ORGANIZACIÓN

ADMINISTRACIÓN II
EVALUACIÓN
 Examen 30%
 Participación 20%
 Tareas 20%
 Cuaderno 20%
 Asistencia10%
UNIDAD I ¿QUE ES LA
ORGANIZACIÓN?
 Es el diseño de una estructura
formal, en donde se establecen las
funciones a desempeñar y sus
relaciones, la jerarquía y los niveles
de autoridad, de acuerdo con las
actividades y objetivos de la
empresa.
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
 Es la combinación de la
división de funciones y la
autoridad, a través de las
cuales se realiza la
organización.
 Se expresa por medio de
gráficas u organigramas
complementándose con los
análisis de puestos.
FUNCIONES BASICAS DE LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.
 Producir resultados y objetivos.
 Superar las diferencias individuales.
 Ser el medio para ejercer el poder.
TIPOS DE ESTRUCTURA
ORGNIZACIONAL.
 ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR.

La autoridad y la responsabilidad se
concentra en una sola persona, es decir
cada persona tiene un solo jefe. Las
decisiones son tomadas por un solo
gerente, y las comunica a un
subordinado, quien a su vez también
toma decisiones y las comunica al
siguiente nivel, y así sucesivamente
hasta llegar al último nivel en una sola
línea.
 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE
TAYLOR.
Este tipo de organización busca reducir
el mínimo de actividades o funciones a
realizar ya sea por un gerente, un
supervisor o un trabajador, con el fin de
hacer una división del trabajo y así
conseguir la especialización.
Normalmente encontramos a un gerente
general, del cual dependen un grupo de
gerentes medios, cada uno tiene
asignada una función en particular. Este
tipo de organización es recomendable
para organizaciones medianas y
grandes.
 ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL.

En este tipo de organización se combinan los tipos de organización lineal y funcional,

con la intención de aprovechar las ventajas que ofrece cada una.
 ORGANIZACIÓN ESTAFF

A medida que las actividades dentro de las organizaciones se van haciendo más
complejas, y que en la actualidad ya la tecnología nos rebasa, se requiere contar con
expertos o especialistas que sin tener una autoridad directa dentro de la organización,
sobre los subordinados, aconsejen de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y
experiencias a los gerentes o encargados de los departamentos para que estos tomen
las decisiones que consideren más adecuadas.
 ORGANIZACIÓN POR COMITÉS.

La organización por comités se da cuando se decide asignar los asuntos de carácter

administrativo a un grupo de personas, quienes a su vez se encargarán de resolver
diversos asuntos o problemas que se presenten dentro de la organización, formando
así grupos de comités. Estos comités pueden ser a nivel directivo, ejecutivo,
consultivo, de vigilancia o deliberativo.
IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN
 La organización permite desarrollar destrezas y habilidades directivas.
La organización permite la minimización de costosos puntos débiles,
porque evita la duplicidad de funciones, superposición de esfuerzos y
la ociosidad en la realización de los procesos y actividades
empresariales.
REGLAS FORMALES DE
ORGANIZACIÓN.
 Toda empresa debe sujetarse a las funciones administrativas que le diseña y
proporciona una estructura adecuada, en donde el personal conoce y cumple sus
responsabilidades. De este modo, cada empleado realizará sus actividades sin
interferir en la de lo demás; cosa que no implica desconocer las funciones de los
otros, pues las acciones se interrelacionan y encaminan al objetivo común que se ha
trazado la entidad en la planeación.
 ORGANIZACIÓN FORMAL.

La organización formal es aquella que es planificada y que establece un conjunto de

normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de
la organización.
La organización formal se basa en la división del trabajo, la definición de los distintos
niveles de autoridad y la creación de canales de comunicación entre los trabajadores.
Su estructura y directrices está planificada por los administradores de la
organización y se suele plasmar en documentos, normas, procesos y
organigramas.
 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL.
• Estructura creada con fines determinados.
• Orientada al empleo.
• División del trabajo y departamentalización.
• Autoridad formal.
• Delegación.
• Coordinación.
• Basada en principios de la teoría clásica organizacional.
 BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL.
• Define claramente los objetivos de la organización
y relaciones de responsabilidad y autoridad entre
los miembros de la organización.
• Resulta en la utilización óptima de los recursos
organizacionales
• Hay una clara división entre el trabajo y las
relaciones interpersonales
• La jerarquía organizacional evita la superposición
de actividades entre dos individuos de dos
departamentos diferentes.
• Los avances en el plan de carrera y las
promociones internas están claramente definidas
en una estructura formal de organización.
• La tasa de rotación del personal y de ausentismo
es reducida por la claridad de objetivos, políticas,
estrategias.
 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL.
• Pérdida de iniciativa de la gente.
• Necesidades sociales insatisfechas.

 Ejemplo

Manuales de normas y procedimientos, las políticas, los objetivos.

 ORGANIZACIÓN INFORMAL.

La organización informal es aquella que

surge de manera espontánea entre los
miembros de una organización al
compartir espacios y tareas comunes.
La organización informal no se
especifica en ningún tipo de documento
o memorándum. Esta se forma a partir
de  las relaciones de amistad,
competencia o antagonismo entre los
miembros de la organización. Se
compone de comportamientos,
relaciones personales y profesionales
que surgen de manera dinámica a
través del trabajo en equipo y la
interacción social entre las personas de
distintos niveles jerárquicos.
 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL.
• Posee una estructura que no ha sido planificada.
• Cumplimiento de las necesidades sociales.
• No existe una estructura formal.
• Líderes informales.
• Se trata de grupos pequeños de individuos que se forman de manera informal.
• Todos los miembros son iguales en jerarquía y autoridad.
• El comportamientos de sus miembros está dirigido por creencias y valores de grupo.
• La comunicación se transmite a través de canales informales.
• No hay reglas o regulaciones.
 BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL.
• Promueve valores sociales y culturales.
• Satisfacción y seguridad entre la población interna.
• Comunicación.
• Mejores relaciones interpersonales.
• Se resuelven temas relacionados con el trabajo.
• Se ejerce el autocontrol.
 LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL.
• Conformidad.
• Conflicto de roles.
• Resistencia al cambio.
• Incremento de rumores.
• Actitud de los líderes.

 Ejemplo

Las relaciones entre los empleados, los grupos de futbol, los grupos de ajedrez o de
ejercicio.
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
BÁSICOS DE LAS TEORÍA
CLÁSICA DE ORGANIZACIÓN.
 La ciencia de la
administración, como toda
ciencia, se debe basar en
leyes o principios. Fayol
adopta la denominación
principio, apartándose de
cualquier idea de rigidez, por
cuanto nada hay de rígido o
absoluto en materia
administrativa. Tales
principios, por lo tanto, son
flexibles, adaptándose a
cualquier circunstancia,
tiempo o lugar. Ellos son:
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO
2. AUTORIDAD
3. DISCIPLINA
4. UNIDAD DE DIRECCIÓN
5. UNIDAD DE MANDO
6. SUBORDINACIÓN DE INTERÉS INDIVIDUAL AL BIEN COMÚN
7. REMUNERACIÓN
8. CENTRALIZACIÓN
9. CADENA ESCALAR
10. ORDEN
11. EQUIDAD
12. ESTABILIDAD DE PERSONAL
13. INICIATIVA
14. ESPIRITÚ DE EQUIPO
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA
TEORÍA MODERNA DE ORGANIZACIÓN.
 LOS PRINCIPIOS GENERALES DELA ORGANIZACIÓN MODERNA SEGÚN MUCH
GALINDO SON 9 Y SON LOS SIGUIENTES:
1. PRINCIPIO DE ORIENTACIÓN AL OBJETIVO
2. PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN
3. PRINCIPIO DE JERARQUÍA
4. PRINCIPIO DE PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
5. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO
6. PRINCIPIO DE DIFUSION
7. PRINCIPIO DE AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL
8. PRINCIPIO DE COORDINACIÓN
9. PRINCIPIO DE CONTINUIDAD
UNIDAD II ORGANIGRAMAS.
 Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u
organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
 CARACTERISTICAS.
• Representar la división que existe entre las funciones.
• Representar los niveles jerárquicos.
• Representar las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Representar los canales formales de comunicación.
• Representar la naturaleza ya sea lineal o staff del departamento.
• Representar los jefes de cada grupo de empleados.
• Representar las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa a lo largo y
ancho de cada departamento o sección.
• Son una fuente oficial de consulta.
 FUNCIONES.

