Ineficacia de las declaraciones de

retención en la fuente sin pago total

Las declaraciones de retención en la fuente se deben presentar con pago total
para que tengan validez, pues si no se pagan las retenciones declaradas, esa
surtirá efectos legales.

Declaración ineficaz.
Una declaración tributaria ineficaz es aquella que no tiene ni tuvo efecto jurídico
alguno, debido a los defectos que el impidieron nacer a la vida jurídica.
Una declaración ineficaz es como si no existiera, es decir, como si nunca se
hubiera presentado, por lo que el contribuyente sigue teniendo la obligación de
presentarla.
En el caso de la declaración de retención en la fuente, no hace falta que se
profiera un acto administrativo que la declare ineficaz, en razón a que la ineficacia
es de pleno derecho por la sola configuración de la causal de ineficacia.

Pago total de las retenciones en la fuente.

Para que la declaración de retención en la fuente surta efectos legales debe
presentarse con pago total según señala el inciso primero del artículo 580-1 del
estatuto tributario:
«Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no
producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo
declare.»
El pago total implica que se deban pagar todos los conceptos que se consignen en
la respectiva declaración que pueden ser:
1. Retenciones.

2. Intereses moratorios.

3. Sanciones.

En caso que la declaración tenga los tres conceptos es preciso pagarlos todos,
pues de no hacerlo, una pequeña parte de las retenciones se quedarán sin pago,
debido a la forma como se imputa un pago a una deuda tributaria.

Imputación proporcional de pagos a impuestos, sanciones e intereses.Todo pago

parcial que se realice a la Dian es imputado proporcionalmente a impuestos,
sanciones e intereses en caso que los haya.
Si nos equivocamos en liquidar los intereses moratorios o las sanciones, no es
posible que se configure el pago total, quedando la declaración sin efectos legales,
es decir, ineficaz.
Efectos de la ineficacia de las declaraciones de
retención en la fuente.
Cuando una declaración de retención en la fuente es ineficaz, se entiende que no
existe jurídicamente, y es como si no se hubiera presentado, de manera que el
agente de retención o contribuyente queda obligado a presentarla nuevamente
como si nunca hubiera declarado.
Por lo anterior, se debe presentar nuevamente la declaración, y para cuando ello
suceda seguramente ya será extemporánea debiéndose liquidar la respectiva
sanción.

Ineficacia de pleno derecho en las declaraciones

de retención en la fuente.
Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total son
ineficaces de pleno derecho por la sola circunstancia de presentarla sin pago.
Señala el inciso primero del artículo 580-1 del estatuto tributario:
«Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no
producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo
declare.»
La norma es clara en señalar que no se requiere que la Dian profiera un acto
administrativo que declare la ineficacia de la declaración de retención en la fuente,
por lo que esta opera  ipso jure.

Casos en que se puede presentar la declaración de

retención en la fuente sin pago total.
A pesar de que la regla general impone la ineficacia de la declaración de retención
en la fuente presentada sin pago total, la ley considera dos excepciones que
permiten presentar la declaración sin pago total sin que se afecte la eficacia de la
declaración, es decir, que esta sigue siendo válida.

Contribuyentes con saldos a favor.

El inciso segundo del artículo 580-1 del estatuto tributario señala que los
contribuyentes que tengan un saldo a favor que sea cómo mínimo dos veces
superior a las retenciones declaradas y que sea susceptibles de compensar con
esas retenciones, pueden presentar la declaración de retención sin pago
cumpliendo las siguientes condiciones:
1. El saldo a favor se debió haber generado antes de la presentación de la
declaración de retención en la fuente.

2. El saldo a favor debe ser de por lo menos dos veces las retenciones a
pagar.
 3. La solicitud de compensación del saldo a favor con las retenciones
declaradas se debe presentar dentro de los 6 meses siguientes a la
presentación de la declaración.

Si la solicitud de compensación no se presenta oportunamente o al presentarse es

rechazada por la Dian, sobreviene la ineficacia de la declaración de retención.

