INTRODUCCIÓN A LA

GESTIÓN
AMBIENTAL
CLASE 4: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DE UN SGA
HAROLD ANDRÉS PARDO ATEHORTÚA
ITO 2021
COMPETENCIA ESPECÍFICA

• Comprende los requisitos establecidos en la norma ISO 14001 en lo relacionado con

recursos, comunicación e información documentada para la implementación y operación
de un Sistema de Gestión Ambiental.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

• 1. Conoce los requisitos de la norma ISO 14001 sobre recursos y toma de conciencia de
los gestores del SGA.
• 2. Identifica los requisitos de la norma ISO 14001 sobre comunicación, información
documentada, control de los documentos y el control operacional del SGA.
• 3. Conoce los requisitos definidos para la preparación y respuesta ante emergencias.
CONTENIDOS TEMÁTICOS

• Recursos, competencia y toma de conciencia.

• Comunicación.
• Información documentada.
• Operación.
• Preparación y respuesta ante respuestas.
TEMA 1
RECURSOS, COMPETENCIA Y TOMA DE CONCIENCIA

• Recursos
• Los recursos son muy importantes en una institución a la hora de establecer, sostener y
optimizar de forma continua el Sistema de Gestión Ambiental. En este sentido, Hikichi,
Salgado y Beijo (2017), indican que, especialmente, las grandes empresas buscan
certificarse en este campo, pues tienen, además de la presión de otras entidades: públicas,
privadas o la sociedad misma, poseen recursos económicos para costear los gastos
derivados de este proceso, hacer correcciones y mejorar sus estándares de calidad y buen
desempeño ambiental.
• Por ejemplo, una parte relevante del Sistema de Gestión Ambiental en cuanto a su
componente económico se fundamenta en la necesidad de la institución de identificar y
asegurar la disponibilidad de recursos para que el personal pueda establecer, implantar,
mantener y mejorar continuamente el SGA. No solo se trata de recursos económicos,
pues la empresa puede contar con recursos tanto físicos como humanos, tangibles e
intangibles. Entre los más importantes se encuentran los que se mencionarán a
continuación:
•  Recursos humanos. Prácticas, habilidades, destrezas y competencias que los
individuos desarrollan en ejercicio de sus funciones.
•  Infraestructura de la empresa. Son recursos o bienes tangibles de la institución que
tiene a su disposición, con una correcta disposición y señalización puede contribuir a la
implementación del SGA.
•  Recursos financieros. La capacidad que tiene la institución para invertir y apoyar el
SGA con recursos económicos para su implementación.
•  Recursos tecnológicos. Estos son de apoyo a la institución y facilitan los procesos de
implementación del SGA, la optimización de la información y toma de decisiones.
COMPETENCIA

• El numeral 3.3.1 del manual de la Norma Técnica Colombiana, traducción de la norma ISO
14001:2015, define el término “competencia” como la “Capacidad para aplicar
conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos” (ICONTEC, 2015,
p. 4).
• En consecuencia, toda empresa que quiera implementar un Sistema de Gestión Ambiental
debe considerar la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la
organización. En este punto las normas ISO 14001:2015 dictan algunas recomendaciones en
cuanto a las competencias, estudios, formación eficiencia e información, que se resume en
la siguiente relación (ver tabla 1).
• Por lo anterior, se puede comprobar que todos los empleados que hacen parte de la
organización posean o adquieran los conocimientos, formación y experiencia necesaria
para garantizar la realización del trabajo de una forma consciente y eficiente, esto para no
afectar el desempeño ambiental de la empresa.
RESULTADOS POR LA COMPETENCIA

• Sin duda, los resultados positivos que se quieren alcanzar dependen del nivel de
preparación y competencia de cada uno de los individuos que hacen parte o intervienen
en el SGA de la institución. En esta línea la norma ISO 14001:2015 establece algunos
requisitos para evaluar los resultados de las acciones que se ejecutan para lograr la
eficiencia y adquirir competencias. Entre las herramientas utilizadas para evaluar los
saberes, aptitudes y habilidades del personal que integra la organización están: la
observación del desempeño y el test de conocimiento.
TOMA DE CONCIENCIA

