Sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información y

Comunicación
By; Mairelys Morillo Moreta

Origen

El origen del sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información

y Comunicación (TIC) se remonta al desarrollo de los primeros sistemas
informáticos en las décadas de 1950 y 1960. Con el avance de la
tecnología, se comenzaron a desarrollar aplicaciones y software específicos
para la gestión contable, lo que permitió automatizar y agilizar los procesos
contables en las empresas. A lo largo del tiempo, estos sistemas han
evolucionado y se han integrado con otras tecnologías como la nube, la
inteligencia artificial y el análisis de datos para proporcionar soluciones
más avanzadas y eficientes en el ámbito contable.

El sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información y

Comunicación (TIC) no fue inventado por una persona en particular. Más
bien, su desarrollo ha sido el resultado de la colaboración y avances
tecnológicos de varias personas y organizaciones a lo largo del tiempo.
Diversas empresas y profesionales en el campo de la informática y
contabilidad han contribuido al desarrollo y mejora de los sistemas
contables basados en TIC
Naturaleza

La naturaleza del sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación (TIC) es automatizar y agilizar el proceso de
registro, seguimiento y análisis de las transacciones financieras de una
empresa utilizando herramientas tecnológicas. Esto incluye la
digitalización de los documentos contables, la generación automática de
informes financieros y la integración con otros sistemas empresariales.

Concepto

El sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información y

Comunicación (TIC) es un conjunto de herramientas y aplicaciones
tecnológicas que permiten automatizar y gestionar eficientemente los
procesos contables de una empresa. Estas tecnologías incluyen software
especializado, bases de datos, sistemas de gestión financiera, integración
con otros sistemas empresariales y el uso de la nube para almacenamiento y
acceso a la información contable. Su objetivo es mejorar la precisión,
eficiencia y agilidad en el registro, seguimiento y análisis de las
transacciones financieras.

La TIC, en su definición más rigurosa, se refiere al aspecto tecnológico de

un SI. Incluye el hardware, bases de datos, el software, las redes y otros
dispositivos.

Un sistema de información puede considerarse como un subsistema de las

TIC.
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Comunicación
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Algunas veces, el término de tecnología de la información se sustituye
también con el de sistema de información.

Objetivos de uso

Los objetivos del uso de un sistema de contabilidad en las Tecnologías de

la Información y Comunicación (TIC) son:

1. Automatización: Agilizar y automatizar los procesos contables,

reduciendo la carga de trabajo manual y minimizando errores.

2. Precisión y exactitud: Garantizar la precisión en el registro y

seguimiento de las transacciones financieras, evitando errores humanos y
asegurando la integridad de los datos contables.

3. Eficiencia: Mejorar la eficiencia en el procesamiento de información

financiera, acelerando los tiempos de cierre contable y generación de
informes.

4. Integración: Facilitar la integración con otros sistemas empresariales,

como gestión de inventario, recursos humanos o ventas, para obtener una
visión más completa y precisa de la situación financiera de la empresa.
5. Información en tiempo real: Proporcionar información financiera
actualizada y en tiempo real, permitiendo una toma de decisiones más ágil
y fundamentada.

6. Cumplimiento normativo: Cumplir con las normativas contables y

fiscales vigentes, generando informes financieros que se ajusten a los
requisitos legales.

7. Análisis financiero: Facilitar el análisis y la interpretación de los datos

financieros, permitiendo identificar tendencias, patrones y oportunidades
para mejorar la gestión financiera.

Estos objetivos buscan optimizar la gestión contable de una empresa

utilizando las tecnologías de la información y comunicación, mejorando su
eficiencia y toma de decisiones financieras.

Importancia

La importancia de un sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación (TIC) radica en:

1. Mejora de la eficiencia: Permite automatizar y agilizar los procesos

contables, reduciendo el tiempo y esfuerzo requerido para realizar tareas
manuales, lo que resulta en una mayor eficiencia operativa.
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2. Mayor precisión y exactitud: La utilización de sistemas informáticos
minimiza los errores humanos en el registro y seguimiento de transacciones
financieras, lo que garantiza la precisión y exactitud de los datos contables.

3. Acceso a información en tiempo real: Los sistemas de contabilidad TIC

proporcionan información financiera actualizada y en tiempo real, lo que
permite una toma de decisiones más informada y oportuna.

4. Integración con otros sistemas empresariales: Estos sistemas pueden

integrarse con otros sistemas empresariales, como inventario, recursos
humanos o ventas, lo que facilita la gestión integral de la empresa y
proporciona una visión completa de su situación financiera.

