Es Sig in 01 Instru Comunicapublica Sig

República de Colombia
Gobernación de Santander
INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES
Y PUBLICACIONES DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
TABLA DE CONTENIDO
1. COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................ 3

1.1 Comunicación interna del Sistema Integrado de Gestión –SIG............................... 3
1.2 Comunicación externa del Sistema Integrado de Gestión – SIG............................. 5
1.3 Mecanismos de comunicación ................................................................................ 5
1.3.1 Sistema de Comunicación Institucional Forest: ................................................ 5
1.3.2 Intranet .............................................................................................................. 5
1.3.3 Correos electrónicos institucionales.................................................................. 6
1.3.4 Folletos y Plegables .......................................................................................... 6
1.3.5 Carteleras Institucionales .................................................................................. 6
1.3.6 Web .................................................................................................................. 6
1.4 Plan de comunicaciones SIG .................................................................................. 6
2. INSTRUCTIVO PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA APLICACIÓN
(JOOMLA) ............................................................................................................................ 7
2.1 ¿Qué documentos se publican en la intranet (Aplicación SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION)? ....................................................................................................................... 8
2.2 La estructura básica de la documentación de cada proceso es: ................................. 8
2.3 ¿Cómo publicar un nuevo documento? ....................................................................... 9
2.4 ¿Cómo modificar un documento? ............................................................................. 16
2.5 ¿Cómo despublicar un documento?.......................................................................... 18
2.6 Otra forma de modificar la ubicación del archivo....................................................... 18
2.7 ¿Cómo crear carpetas en la aplicación? ................................................................... 20
Republica de Colombia CÓDIGO ES-SIG-IN-01
INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

PUBLICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO FECHA DE APROBACIÓN 13/10/2020
DE GESTIÓN
Gobernación de Santander PÁGINA 3 de 22
1. COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
El Sistema Integrado de Gestión – SIG, origina comunicaciones de tipo informativo,

reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal,
descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se
enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la Gobernación de Santander, y están
orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo,
interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de
la información y la gestión del Sistema Integrado; para ello se establecerán los
mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida, efectiva y afectiva en
los diferentes niveles y sentidos de la Administración Departamental, conceptualizando
que las comunicaciones del Sistema Integrado de Gestión pueden ser internas o externas,
y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de
comunicación.
1.1 Comunicación interna del Sistema Integrado de Gestión –SIG
Estas son las que se realizan entre la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión con
los diferentes procesos o dependencias, al igual en doble vía entre los procesos,
dependencias con el proceso Sistemas Integrados de Gestión, y los servidores públicos
dentro de la gestión del Sistema Integrado.
La comunicación interna entre los diversos niveles de La Gobernación de Santander

garantiza que todos los mandos, funcionarios, contratistas y subcontratistas conozcan,
comprendan y cumplan los requerimientos de los Sistemas Integrados de Gestión, así
como los requisitos legales de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, que en
la realización de sus funciones pudieran afectar al medio ambiente y la seguridad de los
funcionarios.
Los líderes de los procesos son los responsables de determinar la información que debe
darse a conocer interna o externamente sobre los Sistemas Integrados de Gestión y la
entidad establece los medios de difusión y comunicación a utilizar. Información como:
1.1.1 Peligros y Riesgos
Se comunicará los Peligros y Riesgos a los funcionarios, contratistas, subcontratistas y

visitantes los Peligros y Riesgos a los cuales se encuentran expuestos en la ejecución de
sus labores y así mismo las medidas de intervención que la entidad implementa para la
prevención de los mismos, con la finalidad de crear conciencia y una cultura de auto
cuidado.

DE GESTIÓN
1.1.2 Aspectos e Impactos Ambientales
Se socializará a los funcionarios, contratistas y subcontratistas los aspectos e impactos

ambientales que se generan a partir de la realización de las labores y los planes de control
que la entidad implementa para disminuirlos. Esta socialización se hará a través de la
Matriz de Identificación, Valoración y Control de los Aspectos e Impactos Ambientales.
La Gobernación de Santander en cumplimiento del Numeral 4.4.3 de la norma ISO

