LAS COMUNICACIONES USADAS PARA

NEGOCIOS

ALUMNOS:
ADRIAN ALEXANDER FRANCO HERNANDEZ
DIANA CRISTINA GOMEZ ALMANZA
ANGELICA VIRIDIANA GONZALES URBINA
OSCAR LEANDRO LOPEZ MARTINEZ
EVELIN GISEEL MANDUJANO PEREZ
ALEJANDRO DE JESUS RUIZ HERNANDEZ

GRADO Y GRUPO:
SEXTO SEMESTRE GRUPO “B”
MATERIA:

PRACTICAS COMERCIALES Y
BANCARIAS

SAN CRISTOBAL DE LAS CASAS, CHIAPAS

INDICE DE COMUNICACIÓN DE NEGOCIOS

LAS COMUNICACIONES USADAS PARA
NEGOCIOS.................................................................1
INTRODUCCIÓN...........................................................3
LAS COMUNICACIONES USADAS PARA NEGOCIOS......4
ELEMENTOS QUE FORMA UNA CARTA
COMERCIAL:..........................................................9
MAQUINAS AUXILIARES EN EL MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA................................................15
ALGUNAS FORMAS ESPECIALES DE
COMUNICACIÓN.................................................17
COMUNICACIONES CON DEPENDENCIAS
DEL GOBIERNO..................................................21
COMUNICACIONES TELEGRAFICAS.............23
CONCLUSIÓN.....................................................27

INTRODUCCIÓN
El complicado mundo comercial moderno necesita vencer las distancias para
facilitar las transacciones. Es un conjunto de procesos que lleva a cabo una
organización con el fin de transmitir su información corporativa tanto a nivel interno
como externo (para sus clientes, usuarios y audiencia en general).
El teléfono es necesario en casi cualquier aspecto de un negocio, tanto como
contacto central, a donde clientes o proveedores pueden dirigirse para alguna
gestión o para resolver una duda, como enlace entre trabajadores y empresa.
La red telex es una red de teletipos similar a una red telefónica, que utiliza
circuitos de conexión. Fue un método importante para enviar mensajes escritos
electrónicamente entre empresas durante el periodo posterior a la segunda guerra
mundial. Su uso disminuyó a medida que la máquina de fax creció en popularidad
en la década de 1,980. El telefax fue muy popular y permitía transmitir
telefónicamente tanto texto como imágenes de un documento escaneado. Perdió
terreno inmensamente ante el correo electrónico e internet a lo largo de la década
de 1,990 y 2,000, actualmente se considera una tecnología obsoleta y solo
algunas empresas continúan usándolo solo por fines legales.
Si bien hasta hace unos años la comunicación generalmente se llevaba a cabo por
vía telefónica o en persona, hoy en día existe una gran cantidad de medios de
interacción que se pueden aprovechar para hacer más eficiente su comunicación.
La correspondencia se realiza principalmente por medio de cartas, es un sistema
de comunicación terrestre. Es la forma más completa de comunicación postal, en
la carta se deben integrar datos importantes.
Es por eso que es muy importante conocer a cerca de la comunicación y su
evolución, la comunicación en el negocio contribuye al desarrollo de la capacidad
de influir en los demás, provocando cambios en las actitudes y puntos de vista de
las personas. Además de que la comunicación es simplemente lo que mantiene
viva la relación entre el negocio y los clientes y por ese sencillo motivo es
necesario que todas las empresas tengan como prioridad ofrecer buenos canales
de comunicación.
 LAS COMUNICACIONES USADAS PARA
NEGOCIOS

El complicado mundo comercial moderno necesita vencer las distancias para

facilitar las transacciones. Es preciso poner en contacto rápida y económicamente
a las personas y hacer llegar las mercancías y los servicios de un sitio a otro del
globo en el menor tiempo posible. Esto ha dado por resultado el desarrollo de
grandes sistemas de comunicación y transporte. Como medios principales de
comunicación personal pueden usarse actualmente, organizados en forma
generalizada para dar servicio al público:
a) El teléfono
b) El telex
c) EL telefax
d) El correo
e) El telégrafo
El primero de ellos se utiliza para la transmisión de voz y los cuatro últimos para la
transmisión de textos y/o imágenes.
Canales de comunicación más importantes, aquellos que toda empresa debería
usar para tener más proximidad con su público y como podemos usarlos de la
forma mas eficaz posible.
1. E-mail marketing: muy utilizado por las empresas para intercambiar
mensajes entre sectores e incluso para esclarecer las dudas de los
consumidores.
2. Redes sociales: son canales de comunicación excelentes, hoy en día son
verdaderas herramientas a través de las cuales las personas pueden
esclarecer dudas o pedir información sobre los productos o servicios de la
empresa.
3. SMS: los mensajes de texto, conocidos como SMS, son también un ejemplo
de comunicación con el cliente. Debe ser utilizados para disponibilizar la
información de forma breve y aquellas que pueden ser divulgadas en un
espacio menor del usado para e-mail marketing
4. Chats online: son cada vez más comunes en la vida cotidiana. Prueba de
esto es WhatsApp
5. Teléfono: por más que la tecnología avance, el teléfono todavía esta en la
lista de los canales de comunicación con el cliente más importantes, esto es
debido a su rapidez pues es preciso atender las llamadas de inmediato.
Ejemplo de telex:

