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Manual Recepción Y Radicación de Facturas Con Rips
Manual Recepción Y Radicación de Facturas Con Rips
Manual Recepción Y Radicación de Facturas Con Rips
Objetivo: Realizar la recepción y el registro de cada una de las facturas y/o documentos emitidos por los prestadores de
salud como:
Se realiza la recepción de facturas y como soporte de recibido se le sellan a los prestadores ya sea la copia de la factura
o guía de todas las facturas presentadas. Esta recepción se realiza todos los días hábiles del mes teniendo en cuenta
que el cierre de radicación se realiza el día 20 de cada mes, para lo cual todas las facturas presentadas hasta esta fecha
se procesan en el mismo mes, y las radicadas después del día 20, se considerarán recibidas el primer día hábil del mes
siguiente.
Adicional a todas estas actividades el auxiliar de procesamientos de datos encargado de la recepción de facturas también
recibe de parte de los supervisores de liquidación el soporte adjunto en las facturas de consultorios médicos y honorarios
médicos llamado PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)
Se registran los documentos recibidos en el archivo Formato Planilla PILA, diligenciando los campos número de
radicado, número de factura, nombre del prestador, fecha de entrega, usuario de quien entrega la planilla.
Objetivo Realizar una guía sobre la radicación de Facturas CON RIPS en el Aplicativo Silmed, para las personas que
realicen la operación brindando un excelente y óptimo manejo.
Los RIPS que llegan directamente a Cuentas médicas son los de las cajas socias. Los RIPS de los demás
prestadores llegan al outsourcing contratado para tal actividad.
Se reciben los RIPS y se cargan en una sola base de datos. Se abre el RIPS, se copia la información y se pega en
una carpeta creada por mes (En promedio se pega en la carpeta la información de 3000 CDS)
Posteriormente se debe transformar el archivo que viene en el RIPS para poder cargarlo en el módulo (Malla). La
transformación del archivo (Bloc de notas) a un archivo en Excel, se realiza por medio de un proceso llamado
“Asistente para importar texto”. Para transformar el archivo debe hacer lo siguiente:
Después de realizar la transformación del archivo, Se clasifica la información de los RIPS así:
4 Ubique el archivo (Que anteriormente se ha guardado en las carpetas designadas), y cárguelo (1). Escriba el
número de lote asignado a las
facturas (2). Por último de clic en
carga de archivos (3)
5 De click en “Validación de estructura” (1), posteriormente en “Validación de contenido” (2). Y por último aparecerá
un cuadro verificando que el proceso ha terminado (3).
Por último se carga la información en el aplicativo del ministerio de salud llamado “Pisis”, para realizar la carga de
la información de click en “Reportes”; posteriormente en “Reportes Ministerio”; y por último en “Generación de
archivos”.
7 Ingrese la fecha de inicio (Mes vencido) (1) y la fecha final (2). Posteriormente se cargaran los datos que haya
ingresado en “PISIS” (3)
(Esta información es la que va para el ministerio). Si al cargar la información salen errores, se deben corregir; para
posteriormente enviar al área de Planeación.
Por último, Se agrupa toda la información en una carpeta; para enviarla a planeación.
11 Da click donde lo indica la flecha (1). Posteriormente aparecerá una ventana (2), en donde se buscará el RIPS que
se guardó en el escritorio (3). Por último de clic en Aceptar (4).
12 De click donde lo indica la flecha (1) y agregue el archivo que aparece (2).
15 Seleccione el prestador y de ENTER (1) -> Digite la cantidad de prefijos (2) -> Seleccione el tipo de plan (3) -> Y
seleccione el tipo de cuenta (4).
NOTA: * Prefijos: La cantidad de letras que acompañan al número de la factura. Ejemplo: “ACR56432”
* El tipo de plan: Se refiere al plan que está afiliado el cliente. Ejemplo: POS, PAC.
* El tipo de cuenta: Se refiere a, Si es una cuenta por URGENCIAS, HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA, ETC.
16 Después de haber grabado, el módulo automáticamente arroja el número del lote (1), SI EL RIPS TRAE EN
DESORDEN LOS NÚMEROS DE FACTURA EXISTE LA OPCIÓN (1.1) PARA BUSCARLAS FÁCILMENTE EN
LAS FACTURAS FÍSICAS -> Se validan que los números de las facturas sean iguales (2) -> Se selecciona la
existencia de las facturas físicas en el campo que corresponde (SI LA FACTURA FÍSICA NO VIENE, NO SE
MARCA NADA EN EL CAMPO; POR LO TANTO EL MÓDULO AUTOMÁTICAMENTE LA ANULA) (3) y se valida
la fecha (4) –> Se valida el valor de la factura (5)* -> Y por último se selecciona el tipo de cuenta, para apoyo: IR AL
MANUAL “MARCACIÓN TIPO DE CUENTAS” (6). EN CASO TAL DE QUE LA FACTURA FÍSICA TENGA IVA,
AGREGUE EL VALOR AL MÓDULO (7).
NOTA: En el valor de la factura se descuenta del valor total, el copago y/o la cuota moderadora en caso de que
aplique.
17 Procedemos a grabar (1), en caso tal de que se vaya a DEVOLVER LA FACTURA, De click donde lo indica la
flecha (2), DE LO CONTRARIO CONTINÚE EN EL PASO (13)
.
Posteriormente se da click en nuevo (3) y se escoge el motivo de la devolución (4).
18 Después se llena la observación como lo dice el ejemplo (1). Después se guarda nuevamente y se cierra total (2)
19 Si no aplica el caso “devolución” de click en grabar (1) -> radicar total (2) -> Se imprimen los listados (3) y Sticker
(4).
19.1 Al cerrar el lote, el sistema aplica las reglas de negocio validando e identificando el estado de cada una de las facturas
que se quieren radicar para prevenir pagos dobles. En caso de que una de las facturas que se quiere radicar ya se encuentra
en estado radicada, en proceso, liquidada y/o interfaz el sistema automáticamente aplica las reglas de negocio y la deja en
estado DEVUELTA.
19.2 Si la factura está en estado interfaz se debe separar del paquete y entregar archivo inactivo\personal de alistamiento.
19.4 Si la factura está liquidada se le entrega al supervisor de otros procesos para que este valide a quien esta asignada y le
entreguen el físico para que continúe con el flujo de liquidación.
19.5 Si la factura está en estado devuelta se le debe entregar al supervisor de otros procesos para que este realice la
validación si la devolución aplica o no, en caso de que devolución no aplique el supervisor de otros procesos debe levantar la
devolución y entregar la factura al personal de alistamiento para continuar con el flujo de liquidación y en caso de que la
devolución si aplique se la entrega al auxiliar de costos encargado del despacho de las devoluciones para que le sea
notificada y despachada al prestador.
Nota: Se debe tener en cuenta que todas estas entregas deben de ir con su respectivo formato de custodia (en
este va relacionado numero de factura, radicado, valor de la factura, persona que entrega, persona que recibe)
definido para tal fin y entregar oficialmente al proceso correspondiente.