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Instructivo Simat Oficial

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REPUBLICA DE COLOMBIA

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN ANDRES DE TUMACO


SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA

INSTRUCTIVO APLICATIVO

SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA

SIMAT

INSTRUCTIVO APLICATIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULA


SIMAT
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN ANDRES DE TUMACO
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA

EDUAR POLO REINOLDS


SECRETARIA DE EDUCACIÓN

EQUIPO DE GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

JAIME ANGULO SALAZAR


PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA

EDWIN FERNEY CORREA ANGULO FRANCISCO JAVIER CASTILLO


PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE ACCESO PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE PERMANENCIA

ROBERT CERÓN TRIFILO ANTONIO SOLÍS POTES


TECNICO ADMINISTRATIVO COBERTURA TECNICO ADMINISTRATIVO COBERTURA

CESAR EFRAÍN ÁLAVA RENGIFO LORENA MORALES HERNANDEZ


TECNICO ADMINISTRATIVO COBERTURA AUXILIAR ADMINISTRATIVO COBERTURA

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INTRODUCCION

El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten


organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de
Educación Oficial del País.

El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el
proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y
disponible para la toma de decisiones.

SIMAT es un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que


facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un
alumno, la consulta de alumnos por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como
la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones.

Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta de las instituciones, la


creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo de las novedades relacionadas con estas,
permitiendo la actualización de su información cuando sea necesario.

Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la


información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y
matrícula y por ende el servicio a la comunidad.

El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un seguimiento completo y


detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee.

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OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

El objetivo de este manual es servir como una ayuda real en la interacción del usuario con el
Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, facilitando el manejo del software que está orientado a ser
un apoyo de los diferentes procesos.

1. Servir de documento de consulta que facilite la familiarización de los usuarios con el sistema de
información.
2. Indicar a los rectores, directores y administrativos, los instrumentos legales que rigen el proceso
de matrícula, los términos que deben respetar y sus responsabilidades y deberes frente al mismo.
3. Dar a conocer y enseñar el manejo de formatos establecidos por el MEN dentro del proceso de
matrícula.
4. ayudar a realizar un proceso de matrícula en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT) más ágil,
ordenado y dentro de las condiciones establecidos por el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Y
LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL.

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CONTENIDO

Temas. Pag.

1. INSTRUMENTOS LEGALES

2. COMO INGRESAR A LA PÁGINA DEL APLICATIVO SIMAT

3. GENERALIDADES

4. MENU DEL APLICATIVO

4.1 SUBMENU ADMINISTRATIVO

4.2 SUBMENU INSTITUCIONES

4.3 SUBMENU ESTUDIANTES

4.4 SUBMENU PROYECCIONES

4.5 SUBMENU INSCRIPCIONES

4.6 SUBMENU MATRICULA

5. RECOMENDACIONES

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1. INSTRUMENTOS LEGALES

El proceso de matrícula de las entidades territoriales certificadas está enmarcado o regido


básicamente por la resolución 166 de febrero de 2003, "Por medio de la cual se establecen las
condiciones del reporte de información para la implementación de la primera etapa del Sistema de
Información del Sector Educativo" y la resolución 5360 de septiembre de 2006, "Por la cual se
organiza el proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las entidades
territoriales certificadas", las cuales indican a las secretarias de educación certificadas las etapas,
procedimientos, formatos de reportes de información y fechas para reportes de información que
se deben tener en cuenta para la realización de un buen proceso de matrícula.

* es deber estricto de la secretaría de educación respectar los términos de las


resoluciones 166 de 2003 y 5360 de 2006.

Teniendo en cuenta los lineamientos de las resoluciones 166 de 2003 y 5360 de 2006, la secretaria
de educación de Tumaco, emana su resolución de matrícula, donde se establecen las etapas que
se deben realizar, los instrumentos y formatos que se manejaran y un cronograma donde se
identifican las fechas y plazos en los que se debe reportar a la secretaria de educación la
información, ya sea atreves del SIMAT o en formatos físicos.

* Es deber estricto de los rectores, directores y administrativos de las instituciones y


centros educativos respectar los términos de la resolución de matrícula que emana
la secretaría de educación de Tumaco.

* El área de cobertura, está en la obligación de capacitar y brindar asesoría a los


funcionarios de las instituciones y centros educativos en todos los procesos, etapas
y formatos que conlleve el macro proceso "C" gestión de la cobertura educativa.

* Los rectores, directos, profesores y administrativos son los responsables directos


de todo el proceso de matrícula en la institución y en el sistema integrado de
matriculas (SIMAT).

