Manual SIAFPA Institucional

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
Dirección Nacional del Sistema Integrado de Administración

Financiera de Panamá
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
MANUAL DEL USUARIO
MÓDULO: SIAFPA
INSTITUCIONAL
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección Nacional del Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá
MANUAL DEL USUARIO DEL SIAFPA INSTITUCIONAL
NOBERTO DELGADO
Ministro
DOMINGO LATORRACA
Viceministro de Economía
ALEXIS MATEO
Director Nacional del SIAFPA
SANTIAGO REYES
Consultor Informático
CAMILO PACHECO
Consultor de Contabilidad
AGUSTÍN BRICEÑO
Jefe del Departamento de Desarrollo de la Administración Financiera
OMAR RIVERA C.
Coordinador
ANALISTAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
BETZY ESTHER DURAN

MARIA ISABEL FLORS
ROBERTO MENDIETA


INDICE
I INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 6
II NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA....................................................................... 11
1. ARRANQUE DEL SISTEMA .......................................................................................... 11
2. BARRAS DE HERRAMIENTAS DE LA APLICACIÓN. ...................................................... 14
3. EL EXPLORADOR SIAFPA......................................................................................... 17
4. LAS PESTAÑAS O TABS............................................................................................... 21
5. PROTECCIÓN DE DATOS Y USO DE COLORES .............................................................. 22
III CONCEPTO DE MANEJO TRANSACCIONAL .............................................. 25
1. CONCEPTO DE FLUJO DE TRABAJO (WORKFLOW)...................................................... 25
2. TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES.................................................................... 26
IV SEGURIDAD Y RESPALDOS ............................................................................. 30
1. ACCESO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................. 30
1.1 Usuarios y Grupos de Usuarios ....................................................................... 30
2. RESPALDOS ................................................................................................................ 33
2.1 Esquema Seguridad ......................................................................................... 33
2.2 Replicación y Respaldo .................................................................................... 33
V DESCRIPCIÓN DE LAS TRANSACCIONES DISPONIBLES ....................... 36
1. TRANSACCIONES BASICAS................................................................................ 36
1.1 Adquisiciones.................................................................................................... 37
1.2 Contratación de Servicios ................................................................................ 67
1.3 Reembolso de Caja Menuda ............................................................................. 82
1.4 Reembolso Fondo Institucional ........................................................................ 86
1.5 Solicitud de Viático........................................................................................... 92
1.6 Reformas Presupuestarias................................................................................ 99
1.7 Programa de Caja .......................................................................................... 119
1.8 Boleta de Depósito ......................................................................................... 121
1.9 Corrección de Errores y Anulaciones ............................................................ 125
2. PASOS COMUNES EN CIERTAS TRANSACCIONES ....................... 141
2.1 Adjudicación de Proveedores (Orden de Compras y Contratos).................. 141
2.2 Adjudicación por Renglón (Orden de Compra) ............................................ 144
2.3 Bloqueo Presupuestario (Departamento de presupuesto)............................. 148
2.4 Contabiliza (Departamento de Contabilidad)............................................... 153
2.5 Refrendo (Control Fiscal) ............................................................................. 157
2.6 Autorización de Emisión de Cheque............................................................... 165
2.7 Pagos .............................................................................................................. 167
2.8 Recepción de Gestión de Cobro ..................................................................... 171
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. ii

INDICE
2.9 Catálogo de Artículos..................................................................................... 177

2.10 Partidas Presupuestarias (Ayuda) ................................................................. 178
VI OPCIONES ESPECIFICAS POR MÓDULOS................................................. 179
1. MÓDULO DE COMPRAS ............................................................................................ 179
1.1 Corregir proveedor de la Orden de Compra ................................................. 179
1.2 Cambio de forma de pago .............................................................................. 182
1.3 Descarte de Registro de la Solicitud de Compra ........................................... 185
1.4 Catálogo de Artículos..................................................................................... 188
1.5 Catálogos de Organigrama Institucional....................................................... 190
2. MÓDULO DE CONTABILIDAD ................................................................................... 192
2.1 Guía para la Opción de Asiento Genérico .................................................... 192
2.2 Ajuste de Reservas de Vigencia Expirada ...................................................... 217
2.3 Rescisión de Contrato..................................................................................... 219
2.4 Ajuste contingente de la Orden de Compra ................................................... 221
2.5 Cierre Anual ................................................................................................... 226
2.6 Reapertura de año .......................................................................................... 228
2.7 Conciliación Bancaria.................................................................................... 230
2.8 Catálogos........................................................................................................ 239
3. MÓDULO DE PRESUPUESTO ...................................................................................... 242
3.1 Cierre del mes en proceso .............................................................................. 242
3.2 Inicio del mes de proceso ............................................................................... 243
3.3 Liquidación de presupuesto de ingreso .......................................................... 243
4. MÓDULO DE CONTROL FISCAL ................................................................................ 244
4.1 Revisión de Cheque ........................................................................................ 244
5. MÓDULO DE TESORERÍA .......................................................................................... 245
5.1 Pre-selección de Gestión por Pagar .............................................................. 245
5.2 Gráfica de Ejecución del programa de Caja ................................................. 247
5.3 Corregir Proveedor ........................................................................................ 247
5.4 Imprimir Gestión de Cobro ............................................................................ 249
5.5 Rehacer Cheques ............................................................................................ 250
5.6 Fondos ............................................................................................................ 252
VII REPORTES........................................................................................................... 258
1. REPORTES/ PRESUPUESTO ........................................................................................ 258
1.1 Mensualización por objeto –Resumen............................................................ 258
1.2 Resumen por tipo de documento..................................................................... 258
1.3 Ejecución de partida de gasto ........................................................................ 259
1.4 Movimientos presupuestarios de gastos......................................................... 259
1.5 Parametrización de ejecución ........................................................................ 260
1.6 Movimientos presupuestarios de gastos por mes ........................................... 262
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. iii

INDICE
1.7 Ejecución presupuestaria de gastos según objeto.......................................... 263

1.8 Resumen del gasto según la estructura programática ................................... 263
1.9 Reporte detallado de partidas por objeto de gasto ........................................ 264
1.10 Reportes de reservas de vigencia expirada .................................................... 265
1.11 Resumen por área de los montos de topes de Funcionamiento..................... 266
2. REPORTES/ CONTABILIDAD...................................................................................... 267
2.1 Saldos auxiliares relacionados....................................................................... 267
2.2 Detalle de cuentas relacionadas .................................................................... 267
2.3 Plan de cuentas............................................................................................... 268
2.4 Movimiento diario por cuenta y fecha............................................................ 268
2.5 Movimiento diario por fecha ......................................................................... 269
2.6 Balance de Prueba.......................................................................................... 269
2.7 Consulta de Fondos ........................................................................................ 270
2.8 Balance de prueba por auxiliar...................................................................... 270
2.9 Movimiento diario por cuentas relacionadas................................................. 271
2.10 Movimiento diario por cuentas relacionadas................................................. 272
2.11 Movimiento diario por código de clasificador ............................................... 272
2.12 Reporte estadístico por transacción ............................................................... 273
2.13 Reporte estadístico por transacción ............................................................... 273
3. REPORTES/ TESORERÍA ............................................................................................ 274
3.1 Programación mensual de gastos e ingresos ................................................. 274
3.2 Cheques devueltos .......................................................................................... 275
3.3 Cheques entregados ministerio ...................................................................... 275
3.4 Cheques por emitir ......................................................................................... 276
3.5 Depósitos por entidad..................................................................................... 276
3.6 Estado de cheques emitidos por el ministerio ................................................ 277
3.7 Estado de cheques emitidos por el ministerio ................................................ 277
3.8 Cheques emitidos sin rango de fecha ............................................................. 278
3.9 Cheques emitidos ministerio........................................................................... 278
3.10 Cheques anulados........................................................................................... 279
3.11 Estado de los fondos....................................................................................... 280
3.12 Detalle de la relación del estado del fondo.................................................... 280
3.13 Compromisos contra el fondo ........................................................................ 281
3.14 Gestión de cobro por sondeo selectivo........................................................... 282
3.15 Reporte de cheques por rembolsar................................................................. 283
4. REPORTES/ COMPRAS ............................................................................................... 283
4.1 Artículos ......................................................................................................... 284
4.2 Ordenes de compras emitidas......................................................................... 284
4.3 Reporte de vencimiento de las prorrogadas................................................... 285
5. REPORTES/ CONTROL FISCAL ................................................................................... 286
5.1 Acciones realizadas por día ........................................................................... 286
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. iv
INDICE
5.2 Reporte de transacciones pendientes ............................................................. 287

5.3 Reporte de transacciones refrendadas ........................................................... 288
5.4 Reporte de transacciones rechazadas y suspendidas ..................................... 288
6. REPORTES COMUNES ............................................................................................... 289
6.1 Pendientes por opción .................................................................................... 289
VIII ASISTENCIA AL USUARIO.............................................................................. 290
1. QUE HACER EN CASO DE TENER DIFICULTADES CON SIAFPA .................................. 290
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. v

INTRODUCCION
I INTRODUCCIÓN
La Dirección Nacional del (SIAFPA) a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas, da a

conocer el Manual del Usuario del SIAFPA INSTITUCIONAL, que nos permite el
conocimiento preciso de la aplicación SIAFPA; en tal sentido, y en fortalecimiento de los
procedimientos que se le suministran a los usuarios del Módulo Institucional, se ha
efectuado el esfuerzo de la elaboración del presente Manual, el cual contiene detalles del
funcionamiento de las principales transacciones del mismo, la especificación de las
pantallas de uso general del SIAFPA y un instructivo del uso de la aplicación para facilitar
la utilización de la misma.
EL Manual está estructurado de manera que permite complementar los conocimientos

adquiridos en la capacitación inicial del SIAFPA. Se detallan las siguientes opciones
como:
1. Navegación en el sistema: nos muestra como se arranca o inicia en la aplicación y

las barras de herramientas que contienen una serie de íconos que nos permiten
interactuar en el sistema.
2. Concepto de manejo transaccional: explicación de cómo el sistema maneja la

información en el recorrido de cada transacción por los distintos módulos y guarda
un expediente electrónico de cada paso efectuado en una transacción. Esto nos
permite la posibilidad de saber el status de una transacción en cualquier momento y
todos los datos de la misma.
3. Seguridad y Respaldos: existen mecanismos de seguridad para los diferentes niveles

del SIAFPA, que garantizan la seguridad y reserva de acceso a los datos,
indispensable en el registro de las operaciones de la entidad. La clave de acceso al
sistema identifica de manera única a la persona responsable del ingreso,
actualización, eliminación, y consulta de la información registrada en el sistema
SIAFPA.
Respaldo de la Información: debido a la importancia de la información captada en

el sistema y almacenada en la base de datos del SIAFPA, se ha definido un proceso
periódico y permanente para la obtención de una copia de seguridad (respaldo.
Este proceso es automático, se produce cada hora durante la jornada de labores (8am
a 5pm) y finalmente se transfiere a un medio magnético.
6
Manual del Usuario. SIAFPA Institucional.
INTRODUCCION
4. Descripción de las transacciones disponibles: son todas las transacciones con que
cuenta el sistema y que están enmarcadas de acuerdo a los procedimientos legales
vigentes aceptados en la República de Panamá.
5. Pasos Comunes en Ciertas Transacciones: los pasos que son utilizados de manera
más frecuente por los usuarios en los diversos módulos y con el fin de que no fueran
explicados de manera repetitiva por la frecuencia de su comportamiento en el flujo
de las transacciones se les llama pasos comunes.
.
6. Reportes: son todos los reportes con que cuenta el sistema por cada uno de sus
módulos con la explicación de cómo se generan los mismos. Todas las opciones
nos muestran la descripción de quién debe utilizar la aplicación, pantallas con la
explicación de cómo se utilizan las respectivas opciones y los controles que debe
tener en cuenta el usuario al momento de tomar acción sobre la transacción a
realizar.
Estimamos que este manual será de gran utilidad para todos los usuarios del
sistema, por lo que esperamos la utilización del mismo, así como la
retroalimentación de las experiencias en su uso, para futuras actualizaciones y
mejoras del mismo.
¿Quién debe usar el manual?

El Manual del Usuario es la ayuda dirigida a todos los usuarios de las Entidades
Gubernamentales, en las cuales está por comenzar el SIAFPA y en las que ya está
funcionando.
7
INTRODUCCION
¿Por qué usar SIAFPA?

Es simple, el SIAFPA se ha constituido en la herramienta más útil con que cuenta el
Gobierno de la República de Panamá, para manejar y administrar de una forma más fácil,
segura y eficiente, la gestión financiera del Estado.
Evita que usted cometa errores en la secuencia de los pasos que forman los procesos, ya
que cuenta con la ruta exacta que deben llevar cada una de las transacciones que
comprenden los diferentes módulos del SIAFPA.
Le sirve de guía en el desempeño de su trabajo, le recuerda el siguiente paso, le brinda

información exacta, oportuna y eficiente.
8
NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA
9
10
II NAVEGACIÓN EN EL SISTEMA
1. Arranque del Sistema
Todos los usuarios del SIAFPA tienen en su estación de trabajo, una carpeta llamada
Aplicación la cual contiene una sub. Carpeta de nombre SIAFPA.
Dentro de la carpeta SIAFPA están ubicados todos los archivos necesarios para la ejecución
de la aplicación, por lo que es indispensable no tocarlos, ni moverlos de posición.
Además, existe un icono denominado SIAFPA . Usted debe dar doble clic sobre
él, para que se ejecute la aplicación.
Esta acción hace que se ejecuten ciertos procedimientos internos y transparentes para el
usuario, pero lo más importante es que se le despliega la ventana principal del Sistema
Integrado de la Administración Financiera de Panamá SIAFPA.
SIAFPA actualización
Es un software que permite que el usuario, desde su respectiva terminal, pueda actualizar
las nuevas versiones del sistema. El objetivo principal es hacer efectiva la distribución del
software con la actualización del sistema en la terminal para así mantener las versiones
actualizadas en todas las instituciones.
Cuando sea necesario que el usuario realice una actualización aparece el siguiente mensaje:
11
Presione el icono para iniciar el proceso de actualización.

Inmediatamente el sistema le presenta la pantalla de actualización en la cual el usuario tiene
tres opciones a escoger.
Actualiza todos los archivos de la aplicación.
Actualiza únicamente los archivos nuevos que existan en la

aplicación.
Este botón imprime un reporte de los archivos actuales de la

aplicación.
12
Esta ventana permite el acceso al SIAFPA.
El usuario debe ingresar la información solicitada (Campos: Usuario y Clave) y presionar

el botón Aceptar. El sistema valida el acceso del usuario y si cumple con las condiciones le
conecta al SIAFPA.
Cada usuario podrá accesar solamente el módulo que le corresponde de acuerdo al cargo y
funciones que desempeña. Por ejemplo, los funcionarios del Departamento de Contabilidad
solamente podrán acceder al módulo de Contabilidad y así respectivamente.
Existen usuarios que tienen permisos solo para lectura y otros para modificar dependiendo
del cargo y la jerarquía.
13
2. Barras de Herramientas de la Aplicación.
Existen dos tipos de barras de herramientas.

a.) La que se encuentra en la parte superior del Explorador SIAFPA:
SALIR DEL SISTEMA: Permite salir de la aplicación SIAFPA para dejarnos en el

ambiente Windows.
CERRAR VENTANA: Cierra otras pantallas que han sido abiertas dentro de la aplicación.
SALVAR: Permite guardar la información de una transacción que se está utilizando.
TRANSACCIÓN NUEVA: Cuando se inicia una transacción o para abrir ventanas

especiales como es el caso de Tesorería y el uso de determinados reportes.
BUSCAR INFORMACIÓN: Para buscar información dentro de la aplicación.
LIMPIAR PANTALLA: Permite limpiar la información que ha sido escrita en una

pantalla.
IR AL SIGUIENTE REGISTRO: Para buscar información del registro siguiente de una

transacción.
IR AL ANTERIOR REGISTRO: Para buscar la información del registro anterior de una

transacción desplegada en la pantalla.
IR AL PRIMER REGISTRO: Opción para buscar información del primer registro de una
transacción desplegada en la pantalla.
14
IR AL ÚLTIMO REGISTRO: Permite buscar información del último registro de una

transacción.
INSERTAR REGISTRO: Inserta nuevo registro.
ELIMINAR ACTUAL REGISTRO: Elimina un registro.
VENTANAS: Forma visual en que se presenta la información de las aplicaciones del

SIAFPA. Para utilizar las siguientes opciones es necesario tener activas varias ventanas.
MOSAICO HORIZONTAL: Divide la pantalla y permite tener dos o más ventanas

abiertas de manera horizontal.
MOSAICO VERTICAL: Divide la pantalla y permite tener dos o más ventanas abiertas
de manera vertical.
CASCADA: Divide la pantalla y permite tener dos o más ventanas abiertas en forma de
cascada.
ORGANIZAR ÍCONOS: Permite organizar íconos que han sido minimizados,

ubicándolos en la parte inferior de la pantalla. Esta opción es parecida al comando de
organizar íconos que emplea el Windows.
PANTALLA COMPLETA: Abre la ventana de una aplicación utilizando todo el espacio

disponible de la pantalla.
SEMÁFORO : indicador del estado de la aplicación para la distribución del software.
ROJO: indica que debe salir de la aplicación para recibir una nueva versión.
15
AMARILLO: indica que los cambios no son de gran importancia, y no es necesario salir
de la aplicación.
VERDE: indica que puede seguir en el uso de la aplicación actual.
b.) La Barra de Información de las Transacciones.
Estos botones le brindan información relacionada con el número de la transacción, el tipo y

número de documento, las fechas de creación y aprobación de la transacción, el usuario y el
monto.
La información será desplegada de la siguiente forma:
16
3. El Explorador SIAFPA
El explorador SIAFPA lo constituye un conjunto de opciones, en donde aparece de una

manera segregada, todo el contenido del Sistema Integrado de Administración Financiera
de Panamá. Los que han tenido alguna experiencia con la interfaz gráfica de WINDOWS,
podrán observar que es bastante parecido a su explorador.
Dentro de sus facilidades, permite visualizar la jerarquía de opciones, crear nuevas

transacciones o completar transacciones pendientes de una manera sencilla. Además
controla automáticamente el flujo que debe seguir cada una de las transacciones ingresadas
al sistema según su naturaleza.
En el lado izquierdo aparece el árbol de opciones de la aplicación y a la derecha, veremos

las transacciones pendientes en cada uno de ellos. Contiene una barra de herramientas
principales de la aplicación y una específica para la información de las transacciones.
Veamos la pantalla del mismo.
El Expediente Electrónico de una transacción se asemeja a la idea que se tiene del

expediente médico de un paciente. Contiene toda la información del paciente, desde que
17
ingresa hasta que sale del hospital, incluyendo exámenes, consultas con especialistas, etc.
En el SIAFPA, se tiene la misma concepción, pues el Expediente Electrónico contiene toda
la información relacionada desde que inicia la transacción, hasta que finaliza, incluyendo
documentos fuentes, firmas autorizadas, etc.
COMPARACION ENTRE UN EXPEDIENTE MEDICO Y UN EXPEDIENTE

ELECTRÓNICO EN EL SIAFPA
PASOS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EXPEDIENTE QUE OCURRE

MÉDICO
1 Capturar la información del documento Obtener las generales del
fuente en las pantallas del SIAFPA. paciente.

2 Agregar datos a la transacción en cada Paciente acude al consultorio
uno de los pasos. del Doctor el cual lo revisa y
anexa su diagnostico al
expediente del paciente.

3 Asignación de un número único de El paciente es sometido a
transacción. exámenes de laboratorio, los
cuales son integrados
posteriormente a su

expediente.

