POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos

Reglamentarios, ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS, a continuación,
establece la Política General aplicable para el Tratamiento y Protección de Datos
Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

NOMBRE DE LA EMPRESA ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES

ASLEGAL SAS
NIT 830.072.540-5
DIRECCION CARRERA 13 A No. 37 – 68 Piso 2
Edificio San Carlos
CIUDAD BOGOTÁ
PÁGINA WEB www.aslegal.com.co
CORREO ELECTRONICO servicio@aslegal.com.co
odelgado@aslegal.com.co
TELEFONO 57-1-7421442

2. OBJETIVO

Establecer las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales

al interior de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS, permitiendo fortalecer
el nivel de confianza entre responsable y titulares con relación al tratamiento de su
información, las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales
junto con los mecanismos para el ejercicio de sus derechos.

3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a las bases
de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por
parte de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS como Responsable del
tratamiento de datos.

4. DEFINICIONES

 Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la
información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de
naturaleza pública o privada.
 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
 Dato personal sensible: Son aquellos datos aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.

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  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
 Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de
informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
 Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de
otra persona.
 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento
de los datos.
 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores

a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que

se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o
judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

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 g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable
del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data,
se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que
les otorgue la ley:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del

tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,
o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
c. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla
general en el tratamiento de datos de carácter personal ASESORIAS Y SERVICIOS
LEGALES ASLEGAL SAS. Recolectará la autorización previa e informada del Titular, la
cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

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 a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS COMO

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS como responsable del tratamiento

de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
presente ley.
i. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones
de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
l. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de
los Titulares.

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 o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

9. DEBERES DE ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS COMO

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en
los términos de la presente ley, comunicando al responsable de los datos para su
actualización, rectificación o supresión de los datos del titular.
d. Durante el proceso de la prestación del servicio el titular puede actualizar
información, para ello aplicará las medidas correspondientes para recolectar la
autorización y posteriormente notificar al responsable para la actualización de la
información.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados de acuerdo a lo establecido por la Ley.
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de
consultas y reclamos por parte de los Titulares, para lo cual dispone de un
Procedimiento para PQR.
g. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
i. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
j. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

10.1 Tratamiento de datos personales de Empleados

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta los datos personales de

sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán
revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la
empresa serán:

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 a. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los
empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas
competentes.
b. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación
con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e. Consultar memorandos o llamados de atención.
f. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
g. Contactar a familiares en casos de emergencia.

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS almacena los datos personales de

sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de
selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la
finalidad de administrar la relación contractual entre ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES
ASLEGAL SAS y el empleado.

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS datos sensibles de sus trabajadores

como la huella dactilar con la única finalidad de controlar el horario de ingreso a las
instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo seguros. Para los efectos
de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa
y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad
del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos
sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por
ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS

procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de
selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo
central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y
niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de
carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte
(20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las
circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

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 10.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta los datos personales de

sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía
como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del
titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Accionistas de
ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS serán:

a. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista.

b. Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar
al Accionista.
c. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.
d. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas
por los Accionistas.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo
que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de
acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de
la información.

Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en

el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

10.3 Tratamiento de datos personales de Clientes

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. Recolecta los datos personales de

sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como
de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una
Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de
ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS serán:

a. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos

contractual.
b. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
c. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato
celebrado.
d. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de
mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros.
e. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
f. Vinculación en general de cada cliente.
g. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing

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En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo
que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de
acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de
la información.

10.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS., recolecta los datos personales de

sus Proveedores y/o contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se
compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva,
y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa
autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores y/o
contratistas de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS serán:

a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas

precontractual, contractual y postcontractual.
b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas
por los propios proveedores y/o contratistas.

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS solo recaudará de sus proveedores

y/o contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad
de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y/o contratistas

por parte de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS tendrá en todo caso
como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez
verificado este requisito, ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS devolverá
tal información al Proveedor y/o contratistas, salvo cuando se autorice expresamente su
conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo
que dure la relación del Proveedor y/o contratista con la empresa, y el tiempo adicional que
se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario
el manejo de la información.

10.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta los datos personales de

sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa
como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular
o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

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Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a
las instalaciones de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. serán:

a. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con

la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén
autorizadas.
b. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las
actividades al interior de la empresa.
d. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa en relación con las normas de
Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo (SG-SST).

