Instructivo Simat Oficial
Instructivo Simat Oficial
Instructivo Simat Oficial
INSTRUCTIVO APLICATIVO
SIMAT
INTRODUCCION
El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el
proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y
disponible para la toma de decisiones.
El objetivo de este manual es servir como una ayuda real en la interacción del usuario con el
Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, facilitando el manejo del software que está orientado a ser
un apoyo de los diferentes procesos.
1. Servir de documento de consulta que facilite la familiarización de los usuarios con el sistema de
información.
2. Indicar a los rectores, directores y administrativos, los instrumentos legales que rigen el proceso
de matrícula, los términos que deben respetar y sus responsabilidades y deberes frente al mismo.
3. Dar a conocer y enseñar el manejo de formatos establecidos por el MEN dentro del proceso de
matrícula.
4. ayudar a realizar un proceso de matrícula en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT) más ágil,
ordenado y dentro de las condiciones establecidos por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Y
LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL.
CONTENIDO
Temas. Pag.
1. INSTRUMENTOS LEGALES
3. GENERALIDADES
5. RECOMENDACIONES
1. INSTRUMENTOS LEGALES
Teniendo en cuenta los lineamientos de las resoluciones 166 de 2003 y 5360 de 2006, la secretaria
de educación de Tumaco, emana su resolución de matrícula, donde se establecen las etapas que
se deben realizar, los instrumentos y formatos que se manejaran y un cronograma donde se
identifican las fechas y plazos en los que se debe reportar a la secretaria de educación la
información, ya sea atreves del SIMAT o en formatos físicos.
En la cual debes escribir tu usuario y contraseña para acceder al Sistema de Integrado de Matricula
(SIMAT) al actualizarse el navegador encontraras la siguiente ventana con el menú del aplicativo.
3. Generalidades
En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT,
que le será de utilidad para el manejo del mismo.
Menú
Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento
Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones
definidas sobre el sistema. Ellos son:
• Buscar
Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayan sido definidos los criterios
correspondientes para la misma.
• Agregar (Crear)
Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla para el ingreso de la información
que se desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución, al
oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la
información correspondiente a la nueva Institución.
• Actualizar (Modificar)
Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla que contiene la información que
se desea actualizar, permitirá modificarla y grabar la información con las modificaciones
que se hayan realizado.
• Eliminar
Mediante el uso de este botón usted podrá eliminar información que se encuentre
registrada en el sistema. Debe tenerse en cuenta que el borrado de esta información
únicamente podrá llevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa de la
que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una Institución mientras tenga
Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.
• Guardar
• Ver Sedes
• Siguiente nivel
• Nivel anterior
• Inscribir
El uso de este botón habilita la pantalla para registrar la inscripción de un estudiante que
ha sido seleccionado de una lista.
Novedades
Este botón permite ver el detalle del alumno al cual se le va a realizar una novedad.
Al dar clic en este botón se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a
hacer con los cupos faltantes
Al dar clic en este botón se podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos
Promoción
Una vez seleccionada la secretaría, institución, sede o jornada y dar clic en este botón se
enviara a ejecutar el proceso de promoción de alumnos
Detalle de Fusiones y Ayuda en Reportes
Al dar clic en este botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de las instituciones
fusionas. Si se esta en la pantalla de reportes al dar clic en este botón se verá una
descripción del contenido del reporte
Salir
Al dar clic en este botón en la pantalla principal dejaras el aplicativo de forma segura
cuidando del uso inescrupuloso de tu usuario y contraseña.
Campos
Los campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser:
• Espacios que contienen información
• Espacios para el ingreso de información
• Ejemplo:
• Documento de identificación
• Apellidos
• Nombres
• Listas de selección
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor
específico. Por ejemplo, en una lista para seleccionar Departamentos:
En el campo que dice: ELIJA UN DEPARTAMENTO, se debe oprimir la flecha hacia abajo que se
encuentra en la parte derecha del campo. De esta manera aparecerá la lista y será posible
seleccionar el departamento deseado.
• Manejo de fechas
El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:
• Presentación de errores
Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema,
aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo:
De este se despliegan diferentes submenús para las diferentes funciones del aplicativo entre ellos
se encuentra:
4.1 El submenú de Administración con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:
La opción Ajustes a duplicados le presentará a usted una opción para consultar a nivel de
institución los alumnos que se encuentren duplicados. Esta es la pantalla de ajustes de duplicados:
La opción Cambiar clave le permite de manera sencilla cambiar la clave de usuario administrador
del sistema. Esta es la pantalla de Cambio clave:
La opción Jerarquía permite al usuario ver las jerarquías que se poseen dentro del ente territorial
al cual está suscrito el establecimiento educativo. Esta es la pantalla del submenú jerarquía:
La opción Novedad Traslado Esta opción facilita el traslado de los niños entre Jerarquías con el
fin de maximizar la permanencia de los niños en el Sector Educativo. Está Habilitada para todos los
roles predeterminados en el sistema según los permisos que estos tengan. Se puede consultar y
traer un alumno de cualquier parte del país. Permite imprimir un formato para consignar los datos
del alumno que desea trasladarse y generar correo electrónico para informar sobre el traslado, a
la Secretaría de Origen del alumno. Esta es la pantalla de novedad traslado.