Compensación de las retenciones en la fuente.

Para que la declaración de retención en la fuente no pierda su validez o eficacia, la
solicitud de compensación se debe presentar dentro de los 6 meses siguientes de
la presentación de la respectiva declaración como lo señala el inciso                
tercero del artículo 580-1 del estatuto tributario:
«El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado
en la declaración de retención, dentro de los seis meses (6) siguientes a la
presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente.»
Obsérvese que los 6 meses se cuentan desde que se presentó la declaración sin
pago total, no desde la fecha de vencimiento para declarar, punto a tener en
cuenta para quienes declaran antes de la fecha de vencimiento.
Por su parte el inciso cuarto del mismo artículo señala:
«Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favor
oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada la declaración de retención en
la fuente presentada sin pago no producirá efecto legal alguno, sin necesidad de
acto administrativo que así lo declare.»
Por lo anterior, el contribuyente debe tener seguridad de que el saldo a favor con
el que pretende compensar las retenciones en la fuente, es cierto y suficiente, y
que no hay riesgo de que la Dian lo rechace o desconozca.
Como no hay garantía de que la Dian no rechazará la solicitud de compensación,
seguramente es mejor evitar recurrir a esta figura, pues el costo de la sanción por
extemporaneidad que se genera en caso de un rechazo de la Dian, puede ser
importante.

Declaraciones de retención presentadas antes del vencimiento para

declarar.
La declaración de retención en la fuente que se presente sin pago total antes de la
fecha de vencimiento del plazo para declarar, será válida siempre que se paguen
las retenciones en la fuente dentro de los dos meses siguientes a la fecha de
vencimiento para declarar, según lo señala el inciso 5 del artículo 580-1 del
estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019.
Lo anterior permite afirmar que la declaración de retención en la fuente será
ineficaz si las retenciones declaradas no se pagan dentro de los 2 meses
siguientes a la fecha de vencimiento para declarar.
Es decir que toda declaración de retención se puede presentar sin pago, pero el
pago se debe hacer en los dos meses siguientes al vencimiento para declarar.
Es de precisar que los dos meses de plazo para pagar las retenciones en la fuente
no se cuentan desde la fecha de presentación, que es diferente a la fecha de
vencimiento para declarar, pues la presentación se puede hacer antes o después
de la fecha de vencimiento, y que es preciso presentar la declaración dentro
de los plazos fijados por el gobierno.

La ineficacia predica respecto al contribuyente.

Una declaración presentada sin pago es ineficaz en la medida a que no tiene
efectos legales, pero esa ineficacia es parcial en razón a lo dispuesto en la
segunda parte del inciso 5 del artículo 580-1 del estatuto tributario:
«En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración
de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente
presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara,
expresa y exigible que podrá ser utilizado por la administración tributaria en los
procesos de cobro coactivo, aun cuando en el sistema la declaración tenga una
marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en
este artículo.»
A pesar de no tener efectos legales obligando al contribuyente a declarar
nuevamente, para el estado si tiene efectos legales que le permiten cobrar
coactivamente las retenciones declaradas y no pagadas.
Como estaba redactada originalmente esta norma, al ser ineficaz la declaración
esta no servía como título ejecutivo para cobrar las retenciones declaradas, de
manera que si la Dian quería cobrarlas coactivamente debía proferir a una
liquidación de aforo, por ello se modificó la norma para permitir que la declaración
a pesar de ser ineficaz sirviera para cobrar coactivamente las retenciones
declaradas.

Lo que debe hacer el contribuyente frente a una

declaración de retención ineficaz.
Cuando una declaración de retención en la fuente carece de efectos legales por
haberse presentado sin pago, el contribuyente debe presentar nuevamente la
declaración.
Y como esa nueva declaración será necesariamente extemporánea, tendrá que
pagar la sanción por extemporaneidad.

