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PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCIÓN
Como resultado de la Gestión por Procesos, la
Administración de Riesgos y la Determinación de
Controles Operacionales, las instituciones pueden
requerir de la elaboración de Procedimientos
documentados, como instrumento para establecer los
métodos mediante los cuales deberá desarrollarse una
actividad o tarea.
En general, puede decirse que una institución debe
elaborar procedimientos documentados cuando su
ausencia pone en riesgo su capacidad de control,
afectando la eficacia y eficiencia de su gestión.
Los Procedimientos establecen los métodos o
formas más eficientes y eficaces de operativizar las
actividades de los Procesos/Subprocesos, permitiendo
describir y comprender las relaciones entre áreas y
flujos de información que se suceden en el proceso
y la coordinación de las actividades asociadas. Los
Procedimientos establecidos a partir de las actividades
y tareas definidas para cada proceso, regulan la forma
de operación de los funcionarios de la institución,
facilitando el entendimiento de la dinámica
organizacional que es requerida para el logro de los
objetivos y la obtención efectiva de los productos o
servicios del proceso.
Además, el vertiginoso contexto que envuelve a todas
las instituciones públicas, la creciente complejidad
en sus estructuras, la adopción de tecnología de
avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan,
la variada cantidad de recursos que se les asignan y el
aumento generalizado en la demanda de la ciudadanía,
ha generado una nueva dimensión en las funciones
directivas clásicas, asociada a lo que llamamos la
administración del cambio.
La solución al problema del cambio constante, no radica
en un individuo con perfil de héroe que deslumbre a
todos los integrantes de la institución hasta lograr que
lo secunden fielmente en su propósito. En el mundo
moderno, hablar de transformación implica considerar
procesos estandarizados, debidamente estructurados
GUÍA DE ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 6

y esquematizados que permitan transmitir al nuevo
funcionario y a reforzar en los antiguos, la cambiante
dinámica laboral en forma ágil y oportuna, y los
Procedimientos constituyen un instrumento muy
valioso para lograr este objetivo.
Existen diversas maneras de documentar un
procedimiento: modelos descriptivos que describen
actividades y tareas en forma de relato; modelos
gráficos o flujogramas, que enfocan la secuencia de
actividades de forma esquemática y visual; y modelos
combinados, que toman lo mejor de ambos modelos,
facilitando la comprensión y el entendimiento.
En esta guía intentaremos describir los pasos
básicos que deben seguirse para la elaboración de
un Procedimiento, y explicaremos diversos modelos
utilizados para su documentación.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Al documentar sus Procedimientos, la entidad consigue:
• Hacer efectiva la base legal que rige la operación

de cada uno de los procesos integrantes del
Modelo de Gestión por Procesos.
• Definir los parámetros de operación de cada

proceso, de sus actividades y tareas, garantizando
el cumplimiento del objetivo del macroproceso/
proceso al cual pertenece.
• Definir los flujos de información para dar

cumplimiento a los objetivos de las actividades
necesarias para la adecuada gestión u operación
de la institución.
• Asignar las responsabilidades que le competen a

cada funcionario para que la institución desarrolle
adecuadamente su función y misión.
• Establecer los niveles de autoridad y

responsabilidad requeridos en la ejecución de las
acciones propias a la operación de la institución.
• Canalizar los recursos y capacidades institucionales

requeridos en la realización de los procesos hacia
las áreas vinculadas a los mismos.
7 GUÍA DE ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOS BÁSICOS
COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES
La elaboración de los Procedimientos es responsabilidad
de los equipos técnicos o grupos de trabajo, bajo la
supervisión de los niveles directivos, involucrados en los
procesos que están siendo documentados.
En general, la elaboración de Procedimientos es un

proceso interdisciplinario e interactivo, inherente a
todas las áreas de la entidad, que incluye la revisión y
aprobación de los documentos, de acuerdo a los niveles
de aprobación definidos por cada institución.
METODOLOGÍA
MODELOS DE PROCEDIMIENTOS
No existe una forma correcta o incorrecta de elaborar
un Procedimiento. Sin embargo, y dependiendo de la
cultura organizacional y el nivel de competencias de
los recursos humanos, pueden elegirse alguno de los
distintos modelos o formatos que mejor se adecúen a
cada organización:
• Descriptivo: se establece a través de un relato

secuencial de las actividades y tareas que
se deben realizar. Dependiendo del nivel de
detalle, pueden ser documentos de considerable
volumen, que requieren del usuario una lectura
completa y detallada para poder identificar sus
responsabilidades.
• De Pasos: suele aplicarse a procesos cortos, con

resultados previsibles y concretos. Básicamente,
se trata de un listado numerado de actividades
que, dependiendo del nivel de complejidad, puede
subdividirse en las tareas que las componen.
• Flujograma o Diagrama de Flujo: consisten en

