Informe mejora de productos y procesos con la incorporación de herramientas TIC

Conrado hidalgo león

SENA: Servicio Nacional De Aprendizaje
Matthew Ruiz Meza

18 de marzo del 2024

El objetivo de esta actividad es resaltar y entender la importancia de integrar las Tecnologías
de la Información y Comunicación (TIC) en los procesos de diferentes áreas, además de su
impacto en el aumento de la productividad. Para generar evidencia adecuada, el
participante debe asimilar los conceptos presentados en el componente formativo: En el
tema de mejora continua, es importante considerar las "Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC)".

Las empresas en Colombia solían enfrentar desafíos importantes debido a la falta de

herramientas necesarias para realizar procesos eficientes, mejorar la información, disminuir
costos y aumentar la productividad. Estas empresas enfrentaban solo algunos de los
obstáculos. No obstante, un día, como un regalo divino, las TIC aparecieron.
La llegada de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) ha revolucionado
la manera en que las empresas operan, ofreciendo mejoras significativas en lo que respecta
a herramientas ofimáticas y colaborativas.
Es evidente que las TIC son fundamentales para potenciar la productividad empresarial.
Sin embargo, simplemente introducir tecnología en los procesos no garantiza
automáticamente un aumento en la productividad. Para lograrlo, es necesario cumplir con
varios requisitos, incluyendo un profundo conocimiento de los procesos de la empresa, una
planificación minuciosa de las necesidades tecnológicas y la incorporación gradual de
sistemas informáticos.
El incremento en la productividad empresarial se traduce en la reducción de costos, el
aumento en las ventas y la optimización de recursos. Todo esto se hace posible mediante
una adecuada implementación de las TIC.
El uso efectivo de las TIC permite maximizar los ingresos, reducir los gastos, gestionar
inversiones y operaciones de manera más eficiente, así como administrar relaciones con
clientes y proveedores de forma integrada. La automatización de procesos permite
reemplazar sistemas basados en documentos físicos, lo que posibilita el acceso a
información en tiempo real y la utilización de tecnología móvil, además de diseñar procesos
estandarizados a seguir.
Con un uso óptimo y adecuado, las Tecnologías de la Información permiten a las empresas
producir más, a mayor velocidad, con mayor calidad y en menos tiempo.

La inclusión de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en el área de las

herramientas para oficina y colaborativas viene con mejoras sustanciales en eficiencia,
productividad y trabajo conjunto
A continuación, se nombran algunas de las mejoras que se pueden tener con esa
integración:

1. Acceso y disponibilidad: Acceder a documentos, hojas de cálculo, presentaciones

y otros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento es posible gracias a
las herramientas ofimáticas y colaborativas basadas en TIC siempre que se cuente
con una conexión a Internet. El trabajo remoto, la colaboración entre equipos
distribuidos geográficamente y la flexibilidad en el horario de trabajo se ven
facilitados por esto.
2. Colaboración en tiempo real: Se puede colaborar en tiempo real en documentos
compartidos gracias a las TIC. Es posible que varias personas editen y comenten
un documento al mismo tiempo, lo cual hace más sencillo el trabajo en equipo,
reduce la necesidad de enviar múltiples versiones de un archivo y agiliza el proceso
de revisión y aprobación.
3. Comunicación integrada: Las funciones de comunicación, como el chat, la
videoconferencia y los comentarios en línea, suelen estar integradas en las
herramientas ofimáticas y colaborativas basadas en TIC. Facilita la comunicación
 entre los miembros del equipo, reduce la necesidad de correos electrónicos y hace
más ágil la toma de decisiones.
4. Seguimiento de cambios: Es posible hacer un seguimiento minucioso de los
cambios efectuados en un documento a lo largo del tiempo mediante las TIC. Esto
hace que sea fácil identificar quién realizó cambios y cuándo, así como revertir a
versiones anteriores si es necesario. Ayuda también a mantener un seguimiento de
las contribuciones individuales en proyectos colaborativos.
5. Automatización de tareas repetitivas: Las herramientas ofimáticas y colaborativas
basadas en TIC suelen ofrecer funciones de automatización que ayudan a
simplificar y agilizar tareas repetitivas. Por ejemplo, se pueden crear plantillas,
macros o flujos de trabajo automatizados para optimizar procesos como la
generación de informes, la gestión de proyectos o la creación de presentaciones.
6. Seguridad y control de acceso: Las TIC ofrecen opciones avanzadas de
seguridad y control de acceso para proteger la confidencialidad e integridad de la
información. Esto incluye la encriptación de datos, la autenticación de usuarios, la
gestión de permisos y la auditoría de actividades. Estas medidas ayudan a prevenir
el acceso no autorizado y a garantizar el cumplimiento de las regulaciones de
privacidad y seguridad de datos.
7. Integración con otras herramientas: Las herramientas de oficina y colaborativas
basadas en TIC suelen tener interoperabilidad e integrarse con otras aplicaciones y
servicios, como sistemas CRM, plataformas de gestión de proyectos, servicios de
almacenamiento en la nube y herramientas para el análisis de datos. Ello posibilita
una mejora en la eficiencia y coherencia del flujo de trabajo.

En resumen, al integrar TIC en herramientas de oficina y colaborativas se obtienen

varias mejoras que incluyen desde el acceso y la disponibilidad hasta la seguridad
y la interacción con otras herramientas. Estos avances contribuyen a aumentar la
productividad, la colaboración y la eficiencia en el entorno laboral actual.
Identificar los aspectos y procesos del área de ocupación que se pueden fortalecer
con la incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

Actualmente, soy dueño de dos negocios de estacionamientos públicos, donde toda la

gestión contable se lleva a cabo manualmente, utilizando libros y cuadernos. Sin embargo,
esta metodología conlleva el riesgo de deterioro o pérdida de los registros.

