Instructivo del programa de hojas de cálculo Excel (Básico) V 2013-2019

Instructivo del programa de hojas de cálculo Excel (Básico)

¿Qué es Excel?

Es un programa para manejo de hojas de cálculo, desarrollado por Microsoft, desde 1985.
Se usa con fines estadísticos, contables, financieros.
Permite manejar: operaciones, fórmulas, funciones, gráficos, tablas.

Usos

 Generar tablas para organizar información

 Organización de listados y otro tipo de información
 Control de gastos
 Análisis de datos financieros
 Generar comparativos entre información de diferentes periodos de tiempo, diferentes
productos o proveedores.
 Automatizar procedimientos mediante las macros

Herramientas

 Crear tablas con formatos predeterminados.

 Organizar datos ya sean numéricos o de texto.
 Aplicar diferentes formatos para ver los datos.
 Realizar búsquedas de datos.
 Crear fórmulas para hallar resultados a operaciones matemáticas
 Uso de funciones predeterminadas
 Crear gráficos relacionados con información de tablas
 Uso de tablas dinámicas

Acceso a Excel

1. Buscar el ícono de Excel en: Escritorio - Barra de Tareas – Menú Inicio

clic para abrir:

2. Clic en el Botón Inicio de Windows:

 Clic en Buscar,
 Escribir Excel
 Si aparece el ícono dar Clic sobre el ícono

3. En macOS:

Haz clic en el ícono del Finder en el Dock. En aplicaciones busque Excel:

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Entorno de Excel

A continuación, se muestra la cinta de opciones de las versiones más recientes de Excel:

Barra de herramientas de acceso rápido

01. Guardar: permite guardar un archivo. Si no se lo guardó previamente, se abrirá el

cuadro de diálogo Guardar como.
02. Deshacer: da la posibilidad de revertir una acción que acabamos de realizar.
Podemos deshacer varias acciones presionando el botón tantas veces como sean
necesarias.
03. Rehacer: es la contracara del botón anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo
podemos rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas
ocasiones esta opción está desactivada.
04. Nuevo: abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de
herramientas, sino que lo hemos agregado al personalizar la barra.
05. Impresión rápida: imprime la hoja de cálculo directamente, sin mostrar el cuadro de
diálogo de impresión, que nos da la opción de configurar distintos parámetros. Este
botón también fue agregado a la barra de herramientas mediante la opción de
personalización.
06. Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: despliega el menú que nos
permite añadir más comandos a la lista inicial. Mediante la opción Más comandos...,
tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar el programa, desde los
más habituales y de uso común, hasta los más específicos.

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Interfaz de Excel en Windows

Interfaz de Excel en macOS

La interfaz de Excel puede cambiar cuando usas el programa en un computador con

sistema operativo macOS, aunque conserva las mismas funciones. Veamos cómo está
compuesta:

1. Barra de accesos rápidos: Aquí encontrarás accesos a funciones como Guardar y

Deshacer. También allí estará el acceso a Archivo, que será la primera opción que
encontrarás en la barra, la cual te llevará a la vista Backstage del programa.
2. Cinta de opciones: Aquí están todos los comandos y herramientas que necesitarás
para trabajar en un libro de cálculo. Estos estarán agrupados en pestañas
dependiendo de su función. Por ejemplo, si necesitas trabajar con fórmulas y
funciones en una hoja de cálculo, en la pestaña Fórmulas encontrarás todas las
herramientas para hacerlo.
3. Barra de fórmulas: En este espacio verás las funciones, fórmulas o datos de la
celda seleccionada.

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4. Buscar en la hoja: En esta barra puedes escribir aquello que quieras encontrar en
la hoja de cálculo y el sistema hará la búsqueda por ti.
5. Calificar el programa: Desde aquí podrás enviar un comentario a Microsoft
comentando qué te gusta de la versión para macOS del programa y qué no.
6. Compartir: Al hacer clic en este comando podrás acceder a las opciones que tienes
para compartir el archivo con otras personas como, por ejemplo, Invitar a personas
o Copiar vínculo.
7. Hojas de cálculo: En esta parte de la interfaz de Excel verás y accederás a las
hojas que conforman el libro de cálculo. Desde allí también podrás crear nuevas
hojas de cálculo haciendo clic en el símbolo más (+).
8. Opciones de vista: Aquí puedes seleccionar cómo quieres visualizar la hoja de
cálculo en que estás trabajando entre las opciones Normal o Diseño de página.
Esta última opción te mostrará cómo se verá el documento al imprimirlo. Aprende
más haciendo clic aquí.
9. Zoom: Aquí podrás controlar cuán cerca o lejos quieres ver la hoja de cálculo en que
estás trabajando. Si deslizas el controlador hacía la derecha, te acercarás a la celda
que tengas seleccionada. Si deslizas el controlador hacía la izquierda, te alejarás de
la hoja de cálculo.