14001:2004 Comunicación. Debe decidir si comunica o no externamente información
acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisión.
Por directriz de la Alta Dirección se decide no comunicar a las partes interesadas externas
información correspondiente a los aspectos e impactos ambientales; a menos que se
realice la solicitud por escrito por alguna de sus partes interesadas, la cual debe ser
radicada en la Dirección del Sistema Integrado de Gestión, o en caso que se presente
alguna de las siguientes situaciones:
 Si la Gobernación de Santander va a realizar un proyecto que pueda ocasionar

impactos negativos al medio ambiente o molestias a las comunidades, vecindades
u otros, se informará a la comunidad sobre los mismos y los métodos de control a
aplicar.
 Recibir de cualquier parte interesada, llámese cliente, proveedores, subcontratistas

o visitantes, la solicitud de información o la comunicación de una sugerencia,
reclamo o requisito contractual y a su vez comunicar al responsable del SIG la
información solicitada o la comunicación de las partes interesadas externas.
1.1.3 Políticas, objetivos y lineamientos de los Sistemas Integrados de Gestión
La entidad, en su compromiso con la Calidad, Seguridad y Salud de sus colaboradores y

la protección del Medio Ambiente, informará a todos los funcionarios, contratistas y
subcontratistas sobre las decisiones relevantes en materia de los Sistemas Integrados de
Gestión a través de correos electrónicos, folletos, plegables, o cualquier otro medio de
comunicación efectivo.

DE GESTIÓN
1.1.4 Requisitos Legales
Se informará los requisitos legales aplicables por medio de la matriz de identificación y

evaluación de requisitos legales y otros en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente, así como los respectivos normogramas por cada proceso.
1.1.5 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST
Entregar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST la información

mensual pertinente relacionada con los Sistemas Integrados de Gestión y dar a conocer
los reportes realizados por los trabajadores que de una u otra manera fueron canalizados
para que se tramiten y den a conocer a la Alta Dirección. De igual forma se comunicará las
decisiones tomadas por la Alta Dirección, haciendo una descripción oportuna de los
ajustes y/o actividades a implementar para asegurar la mejora continua.
1.2 Comunicación externa del Sistema Integrado de Gestión – SIG
Referencia las comunicaciones que se relacionan con el Sistema Integrado de Gestión -

SIG y son de interés informativo al exterior con las partes interesadas, como instituciones,
ciudadanos. Para mayor información revisar el Manual de Comunicaciones de la
Gobernación de Santander.
1.3 Mecanismos de comunicación
1.3.1 Sistema de Comunicación Institucional Forest:
Este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna

y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma
llegando la respectiva comunicación al destinatario. Esta se realiza mediante un sistema
de información, que permite el cargue de archivos digitales.
1.3.2 Intranet
Es la aplicación tecnológica desarrollada como sistema de información para la publicación

de la información relacionada con noticias del Sistema integrado de Gestión – SIG y el
almacenamiento organizado, consulta y acceso a los documentos del SIG.

DE GESTIÓN
1.3.3 Correos electrónicos institucionales
Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para permitir a los usuarios
enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por medio de
mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de
documentos, este se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a
la Dirección, al igual desde el correo oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con
destinatarios que requieren oportunidad para la transferencia de archivos y su posible
manipulación.
1.3.4 Folletos y Plegables
Es un impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo, de socialización

o publicitario. También, es una forma sencilla de dar publicidad a una compaña temática
del Sistema Integrado de Gestión. Se usa en actividades de socialización personal.
1.3.5 Carteleras Institucionales
Se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las dependencias en su

ingreso o interior las cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y diferente
información importante para que los servidores públicos mantengan visual de la
información que se quiere transmitir del Sistema Integrado de Gestión – SIG.
1.3.6 Web
Es el portal institucional establecido con fines de comunicación informativa masiva externa

al cual pueden acceder potenciales destinatarios internos. Se utiliza cuando se requiere
una publicación del Sistema Integrado de Gestión –SIG a nivel externo y masivo.
1.4 Plan de comunicaciones SIG
Este plan consiste en la definición de las estrategias de comunicación anuales a utilizar

para el Sistema Integrado de Gestión – SIG, a nivel institucional. En este como mínimo, se
identifican la estrategia, el mecanismo a utilizar, el responsable, el periodo de ejecución y
para lo cual la Dirección de Sistemas Integrados de gestión presentara el respectivo
registro.

DE GESTIÓN
2. INSTRUCTIVO PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA

APLICACIÓN (JOOMLA)
Este instructivo explica como publicar los documentos del Sistema Integrado de Gestión
en la aplicación JOOMLA que se muestra en la intranet en la dirección
“(http://www.santander.gov.co/intra/administrator)
El Empleado a quien se le asigna el rol “Publicador” requiere lo siguiente:
1. Poseer usuario de red o dominio.