Ejemplo de telefax:

Ejemplo de telégrafo:
SERVICIOS TELEFONICOS
Es un servicio de comunicaciones, entregado por empresas concesionarias, a
través de las cuales usted puede contactarse con cualquier otro equipo telefónico,
ya sea fijo o móvil, independientemente del lugar a donde quiera llamar. Permite la
comunicación más rápida, nacional e internacional. Fue inventado por Alejandro
Graham Bell en 1876 y aún cuando los actuales aparatos difieren mucho del
original, su sistema de funcionamiento continúa siendo en lo esencial el mismo.
Los perfeccionamientos logrados en él son obra de muchos investigadores y se
sigue trabajando para hacerlo aún mejor. La radiotelefonía, combinada con el
teléfono, permite actualmente comunicarse oralmente con personas que viajan en
su automóvil; así como personas que no se encuentran en un lugar especifico y
predeterminado. En este tipo de comunicaciones destacan los avances logrados
en materia de teléfonos celulares.
SERVICIOS DD LARGA DISTANCIA
Las llamadas de larga distancia nacional (LDN), son las que tienen como objetivo
un departamento diferente al de donde se realiza la llamada. Mientras las
llamadas de larga distancia internacional (LDI), son las que tienen como destino
otro país.
LLAMADAS DE PERSONA A PERSONA Y DE TELÉFONO A TELÉFONO
Las de persona a persona, más costosas que las de teléfono a teléfono, son las
indicadas cuando se desea hablar necesariamente con determinado individuo. Las
de teléfono a teléfono son las más apropiadas para llamar a empresas o cuando el
asunto de la comunicación puede tratarse con cualquier persona que conteste. En
cualquiera de los dos tipos de llamada, la tarifa se basa en una cuota por cada
minuto de comunicación. Hay servicio nacional y servicio internacional, este último
más caro, por razón natural. Debe solicitarse precisamente servicio nacional o
internacional, según el caso.
LLAMADAS POR COBRAR
Las llamadas por cobrar son una herramienta que algunas operadoras móviles
ponen a disposición de sus usuarios para que puedan marcar a un número sin
necesidad de tener saldo. Esto solo lo hará con autorización del usuario o
suscriptor a cuyo nombre aparece listado el teléfono. Si no se pide llamada por
cobrar el importe se cobra al numero del que se llame.
SERVICIO LADA
Ya es posible con estos servicios la comunicación automática nacional y con otros
países mediante claves de 10 a 12 cifras. La clave se integra con dos dígitos para
identificar el tipo de servicio lada que se va a usar; posteriormente dos o tres
dígitos para identificar la clave de la localidad en el país o en el extranjero a donde
se desea hablar y finalmente el número de teléfono con el cual se desea
establecer la comunicación. La clave lada puede ser: 91 para el servicio nacional
de teléfono, 92 para el servicio nacional de persona a persona, 95 para el servicio
internacional a Estados Unidos y Canadá de teléfono a teléfono, 96 para el
servicio internacional a Estados Unidos y Canadá de persona a persona y 98 para
el servicio internacional al resto del mundo.
DIRECTORIOS TELÉFONICOS
Presentan, ordenados alfabéticamente, los nombres de las empresas y personas
suscriptoras . Traen una sección especial en que los suscriptores aparecen
clasificados según la profesión, ramo o género de negocios a que se dedican. Esta
sección es sumamente útil cuando se tiene una idea de lo que se necesita, pero
no se sabe quién puede proporcionárnoslo.
SERVICIO DE TELEX Y TELEFAX
Debido a la necesidad de comunicación que existe tanto en el sector empresarial
público como el privado, el servicio telefónico representa un medio costoso cuando
se trata transmitir textos, datos e imágenes. Para lograr una comunicación más
económica, la tecnología ha desarrollado aparatos que permiten precisamente la
transmisión de textos, datos e imágenes a costos notables inferiores y con la
importante ventaja de que la comunicación queda registrada por escrito.
Entre estos adelantos técnicos destaca el telex, que es un aparato con un
funcionamiento semejante al del teléfono, por lo que se refiere a que cada
estación de telex tiene un número con el cual se identifica para transmitir o recibir
textos. Los aparatos de telex se intercomunican mediante líneas especiales que
en el caso de nuestro país son asignadas y controladas por la Secretaría de
Comunicaciones y Transportes . Únicamente se asignan líneas de telex a
empresas que justifican, con base en el volumen de textos que les imperativo
transmitir; la necesidad de semejante servicio.
Más reciente aun que el telex es el telefax, que se utiliza fundamentalmente para
la transmisión de textos e imágenes de teléfono a teléfono. A diferencia del telex,
el telefax opera conectándose a las líneas telefónicas normales, requiriéndose en
algunos países de autorización expresa para utilizarlo. Estos aparatos transmiten
la imagen (textos, diagramas, dibujos, etc.) basándose en el mismo sistema que
utilizan las fotocopiadoras actuales, transmitiendo dicha fotocopia por la línea
telefónica a cualquier otro aparato de telefax en cualquier parte del mundo.
No tofos los telefax tienen el mismo sistema de transmisión. Consecuentemente,
la comunicación solo se consigue entre aparatos que sean compatibles entre sí;
sin embargo, dado el éxito alcanzado con este novedoso sistema, la tendencia de
los fabricantes es de unificar tecnologías para conseguir plena compatibilidad.
Como consecuencia de los adelantos tecnológicos modernos ya es posible
también la comunicación no solo entre personas, sino entre computadoras
ubicadas en distintos lugares del país o del mundo. Una computadora puede
comunicarse con otra en casi cualquier parte para transmitir o recibir datos, o bien
para compartirlos mediante el acceso a una base de datos común.