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2. COMO INGRESAR A LA PÁGINA DEL APLICATIVO SIMAT

Buscas en el computador el navegador de tu preferencia entre estos se encuentran los siguientes


que son los más conocidos por los usuarios de la red:

Ingresas a cualquiera de estos y escribe en la barra de navegación www.sistemamatriculas.gov.co


y luego oprime la tecla ENTER para ingresar.

Al realizar los pasos anteriores encontraras la siguiente ventana en tu ordenador

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En la cual debes escribir tu usuario y contraseña para acceder al Sistema de Integrado de Matricula
(SIMAT) al actualizarse el navegador encontraras la siguiente ventana con el menú del aplicativo.

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3. Generalidades

En este capítulo encontrará información general sobre el Sistema Integrado de Matrícula – SIMAT,
que le será de utilidad para el manejo del mismo.

Qué compone el sistema

Menú
Es la lista de las opciones que tiene el sistema para su funcionamiento

Botones de la aplicación o Iconos

Los botones de la aplicación, o íconos, son los que permiten al usuario realizar algunas operaciones
definidas sobre el sistema. Ellos son:

• Buscar

Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayan sido definidos los criterios
correspondientes para la misma.

• Agregar (Crear)

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla para el ingreso de la información
que se desea crear o insertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución, al
oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos los campos para ingresar la
información correspondiente a la nueva Institución.

• Actualizar (Modificar)

Al oprimir este botón, el sistema presentará una pantalla que contiene la información que
se desea actualizar, permitirá modificarla y grabar la información con las modificaciones
que se hayan realizado.

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• Eliminar

Mediante el uso de este botón usted podrá eliminar información que se encuentre
registrada en el sistema. Debe tenerse en cuenta que el borrado de esta información
únicamente podrá llevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa de la
que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una Institución mientras tenga
Sedes, o una Sede mientras tenga alumnos.

• Guardar

El botón guardar es el que graba la información. Por ejemplo, si se ingresa la información


de un estudiante; para grabarla se debe oprimir el botón Guardar.

• Ver Sedes

Mediante el uso de este botón es posible consultar la información de Sedes de una


Institución para seleccionar una de ellas.

• Siguiente nivel

Este botón permite Ir a la jerarquía inferior. Va hasta el nivel de Secretaría o municipio


según se requiera.

• Nivel anterior

Este botón permite Ir a la jerarquía superior. Va desde el nivel de municipio o Secretaría


hasta el nivel de MEN según se requiera.

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• Inscribir

El uso de este botón habilita la pantalla para registrar la inscripción de un estudiante que
ha sido seleccionado de una lista.

 Novedades

Este botón permite ver el detalle del alumno al cual se le va a realizar una novedad.

 Planeación de convenios de continuidad

Al dar clic en este botón se presenta una pantalla donde se pude planear que se va a
hacer con los cupos faltantes

 Reporte de Proyección de Cupos

Al dar clic en este botón se podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos

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 Promoción

Una vez seleccionada la secretaría, institución, sede o jornada y dar clic en este botón se
enviara a ejecutar el proceso de promoción de alumnos
 Detalle de Fusiones y Ayuda en Reportes

Al dar clic en este botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de las instituciones
fusionas. Si se esta en la pantalla de reportes al dar clic en este botón se verá una
descripción del contenido del reporte
 Salir

Al dar clic en este botón en la pantalla principal dejaras el aplicativo de forma segura
cuidando del uso inescrupuloso de tu usuario y contraseña.
Campos
Los campos son el lugar de la pantalla en que se ingresa o aparece la información. Pueden ser:
• Espacios que contienen información
• Espacios para el ingreso de información
• Ejemplo:
• Documento de identificación
• Apellidos
• Nombres
• Listas de selección
Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas y permiten la selección de un valor
específico. Por ejemplo, en una lista para seleccionar Departamentos:

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En el campo que dice: ELIJA UN DEPARTAMENTO, se debe oprimir la flecha hacia abajo que se
encuentra en la parte derecha del campo. De esta manera aparecerá la lista y será posible
seleccionar el departamento deseado.