2. Acceso a la carpeta de red “SGC” del servidor \\172.16.1.4\.
3. Poseer usuario para ingresar a la aplicación SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTION (Joomla) con el rol Publicador.
Sí el Publicador no cumple con los requerimiento anteriores, debe gestionarlos ante la

Dirección de Sistemas de información de la Secretaría de las TIC.

DE GESTIÓN
2.1 ¿Qué documentos se publican en la intranet (Aplicación SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION)?
Los documentos que se publican son los relacionados a cada proceso del Sistema
Integrado de Gestión. Los procesos están clasificados como Estratégicos, Misionales,
Apoyo y Evaluación.
 Procesos Estratégicos
 Sistema Integrado de Gestión
 Planificación Estratégica
 Atención al Ciudadano
 Procesos Misionales
 Gestión Educativa
 Gestión en Salud y Seguridad Social
 Desarrollo Sostenible y Competitivo
 Seguridad y Convivencia
 Procesos de Apoyo
 Jurídica y Contratación
 Gestión Financiera
 Administración Institucional
 Tecnología de la Información y Comunicación
 Procesos de Evaluación
 Control y Evaluación
2.2 La estructura básica de la documentación de cada proceso es:
1. Caracterización del Proceso

2. Procedimientos
3. Formatos y Registros
4. Manuales-Instructivos-Guías-Planes-Programas-Politicas-Reglamentos
5. Normograma
 Orden Departamental
 Orden Nacional
6. Mapa de Riesgos
7. Indicadores

DE GESTIÓN
8. Informes
9. Matriz
 Partes interesadas
 Ciclo de vida
2.3 ¿Cómo publicar un nuevo documento?
1) Los documentos publicados deben pasar la revisión de calidad del grupo de Sistemas
Integrados de Gestión. La revisión de calidad comprende Ortografía, Encabezado de
control SIG, ajuste al área de impresión, entre otros.
2) El Publicador no debe realizar cambios sobre los documentos y debe solicitar al grupo
que envié los documentos en su versión definitiva. De no ser así, debe asegurar que
cada documento se publique con Ortografía, Encabezado de control SIG y ajuste al
área de impresión.
3) Abrir la IP sgc “172.16.1.4”
4) Abrir el archivo “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V2” para

registrar el nuevo documento ante el proceso de calidad. La acción más relevante
de registrar el documento es la asignación del código de identificación y la
importancia del registro en el archivo es que es el control de documentos de la
Entidad.

DE GESTIÓN

DE GESTIÓN
4.1 código de identificación
El código es un consecutivo único asignado a cada documento del Sistema Integrado de

Gestión y posee la estructura “AA-BBB-CCC-NNN”; donde:
 AA: Identifica al tipo de proceso
Tipo de Proceso Código

Estratégicos ES
Misionales MI
Apoyo AP
Evaluación EV
Ejemplo:
AP-GF-RG-09 corresponde así:
AP: Apoyo
GF: Gestión Financiera
RG: Registro
09: Consecutivo en el Listado Maestro
Nota:
 Se debe tener mucho cuidado con la asignación del código; en especial con el
número de consecutivo; se debe validar para que no se asigne un código que ya ha
sido asignado.
 Los documentos relacionados en el Normograma, Mapa de Riesgos e Indicadores

no poseen código.
5) Copiar el documento en la carpeta de red “SGC” en la carpeta del proceso a la que

corresponda y debe ser renombrado escribiendo al inicio el código asignado.

DE GESTIÓN
Por ejemplo, El registro “Registrar Información de Gestión educativa” se localiza en

la ruta “\\SGC\2. MISIONALES\GESTION EDUCATIVA\Registros” y renombrar el
archivo “MI-GE-RG-NNN- Registrar Información de Gestión educativa”.
6) Ingresar a la aplicación SIG digitando en su navegador de internet la dirección:

http://historico.santander.gov.co/intra/administrator/ . Ingrese el usuario y la contraseña y
presione el botón “Conectar”.
7) El usuario y contraseña se debe solicitar en la secretaria de las TIC, mediante oficio

firmado por el director (a) de la oficina de Sistemas Integrados de Gestión.
8) Ir a la opción de menú “Componentes > JDownloads > Descargas”.


DE GESTIÓN
9) En la lista desplegable (remarcado en azul), seleccione la ubicación donde debe ser

publicado el documento. Le permitirá validar el documento publicado.
10) Presione el botón “Nuevo” para publicar un documento nuevo.