5. Cumplimiento normativo: Los sistemas de contabilidad TIC ayudan a

cumplir con las normativas contables y fiscales vigentes al generar
informes financieros que se ajustan a los requisitos legales.

6. Análisis financiero: Estos sistemas permiten realizar un análisis más

profundo de los datos financieros, identificando tendencias, patrones y
oportunidades para mejorar la gestión financiera y tomar decisiones
estratégicas.

En resumen, el uso de un sistema de contabilidad en las TIC mejora la

eficiencia operativa, garantiza la precisión de los datos contables,
proporciona información oportuna, facilita la integración con otros sistemas
empresariales, cumple con las normativas legales y permite un análisis
financiero más avanzado. Esto resulta en una gestión financiera más
efectiva y en la toma de decisiones más informadas.

El impacto de la tic en la contabilidad

Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos

de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar
gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por
convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para
el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento
estratégico. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar
subyacentes en la administración de información y que deben regir la
selección de la herramienta concreta para un ente particular.

Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza

de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento,
recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue
siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos
tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que,
incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos
y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos
niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.

El desarrollo de SI contable adecuados para los distintos tipos de entes, que

dentro de la terminología actualmente utilizada, pueden considerarse como
una fuente esencial de “ventajas competitivas” para las organizaciones,
abarca en lo que se refiere a las tecnologías un análisis del tipo de ente, de
sus objetivos y de los individuos que lo componen y la identificación de las
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necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el hardware y el
software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades existentes.

En este sentido, no está de más señalar que existen diferentes tipos de

productos para diferentes tipos de dimensiones organizacionales, y no
resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos
desarrollados para las grandes organizaciones.

El impacto de las TIC en la profesión contable está fuera de toda duda.

Las TIC operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las
nuevas necesidades de información.

Las TIC son el motor del cambio que conduce a una nueva era, que
amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no
sepan adaptarse.

Las TIC aplicadas a la contabilidad

Herramientas que consisten en la aplicación de los procedimientos

tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para
realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de
una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos
contables.

Clasificación

Los sistemas de contabilidad en las Tecnologías de la Información y

Comunicación (TIC) pueden clasificarse en diferentes categorías según su
funcionalidad y características. Algunas clasificaciones comunes incluyen:
1. Sistemas de contabilidad financiera: Estos sistemas se enfocan en el
registro y seguimiento de las transacciones financieras, generación de
informes financieros y cumplimiento de normativas contables.

2. Sistemas de contabilidad de costos: Estos sistemas se centran en el

cálculo y análisis de los costos asociados a la producción y distribución de
bienes o servicios, proporcionando información para la toma de decisiones
relacionadas con la gestión de costos.

3. Sistemas de contabilidad gerencial: Estos sistemas se utilizan para el

análisis y control interno de la gestión empresarial, proporcionando
información relevante para la toma de decisiones estratégicas.

4. Sistemas integrados de gestión empresarial (ERP): Estos sistemas

integran diversas funciones empresariales, incluyendo contabilidad,
finanzas, recursos humanos, inventario y ventas, en una sola plataforma,
permitiendo una gestión integral y eficiente.

5. Sistemas en la nube: Estos sistemas se basan en la tecnología de

computación en la nube, lo que permite el acceso remoto a los datos
contables y facilita la colaboración entre los diferentes usuarios.
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Estas son solo algunas clasificaciones comunes, y existen muchas otras
variantes y combinaciones según las necesidades específicas de cada
organización.

Ventajas

Las ventajas de utilizar un sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación (TIC) son:

1. Automatización: Permite automatizar tareas contables, lo que reduce la

carga de trabajo manual y minimiza errores.

2. Eficiencia: Agiliza los procesos contables, acelerando los tiempos de

cierre contable y generación de informes.

3. Precisión y exactitud: Minimiza los errores humanos en el registro y

seguimiento de transacciones financieras, asegurando la integridad de los
datos contables.

4. Acceso a información en tiempo real: Proporciona información

financiera actualizada y en tiempo real, facilitando una toma de decisiones
más ágil y fundamentada.
5. Integración con otros sistemas: Se puede integrar con otros sistemas
empresariales, como gestión de inventario o recursos humanos, para
obtener una visión más completa y precisa de la situación financiera.

6. Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las normativas contables

y fiscales vigentes, generando informes financieros que se ajustan a los
requisitos legales.

7. Análisis financiero avanzado: Facilita el análisis y la interpretación de

los datos financieros, permitiendo identificar tendencias, patrones y
oportunidades para mejorar la gestión financiera.