4 Finalmente se arma el expediente Al final se tiene el expediente
electrónico de la transacción con todos
los datos ingresados por los diferentes
del paciente el cual puede ser
consultado para posteriores

funcionarios. visitas del paciente.
18
Aparece cada vez que ha culminado un paso de la transacción satisfactoriamente. Es una

facilidad que brinda el sistema, en la cual le indica al usuario, qué paso es el que continúa
en la transacción. De esta manera el usuario que no conoce la transacción puede fácilmente,
darle seguimiento a través de estos mensajes y a la vez, es una forma de recordar y aprender
los pasos de las transacciones.
Datos de las Transacciones Pendientes:

Los datos de las transacciones pendientes se despliegan en el área derecha del Explorador
SIAFPA, incluyen los siguientes: el número de transacción, el código del documento
fuente, el número de documento, las fechas de creación y de aprobación, el último usuario y
el monto de la transacción.
19
20
4. Las pestañas o Tabs
El Sistema presenta diversas pestañas o tabs tanto de forma horizontal como vertical. Las
pestañas pueden contener sub. pestañas asociadas que permiten ingresar información de
acuerdo a los campos disponibles como también permite efectuar consultas en cada una de
ellas.
En la pantalla que se muestra a continuación señalamos algunas pestañas:
21
5. Protección de Datos y uso de Colores
Cuando un usuario ingresa un dato o información en una transacción, puede estar seguro
que ningún otro usuario puede modificarlos.
El Sistema incluye aspectos de seguridad con la finalidad de proteger la integridad de la
información.
Uso de Colores:
Los datos en las pantallas aparecen estandarizados por dos únicos colores: blanco y verde.
Campos en Color Blanco: Autorizan al usuario el ingreso de información.
Campos en Color Verde: Esta condición puede darse por dos motivos:
Que el dato ingresado en ese campo fue ejecutado por el usuario previo al
actual.
Que es generado automáticamente por el sistema (fecha, número de
documento, etc.)
22
CONCEPTO DE MANEJO TRANSACCIONAL
23
CONCEPTO DE MANEJO TRANZACCIONAL
CONCEPTO DE MANEJO TRANSACCIONAL
24
III CONCEPTO DE MANEJO TRANSACCIONAL
1. Concepto de Flujo de Trabajo (Workflow)
El Sistema fue desarrollado bajo el concepto de Flujo de Trabajo o Workflow. Esto

significa que el sistema sigue un orden de pasos preestablecidos para cada transacción.
Estos pasos son los establecidos por leyes, normas o reglas y deben ser seguidos por todas
las entidades gubernamentales.
Entre los beneficios que se obtiene al utilizar el concepto de Workflow tenemos los
siguientes:
Asignar un número único por transacción
Generar un expediente con toda la información registrada
Controlar el flujo que debe seguir cada transacción, dependiendo su naturaleza
Garantizar que los datos que se introduzcan, sean a los que el usuario tiene permiso.
Mantener un estándar de diseño, en todas las pantallas elaboradas.
F lujo de trabajo
Flujo
E xp ediente T .983
Transacción 983
G eneración de una
transacción
se asig na T.983 C om pras
Hecho
económ ico
E xp
E xp ediente
ediente T .983
T .983
Transacción 983
Transacción 983 E
E xpediente
xpediente
983
Transacción 983
Transacción
P resupues to C on tabilidad
T .983
C hequ e,
E
E xpediente
xpediente
R ef T983
Transacción 983
Transacción 983
T esorería
C O N T R O L D E L AS O P E R A C IO N E S .....AP O YO A L A G E ST IO N ....
25
2. Tratamiento de las Transacciones
Transacción nueva
Si desea iniciar una transacción, primeramente se selecciona la opción deseada y luego se
presiona el botón de transacción nueva, como aparece en la ilustración.
En la barra la herramienta podemos observar el icono transacción nueva, que se puede

utilizar para hacer una transacción nueva.
Datos de las Transacciones Pendientes:

26
Los datos de las transacciones pendientes se despliegan en el área derecha del Explorador
SIAFPA, incluyen los siguientes: el número de transacción, el código del documento
fuente, el número de documento, las fechas de creación y de aprobación, el último usuario y
el monto de la transacción.
27
SEGURIDAD Y RESPALDOS
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29
IV SEGURIDAD Y RESPALDOS
1. Acceso y confidencialidad de la Información
1.1 Usuarios y Grupos de Usuarios
Con el objeto de establecer un estándar en la codificación de los usuarios y proporcionar

una forma fácil de identificar a qué institución pertenece el usuario, se decidió establecer el
siguiente estándar de codificación:
Esquema de grupos de usuarios del Siafpa

(Actuales)
MIADM* (Debería crearse)
MICPS MICOS MITES MICFS MIPRD MIPRS
MICPO MISC MITOC MICOO MIRSV MIPAG MICFO MIPRJ MIPROMITRI
Compras Contabilidad Tesorería C.Fiscal Presupuesto
No se incluyen los grupos base de cada área: MICOM,MICON,MITES, MIPRE, MICF, que tienen todas las opciones
por módulo y se usan normalmente para efectos de demostraciones y cursos. Eventualmente en alguna entidad en
donde no exista separación de funciones, pueden usarse éstas.
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Esquema de grupos de usuarios del Siafpa

(PRESUPUESTO)
MIPRD NORIS HIM GALDEANO MIPR SANTIAGO REYES

(DIRECTORA) (JEFE)
MIPRO VINCENT SCOTT

IRMA CROSTHWAITE A
(OPERATIVO)
MIPRS OMAR RIVERA

( SUPERVISOR)
En el sistema contamos con diferentes códigos de usuarios otorgados a los usuarios,

no es el mismo el del Director, que el del Jefe o el del Supervisor que el de los
Operativos
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1.1.1 Usuarios
Las primeras dos letras indican el Módulo al cual pertenece el usuario; estos son MD
(Módulo de Presupuesto), TE (Módulo de Tesorería), IN (Módulo de Ingresos), y CO
(Módulo del Consolidado).
Los siguientes tres números indican la institución a la cual pertenece el usuario. El
primer número corresponde al área de la Institución y los siguientes dos números
corresponden a la Entidad de la Institución.
Las siguientes dos letras indican el grupo al cual pertenece el usuario. Los grupos
Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, y Control Fiscal, son básicamente los que
existen en todas las bases de datos, aunque existen más grupos de usuarios pero esto
depende del módulo. Las siglas de cada uno de estos grupos se presentan en el
formulario de creación de usuarios.
Las siguientes letras indican el nivel del usuario. Puede ser Operativo (O) o
Supervisor (S).
Los últimos dos números indican la secuencia de usuarios que han sido creados por
grupo.
Para ilustrar mejor presentaremos un ejemplo: El usuario MD002COO01, pertenece
al Módulo de Ministerios, a la entidad 002 que es Contraloría General, al Grupo
Contabilidad, es decir la secuencia aumenta sobre la base de la cantidad de usuarios
por grupo.
1.1.2 Grupos de usuarios

Tal y como lo mencionamos en el punto anterior, en SIAFPA existen grupos de
Usuarios comunes a todas las bases de datos y Grupos de Usuarios especiales que
dependen del módulo al cual pertenecen. Cada uno de estos grupos cuenta con un
perfil de permisos que dependen de las funciones que el usuario realice. Por ejemplo,
siguiendo con nuestro ejemplo anterior, el grupo Contabilidad cuenta con los
permisos a tablas o procedimientos almacenados, necesarios para que el usuario
realice todas las transacciones que involucren ejecuciones contables.
1.1.3 Permisos
Como se ha podido apreciar, los permisos están controlados por el mismo usuario,
puesto que cada uno podrá accesar a las tablas o ejecutar los procedimientos
almacenados, que están definidos dentro del perfil del grupo al cual pertenece.
32
2. Respaldos
2.1 Esquema Seguridad
Los conceptos de Seguridad en Informática se proyectan más allá de lo que implica la
seguridad de los componentes físicos y lógicos de un Sistema; abarca la orientación hacia
políticas, controles y procedimientos para garantizar confidencialidad, disponibilidad e
integridad de los mismos.
Control de Acceso: Sistema Operativo Windows-NT

A través del administrador de base de datos, se crean y administran las cuentas de usuarios,
grupos, derechos, auditoria de las estaciones de trabajo y el plan de cuenta (que no es más
que la información que define a un usuario: usuario, clave, los grupos de usuarios, los
derechos y permisos para utilizar el Sistema y acceder a sus recursos.
En el Sistema se emplea una estandarización en la codificación de los usuarios que facilita
la ubicación y funcionalidad de los mismos y es la igual para la Base de Datos como para el
Sistema operativo.
2.2 Replicación y Respaldo

2.2.1 Sistema de Replicación
El Sistema Integrado de Administración Financiera descansa en un Sistema de Base
de Datos Distribuidas que implica que la información o los datos se encuentran en
diversos lugares o sitios físicamente relacionados entre sí y un modelo de Replicación
de Datos.
El concepto de Replicación de Datos es tecnológicamente un Sistema innovador de
manejo de datos, el cual permite mantenerlos actualizados en múltiples Bases de
Datos al instante, permitiendo que los clientes o usuarios puedan tener acceso a los
datos localmente en vez de forma remota.
En comparación a la modalidad de Sistemas Centralizados, el Sistema de Replicación

puede proveer un mejor rendimiento del sistema y una efectiva disponibilidad de los
datos, lo que se traduce en una reducción en la sobrecarga de la comunicación.
2.2.2 Políticas de Respaldos

En todos los sistemas, la capacidad de recuperación y restauración de la información
para mantener la continuidad de su funcionamiento, es vital. Por lo que el Sistema
SIAFPA, contempla Políticas y Procedimientos de Seguridad, implementados para
los respaldos y restauración de los datos manejados por la aplicación en los diferentes
sitios (Servidores), donde se encuentran los repositorios de Datos del Sistema.
33
34
DESCRIPCIÓN DE LAS TRANSACCIONES DISPONIBLES
35
V DESCRIPCIÓN DE LAS TRANSACCIONES DISPONIBLES
Por descripción de transacciones disponibles encontramos que se dividen de dos maneras:
Las Transacciones Básicas: son todas las transacciones con que cuenta la aplicación y
pueden ser utilizadas por los usuarios, donde podemos observar como se utiliza la
herramienta con las diferentes transacciones en los diversos módulos y con ejemplos de las
pantallas, donde se nos hace más fácil comprender el manejo de la herramienta.
Pasos Comunes en Ciertas Transacciones: son los pasos que son utilizados con más
frecuencia por los usuarios y que por utilizarse de manera frecuente en su comportamiento
con las diversas transacciones son llamados pasos comunes.
1. TRANSACCIONES BASICAS
Transacciones Disponibles: En la tabla que se presenta a continuación se resumen las
principales transacciones que se manejan en el Sistema.
Adquisiciones
• Orden de Compra
Orden de Compra al Crédito
Orden de Compra al Contado
• Contrato
Contrato de Adquisición de Bienes
Contratación de Servicios
• Alquiler
• Honorarios
Reembolso de Caja Menuda
Reembolso del Fondo Institucional
Solicitud de Viáticos
Reformas Presupuestarias
• Redistribución
• Traslado Institucional
Programa de Caja
Anulaciones
• Anulación por Renglón
• Anulación Paso a Paso
• Anulación Total
36
1.1 Adquisiciones
Las adquisiciones en el Sector Público se pueden realizar a través de dos mecanismos:

Orden de Compra
Contrato
1.1.1 Orden de Compra
¿Qué es la Orden de Compra?

Es el documento que autoriza la adquisición de un bien o un servicio.
La Orden de Compra se puede pagar de dos formas:
• Al Contado: cuando se paga con cheque en su totalidad al momento de la recepción

del bien.
• Al Crédito: cuando se paga por periodos o tiempos establecidos.
37
1.1.2 Orden de Compra al Contado
1.1.2.1 Flujo
38
1.1.2.2 Pasos
PASOS UNIDAD ADM OPCION DESCRIPCION DOCUMENTOS FUENTE

1 COMPRAS ANTECEDENTE/ SE LLENA LA SOLICITUD DE SOLICITUD DEL DEPTO.
BORRADOR COMPRA QUE REQUIERE LOS BIENES /
SOLICITUD DE DEL DEPARTAMENTO QUE SERVICIOS
COMPRA SOLICITA LOS BIENES/ SERVICIOS
2 PRESUPUESTO BLOQUEO SE BLOQUE LA PARTIDA CON LA SOLICITUD DEL DEPTO.
QUE SE VA AFECTAR EL QUE REQUIERE EL
DOCUMENTO BIEN / SERVICIO
3 COMPRAS GENERA SOLICITUD SE GENERA Y SE IMPRIME LA SOLICITUD DEL DEPTO.
DE SOLICITUD DE COMPRA QUE REQUIERE EL
COMPRA BIEN/SERVICIO
4 COMPRAS APROBACION EL JEFE DE COMPRA APRUEBA LA SOLICITUD DEL DEPTO.
SOLICITUD DE ADQUISICION DEL BIEN/SERVICIO QUE REQUIERE EL BIEN/
COMPRA SERVICIO Y SOLICITUD DE
COMPRA DEL SIAFPA
5 COMPRAS RESULTADO DE SE INTRODUCEN LOS PRECIOS LAS TRES COTIZACIONES,
ADJUDICACION REALES CON LA SOLICITUD DE
DE LA COMPRA Y SE SELECCIONA COMPRAS
ÉL PROVEEDOR
6 COMPRAS GENERA ORDEN DE SE GENERA E IMPRIME ORDEN DE LAS TRES COTIZACIONES,
COMPRA COMPRA CON LA SOLICITUD DE
COMPRAS
7 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE HACE EL COMPROMISO LAS TRES COTIZACIONES,
CONTIGENTE CON LA SOLICITUD DE
DE LA ORDEN DE COMPRA COMPRAS, ORDEN DE
COMPRA
8 TESORERIA AUTORIZACION DE SE COLOCA LA FECHA DE LAS TRES COTIZACIONES,
EMISION DE APROBACION CON LA SOLICITUD DE
CHEQUE DEL CHEQUE COMPRAS, ORDEN DE
COMPRA
9 TESORERIA PAGOS SE IMPRIME EL CHEQUE LAS TRES COTIZACIONES,
CON LA SOLICITUD DE
COMPRAS, ORDEN DE
COMPRA
10 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE CONTABILIZA EL PAGO DEL LAS TRES COTIZACIONES,
CHEQUE CON LA SOLICITUD DE
COMPRAS, ORDEN DE
COMPRA, CHEQUE
11 CONTROL FISCAL REFRENDO SE VERIFICA QUE TODO LOS LAS TRES COTIZACIONES,
DOCUMENTOS ESTAN CON LA SOLICITUD DE
CORRECTOS COMPRAS, ORDEN DE
COMPRA, CHEQUE
12 CONTABILIDAD RECEPCION DE SE CONTABILIZA LA RECEPCION RECEPCION DE BIENES Y
BIENES Y SERVICIOS DE ALMACEN SERVICIO ENVIADA POR EL
ALMACEN
39
1.1.3 Orden de Compra al Crédito
1.1.3.1 Flujo
40
1.1.3.2 Pasos
PASOS UNIDAD ADM. OPCION DESCRIPCIÓN DOCUMENTO FUENTE
1 COMPRAS ANTECEDENTES/BORRADOR SE LLENA LOS DATOS DE LA SOLICITUD DEL
SOLICITUD DE COMPRA SOLICITUD DE COMPRA DEL DEPARTAMENTO QUE
DEPARTAMENTO QUE SOLICITA REQUIERE EL BIEN/SERVICIO
LOS BIENES/SERVICIOS
2 PRESUPUESTO BLOQUEO SE BLOQUEA LA PARTIDA CON LA SOLICITUD DEL
QUE SE VA AFECTAR EL DOCUMENTO DEPARTAMENTO QUE
REQUIERE EL BIEN/SERVICIO
3 COMPRAS GENERAR SOLICITUD DE COMPRA SE GENERA Y SE IMPRIME LA SOLICITUD DE SOLICITUD DEL
COMPRA DEPARTAMENTO QUE
REQUIERE EL BIEN/SERVICIO
4 COMPRAS APROBACION DE SOLICITUD DE EL JEFE DE COMPRA APRUEBA LA SOLICITUD DEL
COMPRA ADQUISICION DE BIEN/SERVICIOS DEPARTAMENTO QUE
REQUIERE EL BIEN/SERVICIO Y
SOLICITUD DE COMPRA DEL
SIAFPA
5 COMPRAS RESULTADOS DE LA INTRODUCEN LOS PRECIOS REALES DE LA LAS TRES COTIZACIONES, CON
ADJUDICACION ORDEN DE COMPRA Y SE SELECCIÓNA EL LA
PROVEEDOR SOLICITUD DE COMPRAS
6 COMPRAS GENERAR ORDEN DE COMPRA SE GENERA Y SE IMPRIME LA ORDEN DE COMPRA LAS TRES COTIZACIONES, CON
LA
SOLICITUD DE COMPRAS
7 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE REALIZA EL COMPROMISO CONTINGENTE LAS TRES COTIZACIONES, CON
DE LA ORDEN DE COMPRA LA
SOLICITUD DE COMPRAS,
ORDEN DE COMPRA
8 CONTROL FISCAL REFRENDAR VERIFICA QUE TODA LA DOCUMENTACION LAS TRES COTIZACIONES, CON
ESTE CORRECTA LA
SOLICITUD DE COMPRAS,
ORDEN DE COMPRA
9 CONTABILIDAD RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS SE CONTABILIZA LA RECEPCION DE RECEPCIÓN DE ALMACEN
ALMACEN
10 TESORERIA RECEPCION DE GESTION DE COBRO REGISTRA LA RECEPCION DE COBRO GESTION DE COBRO
PRESENTADA POR EL PROVEEDOR Y PRESENTADA POR EL
COLOCA EL NO. DE LA GESTION DE COBRO PROVEEDOR
11 CONTROL FISCAL REFRENDAR VERIFICA LA GESTION DE COBRO Y GESTION DE COBRO
DOCUMENTOS PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
12 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO CONTABILIZA EL ENVIO AL T.N. GESTION DE COBRO
PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR GES
MODULO DE TESORERIA MEF
13 RECEPTORIA DE RECEPCIÓN DE GESTION DE COBRO SE REGISTRA LA ENTRADA DE LA GESTION DE GESTION DE COBRO
CUENTAS COBRO AL T.N. PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
14 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO CONTABILIZA LA RECEPCIÓN DE LA GESTION DE GESTION DE COBRO
COBRO PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
15 TESORERO GESTION SE COLOCA LA FECHA PARA AUTORIZAR EL PAGO GESTION DE COBRO
DEL CHEQUE PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
16 TESORERO PAGOS CONTRA EL FONDO SE IMPRIME EL CHEQUE GESTION DE COBRO
GENERAL PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR,
17 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE CONTABILIZA EL PAGO DEL CHEQUE GESTION DE COBRO
PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR GESTION DE
COBRO
MODULO DE MINISTERIO
18 CONTABILIDAD CONTABILIZAR EL PAGO CONTABILIZA EL PAGO DEL T.N. GESTION DE COBRO
DEL T.N PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
41
1.1.4 Pasos Comunes en las Ordenes de Compra
1.1.4.1 Antecedentes Solicitud de Compras
¿Quién realiza el paso ?

Usuario de compras. Funcionario del departamento de compras o encargado
de esta actividad.
¿Qué se registra aquí?

Los antecedentes y condiciones de la requisición. Estos pueden consistir en
memorandos o formularios específicos que remiten las unidades
administrativas cuando requieren un bien o servicio.
¿Cuándo se registra?
Es posible que el departamento de compras ingrese los requerimientos
directamente como se pidan, o en caso de que varios pedidos se puedan
consolidar en uno y son agrupados.
Requisitos para poder registrar

Debe existir una requisición firmada y aprobada por el Jefe de la Unidad
Administrativa solicitante, así como una autorización del Jefe del área de
Compras.
¿Dónde se encuentra la opción y como ingresar ?