1. Sirven para para comunicar a los distintos integrantes de la empresa su posición dentro de
ella y sus relaciones de dependencia.
2. Es útil como carta de presentación ante el exterior.
 REQUISITOS.

1. Exactitud: deben reflejar fielmente y sin errores la estructura de la organización que

representa.
2. Vigencia: el organigrama debe de actualizarse constantemente.
3. Claridad y sencillez: tiene que ser fácilmente comprensible por las personas que lo van a
utilizar.
 REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE
ORGANIGRAMAS.
• Deben ser claros.
• Deben contemplar los niveles jerárquicos.
• Deben contener los nombres de las funciones a desempeñar. Si se desea que contengan los
nombres de las personas que ocupan el puesto estos deben colocarse dentro del mismo cuadro
y en letras más pequeñas.
• Se debe usar un solo tipo de figura para cada elemento se recomiendan los rectángulos. Estos
deben ser del mismo tamaño.
• Se deben emplean líneas para conectar las unidades. Deben de tener el mismo grosor.
• Las relaciones estaff se representan con líneas punteadas cuando es externa o con línea
continua pero trazo fino cuando es interna.
• Deben contener titulo, fecha de formulación, actualización, nombre de quien los elaboró,
aprobación, y la explicación de algunos símbolos o líneas que se consideren especiales.
 CLASIFICACIÓN
DE LOS
ORGANIGRAMAS.

SEGÚN SU POR SU AMBITO SEGÚN SU

CONTENIDO U DE APLICACIÓN. REPRESENTACIÓN
OBJETO.

VERTICALES
ESTRUCTURALES HORIZONTALES
GENERALES
FUNCIONALES CIRCULARES
ESPECIFICOS
DE INTEGRACION DE MIXTOS
PUESTOS DE PLAZAS. POR BLOQUE
 SEGÚN SU
CONTENIDO U
OBJETO

DE INTEGRACION
ESTRUCTURALES FUNCIONALES DE PUESTOS DE
PLAZAS.
 ESTRUCTURALES.
• Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
 FUNCIONALES.
•  Incluyen las
principales funciones
que tienen asignadas,
además de las
unidades y sus
interrelaciones. Este
tipo de organigrama
es de gran utilidad
para capacitar al
personal y presentar
a la organización en
forma general.
 DEINTEGRACIÓN
DE PUESTOS DE
PLAZAS.
•  Indican las
necesidades en
cuanto a puestos y el
número de plazas
existentes o
necesarias para cada
unidad consignada.
También se incluyen
los nombres de las
personas que ocupan
las plazas.
 POR SU AMBITO
DE APLICACIÓN

GENERALES ESPECIFICOS
 GENERALES.
• Contienen información
representativa de una
organización hasta
determinado nivel
jerárquico, según su
magnitud y
características. En el
sector público pueden
abarcar hasta el nivel
de dirección general o
su equivalente, en
tanto que en el sector
privado suelen hacerlo
hasta el nivel de
departamento u
oficina.
 ESPECIFICOS.
• Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
 SEGÚN LA FORMA
EN QUE SE
REPRESENTAN