En resumen, las ventajas de utilizar un sistema de contabilidad en las TIC

incluyen la automatización de tareas, mejora en la eficiencia, precisión en
los datos contables, acceso a información en tiempo real, integración con
otros sistemas empresariales, cumplimiento normativo y análisis financiero
avanzado. Estas ventajas contribuyen a una gestión financiera más efectiva
y una toma de decisiones informada.

Desventajas

Algunas posibles desventajas de utilizar un sistema de contabilidad en las

Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) pueden ser:
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1. Dependencia de la tecnología: Existe el riesgo de interrupciones o fallas
en el sistema, lo que podría afectar la disponibilidad y confiabilidad de la
información contable.

2. Costo inicial: La implementación de un sistema de contabilidad TIC

puede requerir una inversión inicial significativa en hardware, software y
capacitación del personal.

3. Requerimientos técnicos: Es posible que se necesite personal

especializado para administrar y mantener el sistema, lo que podría generar
costos adicionales en términos de recursos humanos.

4. Actualización constante: Los sistemas TIC evolucionan rápidamente, lo

que implica la necesidad de actualizaciones periódicas del software y
hardware para mantenerse al día con las últimas tecnologías y
características.

5. Riesgo de seguridad: La información financiera es sensible y su

almacenamiento en sistemas digitales puede presentar riesgos de seguridad,
como acceso no autorizado o brechas en la protección de datos.

6. Capacitación del personal: Es necesario capacitar al personal para

utilizar eficientemente el sistema de contabilidad TIC, lo que puede
requerir tiempo y recursos adicionales.
Costos Elevados de Software y Hardware.

Recurso Humano indispensable para manejar Sistemas de Información. 

Complicado proceso de Auditoría.

Es importante destacar que estas desventajas pueden mitigarse mediante

una planificación adecuada, implementación segura y capacitación
continua del personal. Además, los beneficios potenciales de utilizar un
sistema de contabilidad TIC suelen superar las posibles desventajas en
términos de eficiencia y precisión en la gestión financiera.

Aplicaciones de sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación

Las aplicaciones en el campo empresarial de un sistema de contabilidad en

las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) son:

1. Gestión de transacciones financieras: Permite registrar y realizar un

seguimiento automatizado de las transacciones financieras, como ventas,
compras, pagos y cobros.

2. Generación de informes financieros: Facilita la generación automática de

informes financieros, como estados de resultados, balances generales y
flujo de efectivo, brindando una visión clara y precisa de la situación
financiera de la empresa.
 Sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información y
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3. Control de inventario: Puede integrarse con sistemas de gestión de
inventario para mantener un registro actualizado de los productos y su
valoración contable.

4. Gestión de activos fijos: Permite llevar un control eficiente de los activos

fijos de la empresa, como maquinaria, equipos y propiedades, incluyendo
su depreciación y amortización.

5. Administración de cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Ayuda a

gestionar eficientemente los pagos a proveedores y el cobro a clientes,
manteniendo un registro actualizado de las cuentas pendientes.

6. Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de las normativas

contables y fiscales vigentes al generar informes financieros que se ajustan
a los requisitos legales.

7. Análisis financiero: Proporciona herramientas para realizar análisis

financiero avanzado, como ratios financieros, tendencias históricas y
proyecciones futuras, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.

Estas aplicaciones en el campo empresarial permiten mejorar la eficiencia,

precisión y control en la gestión financiera de una empresa, lo que
contribuye a una toma de decisiones informada y una mejor planificación
financiera.
Control interno en el campo empresarial de sistema de contabilidad en
las Tecnologías de la Información y Comunicación

El control interno en el campo empresarial de un sistema de contabilidad en

las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) implica:

1. Acceso y seguridad: Establecer políticas y procedimientos para

garantizar la seguridad de los datos contables, restringiendo el acceso a
información confidencial y protegiendo contra posibles amenazas
cibernéticas.

2. Segregación de funciones: Dividir las responsabilidades relacionadas con

la contabilidad y las TIC para evitar conflictos de interés y reducir el riesgo
de fraude.

3. Registro y documentación: Mantener un registro adecuado de todas las

transacciones y actividades contables realizadas en el sistema, lo que
facilita la auditoría interna y externa.

4. Supervisión y monitoreo: Realizar un seguimiento constante de las

actividades contables en el sistema, identificando posibles irregularidades o
errores y tomando medidas correctivas oportunas.