La declaración de retención en la fuente será ineficaz 2 meses después de

haberse vencido el plazo para declarar, de manera que siempre habrá que liquidar
dicha sanción en vista que necesariamente la nueva presentación será
extemporánea.
Naturalmente que el contribuyente tendrá que pagar los intereses moratorios a
que haya lugar.
Lo que hará la Dian frente a una declaración de
retención en la fuente ineficaz.
Una vez configurada la ineficacia de la declaración de retención en la fuente, la
Dian puede hacer dos cosas:
1. Iniciar el cobro coactivo de las retenciones declaradas y no pagadas.

2. Imponer una sanción por no declarar y de ser el caso proferir una

liquidación de aforo.

El hecho de que la ley autorice a la Dian a cobrar coactivamente las retenciones

en la fuente consignadas en una declaración sin efectos legales no afecta la
facultad que tiene de iniciar un proceso de aforo que comienza con el
emplazamiento por no declarar y termina con la liquidación de aforo, lo cual
incluye la imposición de la sanción por no declarar.
La determinación oficial de las retenciones a cargo es una facultad que conserva
la Dian incluso si cobra coactivamente las retenciones declaradas por el
contribuyente

Procedimiento que se debe seguir cuando

presentamos una declaración de retención en
la fuente.
Presentamos el procedimiento que se debe seguir cuando presentamos una
declaración de retención en la fuente y no realizamos el pago dentro de los plazos
establecidos, o cuando lo realizamos de forma parcial.

 Retomamos este tema que desde hace años está reglamentado ya que aún se
presentan este tipo de caso en algunas empresas que no conocen este tipo de
normatividad, o que por problemas en las plataformas bancarias omiten realizar
los pagos en los plazos establecidos incurriendo en que las declaraciones se
configuren como ineficaces.

 Recordemos que esas declaraciones de retenciones en la fuente que se presentan

y no se pagan dentro de los plazos legales, o se pagan parcialmente, de acuerdo al
artículo 580-1  no producirán efecto legal sin que sea  necesario un acto
administrativo que así lo declare, es decir, no hay que esperar que la DIAN emita
 un oficio dejando sin efecto la declaración, si no que automáticamente queda sin
efecto legal.

Pero entonces, ¿Que pasa con esas declaraciones que se presentaron en la página

de la DIAN y que se pagaron parcialmente o que se pagaron por fuera de los
plazos establecidos?

  

1. Retiro de la declaración presentada:

 Se debe intentar presentar nuevamente la declaración; si el sistema le indica que

ya hay una declaración presentada, debe solicitar a la DIAN que se desmonte
dicha declaración del sistema; para esto debe dirigirse al Grupo Interno de
Trabajo Control de Obligaciones de la División Gestión de Recaudo en la
Dirección Seccional para solicitar el retiro de la declaración ineficaz adjuntando:

 a)Formato FT- RE 2155 diligenciado solicitando la marcación o des marcación de la

ineficacia (el formato podrá ser solicitado en cualquier punto de contacto de la DIAN)

 b)Declaración y recibo de pago presentados.

 c)Presentación de la cedula de ciudadanía del interesado o

representante legal.

 Si la solicitud la realiza un tercero debe adicionalmente adjuntar:

 a)Fotocopia de la cedula de ciudadanía del apoderado

 b)Fotocopia de la cedula de ciudadanía del poderdante

  c)Poder General: (1) Copia (con exhibición del original). Junto con la certificación de
vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia
mayor de seis (6) meses o,  Poder Especial: (1) Copia

 Esta solicitud se presenta en el caso de Bogotá en la  Carrera 6 No. 15 – 32 y el

horario de atención es de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. en jornada
continua. (No requiere cita previa)

 ara el caso de otras ciudades, en la sede principal de la DIAN.

 El usuario recibirá respuesta del procedimiento en la dirección de correo

electrónico registrado en el RUT.

2. Presentación de la nueva declaración:

 Esta nueva declaración que se debe presentar con las mismas cifras de la
presentada inicialmente está sujeta a la sanción por extemporaneidad de que trata
el artículo 641 del ET (teniendo en cuenta la sanción mínima art. 639 del ET)  y
los intereses de mora a que haya lugar.