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1)
año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.6 Tratamiento de datos personales de Registro de Video Vigilancia

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta datos biométricos de sus

trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base
de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la
expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las
Cámaras de Vigilancia de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS serán:

a. Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

b. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades
laborales de los procesos de la compañía.
c. Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las
instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a ASESORIAS Y SERVICIOS

LEGALES ASLEGAL SAS como administrador de datos personales, la empresa
implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de
imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta
(30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

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 10.7 Tratamiento de datos de niños, niñas y menores de edad.

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS no realiza de forma directa el

tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la
empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus
trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los
empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales,
y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la
salud y a la recreación.

En todo caso, ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. recolectará cuando

corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente
el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.

10.8 Tratamiento de datos Aprendices SENA

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta los datos personales de

sus APRENDICES SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la
empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o
cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices SENA
del ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. serán:

a. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley 789 de 2002 así como sus
Decretos Reglamentarios.
b. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de
vinculación de aprendices.
d. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación
con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
e. Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.
f. Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica.
g. Contactar a familiares en casos de emergencia

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al

pactado a partir de su recolección, lo anterior, de acuerdo con las circunstancias legales o
contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.10. Tratamiento de datos personales de Titulares Cartera Propia

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS recolecta datos personales de sus

titulares de Cartera Propia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la
compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o
cuando una Autoridad Competente lo solicite.
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Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos de los
titulares de Cartera Propia de ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS serán:

a. Realización de gestiones de cobro en todas sus etapas (preventiva, administrativa,

pre jurídica y jurídica según corresponda).
b. Envío de comunicaciones sobre información de interés frente a las obligaciones que
se tienen con ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS
c. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades
laborales de los procesos de la compañía.
d. Actualización de información en centrales de información financiera.
e. Atención de solicitudes, consultas, emisión de certificaciones sobre estado de
deuda, paz y salvo y demás que se requieran frente a la obligación.
f. Atención sobre PQRS sobre la obligación, gestión y objeto de la relación entre el
titular con ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS
g. Actualización de información sobre el estado de la obligación.
h. Uso de la información para trámites judiciales.
i. Disponer de la información para atender y cumplir todos los requerimientos de la ley
aplicable a la organización frente a la gestión de cobranza.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo
que dure la relación del titular con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de
acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de
la información.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

La empresa actualmente no realiza Transferencia ni Transmisión Internacional de Datos

Personales por cuanto sus bases de datos son almacenadas en servidores internos de la
compañía ubicados en las instalaciones de la organización. En todo caso para realizar la
Transmisión y/o Transferencia internacional de Datos Personales, además de informar al
titular y contar con su autorización, ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS
Se asegurará que la acción de transmitir y/o transferir esté regulada por un contrato que
contemple los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y

PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por

estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con
nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de
datos personales en la compañía, el área de Satisfacción al cliente. La comunicación podrá
ser enviada al siguiente correo electrónico, servicio@aslegal.com.co o a través de
comunicación escrita radicada en la Carrera 13 A No. 37 68 Piso 2, en la ciudad de Bogotá.

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 12.1 Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de
ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS, y la empresa se encargará de
suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con
la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al

interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se
atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.

12.2 Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de ASESORIAS

Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante ASESORIAS
Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a ASESORIAS Y

SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. con la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. reciba un
Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a
quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará al Titular.
3. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de
datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en
el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular
los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual
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 en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

12.3 Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por

estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de
Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de
Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

12.4 Petición de actualización y/o rectificación

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. rectificará y actualizará, a solicitud

del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al
procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la
solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y
rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para

el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento
consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a ASESORIAS Y

SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS. la supresión o eliminación de sus datos personales
cuando:

a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
obtenidos.
c. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información
personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos
o tratamientos realizados por ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto ASESORIAS Y SERVICIOS

LEGALES ASLEGAL SAS negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos
personales en los siguientes casos:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

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 b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular.

13 MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

ASESORIAS Y SERVICIOS LEGALES ASLEGAL SAS se reserva el derecho de modificar

la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin
embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos
personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de
antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y
con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la
autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa
el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo,
los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga
un deber legal o contractual de tratar los datos.

14 VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 01 de diciembre de 2017 hasta la expedición o cambio
sustancial de las mismas.

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