4.2 EL submenú Instituciones, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:
La opción Buscando Colegios aparecerá la aplicación de Buscando Colegio en la cual puede realizar
la consulta de las instituciones, información básica, de sedes, jornadas, grados y modelos
educativos. Esta es la pantalla de la opción Buscando Colegio:
La opción Consulta de Grupos permite ver la cantidad grupos para una Sede de una Institución
registrada en el sistema. Esta es la pantalla de la opción Consulta de Grupos:
La opción Modelos por grado permite el registro de solicitudes de traslado y de inscripciones para
poder garantizar la continuidad educativa a los estudiantes matriculados en las instituciones y a la
vez poder asignar cupos a los alumnos que se inscriben en las diferentes instituciones durante el
proceso de inscripción. Estas son las pantallas del submenú de Modelos por grupo:
4.3 El submenú Estudiantes, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las siguientes:
La opción Consulta de Alumno permite encontrar un alumno para ver o modificar los datos
personales por medio del botón VER ALUMNO y consultar los estados del alumno por medio del
botón ESTADOS.
4.4 El submenú Proyecciones Una de las partes más importantes del proceso de matrícula es la
proyección de la oferta educativa para el año siguiente, ya que con base en ella se puede realizar
de manera acertada el manejo de los cupos y por ende todo el proceso de matrícula. El objetivo de
la proyección de cupos para alumnos nuevos y antiguos es tener una información adecuada,
actualizada y veraz para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La opción proyectar cupos permite realizar la proyección de cupos. Al generar una nueva
proyección se debe indicar a que jornada, modelo educativo y corte corresponde, recuerde que el
corte se definió anteriormente y dependiendo de la fecha en que se haya realizado tomará esos
datos para ponerlos como base de la proyección. Al ingresar a esta opción se encuentra las
siguientes pantallas para búsqueda y creación de la proyección de cupos.
La opción Saldo Cupos permite realizar la consulta de los saldos de cupos, una vez realizada la
proyección. Cuando el Modelo Educativo corresponde a aquellos donde en un grupo involucre
diferente grados, en la columna GRUPOS PROYECTADOS observará la proporción que corresponde
a cada grado y cuya sumatoria debe ser igual a 1.
La opción Asignación Rector permite al rector de la Institución realizar la asignación de los cupos
de acuerdo con la disponibilidad y con la priorización de los estudiantes realizada previamente, así
como su consulta y anulación. Para llevar a cabo la asignación de cupos, es necesario primero
realizar la definición de parámetros para asignación de cupos por parte del rector. Al ingresar a esta
opción se presentan las siguientes pantallas:
La opción Inscripción Niños SIPI permite seleccionar como sede origen una sede del SIPI y como
institución destino un establecimiento educativo del SIMAT. Esta son las pantallas de la opción
inscripción niños SIPI.
4.6 El submenú de Matriculas, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:
La opción Solicitar Traslado permite registrar las solicitudes de traslado de los alumnos que así
lo desean, su actualización, cancelación y la asignación de los cupos necesarios para garantizar la
continuidad educativa a los estudiantes. Para realizar el traslado de un estudiante es necesario
tener en cuenta que el sistema educativo debe garantizar la continuidad educativa a los alumnos.
Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas
La opción Registrar Reprobados Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
repetirán el año y marcarlos como “Reprobado”. Al ingresar a esta opción se presentan las
siguientes pantallas:
La opción Anular Reprobados Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
se encuentran marcados como “Reprobados” y anular esta selección. Al ingresar a esta opción se
presentan las siguientes pantallas:
La opción Cambio a Matriculados Mediante esta opción es posible Cambiar Jornada, Grado y
Grupo de los estudiantes que se encuentran matriculados. Al ingresar a esta opción se presentan
las siguientes pantallas:
La opción Asignar Estrategia Inst. permite asignar estrategias para retener los alumnos en el
sistema educativo. Estas estrategias debieron ser creadas con anterioridad por la secretaria de
educación. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:
La opción Retirar Estudiantes mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
se encuentran marcados como “Matriculados” o los alumnos que tienen el estado
¨Prematriculado¨ en el año lectivo siguiente y modificar su estado a “Retirado” en el año lectivo
actual. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:
La opción Novedades permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes, oprimiendo
el botón novedades. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:
La opción Valoración de Desempeño permite ingresar las valoraciones del desempeño para los
estudiantes cuyo último estado sea matriculado, graduado o reprobado, esto es necesario para
realizar el proceso de matrícula y de novedades a partir del año 2010. Al ingresar a esta opción se
presentan las siguientes pantallas:
5. RECOMENDACIONES
Diligenciar todos los formatos que acompañan el proceso de matrícula y remitirlos a la SEM en
las fechas establecidas.
Pedir autorización a la SEM, para realizar cualquier proceso o etapa diferente a los que se
describen en esta guía.
Después del proceso de matricula pedir a la SEM la base de datos de los estudiantes para
proceder a depurarlo.
Las demás que se les hacen a lo largo de esta guía y las que puedan surgir y que haga la SEM a lo
largo del año lectivo.