3. Pagar :

 Recordemos que las declaraciones de retención en la fuente tienen dos tipos de

retención a pagar:  a) Retefuente a título de renta y b) retención a título de  IVA;
por lo que si junto con la presentación de la declaración inicial por ejemplo se
pagó solamente la retefuente a título de renta, en estas nueva declaración se debe
pagar la retención a título de IVA más la sanción e intereses de mora respectivos.
 El valor cancelado de retefuente a título de renta que inicialmente de pagó en el
ejemplo planteado no se debe volver a pagar, ya que la DIAN asociará este pago
a la nueva declaración que se presente.

 Es Importante que esta nueva declaración que se presente se acompañe  de su
respectivo pago dentro del mismo día, so pena de que la declaración nuevamente
quede como ineficaz.

DECLARACIONES DE IVA PRESENTADAS EN PERIODOS

DIFERENTES

Artículo 273 de la ley 1819 de 2016. DECLARACIONES DE IVA SIN EFECTO

LEGAL ALGUNO. Los responsables del impuesto sobre las ventas que dentro de
los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de entrada en vigencia de esta ley,
presenten las declaraciones de IVA que al 30 de noviembre de 2016 se
consideren sin efecto legal alguno por haber sido presentadas en un período
diferente al obligado, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2° del
artículo 1.6.1.6.3 del Decreto 1625 de 2016 Decreto Único Reglamentario en
materia tributaria, no estarán obligados a liquidar y pagar la sanción por
extemporaneidad ni los intereses de mora.
 
Los valores efectivamente pagados con las declaraciones iniciales podrán ser
tomados como un abono al saldo a pagar en la declaración del impuesto sobre las
ventas del periodo correspondiente.

Aplicación ley anti tramite 962 de 2005, art. 43.

ARTÍCULO  43. Corrección de errores e inconsistencias en las declaraciones y

recibos de pago. Cuando en la verificación del cumplimiento de las
obligaciones de los contribuyentes, responsables, agentes de retención, y
demás declarantes de los tributos se detecten inconsistencias en el
diligenciamiento de los formularios prescritos para el efecto, tales como
omisiones o errores en el concepto del tributo que se cancela, año y/o período
gravable; estos se podrán corregir de oficio o a solicitud de parte, sin sanción,
para que prevalezca la verdad real sobre la formal, generada por error, siempre
y cuando la inconsistencia no afecte el valor por declarar.

 Bajo estos mismos presupuestos, la Administración podrá corregir sin sanción,

errores de NIT, de imputación o errores aritméticos, siempre y cuando la
modificación no resulte relevante para definir de fondo la determinación del
tributo o la discriminación de los valores retenidos para el caso de la
declaración mensual de retención en la fuente.
 La corrección se podrá realizar en cualquier tiempo, modificando la
información en los sistemas que para tal efecto maneje la entidad, ajustando
registros y los estados financieros a que haya lugar, e informará de la
corrección al interesado.

 La declaración, así corregida, reemplaza para todos los efectos legales la
presentada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, si
dentro del mes siguiente al aviso el interesado no ha presentado por escrito
ninguna objeción

CIRCULAR DIAN 118 DE 2005.

“Artículo 43. Corrección de errores e inconsistencias en las declaraciones y recibos de pago.

Oficio Tributario DIAN 40687 de 2008  

Concepto Tributario DIAN 59295 de 2006

Concepto Cambiario DIAN 138 de 2005

A. En materia tributaria

Aplica para todas las inconsistencias que se detecten a partir de la fecha de entrada en
vigencia de la Ley 962 de 2005 (8 de julio de 2005), incluidas aquellas que se encuentren en
declaraciones presentadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la Ley.

