Soportes Contables Contabilidad Financiera 1

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SOPORTES CONTABLES
PRESENTADO POR:
GRUPO N° 1
Yamileth Poveda puentes
Rosa Paola gil Perdomo
Leidy Katherine Caicedo Trujillo
María paula Andrea rojas Vázquez
Ana elena Valderrama Cuellar
Cristian camilo Carvajal acosta
Contaduría pública, facultad de ciencia empresarial, corporación universitaria
minuto de Dios
NRC:15695 contabilidad financiera 1
LM. Luz Angela Malagón
Abril 18, 2021
LOS SOPORTES CONTABLES

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Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros
de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación
se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el
ciclo contable, su definición y sus principales características.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del
contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar
los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes,
en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales
y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como
factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y
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nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos
y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y
NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre
las ventas.
5. Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado
“girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiarios”.
6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente,
en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una
fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando
los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas
que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
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12. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual
se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.
Procedimiento contable Clasificación:

Análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del
comprobante diario de contabilidad.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna
acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales
acciones.
Finalmente, estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de
lo siguiente:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
Utilidad:
 Son una constancia de las operaciones realizadas.
 Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
 Externos
 Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
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Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos
(escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante
que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos,
informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:

 Quienes comercializan cosas muebles.
 Quienes comercializan o prestan servicios.
 Quienes se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de
emisión del documento
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2. Recibo de consignación bancaria

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

10. Nota Crédito

11. Recibo de caja menor

12. Comprobante diario de contabilidad

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