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OFFICE 2021 y 365

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Office

2021/365

JCCC-Revisión diciembre 2022


OFIMÁTICA Y PROCESO DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD 8 Office 2021/365 -2-

8.1. ¿QUÉ ES OFFICE?


Microsoft Office es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones.
Las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por más del 80% de las empresas
alrededor del mundo. Actualmente, el paquete ofimático de Microsoft afronta una fuerte
competencia por parte OpenOffice, LibreOffice y Google Docs.

Office hizo su aparición en 1989 en un Mac y en 1990 en Windows.

Office 2021 se lanzó comercialmente el 5 de octubre de 2021.

Office, se trata de una colección de programas que nos ayudan a cumplir distintas
tareas, como combinar texto, números e imágenes en documentos a los que se les puede
aplicar diferentes formatos de una forma fácil. Office puede tener:

• Word Elegante y profesional, el programa de procesamiento de texto más popular del


mundo es aún mejor gracias a las herramientas de investigación integradas. Podrá
crear cartas, novelas, trabajos finales, contratos o lo que desee. Word es la herramienta
de confianza para conseguir resultados profesionales.
• Excel Independientemente de si desea crear un presupuesto familiar o un análisis
empresarial complejo, puede usar Excel para crear y editar hojas de cálculo y gráficos.
Para empezar, examine las diferentes plantillas de Excel distribuidas en más de 40
categorías.
• PowerPoint Impactantes presentaciones en minutos, consiga que sus ideas cobren
vida con herramientas de diseño automatizado que le permitirán crear diapositivas
profesionales, además de documentos, esquemas y notas del orador.
• OneNote Su bloc de notas digital, realice un seguimiento de las notas de clase y de
las reuniones, anote ideas, agregue recortes desde la web, dibuje y resalte ideas con
colores. OneNote guarda los cambios automáticamente y los sincroniza con la nube
para que siempre tenga las últimas versiones en todos los dispositivos.
• Skype Comuníquese mediante las llamadas gratuitas entre usuarios de Skype, las
videollamadas de grupo, la mensajería instantánea y la pantalla compartida. También
puede llamar a números móviles y fijos con unas tarifas de llamada muy bajas.
• Publisher Herramientas conocidas, resultados profesionales, cree publicaciones
impecables sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo ni de dinero en una
aplicación de escritorio de publicación compleja. Con Publisher, podrá realizar
creaciones sencillas, como tarjetas de felicitación y etiquetas, o publicaciones más
complejas, como boletines profesionales, anuarios y catálogos.
• Access Crear sus propias aplicaciones de bases de datos, Access es más que una
herramienta de bases de datos de escritorio. Puede usar esta aplicación para crear
aplicaciones de bases de datos basadas en el explorador que le ayuden a dirigir su
empresa.

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Las diferentes aplicaciones de la “suite” generan documentos que se guardan en


archivos diferenciados por su extensión, algunos ejemplos son:

• .DOCX: Documento de Word 2021. • .ACCDB: Base de Datos Access 2021.


• .DOTX: Plantillas de Word 2021. • .PPTX: Presentación de PowerPoint
• .DOCM: Documento habilitado para 2021.
Macros Word 2021. • .POTX: Plantilla de PowerPoint 2021.
• .DOC: Documentos de Word 97-2003. • .PPTM: Presentación habilitada para
• . XLSX: Libro de Excel 2021. Macros PowerPoint 2021.
• .XLTX: Plantillas de Excel 2021. • .PPT: Presentaciones de PowerPoint
• .XLSM: Libro habilitado para Macros 97-2006.
Excel 2021. • .PUB: Archivos de Publisher 2021.
• .XLS: Libro de Excel 97-2003.

8.2. COMERCIALIZACIÓN DE OFFICE


Como no hay dos usuarios iguales, ni dos personas que quieran lo mismo, Microsoft
pone a disposición varias versiones con la suite informática Office.

8.2.1. VERSIÓN DE ESCRITORIO

Es de pago único. lo que significa que paga una


sola vez para obtener aplicaciones de Office en un solo
equipo.

Normalmente la licencia es por ordenador y


están disponibles para ordenadores y Mac.