LA CORRESPONDENCIA:
Se conoce como correspondencia, por otra parte, a la comunicación por escrito
entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la
personal que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe
es el destinatario.
Por lo general, la noción de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio
de cartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre. El nombre y la dirección
del destinatario se escriben en el frente del sobre, mientras que los datos del
remitente se registran en el reverso. Correspondencia, de todas formas, puede ser
el intercambio de correos electrónicos o emails. En este caso, la comunicación es
virtual y digital.
La correspondencia suele asociarse a un intercambio privado, donde una persona
A le escribe a una persona B y ésta le responde. En algunos casos, sin embargo,
la correspondencia se vuelve pública, ya sea por voluntad de los involucrados (con
una carta abierta) o por la fama de estos (cuando se publica el intercambio de
correspondencia entre personajes célebres)

LA CARTA COMERCIAL COMUN:

Empecemos, eso sí, por aclarar cuándo se considera que una carta es comercial
(y cuándo no). Podría decirse que esta es una comunicación documental que se
envía a un destinatario profesional (cliente, proveedor o entidad) con el que una
empresa pretende tratar temas estrictamente comerciales o con el que se intenta
establecer una relación de compra-venta.
Si una comunicación trata cualquier tema que sea ajeno a lo comercial, entonces
ya no estamos hablando de una carta comercial, sino de algo totalmente diferente.
Hay que tener en cuenta, eso sí, que ‘lo comercial’ admite un gran rango de
temáticas y cuestiones estrictamente relacionadas con el intercambio de productos
y servicios, los compromisos comerciales, los pedidos, las solicitudes de crédito,
los pagos, las promociones o las ofertas de todo tipo.
Un ejemplo de carta comercial podría ser, evidentemente, la solicitud de un
catálogos de productos con la intención de realizar una compra. Pero también el
envío de una invitación en la que se presentará el nuevo servicio que ofrece una
empresa. Otro ejemplo de carta comercial sería el envío de una cita para una
reunión importante… Aunque la verdad es que, a partir de aquí, seguro que te
vienen a la cabeza mil y un ejemplos que te encuentras día sí y día también en tu
empleo.

ELEMENTOS QUE FORMA UNA CARTA COMERCIAL:

1. Logo de la empresa.- Suele colocarse en la parte superior izquierda,

central, o derecha, de manera indistinta, en especial cuando el papel ya se
encuentra membretado.
2. Membrete.- En él se colocan el nombre de la empresa, la dirección de la
misma, así como otras identificaciones de esta (teléfono, correo electrónico,
etc.). Suele hallarse unido al logo de la empresa, en especial cuando se
trata de papel membretado. Se coloca en la parte superior izquierda.
3. Fecha.- Se coloca la fecha así como los datos geográficos de la empresa
remitente, se suele escribir en la parte central, pero también se puede
realizar en la parte derecha de la hoja.
4. Destinatario.- En seguida de la fecha se escribe el nombre y dirección de la
empresa a la cual nos dirigimos, o en su caso el nombre de la persona
(cliente), a la que se dirige la misiva. Esta se coloca del lado izquierdo de la
hoja.
5. Saludo.-Se escribe de manera respetuosa, y en el caso de estar dirigida a
otra empresa se usan formalismos en plural, como: “Apreciables clientes” o
“muy señores míos”, etc. En caso de estar dirigida a un cliente (particular),
se usa también de un tono formal y respetuoso con formalismos como:
“estimado cliente” o “muy señor mío” “muy señora mía”, etc. evitando
siempre familiaridades que no vienen al caso.
6. Introducción.- Se escribe de manera breve el motivo por el cual enviamos la
carta.
7. Cuerpo de la carta.- En esta parte exponemos aquello que se pretende
comunicar, exponemos el motivo particular por el cual realizamos la carta
como bien podría ser informar que sí o no a llegado algún material o
suministro proporcionado por la otra empresa, asuntos de interés para las
dos empresas, o encaso estar dirigidas a particulares, bien podrían ser la
descripción de algún producto, servicio, promoción, etc. En resumen, se
expone el asunto de interés para quien recibe la carta.
8. Despedida.- Se realiza la despedida de manera cordial, pudiendo o no,
invitar a que la carta sea respondida (dependiendo del caso en particular).
Se suelen usar formulismos tales como:

• “Reciba un saludo de”

• “Reciban un saludo de”
• “Sin otro motivo se despide
9. Firma.- Si es enviada de manera personal o a nombre de nuestra empresa,
se coloca nuestro nombre y cargo en la misma, pero si la carta es enviada
 por la empresa puede bastar con el nombre de la empresa o el logotipo de
la misma.