• Hoy por hoy la idea de conciencia ambiental implica la relación en equilibrio entre el
componente humano y el medioambiental. Esta noción se ha convertido en un fenómeno
social que ha despertado la movilización de activistas, entre personajes públicos,
asociaciones gubernamentales y no gubernamentales en torno a la preocupación por la
mejora y conservación del medioambiente. A este respecto, tomando a Gomera (2008), se
pueden tomar varias tipologías de conciencia ambiental: activa, afectiva, cognitiva y
conativa, su descripción y equivalencia (ver tabla 2).
• Pasando a su aplicación directa a las empresas, se observa que es necesario que las instituciones
velen por lograr que las personas que trabajan en su organización sean conscientes de la
implementación de:
•  La política ambiental.
•  Los aspectos ambientales significativos.
•  Los impactos relacionados con los trabajos realizados.
•  La contribución a la eficacia del SGA.
•  Los beneficios de la mejora del desempeño ambiental.
•  Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGA.
•  Estas incluyen sanciones de la empresa.

• Por lo anterior, para cumplir con la normativa, la institución tiene que sensibilizar a los
trabajadores en materia ambiental a través de charlas, conferencias, cursos, capacitaciones
• Los contenidos de la toma de conciencia apuntan hacía la implementación de una política
ambiental, teniendo presentes que algunos elementos relacionados con el trabajo generan
un impacto en el medioambiente. Esto conlleva a realizar una labor eficaz por parte de la
dirección de la organización y de aquellas personas que influyen directamente en el
cumplimiento de los requisitos.
TEMA 2
COMUNICACIÓN
• La comunicación es uno de los componentes más importantes que conforman el Sistema
de Gestión Ambiental. Así lo reconoce Lino (2007), citado en (Román, 2016, p. 208),
quien afirma que, precisamente fue en Tokio donde se reconoció que uno de los efectos
positivos que trajo la aplicación de las ISO 14001, se dio gracias a la implementación del
SGA, ya que éste logró contribuir con el “mejoramiento en las comunicaciones entre las
diferentes secciones de la organización”.
• Básicamente, los procesos de comunicación de una institución deben tener presentes las
siguientes preguntas:
•  ¿Qué comunicar?
•  ¿Cómo comunicar?
•  ¿Quién y con quién comunicar?
•  ¿Cuándo comunicar?
• Una vez establecidos los objetivos y tener clara la información se procede al
establecimiento o implantación de los procesos de comunicación, para ello se propone la
siguiente ilustración (ver ilustración 2).
IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE
COMUNICACIÓN
• Implementar los procesos de comunicación (tanto interna como externa) en la
organización o empresa tiene como propósito principal mejorar la gestión y participación
de los elementos de la institución en el Sistema de Gestión Ambiental. Lo anterior,
contribuye al mantenimiento, mejoramiento y sociabilización de los programas, planes y
proyectos que están derivados del SGA.
• La implementación de los procesos de comunicación trae a la institución una serie de
obligaciones y compromisos de desempeño, razón por la que la organización debe
cerciorarse que la información ambiental a comunicar coincida con la establecida en el
SGA y sea fiable. Además, la institución tiene que dar cuenta oportunamente de las
comunicaciones sobre el Sistema de Gestión Ambiental y debe conservar la información
documental, ya que esta sirve de evidencia en el proceso de trasmisión y recepción de
información, tanto a nivel interno como externo.
• En este punto, se hace necesario realizar un plan de comunicación ambiental que
fortalezca aspectos relacionados con la competencia, toma conciencia, recuperación de la
información y dar respuestas adecuadas en los distintos niveles de la organización. Es
importante que este programa se enfoque en lo que realmente requiere el Sistema de
Gestión Ambiental para la optimización de tiempo, recursos y procesos.
COMUNICACIÓN INTERNA