Incluye actualizaciones de seguridad, pero no


cambios a versiones superiores. Lo que significa que,
si tiene previsto actualizar a la siguiente versión,
tendrá que comprarla de nuevo.

Para más de 5 licencias recomiendan las licencias por volumen.

8.2.2. VERSIÓN MICROSOFT 365

Permite adquirirlo con una suscripción anual o mensual.

Con una suscripción de Office 365, dispondremos de las aplicaciones más recientes
de Office -tanto la versión de escritorio como las versiones en línea-, y recibiremos las
actualizaciones que se produzcan.

Con el servicio de suscripción de Office 365, siempre dispondrá de las herramientas


de productividad moderna más actualizadas de Microsoft. Hay diferentes planes de Office
365 para uso doméstico y personal, así como para pequeñas y medianas empresas,
empresas grandes, escuelas y ONG.

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¿Cuánto cuesta esta versión de Office 2021?

PARA EL HOGAR

• Microsoft 365 Personal, una práctica suscripción que incluye aplicaciones con
tecnología de IA, 1 Tb de almacenamiento en la nube y seguridad avanzada para todos
tus dispositivos por 69 € al año o 7 € mes (incluye Word, Excel, PowerPoint,
OneNote, Outlook).
• Microsoft 365 Familia, una práctica suscripción para un máximo de 6 personas.
Incluye aplicaciones con tecnología de IA, hasta 6 Tb de almacenamiento en la nube
(1 Tb por persona) y seguridad avanzada para todos tus dispositivos por 99 € al año o
10 € al mes (incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y Microsoft family
Safety).

PARA EMPRESAS

• Microsoft 365 Empresa Premium: Ideal para las empresas que necesitan soluciones
seguras de trabajo remoto con todo incluido en Empresa Estándar, además de
protección avanzada contra ciber amenazas y administración de dispositivos: 18,60 €
por usuario al mes con suscripción anual, incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote,
Outlook, Access, Publisher, Teams, Exchange, SharePoint, Intune, Azure Information
Protection.
• Microsoft 365 Empresa Estándar: Ideal para las empresas que necesitan herramientas
completas de trabajo remoto y colaboración, como Microsoft Teams, el
almacenamiento en la nube seguro, el correo electrónico empresarial y aplicaciones
Premium de Office en distintos dispositivos: 10,5 € por usuario al mes con suscripción
anual, incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher,
Teams, Exchange y SharePoint.
• Microsoft 365 pata negocios: por 8,80 € al mes por usuario con suscripción anual,
incluye: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access y Publisher.
• Microsoft 365 Empresa Básico: Ideal para las empresas que necesitan soluciones
remotas fáciles: 5,10 € por usuario al mes con suscripción anual, versiones web y
móvil de Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive, Outlook, Exchange y
SharePoint

8.2.3. VERSIÓN OFFICE ONLINE

Otra posibilidad es utilizar la suite en la nube con Office Online: Word Online,
Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, Forms Online, To Do, Online, Skyte
Online, etc…

Podemos crear, almacenar y compartir documentos de forma colaborativa.

Es una versión gratuita de Office que podemos usar en el explorador web. Todo lo
que necesita es registrarse para obtener una cuenta Microsoft con una dirección de correo
electrónico nueva o existente.

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8.2.4. ¿QUÉ VERSIÓN DE OFFICE USO?

Abrimos cualquier aplicación de Office y seleccionamos la pestaña archivo y la


opción cuenta, donde encontraremos la información del producto y el numero completo
de la versión.

8.3. REQUERIMIENTOS MINIMOS DE INSTALACION


• Procesador a 1,6 Ghz o superior, 2 núcleos.
• 4 Gb de memoria RAM.
• Sistema Operativo Windows 10/11.
• 4 Gb de disco duro.
• Monitor con resolución de 1280 x 800 o superior.
• Tarjeta Gráfica DirectX 10 para la aceleración de gráficos por hardware en PC.
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8.4. INSTALACION DE OFFICE 365


Hay que ingresar a la sección "Mi cuenta de Office" haciendo clic aquí e iniciar
sesión con una cuenta Microsoft o una cuenta de organización (empresa o universidad)
asociada a una suscripción de Office 365.