Este artículo hace referencia a los errores en el diligenciamiento de los formularios por parte
de los contribuyentes, responsables, agentes de retención y demás declarantes de los
tributos, susceptibles de corregirse sin sanción por parte de la administración o a solicitud del
contribuyente, referidos a:

- Omisión o errores en el concepto del tributo en los recibos de pago,

- Omisión o errores en el año y/o período gravable tanto en las declaraciones como en los
recibos de pago,

- Omisión o errores en el NIT del contribuyente, en las declaraciones o recibos de pago,

- Omisión o errores en los nombres y apellidos o razón social del contribuyente,

- Omisión o errores en la dirección del contribuyente,

- Omisión o errores en el número telefónico del contribuyente,

- Omisión o errores en el formulario del impuesto sobre la renta al indicar la fracción de año,
- Omisión o errores en el código de actividad económica del contribuyente,

- Omisiones o errores de imputación o arrastre, tales como saldos a favor del período anterior
sin solicitud de devolución y/o compensación; anticipo de renta y anticipo de la sobretasa,

- Errores de transcripción, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por

el respectivo período, o el total del valor de las retenciones declaradas, para el caso de la
declaración de retención en la fuente,

- Errores aritméticos, siempre y cuando no se afecte el impuesto a cargo determinado por el

respectivo período o el total del valor de las retenciones declaradas, para el caso de la
declaración de retención en la fuente.”

La corrección es viable siempre y cuando la modificación no resulte relevante para definir de

fondo la determinación del tributo o la discriminación de los valores retenidos, para el caso de
la declaración mensual de retención en la fuente.

Sanción penal por no pagar el Iva o la retención en

la fuente.
El artículo 402 del código penal, que trata sobre la omisión de agente retenedor o
recaudador, dispone que quien no consigne las sumas correspondientes dentro de
los dos meses siguientes al plazo fijado por el gobierno, incurrirá en prisión de 48
a 108 meses.
Lo anterior aplica para el impuesto a las ventas, impuesto al consumo y retención
en la fuente, y en general por cualquier contribución nacional o territorial que esté
obligado a recaudar.

Ojo: ver art. 804 et. Imputación de pagos

Art. 804. Prelación en la imputación

del pago.
* -Inciso Modificado- A partir del 1o de enero del 2006, los pagos que por cualquier
concepto hagan los contribuyentes, responsables, agentes de retención o usuarios aduaneros
en relación con deudas vencidas a su cargo, deberán imputarse al período e impuesto que
estos indiquen, en las mismas proporciones con que participan las sanciones actualizadas,
intereses, anticipos, impuestos y retenciones, dentro de la obligación total al momento del
pago.

Cuando el contribuyente, responsable o agente de retención impute el pago en forma

diferente a la establecida en el inciso anterior, la Administración lo reimputará en el orden
señalado sin que se requiera de acto administrativo previo.
** -Adicionado- PAR TRANSITORIO. Los pagos en efectivo que efectúen los
contribuyentes, agentes de retención y responsables hasta el 30 de abril de 2004 en relación
con deudas vencidas con anterioridad al 1º de enero de 2003, se imputarán de la siguiente
forma: primero a los anticipos, impuestos o retenciones junto con la actualización por
inflación a que haya lugar, segundo a las sanciones y tercero a los intereses, siempre y
cuando el pago cubra totalmente el valor de los anticipos, impuestos o retenciones del
respectivo período.

Para la cancelación de las sanciones y de los intereses que queden pendientes, se otorgará
una facilidad automática de pago sin necesidad de garantías, por el término de tres (3) años
a partir del 1º de julio de 2004, pagaderos en seis cuotas semestrales iguales a más tardar el
último día hábil de cada semestre calendario.

Para los deudores que se acojan a este orden de imputación transitorio de los pagos, los
valores pendientes por concepto de intereses serán los causados hasta la fecha en que se
realice el pago total del anticipo, impuesto, retenciones o actualización por inflación, y no
se modificará por variaciones futuras de la tasa de interés moratorio.

Quienes tuvieren vigente un acuerdo de pago, podrán acogerse a lo dispuesto en este

parágrafo transitorio, pagando el saldo de los impuestos, anticipos y retenciones pendientes
en la forma aquí prevista y difiriendo el pago de las sanciones e intereses a los tres (3) años
previstos en el mismo.

