sólo el impacto del cambio de la política en
las ventas, sino también en los costos, para lo cual, éstos se clasifican en fijos y variables. Los
costos fijos son aquellos que se erogan de manera independiente a las ventas, en tanto que los
costos variables son aquellos que se erogan en función a un volumen de ventas. Es por eso que si
cambia la política de crédito, esto afectará no sólo a las ventas, sino también a los costos
variables.
En la situación actual, la utilidad en operación estaría determinada de la siguiente
manera:

Ventas (175,000 unidades a $250.00) 43,750,000.00

Menos: Costos variables (175,000 x $180.00) xxxxxxxxxxxxx
Utilidad marginal 12,250,000.00
Menos: Costos fijos 3,750,000.00
Utilidad en operación XXXXXXXX

La estimación para cuentas incobrables queda así: 

Ventas                                                                                                43,750,000.00 
x Porcentaje de cuentas incobrables                                                              1.5% 
Estimación para cuentas de cobro dudoso                                            656,250
La inversión en cuentas por cobrar a 30 días sería de:

360 días / 30 días = 12 veces

Ventas / Rotación = 3645833

El costo de oportunidad es de:

Inversión en cuentas por cobrar 3,645,833.33

x Porcentaje de costo de oportunidad 1.80%
Costo de oportunidad 65625
Ahora veamos los resultados del cambio de política de crédito:

Los aumentos en las ventas y en los costos variables serían los siguientes:

Ventas (175,000 x 1.15) 201,250.00 unidades

Costos variable unitario ($180.00 x 1.07) $XXXXXX pesos

La utilidad en operación quedaría así:

Ventas (201,250 unidades a $250.00) 50,312,500.00

Menos: Costos variables (201,250 x $192.60) -XXXXXXXXXX
Utilidad marginal 11,551,750.00
Menos: Costos fijos -XXXXXXXXX
Utilidad en operación 7801750
La utilidad en operación, lejos de crecer, disminuyó. Sin embargo, aumentaría la
inversión en las cuentas por cobrar, la estimación para cuentas de cobro dudoso y desde
luego, el costo de oportunidad.

La estimación para cuentas de cobro dudoso sería de:

Ventas XXXXXXXX
x Porcentaje de cuentas incobrables 2.5%
Estimación para cuentas de cobro dudoso XXXXXXX

La inversión en cuentas por cobrar quedaría en la siguiente cantidad:

360 días / 45 días = 8
veces
Ventas / Rotación =
XXXXXXXXX

Por último, el costo de oportunidad es de:

Inversión en cuentas por cobrar XXXXXXXX
x Porcentaje de costo de oportunidad 1.80%
Costo de oportunidad XXXXXX
Conclusión
La conclusión es, no flexibilizar las cuentas por cobrar, pues afectaría a las
utilidades (por el incremento en los costos variables) y aumentarían los costos
de oportunidad y la inversión en cuentas por cobrar, esto último, impactaría en
la liquidez del negocio.