Luego veremos algo similar a la siguiente captura. Ahí hay que hacer clic en el
botón "obtener office", destacado en naranja. A continuación, introducimos la cuenta
facilitada por Microsoft.

Luego aparecerá esta otra página, en donde tenemos dos opciones: 1) Presionar el
botón "Instalar" para descargar Office directamente con las opciones predeterminadas
(español y 32-bit), o 2) Presionar el enlace de opciones avanzadas para elegir otro idioma
u optar por la arquitectura de 64-bit. En la mayoría de los casos la mejor opción es instalar
directamente Office con las opciones predeterminadas.

Las versiones de 32-bit de Office nos garantizan compatibilidad con todos los
complementos y funciones existentes. Sin embargo, si acostumbramos a trabajar con
planillas de Excel de gran tamaño, animaciones o vídeos grandes en PowerPoint y con
documentos gigantescos en Word, las versiones de 64-bit pueden ser una mejor opción,
ya que permiten aprovechar mejor los recursos del PC para entregar un mejor rendimiento
al llevar a cabo esas tareas.

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Finalmente, solo queda ejecutar el programa de instalación que se descargará


automáticamente, y seguir las instrucciones que aparecerán en pantalla.

Si no poseemos una suscripción de Office 365 igual podemos descargar e instalar


Office 2021, pero como una versión de prueba de 30 días (luego de eso se eliminarán las
funciones de edición, a menos que adquiramos una suscripción Hogar o Personal).

8.4.1. ACTIVACIÓN DEL PRODUCTO

La activación del producto es una tecnología


antipirateria para comprobar que el software tiene
una licencia legítima.

Si no activamos Office, el usuario podrá


ejecutar el programa durante un periodo de tiempo
limitado y después el programa pasará al modo de
funcionalidad reducida, comportándose el software
de forma parecida a un visor, no podremos guardar
las modificaciones realizadas en los documentos, ni
crear nuevos.

El programa podrá ser activado en cualquier momento.

Para saber si Office está activado, hacemos clic en la pestaña archivo y


seleccionamos cuenta.

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8.5. NOVEDADES EN OFFICE

• Coautoría de documentos, en tiempo real, puede trabajar con otras personas en el


mismo documento al mismo tiempo. No es necesario enviar notas o correos
electrónicos adicionales, porque todos los usuarios recibirán una notificación cuando
se actualice un archivo.
• Mejor colaboración con comentarios modernos, Controle cuándo envía comentarios
a los coautores y sea productivo con una experiencia coherente de comentarios entre
Word, Excel y PowerPoint.
• Sepa quién está en el documento, vea quién más está trabajando con usted y dónde
están en el documento. Encontrará esta experiencia en Word, Excel y PowerPoint.
• Actualización visual, trabaje con una experiencia de inicio modernizada y pestañas
recién actualizadas en la cinta de opciones. Experimente un estilo limpio y claro con
iconografía monolínea, paleta de colores neutros y esquinas de ventana más suaves.
Estas actualizaciones comunican acciones y proporcionan características con objetos
visuales sencillos.
• BUSCARX está aquí, busque lo que necesite fila por fila en una tabla o rango con
BUSCARX.
• 6 nuevas funciones para Excel: FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE y
RANDARRAY.
• Grabación de presentación con diapositivas nueva y mejorada, grabar una
presentación con diapositivas ahora admite grabación del vídeo del moderador,
grabación del lápiz y grabación del puntero láser.
• Reducir la fatiga visual con el modo oscuro Anteriormente, se podía usar Word con
la cinta y la barra de herramientas oscura, sin embargo el color del resto del
documento se quedaba en un blanco brillante. Ahora, el Modo oscuro de Word
permite que hasta la hoja sea oscura.
• Mejorar la comprensión con el foco de línea, desplácese por un documento en Word,
línea por línea, sin distracciones. Ajuste el foco para poner una, tres o cinco líneas a
la vez.

8.6. ABRIR UN PROGRAMA DE OFFICE


Para abrir un documento de Microsoft Office 202, hacemos clic en el botón iniciar
de Windows, seleccionamos el nombre del programa con el que deseemos trabajar.