DE GESTIÓN
11) En la página “Edita Descarga” en la pestaña “Base”, se debe diligenciar los

siguientes campos:
 Título: Nombre del documento. En el caso del Normograma se escribe una

Breve descripción de la norma (Razón por la cual se expide, dicta o establece la
norma).
 Alias: Nombre del documento. En el caso del Normograma se escribe el
nombre de la norma (Ley, Decreto, Ordenanza, otros).

DE GESTIÓN
 Versión: Corresponde a la versión aprobada del documento en el Sistema

Integrado de Gestión. En el caso del Normograma el campo se deja vacío y en
el caso de Matriz de Riesgos e Indicadores corresponde al año de gestión.
 Asociación con la Categoría: Ubicación en la que se publicará el documento.
La ubicación corresponde al proceso y al tipo de documento.
 Seleccione un archivo para el ícono: Se elige la imagen de acuerdo al tipo de
archivo del documento; por ejemplo, para un archivo “Excel” se elige
“Excel.png”, para un archivo “Word” se elige “doc.png”, para un archivo “pdf” se
elige “pdf.png”, etc.
 Descripción Corta: Corresponde al código de identificación asignado al
documento (p.ej. ES-GSIC-PR-01) en el Sistema Integrado de Gestión. En el
caso del Normograma se escribe el nombre de la norma (P.e. Ley 1450 de
2011).
En la página “Agregar Descarga” en la pestaña “Archivos”, se carga el archivo a
publicar presionando el botón “Seleccionar archivo para subir” donde se selecciona
el archivo renombrado de la carpeta de red “SGC” (Ver paso 4).
Nota: Cuando el archivo a cargar es muy grande (Mayor a 10 MB); se debe enviar
el archivo al webmaster (Dirección de Sistemas de Información) para que lo cargue

DE GESTIÓN
en el sistema. Ya cargado en el sistema, la publicación se realiza seleccionando la

opción “Seleccione un archivo del servidor para descarga”.
12) Finaliza la publicación presionando el botón “Guardar y Cerrar”
13) Valide que la información del archivo este correcto.
14) Valide en la Intranet (http://www.santander.gov.co/intra/) que el archivo este

publicado.
2.4 ¿Cómo modificar un documento?
1) Ingresar a la aplicación SIG, digitando en su navegador de internet la dirección:

http://www.santander.gov.co/intra/administrator/index.php. Ingrese el usuario y la
contraseña y presione el botón “Conectar”.
3) Seleccione la ubicación donde está publicado el documento en la lista desplegable.
4) Presione el nombre del documento (Link) para modificar el documento publicado.


DE GESTIÓN
5) Modifique la información que requiera (Título, Alias, Versión, Asociación con la

Categoría, Seleccione un archivo para el ícono y Descripción Corta) en la pestaña
“Base” o cargue un nuevo archivo en la pestaña “Archivo”.
Nota:
 Recuerde cambiar la versión del documento cuando va a publicar una nueva
versión aprobada del mismo (Cuando aplique el cambio de versión).
 Renombrar el archivo anterior agregando al nombre la versión obsoleta y
copiarlo en la carpeta “DOCUMENTOS OBSOLETOS SIG” de la carpeta de red
“SGC”.
6) Finaliza la modificación del archivo presionando el botón “Guardar y Cerrar”
7) Valide que la información del archivo este correcto. Recuerde revisar la columna
“Publicado” para corroborar que el archivo si quedo publicado. En la columna
“Publicado”:
Indica que el archivo no se encuentra publicado
Indica que el archivo se encuentra publicado
8) Valide en la Intranet (http://www.santander.gov.co/intra/) que el archivo muestre los

cambios realizados.

DE GESTIÓN
2.5 ¿Cómo despublicar un documento?

4) Sobre el icono de la columna “Publicado” aparece el estado por cada archivo que
se encuentra cargado por cada carpeta o categoría. Sobre el archivo requerido,
presione si quiere publicar el archivo y presione si quiere despublicar el
archivo.
2.6 Otra forma de modificar la ubicación del archivo



DE GESTIÓN
4) Seleccione el (los) documento (s) a los que requiere cambiar la ubicación y

presione el botón “Move”.
5) Seleccione la nueva ubicación donde quedaran publicados los documentos y

finaliza la modificación del archivo presionando el botón “Guardar y Cerrar”

DE GESTIÓN
6) Valide en la Intranet (http://www.santander.gov.co/intra/) que el archivo se

encuentre en la nueva ubicación.
2.7 ¿Cómo crear carpetas en la aplicación?
1) Recuerde que la estructura básica de la documentación está organizada en carpetas

(Categorías).