VERTICALES HOTIZONTALES CIRCULARES MIXTOS POR BLOQUE

 VERTICALES
• Son la forma más común de representar un organigrama de un organismo social, se
comienza con los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los niveles inferiores.
• Son fáciles de comprender, indican claramente los niveles jerárquicos, aunque también
tienen una desventaja, que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos
inferiores para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.
 HORIZONTALES.
• Los niveles jerárquicos
comienzan representándose
de izquierda a derecha.
• El representar los
organigramas de esta forma,
facilitan su lectura, se reduce
el tamaño del mismo, se
aprecian mejor las líneas de
autoridad formal por las que
pasan los niveles jerárquicos,
aunque no son muy usados en
la práctica.
 CIRCULARES.
• En este tipo de organigrama los niveles
jerárquicos quedan representados
desde el centro hacia afuera.
• El nivel jerárquico mayor queda en el
centro de ahí hacia la periferia se
representan los demás niveles.
• En este tipo de organigramas se
pueden resaltar muy bien los niveles
jerárquicos, se puede colocar un
número considerable de puestos en un
mismo nivel.
• No son muy utilizados y suelen ser
confusos y difíciles de leer.
 MIXTOS.
• Representa una combinación de un organigrama vertical con uno horizontal en uno solo.
• Normalmente se hace así por cuestiones de espacio, es decir se busca la optimización del
espacio en el que se encuentra trabajando.
 POR BLOQUE.
• Son una variante de los
verticales y tienen la
particularidad de
integrar un mayor
número de unidades en
espacios más reducidos.
• Por su cobertura,
permiten que parezcan
unidades ubicadas en los
últimos niveles
jerárquicos.
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
DE LA ORGANIZACIÓN.
 PROCESO
ADMINISTRATIVO.
 Es el conjunto de pasos o etapas
sucesivas e interrelacionadas
entre sí, a través de las cuales se
efectúa la administración
 PLANEACIÓN
CONSISTE EN:

CONVERTIR REDUCIR RIESGOS FIJAR EL CONVERTIR

ANTICIPAR E
AMENAZAS EN RUMBO DE DEBILIDADES EN
EL FUTURO INCERTIDUMBRE
OPORTUNIDADES LA EMPRESA FORTALEZAS

EXISTEN
DISTINTOS TIPOS
DE PLANEACIÓN

TACTICA O
ESTRATEGICA OPERATIVA
FUNCIONAL

PLAN
ESTA CONFORMADOPOR: ESTRATEGICO

FILOSOFIA,
MISION Y OBJETIVOS Y POLITICAS Y
VALORES, PRESUPUESTO
VISIÓN ESTRATEGIAS PROGRAMAS
CREDO
PLANEACIÓN.
 La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados
que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias para
minimizar riesgos con la finalidad de lograr la misión y visión organizacional.
 En la planeación se responden las siguientes preguntas: ¿qué queremos?, ¿Quiénes somos?, ¿hacia
donde nos dirigimos?.
 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN.
• Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y recursos se dirijan a
su consecución.
• Establece alternativas para hacer frente a contingencias que se pueden presentar en el futuro.
• Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y las debilidades
se convierten en fortalezas.
• Establece la base para efectuar el control.
 TIPOS DE PLANEACIÓN.
 Estratégica: se realiza en los altos niveles de
Est
la organización. Se refiere a la planeación
general; generalmente es a mediano y largo raté
plazo, y a partir de esta se elaboran todos los gic
planes de los distintos niveles de la empresa. a
 Táctica o funcional. Comprende los planes
que se elaboran en cada una de las áreas de la
empresa con la finalidad de lograr el plan Táctica o
estratégico.
funcional
 Operativa: se diseña de acuerdo a planes
tácticos; y, como su nombre lo indica, se
realiza en los niveles operativos.

operativa
  Filosofía Son el conjunto de valores, La filosofía comprende:
prácticas y creencias que son la • Credo
razón de ser de la organización • Valores
y representan su compromiso • Compromiso
ante la sociedad.

Requisitos:
ELEMENTOS DEL Es la razón de ser de la empresa, • Amplia
PLAN  Misión es el propósito o motivo por el • Motivadora
ESTRATEGICO cual existe. • Permanente
En el se plasman los • Congruente
elementos del Se refiere a como se ve en un
 Visión futuro la empresa. Debe de ser Requisitos:
proceso de • Debe ser breve
planeación. breve, fácil de captar y recordar e
inspiradora. • Fácil de captar y
recordar
• inspiradora
 Objetivos Son los resultados específicos
estratégicos que se desean alcanzar, medibles Características
y cuantificables a un tiempo, • Establecerse a un tiempo especifico
para lograr la misión. • Determinarse cuantitativamente
• Su redacción debe comenzar con un
verbo en infinito
 Deben de:
 Políticas Se refiere a los lineamientos • Establecerse por escrito y redactarse
generales que deben claramente y con precisión.
observarse en la toma de • Difundirse en los niveles donde se vayan
decisiones. aplicar.
• Actualizarse periódicamente.
 Estrategias Son los cursos de acción que • Deben facilitar la creación de ventajas
muestran la dirección y el competitivas.
ELEMENTOS DEL empleo general de los
PLAN recursos para lograr los
ESTRATEGICO objetivos.
En el se plasman los
elementos del
proceso de En ellos se detallan el conjunto de
planeación. actividades, responsables y tiempos
 programas
necesarios para llevar a cabo las
estrategias.

