Documentacion de Colecciones en Museos
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La Documentacin de Colecciones
en los museos de la Dibam:
Lineamientos y Procedimientos
2011
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Indice
Presentacin
1.
Introduccin
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Anexos
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1. Fundamentacin y antecedentes
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Referencias bibliogrficas
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Presentacin
El Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales (CDBP) es un organismo
tcnico dependiente de la Subdireccin Nacional de Museos de la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), que propone lineamientos en las polticas
de documentacin para los museos de Chile. El CDBP debe normalizar los procesos
de registro y documentacin como parte fundamental de los procesos de manejo
de las colecciones de los museos dependientes de la DIBAM y tambin en el resto
de los museos del pas.
El ao 2007 se constituy un grupo de trabajo integrado por Miguel ngel Azcar
(Museo Nacional de Historia Natural), Juan Manuel Martnez (Museo Histrico
Nacional) y Daniel Quiroz (Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales),
cuya finalidad era elaborar un documento que estableciera un Sistema de
Administracin de Colecciones en los museos de la DIBAM. Este documento,
denominado Protocolo de Manejo de Colecciones y Sistemas de Inventario, despus
de un perodo de consulta con los museos y revisin por el Departamento Jurdico
y la Auditora Interna, fue aprobado por la Directora de la DIBAM mediante la
Resolucin Exenta N 1076 del 30 de septiembre del 2008.
En este documento se indican los diversos mecanismos que los museos deben
desarrollar para las altas y bajas de las colecciones, para registrar los movimientos
de las piezas tanto dentro del museo como hacia y desde fuera, pertenezcan o no
a las colecciones de la institucin, instruye sobre los sistemas de codificacin y
seala los diferentes sistemas de registro y herramientas utilizadas. En definitiva
entrega lineamientos generales que permitan normalizar los procesos de registro
y documentacin de las colecciones de los museos.
Posteriormente se consider necesario elaborar un documento que les permitiera
a los encargados de colecciones de los museos operacionalizar estos lineamientos
en trminos prcticos. Lorena Cordero, Coordinadora Programa SUR del CDBP, tuvo
la misin de redactar un manual de procedimientos que definiera en forma especfica
el conjunto de acciones que todo museo debe ejecutar cuando se enfrentan a
situaciones que incrementen o disminuyan el patrimonio que custodian, sea en
forma permanente o temporal. En este manual se proponen algunos instrumentos
que permitan llevar un adecuado registro de todos estos procesos.ggggggggggg
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Daniel Quiroz
Director
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales
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I.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
para la aplicacin del Protocolo
MANEJO DE COLECCIONES 2008
2011
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Introduccin
El objetivo de este manual de procedimientos para la aplicacin del Protocolo de
Manejo de Colecciones, dice relacin con las acciones a realizar cuando los museos
de la DIBAM, se enfrentan a situaciones que incrementen o disminuyan el patrimonio
que custodian.
De acuerdo al Decreto Supremo (DS) N 192 del 7 de mayo de 1987, las colecciones
de todos los museos dependientes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y
Museos (DIBAM) son Monumentos Histricos por declaracin genrica y reciben
proteccin oficial en el marco de Ley 17.288 de Monumentos Nacionales de 1970.
La categora de Monumentos Histricos se aplica en general a bienes
individualizados. Sin embargo existen dos declaraciones genricas de Monumentos
Histricos en cuyo caso los bienes afectos se encuentran a lo largo del pas. Una
de ellas es la correspondiente al Patrimonio Cultural Subacutico de ms de 50
aos de antigedad, existente en el fondo de los ros y lagos, y la de las aguas
interiores y del mar territorial, y la de las Colecciones de todos los museos
dependientes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) 1 .
En este manual de procedimientos se har referencia solo a las colecciones de
objetos culturales depositados en los museos de la DIBAM.
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2.