Área de trabajo

En la parte central de la ventana de la aplicación encontramos el área de trabajo, es decir,

el sector donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las
utilidades del programa. En esta sección identificamos sus componentes, aprenderemos a
trabajar con el zoom y a desplazarnos por las hojas de cálculo.

01. Encabezado de columna: las columnas se identifican con una letra, desde la A
hasta la XFD.
02. Área de trabajo: está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los datos y
vemos el resultado de las operaciones.
03. Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten
desplazarnos por la hoja de trabajo.
04. Pestaña de hojas: a través de las pestañas podemos movernos por las hojas que
componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
05. Encabezado de fila: las filas se identifican con números, desde 1 hasta 1.048.576.
06. Celda activa: es la celda seleccionada.

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Libros

Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos
archivos se denominan libros.

Hoja de trabajo

 Filas: Se identifican con números desde 1 – 1,048,576, de arriba hacia abajo,

Indicador de filas al lado izquierdo.
 Columnas: Se identifican con letras desde A – XFD, equivalente a 16,384
columnas, de izquierda a derecha, indicador de columnas parte superior.
 Celdas: Es la unión entre una fila y una columna desde la A1 hasta XFD1048576.

Moverse en la hoja de trabajo

 Mouse: Clic en la celda deseada, observando filas y columnas.

 Teclado de Direcciones: Oprimir las flechas “arriba – abajo – izquierda – derecha”,
según necesidad.
 Indicador de Celdas: indica la celda activa – posición actual, también se puede
usar para moverse a una celda.

Contenido de las celdas

 Texto: Cualquier carácter: letras, números, símbolos, no permiten realizar cálculos

matemáticos.
 Números: Números sin caracteres especiales:
– Se permite: $ , . %
 Fecha: DIA-MES-AÑO, separados por - o /, tener en cuenta, la cantidad de meses y
los días de cada mes, para los años solo se puede usar desde 1900.
 Hora: HORA:MINUTOS:SEGUNDOS
– Para la hora usar valores entre 0 – 23
– Para los minutos valores entre 0 – 59

Ejemplo:

Editar contenido celdas

 Para borrar – reemplazar el contenido de una celda debe ubicarse sobre la celda y
escribir el nuevo contenido, Enter para cambiar de celda.
 Para modificar el contenido de la celda se debe dar doble clic sobre la celda,
aparece el cursor dentro de la celda, buscar el sitio de la corrección y Enter para
cambiar de celda.
 Para modificar el contenido puede usar la Barra de Fórmulas, ubicada en la parte
superior, clic en la celda y clic en la barra de fórmulas, aparece el curso, ubicarlo en
el sitio de la corrección y oprimir Enter para cambiar de celda.

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Tipos de puntero

Formato Tabla

Las herramientas de formato de texto, número y celdas se encuentran en la ficha Inicio, la

mayoría de estas herramientas son comunes en los programas de Office: Word,
PowerPoint, Access, Excel.

Se recomienda hacer la estructura con el texto, después seleccionar las celdas o rangos y
aplicar el formato deseado.

Grupo Fuente

Grupo Alineación

1. Alineación Vertical: Ubicar el texto dentro de la celda: Izquierda – Medio-Derecha

2. Alineación Horizontal: Ubicar el texto dentro de la celda hacia: Arriba – Centrar –
Abajo
3. Dirección: Girar el texto en una dirección

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4. Sangría: Aumentar o Disminuir la distancia entre el margen izquierdo y el texto.

5. Ajustar Texto: Dejar varias líneas de texto dentro de la celda
6. Combinar y Centrar: Tomar varias celdas y dejarlas como 1 sola celda

Grupo Número

1. Tipo de formato actual: Muestra el tipo de formato aplicado, General es el

predeterminado.
2. Mas Formatos: Despliega una lista con los formatos que se pueden aplicar.
3. Formato Número Contabilidad: Coloca símbolo moneda, separador de miles y 2
decimales, en la flecha puede elegir el símbolo moneda deseado: Pesos, dólar, euro,
Sol, libra, yen…
4. Formato Porcentaje: Si la celda tiene un valor lo multiplica por el 100%.
5. Formato Millares: Coloca separador de miles.
6. Aumentar Decimales: Disminuye la cantidad de decimales que se pueden
visualizar.
7. Disminuir Decimales: Aumenta la cantidad de decimales que se pueden visualizar.