Entre al Módulo de Ministerios.
Seleccione la opción de Compras.
Dentro de presupuesto aparece (O. Compras) Ant. /Borrador
Solicitud de Compras. (Contratos) Deberá escoger el icono de nueva
transacción .
42
Pantallas y campos
No.doc
Corresponde al número que aparece en la requisición, memos o notas.
Valores permitidos: La combinación de número y letras que represente el número del
documento de la unidad solicitante. Por ejemplo: DNI-0023-2000, DNC-00100.
Fecha Documento
Este campo permite identificar la fecha en que fue confeccionada dicha resolución.
Valores permitidos: Una fecha menor a la fecha actual.
Tipo de Documento
Es un campo de selección que despliega dos alternativas, del documento que inicia la
orden de compra /contrato de adquisición.
Valores permitidos:
Solicitud de Bienes y Servicios: Se usa cuando se trata de
una solicitud directa del bien o servicios
Requisición: Se usa cuando se presentan varias cotizaciones del bien o servicios
solicitado.
43
Fecha recibo
Fecha en que el documento es recibido por el usuario de compras. Normalmente, es la
registrada al ingresar al departamento.
Valores permitidos
Una Fecha, normalmente posterior a la fecha del documento.
Unidad solicitante
Indica que Unidad Administrativa (Oficina o Persona) hace la petición de bienes o
servicios a la unidad de compras.
Valores permitidos:
El nombre de la unidad solicitante, que se despliega del catálogo de unidades
administrativas ingresadas al sistema. Si la requerida no se encuentra, se debe solicitar
al administrador su ingreso. En el caso que la lista sea muy grande, es posible buscarla a
través del botón de búsqueda ubicado a la derecha.
44
Fecha
Automático con la fecha actual.
No. Documento
Automático, asignado al momento de grabar. Es secuencial.
Fondo
Es el fondo o cuenta que se utilizará para pagar la adquisición. Normalmente se dispone
de normas que regulan los fondos que se utilizan para las compras.
Valores permitidos:
• Tesoro Nacional: Cuando es al crédito o si el monto es superior a B/.1000. 00
45
• Fondo Institucional: Cuando la compra es pagada a través de uno de los fondos

institucionales. Al seleccionar fondo institucional le aparecen el listado de fondos
disponibles. En el caso de no aparecer uno, coordinar con el usuario a cargo de
Tesorería.
Tipo de Adquisición
Es el tipo de solicitud que presenta la institución.
Valores permitidos:
• Bienes: El objeto de la orden de compra puede ser recibido físicamente en el
almacén. Desde el punto de vista contable, se les clasificará como inventario.
• Servicios: Gastos que realice la institución (de mantenimiento o de alquiler).
Si el objeto de la orden de compra implica una prestación de servicios que
normalmente se reciben a través de actas o notas de aceptación conforme. Entre
ellas pueden existir servicios por mantenimiento, alquiler u otros.
• Bienes y Servicios: El caso en que la orden de compra implique los dos casos en
conjunto. Ejemplo: una requisición de equipo incluyendo repuestos.
Proceso de Adquisición
Dependiendo del monto, las compras han sido clasificadas, de acuerdo a la ley de
contratación pública. Puede ser por Solicitud de Precios, Licitación, Cotización, Compra
Directa y Compra menores.
RANGO
Licitación 250,000.01 -9,999,999.99
Solicitud de Precios 10,000.01 - 249,999.99
Compras Menores 0.01 - 9,999.99
Mecanismo
Orden de compra, en forma automática, dependiendo de la opción escogida.
Forma de Pago
Indica las maneras en que se pretende pagar la orden de compra.
Valores permitidos:
• Al Contado: Cuando se paga en el momento lo adquirido, es decir el cheque se
obtiene y con él se paga contra entrega.
46
• Al Crédito: Cuando se adquiere el compromiso de pagar por el bien recibido,

validado a través del documento de orden de compra.
Artículos
Listado de artículos por entidad. Seleccione el artículo específico, a través de una ventana
de ayuda, la cual le permite una búsqueda rápida.
Valores permitidos:
En el caso que un artículo no aparezca, solicitar su ingreso al responsable del catálogo de
artículos en la entidad (normalmente en el área de compras).
Unidad de Medida
Este es un campo que aparece automáticamente al momento de seleccionar el artículo.
Descripción
En este campo se explica las especificaciones y características del artículo que ha de ser
adquirido. Se pueden ingresar varias líneas de texto.
Cantidad
Es utilizado para especificar la cantidad de artículos que serán comprados.
Valores permitidos:
Un número entero.
Precio Unitario
Es el costo del artículo sin impuesto.
Descuento
Cuando se establece una cantidad que descontar al artículo especificado. Es el porcentaje
que se puede aplicar a ese artículo.
Valores permitidos:
Un valor de porcentaje entre 0 y 100.
Impuesto
Permite identificar si el artículo está sujeto al pago de impuesto de acuerdo a las
excepciones aplicadas a ciertos artículos. Al seleccionar este campo se calcula
automáticamente el valor del impuesto y el total por artículo.
Valores permitidos:
De 0 a 5%.
47
Total
Muestra el total por artículo y en la última fila muestra el total de la solicitud de compra.
Controles
¿Que debe verificar antes de grabar ?
• La Requisición que respalda esta solicitud de compra de bienes.
• El fondo con el que se va a pagar la compra.
• Si la forma de pago es al crédito o al contado.
¿Que se debe hacer con el documento fuente ?

Debe ser firmado por el funcionario de compras.
1.1.4.2 Generar Solicitud de Compra
¿Quién realiza el paso?

Usuario de Compras.
¿Qué se registra aquí ?

Se genera el documento a través del sistema. Este debe ser impreso para su
correspondiente firma.
Inmediatamente ha sido registrada la partida presupuestaria y esté pendiente
en la pantalla del usuario designado.

Que se haya registrado el bloqueo de partida.
¿Dónde se encuentra la opción y cómo ingresar ?

Dentro aparece Generar Solicitud de Compras.
48
Pantallas y campos
En este paso no se captura información, únicamente es la impresión o salida de la

información que fue introducida al sistema en el paso 1.
Se visualiza el documento conocido como solicitud de compra ubicado en la pestaña

"Solicitud de Compras" (parte superior) y en la sub pestaña "Documento" (parte superior
izquierda). Este incorpora el número de transacción, los datos generales de la solicitud y su
detalle, incluyendo las partidas.
Para generar el documento se debe visualizar el documento y presionar el botón de grabar.
El sistema pide confirmación y genera el documento.
Controles
49

En este paso se obtiene la salida de los datos. Se debe verificar el contenido
del documento en pantalla, pues una vez generado no será posible deshacerlo.

Verificar que el documento impreso corresponde con los datos de la
requisición, es decir con los datos que solicita la unidad administrativa, previa
la impresión y posteriormente.
Aprobación Solicitud de Bienes y Servicios.
1.1.4.3 Aprobación de la Solicitud de Compra

Usuario de Compras.

Una vez que la solicitud fue ingresada al sistema, esta se genera e imprime y
pasa a revisión y aprobación por parte del jefe del área de compras. En este
paso se registra la fecha con que sale del despacho de dicho jefe.
¿Cuándo se registra ?
Después de generarse la solicitud de compras.

Disponer del documento Solicitud de Compras aprobado.

Dentro aparece Aprobación de la Solicitud de Compra.
Pantallas y campos
50
Fecha de la aprobación
Fecha en que se aprueba la Solicitud Borrador de Bienes y Servicios.
Valores permitidos:
Mayor a la fecha de elaboración de la solicitud.
Aprobado por
Funcionario responsable de aprobar las solicitudes de bienes y servicios.
Valores permitidos:
Se seleccionan de la lista disponible, como aparece a continuación:
Nombre del funcionario

Persona encargada de registrar (llenar los datos) de la aprobación.
Valores permitidos:
Nombre completo de la persona que está registrando la aprobación.
Controles
51

• Que haya seleccionado el funcionario que aprueba la solicitud, en
forma apropiada.
• ¿Que se debe hacer con el documento fuente ?

Se debe firmar el documento.
1.1.4.4 Resultado de la Adjudicación

Usuario de Compras.

Los precios reales de la compra y se selecciona al proveedor.
Luego de haber confirmado la aprobación de la solicitud de compras.

Que exista el documento de adjudicación del proveedor.

Dentro aparece Resultado de la Adjudicación.
Pantallas y campos
52
Fecha
Fecha de registro (automático).
No. Documento
Automático, asignado al momento de grabar, es secuencial.
No. Resolución
Identifica la resolución con la que se adjudicó la compra.
Valores permitidos:
Un número.
Tipo entrega
Formas posibles en que se aceptará la entrega de los artículos solicitados, esto es
parcial o total.
Valores permitidos:
Debe seleccionar entre los dos siguientes campos:
53
• Total: Cuando toda la mercancía será entregada a la vez. Si es el

campo seleccionado entonces se habilita el campo plazo entrega,
donde se ingresa el tiempo de entrega en días.
• Parcial: Se da en forma parcial, teniendo que escoger si es por fecha,

es decir que las entregas se deben hacer en base a su calendario de
fechas, o por requerimiento, que es en los casos que la entidad hace
los pedidos de los bienes contra envío de la orden de compra
establecida, según su necesidad.
Notas y Condiciones Especiales

Anotaciones relacionadas con esta Orden de Compra, que se requieren incorporar al
documento.
1.1.4.5 Generación de la Orden de Compra

Usuarios de compras.

En este paso se genera la Orden de Compra.
Una vez que se ingresan los datos de la adjudicación.

Haber ingresado toda la información de la adjudicación.

Dentro aparece Generar Orden de Compras.
Pantallas y Campos
54
En esta pantalla el usuario no tiene que capturar ninguna información. Únicamente efectúa la
impresión o salida de la información que fue introducida al sistema anteriormente.
Selección:
• Descripción larga: En donde la descripción del artículo se despliega completa.
• Descripción corta: En donde la descripción se limita a una columna.
Controles
¿Qué debe verificar antes de grabar ?

Que los datos del proveedor sean los correspondientes a los de la
adjudicación.
¿Qué se debe hacer con el documento fuente ?

Verificar que los datos del documento fuente, coincidan con el documento
impreso y remitirlo a contabilidad.
55
1.1.5 Contrato de Adquisición de Bienes
1.1.6 Flujo
56
1.1.7 Pasos
PASOS UNIDAD OPCION DESCRIPCION DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVA
1 COMPRAS ANTECEDENTES / BORRADOR SE INTRODUCE LA COPIA DEL CONTRATO
SOLICITUD DE COMPRA INFORMACIÓN DEL CONTRATO DE BIENES/ SERVICIOS
2 PRESUPUESTO BLOQUEO DE PARTIDA SE BLOQUEA LA PARTIDA COPIA DEL CONTRATO
CON LA QUE SE VA A DE BIENES/ SERVICIOS
COMPREMETER EL CONTRATO
3 COMPRAS GENERAR SOLICITUD DE SE IMPRIME SOLICITUD DE COPIA DEL CONTRATO
COMPRA COMPRA DE BIENES/ SERVICIOS
4 COMPRAS APROBACION DE SOLICITUD SE COLOCA LA FECHA DE COPIA DEL CONTRATO
DE COMPRA APROBACIÓN Y EL NOMBRE DEL JEFE
DE BIENES/ SERVICIOS
DE COMPRA
5 COMPRAS RESULTADOS DE LA COPIA DEL CONTRATO
SE SELECCIONA EL PROVEEDOR, SE
ADJUDICACION ACTUALIZAN LOS PRECIOS DE BIENES/ SERVICIOS
6 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO
PRECOMPROMISO DEL DE BIENES/ SERVICIOS
CONTRATO
7 CONTABILIDAD REGISTRAR FIANZA SE REGISTRA LA FIANZA DEL COPIA DEL CONTRATO
CONTRATO DE BIENES/ SERVICIOS
(SI EXISTE)
8 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE VERIFICA QUE LA COPIA DEL CONTRATO
INFORMACIÓN DEL DE BIENES/ SERVICIOS
CONTRATO ESTE CORRECTA
9 CONTABILIDAD FECHA DE ORDEN DE SE COLOCA LA FECHA DE LA COPIA DEL CONTRATO
PROCEDER/ FIRMA DE ORDEN DE PROCEDER DEL DE BIENES/ SERVICIOS
CONTRATO CONTRATO
10 CONTABILIDAD RECEPCION DE BIENES Y SE REGISTRA CONTINGENTE Y RECEPCION DE
SERVICIOS DEVENGADO DEL ALMACEN
CONTRATO
11 TESORERIA RECEPCIÓN DE GESTION SE REGISTRAN LOS DATOS DE GESTION DE COBRO
DE COBRO LA G.C. PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
12 CONTROL FISCAL REFRENDAR VERIFICA LA GESTION DE GESTION DE COBRO
COBRO PRESENTADA POR ÉL
PROVEEDOR
13 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO CONTABILIZA EL ENVIO AL T.N. GESTION DE COBRO
57
1.1.8 Adjudicación del Contrato al Tesoro Nacional
Pantallas y campos
Fecha
Fecha de registro (automático).
No. contrato
Código que identifica el documento de contrato
Valores permitidos:
Numérico
Tipo de contrato
Se despliega una lista de diferentes tipos de contratos que efectúa la entidad.
58
Monto mensual
Cantidad pactada por mes.
Valores permitidos:
Monto mayor que 0.
Duración
Duración establecida en el contrato.
Valores permitidos:
Un valor entero.
Vigencia de
Fecha establecida en el contrato para el inicio.
Valores permitidos:
Fecha del año actual o un año anterior.
Hasta
Fecha establecida en el contrato para el fin.
Valores permitidos:
No menor a la fecha inicial.
Objetivo contrato
Transcribir el objeto del contrato.
Valores permitidos:
Texto.
Monto total
El monto total del contrato.
Valores permitidos:
Monto mayor o igual al vigente.
Monto vigente
Si el contrato dura más de un año, en esta casilla se ingresa el monto del contrato
correspondiente al año vigente.
59
Valores permitidos:
Un monto menor o igual al monto total.
Frecuencia pago
Cada qué tiempo, será pagado el contrato.
Valores permitidos:
Mensual, Trimestral, Semestral, Anual.
Tipo de entrega
Forma en que se aceptará la entrega de los bienes, es decir parcial o total.
• Total: Cuando toda la mercancía es entregada a la vez. Este campo permite dos
opciones:
Inmediato: se entrega en el acto
Tiempo en Días: Habilita el campo Plazo Entrega, para que se
seleccione la cantidad de días en que se entrega el bien.
• Parcial: Se da en forma parcial, teniendo que escoger entre dos opciones:

Por Fecha: Las entregas se hacen en base a un calendario de fechas.
Por Requerimiento: En los casos que la entidad hace los pedidos
contra envío (contrato establecido según la necesidad.)
60
1.1.9 Fianza del Contrato de Adquisición
Pantallas y Campos
Tipo de fianza
Los contratos normalmente establecen fianzas, pueden ser de tres tipos.
Valores permitidos:
Fianza de Cumplimiento, Fianza de Garantía, Fianza de Pago.
Monto fianza
Corresponde al monto de la fianza, establecido en el contrato.
Valores permitidos:
Un valor mayor que cero.
Duración
Referente al tiempo de duración de la fianza.
Valores permitidos:
61
Se estipulan en número la cantidad de Días, Meses o Años.

Nota:
Si en el tipo de entrega seleccionas parcial por fecha (ver Pantalla 2, Resultado de la
Adjudicación), se habilita un recuadro con nuevos campos, como lo son:
Artículo
Listado de artículos por entidad. Seleccione el artículo específico, a través de una ventana
de ayuda, la cual le permite una búsqueda rápida.
Valores permitidos:
Los que aparecen en dicho listado.
Cantidad
Es utilizado para especificar la cantidad de artículos que serán comprados.
Valores permitidos:
Un número mayor que cero.
Fecha prevista
Fecha prevista en que se entregará el artículo.
Departamento
Listado de lugares a donde puede llegar el artículo contratado.
Valores permitidos:
Los que aparecen en el listado.
Controles

Que existan los documentos del proveedor y Solicitud borrador.

Verificar que todos los datos coinciden con los documentos fuentes y
remitirlo a compras.
62
1.1.10 Recepción de Bienes /Servicios
La Recepción de Bienes y Servicios para el caso de contratos difiere del de la Orden de

Compra, debido a que en este caso aunque es posible que se realicen varias entregas de
recepción, en este no se registra la cantidad de bienes recibidos, sino el monto. Esto permite
que el sistema disponga de la información precisa del monto por el cual el proveedor
presentaría la gestión de cobro. En este caso, en lugar de la cantidad recibida, se registra el
valor de lo recibido y el sistema lleva el control de lo recibido a través de los campos monto
total, monto pendiente, monto a pagar.

El Usuario de Contabilidad.

La recepción de los bienes /servicios del contrato.
Luego que el bien /servicio fue recibido. En los casos de la recepción de un
bien, se debe incorporar la factura y el documento de recepción de almacén.
En los casos de la recepción de un servicio, se acompaña el Acta de
Aceptación de Servicios Satisfactorios o el memorando de recepción de
servicios.

La documentación de recepción según su estado.

Seleccione la opción de Contabilidad.
Dentro aparece Recepción de Bienes y Servicios. Aquí presione
icono nuevo de la barra de herramientas.
63
Pantallas y Campos
Núm. de Documento
Indica el número de la recepción de bienes / servicios.
Valores permitidos:
Un código.
Fecha de Recepción
Fecha en que se realiza la recepción.
Valores permitidos:
Una fecha.
64
Tipo de documento
Se registra el documento recibido.
Valores permitidos:
Dentro del campo puede seleccionar las siguientes documentos:
Recepción de Almacén, Acta de Recepción Satisfactoria, Visto Bueno o Recibido, Fecha
de Aceptación de Servicios, Recepción de Servicios
Observación
Alguna anotación sobre los datos de la recepción.
Valores permitidos:
Una descripción sobre un dato o acontecimiento importante dentro de la recepción.
Descripción
Bienes o servicios por recepción.
Valores permitidos:
Los que aparecen en el despliegue del campo.
Factura
De acuerdo al número de factura que presenta el proveedor.
Valores permitidos:
Un código.
Cantidad
Cuántos artículos son los recibidos.
Valores permitidos:
Un monto.
Observación
Alguna anotación sobre los datos del detalle de la recepción.
Código de partidas
Partida Presupuestaria.
Valores permitidos:
Una partida.
M. original
Monto de la recepción.
Valores permitidos:
Un monto.
65
Controles

Que los datos de la recepción coincidan con el documento de recepción
enviado por el almacén. Además, por darse en este paso conjuntamente la
contabilización, el usuario debe verificar que las cuentas y los montos, sean
los adecuados.

Adjuntarlo al área de tesorería institucional o al funcionario encargado de la
recepción de la gestión de cobros.
66
1.2 Contratación de Servicios

Los contratos de alquiler y de servicios personales a través de honorarios tienen una
característica diferente a la adquisición de bienes y servicios. En este caso no existe una
recepción física, sino más bien la obligación se presenta en base al tiempo que transcurre de
la ejecución del contrato. Concretamente, para el caso de los alquileres, el servicio se ejecuta
con el pasar del tiempo y por lo tanto se debe registrar automáticamente para el pago. Las
instituciones no reciben para estos casos informes de aceptación a conformidad, sino que el
pago procede en base a la gestión de cobro presentada por el proveedor.
Existe un tipo de honorarios especiales que debido a diversas circunstancias las entidades
han decidido incorporar los pagos en las planillas manejadas centralizadamente por la CGR,
en esos casos, la transacción, una vez registrada, pasa a control del sistema de planilla y lo
mismo para el registro del pago. En el caso específico de los contratos de honorarios, se
presentan los casos en los que se agrega un paso adicional al flujo que es la presentación de
fianzas debido a que en algunos casos dichos contratos establecen ya sea un porcentaje de
retención o la obligatoriedad de presentar una fianza.
1.2.1 Contrato de Alquiler
1.2.1.1 Flujo
67
1.2.1.2 Pasos del Contrato de Alquiler
PASOS UNIDAD OPCION DESCRIPCION DOCUMENTO FUENTE

ADMINISTRATIVA
1 CONTABILIDAD CONTRATOS DE INGRESO DE LOS DATOS DEL COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL
ALQUILER CONTRATO.
2 PRESUPUESTO BLOQUEO DE SE CONFIRMA SI LA COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL.
PARTIDAS PARTIDA SELECCIONADA
PUEDE SER UTILIZADA Y SE
BLOQUEA POR EL MONTO
TOTAL DEL CONTRATO.
3 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL.
DIARIO PRECOMPROMISO DEL
CONTRATO.
4 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE REFRENDA, SUSPENDE O COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL.
RECHAZA EL CONTRATO.
5 CONTABILIDAD FECHA DE ORDEN SE ASIGNA LA FECHA EN COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL.
DE PROCEDER QUE PROCEDE EL
CONTRATO.
6 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL.
DIARIO CONTINGENTE AL INICIO
DEL MES.
7 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO ORIGINAL
DIARIO DEVENGADO AL FIN DEL
MES.
8 TESORERIA RECEPCION DE SE RECEPCIONA LA GESTIÓN GESTIÓN DE COBRO PRESENTADA
GESTION DE DE COBRO QUE PRESENTA POR EL PROVEEDOR CON COPIA
COBRO EL PROVEEDOR Y SE DEL CONTRATO.
COLOCA ÉL # DE LA G.C.
9 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE REFRENDA, SUSPENDE O GESTIÓN DE COBRO PRESENTADA
RECHAZA LA CUENTA. POR EL PROVEEDOR CON COPIA
DEL CONTRATO.
10 TESORERIA AUTORIZACION SE DA EL PERMISO PARA GESTIÓN DE COBRO PRESENTADA
DE EMISION DE GIRAR EL CHEQUE. POR EL PROVEEDOR CON COPIA
CHEQUE DEL CONTRATO.
11 TESORERIA PAGOS SE IMPRIME EL CHEQUE GESTIÓN DE COBRO PRESENTADA
PENDIENTE POR GIRAR POR EL PROVEEDOR CON COPIA
DEL CONTRATO.
12 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL CHEQUE IMPRESO.
DIARIO CHEQUE EMITIDO.
68
1.2.2 Contrato Alquiler – Tesoro Nacional
La pantalla que se presenta a continuación permite el registro de los datos de los contratos de
alquiler que se celebran entre las instituciones y el sector privado. Se utiliza la misma
pantalla en los casos en que los alquileres se realizan para ser pagados a través de Tesoro
Nacional o a través de un fondo institucional. En este particular es importante notar el botón
"Fecha de Pagos" que permite ingresar la proyección de las fechas de pagos de acuerdo a lo
establecido en el contrato. Esta información es útil para que se generen los registros
pendientes para las afectaciones del contingente y devengado.
No. de contrato
Código que identifica el documento de contrato.
Valores permitidos:
Numérico
Duración
Duración establecida en el contrato.
69
Valores permitidos:
Un valor entero
Vigencia desde
Fecha establecida en el contrato para el inicio.
Valores permitidos:
Fecha del año actual o un año anterior.
Hasta
Fecha establecida en el contrato para el fin.
Valores permitidos:
No menor a la fecha inicial.
Monto mensual
Cantidad pactada por mes.
Valores permitidos:
Monto mayor que 0.
Monto del año vigente

Si el contrato dura más de un año, en esta casilla se ingresa el monto del contrato
correspondiente al año vigente.
Valores permitidos:
Un monto menor o igual al monto total.
Monto total
El monto total del contrato.
Valores permitidos:
Monto mayor o igual al vigente.
Cuenta
Seleccionar la cuenta que pagará el contrato.
Valores permitidos:
70
Los que aparecen en el listado de cuentas disponibles a cada entidad; en el caso de no

aparecer el requerido contactarse con el encargado del catálogo de cuentas.
Objetivo contrato
Transcribir el objeto del contrato.
Fecha de pagos
Al presionar el botón, se abre una ventana que programa las fechas automáticamente.
Normalmente estas fechas deben coincidir con el cumplimiento del mes o la fecha que se
consideraría "mes vencido", la que dependerá del día de inicio efectivo del contrato. Es
posible que en un contrato dure meses y fracción, en esos casos se debe identificar dicho
mes e ingresar correctamente las fechas. Por ejemplo: Fecha de inicio: 12/12/2000, Fecha
fin:11/12/2001, Monto mensual: 6.00
71
Pagos
Se especifica el tipo de fondo con que se pagará el contrato.
Valores permitidos:
Tesoro Nacional o Fondo Institucional (listado de fondos disponibles, de los cuales puede
escoger el deseado).
No. Resolución
El número de la resolución que valida el arrendamiento (expedido por el Ministerio de
Vivienda).
Valores permitidos:
Alfanumérico
Fecha de Resolución
Cuando se aprueba la solicitud del contrato.
Valores permitidos:
Fecha no menor al año vigente.
Área de Construcción
Cantidad en metros de espacio (sí se refiere a un contrato de edificios, locales, etc.).
Valores permitidos:
Entero o decimal mayor que cero.
1.2.3 Contrato Alquiler – Fondo Institucional
En esta sección de la pantalla se registran las partidas presupuestarias que se afectarán por la
ejecución del contrato.
72
Partida
La partida presupuestaria contra la que se carga el valor del contrato. El sistema valida
que sea un objeto de gasto aplicable a los contratos.
Valores permitidos:
Una partida del presupuesto de la entidad.
Presupuesto de inversión
En el caso que la partida presupuestaria seleccionada sea del tipo de presupuesto de
inversión, se identifica si es de Construcciones en Progreso, Estudios e Investigaciones.
Valores permitidos:
Construcciones en Progreso, Estudios e Investigaciones.
Monto
Valor total del contrato.
Controles

Que los datos ingresados concuerden con la copia del contrato.