Son indispensables al planear, ya Un sistema presupuestal integral debe incluir:

que a través de éstos se proyectan, • Presupuestos de operación.
en forma cuantificada los recursos • Presupuestos de capital.
 presupuestos • Presupuesto financiero.
que requiere la organización para
cumplir sus objetivos.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN.
 Las técnicas de planeación más usuales son:

 ANÁLISIS FODA
o Consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que puedan
afectar el logro de los planes.
Fortalezas: son puntos fuertes y características de la organización que facilitan el logro
de los objetivos.
Oportunidades: son factores del entorno externo que propician el logro de los objetivos.
Debilidades: Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los objetivos.
Amenazas: Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro
de los objetivos.
 GRÁFICA DE GANT.
 Conocida como gráfica de barras. En esta gráfica se anotan las actividades y
los responsables y mediante una barra o línea se señalan las fechas de inicio y
terminación de cada actividad; conforme avanza el proyecto se señala con una
línea de distinto color el progreso real de las actividades de tal forma que es
posible comparar lo realizado en relación con lo planeado.
 MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO.
 El camino crítico es un concepto utilizado en la gestión de proyectos para
denominar el tiempo mínimo estimado entre que se inicia y terminan sus
actividades, considerando un flujo de trabajo con sus respectivos plazos.
 El método del camino crítico sirve a los encargados de proyecto para ordenar
las actividades en un flujo y hacer estimaciones sobre cuánto debería demorar
el ciclo completo en condiciones normales, en condiciones optimistas, y en
condiciones pesimistas. Entendiendo estas últimas como los imprevistos que
pueden surgir y los tiempos que se requiere para subsanarlos.
 ETAPAS DEL MÉTODO DE CAMINO CRITICO.
Planeación.
 Listado de tareas.
 Asignación de prioridades y coordinación.
 Construcción de una red lógica.

Programación.
 Asignación de tiempo a las tareas.
 Determinación del camino crítico.
 Fijación de fecha de iniciación.

Análisis económico financiero.

Control.
ORGANIZACIÓN.
 La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas,
métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.
 Etapas: división del trabajo y la coordinación.
 Organización
Consiste en

Simplificación Definir Establecer

del trabajo Optimizar
procesos estructuras recursos
El proceso de
organización requiere
de: División del
trabajo

departamentaliz Descripción de
jerarquización ación funciones

coordinación

Se lleva a cabo a
través de: Técnicas de
organización

Manuales organigr diagramas Carta de Análisis d

amas distribución puestos
de trabajo

Aplicando:

principios
 DIVISIÓN DEL TRABAJO.
 La división del trabajo es la
delimitación de las funciones con
el fin de realizar las actividades
con mayor precisión, eficiencia y
especialización mediante la
simplificación de los procesos y el
trabajo.
 JERARQUIZACIÓN.
 Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando.
 Implica la definición de la estructura estableciendo centros de autoridad y comunicación que
se relacionen entre sí con precisión.
 Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables.
 Se debe definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional o estaff.
 DEPARTAMENTALIZACIÓN
 Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con
base en su similitud.
 Se logra mediante la división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus
diversas actividades.
 Al realizar la departamentalización es necesario seguir la siguiente secuencia:

1. Definir los procesos.

2. Listar todas las funciones.
3. Clasificarlas de acuerdo a su similitud.
4. Ordenarlas de acuerdo a su jerarquía.
5. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o áreas funcionales.
6. Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las funciones y sus puestos.
7. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.
FUNCIONAL

Consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la
especialización y con ello una mayor eficiencia del personal. Es la más usual.