2.3 Legado2
Corresponde a una disposicin testamentaria que hace un testador a favor de una
o varias personas naturales o jurdicas, respecto de sus colecciones u objetos de
valor. Un ejemplo es el Legado Eusebio Lillo el legado se compuso de 124 ciento
Legado (del latn legatum) Disposicin que en su testamento o codicilo hace un testador a favor de
una o varias personas naturales o jurdicas. Diccionario de la Real Academia Espaola, 2001.
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veinticuatro cuadros y 142 ciento cuarenta y dos volmenes de obras sobre materias
artsticas3 que fue entregado a la Comisin de Bellas Artes en el mes de diciembre
de 1910 por el albacea de la Sucesin don Elas Lillo. En este caso se enviar al
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos
el Acta de Ingreso, mas una fotocopia del testamento legalizada ante notario y
fotografas del (os) objetos para presentarlo a la comisin de Altas. El testamento
deber ser revisado por el Departamento Jurdico de la DIBAM, antes de determinar
la aceptacin de las colecciones involucradas.
2.4 Canje4
Los museos dependientes de la DIBAM, pueden realizar canjes entre ellos de
colecciones y objetos repetidos, previa autorizacin del Director de Bibliotecas,
Archivos y Museos, otorgada mediante resolucin fundada. Tambin podrn hacer
canjes con museos e instituciones cientficas de carcter privado y con museos
extranjeros previo informe favorable del Consejo de Monumentos Nacionales. Se
deber enviar al Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la
Subdireccin de Museos el Acta de Ingreso con la descripcin y fotografas de los
objetos que se desea canjear, y carta de recomendacin del director del museo
respectivo, corresponder a la Comisin de Altas determinar la aceptacin del
canje.
2.5 Depsito
Los museos de la DIBAM pueden recibir objetos y colecciones en depsito
provenientes de particulares y/o instituciones privadas o personas naturales que
las entregan a un museo para ser estudiadas o resguardadas. Se deber enviar al
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos
el Acta de Ingreso con la descripcin y fotografas de los objetos en cuestin;
corresponder a la Comisin de Altas determinar la aceptacin de los objetos en
depsito as como las condiciones (perodo de tiempo que contempla el depsito,
facultad del museo para exhibir los objetos, etc.) en las cuales ste sea aceptado.
Cousio Talavera, Luis. Catlogo General de las Obras de pintura, escultura, etc. Museo de bellas
Artes. Soc. Imprenta y Litografa Universo. 15-16 Santiago de Chile, 1922.
Ley N 17.288, de 1970, Ttulo VIII Artculos 33, 34 y 35.
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Es importante acompaar esta documentacin con una carta del director del
museo respectivo en la cual fundamente y/o recomiende la aceptacin del depsito.
Estos objetos No deben ingresarse en el Libro de Inventario del museo porque no
forman parte de sus colecciones.jdhdhdhfddhdhf
Decreto Supremo N 484, de 1990, del Ministerio de Educacin: Reglamento sobre Excavaciones y/o
Prospecciones Arqueolgicas y Paleontolgicas. Artculo 21. Los objetos, especies procedentes de
excavaciones y/o prospecciones arqueolgicas, antropolgicas y paleontolgicas, pertenecen al Estado.
Su tenencia ser asignada por el Consejo de Monumentos Nacionales a aquellas instituciones que
aseguren su conservacin, exhibicin y den fcil acceso a los investigadores para su estudio. En todo
caso se preferir y dar prioridad a los Museos regionales respectivos para la permanencia de las
colecciones siempre que cuenten con condiciones de seguridad suficientes, den garanta de la conservacin
de los objetos y faciliten el acceso de investigadores para su estudio.
6
Decreto Supremo N 484, de 1990, del Ministerio de Educacin: Reglamento sobre Excavaciones y/o
Prospecciones Arqueolgicas y Paleontolgicas. Artculos del 1 al 23. Publicado en el diario oficial el 2
de abril de 1991.
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3.
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4.
Ver Manual Documentacin Visual 2009 realizado por Centro de Documentacin de Bienes
Patrimoniales, disponible Ayuda de admin.surdoc.cl y nuestro sitio www.cdbp.cl.