Remitirlo a Presupuesto para el bloqueo de la partida.
73
1.2.4 Contrato de Honorarios
1.2.4.1 Flujo
74
1.2.4.2 Pasos

ADMINISTRATIVA
1 CONTABILIDAD CONTRATOS DE INGRESO DE LOS DATOS COPIA DEL CONTRATO
HONORARIOS DEL CONTRATO. ORIGINAL
2 PRESUPUESTO BLOQUEO DE SE CONFIRMA SI LA COPIA DEL CONTRATO
PARTIDAS PARTIDA SELECCIONADA ORIGINAL.
PUEDE SER UTILIZADA Y
SE BLOQUEA POR EL
MONTO TOTAL DEL
CONTRATO.
3 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO
DIARIO PRECOMPROMISO DEL ORIGINAL.
CONTRATO.
4 CONTABILIDAD REGISTRAR FIANZA REGISTRO DE CUSTODIA RECIBO DE CAJA O ACTA DE
DE LA FIANZA (SÍ EXISTE) ASEGURADORA.
5 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE REFRENDA, SUSPENDE COPIA DEL CONTRATO
O RECHAZA EL ORIGINAL.
CONTRATO.
6 CONTABILIDAD FECHA DE ORDEN SE ASIGNA LA FECHA EN COPIA DEL CONTRATO
DE PROCEDER QUE PROCEDE EL ORIGINAL.
CONTRATO.
7 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA DEL CONTRATO
DIARIO CONTINGENTE AL INICIO ORIGINAL.
DEL MES.
8 TESORERIA RECEPCIÓN DE SE RECEPCIONA LA GESTION DE COBRO
GESTION DE GESTION DE COBRO QUE PRESENTADA POR EL
COBRO PRESENTA EL PROVEEDOR CON COPIA DEL
PROVEEDOR Y SE CONTRATO.
COLOCA ÉL # DE LA G.C.
9 CONTABILIDAD ASIENTO DE SE CONTABILIZA EL COPIA EL CONTRATO
DIARIO DEVENGADO AL FINAL ORIGINAL.
DEL MES.
10 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE REFRENDA, SUSPENDE GESTIÓN DE COBRO
O RECHAZA LA CUENTA. PRESENTADA POR EL
PROVEEDOR CON COPIA DEL
CONTRATO.
11 TESORERIA AUTORIZACION DE SE DA EL PERMISO PARA GESTIÓN DE COBRO,
EMISION DE GIRAR EL CHEQUE. PRESENTADA POR EL
CHEQUE PROVEEDOR CON COPIA DEL
CONTRATO
12 TESORERIA PAGOS SE IMPRIME EL CHEQUE GESTIÓN DE COBRO,
PENDIENTE POR GIRAR PRESENTADA POR EL
PROVEEDOR CON COPIA DEL
CONTRATO.
75
1.2.4.3 Pantallas y Campos
No. de Contrato
Código que identifica el documento de contrato.
Valores permitidos:
Un código o número.
Duración
Cuántos meses dura el contrato.
Vigencia Desde
Cuándo inicia.
Valores permitidos:
Una fecha.
Hasta
Cuándo termina.
76
Valores permitidos:
Una fecha.
Monto Mensual
Cantidad que se paga por mes.
Valores permitidos:
Una cantidad.
Tipo de Pago
Formas a través del cual se efectúa el pago del contrato.
Valores permitidos:
Gestión de Cobro, Planilla Adicional.
Fechas de Pago (Botón)

Con este botón se programan las fechas en que se dan los contingentes y devengados y el
monto que se pagará por cada mes.
Monto del Año Vigente

Son aquellos contratos en los cuales el monto se paga con partida del año vigente.
Valores permitidos:
Un monto.
Monto Total
Total de años que dure el contrato (para los casos en que el contrato dure más del año
vigente).
Valores permitidos:
Un monto.
Cuenta
Campo para seleccionar la cuenta que pagará el contrato.
Valores permitidos:
Los que aparecen en el listado de cuentas respectivas de cada entidad.
Objetivo Contrato
Razón de ser del contrato.
Valores permitidos:
Una descripción del motivo.
77
Tipo de Fondo
Con que se pagará el contrato.
Valores permitidos:
Tesoro Nacional o Fondo Institucional (listado de fondos disponibles, de los cuales puede
escoger el deseado).
% a Retener
Porcentaje correspondiente a la retención del contrato.
Valores permitidos:
Una cantidad.
Monto a Retener
Cantidad a retener
Valores permitidos:
Una cantidad.
Partida
La partida presupuestaria contra la que se carga el valor del contrato. El sistema valida
que sea un objeto de gasto aplicable a los contratos.
Valores permitidos:
Una partida del presupuesto de la entidad.
Presupuesto de inversión
78
En el caso de que la partida presupuestaria seleccionada sea del tipo de presupuesto de

inversión, se identifica si es de Construcciones en Progreso, Estudios e Investigaciones.
Valores permitidos:
Construcciones en Progreso, Estudios e Investigaciones.
Monto
Valor total del contrato.
Tipo de fianza
Para seleccionar el tipo de fianza que puede entregar el contratista y que está estipulada
en la ley.
Valores permitidos:
Los siguientes: Fianza de Cumplimiento, Fianza de Garantía, Fianza de Pago
Monto fianza
Valor establecido para la fianza.
Valores permitidos:
Monto mayor que cero
Duración
Tiempo en que va a ser ejecutada la fianza. Debe observarse con detenimiento la fecha
inicial.
Valores permitidos:
Tiempo en días, meses o años.
Controles

Que los datos ingresados concuerden con la copia del contrato.

Remitirlo a Presupuesto para el bloqueo de la partida.
79
1.2.5 Fecha de Orden de Proceder

El usuario de Contabilidad.

La fecha en que se autorizan los trabajos establecidos en el contrato.
Luego que el contrato ha sido contabilizado, firmado y normalmente puede ser la
fecha en que el Contralor refrenda el contrato.

Que haya sido firmado y refrendado el contrato.

Aparece la opción Fecha de Orden de Proceder.
Pantallas y campos
80
Fecha de Orden de Proceder

Se transcribe la fecha especificada que puede coincidir con la fecha del refrendo del
contrato.
Valores permitidos:
Fecha no menor a la fecha de inicio del contrato ni mayor al fin.
Controles

Que la fecha de proceder sea la correcta.

Se archiva en el expediente en contabilidad.
81
1.3 Reembolso de Caja Menuda

Usuarios de Presupuesto.

La solicitud de Reembolso de caja menuda. En este paso se bloquean las partidas, a las
que se hace referencia en la transacción.
Una vez tenga la documentación proporcionada por el custodio de la caja menuda.

Tener acceso a la transacción y tener la documentación fuente.

Seleccione la opción de Tesorería. Dentro de Fondos aparece la opción Reembolsos de
Fondo, allí seleccione Caja Menuda. Aquí presione icono nuevo de la barra de
herramientas.
82
1.3.1 Flujo
1.3.2 Pasos

ADMINISTRATIVA
1 PRESUPUESTO REEMBOLSO DE SOLICITUD DE DOCUMENTO
CAJA MENUDA REEMBOLSO DE CAJA PROPORCIONADO POR EL
MENUDA. EN ESTE CUSTODIO DE LA CAJA
PASO SE BLOQUEA LA MENUDA.
PARTIDA.
2 TESORERIA GENERAR GESTION SE GENERA GESTIÓN SOLICITUD DE CAJA MENUDA
DE COBRO DE COBRO.
3 CONTABILIDAD ASIENTO DE REGISTRO DEL GESTIÓN DE COBRO DEL
DIARIO COMPROMISO DEL REEMBOLSO.
REEMBOLSO.
4 TESORERIA AUTORIZACION DE SE DA EL PERMISO GESTIÓN DE COBRO DEL
EMISION DE PARA GIRAR LOS REEMBOLSO.
CHEQUES CHEQUES.
5 TESORERIA PAGOS SE IMPRIMEN LOS GESTIÓN DE COBRO DEL
CHEQUES PENDIENTES REEMBOLSO.
POR GIRAR.
7 CONTROL FISCAL REFRENDAR AQUÍ SE LE DA UNA CHEQUE IMPRESO
REVISIÓN AL CHEQUE
83
Pantallas y campos Solicitud de Reembolso
Los valores sombreados en verde no son editables.
A través
Usted puede elegir si el reembolso se realizará a través del Tesoro Nacional o Fondo
Institucional. Sólo si se selecciona Fondo Institucional se le habilitará un campo en el
cual usted debe elegir el nombre del Fondo, al escoger Tesoro Nacional esta opción no se
presenta.
Código de Caja
Este campo despliega una lista con todas las cajas menudas de la institución. De éstas, se
debe seleccionar aquella a la cual se le iniciará el trámite del reembolso.
No. Reem. C.M.

Se obtiene del documento fuente proporcionado por el custodio de la caja menuda y
corresponde al número de reembolso solicitado por este funcionario.
Fecha
Fecha en la cual ha sido solicitado el reembolso por parte del custodio. Este dato se
encuentra en el documento fuente proporcionado por el custodio de la caja menuda.
84
Partida
Ingrese la(s) partida(s) correspondientes a la solicitud de reembolso; además es necesario
identificar a qué tipo de gasto corresponden. Si la partida corresponde al presupuesto de
inversión (si el 4to. dígito es 1), es necesario identificar adicionalmente el Tipo de
Inventario.
Al momento de guardar (con la tecla F12 del teclado o con el botón salvar ),
automáticamente se le presenta la siguiente pantalla en la cual usted debe ingresar el número
de la Gestión de Cobro.
Controles

Verificar que los datos ingresados estén correctos, especialmente lo
relacionado al monto del reembolso y las partidas asignadas.

Revisar que los datos de la Gestión de Cobro, sean correctos.
85
1.4 Reembolso Fondo Institucional

Usuarios de Tesorería.

Los Reembolsos de Fondo Institucional .
En el momento que se tenga un grupo de cheques por rembolsar, o el monto disponible
del Fondo Institucional esté cerca de los valores mínimos recomendados para el normal
funcionamiento de la Institución.

Tener los documentos fuentes de cada cheque con la firma del beneficiario y si es una
orden de compra que tenga la recepción de Bienes y Servicios.

Seleccione la opción de Tesorería.
Dentro de Fondos aparece la opción Reembolsos de Fondo, allí seleccione Fondo
Institucional. Presione icono nuevo de la barra de herramientas .
86
1.4.1 Flujo
87
1.4.2 Pasos
PASOS UNIDAD OPCION DESCRIPCIÓN DOCUMENTO

ADMINISTRATIVA FUENTE
1 TESORERIA FONDOS-REEMBOLSO SOLICITUD DE TODOS LOS

DE FONDO REEMBOLSO DE FONDO CHEQUES
INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL ENTREGADOS QUE
SE ENCUENTREN
POR REEMBOLSAR
2 TESORERIA GENERAR GESTIÓN DE SE GENERA LA GESTIÓN TODOS LOS
COBRO DE COBRO CHEQUES QUE
CORRESPONDAN AL
REEMBOLSO.
3 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE REGISTRA EL GESTION DE COBRO
ASIENTO CONTABLE DE DEL REEMBOLSO
LA GESTION DE COBRO
4 CONTROL FISCAL REFRENDAR SE REFRENDA, GESTION DE COBRO

SUSPENDE O RECHAZA DEL REEMBOLSO
EL REEMBOLSO ANTES
DE REALIZAR EL ENVIO
AL TESORO NACIONAL
MODULO DE MEF
TESORERIA
5 CONTABILIDAD CONTABILIZAR PAGOS SE REGISTRA EL COMPROBANTE DE
DEL ASIENTO CONTABLE DE DEPOSITO
TESORO NACIONAL RECEPCIÓN DEL PAGO
DE LA CUENTA POR EL
TESORO NACIONAL,
CUANDO LLEGA EL
COMPROBANTE DE
DEPOSITO
6 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE REGISTRA LA COMPROBANTE DE
BOLETA DE DEPÓSITO DEPÓSITO
88
Pantallas y campos
Fondo
Selecciona el fondo que desea rembolsar
Valores permitidos:
Lo que despliega la lista.
Concepto
Describe el reembolso que se va a realizar. Al terminar de escribir el concepto presione la
tecla enter (del teclado), para que se activen dos botones importante de esta pantalla.
Los Reembolsos de Fondo Institucional pueden incluir cheques y notas de débito. Estos
datos puede obtenerlos, a través de los siguientes botones:
Al presionar este botón se despliegan todos los cheques que tienen registrada la entrega.
89
Al presionar este botón se despliega la lista de las notas de débitos que pueden
rembolsar.
Funcionamiento:
Al presionar el botón de buscar cheques le aparece un mensaje indicando la cantidad
de cheques. Además, se muestra el detalle de cada uno de los mismos, de la siguiente
manera:
Ubique el mouse en el cheque que desea rembolsar. Si es que desea seleccionar todos
los que aparecen en la pantalla, sitúe el mouse y presione control del teclado. El
sistema le sombrea de azul las líneas seleccionadas, así:
Luego presiona el ícono de grabar .

90
Notará un mensaje del sistema indicando el monto total por el cual se realiza el reembolso,
que coincide con la suma de los montos de los cheques:
.
Si el monto es correcto presione clic en aceptar, sino cancelar para que pueda
verificar los cheques seleccionados. Luego se ingresa él numero de la Gestión de
Cobro del Reembolso y se da aceptar para grabar la transacción.
Inmediatamente el sistema solicita un número de gestión de cobro:
Se procede de igual manera, si lo que se desea generar son las notas de débito.
Controles

Es importante verificar que los valores registrados sean los correctos,
especialmente el relacionado con el monto total del reembolso y los cheques
seleccionados.

Una vez generada la Gestión de Cobro, la documentación relacionada con el
reembolso del Fondo debe enviarse a Contabilidad. Además, es necesario
poner el sello del SIAFPA y colocarle él numero de la transacción
91
1.5 Solicitud de Viático

Usuarios de Contabilidad Administrativa

Todos los datos del Documento Fuente Solicitud de Viático
Usted debe registrar, una vez tenga en su poder el documento fuente Solicitud de
Viático aprobado

Sólo debe tener la información del documento fuente y el acceso a la transacción

Seleccione la opción de Contabilidad. Aparece la opción de Solicitud de Viáticos.
Deberá escoger el icono de nueva transacción
92
1.5.1 Flujo
93
1.5.2 Pasos

ADMINISTRATIVA
1 CONTABILIDAD SOLICITUD DE SE INTRODUCEN LOS DATOS SOLICITUD DE
VIATICO DE LA SOLICITUD DE VIATICOS
VIATICO.
2 PRESUPUESTO BLOQUEO SE BLOQUEA LA PARTIDA SOLICITUD DE
CON LA QUE SE VA AFECTAR VIATICOS
LA SOLICITUD DE VIATICO.
3 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE CONTABILIZA EL SOLICITUD DE
COMPROMISO CONTINGENTE VIATICOS
DE LA SOLICITUD DE
VIATICO
4 TESORERIA GENERAR GESTION SE IMPRIME LA GESTION DE SOLICITUD DE
DE COBRO COBRO VIATICOS
5 TESORERIA AUTORIZACION DE SE COLOCA LA FECHA PARA GESTIÓN DE COBRO,
EMISION DE AUTORIZAR EL PAGO. SOLICITUD DE
CHEQUES VIATICOS
6 TESORERIA PAGOS SE IMPRIME EL CHEQUE GESTIÓN DE COBRO,
SOLICITUD DE
VIATICOS
7 CONTABILIDAD ASIENTO DE DIARIO SE CONTABILIZA EL PAGO GESTIÓN DE COBRO,
DEL CHEQUE SOLICITUD DE
VIATICOS, CHEQUE.
8 REVISIÓN DE CONTROL FISCAL SE REVISA EL CHEQUE. GESTIÓN DE COBRO,
CHEQUE SOLICITUD DE
VIATICOS, CHEQUE.
94
Pantallas y Campos
Fecha de la Solicitud
Usted debe registrar la fecha en que se elaboró el documento de Solicitud de Viáticos.
Valores permitidos:
El formato de fecha que utiliza SIAFPA, es: día /mes /año(dd/mm/yyyy)
Ejemplo: 6 de enero de 2000 debe registrarse 6/01/2000
Tipo de la Solicitud
La Solicitud de Viático puede ser:
Nacional: Si es dentro del territorio nacional.
Internacional: Si el trabajo o seminario, será en el extranjero.
Unidad Solicitante
95
En éste campo se debe seleccionar el departamento o área al que pertenece el funcionario

que solicita el viático.
Desde y Hasta
En éstos dos campos, se deben registrar la fecha de la solicitud DESDE cuando y
HASTA cuando se solicita.
La fecha que se registre en el campo DESDE debe siempre ser menor o igual a la fecha
HASTA.
El formato de fecha que utiliza SIAFPA, es: día/mes/año(dd/mm/yyyy)
Ejemplo: 6 de enero de 2000 debe registrarse 6/01/2000
Trabajo a Realizar
Explicación, acerca del tipo de trabajo que el funcionario llevará a cabo en el período
definido.
Tipo de Fondo
Puede ser Tesoro Nacional o Fondo Institucional
Aquellas solicitudes de viáticos de tipo internacional, por lo general son canceladas a
través del Tesoro Nacional; sin embargo en el caso de solicitudes de viático de tipo
nacional, su pago se realiza por el fondo institucional. En estos casos debe especificar el
nombre del Fondo Institucional.
Valores permitidos:
El fondo seleccionado en la lista de fondos institucionales de la entidad.
Transporte
En éste campo se debe determinar el medio de transporte que utilizará el funcionario para
llegar a su destino.
Valores permitidos:
o Marítimo
o Terrestre
o Aérea
o Ninguno (en el caso de no aplicar ninguno de los anteriores).
Tipo de Presupuesto
Especificar el tipo de presupuesto al que pertenecen las partidas que respaldan el viático.
Valores permitidos:
Funcionamiento
Inversión: Si selecciona esta opción, se le habilita un campo adicional, en
donde usted debe identificar el tipo de viático: Construcciones en Proceso o
Estudios e Investigaciones.
96
Primer y Ultimo día

Estos campos se utilizan exclusivamente, cuando la solicitud de viáticos es nacional. En
ellos es necesario especificar lo siguiente:
Valores permitidos:
o Completo: Cuando le corresponde al funcionario los 4 gastos considerados
en un día, como son desayuno, almuerzo, cena, hospedaje.
o Incompleto: Cuando se identifica un máximo de 3 gastos.
Especificar: El sistema le permite registrar el valor del viático que la entidad
establezca.
Nota:
En el caso de seleccionar completo o incompleto, el sistema calculará
automáticamente el valor del monto correspondiente.
Internacional
Si el viático es internacional.
Valores permitidos:
o Completo: En este caso el sistema calcula automáticamente el monto.
o Especificar: El sistema permite al usuario digitar el valor.
Beneficiario
Datos del funcionario.
Valores permitidos:
Los datos que se deben registrar se refieren al nombre, cédula, tipo de empleo, planilla,
monto de transporte y monto de movilización . Estos datos se

encuentran en el documento fuente solicitud de viáticos.
El campo tipo de empleo es utilizado por el sistema para realizar el cálculo automático
que le corresponde al funcionario.
97
Provincia / País
En el caso de una Solicitud de Viáticos Nacional registrar la provincia de destino a la cual
pertenece la solicitud de viáticos. Los valores permitidos son todas las provincias de la
República de Panamá.
En el caso de una Solicitud de Viáticos Internacional registrar el país de destino a la cual
pertenece la solicitud de viáticos. Los valores permitidos son todos los que se despliegan
en la lista de selección.
Ciudad y Lugar
Se ingresa la ciudad y el lugar de destino en donde el funcionario realizará sus
actividades asignadas.
Desde y Hasta
Registrar el período de permanencia del funcionario en el lugar determinado.
Nota:
Luego que ha ingresado los datos presione la pestaña documento para que le aparezcan los
datos de la primera pantalla. Una vez situado allí presione el botón situado
en la esquina superior derecha. Seguidamente oprima el botón (de la barra de
herramientas del Explorador), para grabar la información. El sistema asignará
automáticamente un número único de transacción.
98
Controles

Verifique que ha ingresado todos los datos relacionados a la Solicitud de
Viáticos que el sistema requiere, tanto en la sección (o Tab) de Documento
como en Detalles.
Adicionalmente, debe recordar que una vez registrados los datos del
documento debe presionar ‘un clic’ sobre el botón Cálculo.
En el caso de que el sistema presente un mensaje de información incompleta,
verifique que todos los campos en color blanco tengan valores registrados.