Dirección de
finanzas

contabilidad tesorería presupuestos

POR PRODUCTOS

Es recomendable en empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos.

La departamentalización se hace con un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Gerencia de
planta

División de División de División de

aceites pastas galletas
GEOGRÁFICA O POR TERRITORIOS.

En general se utiliza cuando las áreas de la organización realizan actividades en sectores

alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones y de personal es muy extenso y está
disperso en áreas muy grandes y diferentes. Se utiliza sobre todo en el área de ventas. Por
ejemplos organizar la empresa por áreas regionales.

Matriz

puerto centro Arroyo de cañas bodega

CLIENTES

Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los distintos compradores o

clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en tiendas de
autoservicio y almacenes departamentales.

Venta de calzado

Caballero Dama Niño

 POR PROCESOS O EQUIPO

Al fabricar un producto, cuando el proceso o equipo es fundamental en la organización se crean

departamentos enfocados al proceso o equipo sobre todo si reportan ventajas económicas, de
eficiencia o ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o
porque el proceso así lo requiera. Ejemplo: la departamentalización por equipos en una fábrica
de ropa.

Producción proceso

Cortadora de Control Proyectos de

pulidora moldeo Mecanizado acabado
plasma numérico perfiles
 SECUENCIA

Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos. Es conveniente cuando por razones
técnicas o económicas se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas,
numéricas o de tiempo. Así, una empresa que trabaja por turnos sin interrupción puede
establecer secciones que controle cada uno de los turnos.

Departamento de
producción crédito

Turno Cliente Cliente Cliente

Turno matutino Turno nocturno 1001-2000
vespertino 0-1000 2001-3000
 DESCRIPCIÓN DEFUNCIONES.
 Cuando se han definido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, se requiere
definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de
las unidades de trabajo o puestos de los distintos departamentos o áreas de la organización.
 Esta etapa de la división del trabajo cosiste en determinar y clasificar todos los factores y
actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo.
 La descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de técnicas de análisis de
puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.
 COORDINACIÓN

Es el proceso de De organización
sincronizar y armonizar
las actividades para
realizarlas con la departamentaliza
Teóricos
oportunidad y claridad ción
requeridas.
Se lleva a cabo por
medio de:
MANUALES
Manuales
Los manuales son De puestos
De
procedimientos
documentos que
contienen en forma
sistemática información
acerca de la
organización.
Específicos De políticas
 VENTAJAS DE LOS MANUALES
 Son un medio para lograr que se observen y respeten la estructura formal y los procesos.
 Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe hacerse y como debe
hacerse.
 Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.
DIAGRAMAS DE PROCESO

Son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función.
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES.

Por medio de este se puede:

 Delimitar las actividades de los puestos y departamentos.
 Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
 Normalizar y estandarizar los procedimientos.
 Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos
ociosos.
 Evitar fugas de responsabilidad y perdidas de tiempo.
 ANÁLISIS DE PUESTOS

Es una técnica en la que se definen pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una
unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y
aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.
El análisis de puestos esta integrado por:
 Identificación: datos generales del puesto.
 Descripción genérica: descripción general de las principales funciones y responsabilidades
del puesto.
 Descripción especifica: descripción detallada de las actividades que se realizan en el puesto:
actividades diarias y constantes, periódicas, eventuales y esporádicas.
 Perfil del puesto o requisitos: requisitos físicos, mentales, de personalidad, habilidades,
competencias, y responsabilidades que deben cubrirse para desempeñar el puesto.
 PRINCIPIOS QUE SE APLICAN:
 De la misión.
 Simplificación.
 Especialización.
 Jerarquía.
 Paridad de autoridad y responsabilidad.
 Unidad de mando.
 Difusión.
 Amplitud o tramo de control.
 De la coordinación.
 Adecuación.
UNIDAD 5 METODOLOGÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES

DE ORG.
El manual de organización es un documento oficial que contiene información
detallada de la institución. Además señala los puestos y su relación para
alcanzar los objetivos; explica la jerarquía, grados de autoridad y
responsabilidad, funciones y actividades de los órganos de la empresa; y,
generalmente, contiene gráficas de organización, descripciones de trabajo,
cartas de limite de autoridad, etc.
 Asimismo este documento permite conocer la cultura de la organización y
proporciona al usuario una visión amplia de su institución.
CLASIFICACIÓN.
• Según su ámbito de aplicación, los manuales de organización se clasifican en:

• Generales: Contienen información de toda la organización, estructura, funcionamiento y, en

ocasiones, nombre de los empleados y número de plazas.