 Al dar clic sobre Más Formatos se despliega una lista con los formatos
predeterminados que se pueden aplicar.
 En caso de necesitar algo más específico se debe seleccionar Más formatos de
número.

 Al dar clic sobre cada Categoría, al lado derecho se habilitan las opciones de esa
categoría.
 La categoría Personalizada, permite colocar formatos que no se encuentren
definidos dentro de una categoría.

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Guardar un libro

Los libros que no se han guardado nunca no tienen un nombre personalizado (p. ej.: Libro1,
Libro2...) ni uno provisional (p. ej.: Plantilla1, Plantilla2...). Si apaga el ordenador antes de
guardar un archivo, perderá todos los cambios que haya hecho en ese archivo.

Haga clic en la herramienta de la barra de herramientas de acceso rápido o Ctrl G.

De manera predeterminada, la opción Recientes del panel central propone, a la derecha, las
carpetas usadas recientemente.

Si la carpeta de guardado del archivo aparece en el panel derecho, haga clic sobre ella. En
caso contrario, para guardar un nuevo libro en la nube (en línea) o de forma interna, active
el nombre de la ubicación correspondiente (OneDrive, Este PC...).

Excel 2019

Con la versión 2019, la parte derecha ofrece un acceso rápido a las carpetas de la
ubicación seleccionada usadas recientemente; estas carpetas se organizan por fechas.

Si la carpeta en la que desea guardar el libro aparece en la lista del panel derecho, haga clic
en su nombre para abrirla; en caso contrario, haga clic en la opción Examinar del panel
central para buscarla.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

Entre en la carpeta (si aún no lo ha hecho) donde desea guardar el libro seleccionándola en
el panel de navegación (panel derecho). Si desea crear una carpeta, entre en la carpeta
donde se va a crear y haga clic en el botón Nueva carpeta; introduzca el nombre de la
carpeta y haga clic en Aceptar.

Haga clic en la zona Nombre de archivo para seleccionar su contenido (el texto aparece en
blanco sobre fondo azul) e introduzca el nombre que desea atribuir al libro.

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La lista Tipo permite modificar el tipo de archivo asociado al nuevo libro.

 Haga clic en el botón Guardar.

Operaciones Matemáticas

En Excel se trabajan las operaciones matemáticas básicas:

 Suma: 5+4+3
 Resta: 5-3
 Multiplicación: 5*2*6
 División: 100/5
 Potencia: 4^2

Cada operación se debe identificar con el operador matemático correspondiente:

+ - * / ^

Fórmulas

Son combinaciones de números, símbolos, operadores matemáticos, funciones y

referencias a celdas que nos muestran un resultado.

 Las fórmulas deben iniciar con = o +

 =4*(6+2)
 =C1/B1
 =(D5*10%)+E4
 =suma(A4:A8)*19%

Deben finalizar con Enter, para ver el resultado.

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 No son predeterminadas, se ajustan a la necesidad del usuario según los resultados

que deba obtener.
 En caso de hacer referencia a celdas, los resultados se actualizan según el
contenido de la celda.

Orden de Operadores

Al plantear una fórmula se desarrolla según la prioridad en el orden de los operadores:

^
* /
+ -

Al encontrar operaciones del mismo orden, se ejecuta primero la operación que se

encuentre más a la izquierda.

Uso del Paréntesis

Al encontrar una fórmula con operaciones entre paréntesis, se desarrollarán primero:

( )
^
* /
+ -

Ejemplo:

=5+2*3

11

= (5+2) *3

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Copiar Hojas

1. Las Hojas se pueden copiar dentro del mismo Libro o entre Libros diferentes.
2. En caso de querer copiar la hoja a otro libro, este debe estar abierto también, para
que Excel identifique la posición.

Tiene la posibilidad de:

 Mover Hoja: Es colocarla en otra posición sin dejar copia en la ubicación original.
 Copiar Hoja: Es duplicar la hoja, crear un duplicado en otra.

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de hoja de cálculo deseada.

2. Seleccione Mover o copiar...
3. Si es copia Active la casilla Crear una copia, de lo contrario No la active.
4. En Antes de la hoja, seleccione el lugar donde quiera colocar la copia.
5. Seleccione Aceptar.

Comentarios

 Son notas útiles para hacer una revisión, dar alguna instrucción o simplemente una
explicación detallada del contenido de una celda.
 Se pueden agregar a cada una de las celdas del libro de trabajo.
 Pueden estar visibles de manera permanente o se pueden ocultar.
 Seleccionar la celda a la que se agregará un comentario.
 Ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Nuevo
Comentario.
 Al hacer clic sobre ese botón se mostrará el recuadro necesario para introducir el
comentario.