8.7. INTERFAZ DE OFFICE


Todos los programas de Office visualizan los mismos elementos básicos en su parte
superior, como son la barra de título, la cinta de opciones, el área de trabajo y la barra de
tareas. Es decir una Interfaz similar a Windows 11.

8.7.1 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

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Con una estructura y funcionamiento igual a la


vista en Windows 10.

8.7.2 LA CINTA DE OPCIONES


Nos muestra los comandos utilizados con más frecuencia, agrupando los distintos
comandos en fichas que, a su vez, se componen de grupos que contienen comandos y
botones de listas desplegables. Al contraer la ventana, los grupos se pueden mostrar como
botones en lugar de ofrecer todos sus comandos.

Cinta de Word

Cinta de Excel

Cinta de Access

Cinta de PowerPoint

Cinta de Publisher
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Para desplegar una lista hacemos clic con el ratón sobre una de las flechas. Para
abrir una ficha, hacemos clic sobre ella. Para abrir fichas contextuales hacemos clic sobre
un objeto o elemento y posteriormente en la ficha correspondiente.

La cinta de opciones puede mostrarse


siempre, mostrar las pestañas o a pantalla
completa.

La cinta de opciones ha sido diseñada para ayudar al usuario a localizar fácil y


rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea.

Por ejemplo, pulsamos sobre la pestaña Vista y, en el grupo de herramientas


Mostrar, pulsamos sobre la casilla de verificación de la opción regla, de este modo
aparecen las reglas vertical y horizontal en el área de trabajo.

Si una opción tiene asociada una


sugerencia de teclas, aparecerá al colocar
el puntero sobre ella.

Para obtener una breve descripción


de una opción situamos el cursor del ratón
sobre ella para ver la sugerencia en
pantalla.

Si pulsamos con el botón secundario


sobre la cinta de opciones, podremos
realizar distintas funciones.

Si pulsamos sobre la opción Personalizar la cinta de opciones nos posibilita tener


una cinta de opciones “a la carta”, así como establecer métodos abreviados de teclado.

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8.7.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS MINI


Nos permiten agilizar nuestro trabajo en Office.

Estas etiquetas, son pequeños iconos que aparecen en determinadas partes del texto,
y que indican que se puede realizar una tarea concreta con esa palabra, celda, etc..

Estas opciones van desde el cambio de formato (tanto si este quieres que sea igual
que el del resto del texto, ponerle otro, o quitarlo), hasta la combinación de
correspondencia, la inserción de distintos elementos en el documento, como imágenes,
tablas o gráficos.

Estas etiquetas nos avisan, mientras trabajamos de opciones importantes para cada
situación. Por ejemplo, una ficha inteligente aparece y nos sugiere la solución cuando una
formula contiene un error.

La Barra de Herramientas Mini aparece en el área de trabajo cuando se selecciona


con el ratón un fragmento de texto y muestra los iconos de acceso directo a las
herramientas de edición de texto más comunes.

Esta barra aparece difuminada en un primer momento y sólo se muestra activa


cuando se sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de sus iconos.

A continuación tenemos algunos ejemplos de dichas etiquetas inteligentes.

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La opción Mostrar mini barra de herramientas esta activada por defecto. Para
desactivarla hacemos clic en la pestaña Archivo, opciones, opciones de interfaz de
usuario.

8.7.4. LA BARRA DE ESTADO

Se encuentra en la parte inferior de la ventana de Word, debajo del área de trabajo,


y muestra por defecto, de izquierda a derecha, el número de la página en el que nos
encontramos, el número de palabras que incluye el
documento, el icono de revisión ortográfica, el
porcentaje de zoom aplicado y el control deslizante
del mismo.

Podemos comprobar que algunas de las


secciones informativas dan acceso a cuadros de
dialogo si hacemos clic sobre ellas. Por ejemplo si
hacemos clic en palabras.

También este elemento se puede personalizar para que muestre una u otra
información, usando para ello las opciones que aparecen en su menú contextual. El menú
de configuración de la Barra de Estado muestra todos los comandos que pueden aparecer

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en esta barra. El signo de verificación indica cuáles son los comandos que se encuentran
visibles en estos momentos.