RECOMENDACIONES SOBRE EL NOMBRE DEL DESTINATARIO:

Los clientes de entornos regulados pueden tener que asegurarse de que el valor
del nombre asociado con sus destinatarios sea coherente a lo largo del ciclo de
vida del acuerdo. Esto puede resultar problemático cuando se proporciona un
valor de nombre y ese nombre cambia durante el proceso de firma.
Por ejemplo, un remitente puede incluir en su cuenta a un destinatario que
también sea usuario de Acrobat Sign. La inclusión de un destinatario interno
proporciona un perfil conocido por el sistema de Acrobat Sign y, en el momento en
que se envía el acuerdo, el nombre de perfil del usuario se importa a los registros
de auditoría y a la página Administrar.
Cuando el destinatario interno abre el acuerdo, su nombre de perfil se rellena
previamente en el campo de firma. Si el firmante no hace nada, su nombre se
utiliza como firma y el informe de auditoría se genera con su nombre definido
internamente. Sin embargo, el firmante puede cambiar su nombre dentro del
bloque de firma. Si lo hace, el nuevo valor de nombre se utiliza a partir de ese
momento en todo el informe de auditoría y en la página Administrar.
Si un cliente está examinando el informe de auditoría provisional para determinar
el cumplimiento del sistema, el cambio del informe de auditoría provisional al final
puede considerarse un incumplimiento.
Para resolverlo, los administradores pueden configurar su cuenta o grupos para
pedir al remitente que incluya un valor de nombre para cada destinatario como
parte del proceso de configuración del acuerdo. El valor de nombre se puede
definir como obligatorio o no, según los requisitos del documento.

LAS FRACES INTRODUCTORIAS:

• A quien corresponda.
• Distinguido…
• Honorable…
• Estimado…
• Señor…
• Coordinador…
• Departamento…
• Señores…
• Respetado señor…
• Un cordial saludo.
• A quien pueda interesar.
• Comité…
• Quien suscribe.
 • En virtud de mi cargo…
• Le notificamos formalmente…
• Con base a…
• Con relación a…
• Le agradecemos de antemano su invitación a…
• Presidente…
• Me es grato comunicarme con usted.
• Señor ______, por medio de la presente…
• Reciba un cordial saludo.
• Nos es grato enviarle un gran saludo.
• De manera cordial, me dirijo a usted con la finalidad de…
• Oficina de…
• Reciba de nuestra parte un afectuoso saludo.
• El objetivo principal de esta carta es…
• Por medio de la presente…
• Señor_____, el objetivo de la presente es solicitarle.
• Formalmente le notifico…
• Le remito el siguiente documento con la finalidad de…
• El siguiente texto tiene como finalidad invitarle…
• Con relación al correo…
• En argumento y respuesta de la referencia anterior.
• Haciendo referencia al tema…
• La razón por la que establecemos contacto con usted…
• Tengo el gusto de…
• Me complace informarle que…
• Tenemos el placer de informarle que…
• De acuerdo a su petición…
• Me dirijo a usted con la finalidad de…
• Con relación al informe anterior…
• Busco ponerme en contacto con usted, no sin antes saludarle cordialmente.
• Celebramos establecer contacto con usted.
• Le envío el siguiente documento con el objetivo de obtener…
• Honorable embajador…
• Luego de recibir la carta en la fecha previa…
• Con respecto a su propuesta…
• En virtud de su condición como encargado de…
• El motivo principal de este documento es exponer…

IDENTIFICACION DE LA CARTA QUE SE CONTESTA:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de

la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)
 1. El texto de la carta:
Es la parte medular de ésta, en la que se expone el motivo o los motivos por los
cuales se está escribiendo. Es aconsejable que nuestra carta sea siempre clara,
concisa y cortés. Que los párrafos no sean tan grandes que provoquen
aburrimiento en el lector o tan breves que omitan datos importantes.
Párrafo introductorio, en el que se presentan los antecedentes relacionados con el
asunto.
2. Párrafo principal:
en el que se expone el tema con toda amplitud y detalle.
3. Párrafo de despedida:
en el que se concretan las acciones y se hacen las solicitudes pertinentes.
Del texto de la carta al siguiente elemento, se darán 2 c/c si es que ésta consta de
antefirma. En caso contrario, se dan 4 interlíneas, con objeto de que haya espacio
suficiente para la rúbrica del firmante.

PREPARACION DEL TEXTO DE LA CARTA:

Antes de escribir una carta comercial a un posible cliente, una carta de
advertencia a un miembro del personal de la empresa o cualquier otra carta
especialmente complicada, necesita saber cómo redactar bien las cartas difíciles.
Tiene que ser capaz de hacer el esquema de una carta, crear una presentación
adecuada, elegir un diseño apropiado, escoger un formato relevante y seleccionar
un estilo de escritura oportuno.