Modificar o eliminar comentario

 Clic sobre la celda que contiene el comentario.

 Ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios.
 Se encuentran habilitados los botones para modificar o eliminar el comentario.

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Configurar Página

 Son herramientas que permiten ajustar la configuración de la hoja para la impresión.

 Se encuentran en la Ficha Diseño de Página.

Márgenes

 Es la distancia desde el borde de la hoja hacia el centro de la hoja.

 Se miden en centímetros – cm
 Tipos de Margen:
– Margen Superior
– Margen Inferior
– Margen Izquierda
– Margen Derecha

Se presentan unas márgenes predeterminadas:

Márgenes Personalizadas

 Se usa esta opción cuando las medidas de las márgenes predeterminadas no se

ajustan a la necesidad de la impresión.
 Se abre una nueva ventana donde puede ajustar las medidas de manera individual
según necesidad.

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Orientación

 Permite colocar la hoja de manera:

Tamaño

 Permite elegir el tamaño del papel que desea usar, se muestran los tamaños
preconfigurados en el equipo.
 La media del papel se da ancho por alto
 El tamaño del papel también depende del tipo de impresora que esté usando.
 Más tamaños de papel le permite ajustar otras características de Configurar
Página.

Área de Impresión

 Marca un área específica para la impresión, sin tener en cuenta que en la misma
hoja haya más información.
 Esta área se imprime sin necesidad de seleccionarla o especificarla al momento de
imprimir.

Imprimir

Para acceder a la opción Imprimir se hace desde la Ficha Archivo o desde el teclado
pulsando las teclas Ctrl P.

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El área derecha muestra un Vista preliminar de la impresión, es decir cómo se vería en la

hoja de papel.

El área izquierda muestra las herramientas para configurar las características de impresión.

 En las versiones desde 2010 en adelante hay una herramienta “Personalizar Escala”
muy útil para la impresión, permite ajustar el tamaño del formato al tamaño de la
hoja y márgenes aplicadas, sin necesidad de cambiar el formato de la tabla: tamaño
de fuentes – Columnas - Filas.

Encabezado y Pie de Página

Es información que va a parecer al momento de la impresión en todas las hojas.

 El Encabezado se coloca al comienzo de la hoja, en el área antes del límite de la

margen superior.
 El Pie de Página se coloca al final de la hoja, en el área antes del límite de la
margen inferior.

La información no aparece en la Vista Normal de la Hoja.

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Para activar la sección de Encabezado y Pie de Página se debe cambiar a la Vista Diseño
de Página:

Desde el área de Vistas / Diseño de Página:

Ficha Vista / Botón Diseño de Página

Botón Archivo / Imprimir / Configurar Página

Ficha Diseño de Página / Botón Configurar Página

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Cuando se activa el área de encabezado y pie de página, la sección se divide en tres

partes:

 Sección Izquierda
 Sección Central
 Sección Derecha

Dentro del encabezado se puede colocar:

 Texto, ubicarse en la sección y escribir.

 Elementos de la Ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página.

Funciones

 Un Función es una instrucción que desarrolla operaciones predeterminadas.

 Permiten realizar cálculos utilizando los datos que proporcionamos como sus
argumentos.
 Permiten automatizar cálculos, por su combinación de operaciones lógicas y
matemáticas.
 De acuerdo con el tipo de operación que se realice pueden ser: Matemáticas,
estadísticas, texto, fecha, hora, lógicas, búsqueda, ...

Sintaxis

Es la forma correcta de escribir una función.

=Nombre_Funcion(Argumento1;Argumento2...)

 Argumento: Son las partes de la función que permiten la su correcta ejecución: Valor
Fijos, Referencia Celdas, Referencia Rangos, funciones.
 Separador de Argumentos: Se puede usar ; o , depende de la configuración de Excel

Insertar Función

Desde la Ficha Fórmulas, Grupo Biblioteca de funciones / Botón Insertar Función:

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Dependiendo de la función se solicitan los argumentos:

Desde la Ficha Inicio / Grupo Edición / Botón Autosuma:

Desde la Barra de Funciones Fx:

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Directamente en la celda:

Funciones básicas de Excel

SUMA: =B2+C2
=SUMA(B3+C3)
SUMA(Resta): =B6-C6
=SUMA(B7;-C7)
PRODUCTO (Multiplicación): =B10*C10
=PRODUCTO(B11;C11)
PRODUCTO (División): =B14/C14
=PRODUCTO(B15*(1/C15))
PORCENTAJE: =B18/C18
MÁXIMO: =MAX(B2;C2;D2)
MÍNIMO: =MIN(B5;C5;D5)
PROMEDIO: =PROMEDIO(B8;C8;D8)
CONTAR: =CONTAR(B11:D11)
REDONDEAR: =REDONDEAR(D14;0)
=REDONDEAR(D15;1)