• La norma ISO 14001:2015 toma como comunicación interna a toda la información,

comunicados, despachos, memorándums, oficios, mensajes y correos electrónicos, entre
otros generados al interior de la empresa.
• Según recomiendan la normativa, toda organización debe:
• a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental
entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el
sistema de gestión ambiental, según corresponda y b) asegurarse de que sus procesos de
comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la
organización contribuyan a la mejora continua (ICONTEC, 2015, p. 13).
COMUNICACIÓN EXTERNA

• La comunicación externa es el conjunto de actividades que generan información y están

dirigidos al personal exterior de una empresa. En esta línea la norma ISO 14001:2015 se
refiere a las comunicaciones externas como toda la información que es trasmitida a las
partes externas interesadas. En concreto recomienda que la “organización debe comunicar
externamente información pertinente al Sistema de Gestión Ambiental
TEMA 3
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
• Generalidades
• En relación a la información documentada generada por la institución en el proceso de
implementación del Sistema de Gestión Ambiental, se debe incluir toda aquella
documentación que se considere importante para evaluar la eficacia del SGA. Sobre este
punto, la normativa ISO 14001:2015 recomienda para ello los dos siguientes criterios:
• a) La información documentada requerida por esta Norma Internacional.
• b) La información documentada que la organización determina como necesaria para la
eficacia del Sistema de Gestión Ambiental.
• Además, la norma ISO 14001:2015 aclara que esta información varía según el tamaño,
necesidad, complejidad y competencia de la institución, en sus palabras:

• La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede

variar de una organización a otra, debido a: - el tamaño de la organización y su tipo de
actividades, procesos, productos y servicios; - la necesidad de demostrar el cumplimiento
de sus requisitos legales y otros requisitos; - la complejidad de los procesos y sus
interacciones, y - la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de
la organización (ICONTEC, 2015, p. 13)
• Creación y actualización
• Al crear y actualizar la información documentada la empresa debe cerciorarse y controlar
que la información sea idónea, que se encuentre bien identificada y descrita, y que tenga
un formato y soporte adecuado. Debe ser claro el título, fecha, autor y número de
referencia para así conocer su contenido e identificarla más fácilmente (ver tabla 3).
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
• es necesario atender a los requerimientos consignados en la norma ISO 14001:2015.
Básicamente se trata de realizar una serie de controles para garantizar que la información
documental sea idónea, se encuentre protegida y disponible para su utilización (ver tabla
4).
• Una vez se compruebe que la información documental es pertinente y se ajusta a los
parámetros requeridos, se debe verificar su disponibilidad y que sea adecuada para su uso.
Este volumen de información debe estar debidamente protegido bajo los siguientes principios:
•  Confidencialidad. Evitar el acceso a la información de personas no autorizadas.
•  Disponibilidad. La información y recursos relacionados deben estar disponibles para el
personal autorizado.
•  Integridad. Se debe guardar la totalidad de la información y no se pude modificar o alterar
su contenido sin autorización.
• El siguiente paso es la forma de distribución, acceso, recuperación y uso. Es necesario
aclarar que la información que provenga de un origen externo se debe identificar y
controlar toda vez que sea necesario en la planificación y operación del SGA. De igual
manera, esta debe estar en continuo proceso de revisión y control (ver ilustración 3).
TEMA 4
OPERACIÓN
• Planificación y control operacional de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA)
• Se puede identificar la planeación y el control operacional como los elementos de gestión
ambiental con más potencial e impacto en el mejoramiento de los procesos de
implementación del SGA en las organizaciones. Estos permiten efectuar controles sobre
productos, materiales, equipos, mercancía y proveedores, lo cual resulta relevante pues
sus resultados (positivos o negativos) se ven reflejados en los sistemas de gestión.
• De tal forma que para cumplir con todos los requisitos del SGA la organización debe
establecer, implementar, controlar y mantener los procesos implementados según los
parámetros de la norma ISO 14001:2015. En esta etapa juega un papel importante la
planificación y control operacional. Como indica la normativa:
• La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos
necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental y para
implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y 6.2, mediante: -el
establecimiento de criterios de operación para los procesos; -la implementación del
control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación (ICONTEC, 2015, pp.
14 y ss.)
• También la normativa aclara que los controles “pueden incluir controles de ingeniería y
procedimientos”, se pueden instaurar según su jerarquía (eliminación, sustitución y
administrativa) y “se pueden usar solos o combinados”. La institución deberá controlar
los “cambios planificados” y prever los resultados de los “cambios no previstos”,
tomando acciones que mitiguen los efectos negativos.
• Una de las tareas de la organización y del personal a cargo de la implementación de SGA
es asegurar el control de los procesos contratados externos y su influencia sobre ellos. Así
mismo, en el Sistema de Gestión Ambiental es necesario definir tipo y grado de control y
la influencia a utilizar en los procesos. Del mismo modo, deben estar vinculados con la
perspectiva del ciclo de vida, tomando lo estipulado por la norma ISO 14001, la
organización debe:
• a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus requisitos
ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio,
considerando cada etapa de su ciclo de vida; b) determinar sus requisitos ambientales
para la compra de productos y servicios, según corresponda; c) comunicar sus requisitos
ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas; d)
considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales
potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al
fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios (ICONTEC, 2015,
pp. 15).
• El control operacional implica intervenir los procesos en conformidad con los criterios
ambientales establecidos. Se debe tener en cuenta los lineamientos del SGA para que las
instituciones apliquen el tipo de control en los procesos del sistema de gestión y de esta
manera se logren alcanzar los resultados esperados en términos de eficacia.
• Por último, la documentación generada por la entidad u organización en el proceso de
implantación del SGA debe estar de acuerdo con los lineamientos de la norma ISO
14001:2015. En este sentido, tomando lo expresado en el capítulo 8 de la normativa
indica que: “La organización debe mantener la información documentada en la medida
necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo
planificado”.
TEMA 5
PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