• Específicos: Concentran información de una unidad administrativa, área, puesto, o equipos en

particular. Contienen asimismo un apartado referente a la descripción de puestos.
CONTENIDO DEL MANUAL.
1. Identificación o portada.
2. Índice
3. Introducción
4. Antecedentes históricos
5. Legislación o base legal
6. Atribuciones
7. Estructura orgánica
8. Organigrama
9. Funciones
10. descripción de puestos
11. Directorio

12. Glosario de términos

1.- IDENTIFICACIÓN.
El manual debe de incluir una portada de identificación con los datos siguientes:
 Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
 Logotipo del organismo.
 Misión, visión y valores institucionales.
 Titulo y extensión del manual (general o específico)
 Lugar y fecha de la elaboración.
 Responsables de su elaboración, revisión y actualización.
 Número de revisión.
 Clave de la forma, que contiene las siglas de la organización, unidad administrativa donde se
utiliza y número de la forma.
2.- ÍNDICE
 Consiste en una relación de las partes o capítulos que conforman la estructura del documento.
3.- INTRODUCCIÓN
 Sección en donde se explica al lector los antecedentes, estructura, propósitos y ámbito de
aplicación del manual, así como las actualizaciones que ha sufrido.
 Además, incluye información sobre las personas para las cuales va dirigido, como se usa,
cuándo y cómo se harán las revisiones y actualizaciones; y se explica la necesidad de
mantenerlo vigente.
 También puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización.
4.- ANTECEDENTES
HISTÓRICOS
 Esta parte consiste en una descripción de la unidad orgánica descrita en el manual, se describe
su creación, desarrollo histórico y cambios significativos.
5.- LEGISLACIÓN O BASE
LEGAL
 En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden
jerárquico que dan origen a la empresa, que establecen su creación y atribuciones, así como
aquellas que regulan su funcionamiento.
 Se deberá organizar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes; en forma
descendente, según se muestra a continuación.
1. Constitución política de los estados unidos mexicanos
2. Ley federal del trabajo
3. Documentos normativo-administrativo.
6.- ATRIBUCIONES
 En este punto, se transcriben de manera integra y textual las facultades otorgadas a la entidad o
unidad orgánica de que se trate.
7.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
 Este apartado consiste en llevar a cabo una descripción ordenada de las actividades
correspondientes a cada unidad administrativa contenida dentro de la estructura, que le
permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes, en función de sus relaciones de
jerarquía.
 Dicha descripción de la estructura orgánica debe de coincidir con la representación del
organigrama, de forma que sea posible visualizar los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia.
8.- ORGANIGRAMA
 Consiste en representar gráficamente la estructura orgánica de la empresa que muestra la
integración de las unidades administrativas, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad, asesoría y supervisión.
9.- FUNCIONES
 Es la especificación de las actividades esenciales inherentes a cada uno de los cargos que
conforman la estructura orgánica obligatorias para cumplir las actividades de la entidad.
10.- DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
 Este apartado se conforma por una reseña de los puestos que integran cada unidad
administrativa. El puesto es definido como la unidad básica de trabajo en una estructura de
organización, y; es impersonal; se integra por un conjunto de actividades y requerimientos
necesarios para su realización; y puede contener una o varias plazas.
 El contenido básico es el siguiente:

1. Identificación del puesto

2. Descripción de actividades básicas
3. Descripción de actividades especificas
4. Especificación del puesto
11.- DIRECTORIO
 Consiste en una relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el
manual, así como los cargos que ocupan, teléfonos y horarios de atención. Se recomienda que
se enlisten en el mismo orden que aparece en el organigrama.
12.- GLOSARIO DE TÉRMINOS
 Es la lista de conceptos especializados relacionados con el manual.