Revise el siguiente vídeo para ver el paso a paso de las funciones antes mencionadas:
https://www.desafiandoexcel.com/funciones-de-excel/las-10-funciones-basicas-de-excel/

Referencias

 Elementos fundamentales para ubicarnos dentro de la hoja de cálculo, ya que a

través de ellas podemos identificar cada una de las celdas y de esa manera acceder
al valor contenido.
 Nos indica la ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer
rápidamente la columna y fila.
 Constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) indica la columna
y la segunda parte indicará su número de fila.

Ejemplo:

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Al momento de ser copiadas a otras celdas pueden comportarse de ciertas maneras:

Cambiar Referencias

 La forma más práctica es el uso de la tecla F4, cuando nos encontramos en el modo
de edición.
 Selecciona una celda e ingresa la fórmula =A7 pero no pulses la tecla Enter.
 El cursor de edición se encontrará parpadeando al final de la referencia y si pulsas la
tecla F4 una vez, la referencia se transformará automáticamente en absoluta =$A$1.
 Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrás una referencia mixta como =A$1.
 Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia será cambiada por la otra opción
de referencia mixta =$A1.
 Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volverás a la referencia relativa original.

Referencia Relativa

 Son aquellas que varían si cambia su posición.

 Son el tipo predeterminado al copiar una fórmula en otra celda.
 Se adecúan al movimiento de la fórmula:
– Si copia entre filas, se modifica la fila “Parte numérica”
– Si copia entre columnas, se modifica la columna “Parte letra”
 Son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de
datos.

Ejemplo:

Referencia Absoluta

Son aquellas que se mantienen fijas “Fila y Columna” independientemente de su posición.

Ejemplo $D$3, otro ejemplo:

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Referencia Mixta

Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila. Ejemplo: $D3, D$3.

A continuación, se comparte el enlace de un manual completo sobre la herramienta Excel:

https://www.tesuva.edu.co/phocadownloadpap/Guia%20basica%20excel%202013.pdf

El caso de las hojas de cálculo de Google

Con las tecnologías de Cloud Computing se soporta el software como servicio la suit que
ofrece Google, específicamente la de Google Sheets que es un programa de hojas de
cálculo en la nube con su cinta de opciones:

Dado que este software se encuentra soportado en otra plataforma tiene su combinación de
teclas específicas, la cual se comparte en el siguiente enlace: Combinaciones de teclas
para Hojas de cálculo de Google

Actividad individual (Práctica)

1. Crear un nuevo libro de Excel, guardarlo como Ejercicio 1 – Su Nombre

2. Crear 3 etiquetas y cambiarles el nombre y color:

 Productos – Verde
 Ventas – Rojo
 Departamentos – Azul

3. Organizar las etiquetas: Ventas - Departamentos – Productos

4. Ubicarse sobre la hoja Productos y crear una tabla aplicando el formato adecuado:
 C4: Ref.
 D4: Descripción
 E4: Cantidad
 F4: Valor Unitario
 G4: Fecha de Ingreso
 Colocar formato para para 10 registros desde la celda C5
 Llenar Ref. con una serie P001...P010
 Llenar Valor Unitario con valores > 10000 aplicando Formato Numero
Contabilidad sin decimales. Usar validación de datos.
 Llenar Fecha con una serie desde junio 1, aplicar Formato junio 1 de
2023
 Seleccionar el rango C3:G3, combinar celdas y colocar el encabezado
PRODUCTOS 2023

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5. Ubicarse sobre la hoja Ventas y crear una tabla aplicando el formato adecuado:

6. Ubicarse sobre la hoja Departamentos y crear el siguiente formato:

7. Finalmente, presente la siguiente prueba de conceptos básicos:

https://www.daypo.com/test-prueba-basica-excel.html

Cuando obtenga todos los puntos correctos de 10/10, realice una captura de pantalla
completa del resultado junto con la fecha y hora del escritorio. Luego guarde la imagen y
nómbrela de la siguiente manera: pruebaNombreAprendiz

Si cumple con lo anterior, guarde el libro de Excel con la extensión .xls y .pdf donde
se pueda observar cada tabla completa en una hoja correspondiente sin
inconvenientes para luego adjuntarlos junto con la imagen de la prueba realizada en
el espacio correspondiente que le indique el instructor en Territorium.

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