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ESTRUCTURA
N Inventario:
Campo obligatorio NO se debe ingresar un objeto al Programa SUR sin
un Nmero de Inventario asignado y marcado en el objeto.
Clasificacin:
Campo obligatorio. De la seleccin de la Clasificacin del objeto
dependern los campos de informacin que el sistema muestre.
Coleccin:
Todo objeto debe estar asociado a una Coleccin antes de ser ingresado
al Programa SUR.
Nombre del objeto:
Todo objeto debe tener un Nombre Preferente.
Parte:
Campo obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
MEN IDENTIFICACIN
Situacin/Cantidad:
La cantidad es 1 por defecto, si son 2 o ms deber ser registrado.
Ttulo:
Submen fundamental para objetos clasificados como Artes Visuales.
Creador:
Submen fundamental para objetos clasificados como Artes Visuales.
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MEN DESCRIPCIN
Dimensiones:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
Material:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
Tcnica:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
MEN DOCUMENTACIN
Visual:
Submen obligatorio, ingresar 3 fotografas como mnimo, de acuerdo
al tipo de objeto y toda la informacin asociada a la imagen.
MEN ADMINISTRACIN
Forma de Adquisicin:
Submen obligatorio, ingresar completo. Ver Manual Descripcin de
campos en SUR.
Ubicacin:
Ubicacin actualizada del objeto dentro del Museo (Exhibicin o Depsito).
Ubicacin en Depsito:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
Ubicacin en Exhibicin:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
Registrador:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
4.2 Excepciones
Una excepcin a este procedimiento lo constituyen las colecciones denominadas
de o en estudio, que ingresarn al museo con la aprobacin simple del Director
del Museo, registrndose en un Registro de Material de Estudio, que la institucin
maneje. Estos objetos No deben ingresarse en el Libro de Inventario, ni considerase
parte de las colecciones del museo.
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6.
Ley N17.288, de 1970 Ttulo VIII, Artculo 33 De los canjes y Prstamos entre Museos Los Museos
del Estado dependientes de la direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, podrn efectuar entre
ellos canjes y prstamos de colecciones u objetos repetido, previa autorizacin del Director de
Bibliotecas, Archivos y Museos, otorgada mediante resolucin fundada.
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Desafectacin10, se deber solicitar la Baja del objeto, en este caso el director del
museo regional o especializado, deber enviar el Acta de Egreso ms una fotocopia
de la ficha de registro con fotografa del (os) objeto (s) al Centro de Documentacin
de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos, indicando las causales de
la solicitud de baja.fjgdd
7.
10
Desafectacin: declarar formal o tcitamente que un bien queda desvinculado de uso o servicio
pblico. Diccionario de la Real Academia Espaola, 2001.
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Respecto de la exportacin de obras de Arte rige la Ley 17.232 de 1969 Artculo 2 APRUEBA NORMAS
QUE FAVORECEN EL EJERCICIO Y DIFUSION DE LAS ARTES. La salida del territorio nacional de
obras de artistas chilenos o extranjeros deber ser autorizada previamente por la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos. Si la salida de dichas obras lesiona el patrimonio artstico nacional,
le corresponder a dicha Direccin determinar la forma de garantizar su retorno y sealar el plazo en
que ste deba realizarse, el que no podr exceder de dos aos.
La exportacin de objetos o bienes muebles que tengan el carcter de Monumentos Histricos queda
sujeta a lo dispuesto en el artculo 43 de la ley N16.441, de 22 de Febrero de 1966, (Ley Pascua)
previo informe favorable del Consejo.
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Artculo 3 Ley 17.236 de 1969 No estar sometida a las exigencias establecidas en el artculo anterior,
la salida del territorio nacional de aquellas obras de arte que formen parte de exposiciones oficiales o
que se enven como aportes artsticos a exposiciones o a museos extranjeros. En este ltimo caso ser
necesario que tal aporte sea solicitado oficialmente por Gobiernos extranjeros acreditados en Chile o por
organismos internacionales. Toda exposicin enviada al pas con fines educacionales, culturales o
artsticos podr ingresar y salir libremente, sin otro trmite que comprobar ante la Aduana respectiva
su finalidad. Para este efecto, bastar un certificado otorgado por la Direccin de Bibliotecas, Archivos
y Museos que acredite tal circunstancia.