Las garantías y medidas preventivas que se hubieren tomado por estas obligaciones, los
procesos coactivos y las denuncias penales formuladas, se levantarán, terminarán o
retirarán, según el caso, inmediatamente se hayan pagado los impuestos, anticipos y
retenciones. Lo anterior sin perjuicio de que ante el incumplimiento de cualquiera de las
cuotas de dicha facilidad de pago, automáticamente la administración proceda al cobro
coactivo del saldo total pendiente de cancelación.

Código Penal
Artículo 402. Omisión del agente retenedor o recaudador
El agente retenedor o autorretendor que no consigne las sumas retenidas o
autorretenidas por concepto de retención en la fuente dentro de los dos (2)
meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno nacional para la
presentación y pago de la respectiva declaración de retención en la fuente o
quien encargado de recaudar tasas o contribuciones públicas no las
consigne dentro del término legal, incurrirá en prisión de cuarenta (48) a
ciento ocho (108) meses y multa equivalente al doble de lo no consignado
sin que supere el equivalente a 1.020.000 UVT.

En la misma sanción incurrirá el responsable del impuesto sobre las ventas

o el impuesto nacional al consumo que, teniendo la obligación legal de
hacerlo, no consigne las sumas recaudadas por dicho concepto, dentro de
los dos (2) meses siguiente a la fecha fijada por el Gobierno nacional para la
presentación y pago de la respectiva declaración del impuesto sobre las
ventas.

El agente retenedor o el responsable del impuesto sobre las ventas o el

impuesto nacional al consumo que omita la obligación de cobrar y recaudar
estos impuestos, estando obligado a ello, incurrirá en la misma penal
prevista en este artículo.

Tratándose de sociedades u otras entidades, quedan sometidas a esas

mismas sanciones las personas naturales encargadas en cada entidad del
cumplimiento de dichas obligaciones.

Art. 817. Término de prescripción de

la acción de cobro.
Art. Recientes
 Art. 616-5. Determinación oficial del impuesto sobre la renta y complementarios
mediante facturación.
 108-5 Deducción del primer empleo.
 Art. 257-1. Becas por Impuestos.
 Art. 256-1. Crédito Fiscal para inversiones en proyectos de investigación,
desarrollo tecnológico e innovación o vinculación de capital humano de alto nivel.

*** -Aparte subrayado Modificado-

La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años,
contados a partir de:

1. La fecha de vencimiento del término para declarar, fijado por el Gobierno Nacional, para
las declaraciones presentadas oportunamente.

2. La fecha de presentación de la declaración, en el caso de las presentadas en forma

extemporánea.

3. La fecha de presentación de la declaración de corrección, en relación con los mayores

valores.

4. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión.

La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será de los
Administradores de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales respectivos, o de los
servidores públicos de la respectiva administración en quien estos deleguen dicha facultad y
será decretada de oficio o a petición de parte.

Art. 818. Interrupción y suspension

del termino de prescripción.
El término de la prescripción de la acción de cobro se interrumpe por la notificación del
mandamiento de pago, por el otorgamiento de facilidades para el pago, por la admisión de
la solicitud del concordato y por la declaratoria oficial de la liquidación forzosa
administrativa.

Interrumpida la prescripción en la forma aquí prevista, el término empezará a correr de

nuevo desde el día siguiente a la notificación del mandamiento de pago, desde la
terminación del concordato o desde la terminación de la liquidación forzosa administrativa.

El término de prescripción de la acción de cobro se suspende desde que se dicte el auto de

suspensión de la diligencia del remate y hasta:

- La ejecutoria de la providencia que decide la revocatoria,

- La ejecutoria de la providencia que resuelve la situación contemplada en el

artículo 567 del Estatuto Tributario.

- El pronunciamiento definitivo de la Jurisdicción Contencioso Administrativa en el caso

contemplado en el artículo 835 del Estatuto Tributario.