Usted se debe dirigir a su superior o jefe inmediato para que verifique los
datos del documento.
1.6 Reformas Presupuestarias
1.6.1 Redistribución
99
Usuario de presupuesto (Analista de Presupuesto de la institución).

Se registra la Solicitud de Redistribución, indicando él o los meses que van a
ser aumentados y los que se van a disminuir en la partida presupuestaria de
gastos.
Cuando llega la solicitud de redistribución, procedente de la dirección o el
departamento que lo requiera.

Tener la solicitud de redistribución.
Dónde se encuentra la opción y cómo ingresar ?

Seleccione la opción de Presupuesto.
Dentro de presupuesto aparece Propuesta de Reforma.
Dentro puede seleccionar la opción Redistribución Mensual. Aquí presione
icono nuevo de la barra de herramientas.
1.6.1.1 Pasos

ADMINISTRATIVA
1 PRESUPUESTO REDISTRIBUCIÓN SE REGISTRA LA SOLICITUD DE SOLICITUD DE
100
MENSUAL REDISTRIBUCIÓN REDISTRIBUCIÓN

2 PRESUPUESTO APROBACIÓN DE APROBACIÓN DE LA
JEFE SOLICITUD DE
REDISTRIBUCIÓN POR EL JEFE
DE PRESUPUESTO DE LA
INSTITUCIÓN
3 PRESUPUESTO APROBACIÓN APROBACIÓN DE LA
DIRECTOR SOLICITUD DE
REDISTRIBUCIÓN POR EL
DIRECTOR DE PRESUPUESTO
4 PRESUPUESTO REDISTRIBUCION SE REALIZA LA APROBACIÓN
MENSUAL DE LA SOLICITUD DE
(DIPRENA) REDISTRIBUCIÓN POR EL
ANALISTA DE PRESUPUESTO
DE DIPRENA
5 PRESUPUESTO APROBACION DEL APROBACIÓN DE LA
JEFE SOLICITUD DE
REDISTRIBUCIÓN POR EL JEFE
DE DEPARTAMENTO DE
DIPRENA
6 PRESUPUESTO APROBACION DEL APROBACIÓN DE LA
REDISTRIBUCIÓN POR EL
DIRECTOR DE PRESUPUESTO
DE DIPRENA
1.6.1.2 Flujo
101
Pantallas y campos
102
Institución
Contiene el nombre de la institución solicitante; el sistema lo pone automáticamente.
No. documento
El sistema genera este número de forma automática (en el momento en que el usuario
graba la transacción).
Sector
Al cual pertenece la institución.
Valores permitidos:
El campo despliega una lista para seleccionar el sector.
Presupuesto
Al que corresponde la partida a la que se le realizará la redistribución.
Valores permitidos:
Funcionamiento
Inversión
Seguro Educativo
Autoridad solicitante
103
Nombre de la autoridad de la institución que solicita la redistribución.

Valores permitidos:
El campo acepta cualquier texto.
Fecha
Fecha en que se está realizando la Solicitud de Redistribución, su valor es automático.
Vigencia fiscal
Muestra el año de vigencia fiscal para efectuar la redistribución, su valor es automático.
Monto
Es el monto total de la Solicitud de Redistribución.
Valores permitidos:
Campo numérico, el monto que puede redistribuirse va a depender de la disponibilidad
mensual de la partida.
Ley
Para que introduzca el número ley, que sustenta la redistribución.
Artículo
Se ingresa el artículo ley que sustenta la redistribución.
Año
Muestra el año de la ley que sustenta el traslado.
Justificación
Motivo de la redistribución.
Valores permitidos:
Para seleccionar de la lista. Si los valores que se despliegan no corresponden con el
motivo de la redistribución entonces debe seleccionar, dentro del listado, la opción
Otros(Referenciar en observaciones), e introducir la justificación correspondiente.
104
Partida
Se introduce el código de la partida que va a ser redistribuida, luego debe hacer clic en el
icono de los binoculares de la barra de herramientas.
Valores permitidos:
La partida utilizada guarda relación con el tipo de presupuesto de inversión o de
funcionamiento, seleccionado en la solicitud de redistribución (paso o pestaña anterior).
Movimiento de redistribuciones
Se introducen los montos que van a aumentar y disminuir en (los) mes(es)
correspondiente(s), de manera que el resultado sea el monto de la solicitud. Los que
aumentan se colocan en positivo y los que disminuyen en negativo.
El funcionamiento es el siguiente:
Una vez introducidos los montos debe presionar el botón para efectuar la
redistribución, luego presione .
105
Si desea hacer algún cambio, antes de Aceptar de clic en corrija los

valores y luego presione el botón Redistribuir.
Verifique los valores, si todo se encuentra correcto presione el botón Aceptar.
Por último grabe con el botón de la barra de herramientas.
Actualización de mensualizaciones
Muestra la mensualización de la partida antes y después de realizar la redistribución.
Movimientos realizados
Permite al usuario ver los movimientos y redistribuciones realizadas a una determinada
partida.
Controles

Que todos los campos y pestañas (tabs) se hayan llenado correctamente.

Se debe archivar junto con el documento que genera el sistema.
1.6.2 Aprobación

Jefe de presupuesto de la institución.

Se realiza la aprobación de la redistribución.
Después de realizar la solicitud de redistribución.

Que exista la solicitud de redistribución.

106
Dentro de presupuesto aparece Propuesta de Reforma y allí seleccione la

opción Aprobación del Jefe.
En el lado de la derecha del explorador le aparecerán pendientes transacciones para recibir

aprobación, seleccione aquellas marcadas con RD (Redistribución), como se muestra a
continuación:
.
Controles

Haber revisado la solicitud de traslado antes de hacer la evaluación
(aprobación) de la solicitud.

Revisar los datos de la Redistribución y de la Mensualización.
107
1.6.3 Traslado Institucional

El Analista de presupuesto.

La Solicitud de Traslado y el detalle de sustentación del traslado de la partida.
Al llegar la solicitud de traslado de partidas, procedente de la dirección o
departamento que lo requiera, dentro del ministerio.

Que exista la solicitud de traslado.

Dentro aparece Propuesta de Reforma, aparece la opción Traslado de Partidas. Deberá
escoger el icono de nueva transacción .
108
1.6.3.1 Flujo
109
1.6.3.2 Pasos

ADMINISTRATIVA
1 PRESUPUESTO TRASLADOS DE SE REGISTRA LA SOLICITUD DE
PARTIDAS SOLICITUD DE TRASLADO
TRASLADO
2 PRESUPUESTO APROBACIÓN DE APROBACIÓN DE LA
JEFE SOLICITUD DE
TRASLADO POR EL JEFE
DE PRESUPUESTO DE LA
INSTITUCIÓN
3 PRESUPUESTO APROBACIÓN APROBACIÓN DE LA
TRASLADO POR EL
DIRECTOR DE
PRESUPUESTO DE LA
INSTITUCIÓN
4 PRESUPUESTO TRASLADOS DE APROBACIÓN DE LA
PARTIDAS SOLICITUD DE
(DIPRENA) TRASLADO POR EL
ANALISTA DE
PRESUPUESTO DE
DIPRENA
5 PRESUPUESTO APROBACIÓN APROBACIÓN DE
DEL JEFE SOLICITUD DE
TRASLADO POR PARTE
DEL JEFE DE
DEPARTAMENTO DE
DIPRENA
6 PRESUPUESTO APROBACIÓN APROBACIÓN DE
DEL DIRECTOR SOLICITUD DE
TRASLADO POR PARTE
DEL DIRECTOR DE
PRESUPUESTO DE
DIPRENA
110
Pantallas y campos
Traslado
Para identificar el traslado que se está realizando, sin embargo este campo lo despliega
automáticamente el sistema.
Valores permitidos:
o Institucional
o Interinstitucional (esta opción está habilitada sólo para la Dirección Nacional
de Presupuesto de la Nación-DIPRENA).
Tipo de traslado
Se selecciona el tipo de traslado que se va a realizar, haciendo clic en la lista de selección
que aparece a la derecha del campo.
Valores permitidos:
111
o Funcionamiento a Funcionamiento: Cuando disminuyen y aumentan los

montos entre partidas de funcionamiento.
o Inversión a Inversión: Cuando disminuyen y aumentan montos entre partidas
de inversión.
o Funcionamiento a Inversión: Es utilizado cuando se disminuyen montos a
partidas de funcionamiento y se aumenta a partidas de inversión.
Institución
Despliega automáticamente el nombre de la institución.
Autoridad solicitante
Funcionario del Ministerio con la potestad para realizar la Solicitud de Traslado.
Valores permitidos:
Se puede introducir cualquier texto, en este caso sería el nombre de la institución que esta
solicitando el traslado.
Fecha de solicitud
Indica la fecha en que sé esta realizando el traslado, éste valor es generado
automáticamente por el sistema.
Vigencia fiscal
Muestra el año de vigencia fiscal actual, éste valor es automático.
Monto
Es la cantidad o monto total del traslado.
Valores permitidos:
Es un campo numérico, el monto que puede trasladarse va a depender de los saldos de las
partidas donadoras a la fecha.
Ley
Muestra el número de la ley que sustenta la realización del traslado.
Artículo
Muestra el artículo de la ley que sustenta la realización del traslado.
Año
Muestra el año de la ley que sustenta el traslado.
Para sufragar
112
Muestra el destino de los fondos, es decir, indica en qué se va a invertir el monto del
traslado.
Valores permitidos:
Se puede introducir cualquier texto.
Justificación
Es la razón por la cual se efectúa el traslado.
Valores permitidos:
Existencia
Indica si la partida existe o no.
Valores permitidos:
SI: Cuando la partida existe.
NO: Cuando la partida no existe. Si ésta es la opción seleccionada, le aparece una
pantalla para crear la partida, la nueva partida aparecerá entonces en el campo
codificación. La pantalla es la siguiente:
113
Casos de Creación de Partidas
Se selecciona la opción para la creación de partidas.

Valores permitidos:
o Programa: se usa cuando lo que se va a crear es un programa.
o Subprograma: se usa cuando lo que se va a crea es un subprograma.
o Actividad: se usa cuando lo que se va a crear es una actividad.
o Creación de un gasto: se usa cuando lo que se va a crear es un gasto.
Fecha
Fecha de creación de la partida.
Descripción
Breve explicación sobre la creación de la partida.
Valores permitidos:
Partida a crear
Código de la partida que va a ser creada.
Valores permitidos:
El código de la partida debe corresponder con el tipo de presupuesto de la solicitud.
Además cada uno de los componentes de la partida debe existir.
Código
Campo automático del componente de la partida que va a crear.
Descripción
Se da una descripción del nuevo componente de la partida.
Valores permitidos:
Partida
Al dar clic en el botón Aceptar, muestra el código de la nueva partida.
Codificación
Es el código de la partida.
Valores permitidos:
La partida digitada debe corresponder con el tipo de presupuesto seleccionado.
114
Leyenda
Muestra la descripción del tipo de partida.
Aumento
Es el monto a aumentar en la partida.
Valores permitidos:
Es un campo numérico.
El monto a digitar no debe ser mayor al monto del traslado.
Disminución
Es el monto a disminuir en la partida donadora.
Valores permitidos:
Es un campo numérico. El monto a digitar no debe ser mayor al monto del traslado.
Observación
Para realizar cualquier observación que se tenga sobre el aumento o disminución de la
partida.
Valores permitidos:
115
Editor de texto
Es similar a un procesador de palabras, como Word o Wordperfect. El área blanca se
utiliza para ingresar los detalles del traslado, puede incluir las partidas involucradas, los
montos del traslado, también describir en que va a invertirse el monto.
Los botones que aparecen en la barra de herramientas son para controlar la apariencia del
texto: justificarlo (centrarlo, alinearlo a la derecha o izquierda, cambiarle color al texto,
ponerlo en negrita, subrayado, cursiva etc. Cuando haya terminado de escribir el detalle
de sustentación debe inmediatamente grabarlo con el botón Salvar, que aparece en la
misma pestaña. Este botón se muestra a continuación:
Valores permitidos:
Puede insertar cualquier texto.

Debe verificar que todos los datos que ha registrado estén correctos,
especialmente los relacionados con las partidas y los montos; además de la
sustentación utilizando el botón salvar que aparece en la pestaña de detalle de
sustentación.

Se debe archivar junto con el documento que emite el sistema.
116
1.6.3.3 Aprobación
Pantallas y campos
Acción
Evaluación de la solicitud de traslado.
Valores permitidos:
Se desplegarán diferentes opciones dependiendo del paso en que esté.
Si se encuentra en el paso 2 que es la Aprobación del jefe (de Presupuesto de la

Institución) se le presentarán las siguientes opciones:
o Modificar: si se requiere hacer algún cambio en la solicitud de traslado.
o Rechazado: cuando el Jefe de Presupuesto no está de acuerdo con la solicitud,
si selecciona esta acción la transacción continua al siguiente paso.
o Revisado: cuando el Jefe de Presupuesto está de acuerdo con la solicitud y la
transacción va al siguiente paso.
Si se encuentra en el paso 3 que es la Aprobación del Director (de Presupuesto de la

Institución) se le presentarán las siguientes opciones:
o Autorizado: se usa cuando se aprueba la solicitud y la transacción puede
continuar al siguiente paso.
o Modificar: se usa si la solicitud requiere que se le realice algún cambio. Si se
selecciona esta acción la transacción es devuelta al paso anterior.
o Rechazado: se usa si el Director está de acuerdo, esta acción permite que la
transacción no pase al siguiente paso.
Si se encuentra en el paso 4 que es la Aprobación del Analista de presupuesto de la

DIPRENA se le presentarán las siguientes opciones:
117
o Evaluado: permite que la transacción pase al siguiente paso.

o Recomendado(ajuste): se usa cuando se ha realizado algún ajuste a la
solicitud de traslado.
Para realizar los ajustes de clic en la pestaña o tab de traslado de partidas y en el tab
Solicitud verá la pantalla de solicitud, con un nuevo botón (Original), al dar clic sobre él,
cambiará a (Recomendado) y aparecerán dos campos adicionales bajo él titulo
recomendado.
Aumento: monto que se recomienda aumentar.

Disminución: monto que se recomienda disminuir.
La transacción va al siguiente paso.

Rechazado: Se usa cuando se rechaza la solicitud de traslado, sin embargo, la transacción
continúa al siguiente paso.
Si se encuentra en el paso 5 que es la Aprobación del Jefe de Departamento de DIPRENA se

le presentarán las mismas opciones que en el paso 2.
Si se encuentra en el paso 6 que es la Aprobación del Director de Presupuesto de DIPRENA

se le presentarán las siguientes opciones:
o Aprobado: Se usa cuando se aprueba definitivamente la solicitud de traslado.
o Modificar: si se debe modificar la solicitud, la transacción vuelve al paso
anterior..
o Rechazado. Se usa cuando se rechaza definitivamente la solicitud de traslado;
esto termina la transacción.
Observación /remitir a
Contiene alguna observación sobre la acción (evaluación) que se ha tomado, sugerencia
de mejora a la solicitud o el nombre de la autoridad a quien debe remitirse.
Valores permitidos:
118
1.7 Programa de Caja

La programación de Caja se realiza en el Departamento de Programación Financiera
de la Dirección Nacional de Tesorería o en las Tesorerías Institucionales.

Esta pantalla se utiliza para planificar los gastos de la Institución durante un período
determinado (que puede ser mensual), por tipo de presupuesto y grupo de gasto. Una
vez introducido y activado en el sistema el Programa de Caja, éste se encargará de
controlar automáticamente que todos los pagos que se realicen en el período, no
superen los valores programados.
Al inicio de cada período. Ejemplo: si es mensual, el primer día hábil de cada mes.

Disponer de la información de las previsiones de los ingresos y obligaciones asumidas
(Gestiones de Cobro) y las obligaciones periódicas.

Dentro del Explorador SIAFPA, módulo de Ministerios opción de Tesorería.
Dentro puede seleccionar la opción Programación de Caja. Aquí presione icono
transacción nueva .
119
Pantallas y campos
Esta pantalla permite al usuario de Tesorería ingresar el Programa de Caja para el actual
período; para lo cual el sistema presenta información de utilidad como son los valores de
Gestiones de Cobro pendientes de pago agrupados por tipo de presupuesto y grupo de gasto.
Una vez ingresado el programa de caja, éste debe activarse (utilizando el mouse, clic
derecho) para que inicie su ejecución; éste controlará automáticamente que ningún pago
exceda los valores aquí programados.
Es posible además, por esta opción visualizar la ejecución del programa de caja de períodos
anteriores.
Controles

Verificar que el programa de caja para el actual período se encuentre activo,
caso contrario el sistema no dejará realizar ninguna autorización. Para
verificar esto el icono que se encuentra en el lado izquierdo del período debe
ser color rojo.
120

Entregarlo al Tesorero o a la persona encargada de continuar la transacción.
1.8 Boleta de Depósito
121

Usuarios Tesorería.

Se ingresan los datos del comprobante de depósito que llega a Tesorería.
Cuando tenga el documento fuente, Comprobante de Depósito.

Contar con el documento fuente, Comprobante de Depósito.

Aparece la opción Boleta de Depósito. Deberá escoger el icono de nueva
transacción
1.8.1 Flujo
1.8.2 Pasos
122
PASOS UNIDAD OPCION DESCRIPCION DOCUMENTO

ADMINISTRATIVA FUENTE
1 TESORERIA BOLETA DE SE INGRESAN LOS COMPROBANTE DE
DEPOSITO DATOS DEL DEPÓSITO.
COMPROBANTE DE
DEPÓSITO QUE LLEGA
A TESORERÍA.
2 CONTABILIDAD ASIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE COMPROBANTE DE
DIARIO LA BOLETA DE DEPÓSITO.
DEPÓSITO.
Pantall
as y campos
No. Boleta
Para ingresar el número de la boleta de depósito, el cual coincide con el comprobante de
depósito.
Fecha de depósito
Al igual que el campo anterior, debe ingresar la fecha de depósito de acuerdo al
comprobante de depósito.
Valores Permitidos:
Una fecha con formato dd/mm/aaaa (Ejemplo: 11/06/2000).
Concepto depósito
123
En base a qué se fundamente el depósito.

Valores Permitidos:
Despliega un listado de conceptos.
Vigencia
A qué período fiscal corresponde el depósito.
Valores Permitidos:
Permite seleccionar entre dos opciones:
o Corriente.
o Anterior.
Valor Efectivo, Valor Cheque, Valor Otros

Montos correspondientes a la cantidad girada en efectivo, cheques y otros.
Cantidad Cheques
Total de cheques.
Controles

Los datos ingresados deben concordar con el documento fuente,
Comprobante de Depósito.