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10.
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Ley 17.288 Ttulo IX Artculo 37 Anualmente, los Museos de los servicios y establecimientos indicados
en el inciso primero deber comunicar al Consejo de Monumentos Nacionales las nuevas adquisiciones
que hubieren hecho durante el ao y las piezas o colecciones que hayan sido dadas de baja, facilitadas
en prstamo o enviadas en canje a otros establecimientos similares.
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ANEXOS
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DECLARACIN JURADA
(Acredita propiedad de la especie)
2. Declaracin de propiedad:
La persona deber acreditar que tiene el dominio de propiedad sobre el (los) objeto
(s).
acredito que soy dueo exclusivo de las especies sealadas que fueron compradas
o heredadas.
Identificacin de las especies: nombre, medidas, material, estado de conservacin.
3. El objetivo de esta declaracin es donar/prestar/vender estas especies a la
Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) para que formen parte de las
colecciones del Museo
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II.
PROTOCOLO
Manejo de Colecciones
y Sistemas de Inventario
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1.
Fundamentacin y antecedentes
Los museos de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, nacionales, regionales
y especializados, se caracterizan por poseer una amplia variedad de colecciones
de objetos. Esta variedad se debe normalmente a las polticas, explcitas o implcitas,
que en trminos de adquisicin de sus colecciones, los museos han mantenido
(o no) desde su fundacin.
De acuerdo al Decreto Supremo N 192 del 7 de mayo de 1987, todos los objetos
de los museos pertenecientes a la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos
son Monumentos Histricos y se rigen bajo la normativa de la Ley N 17.288 de
1970 de Monumentos Nacionales.
Podemos agrupar los objetos y colecciones que los museos custodian en dos
grandes categoras: objetos culturales (elaborados por el hombre) y objetos
naturales (no modificados por el hombre)1.
Entre las denominadas colecciones de objetos culturales que los museos de la DIBAM
custodian se pueden distinguir colecciones de arte (bellas artes, artes decorativas,
artes populares, etc.), arqueolgicas, etnogrficas, histricas (numismticas,
textiles, etc.) y de ciencia y tecnologa. Las divisiones son innumerables y las formas
de agruparlas dependen mucho de lo que cada museo escoja como sus polticas
de manejo de colecciones. Sin embargo, cualquiera que sea la manera de agrupar
las colecciones, todas deben ser bien registradas y documentadas.jsfjhggdd
Entre las colecciones de objetos culturales se encuentran las colecciones fotogrficas,
documentales y bibliogrficas; estas ltimas, por su naturaleza, han requerido
histricamente, de procedimientos de registro algo diferentes de los otros objetos
culturales. Siempre resulta necesario separar en estas colecciones (fotografas,
El Comit de Colecciones del Museo Nacional de Historia Natural considera pertinente hablar ms
bien de colecciones de objetos de origen cultural y de objetos de origen natural, ya que las colecciones
naturales deben ser consideradas como objetos culturales dado que stas si sufren una modificacin
al ser preparados y mantenidos en el tiempo en forma artificial, como por ejemplo, la taxidermizacin
de los animales, las preparaciones osteolgicas o la fijacin de tejidos mediante preservantes lquidos.
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documentos y libros), aquellos objetos que son patrimoniales de los que no lo son,
cuestin que aunque no siempre es de fcil resolucin debe ser abordada por todos
los museos.
Las colecciones de objetos naturales (llamadas tambin de ciencias naturales), se
componen de especimenes botnicos, zoolgicos, paleontolgicos y mineralgicos
y su registro normalmente es distinto del usado para las colecciones de objetos
culturales. Los restos humanos, aunque son especimenes naturales, han sido
tradicionalmente tratados como parte de los objetos culturales de los museos, ya
sea porque se encuentran junto a objetos de esta naturaleza o bien porque son
los restos de personas que elaboraron los objetos culturales, y deberan seguir
siendo tratadas de la misma manera2.