• Listas de selección múltiple


Son las listas de valores que aparecen en algunas pantallas a diferencia de las de selección
simple permiten la selección de uno o mas valores. Por ejemplo, en una lista de selección múltiple
de para grados, para seleccionar más de un valor mantenga oprimida la tecla control y de clic sobre
el elemento que desea seleccionar:

• Manejo de fechas

El manejo de las fechas en el sistema se realiza siempre en el formato dd/mm/aaaa. Por ejemplo:

El 15 de febrero de 2004 se escribe así: 15/02/2004

• Presentación de errores

Los errores que se presentan en pantalla durante la interacción del usuario con el sistema,
aparecen resaltados en color amarillo. Por ejemplo:

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4. EL MENU DEL APLICATIVO

En cuanto al menú del aplicativo es este

De este se despliegan diferentes submenús para las diferentes funciones del aplicativo entre ellos
se encuentra:

4.1 El submenú de Administración con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:

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La opción Ajustes a duplicados le presentará a usted una opción para consultar a nivel de
institución los alumnos que se encuentren duplicados. Esta es la pantalla de ajustes de duplicados:

La opción Cambiar clave le permite de manera sencilla cambiar la clave de usuario administrador
del sistema. Esta es la pantalla de Cambio clave:

La opción Jerarquía permite al usuario ver las jerarquías que se poseen dentro del ente territorial
al cual está suscrito el establecimiento educativo. Esta es la pantalla del submenú jerarquía:

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La opción Novedad Traslado Esta opción facilita el traslado de los niños entre Jerarquías con el
fin de maximizar la permanencia de los niños en el Sector Educativo. Está Habilitada para todos los
roles predeterminados en el sistema según los permisos que estos tengan. Se puede consultar y
traer un alumno de cualquier parte del país. Permite imprimir un formato para consignar los datos
del alumno que desea trasladarse y generar correo electrónico para informar sobre el traslado, a
la Secretaría de Origen del alumno. Esta es la pantalla de novedad traslado.

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4.2 EL submenú Instituciones, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:

La opción Directorio permite ver el directorio de instituciones con la información de instituciones,


Sedes, jornadas y grados. Esta es la pantalla de la opción Directorio:

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La opción Buscando Colegios aparecerá la aplicación de Buscando Colegio en la cual puede realizar
la consulta de las instituciones, información básica, de sedes, jornadas, grados y modelos
educativos. Esta es la pantalla de la opción Buscando Colegio:

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La opción Consulta de Grupos permite ver la cantidad grupos para una Sede de una Institución
registrada en el sistema. Esta es la pantalla de la opción Consulta de Grupos:

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La opción Convenios de continuidad es fundamental para poder garantizar la continuidad


educativa a los estudiantes. El objetivo de los convenios de continuidad es la atención oportuna de
las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la
población que lo solicita. En el sistema se registra la información de las instituciones origen y
destino del convenio, los responsables en cada una de ellas y el tipo de convenio que realizan. Esta
es la pantalla de la opción Convenios de Continuidad:

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La opción Modelos por grado permite el registro de solicitudes de traslado y de inscripciones para
poder garantizar la continuidad educativa a los estudiantes matriculados en las instituciones y a la
vez poder asignar cupos a los alumnos que se inscriben en las diferentes instituciones durante el
proceso de inscripción. Estas son las pantallas del submenú de Modelos por grupo:

4.3 El submenú Estudiantes, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las siguientes:

La opción Registro de estudiantes permite, registrar un nuevo estudiante, actualizar su


información y/o suprimirlo del sistema.

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La opción Consulta de Alumno permite encontrar un alumno para ver o modificar los datos
personales por medio del botón VER ALUMNO y consultar los estados del alumno por medio del
botón ESTADOS.

4.4 El submenú Proyecciones Una de las partes más importantes del proceso de matrícula es la
proyección de la oferta educativa para el año siguiente, ya que con base en ella se puede realizar
de manera acertada el manejo de los cupos y por ende todo el proceso de matrícula. El objetivo de
la proyección de cupos para alumnos nuevos y antiguos es tener una información adecuada,
actualizada y veraz para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.

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La opción proyectar cupos permite realizar la proyección de cupos. Al generar una nueva
proyección se debe indicar a que jornada, modelo educativo y corte corresponde, recuerde que el
corte se definió anteriormente y dependiendo de la fecha en que se haya realizado tomará esos
datos para ponerlos como base de la proyección. Al ingresar a esta opción se encuentra las
siguientes pantallas para búsqueda y creación de la proyección de cupos.

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La opción Saldo Cupos permite realizar la consulta de los saldos de cupos, una vez realizada la
proyección. Cuando el Modelo Educativo corresponde a aquellos donde en un grupo involucre
diferente grados, en la columna GRUPOS PROYECTADOS observará la proporción que corresponde
a cada grado y cuya sumatoria debe ser igual a 1.