3) Ir a la opción de menú “Componentes > JDownloads > Categorías”.


DE GESTIÓN
4) Presione el botón “nuevo” para crear una nueva carpeta (Categoría).
5) En la página “Editar Categoría”, ”, se debe diligenciar los siguientes campos:


DE GESTIÓN
 Título de la Categoría: Nombre de la carpeta o categoría.

 Alias: Nombre de la carpeta o categoría.
 Publicado: Se deje el valor “Si”, que indica que se visualice.
 Asignación de Categoría: Ubicación en la que se publicará la carpeta o
categoría. La ubicación corresponde al proceso y al tipo de documento.
 Seleccione ícono para la categoría: Icono con el cual se visualizará la carpeta
o categoría.
Nota:
 Mantenga los iconos que ya han sido establecidos en la aplicación.
 Si requiere un icono nuevo que no se encuentra en el listado, solicite su
creación al webmaster de la Dirección de Sistemas de Información.
6) Finaliza la modificación del archivo presionando el botón “Guardar y Cerrar”
7) Valide en la Intranet (http://www.santander.gov.co/intra/) que la nueva carpeta se

visualice.

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1. COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................ 3

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

1. COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión – SIG, origina comunicaciones de tipo informativo,

1.1 Comunicación interna del Sistema Integrado de Gestión –SIG

La comunicación interna entre los diversos niveles de La Gobernación de Santander

1.1.1 Peligros y Riesgos

Se comunicará los Peligros y Riesgos a los funcionarios, contratistas, subcontratistas y

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

1.1.2 Aspectos e Impactos Ambientales

Se socializará a los funcionarios, contratistas y subcontratistas los aspectos e impactos

La Gobernación de Santander en cumplimiento del Numeral 4.4.3 de la norma ISO

 Si la Gobernación de Santander va a realizar un proyecto que pueda ocasionar

 Recibir de cualquier parte interesada, llámese cliente, proveedores, subcontratistas

1.1.3 Políticas, objetivos y lineamientos de los Sistemas Integrados de Gestión

La entidad, en su compromiso con la Calidad, Seguridad y Salud de sus colaboradores y

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

1.1.4 Requisitos Legales

Se informará los requisitos legales aplicables por medio de la matriz de identificación y

1.1.5 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST

Entregar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST la información

1.2 Comunicación externa del Sistema Integrado de Gestión – SIG

Referencia las comunicaciones que se relacionan con el Sistema Integrado de Gestión -

1.3 Mecanismos de comunicación

1.3.1 Sistema de Comunicación Institucional Forest:

Este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna

Es la aplicación tecnológica desarrollada como sistema de información para la publicación

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

1.3.3 Correos electrónicos institucionales

1.3.4 Folletos y Plegables

Es un impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo, de socialización

1.3.5 Carteleras Institucionales

Se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las dependencias en su

Es el portal institucional establecido con fines de comunicación informativa masiva externa

1.4 Plan de comunicaciones SIG

Este plan consiste en la definición de las estrategias de comunicación anuales a utilizar

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

2. INSTRUCTIVO PARA LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA

El Empleado a quien se le asigna el rol “Publicador” requiere lo siguiente:

1. Poseer usuario de red o dominio.

Sí el Publicador no cumple con los requerimiento anteriores, debe gestionarlos ante la

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

2.1 ¿Qué documentos se publican en la intranet (Aplicación SISTEMA INTEGRADO

2.2 La estructura básica de la documentación de cada proceso es:

1. Caracterización del Proceso

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

2.3 ¿Cómo publicar un nuevo documento?

3) Abrir la IP sgc “172.16.1.4”

4) Abrir el archivo “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V2” para

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

4.1 código de identificación

El código es un consecutivo único asignado a cada documento del Sistema Integrado de

Tipo de Proceso Código

AP-GF-RG-09 corresponde así:

 Los documentos relacionados en el Normograma, Mapa de Riesgos e Indicadores

5) Copiar el documento en la carpeta de red “SGC” en la carpeta del proceso a la que

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES Y VERSIÓN 1

Por ejemplo, El registro “Registrar Información de Gestión educativa” se localiza en