• Uno de los elementos importantes de la implementación del Sistema de Gestión

Ambiental, es la posibilidad de actuar con rapidez y de manera organizada ante cualquier
eventualidad o accidente que se presente, sea este ambiental, material (planta física) o
humano.
• Es cierto que en la organización instrumentos del SGA como la estructura,
responsabilidad, capacitación, concientización, comunicación, documentación y control
operacional, juegan un papel preventivo y de protección frente a los eventos negativos,
sin embrago, estos mecanismos en algún momento pueden fallar y producir algún suceso
inesperado.
• Ante esta incertidumbre intervienen todas aquellas acciones contempladas en los planes
de contingencia y respuestas del Sistema de Gestión Ambiental, cuya función principal es
frenar el impacto del riesgo y minimizar su trasmisión hasta recuperar el control del
evento (ver ilustración 5).
PARÉNTESIS
• Por esta razón para las organizaciones es muy importante tener una política y objetivos
ambientales que garanticen un apropiado desempeño y control del impacto que generan
sus actividades sobre el medioambiente.
• En este punto (8.2) la norma ISO 14001:2015 dice lo siguiente “La organización debe
establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y
responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas en el apartado 6.1.1.”
(ICONTEC, 2015, p. 15).
Esta tiene 6 ítems que explican cómo debe actuar la organización, ellos son:
• a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar
los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia.
• b) Responder a situaciones de emergencia reales.
• c) Tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de
emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto ambiental potencial.
• d) Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando sea
factible.
• E) Evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta planificadas,
en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia o de que se hayan
realizado pruebas.
• f) Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y
respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes,
incluidas las personas que trabajan bajo su control.
• Finalmente, según indican la norma ISO 14001:2015 la organización debe
constantemente realizar simulacros y previsiones de los planes de emergencia, revisar el
contenido de forma periódica y mantener la información documentada en la medida
necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera
planificada.