Anita propone algo para mejorar la gestión contable del negocio de estacionamientos
públicos utilizando herramientas de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC),
puedes considerar las siguientes estrategias:

• Implementación de software de contabilidad: Utiliza un software contable

especializado que te permita registrar de forma digital todas las transacciones
financieras de tus negocios. Este software proporciona características como registro
de entradas y salidas, conciliación bancaria, generación de reportes financieros y
otras funciones.
 • Uso de sistemas de gestión empresarial (ERP): Un ERP une todas las áreas de tu
negocio, incluyendo la contabilidad, en una única plataforma. Esto te da la
capacidad de ver completamente y en tiempo real tus operaciones financieras, lo
cual hace que sea más fácil tomar decisiones informadas.

• Automatización de procesos contables: Desarrolla herramientas de automatización

para hacer más eficientes las labores contables que se repiten, como la generación
de facturas, el registro de pagos y la conciliación de cuentas. Te ayudará a ahorrar
tiempo y evitar cometer errores humanos.

• Almacenamiento en la nube: Guarda de manera segura y accesible todos tus

registros contables digitales utilizando servicios de almacenamiento en la nube.

• Seguridad de la información: Implementa medidas de seguridad cibernética para

proteger la información financiera de tus negocios contra amenazas como
ciberataques y pérdida de datos. Esto incluye el uso de firewalls, antivirus,
autenticación de dos factores y cifrado de datos.
• Formación y capacitación: Capacita a tu equipo en el uso de las nuevas
herramientas tecnológicas para garantizar una transición suave hacia los nuevos
sistemas. Asegúrate de que comprendan cómo utilizar el software de contabilidad y
cómo mantener la seguridad de la información.
• Integración con otros sistemas: Integra tu software de contabilidad con otras
herramientas que utilices en tu negocio, como sistemas de gestión de clientes
(CRM) o de gestión de recursos humanos (HRM). Esto te permitirá tener una visión
más completa y coordinada de tus operaciones comerciales.
• Al implementar estas estrategias, podrás mejorar significativamente la gestión
contable de tus negocios de estacionamientos públicos, aumentando la eficiencia,
reduciendo los errores y garantizando la seguridad de la información financiera.

La influencia de la tecnología en el ámbito de la contabilidad es incuestionable.

Proporcionando respuestas a las demandas emergentes de información, las tecnologías de
la información actúan como catalizadores del cambio.

La incorporación de tecnologías de la información en la contabilidad conlleva dos

consecuencias principales:

• Se mejoró la velocidad de procesamiento, lo que permite realizar tareas más

rápidamente y facilita generar cambios en el diseño de los sistemas de información.

• Reconocer que las tecnologías de la información no solo aceleran los procesos

existentes, sino que también pueden influir en el diseño y la ejecución de los
sistemas de información contables es importante. Es crucial hacer una distinción
entre mejoras que solo afectan aspectos cuantitativos y aquellas que permiten
 nuevos enfoques en las prácticas contables o la creación de sistemas de
información innovadores.

Entre los beneficios iniciales, podemos mencionar la notable rapidez que ofrece el empleo
de soportes informáticos para:

• Obtener balances y cuentas de resultados en tiempo real.

• Registrar cuentas en los archivos mercantiles vía internet.
• Liquidar impuestos online.
• Enviar facturas mediante intercambio electrónico de información.
Estos avances son sumamente positivos debido al ahorro significativo en tiempo y recursos
financieros. Sin embargo, es importante destacar que no introducen cambios metodológicos
en sí mismos.
En resumen, es esencial en la era digital actual que un negocio utilice herramientas de
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para gestionar su contabilidad. Estas
herramientas pueden acelerar los procesos contables, aumentar la precisión y confiabilidad
de los registros financieros, optimizar la gestión del flujo de efectivo y ofrecer información
en tiempo real sobre el estado financiero del negocio. Las TIC también ayudan a
automatizar tareas que se repiten, disminuyendo el riesgo de errores humanos y
permitiendo más tiempo para actividades estratégicas. Al utilizar herramientas de
tecnología de la información y comunicación para llevar a cabo las tareas contables, las
compañías pueden mejorar su eficacia, tomar decisiones más fundamentadas y
mantenerse competitivas en un contexto empresarial que está siempre cambiando.

Hay varias herramientas de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) que se

pueden emplear para mejorar y hacer más sencillos los procesos contables en una
empresa. Algunas de estas herramientas incluyen: Algunas de estas herramientas incluyen:

• Software de contabilidad: Software especializado creado para administrar las

finanzas de una compañía. Algunos ejemplos son QuickBooks, Xero, Sage,
FreshBooks y otros más. Se pueden usar estos programas para mantener un
registro detallado de ingresos, egresos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y
otros aspectos contables.

• Sistemas de gestión empresarial (ERP): Incluye la contabilidad, así como varias

áreas funcionales de una empresa, las plataformas integradas. Entre otros, se
incluyen SAP, Oracle NetSuite y Microsoft Dynamics como ejemplos de ERP. Estos
sistemas proporcionan una perspectiva integral de las actividades comerciales y
permiten la eficaz gestión contable, así como otros aspectos como inventario,
recursos humanos, ventas y compras.

• Software de facturación electrónica: Instrumentos para la emisión, envío y gestión

de facturas de manera electrónica. Algunos ejemplos son la Facturación Electrónica
en Línea (FEL) en México, Factura en España y varias soluciones de facturación
electrónica disponibles en diferentes países.

• Plataformas de gestión de gastos: Programas y aplicaciones que hacen más fácil el

seguimiento y la administración de los gastos de una empresa. Algunos ejemplos
son Expensify, Concur, Zoho Expense y otros más.