Pasa a contabilidad.
124
1.9 Corrección de Errores y Anulaciones
Los usuarios, al utilizar el sistema pueden cometer errores, muchos de ellos,

especialmente aquellos relacionados con la consistencia de información entre uno y
otros datos, pueden ser controlados por el sistema, sin embargo aquellos errores
relacionados ya sea con equivocaciones en cifras o errores al registrar determinados
documentos o al seleccionar campos u opciones son errores completamente
dependientes de la destreza con la que el usuario utilice el sistema y de su grado de
conocimiento de las funciones que realiza.
Los usuarios responsables deben verificar la validez de la información ingresada en las

diferentes pantallas del sistema, sin embargo en la práctica algunos usuarios no
realizan dicha revisión y las transacciones son grabadas con datos errados.
Lamentablemente estos errores son detectados en forma posterior al grabado

generalmente una vez que el siguiente usuario dentro del flujo de la transacción revisa
la transacción y detecta el error. Adicionalmente se han presentado casos en los que
estos errores pasan desapercibidos por los diferentes usuarios hasta que algún usuario,
ya cerca del paso final identifica que se cometió un error en el primer paso de la
transacción.
1.9.1 Tipos de Errores
De la experiencia, se han identificado cuatro tipos de errores que se presentan y que son
detectados:
Errores graves cometidos por los usuarios por desconocimiento o equivocación y que se
producen por documentos utilizados en forma equivocada o transacciones que no se
debieron realizar.
Errores que incluyen datos críticos que afectan directamente a la información financiera
presupuestaria, es decir aquellas que equivocaron partidas presupuestarias, montos, fechas
utilizadas como base para cálculos posteriores, cuentas contables. Estos errores pueden ser
corregidos únicamente si previamente se han reversado las afectaciones equivocadas
realizadas al presupuesto y a la contabilidad.
1. Errores que involucran equivocada selección de opciones o campos y que derivan en
que el sistema “rutee” las transacciones hacia pasos que no corresponden a la
realidad de la transacción, tal es el caso en que una transacción que requiera pagarse
por el Tesoro Nacional se seleccione como Fondo Institucional, el sistema en su
momento enviará la transacción a la Tesorería Institucional y no al Tesoro. En este
caso estos errores pueden ser corregidos considerando dos posibilidades:
125
a. Cuando aún no se ha producido la desviación en el flujo.

b. Cuando ya se ha producido la desviación.
La solución del error depende del caso presentado y puede realizarse, en el primero
únicamente cambiando el parámetro que puede ocasionar la desviación y en el
segundo caso, reversando los pasos hasta el paso en el que se pueden corregir los
datos.
2. Errores que involucran campos no sensitivos y que no afectan el flujo ni las
afectaciones presupuestarias y financieras pero que son equivocadas desde el punto
de vista de que no concuerdan con la realidad o que reflejan errores menores como:
errores en valores o fechas no utilizados para cálculos, errores en campos de
descripción, faltas de ortografía, por ejemplo. Este tipo de errores no impiden que
las transacciones se culminen.
1.9.2 Cómo se resuelven los problemas
Estos errores actualmente son resueltos a través de diferentes mecanismos disponibles en

el sistema:
1. Anulación completa de la transacción. En esta opción, actualmente está disponible

para un usuario específico de supervisión. Se ingresa el número de transacción y se
procede a anularla completamente, reversando las afectaciones presupuestarias y
contables y dejando la pista de auditoria.
2. Anulación de transacción paso a paso.
3. Opciones específicas de corrección de datos.
4. Opción de corrección (modificación) de expediente.
5. Corrección realizada por el administrador de la base de datos en base a una solicitud

específica cuando no existe una opción.
En resumen, el siguiente cuadro muestra cuales serán los mecanismos que se utilizarán para
las correcciones de las transacciones:
126
Opción Tipo Descripción del error Acción requerida Usuario

Anulación 1 La transacción entera se Anular toda la transacción y Administrador del
completa realizó de manera reversar todas las afectaciones sistema en la
equivocada contables y presupuestarias institución
realizadas, marcar la
transacción y todos sus pasos
en el workflow como
anuladas.
Anulación 2,3 Se ingresó un dato incorrecto Reversar la transacción hasta Supervisor
paso a paso y debe corregirse en el paso el paso en el que se cometió el
en donde se cometió el error. error y dejarla pendiente para
que el usuario correspondiente
lo haga.
Corrección 4 Se ingresó equivocadamente Con el número de transacción, Supervisor
de los datos, pero no es el usuario puede ver el
expediente necesario reversar la expediente y con el botón
transacción. modificar se puede corregir un
error.
1.9.3 Anulaciones
1.9.4 Anulación Por Renglón
Una de las nuevas modalidades del Sistema es la de permitir que una transacción de
Orden de Compra, ya sea al crédito o al contado, genere varios documentos de
compra en una misma transacción.
Esto se logra gracias a la opción de Adjudicación por renglón.
Siguiendo con la implementación de proporcionar al usuario rutinas que faciliten la
anulación o reversión del seguimiento de una transacción, se consideró incorporar
dentro de las opciones de anulación de transacción, la anulación de orden de
compra adjudicada por renglón. Es decir una rutina que anule la orden de compra y
todos los registros que se generen a partir de esta, como lo son documentos de
refrendo, asientos contables, movimientos presupuestarios, y gestiones de cobros.
Solo se puede utilizar esta opción si la gestión de cobros generada por la orden de
compra a ser anulada no ha sido autorizada.
La opción se localiza dentro del Módulo de Ministerio, Opciones del Supervisor,

Anulación de transacción, Adjudicación por renglón.
Desde El explorador del SIAFPA se puede entrar a la opción de Anulación de

Adjudicación por renglón. Para esto se debe sombrear la opción, como muestra la
127
pantalla siguiente. Seguidamente se da clic izquierdo con el ratón o mouse y luego

se da clic sobre el botón ‘Nueva transacción’ del menú del explorador.
Al entrar a la pantalla de Anulación de Adjudicación por renglón el usuario debe digitar los
datos en los campos en blanco como complemento de información necesaria para realizar la
anulación.
En este caso el número de transacción y el número de documento de la orden de compra son
los datos de entrada.
128
Una vez se digiten los datos de entrada, el usuario debe dar clic en el botón Buscar
Transacción para que automáticamente se despliegue en la parte inferior de la pantalla
información más detallada de la transacción, de forma tal que el usuario examine y
corrobore que efectivamente es la orden de compra a anular.
129
En este ejemplo, se despliega la información de una transacción de "Adquisición de Bienes /

Servicios al Crédito" (Orden de Compra al crédito MD034), en la cual la orden de compra
con número de documento 632 ha sido refrendada, contabilizada y generado la gestión de
cobros 108858 .
Una vez el usuario valide los datos en pantalla este estará en derecho de proceder a anular la
transacción.
130
Para anular la orden de compra el usuario debe dar clic en el botón de Anular Orden de
Compra como se muestra en la pantalla superior.
La aplicación procederá a interactuar con el usuario, por medio de preguntas, de forma tal
que se le indique la acción a ejecutar. Anulada la orden de compra, la aplicación informa al
usuario la culminación de la acción.
131
1.9.5 Anulación Paso a Paso

Usuario con el permiso.

El código de permiso.
Cuando se tiene definido la modificación.

Tener el número de la Transacción.

Usuario con el permiso introducir su clave.
Seleccione Anulación Paso a Paso
132
Pantallas y campos
133
Al indicar el número de la transacción, se despliega o nos muestra el recorrido de la

Transacción paso a paso. Podemos observar que a la izquierda nos muestra unas
páginas en blanco y la que página llena nos muestra o indica en que paso exactamente
la transacción donde esta.
134
En este ejemplo deseamos modificar el paso de APROBACIÓN SOLICITUD DE

COMPRA.
Damos un clic al número de transacción donde está la X y sosteniendo el mouse lo llevamos

hasta la opción a modificar y nos despliega una flecha del campo a modificar.
135
Después se graba la transacción y nos despliega una pantalla donde se pregunta si estamos
seguros de que deseamos anular y indicamos que Sí.
136
Luego nos muestra la pantalla que indica que el proceso de anulación fue exitoso.
137
1.9.6 Anulación Total

Esta opción se utiliza en caso de que se quiera anular toda la transacción.
Después de elegir el método deseado seleccione el icono de transacción nueva. .
138
Año: se pone el año de la transacción

no. de transacción: el número de la transacción para anular.
Monto: el total o monto de la transacción.
Tipo de transacción: se le da un clic a la flecha y nos muestra la clase de transacción.
Ejemplo cd35 adquisición de compra al contado.
Observación: para anotar razón de la anulación.
Buscar transacción: Se da un clic y busca automáticamente la transacción.
139
Luego de mostrarnos la transacción nos pregunta si deseamos guardar la anulación y si

deseamos hacer el asiento contable, luego de hacer el asiento indica que la transacción ya
fue anulada.
140
OPCIONES ESPECIFICAS POR MODULOS
2. PASOS COMUNES EN CIERTAS TRANSACCIONES

Son los pasos que son utilizados de manera más frecuente por los usuarios en los
diversos módulos y con el fin de que no fueran explicados de manera repetitiva por la
frecuencia en su comportamiento en el flujo de las transacciones, se le llama pasos
comunes.
2.1 Adjudicación de Proveedores (Orden de Compras y Contratos)
La pantalla de selección de proveedores es común a aquellas transacciones de

adquisición de bienes y servicios o contratos, en las que ya sean las órdenes de
compra o los contratos, requieren de la identificación de un proveedor. Para ello el
sistema dispone de un catálogo de proveedores que se alimenta en forma masiva al
iniciar la implantación del sistema en la entidad y tiene una sincronización con el
catálogo de proveedores disponible para todas las instituciones que disponen del
SIAFPA, especialmente la Dirección General de Tesorería.
A la fecha cada entidad tiene la opción para incorporar nuevos proveedores en el caso
de no encontrarlos en el catálogo, sin embargo en un futuro cercano, se habrán
completado un alto porcentaje de los proveedores comunes al Sector Público y
entonces, para mejorar el control y garantizar la no duplicación, se centralizará el
registro de los proveedores en la Dirección General de Tesorería, a través de un
procedimiento que ésta establecerá.
El cuidado con que se busquen los proveedores en este catálogo de manera que no se
generen requerimientos de incorporación de proveedores que ya existen (por
pequeñas variaciones en el nombre), es esencial para mantener un catálogo libre de
duplicados o errores.
A través de la pantalla descrita es posible entonces para cada una de las transacciones
seleccionar un proveedor de ese catálogo.

Usuario de Compras.

141

Que exista el documento de adjudicación del proveedor.

Dentro puede seleccionar la opción Resultados de Adjudicación.
Del lado derecho del explorador, aparecen las transacciones que están pendientes.
Identifique su número de transacción y dé doble clic sobre él.
Pantallas y campos
Proveedor
Se muestra en verde un campo en donde se despliega el código. Se muestra en blanco el
campo en donde se ingresará el patrón de búsqueda de determinado proveedor, por
ejemplo:
Si desea ubicar el proveedor "Rodelag S.A.", puede ingresar en este campo las tres
primeras letras del mismo y agregarle el comodín de búsqueda estándar del sistema:"%",
es decir: Rod%. Una vez ingresado esa información se presiona el botón de "Buscar
142
información" de la barra de herramientas y el sistema traerá el primero de los registros

que coincidan con ese patrón de búsqueda. Es decir, el sistema puede retornar:
Rodrigo y Chávez S.A.,
Rodina Balineras
Rodillo Fuentes
Rodelag S.A.
Sin embargo, dado que el sistema despliega un nombre a la vez, se debe utilizar los
navegadores de registros (ubicados en la barra de herramientas) para avanzar. En este
caso se presionaría el navegador tres veces hasta llegar a Rodelag.
Valores permitidos:
El nombre del proveedor o un patrón de búsqueda.
RUC
Número de identificación del proveedor de acuerdo al listado del Ministerio de
Economía y Finanzas. En este campo se puede aplicar el mismo mecanismo de
búsqueda, que sería útil en el caso de disponer de este dato.
Valores permitidos:
El código RUC, o un patrón de búsqueda.
Controles


Verificar que todos los datos coinciden con los documentos fuentes.
143
2.2 Adjudicación por Renglón (Orden de Compra)

Usuario de Compras.


Que exista el documento de adjudicación del proveedor y que se más de dos
proveedores.
¿Dónde se encuentra la opción y cómo ingresa?

Dentro puede seleccionar la opción Adjudicación por renglón.
Deberá escoger el icono de nueva transacción .
Pantallas y Campos
Se procede a introducir el número de la transacción y seleccionar el proveedor

144
luego se procede a abrir las otras dos pestañas de orden de compras y detalles para terminar
de llenar todos los datos .
luego de llenar los datos de las pestaña de orden de compra se selecciona la pestaña de
detalles:
145
se selecciona el primer articulo adjudicado para el primer proveedor, se le la un clip
se selecciona el tipo de adquisición y se procede a guardar la información
146
Luego entramos nuevamente a adjudicación por renglón a transacción nueva y de la misma

manera se procede a adjudicar el segundo proveedor.
Controles
¿Qué se debe verificar antes de grabar ?


Verificar que todos los datos coinciden con los documentos fuentes
Y que exista más de un solo proveedor .
147
2.3 Bloqueo Presupuestario (Departamento de presupuesto)
En el sistema se ha desarrollado el concepto de bloqueo de una partida

presupuestaria. El mismo se concibió desde un punto de vista de control
administrativo y no tiene efecto en la ejecución presupuestaria de gasto de las
partidas.
Este control administrativo ha sido desarrollado para garantizar que el saldo de una
partida que fue elegida para ser usada para determinado gasto, mientras no se de la
ejecución real, no sea asignada a otro gasto. Un ejemplo típico de esta situación se
presenta al iniciarse un proceso de adquisición, el mismo que una vez autorizado,
debe pasar por procesos de definición de especificaciones, elaboración de pliegos,
selección y adjudicación previa a la emisión del documento formal como es la Orden
de Compra, que es el que efectivamente permite registrar la ejecución presupuestaria
de acuerdo a la normatividad vigente. Dado que los procesos de selección y
adjudicación pueden tomar desde varios días hasta varios meses, en el intermedio es
posible que se presenten nuevos requerimientos que requieran la asignación de saldos
presupuestarios. En ese caso, de no existir el control adecuado, es posible que se
asignen los saldos de una partida previamente asignada a otro requerimiento que se
encuentre en proceso.
Al incorporarse el concepto del bloqueo, se evita esta situación y se logra un mejor
control administrativo del saldo de las partidas presupuestarias. Una vez que el
requerimiento se ha convertido en una orden de compra, se libera el monto bloqueado
(y se reemplaza por la real ejecución). El sistema realiza esta acción automáticamente
al registrar la orden de compra.
Dónde se aplica:
El concepto del bloqueo se ha desarrollado a la fecha y está disponible para los casos
de órdenes de compra y contratos Se usa además para el bloqueo de las solicitudes de
viáticos.
También se utiliza el mismo concepto en el procesamiento del pago de la planilla,
pero se maneja en el sistema específico administrado por la Contraloría General en
forma centralizada.
Este paso es por lo tanto importante y debe realizarse en forma adecuada.
Actualmente el proceso lo realiza el Departamento de Presupuesto de la Institución.
Funcionamiento:
Se registra la acción previa y luego queda pendiente la transacción al usuario de
presupuesto. Este mira en el explorador aquellas pendientes, abre la transacción
dando doble-clic con el mouse y se muestra la información con un campo de partida
en color blanco, es decir que puede ser modificado, de ser necesario.
148
Es posible que la partida ingresada sea la correcta, en tal caso el usuario de

presupuesto sólo confirma grabando la transacción. De no ser este el caso, podrá
cambiarla por otra que sea la adecuada e igualmente salvar después.
Para verificar el saldo de las partidas se puede, sin cerrar esta pantalla, usar la opción
de consulta de partida presupuestaria, la cual puede localizar a través de los siguientes
pasos:
Dentro puede seleccionar la opción Consultas, aparece Consulta Partida Gasto.
Aquí presione icono nuevo de la barra de herramientas.
Luego introduzca la partida en el campo y presione el botón buscar .

Usuario de presupuesto.

El bloqueo de la partida, verificando que concuerde con el objeto de gasto y que
tenga la solvencia necesaria para cubrir el costo de la compra.
El bloqueo de partida no es una afectación presupuestaria real, sino más bien un
registro o una marca que indica que determinada partida ha sido seleccionada para
ser utilizada en una compra en proceso. Si la compra se efectúa, entonces este valor
se compromete, en caso contrario no.
149
Cuando el usuario de compras introduce al sistema la solicitud de compras.

Tener la información del documento fuente y el acceso a la transacción

Dentro aparece Bloqueo de Partidas. Del lado derecho del explorador, aparecen las
transacciones que están pendientes. Identifique su número de transacción y dé doble
clic sobre él.
150
Pantallas y campos
Código de partida
El código de la partida presupuestaria de gasto.
Valores permitidos:
Los disponibles en el catálogo presupuestario del ministerio. Se debe considerar, sin
embargo, la norma vigente relacionada con los tipos de compras permisibles, con
determinados objetos del gasto.
Monto original
Monto original de la solicitud de compras.
151
Valores permitidos:
El monto de acuerdo a lo que se prevé comprar. En este caso es posible asignar más de
una partida y por lo tanto el total de las partidas debe coincidir con el monto de la
solicitud. Si desea insertar más partidas, haga lo siguiente:
Posiciónese en la sección llamada detalle de partidas.
En el menú principal presione el botón insertar nuevo registro , el cual le adiciona
renglones adicionales para agregar nuevas partidas.
Controles

El Analista de Presupuesto verifica si la partida tiene saldo y corresponde al objeto de
gasto.

Remitirlo al siguiente usuario en la transacción. Para el caso de las órdenes de compra
remitirlo al Departamento de Compras, para el caso de la solicitud de viáticos
remitirlo al Departamento de Contabilidad.
152
2.4 Contabiliza (Departamento de Contabilidad)


La afectación contable del documento en proceso.
Una vez que se dispone del documento.

Conocer las cuentas contables que se afectan con ese tipo de documento y
especialmente discriminar los auxiliares de las cuentas ya que el sistema presenta
automáticamente las cuentas al nivel de tres dígitos.

Dentro aparece Asiento de Diario.
153
Pantallas y campos
No. Comprobante
Es el número que asigna el sistema al asiento en forma automática.
Fecha
La fecha en que se realiza el asiento que se ingresa de manera automática.
Mes de contabilización
Es el mes al que afectará el asiento contable. Normalmente este debe ser el mes presente
o el mes de proceso. En ocasiones muy esporádicas en que se requiera realizar registros
contables que afecten a meses anteriores es posible habilitar este campo para selección
de un mes previo. Estos casos se pueden dar especialmente durante la carga inicial de
datos al implantarse el sistema.
154
Descripción
Se describe el concepto del asiento contable de manera similar a como se haría en el
libro diario.
Cuentas a tres dígitos

El sistema despliega automáticamente los pares de cuentas que deben ser afectadas en la
transacción seleccionada al nivel de las cuentas estandarizadas en el Manual General de
Contabilidad Gubernamental. Se despliegan los montos ubicados adecuadamente en las
columnas del debe y haber . Debe notarse que el asiento
siempre aparece balanceado.
Cuentas auxiliares
Se detallan los auxiliares de cada una de las cuentas desplegadas en la parte superior, es
decir de las cuentas a tres dígitos. El objetivo es completar las cuentas auxiliares hasta
balancear finalmente a nivel auxiliar.
Se pueden presentar dos casos:
o Que las cuentas auxiliares estén directamente definidas en el plan de cuentas
de la institución, en ese caso, los auxiliares se desplegarán directamente del
catálogo de cuentas, pero únicamente los directamente dependientes de la
cuenta de mayor seleccionada (tres dígitos). Esa se selecciona y el sistema
automáticamente ubica el valor de la cuenta.
o Que las cuentas auxiliares, por alguna razón específica (normalmente su
gran volumen) se detallan en un catálogo adicional, directamente
relacionado con la cuenta de mayor. En esos casos, en lugar del despliegue,
se abrirá una pantalla en donde se debe seleccionar el auxiliar. Este catálogo
adicional se le conoce como "tabla relacionada".
155
Esta pantalla no aparece inmediatamente que se selecciona la cuenta, sino al momento de

grabar, el sistema verifica si la cuenta seleccionada tiene un catálogo auxiliar (o cuenta
relacionada) y despliega la pantalla para esa cuenta. Dependiendo de la cuenta, si presiona
buscar , se desplegarán todos los auxiliares. Si son muchos los auxiliares desplegados
se puede utilizar uno de los campos, ya sea Código o Descripción, para ingresar el criterio
de búsqueda (Ejemplo: LA CHO%, traerá todos los que empiecen con esas letras, entre
ellas LA CHORRERA).
Una vez ubicada la cuenta requerida, se presiona el botón SELECCIONAR y esto moverá
la cuenta señalada al lado derecho de la pantalla.
Una vez realizado esto, se presiona APLICAR, para que la selección se confirme y se
asocie esa cuenta auxiliar a la cuenta inicialmente escogida en la pantalla de contabiliza.
Controles

Que las cuentas sean las adecuadas y los montos estén balanceados.