Así es posible mostrar los botones de grabación de


macros o el de sobrescribir entre otros.

8.7.5. LAS VISTAS

En Office podemos visualizar el documento, el libro, la presentación, etc… de


distintas formas, dependiendo de cuál sea la tarea para realizar o los intereses del usuario
en cada momento. De hecho, existen elementos que sólo pueden visualizarse en
determinadas vistas.

Por ejemplo, en Word hay 5 vistas:


Modo de lectura, Diseño de Impresión,
Diseño Web, Esquema y Borrador.

La vista diseño de impresión es la


predeterminada para todos los documentos de
Word muestra en pantalla el aspecto que tendrá el documento una vez impreso para que
el usuario pueda comprobar en qué página se situará cada elemento, ya sean tablas,
gráficos u otros objetos.

La vista esquema, que dispone de su propia ficha en la cinta de opciones, permite


ver la estructura básica de un documento de modo que se pueda reorganizar el texto o los
diversos elementos que aparezcan en el documento copiándolos y arrastrándolos de un
lugar a otro. En esta vista no se visualizan gráficos, tablas, límites de páginas, etc…

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8.8. AYUDA EN OFFICE


Office nos ofrece distintas opciones para obtener
ayuda, incluyendo diversos recursos para obtener ayuda a
través de ventanas por las que el desplazamiento es muy
similar al de un explorador Web.

Para utilizar la ayuda hacemos clic en la pestaña


Ayuda o pulsando en F1. La forma de buscar la ayuda es
igual a Windows 11.

8.9. EL PORTAPAPELES DE OFFICE


Pese a que Windows 11 proporciona un portapapeles con el que podemos llevar
información de un sitio a otro, Office incorpora una mejora que permite memorizar varias
cosas para colocarlas donde sea necesario.

No es necesario hacer nada especial, ya que en el momento en que seleccionemos


más de un elemento informativo y utilicemos Copiar o Cortar, el portapapeles especial se
activa automáticamente y podremos pegar el elemento que deseemos.

En ocasiones aparece el Panel de Tareas mostrando


aquellos elementos que el Portapapeles de Office ha
memorizado y que están listos para pegarse en cualquier parte
de cualquier documento de Office. Sin embargo, podemos
mostrar en cualquier momento el contenido del portapapeles.
Para ello, hacemos clic en la ficha inicio en el iniciador del
cuadro de dialogo Portapapeles.

Como observamos en la imagen, disponemos de un total


de 5 elementos almacenados.

Si hacemos clic en uno de ellos, podemos pegar o eliminar


dicho elemento.

Para modificar las opciones del Portapapeles hacemos


clic en el botón opciones:

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INDICE
8.1. ¿QUÉ ES OFFICE? ......................................................................................................... 2
8.2. COMERCIALIZACIÓN DE OFFICE ............................................................................ 3
8.2.1. VERSIÓN DE ESCRITORIO ...................................................................................... 3
8.2.2. VERSIÓN MICROSOFT 365 ....................................................................................... 3
8.2.3. VERSIÓN OFFICE ONLINE ....................................................................................... 4
8.2.4. ¿QUÉ VERSIÓN DE OFFICE USO?........................................................................... 5
8.3. REQUERIMIENTOS MINIMOS DE INSTALACION ................................................. 5
8.4. INSTALACION DE OFFICE 365 ................................................................................... 6
8.4.1. ACTIVACIÓN DEL PRODUCTO ............................................................................... 7
8.5. NOVEDADES EN OFFICE ............................................................................................. 8
8.6. ABRIR UN PROGRAMA DE OFFICE .......................................................................... 8
8.7. INTERFAZ DE OFFICE ................................................................................................. 8
8.7.1 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ............................................. 8
8.7.2 LA CINTA DE OPCIONES ........................................................................................... 9
8.7.3. BARRAS DE HERRAMIENTAS MINI ..................................................................... 11
8.7.4. LA BARRA DE ESTADO ........................................................................................... 12
8.7.5. LAS VISTAS ............................................................................................................... 13
8.8. AYUDA EN OFFICE ..................................................................................................... 14
8.9. EL PORTAPAPELES DE OFFICE .............................................................................. 14

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