Hacer el esquema de su carta

Tanto si tiene que escribir una nota de agradecimiento o un aviso de despido,
debería pensar bien lo que quiere decir al lector antes de empezar a escribir. Para
prepararla bien, debe tener en cuenta sus objetivos, el conjunto de todos los
hechos y la persona que va a recibir su correspondencia. Manejando esta
información, puede esbozar un borrador de esa carta difícil.

Sus objetivos
Empiece considerando exactamente por qué está escribiendo esta carta en
particular y qué desea conseguir con ella. A lo mejor tiene que denegar la petición
de descuento de un cliente, pero también quiere conservar la relación y mantener
futuros pedidos. Puede que necesite recordar a alguien que no ha cumplido una
promesa, animándole a cumplirla ahora. Anote esos objetivos para que los tenga
claros cuando empiece a escribir. Le ayudarán a enfocar su carta.
Los hechos
Enumere todos los hechos relevantes relacionados con la carta. Por ejemplo, si
está respondiendo a una queja de un cliente, debería conocer la naturaleza de la
queja, si es válida o no, quién es el responsable en el caso de que sea válida, y
las medidas que ha de tomar para satisfacer al cliente. Para asegurarse de que
está bien familiarizado y al día de los hechos, necesita comprobar sus
anotaciones, mirar la correspondencia y las notas de las conversaciones
telefónicas, y buscar consejo si fuera necesario. Por ejemplo, si está a punto de
despedir a alguien, debe consultar con un abogado laboralista antes de hacerlo.

Su lector
Necesita comprender a la persona que va a abrir su carta lo mejor posible.
Imagine lo que estará pensando mientras desdoble la carta, e imagine lo que
quiere saber y leer. «¿Qué hay aquí para mí?» es un pensamiento que tienen
muchos lectores (a veces inconscientemente). Decida qué es lo que les hará
responder del modo que quiere que respondan, que realicen el siguiente pedido o
que paguen una cuenta pendiente. Averigüe lo que desencadenará la respuesta
que quiere obtener de ellos.

El borrador
Después de haber considerado sus objetivos, los hechos y la persona a la que
está escribiendo, será capaz de redactar un borrador. Como ejemplo, imagine que
quiere quejarse por un artículo defectuoso que adquirió a un proveedor y que
ahora está fuera de garantía. Sus objetivos son que se lo cambien y quedar bien
con el proveedor, ya que necesitará hacer negocios con él en el futuro. Ya sabe y
ha tomado notas acerca de cuándo compró el artículo, los problemas que ha
tenido, cómo se resolvieron (o no), lo que ha ido mal ahora y cómo quiere que se
solucione. La persona a la que se está dirigiendo es bastante obstinada y práctica.

Basándose en esta comprensión, puede empezar a enumerar los puntos que

quiere incluir en la carta: por qué la está escribiendo, lo que compró y cuándo, los
problemas y sus respuestas, el último problema, lo que quiere que hagan y para
cuándo. Ponga estos puntos en un borrador para que pueda trabajar en su
apariencia, diseño, formato y estilo, y para poder producir finalmente una versión
pulida y lista para ser enviada al receptor en su debido momento.

Crear la presentación correcta

Debería considerar cómo debería ser su carta cuando sea remitida al cliente, al
proveedor, al empleado o a quien sea. Desde luego, si trabaja para una empresa
grande, no podrá ejercer ninguna influencia sobre su presentación: por lo general,
usted simplemente dicta lo que quiere escribir, lo pasan a máquina, firma la carta,
¡y ya está!
Sin embargo, si puede elegir, es mejor que escoja los sobres y el papel con
cuidado, piense cómo deberá aparecer el texto e incluso tenga unas postales a
mano para las ocasiones especiales de naturaleza personal. Éstas afectan la
forma en la que se recibe su carta y en la que se responde

ULTIMO PARRAFO:
Para terminar nuestra carta formal, debemos concluir con un breve párrafo en el
que agradezcamos a nuestro receptor el tiempo que ha destinado a la lectura de la
misiva y señalando que esta se acaba. Para ello, debemos hacer una breve
síntesis que recoja la información anterior más importante.
Firma: por último, el final de la carta formal debe llevar estampada la firma, junto
con el nombre y el cargo del emisor del mensaje.

ALGUNOS TIPOS USUALES DE CARTAS:

• Cartas de presentación
• Cartas de agradecimiento
• Cartas de recomendación.
• Cartas de lectores
• Cartas de solicitud.
• Cartas de disculpa.
• Cartas de reclamo.
• Cartas de autorización.

DATOS QUE DEBE DE LLEVAR EL SOBRE:

1. Nombre y apellido de la persona que envía la carta. En caso de tratarse de

una empresa, el nombre completo de la misma.
2. Calle, número exterior, número interior (en caso de haberlo) y colonia.
3. Código postal y localidad.
4. Ciudad o estado, y país.
 MAQUINAS AUXILIARES EN EL MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA.
Son principalmente.

● Maquinas dobladoras, utilísimas para doblar cartas circulares o propaganda

que se remiten en grandes cantidades.
Maquina dobladora;

● Maquinas estampillladoras o franqueadoras que imprimen en los sobres un

sello o estampilla con el valor necesario para el porte postal.