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4.5 El menú de Inscripciones

La opción de Nueva Inscripción permite la inscripción de alumnos nuevos en el sistema de


información SIMAT para que posteriormente se les pueda asignar un cupo y matricularlos en las
fechas que están estipuladas por el MEN.

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La opción de Modificar Inscripción permite consultar y/o modificar la información de la


inscripción de los estudiantes que se encuentran registrados en el sistema en estado Nuevo,
Retirado, Inscrito, Cancelado y Sin Asignación. También se puede Revocar la inscripción. Al ingresar
a esta opción se presentan las siguientes pantallas:

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La opción Asignación Rector permite al rector de la Institución realizar la asignación de los cupos
de acuerdo con la disponibilidad y con la priorización de los estudiantes realizada previamente, así
como su consulta y anulación. Para llevar a cabo la asignación de cupos, es necesario primero
realizar la definición de parámetros para asignación de cupos por parte del rector. Al ingresar a esta
opción se presentan las siguientes pantallas:

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La opción Inscripción Niños SIPI permite seleccionar como sede origen una sede del SIPI y como
institución destino un establecimiento educativo del SIMAT. Esta son las pantallas de la opción
inscripción niños SIPI.

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4.6 El submenú de Matriculas, con sus diferentes opciones entre ellas se encuentran las
siguientes:

La opción Solicitar Traslado permite registrar las solicitudes de traslado de los alumnos que así
lo desean, su actualización, cancelación y la asignación de los cupos necesarios para garantizar la
continuidad educativa a los estudiantes. Para realizar el traslado de un estudiante es necesario
tener en cuenta que el sistema educativo debe garantizar la continuidad educativa a los alumnos.
Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas

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La opción Registrar Reprobados Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
repetirán el año y marcarlos como “Reprobado”. Al ingresar a esta opción se presentan las
siguientes pantallas:

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La opción Anular Reprobados Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
se encuentran marcados como “Reprobados” y anular esta selección. Al ingresar a esta opción se
presentan las siguientes pantallas:

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La opción Matricular permite matricular un grupo de estudiantes. Al ingresar a esta opción se


presentan las siguientes pantallas:

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La opción Cambio a Matriculados Mediante esta opción es posible Cambiar Jornada, Grado y
Grupo de los estudiantes que se encuentran matriculados. Al ingresar a esta opción se presentan
las siguientes pantallas:

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La opción Asignar Estrategia Inst. permite asignar estrategias para retener los alumnos en el
sistema educativo. Estas estrategias debieron ser creadas con anterioridad por la secretaria de
educación. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:

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La opción Retirar Estudiantes mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que
se encuentran marcados como “Matriculados” o los alumnos que tienen el estado
¨Prematriculado¨ en el año lectivo siguiente y modificar su estado a “Retirado” en el año lectivo
actual. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:

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La opción Novedades permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes, oprimiendo
el botón novedades. Al ingresar a esta opción se presentan las siguientes pantallas:

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La opción Transferencias permite realizar transferencia de alumnos entre instituciones, sedes,


jornadas, grados, grupos. Es decir permite pasar alumnos de una institución, sede, jornada, grado,
grupo origen a una institución, sede, jornada, grado, grupo destino. Al ingresar a esta opción se
presentan las siguientes pantallas:

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La opción Valoración de Desempeño permite ingresar las valoraciones del desempeño para los
estudiantes cuyo último estado sea matriculado, graduado o reprobado, esto es necesario para
realizar el proceso de matrícula y de novedades a partir del año 2010. Al ingresar a esta opción se
presentan las siguientes pantallas:

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5. RECOMENDACIONES

Tener muy en cuenta este instructivo, al momento de desarrollar el proceso de matrícula en el


sistema integrado de matrícula SIMAT.

Cumplir con lo dispuesto en la resolución de matrícula y en los plazos establecidos, ya que


el no hacerlo puede acarrear sanciones disciplinarias.

Diligenciar todos los formatos que acompañan el proceso de matrícula y remitirlos a la SEM en
las fechas establecidas.

Solicitar a la SEM asistencia técnica inmediatamente, en el momento en que se le presente


cualquier dificultad en el proceso de matrícula.

Pedir autorización a la SEM, para realizar cualquier proceso o etapa diferente a los que se
describen en esta guía.

Después del proceso de matricula pedir a la SEM la base de datos de los estudiantes para
proceder a depurarlo.

Las demás que se les hacen a lo largo de esta guía y las que puedan surgir y que haga la SEM a lo
largo del año lectivo.

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