Remitirlo al siguiente paso establecido en el flujo de la transacción.
156
LOS CINCO CONCEPTOS FUNDAMENTALES
DEL ASIENTO GENERICO
2.5 Refrendo (Control Fiscal)
En cumplimiento de las funciones establecidas en la Constitución para la Contraloría

General de la República, el sistema incorpora el mecanismo del refrendo electrónico en las
diferentes transacciones disponibles en el sistema. Este refrendo es un paso adicional en el
flujo de la transacción y que es realizado por el funcionario de control fiscal, autorizado por
el Contralor de la República.
El funcionario debe realizar su función de acuerdo a las normas establecidas y puede
refrendar o no una transacción. En los casos en que a criterio de este funcionario no sea
meritorio el refrendo, existen dos alternativas a seguir:
Suspender la transacción hasta que se cumpla con algún requerimiento normativo.
Rechazar la transacción si esta adolece de problemas de fondo o se hubiesen
cometido errores previos no solucionables o que no reflejen transparencia.
Es importante anotar que, dado que no todas las transacciones están incorporadas en el
sistema, existen algunas cuyo seguimiento se realiza de manera manual, tales como
aquellas que no se encuentran parametrizadas e implementadas como una transacción
integral. Para esos casos el sistema no mostrará la transacción pendiente, sino que el
funcionario de control fiscal deberá realizar el refrendo a través de otra opción.
Además existen transacciones que por efectos de agilidad no incorporan el refrendo de la
gestión de cobro pero sí el del cheque, en estos últimos casos se refrenda la transacción una
vez procesado el cheque (utiliza la opción de Revisión de Cheques).
Para efectos del sistema, la contrafirma del cheque no es considerado un refrendo, por lo
que dicho paso, actualmente obligatorio, no es incorporado en el sistema y se realiza
manualmente.
157
En el siguiente cuadro se detallan las transacciones que actualmente deben aparecer

pendientes y refrendarse electrónicamente:
TIPO DE ACCION DOCUMENTOS OPCION A UTILIZAR

Refrendo de documentos Orden de Compra, Contratos Refrendo (Se selecciona
una transacción pendiente)
Refrendo de gestión de Todas las gestiones de cobro de Refrendo (Se selecciona
cobro vigencia actual e ingresadas en una transacción pendiente)
el sistema por las transacciones
normales
Refrendo de gestión de Las gestiones de cobro con Refrendo de la gestión de
cobro de vigencia cargo a vigencia expirada e cobro de asiento genérico y
expirada ingresadas por el registro vigencia expirada. (Se abre
genérico una nueva ventana por
cada transacción)
Refrendo de la gestión de Las gestiones de cobro Refrendo de la gestión de
cobro ingresada por generalmente elaboradas para cobro de asiento genérico y
registro genérico realizar pagos con fondos vigencia expirada (Se abre
financieros institucionales una nueva ventana por
cada transacción)
Refrendo de transacción Algunas transacciones por su Revisión de cheque (Se
menor al revisar el cheque característica no se remiten a selecciona una transacción
emitido por el fondo control fiscal sino hasta la pendiente)
institucional elaboración del cheque en
donde se revisa toda la
documentación anterior y se
158
realiza la contrafirma a la vez.

Tal es el caso de los Viáticos
pagados a través de fondo
institucional y los reembolsos
de caja menuda pagados a
través de fondo institucional.

El refrendo para transacciones realizadas a través del SIAFPA y que se muestran
pendientes en la opción de refrendo.
Al llegar los documentos para refrendo a las oficinas de control fiscal, el funcionario
los revisa y dispone de un criterio sobre si procede o no una transacción.

Que todos los documentos estén en orden, con todas la firmas requeridas, partidas
correctas, etc.

Seleccione la opción de Control Fiscal.
Dentro aparece Refrendar. Las transacciones pendientes aparecen al lado derecho de
la pantalla, así:
La descripción del uso de esta pantalla es aplicable a las transacciones seleccionadas a

través de Refrendar y Revisión de Cheque.
159
Acción de control
Diferentes opciones que toma en cuenta el usuario de Control Fiscal.
Valores permitidos:
Son tres posibilidades:
Refrendar: Para aquellas transacciones que han cumplido con las normas y
procedimientos establecidos, así como las directrices emitidas por el Contralor
General.
Suspender: Transacciones con faltas leves. Existen en el sistema 58 posibles

causas (de 59 a 70), para suspender una Orden de solicitud de Bienes y
Servicios:
1. No se adjuntan los planos y diseños de la obra.
2. No se adjunta el Pliego de Cargos y especificar técnicas.
3. No se adjunta el expediente de propuesta.
4. No se adjunta Acta de Precalificación.
5. Etc.
160
• Rechazar: Cuando las faltas son graves y son 12 las causas (de 1 a 58):
1. Medidas de austeridad /partida congelada
2. Gasto no contemplado en los manuales de proced.
3. Aplicación incorrecta de la tabla oficial de viáticos.
4. El documento presenta borrones y /o tachones.
5. Etc.
161
162
2.5.1 Refrendo de Vigencia Expirada
No de Gestión
Número asignado a la gestión de cobro.
Valores permitidos:
Numérico
Año de vigencia
Año de vigencia de la gestión de cobro.
Valores permitidos:
Año de la vigencia para aquellas gestiones de cobro ingresadas por el registro genérico.
Años menores a la vigencia actual para el caso de gestiones de cobro aplicables a
vigencias expiradas.
Nota:
Una vez ingresados esos valores, se presiona el botón de "Buscar información" y el
sistema mostrará en pantalla los datos de la gestión de cobro con la información relativa
a beneficiario, monto, fechas, tipos de fondo y partidas presupuestarias.
Para refrendar, en este caso se presiona el botón de grabar .

163
Controles

Que toda la información registrada sea la correcta.

Se remite al siguiente paso que es Asiento de Diario.
164
2.6 Autorización de Emisión de Cheque

Únicamente en los casos en que la Gestión de Cobro se pague con un Fondo
Institucional, el usuario de Tesorería realiza la autorización.
Si por el contrario la Gestión de Cobro va a ser pagada por el Tesoro Nacional, luego
de ser refrendada se realiza el asiento contable y se envía el documento (Gestión de
Cobro) al Ministerio de Economía y Finanzas. Una vez que éste haya sido pagado, en
la Institución se registra contablemente el pago, finalizando la transacción.

La autorización de emisión de cheque por Gestión de Cobro.
Luego de haber recibido la Gestión de Cobro.
Luego de haberla registrado en el sistema.
Luego de ser refrendada, entonces ésta se encuentra lista para ser autorizada.

Que exista registrado y activado el Programa de Caja correspondiente al presente
mes.

Dentro aparece Autorización de Emisión de Cheque. Deberá escoger el ícono de
nueva transacción .
165
Pantallas y campos
seleccione la cuenta
Este campo ofrece un listado de cuentas y fondos propios de cada institución.
Valores permitidos:
El mismo fondo seleccionado en la Adjudicación.
fec. pag.
Es para anotar la fecha en que se autoriza el pago.
Valores permitidos:
Una fecha.
166
2.7 Pagos

Usuario de Tesorería.

La impresión del cheque.
Luego que el Tesorero de la Institución ha autorizado su emisión.

Se debe realizar la impresión de cheques, utilizando el reporte previamente firmado
por el Tesorero de todos aquellos pagos que él autorizó. Una vez que se han impreso
los mismos, es necesario generar un reporte de cheques impresos el cual debe
coincidir con el reporte de pagos autorizados.

Dentro aparece Pagos. Deberá escoger el ícono de nueva transacción .
167
Pantallas y campos
seleccione el número de cuenta

Este campo facilita la selección de la Cuenta Corriente, pues despliega un listado de
todas las que maneja la Institución. Una vez identificada la Cuenta Corriente utilizada, el
sistema despliega automáticamente los datos de las Gestiones que han sido autorizadas,
las cuales están en espera de ser impresas (sus cheques).
Valores permitidos:
Los pasos para imprimir son:
Seleccione la cuenta (el mismo fondo elegido en los Antecedentes /Borrador de la Orden
de Compra).
168
Con el fondo seleccionado busque el número de transacción (verifique que los datos sean
los correctos).
Identifique el número de transacción (Ejemplo: 100919, como muestra la pantalla de

abajo), ubique el mouse en esa línea.
La línea seleccionada es resaltada con un color azul. Si es la correcta presione el botón

Mover Selección.
La línea se traslada a Pagos por imprimir y se resalta el botón de Imprimir .
Descripción
Algún comentario del cheque que se imprime.
169
Controles

Es necesario verificar que los cheques hayan sido impresos correctamente, en
especial es muy importante verificar que el número de cheque que el sistema
imprimió corresponda con el número de cheque preimpreso.
En el caso de existir problemas con la impresión, es posible utilizar la opción
Reimprimir, la cual nos da la facilidad de imprimir nuevamente el cheque
correctamente; claro está, el cheque dañado en el sistema quedará automáticamente
registrado como dañado.

Remitirlo al siguiente usuario de contabilidad para que realice el asiento contable
correspondiente.
170
2.8 Recepción de Gestión de Cobro

El usuario de Tesorería.

La Gestión de Cobro presentada por el proveedor.
Cuando se tiene en mano le gestión presentada por el proveedor.

Tener el número de la Gestión de Cobro.

Entre al Módulo Tesoro Nacional.
Dentro aparece Recepción de la Gestión de Cobros. Deberá escoger el ícono de
nueva transacción .
171
Pantallas y campos
no. gestión de cobro

Que identifique la gestión de cobro.
Valores permitidos:
Un código.
Fecha de recepción
Fecha en que se recibe la recepción.
Valores permitidos:
Una fecha.
Fecha de elaboración
Fecha en que se elabora la recepción.
Valores permitidos:
Una fecha.
no. nota
Número para identificar la nota de endoso.
172
Valores permitidos:
Un código.

Endosar a
Nombre del beneficiario.
Valores permitidos:
Un nombre.
Cédula /RUC
Cédula o RUC de la persona a la cual se endosa.
Valores permitidos:
Cédula o RUC.
Fecha
En que se realiza el endoso.
Valores permitidos:
Una fecha.
Descripción del concepto

Breve explicación relacionada con la gestión de cobro.
Valores permitidos:
Todo la información que sea requerida.
Forma de pago
Cómo se dará el pago.
Valores permitidos:
Aparece automático la palabra cheque, pues es la forma en que se hacen las gestiones de
cobro.
Tipo de pago
Cómo se dará el pago.
Valores permitidos:
Aparece automático la palabra completo, pues es la forma en que se realizan los pagos
de las gestiones de cobro.
173
Pantallas y campos
Area:
Número de área a que pertenece la Gestión de Cobros.
Valores permitidos:
Solo debe introducir el área presentada en la Gestión de Cobros.
Entidad:
Número de entidad a que pertenece la Gestión de Cobros.
Solo debe introducir la entidad presentada en la Gestión de Cobros.
Dependencia:
Número de dependencia a que pertenece la Gestión de Cobros.
Valores permitidos:
Solo debe introducir la dependencia presentada en la Gestión de Cobros.
174
Documento no.:
Número de documento o cuenta asignada a la Gestión de Cobros presentada.
Valores permitidos:
Solo debe introducir el número de cuenta de la Gestión de Cobros.
Año vigencia:
Año de la vigencia de la Gestión de Cobros presentada.
Valores permitidos:
El año de la vigencia presentada en la Gestión de Cobros.
Digitado el área, entidad, dependencia, documento y año de vigencia, presione (con el

mouse o ratón), sobre el botón localizado en del menú del Explorador. Esta acción hace que
el sistema busque la información relacionada con esa Gestión de Cobros y se la muestra en
la pantalla.
Luego le aparece un mensaje, como el siguiente, presione Ok.
Verifique el monto presentado, éste debe ser igual al del documento fuente.
Si todo es correcto grabe la transacción (presionando el botón de Generar Recibo), el cual

marca la Gestión de Cobros como hace la recepción y genera el recibo de la Gestión de
Cobros.
Cabe mencionar que usted podrá recibir más de una gestión para generar un solo recibo
siempre y cuando pertenezcan a igual área, entidad y dependencia, antes de dar clic en el
botón de Generar Recibo.
175
En el caso de que el monto de una Gestión de Cobros no coincida con el documento fuente,
usted podrá borrarla del listado de Regs. Procesados, parándose en el registro presionando
el botón Eliminar actual registro, localizado en el menú, antes de generar el recibo.
Controles

Todos los datos de la Recepción presentada.

Remitirlo al siguiente paso en Tesorería.
176
2.9 Catálogo de Artículos
La pantalla de catálogo de artículos permite buscar los artículos por medio del código. En
las transacciones en la que se requiera utilizar artículos presione el botón para
desplegar la pantalla.
Despliega los artículos del catálogo de artículos.
Limpia la pantalla para que el usuario escriba el código de artículo que

necesite. Debe sé presionar el botón buscar para desplegar el artículo
deseado.
177
Selecciona el artículo elegido por el usuario y lo agrega al campo de la

transacción. Los campos seleccionados son sombreados de color azul.
2.10 Partidas Presupuestarias (Ayuda)
Esta pantalla se despliega cuando se ingresa una partida incorrecta, con la finalidad de
seleccionar la partida correcta.
Para seleccionar la partida correcta elija la correspondiente y presione el botón
automáticamente la partida se inserta en el campo correspondiente.
178
REPORTES
VI OPCIONES ESPECIFICAS POR MÓDULOS
Opciones Especificas por Módulos: Son todas aquellas opciones que por no usarse de
manera frecuente por los usuarios y no formar parte del flujo continuo de las transacciones
son usadas de manera particular y forman parte de las opciones que pueden utilizar los
usuarios en los diversos módulos.
1. Módulo de Compras
1.1 Corregir proveedor de la Orden de Compra
Descripción

Usuario de Compras.

Se puede corregir o llegar a cambiar un proveedor adjudicado.
Luego de haber confirmado un nuevo proveedor o para corregir uno adjudicado.

Que exista el documento de adjudicación del proveedor con el nuevo proveedor o
Tengamos la información del proveedor a corregir.
Conocer la transacción y el número de documento de la adjudicación
¿Dónde se encuentra la opción y cómo ingresar?

Dentro aparece Corregir proveedor de la orden de compra
179
REPORTES
Pantallas y campos
Luego de seleccionar la transacción se busca con el binocular y de igual forma podemos

comenzar a modificar el nuevo proveedor, luego que lo hemos cambiado damos un clic a
aplicar.
180
REPORTES
También se puede modificar el tipo de adquisición, luego de modificarlo procedemos a

grabar la información.
Controles

Que existan los documentos para modificar.

181
REPORTES
1.2 Cambio de forma de pago
Descripción

Usuario de Compras.

Se puede corregir la forma de pago.
Luego de haber confirmado cambio de forma de pago.

Que exista el documento fuente para el cambio de forma de pago
Conocer la transacción y el número de documento para cambiar la
Forma de pago.

Dentro aparece Cambio de forma de pago
182
REPORTES
Pantallas y campos
Introducimos el número de transacción a cambiar y le damos un clic con el binocular,

Y nos mostrará la información de la forma de pago de la transacción seleccionada.
183
REPORTES
Luego le damos un clic al botón de cambiar forma de pago y se cambiará automáticamente

la forma de pago de crédito a contado y viceversa.
Controles

Que existan los documentos para modificar el pago.

184
REPORTES
1.3 Descarte de Registro de la Solicitud de Compra
Descripción

Usuario de Compras.

Se puede descartar o eliminar un registro
De la solicitud de compra.
Hay que eliminar un registro de la solicitud de compra.

Que exista el documento fuente para eliminar algún registro
Conocer la transacción y el número de documento para eliminar el
registro.

Dentro aparece Descarte de registro de la solicitud de compras
185
REPORTES
Pantallas y campos
Luego de introducido el año y el número de transacción, procedemos a eliminar cualquier

registro de la solicitud de compras. Se le da un clic a la columna de “eliminar” y se puede
ingresar el motivo, luego introducimos el total rebajado para actualizar la partida y que
también sea rebajada luego damos un clic a “descartar registros” para que sea eliminado.
186
REPORTES
Luego nos presenta la pantalla anterior que nos da las opciones de impresión.
Controles

Que existan los documentos para descartar el registro.

187
REPORTES
1.4 Catálogo de Artículos
Descripción

Usuario de Compras.

Se puede agregar, borrar y corregir los artículos.
Cuando se haga necesario agregar, borrar o corregir algún registro de la tabla

Dentro aparece Catalogo de Artículos
188
REPORTES
Pantallas y campos
Aquí se le da el mantenimiento a la tabla de artículos, en la cual se puede agregar, borrar y

corregir la misma. Se da un clic a “objeto de gastos” seleccionando según el objeto de
gastos. Luego se selecciona el artículo deseado para poder modificarlo.
189
REPORTES
1.5 Catálogos de Organigrama Institucional
Descripción

Usuario de Compras.

Se puede agregar, borrar y corregir el organigrama institucional
Cuando se haga necesario agregar, borrar o corregir algún registro de la tabla

Dentro aparece Catálogo de organigrama institucional
190
REPORTES
Luego aparece la siguiente pantalla
Según su organización se ubica las diferentes unidades administrativa para darle su

respectivo mantenimiento que puede ser de agregar, borrar y corregir por unidad
administrativa o cargo.
191
REPORTES
2. Módulo de Contabilidad
2.1 Guía para la Opción de Asiento Genérico
Objetivo
La Guía para la opción de ASIENTO GENÉRICO tiene por finalidad proporcionar a los
usuarios una ayuda que les permita efectuar en forma adecuada los registros contables y
presupuestarios, por operaciones no usuales o no frecuentes y que no están consideradas
en ninguno de los flujos transaccionales del SIAFPA.
Ambitos de Registro
Para una mejor utilización de esta opción las transacciones materia de contabilización
se han clasificados en los siguientes cinco (5) ámbitos de registro siguientes: (i)
Contabilización de operaciones del mes anterior; (ii) Operaciones iniciadas en el SRPG
antes del arranque del SIAFPA; (iii) Operaciones Extrapresupuestarias; (iv) Ajustes; y
(v) Vigencia Expirada.
2.1.1.1 Usuario responsable

Una vez que se dispone de los documentos fuente sustentatorios.
Requisitos para registrar

Conocer el plan de cuentas y los asientos contables pertinentes.