Maquina estampilladora o franqueadora:

El uso de estas máquinas requiere de autorización expresa de la Dirección de
Correos y Telégrafos de la Secretaria de Comunicaciones. En las oficinas de esa
dirección se controla de funcionamiento de estas máquinas para que solo
impriman estampillas hasta por determinado total, que es igual a la suma pagada
por el usuario en cada renovación de cada carga de la máquina, cesa la impresión
de estampillas.

Hay dos tipos de máquinas estampilladoras o franqueadoras:

Las de contador simple:
Cuyo mecanismo se ajusta en la oficina de correos a determinada suma,
protegiéndose luego con un sello de plomo el acceso al mecanismo de ajuste para
que no puedan hacerse en el modificaciones fraudulentas sin romper el sello.
Las tarjetas de habilitación:
La tarjeta viene en diversos valores y al introducirla a la maquina ajusta a esta
para que autorice franqueo por el valor de la tarjeta, que se paga en la oficina
postal al adquirirla, devolviendo la tarjeta anterior ya usada.

Ejemplo de impresión de maquina franqueadora:

Para franquear paquetes postales, la estampilla la imprime la maquina

franqueadora en una cinta engomada que se adhiere después al bulto posta. Esto
debe hacerse así porque el paquete no podría deslizarse, debido a su tamaño, en
el mecanismo de impresión de la franqueadora.

● Rotuladoras de sobres o directografos. En muchas empresas que envían

frecuentemente comunicaciones a las mismas personas, estas máquinas
resultan útiles auxiliares para imprimir en los sobres el nombre y dirección
del destinario.
Los nombres y direcciones que hayan de usarse se gravan en relieve en placas de
metal que tienen una sección de esténcil.
Estas placas se montan en marcos especiales para hacerlas pasar por la máquina
de impresión de direcciones, que va rotulando los sobres.
También pueden usarse estas placas y las maquinas impresoras para incluir en
cartas circulares el nombre y dirección del destinatario y la frase introductora de la
carta.

ALGUNAS FORMAS ESPECIALES DE COMUNICACIÓN.

El memorándum.
Es un mensaje escrito breve por el que se intercambia información entre distintos
departamentos de una organización. Se usa para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para
transmitir información de un responsable a sus subordinados.1También puede ser
una anotación que contenga alguna información que quiera ser recordada, ya que
"memorándum" significa "cosa que debe tenerse en la memoria".
Es un documento usado principalmente para comunicaciones por escrito dentro de
una empresa. Se caracteriza actualmente por su informalidad y su uso cumple hoy
en día dos propósitos muy importantes.
1. Trasmitir ordenes o información.
2. Resumir datos para que sean así más útiles auxiliares del trabajo.
Partes de un memorando:
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto
Cuerpo
Despedida o antefirma
Pasos para redactar el mismo:
Un memorando puede incluir las siguientes líneas:
Lugar y fecha
Para: El nombre en cuestión
De: Quien lo envía
Asunto: El motivo del documento.
Luego vendría el comunicado, muy breve, de uno o dos párrafos por lo usual. No
existen estándares o reglas para el memorándum por no ser un documento muy
formal, por lo que el asunto es bastante libre, y lo que se busca es ir al grano de la
manera más sencilla posible para comunicar el mensaje.

Ejemplo del memorándum:

Con el fin de identificarlo completamente como memorándum, se acostumbra en la

actualidad.

● Redactarlo en papel especialmente preparado para este fin, que incluye

como datos impresos, para ahorro de tiempo: un espacio adecuado para la
fecha, la palabra memorándum, y las palabras, De: y A: que ofrecen huecos
apropiados para incluir, respectivamente, el nombre o iniciales del remitente
y los destinatarios.
● El papel usado para esta comunicación es por regla general más pequeño
que el de tamaño carta. Sin embargo, en algunas negociaciones se usa
papel de memorándum de dimensiones amplias, en el cual se formulan
 memorándums más extensos que resultaría más correcto llamar informes o
reportes.
● El memorándum puede cerrarse simplemente con la firma o con las
iniciales del remitente, sin necesidad de incluir antefirmas, ya que quien
envía el documento está identificado en su parte inicial.

Ejemplo de memorándum telefónico:

El memorándum telefónico es un recordatorio impreso previamente, que se llena

con los datos necesarios cuando se ha recibido una llamada por teléfono para una
persona ausente de las oficinas que tal momento. Este documento es sumamente
útil y su empleo es ahora de rigor en toda buena organización.
Memorándum para envíos de documentos:
Dentro de las oficinas de una empresa, es constante el movimiento de
documentos y comprobantes de toda especie, y muy frecuente el caso de tener
que explicar brevemente por escrito la razón o finalidad por la que se envían tales
o cuales papeles a una persona. Para evitar la necesidad de redactar integro un
memorándum cada vez que esto ocurre, se emplea actualmente en muchas
negociaciones el formulario de memorándum para envíos de documentos.
La tarjeta personal.
Es practica social general al disponer de pequeñas tarjetas en que se consigna el
nombre, domicilio personal o comercial y teléfonos, de una persona. En ocasiones
la tarjeta menciona también la empresa a que pertenece quien la usa, y su cargo.
Tales tarjetas sirven a muchos fines de índole social o comercial. Presentación,
identificación personal o de envíos, etc., y también son para usadas para incluir en
ellas comunicaciones muy breves, a las que se quiere dar un sello especialmente
individualizando.