5. Respaldo y recuperación de datos: Implementar medidas para respaldar

regularmente los datos contables y tener un plan de recuperación en caso de
pérdida o daño de la información.
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6. Actualización y mantenimiento del sistema: Mantener el sistema de

contabilidad TIC actualizado con las últimas actualizaciones de seguridad y
características, asegurando su funcionamiento óptimo.

7. Capacitación del personal: Brindar capacitación adecuada al personal

sobre el uso correcto del sistema de contabilidad TIC y las mejores
prácticas relacionadas con el control interno.

Estas medidas de control interno garantizan la integridad, confiabilidad y

precisión de la información contable en un entorno empresarial basado en
las TIC, minimizando los riesgos asociados con posibles errores, fraudes o
pérdidas de datos.

La toma de decisiones en el campo empresarial de un sistema de

contabilidad en las Tecnologías de la Información y Comunicación
(TIC) se beneficia de:

1. Información en tiempo real: Los sistemas de contabilidad TIC

proporcionan información financiera actualizada y en tiempo real, lo que
permite tomar decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
2. Análisis financiero avanzado: Estos sistemas ofrecen herramientas y
funciones para realizar análisis financiero detallado, como ratios
financieros, tendencias históricas y proyecciones futuras, lo que ayuda a
evaluar el rendimiento financiero de la empresa y tomar decisiones
informadas.

3. Automatización de procesos: Los sistemas de contabilidad TIC

automatizan muchas tareas contables, como la generación de informes
financieros, cálculos de impuestos y conciliaciones bancarias, lo que ahorra
tiempo y reduce posibles errores humanos.

4. Integración con otras áreas empresariales: Estos sistemas pueden

integrarse con otros sistemas empresariales, como el inventario o la gestión
de clientes, permitiendo una visión holística de la información y facilitando
la toma de decisiones estratégicas.

5. Acceso remoto y colaboración: Con los sistemas de contabilidad TIC

basados en la nube, es posible acceder a la información contable desde
cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración
entre equipos y la toma de decisiones ágil.

6. Escalabilidad y flexibilidad: Los sistemas de contabilidad TIC son

escalables, lo que significa que pueden adaptarse al crecimiento o cambios
en la empresa. Además, ofrecen flexibilidad para personalizar informes y
funciones según las necesidades específicas de la organización.
 Sistema de contabilidad en las Tecnologías de la Información y
Comunicación
By; Mairelys Morillo Moreta

Estas características de los sistemas de contabilidad TIC brindan a los

responsables de la toma de decisiones una base sólida de información
financiera, análisis avanzado y automatización de procesos, lo que les
permite tomar decisiones estratégicas más informadas y eficientes para el
éxito empresarial.

Niveles de riesgo de e sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación

Los niveles de riesgo de un sistema de contabilidad en las Tecnologías de la

Información y Comunicación (TIC) pueden variar según diversos factores,
pero algunos riesgos comunes incluyen:

1. Riesgo de seguridad cibernética: Los sistemas de contabilidad TIC están

expuestos a posibles ataques cibernéticos, como piratería informática, robo
de datos o malware. Esto puede comprometer la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de la información financiera.

2. Riesgo de acceso no autorizado: Si no se implementan adecuadas

medidas de control de acceso, existe el riesgo de que personas no
autorizadas accedan al sistema de contabilidad TIC y manipulen los datos o
realicen transacciones fraudulentas.
3. Riesgo de errores y fallos del sistema: Los sistemas de contabilidad TIC
pueden experimentar errores técnicos o fallos del sistema, lo que podría
resultar en la pérdida o corrupción de datos financieros importantes.

4. Riesgo de falta de cumplimiento normativo: Los sistemas de

contabilidad TIC deben cumplir con las regulaciones y leyes aplicables,
como los requisitos contables y fiscales. La falta de cumplimiento puede
dar lugar a sanciones legales y dañar la reputación empresarial.

5. Riesgo de dependencia tecnológica: Si el sistema de contabilidad TIC

depende en gran medida de una tecnología específica o proveedor, existe el
riesgo de interrupciones en caso de problemas técnicos, cambios en la
tecnología o la terminación del soporte del proveedor.

6. Riesgo de falta de capacitación y conocimiento: Si el personal encargado

del uso y gestión del sistema de contabilidad TIC no recibe la capacitación
adecuada, existe el riesgo de errores, mal uso del sistema y falta de
aprovechamiento de sus capacidades.

Es importante que las empresas identifiquen y evalúen estos riesgos,

implementen medidas de control adecuadas y establezcan un plan de
gestión de riesgos para mitigarlos y proteger la integridad y confiabilidad
de su sistema de contabilidad TIC.