Entre las colecciones que tienen los museos se encuentran las colecciones de estudio
(generalmente bolsas con materiales arqueolgicos, materiales orgnicos,
sedimentos, etc.), que eventualmente pueden ser destruidas si se requiere de algn
anlisis especfico, las didcticas y otras, de naturaleza muy diversa, que deben ser
manejadas documentalmente en forma separada.
En este documento no haremos ms mencin de las colecciones de objetos naturales, las que por su
naturaleza deben ser tratadas en forma especial.
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2.
Fichas Polivalentes
Listas de Bienes en Exposicin
Listas de Colecciones de Estudio
Listas de Colecciones Didcticas
Actas de Ingreso y Egreso
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7.
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8.
En el caso de los museos nacionales y si el museo tiene diferentes Curadores para sus distintas
colecciones, cada encargado debiera llevar un Libro de Registro de Movimientos Internos, conformadas
por las actas. En el caso de los museos que dependen de la Subdireccin de Museos se recomienda
mantener un solo Libro de Registro de Movimientos Internos.
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Libro de Inventario
Los objetos que son aceptados y dados de alta a travs de una resolucin exenta
sern ingresados al Libro de Inventario del Museo, dnde se anota la informacin
bsica para el registro del objeto: nmero de inventario, nombre del objeto, descripcin
fsica, material, medidas, forma de ingreso, procedencia, fecha y observaciones.
Este libro debe tener sus hojas foliadas, ser completado a mano con letra clara y
debe permanecer siempre en el Museo. La informacin del Libro de Inventario no
puede ser borrada o enmendada y tampoco nunca arrancar sus hojas. Su misin
es llevar el movimiento de ingreso histrico de los objetos al museo.kdjdjhffhfffff
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Referencias bibliogrficas
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Santiago de Chile.
Alegra, L. et al. (2005) Poltica de Colecciones, Museo Histrico Nacional. Santiago de
Chile.
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aplicacin informativa de gestin museogrfica. Ministerio de Educacin y Cultura.
Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales, Madrid.
Gagliardi, A. (Coordinador) (2005) Normativas tcnicas de museos. Direccin General
Sectorial de Museos, Consejo Nacional de la Cultura. Ministerio de Cultura, Caracas.
Gmez, M. I. y M. Botero (1991) Bienes Culturales Muebles - Manual para Inventarios.
Instituto Colombiano de Cultura, Bogot.
Lord, B. y G. Dexter Lord (1998) Manual de Gestin de Museos. Editorial Ariel. Madrid.
Padilla Montoya, C. (Coordinadora) (2003) Exposiciones temporales, Documentos de
Gestin. Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes. Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, Madrid.
Porta, E. et al. (1982) Sistema de Documentacin para Museos. Departamento de Cultura
de la Generalitat de Catalua, Barcelona.
Programa Red Nacional de Museos (2004) Gua para el inventario, catalogacin y
documentacin de colecciones de museos. Arqueologa, arte, etnografa, historia. Ministerio
de Cultura, Bogot.
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La Documentacin de Colecciones
en los museos de la Dibam:
Lineamientos y Procedimientos
Registro de Propiedad Intelectual N 202.307
ISBN 978-956-244-238-1
Fotografas
Lorena Yaconi, 2009
Archivo Museo Arqueolgico de La Serena
Archivo Museo de Artes Decorativas
Archivo Museo Mapuche de Caete
Archivo Museo Regional de Magallanes
Museo Regional de Antofagasta
Museo Histrico Dominico
Museo Nacional Benjamn Vicua Mackenna
Museo de Sitio Fuerte Niebla
Museo de la Educacin Gabriela Mistral
Museo Ohigginiano y de Bellas Artes de Talca
Diseo
Trinidad Moreno Donoso
Impresin
Lom
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