la representación gráfica de la secuencia en que
se realizan las operaciones de un proceso y/o
el recorrido de la información o los materiales

utilizados, asociadas a los sectores o funciones
involucrados en cada actividad/tarea identificada.
Los diagramas de flujo, presentados en forma
sencilla y accesible, dan una descripción clara
de las operaciones, facilitando visualmente
su comprensión. Existen varios modelos de
flujogramas: lineales, sectoriales o funcionales,
entre otros. En esta guía se presentan algunos de
los más utilizados.
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
El diseño adecuado de un Procedimiento consta de
varias fases, que podríamos resumir en: Definición
y Relevamiento, Redacción, Aprobación, Puesta en
Marcha y Ajuste.
DEFINICIÓN Y RELEVAMIENTO:
Para recabar la información general del procedimiento,
se entrevista a los que participan en la ejecución
del mismo. Se debe solicitar al entrevistado toda la
información jurídica y documental que se utiliza en
el procedimiento, así como los documentos que se
generan durante el flujo de las operaciones.
Los funcionarios a cargo de la elaboración de los

procedimientos deben estar seguros que tienen
respuestas a preguntas específicas, tales como:
1. ¿Qué es lo que se hace? ¿Qué propósito tiene este

proceso?
2. ¿Cómo se hace? (siempre teniendo en cuenta la

aplicación de los principios de simplificación de
actividades, reducción de interfaces y optimización
de recursos)
3. ¿Quién lo hace? ¿Otros podrían hacerlo mejor?
4. ¿Dónde se hace? ¿Podría hacerse en alguna otra

parte en forma más eficaz o eficiente?
5. ¿Cuándo se hace? ¿Podría hacerse mejor en otro

momento?
6. ¿Por qué se hace? ¿Qué podría suceder si no
9 GUÍA DE ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

se hiciera? ¿Son todas las partes del trabajo
necesarias?
7. ¿Qué requisitos deben cumplirse? ¿Cuál es la base

legal asociada?
Otras preguntas más generales son:
1. ¿Proporciona el procedimiento actual, los puntos de

controles efectivos que permitan eliminar o reducir
los riesgos, y obtener el máximo rendimiento al
mínimo costo y esfuerzo?
2. ¿Las rutinas relevadas definen una secuencia de

actividades y tareas lógica?
3. ¿El procedimiento abarca todas las funciones

necesarias, incluyendo los niveles de autoridad y
decisión requeridos?
4. ¿Se pueden hacer modificaciones que agilicen las

actividades y logren mayor efectividad? (siempre
teniendo en cuenta las restricciones legales)
La respuesta clara y concreta a estas preguntas,

garantiza la seguridad de no omitir aspectos
importantes en los procedimientos, además de contar
con todos los elementos que se deben considerar al
momento de proponer modificaciones en las rutinas de
trabajo actual.
Resulta fundamental analizar la información recopilada

para determinar si es conveniente que se represente en
un solo procedimiento y/o diagrama de flujo, o en una
serie de documentos enlazados que muestren cómo se
realiza el proceso de modo integral.
Para seleccionar los ciclos lógicos no existen reglas

mecánicas o únicas, la decisión debe basarse en
el conocimiento, experiencia, sentido común y la
comprensión de los procesos.

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OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

• Hacer efectiva la base legal que rige la operación

• Definir los parámetros de operación de cada

• Definir los flujos de información para dar

• Asignar las responsabilidades que le competen a

• Establecer los niveles de autoridad y

• Canalizar los recursos y capacidades institucionales

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En general, la elaboración de Procedimientos es un

• Descriptivo: se establece a través de un relato

• De Pasos: suele aplicarse a procesos cortos, con

• Flujograma o Diagrama de Flujo: consisten en

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Los funcionarios a cargo de la elaboración de los

1. ¿Qué es lo que se hace? ¿Qué propósito tiene este

2. ¿Cómo se hace? (siempre teniendo en cuenta la

3. ¿Quién lo hace? ¿Otros podrían hacerlo mejor?

4. ¿Dónde se hace? ¿Podría hacerse en alguna otra

5. ¿Cuándo se hace? ¿Podría hacerse mejor en otro

6. ¿Por qué se hace? ¿Qué podría suceder si no

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7. ¿Qué requisitos deben cumplirse? ¿Cuál es la base

Otras preguntas más generales son:

1. ¿Proporciona el procedimiento actual, los puntos de

2. ¿Las rutinas relevadas definen una secuencia de

3. ¿El procedimiento abarca todas las funciones

4. ¿Se pueden hacer modificaciones que agilicen las

La respuesta clara y concreta a estas preguntas,

Resulta fundamental analizar la información recopilada

Para seleccionar los ciclos lógicos no existen reglas

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