Ejemplo de tarjeta personal:

El correo grama.
Entero postal en forma de sobre desplegado y el cual una vez escrito el mensaje,
se pliega y pega quedando del tamaño de una carta normal en la que se escriben
los datos del destinatario.
El correo ofrece este servicio rápido. Para utilizarlo deben adquirirlo en las oficinas
postales las formas impresas especiales, que contienen espacio suficiente para
una carta de corta extensión y que al doblarse forman un sobre de ventana, listo
para envió.
Está formada de servicio postal resulta adecuada para comunicaciones rápidas
dentro de territorio nacional.
No existe servicio internacional de correo grama.
Ejemplo de correo grama:
COMUNICACIONES CON DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO.
sería imposible presentar todos los diversos asuntos que un comerciante puede
tratar por escrito con oficinas de gubernamentales y las diversas formas de
redacción aplicables. Sin embargo, se ha considerado útil presentar los elementos
que integran las dos formas más usuales de estos documentos,
1. El aviso o manifestación.
2. Escrito de petición, que algunos llaman memorial.
No hay que olvidar que el uso constante de ciertos avisos o manifestaciones y de
algunas formas concretas del escrito de petición, ha hecho que se conviertan en
formularios o esqueletos impresos, que pueden adquirirse en los comercios del
ramo.
Tal es el caso de los que presentamos en el capítulo 18, referente a la
reglamentación de las actividades mercantiles.
Cuando no se dispone de tales formularios impresos, pueden redactarse esos
documentos en la forma siguiente.
Aviso o manifestación: se estructura de la siguiente manera:
1. La palabra “asunto” y tras ella en forma extractada, el contenido del aviso.
2. El nombre del destinatario o de su cargo o de la palabra “presente”.
3. El nombre del remitente y sus datos generales.
4. La materia a la que se refiere el aviso.
5. Lugar y fecha de expedición.
6. (opcional) las frases “protesto lo necesario”, “protesto lo conducente “o
semejantes, a modo de cierre.
7. Firma del manifestante.
Escrito de petición: consta de las partes siguientes.
1. La palabra “asunto” y lo que en el escrito se solicita.
2. El nombre del destinatario o de su cargo y la palabra “presente.
 3. El nombre del remitente y sus datos generales. Se acostumbra terminar
este párrafo con la frase “a usted atentamente manifiesto” u otro parecido.
4. Los hechos o circunstancias a que va a fundarse la petición del remitente.
5. La frase “por lo anterior, a usted atentamente pido”: u otros similares.
6. Lo que se solicita o pide.
7. (opcional) “protesto lo conducente” u otros cierres semejantes.
8. Lugar y fecha de redacción del documento.
9. Firma del peticionario o solicitante.
No debemos olvidar las copias necesarias para el trámite del asunto en la oficina y
para recabar el acuse de recibo de nuestra comunicación.
Ejemplo de escrito de petición o solicitud.

CORREO ELECTRONICO.
Los correos electrónicos son sistemas electrónicos que se encargan de recibir,
almacenar y enviar mensajes. Reciben el nombre de correo porque en sí realizan
la misma función que el correo postal, pero al correo electrónico se le adjudica el
atributo "electrónico" puesto que se realiza mediante sistemas informáticos.
COMUNICACIONES TELEGRAFICAS.
La comunicación telegráfica y cablegráfica, se emplea por su costo
comparativamente excesivo, cuando se busca por encima de toda mayor rapidez.
Frente a la ventaja que reprenda el reducido tiempo en que llega a su destino, la
correspondencia por telégrafo tiene estos inconvenientes:
1. Falta de secreto o reserva, ya que los mensajes se entregan abiertos para
su trasmisión y texto es accesible a los empleados que los envían o
reciben.
2. Falta de autenticad, pues la comunicación telegráfica llega sin firma que la
identifique de modo positivo. Esto también le quita valor como medio de
prueba en ciertos casos.
Como las cuotas que se pagan en el servicio telegráfico y cablegráfico están
basadas en el número de palabras que contiene el mensaje, se ha adoptado la
práctica de adoptar los telegramas reduciendo su texto a modo de que tenga solo
las palabras esencialmente necesarias para su comprensión.
En los servicios telegráficos nacionales, la cuota aplicable al texto del mensaje
incluye la trasmisión del nombre y dirección del destinatario y la del nombre del
remitente. Pero en algunos servicios internacionales estos datos cuentan como
palabras de texto.
Ello ha hecho que las empresas que tienen gran movimiento de este tipo de
comunicaciones adopten y registren claves de una palabra que las identifique y
permite reducir el costo de las comunicaciones. Así, por ejemplo, el banco de
México tiene como clave de identificación la palabra “BANCOMEX”. Esta clave
registrada equivale para las oficinas telegráficas al nombre completo y domicilio
del banco citado.
Debido a la ausencia de firma, que evita poder considerarlo como documento
autentico, el telegrama solo puede servir para celebrar contratos o transacciones
comerciales cuando los contratantes han acordado previamente por escrito
servirse de este medio de comunicación. Además, deben convenir en las
contraseñas que contendrán tales telegramas como prueba de su autenticad y los
mensajes solo serán válidos respecto de los convenios o transacciones a los que
refieran cuando contengan las contraseñas, claves o signos convenidos.
En los telegramas y cablegramas se usan además de las claves de identificación
para autencidad, las llamadas claves comerciales, en las que un grupo de cinco
letras representa frases enteras. Como estas claves se venden públicamente en
forma de libros, se consideran solo como un medio de reducción en el precio de
mensajes que de otro modo resultarían muy extensos y costosos.
CONFIRMACION DE TELEGRAMAS.
En algunas negociaciones se sigue la costumbre, que resultan recomendables por
las consecuencias antes explicadas, de enviar por correo después de haber salido
el telegrama o cablegrama, una copia del mismo firmada y sellada.
Con esto se confirma y da carácter de autencidad al texto del telegrama remitido
previamente.
FORMULACION DE TELEGRAMAS.
Es conveniente redactarlos siempre usando las forma o esqueleto impresos que
proporcionan las oficinas de telégrafo. Sin embargo, en caso de carecerse de
dichos formularios impresos, puede disponerse el telegrama del modo ilustrado,
Nótese por que es importante que se consignen. La clase de servicio, el lugar y la
fecha de expedición y el nombre y dirección del remitente, además del texto
propiamente dicho.

