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P-COM-04 Retroalimentación y Evaluación de Proveedores
P-COM-04 Retroalimentación y Evaluación de Proveedores
P-COM-04 Retroalimentación y Evaluación de Proveedores
PROCEDIMIENTO DE RETROALIMENTACIÓN Y
Versión: Clasificación:
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 00 Uso interno
Gerencia: LOGÍSTICA Fecha de elaboración:
Área: Compras 15/09/2021
RETROALIMENTACIÓN Y
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
CONTROL DE CAMBIOS
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Código: P-COM-04
PROCEDIMIENTO DE RETROALIMENTACIÓN Y
Versión: Clasificación:
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 00 Uso interno
Gerencia: LOGÍSTICA Fecha de elaboración:
Área: Compras 15/09/2021
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para una adecuada evaluación y retroalimentación a proveedores luego de que
haya realizado el servicio, este método sirve para que se pueda mantener el nivel óptimo para el servicio
de acuerdo con las necesidades de Explomin del Perú (en adelante Explomin).
2. ALCANCE
Este Procedimiento se aplica a todos los proveedores que se hayan identificado que requieran tener una
evaluación de desempeño, la misma que podrá gatillarse de manera automática o bajo el requerimiento de
algún usuario o parte involucrada.
3. DEFINICIONES
Evaluación: Proceso por el cual se califica el desempeño y se identifican las partes que deban
ser mejoradas o cambiadas.
Retroalimentación: Proceso por el cual se da a conocer a la persona evaluada el resultado de dicha
evaluación, en la misma se establece un programa y compromisos para la mejora.
Gatillar (metáf): Iniciar un proceso.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Parte Involucrada:
- Reportar y evidenciar el desempeño del proveedor en el campo que le toco evaluar.
4.2 Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística:
- Llevar a cabo el proceso dentro de los parámetros del presente procedimiento.
4.3 Jefe de Compras:
- Evaluar al proveedor desde el punto de vista comercial.
4.4 Gerente de Administración y Finanzas:
- Evaluar, o delegar esta responsabilidad a la persona más adecuada dentro de su departamento, para
hacer la evaluación del proveedor desde el punto de vista de tesorería y documentación y procesos
contable.
4.5 Oficial de Cumplimiento:
- Tendrá la potestad de gatillar el proceso de evaluación descrito en el presente procedimiento.
5. DESARROLLO
5.1 Inicio del proceso:
El proceso deberá ser iniciado por el Gerente/Sub-Gerente o Sub-Gerente de logística, para lo cual se
debe de cumplir con cualquiera de las siguientes condiciones:
- Las compras acumuladas del proveedor en el año superan los 500 mil Soles o cualquier múltiplo
de este valor, el proceso se llevará a cabo tantas veces sea necesario.
La evaluación del proveedor se hará mediante el llenado de un cuestionario con preguntas clave
generales para medir y cuantificar el impacto del cumplimiento o incumplimiento de parte del
proveedor en nuestras operaciones. Cada uno de los cuestionarios están listados en los anexos del
presente procedimiento de acuerdo con la siguiente distribución:
Luego de haber recibido los cuestionarios debidamente contestados, el Gerente/Sub- Gerente o Sub-
Gerente de logística procederá a hacer el calculo de la calificación final del proveedor evaluado, este
cálculo será mediante promedio ponderado de la calificación de cada evaluación.
Cuestionario Ponderación
Operativo 3.0
Comercial 1.5
Contabilidad y Documentación 1.5
Proveedor 1.0
Luego de hacer el cálculo del promedio ponderado, el Gerente o Sub-Gerente de logística procederá a
hacer el informe final de evaluación del proveedor.
5.4 Retroalimentación:
Con el informe final de evaluación el Gerente o Sub-Gerente de logística procederá a hacer una
reunión con el proveedor para informarle de la calificación obtenida, a esta reunión podrá asistir
cualquiera de las partes involucradas y/o Oficial de Cumplimiento.
Como parte final de la reunión se elaborará un acta en donde se pueda evidenciar los siguientes
acuerdos:
5.5 Seguimiento:
En caso se haya evidenciado observaciones que levantar, luego de cumplidas las fechas propuestas en
el cronograma de implementación, se hará el respectivo seguimiento a la implementación de las
acciones propuestas.
Para el caso de que se haya cumplido con levantar todas las observaciones identificadas, se procederá
a emitir un informe de cumplimiento, el mismo que contará con las evidencias de dicho
levantamiento y se compartirá con el proveedor, todas las partes interesadas y oficial de
cumplimiento.
5.6 Sanciones
Cuando el proveedor tenga condiciones no aceptables a ser levantadas, el mismo estará bloqueado
para generación de Ordenes de Compra mientras esta desviación persista.
En caso la condición no deseada persista a pesar de haberse cumplido el plazo solicitado para el
levantamiento de estas observaciones, se procederá aun bloqueo permanente para emisión de Ordenes
de Compra en EXPLOMIN.
Para los casos de que se requiere un bien/servicio especializado que solo este proveedor pueda
suministrar, el Gerente o Sub-Gerente de logística hará una comunicación oficial para poder tomar las
acciones necesarias para mitigar el posible riesgo al cual estaría expuesto Explomin. En esta
comunicación se indicará cuales son las acciones específicas tomadas para esta mitigación.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. REGISTROS
- Cuestionario Comercial.
- Cuestionario Contable y documentario.
- Cuestionario operativo.
- Cuestionario Autoevaluativo.
8. ANEXOS
Anexo N°
CUESTIONARIO COMERCIAL
PREGUNTA RESPUESTA
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con enviar la cotización en el
plazo adecuado?
Pregunta 2 ¿El proveedor se vio abierto a negociar alguna parte
de su cotización?
Pregunta 3 ¿EL proveedor cumplió con los tiempos prometidos
de entrega y/o inicio del servicio?
Pregunta 4 ¿El proveedor cumplió con enviar toda la
documentación solicitada conforme?
Pregunta 5 ¿El proveedor cumplió con la política
anticorrupción?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.
Anexo N°
PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con entregar la
documentación de facturación adecuadamente y
completa?
Pregunta 2 ¿El proveedor cumplió con el procedimiento de
facturación indicado al momento de la OC?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.
Anexo N°
CUESTIONARIO OPERATIVO
PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿El proveedor cumplió con el estándar de calidad
solicitado?
Pregunta 2 ¿El proveedor incurrió en algún retraso atribuible a su
gestión que impactará en las operaciones?
Pregunta 3 ¿El proveedor cumplió con todos los estándares de
seguridad y medio ambiente solicitados por Explomin?
Anexo N°
CUESTIONARIO AUTOEVALUATIVO
PREGUNTA CALIFICACIÓN
Pregunta 1 ¿Cómo considera su desempeño durante la
ejecución de sus servicios o entrega de materiales a
Explomin?
Pregunta 2 ¿Considera las medidas de seguridad excesivas,
adecuadas o incompletas?
Pregunta 3 ¿Cómo calificaría su relación con el Analista de
Compras?
Pregunta 4 ¿Cómo calificaría su relación con el área usuaria y/o
Almacén?
Pregunta 5 ¿Cómo calificaría su relación con el área de
Tesorería?
Nota: Considerar como respuestas a las siguientes alternativas SI/NO/N.A.