Ejemplo de telegrama.

SERVICIOS TELEGRAFICOS NACIONALES.

Los servicios telegráficos normalmente son. El telegrama ordinario, con tarifas a
base de 10 palabras de texto, el telegrama urgente que se despacha con
preferencia al ordinario y a una tarifa del doble de la de los ordinarios. Estos
últimos salen en el orden en el que reciban, respetando la prioridad de los
urgentes.
Ejemplo de telegrama escrito sin formulario:
El telegrama de contestación pagada, facilita la contestación telegráfica del
destinatario. Estos telegramas traen un sello especial con las palabras
“contestación pagada” y deben presentarse en la oficina telegráfica al entregar la
respuesta producida por el destinatario, para que se compruebe el derecho de
este al usar el pago de contestación hecha por el remitente del primer mensaje al
tiempo de enviarlo.

SERVICIOS TELEGRAFICOS INTERNACIONALES.

Ofrecen, además del mensaje urgente y ordinario, varios servicios más
económicos: las llamadas cartas nocturnas, también diferidas, que a base de
cuotas semejantes a las de un telegrama ordinario o urgente admiten un número
mucho mayor de palabras.

TELEGRAMAS POR TELEFONO.

Puede uno servirse del teléfono para dictar telegramas nacionales o
internacionales ordinarios y nacionales urgentes. El costo del mensaje se carga a
la cuenta mensual del teléfono desde el cual se ordena el servicio del telegrama.
 CONCLUSIÓN

En síntesis, las comunicaciones usadas para negocios, principalmente son de

suma importancia, ya que en base a los medios de comunicación nosotros
podemos enviar información a otras personas, ya que será más fácil al
comunicarnos y no habrá que transcurrir de un lugar a otro para poder dar esa
información. Existen distintos medios de comunicación tales como, (el teléfono, el
télex, el telefax, el correo y el telégrafo).
Estos tipos de medios de comunicación son distintos, principalmente como el
teléfono, el teléfono se utiliza para la trasmisión de voz, y los demás son mediante
trasmisión de textos o imágenes. Cada uno de estos tiene un uso distinto o incluso
para distintos tipos de mensajes o información que se enviaran al destinatario.
También nos hace saber el uso adecuado de cada medio de comunicación ya que
cada medio se usa de distinta forma a las demás, en el caso de los apartados que
tiene cada uno de ellos y que tipo de información personal necesita cada uno para
poder enviar la información, ya sea de quien envía el mensaje y a quien será
dirigido. En lo que es el teléfono pues no hay problema porque únicamente se
paga lo que se le conoce como la línea del teléfono, y en cuestión de las demás
verificar bien lo que es la dirección, nombre del que envía y del destinatario y si en
dado caso lleva números telefónicos, otro punto importante que algunos llevan lo
que es la firma del que envía el mensaje.
En base a la información ya vista es de suma importancia el uso adecuado de
cada medio de comunicación, ya que, si nosotros no tenemos los conocimientos
necesarios para enviar algún mensaje o información, no se enviarán de una forma
correcta o adecuada ya que por eso debemos de verificar lo que cada medio
necesita para enviar el mensaje.
Sin embargo, los medios son importantes para la comunicación en los negocios, y
si nosotros aportamos los usos adecuados tendremos una muy buena
comunicación con las demás personas.
Estos medios nos aportan lo que una mejor comunicación y tiempo para que
podamos enviar o trasmitir información de un lugar a otro, más sin embargo es
importante sabes cómo funciona cada uno de estos y que tipos de medios nos
benefician o nos parece más efectivo o con mayor fluidez al comunicar o al enviar
comunicación hacia otras personas.