Esta opción está disponible en el Módulo de Contabilidad y a través del explorador
se accesa posicionándose en la opción de ASIENTO DE DIARIO y haciendo clic en
el icono de documento nuevo:
192
REPORTES
Pantallas y Campos
3- 1.1.
2.1.2 CONTABILIZACION DE OPERACIONES DEL MES ANTERIOR
2.1.2.1 Concepto
Este ámbito se utiliza para registrar desde el punto vista financiero las
operaciones correspondientes, al mes anterior a la iniciación del funcionamiento
del SIAFPA, con la finalidad de completar la información contable que no fue
considerada en la carga inicial en el sistema.
Luego se debe seleccionar lo siguiente:

Ámbito de Registro: Contabilización de operaciones del mes anterior
Documento Fuente: Se seleccionará “ASIENTO CONTABLE”
Documento: Número del documento fuente.
Monto: Registrar el importe del documento
Descripción: Escribir en forma concisa pera clara la descripción de la transacción.
193
REPORTES
2.1.2.2 Pantallas y Campos
Después de haber completado la información requerida en la pantalla anterior, se hace clic

en la pestaña de “Contabilidad” para registrar el asiento contable correspondiente.
Inmediatamente aparecerá la siguiente pantalla:
Descripción: Completar en este campo el detalle sobre el registro que se está realizando
194
REPORTES
Cuenta: Se digita la cuenta que, será afectada para realizar el asiento contable, al escribir
los tres primeros dígitos de la cuenta nos muestra el titulo de la misma, luego
seleccionamos el icono para seleccionar los auxiliares de las cuentas, al haberse
completado toda la información en esta pantalla se guarda dando un clic al icono de
GUARDAR.
Pantallas y Campos
En el mensaje de confirmación nos pregunta si deseamos guardar la transacción damos un

clic en “Sí” para continuar con el proceso de guardar la transacción y “No” para no guardar
la operación.
195
REPORTES
Al presionar “Sí” se despliega la pantalla donde nos permite imprimir el asiento contable y
nos muestra la siguiente pantalla donde se indica que la transacción ha finalizado.
196
REPORTES
2.1.3 OPERACIONES INICIADAS EN EL SRPG ANTES DEL ARRANQUE DEL

SIAFPA
2.1.3.1 Concepto
Constituyen las operaciones que fueron registradas en el SRPG antes de la implantación del
SIAFPA, las mismas que deben continuar o completar su trámite por medio del sistema.
Estas operaciones han sido registradas en el SRPG en cualquiera de los momentos
presupuestarios siguientes: (i) Precompromiso; (ii) Compromiso contingente; (iii); y (iv)
Compromiso Devengado.
2.1.3.2 Ambito de Registro
Para un adecuado registro de las operaciones en este campo se ha contemplado los ámbitos
de registro siguientes:
• Contratos pendientes de Compromiso Contingente
Es la opción utilizada para registrar el momento del compromiso contingente de aquellos

documentos que fueron registrados como Precompomiso en el “SRPG” y transferidos al
SIAFPA en la etapa de carga inicial.
• Gestión de Cobro de Contratos pendientes de Compromiso Devengado
Es la opción utilizada para registrar el momento del compromiso devengado de aquellos

documentos que fueron registrados como “Compromiso Contingente en el SRPG y
transferidos al SIAFPA en la etapa de carga inicial.
• Gestión de Cobro de Contratos pendientes de Compromisos Devengado sin

Contingente
Es la opción utilizada para registrar el momento del Compromiso Devengado de aquellos

documentos que fueron registrados en la fase de “Precompromiso” en el SRPG, que no
pasan por el compromiso contingente y que fueron transferidos al SIAFPA en la etapa de
carga inicial.
197
REPORTES
• Gestión de Cobro de Ordenes de Compra pendientes de Compromiso

Devengado
Es la opción utilizada para registrar el momento del Compromiso Devengado de aquellos

documentos que fueron registrados como “Compromiso Contingente” en el SRPG y
transferidos al SIAFPA en la etapa de carga inicial.
Ámbito de Registro: Las opciones son las siguientes:
Contratos pendientes de Compromiso Contingente

Ejemplo: Contratos de Honorarios y Alquiler
Gestión de Cobro de Contratos pendientes de Compromiso Devengado

Ejemplo: Contratos de Alquileres, Honorarios y Ordenes de Compra
Gestión de Cobro de Contratos pendientes de Compromisos Devengado sin

Contingente
Ejemplo: Contratos de Obras, Adquisición, de Bienes y/o Mantenimiento
Gestión de Cobro de Ordenes de Compra pendientes de Compromiso Devengado

Ejemplo: Ordenes de Compra

Descripción: Escribir en forma concisa pero clara la descripción de la transacción.
Buscar documento: El número de documento afectado en el momento previo
198
REPORTES
Pantallas y Campos
Luego de haber seleccionado en el campo de documento fuente, en este caso, el ámbito de

registro CONTRATOS PENDIENTE DE COMPROMISO CONTINGENTE damos un clic
al icono de BUSCAR DOCUMENTO para buscar la partida afectada en su momento
previo tal como se aprecia a continuación:
En el campo de “Número de documento” insertamos el número del documento fuente

afectado en el momento previo, en este caso, es el No. 20 y hacemos un clic en “buscar”,
luego observamos el número de transacción del documento previo afectado y
seleccionamos, luego damos otro clic en el icono de partida .
199
REPORTES
seleccionamos el momento previo en este caso “Precompromiso” porque se registrará en el

momento del compromiso contingente. En el caso de utilizar el Ámbito de Registro:
Contratos pendientes de Compromiso Devengado, el momento que saldrá en la pantalla
será el “Contingente”. Al seleccionar el momento damos un clic al icono al lado del monto
para indicar la cantidad de la partida a utilizar y damos un clic al icono de Copiar Partidas
200
REPORTES
Luego damos un clic en la pestaña de presupuesto y aparecerá la partida seleccionada con

el monto correspondiente, es el instante para hacer otro clic en el icono de “Contabilidad”
para registrar el asiento contable.
Inmediatamente, hacemos otro clic en el icono de copiar partida y observaremos que el

sistema trajo la partida utilizada e insertamos nuevas filas utilizando el icono para
anotar las otras tres cuentas. Recordemos que en el icono se debe hacer clic para
buscar las cuentas auxiliares que serán contabilizadas, luego guardamos la información.
haciendo un clic en guardar
El mensaje que nos pregunta si deseamos guardar la transacción damos un clic a “Sí” para
continuar con el proceso de guardar la transacción y “No” para no gravar la operación.
Este mensaje nos dice que si deseamos proceder con el asiento contable, dependiendo del
Ámbito de registro utilizado, este mensaje nos informa el momento presupuestario a
afectar, damos un clic a “Sí” para continuar como sigue:
201
REPORTES
Luego nos ofrecerá la pantalla de opciones de impresión para imprimir los asientos
contable registrados, damos un clic a aceptar
El sistema nos informa sobre el Número de transacción asignada y hacemos clic en

“Aceptar”
202
REPORTES
203
REPORTES
2.1.4 OPERACIONES EXTRAPRESUPUESTARIAS
2.1.4.1 CONCEPTO
Es el campo en el que se registran las operaciones que la entidad realiza sin incidencia o
afectación presupuestaria, se afecta sólo el aspecto financiero.
Ámbito de Registro: OPERACIONES EXTRAPRESUPUESTARIAS

Documento Fuente: Se seleccionará “ASIENTO CONTABLE”
Descripción: Escribir en forma conciso pero clara la descripción de la transacción.
Pantallas y Campos
Luego de haber completado la información de esta pantalla seleccionamos la pestaña de

“Contabilidad” para realizar el asiento contable.
204
REPORTES
En esta pantalla insertamos los registros de las cuentas con el icono de insertar registro
y luego verificamos que las cuentas sean las correctas, se encuentren balanceadas y
seleccionar sus auxiliares con el icono de , para luego guardar.
Pantallas y Campos
El mensaje pregunta si deseamos proceder “si” o “no”.
205
REPORTES
Observamos la pantalla en que vamos a seleccionar la cuenta auxiliar, en este caso las
relacionadas con la administrativa, buscamos la unidad y damos un clic al icono de
seleccionar luego hacemos otro clic en la pestaña de aplicar.
Pantallas y Campos
206
REPORTES
luego seleccionamos la cuenta auxiliar, en este caso, el proveedor. En la misma forma

después de encontrado el proveedor se hace un clic en el icono de seleccionar y otro clic en
el icono de aplicar.
Nos trae la pantalla donde nos permite imprimir el asiento contable realizado haciendo un
clic en “Aceptar”.
Luego, nos muestra la pantalla de información, mediante la cual nos indica que la
transacción ha finalizado y nos muestra el número de transacción.
207
REPORTES
208
REPORTES
2.1.5 AJUSTES
2.1.5.1 CONCEPTO
Es el campo para registrar operaciones referidas a provisiones para cuentas incobrables,

desvalorización de existencias y provisión para depreciación de inmuebles, maquinaria y
equipo. No debe utilizarse esta opción para registrar la corrección de errores numéricos y
de concepto, las cuales deben ser ajustadas por medio de la opción de ANULACIONES
consideradas en el flujo de transacciones contempladas en la SIAFPA.
2.1.5.2 Ambitos de Registro
Para un adecuado registro de los ajustes el sistema contempla los siguientes ámbitos de
registro:
• Asiento Contable
Es la opción para registrar los asientos correspondientes a las provisiones para cuentas
incobrables, desvalorización de existencias y depreciación de inmuebles, maquinaria y
equipo.
• Ajuste al contingente
Es la opción para registrar la corrección de la afectación por error de un compromiso
contingente y se requiere revertir la afectación en la partida presupuestaria utilizada, así
como para regularizar el registro contable correspondiente. El registro requiere de la
aprobación del supervisor. Esta opción es válida sólo para los casos en que los documentos
en trámite cargados inicialmente en el sistema provenientes del SRPG deben ser materia de
ajuste.
• Ajuste al Devengado con Contingente

Esta opción es utilizada cuando se afectó por error un devengado y se requiere revertir la
afectación en la partida presupuestaria y efectuar la regularización correspondiente en la
contabilidad. Se aplica para contratos registrados en el momento del contingente y órdenes
de compra. El Registro requiere de la aprobación del supervisor. Esta opción es válida
sólo para los casos en que los documentos en trámite cargados inicialmente en el sistema
provenientes del SRPG deben ser materia de ajuste.
• Ajuste al Devengado sin Contingente

209
REPORTES
Esta opción se utiliza cuando se afectó por error un Compromiso Devengado y se requiere
revertir la afectación en la partida presupuestaria y la regularización en la contabilidad. Se
utiliza para contratos de obras, adquisición y/o mantenimiento. El registro requiere
aprobación del Supervisor. Esta opción es válida sólo para los casos en que los documentos
en trámite cargados inicialmente en el sistema provenientes del SRPG deben ser materia de
ajuste.
Luego, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual debe seleccionarse lo siguiente:

Ámbito de Registro: Las opciones que pueden ser seleccionadas son las siguientes:
Asiento Contable
Ajuste al Contingente
Ajuste al devengado con contingente
Ajuste al devengado sin contingente

Descripción: Escribir en forma clara pero concisa la descripción de la transacción.
Buscar documento: El número de documento afectado en el momento previo
OPCION: ASIENTO CONTABLE
210
REPORTES
Pantallas y Campos
En esta pantalla seleccionamos ASIENTO CONTABLE y llenamos los datos que nos pide,
tales como número de documento, monto y descripción
Luego de seleccionar las cuentas se procede a guardar, inmediatamente se desplegará la

pantalla que nos permite imprimir el asiento contable y nos informa el número de la
transacción. Por último, se despliega la pantalla siguiente mediante la cual el sistema
informa que la transacción ha finalizado con éxito.
OPCION: AJUSTE AL DEVENGADO CON CONTINGENTE

211
REPORTES
Pantallas y Campos
En esta parte sólo se explicará con un ejemplo la opción de “Ajuste al Devengado con
Contingente”, cuyo procedimiento es válido para las otras opciones tales como “ Ajustes al
Contingente” y “Ajuste al Devengado sin Contingente” .
Luego de haber completado la información de esta pantalla, se hace clic en el icono de
“Buscar documento”
Introducimos el número de documento que requiere ajuste y hacemos un clic en buscar y

nos mostrará la donde se encuentra la partida seleccionada, damos un clic en copiar partida.
Para ajustar el compromiso devengado se requiere seleccionar el momento previo, en este
caso es el contingente.
212
REPORTES
Pantallas y Campos
Luego damos un clic a la pestaña de “Presupuesto” y observaremos que ya tiente la partida

presupuestaria y el monto correspondiente. Después de este paso se hace un clic en la
pestaña de “Contabilidad” para el registro del asiento contable.
Introducimos la cuentas que serán imputadas con sus respectivas cuentas auxiliares y
procedemos a guardar. Notaremos que al guardar nos informa que vamos a realizar un
ajuste al momento del devengado.
213
REPORTES
Pantallas y Campos
Luego aparece la pantalla que permite imprimir el documento.
Luego el mensaje nos informa que hemos finalizado y nos proporciona el número de
transacción.
214
REPORTES
2.1.6 VIGENCIA EXPIRADAS
Son operaciones realizadas por las entidades con cargo a disponibilidades presupuestarias
reservadas correspondientes al ejercicio o ejercicios anteriores. Esta opción considera sólo
el registro de las Gestiones de Cobro pendientes de pago de ejercicios presupuestarios
anteriores, correspondientes a documentos emitidos en esos ejercicios, tales como órdenes
de compra y contratos.
Esta opción no aplica para las reservas especiales, las que se tramitarán por medio de la
opción de “AJUSTE DE RESERVA DE VIGENCIA EXPIRADA” . El usuario es el
Supervisor de Contabilidad.
2.1.6.1 Ambito de Registro
GESTION DE COBRO
Luego se debe seleccionar lo siguienteaa.
Ámbito de Registro: Se debe seleccionar “Gestión de Cobro”
Pantalla y Campo
215
REPORTES
Después de haber terminado de llenar la información de la pantalla, buscamos la reserva

efectuada.
Después de seleccionar la reserva correspondiente se hace el asiento contable de esta

operación.
216
REPORTES
2.2 Ajuste de Reservas de Vigencia Expirada
2.2.1 Concepto
Es la opción que nos permite realizar ajustes de la reserva de vigencia anteriores su objetivo
es rebajar de la reserva especial y convertirla en una reserva de Contrato u Orden de
Compra brinda disponibilidad a las partidas reservadas en ejercicios anteriores.
2.2.1.1 Usuario responsable

Una vez que se dispone de los documentos fuente sustentatorios.
Requisitos para registrar

Conocer el plan de cuentas, los asientos contables pertinentes y reservas de ejercicios
anteriores.

Esta opción está disponible en el Módulo de Contabilidad y a través del explorador
se accesa posicionándose en la opción de AJUSTE DE RESERVAS DE VIGENCIA
EXPIRADA y haciendo clic en el icono de documento nuevo:
217
REPORTES
Pantallas y Campos
Tipo de Reserva: Puede ser de tres clases: Ordenes de Compra, Contrato y Reserva
especial.
Número de Reserva: Se introduce el número de la reserva anterior
Año: El año para actualizar
Partida: Debe utilizar la misma partida de ejercicios anteriores.
Monto: Debe utilizar el mismo monto reservado
Luego se guarda para actualizar y efectuar el ajuste.
218
REPORTES
2.3 Rescisión de Contrato
Descripción

Se puede dar la rescisión de los contratos por una error, al no cumplir con
los requisitos establecidos por la ley.
Cuando se desee dar por terminado un contrato

Contar con la copia original del contrato.

Aparece la opción Rescisión de Contratos . Deberá escoger el icono de nueva
transacción .
Pantalla y campos
219
REPORTES
Insertar el número de transacción y número de contrato luego dar un clic al binocular para
buscar la información y cuando aparezca introducimos el valor de gestión de cobro
pendiente de recepción, que es el valor pendiente por cancelar del contrato y la fecha de la
rescisión del contrato o termino del mismo luego grabamos.
seguimos con el procedimiento de rescindir el contrato y damos un clic a si para terminar

el procedimiento.
220
REPORTES
2.4 Ajuste contingente de la Orden de Compra
Descripción


Se puede ajustar el contingente de la orden de compra.
Cuando se tenga que ajustar el contingente de la orden de compra por algún
Ajuste en el precio del proveedor y también implica ajustar la partida presupuestaria

Aparece la opción ajuste contingente de la orden de compra .
221
REPORTES
Pantallas y campos
Se introduce el número de la orden de compra y el año, luego se le da un clic a buscar
222
REPORTES
en el campo del monto a ajustar se introduce la cantidad para ser ajustada y luego se le
puede modificar al campo del monto original del presupuesto por la misma cantidad que el
monto ajustado para que sea ajustado también la partida presupuestaria después damos un
clic a la pestaña de contabilidad.
Al abrir la pestaña de contabiliza, se muestran dos campos que tienen que ser
seleccionados, el primer campo es ajuste a la orden de compra y el segundo campo de
documento fuente seleccionamos ajuste al contingente de la orden contable.
223
REPORTES
Después de haber terminado de registrar las pestañas de condiciones, le damos un clic a la

pestaña de presupuesto
vamos a verificar que el monto es el mismo que se esta ajustando a la partida

presupuestaria, luego le damos un clic a la pestaña de contabilidad, aquí es donde vamos a
hacer el asiento contable para efectuar el contingente de la orden de compra y luego
procedemos a guardar la información
224
REPORTES
luego de grabar , el sistema nos brinda una pantalla para imprimir si se desea, no imprimir y
guardar.
y también nos informa que los cambios fueron realizados con éxito.
225
REPORTES
2.5 Cierre Anual
Descripción


Se cierra el año fiscal y nos genera los comprobantes
después de generar los reporte de reserva de caja el preliminar
y el definitivo
Cuando se termina el año y se desea dar apertura al nuevo año.

Aparece la opción cierre de año.
226
REPORTES
Pantallas
al seleccionar el icono de generar asientos obtenemos los comprobantes de diario

y podemos obtener los comprobantes según el tipo de asiento puede ser por:
Regularización patrimonial
Cierre de cuenta de ingresos y gastos
Cierre de cuentas presupuestarias
Luego de generados todos los comprobantes por tipo de asiento, insertamos el año por
cerrar en el campo de año y efectuamos el cierre.
227
REPORTES
2.6 Reapertura de año
Descripción


La apertura del nuevo año.
Luego de efectuar el cierre anual.

Aparece la opción reapertura de año.
228
REPORTES
Pantallas y Campos reapertura de año
Seleccionamos el icono de reapertura de año y luego un clic a aceptar para comenzar a

trabajar en la aplicación.
229
REPORTES
2.7 Conciliación Bancaria


Aparece la opción Conciliación bancaria .
Tenemos varias opciones en conciliación bancaria:
Conciliación bancaria manual: Donde se introducen los cheques uno a uno

recibidos del banco y se hace de forma manual
Conciliación bancaria magnética: Por cinta magnética o un disquete recibido del
banco se puede conciliar los cheques en
circulación y pagado
Ajustes: se pueden ajustar los datos obtenidos en la conciliación
Reporte de conciliación bancaria: se puede obtener por fondo la conciliación
bancaria a determinada fecha.
230
REPORTES
Anexos a la conciliación bancaria: otro reporte donde obtenemos más información

para complementar la información obtenida en la
Conciliación.
Consultar conciliaciones aceptadas: Aquí podemos consultar las conciliaciones

bancarias .
2.7.1 Conciliación Bancaria Manual
Primero se selecciona el tipo de fondo
231
REPORTES
Luego introducimos el número de cheque si el cheque es pagado o esta en circulación y le

damos un clic al binocular y observaremos el número de gestión, monto y beneficiario.
2.7.2 Conciliación Bancaria Magnética
232
REPORTES
Obtenemos información del tipo de registro, sucursal, cuenta, tipo de transacción, fecha de
pago, sucursal transacción, no. de cheque, valor, no. pase, no de consecutivo, blanco y
estado.
Si le damos un clic al botón de carga sirve para cargar la información de la cinta magnética
brindada por el banco nos muestra la transacción, fecha de pago, sucursal transacción, No.
de cheque, valor, No. pase y No. de consecutivo.
2.7.3 Anexos a la Conciliación
Pantallas y campos
Seleccionar el tipo de ajustes si es crédito, débito, banco y otros pagos después

seleccionamos el número de cuenta:
233
REPORTES
Luego introducimos el valor y concepto del ajuste, inclusive en observación podemos

hacer referencia a otro detalle.
Pantallas y campos
Después que introducimos todo los datos para el ajuste de la conciliación, guardamos el
documento para que se complete la operación.
234
REPORTES
esta seguro que desea grabar la transacción, damos un clic a sí y automáticamente nos
despliega que la transacción ha finalizado.
2.7.4 Reporte de Conciliación Bancaria
Seleccionar por tipo de fondo, desde que fecha hasta que fecha con su respectivo monto y
luego damos un clic a conciliación aceptada y manda a imprimir automáticamente.
235
REPORTES
2.7.5 Anexos a la Conciliación Bancaria
Luego que seleccionamos anexos a la conciliación bancaria damos un clic a transacción

nueva y podemos introducir los parámetros de año y mes para seleccionar la fecha deseada
y damos binocular observaremos cinco pestañas en la cual la primera de cheques emitidos
nos muestra el número de transacción, número de gestión, beneficiario, monto, número de
cheque, estado y fecha.
En esta segunda pestaña abierta de cheques anulado nos muestra por fondo los cheques
anulado por su número de transacción, número de gestión, beneficiario, monto, número de
cheque, estado y fecha
236
REPORTES
En esta tercera pestaña de cheques en circulación nos muestra el detalle de los cheques en
circulación con su número de entidad, transacción, documento, código de fondo, monto,
fecha de impresión y beneficiario.
En esta cuarta pestañas los depósitos efectuados en la fecha seleccionada por su número de
transacción, no. de boleta, monto y fecha.
237
REPORTES
En esta quinta y ultima ventana podemos verificar los ajuste efectuados en determinada
fecha con respectiva columna de no. de transacción, tipo de ajuste, valor, concepto y su
observación.
2.7.6 Consultar Conciliaciones Aceptadas
Aquí podemos consultar por fondo y fecha el historial de las conciliaciones bancarias, a
determinado año mostrándonos columnas de fecha, cuenta, saldo anterior, depósitos,
cheques anulados, notas de créditos, cheques girados y notas de débitos.
238
REPORTES
2.8 Catálogos


Aparece la opción Catálogos.
Tenemos varias clases de catálogos:
1. Aseguradoras
2. Organigrama Institucional
3. Mantenimiento de funcionarios de viáticos
4. Mantenimiento de clasificador de cuentas relacionales
5. Mantenimiento de detalle de cuentas relacionales
239
REPORTES
2.8.1 Aseguradoras
En este catálogo se le puede dar mantenimiento a las distintas aseguradoras se puede

modificar, borrar, agregar y corregir las mismas.
2.8.2 Organigrama Institucional
En este catálogo se le puede dar mantenimiento a todas las unidades administrativas de la

institución se pueden modificar, borrar, agregar y corregir las mismas.
240
REPORTES
2.8.3 Mantenimiento de Funcionarios de Viáticos
En este catálogo se les puede dar mantenimiento a todos los funcionarios que se le pagan
viáticos , se pueden modificar, borrar, agregar y corregir los mismos.
2.8.4 Mantenimiento Clasificador de Cuentas Relacionadas
En este catálogo se le puede dar mantenimiento a las tablas por cuenta relacionadas por
deudores, prestatarios, proveedores, beneficiario de viáticos, depósitos recibidos y
estructura organizacional (Gastos de Gestión) inclusive se pueden modificar, borrar,
agregar y corregir las mismas.
241
REPORTES
2.8.5 Mantenimiento de Detalles de Cuentas Relacionadas
En este catálogo se le puede dar mantenimiento a las tablas de detalle de cuenta

relacionadas por deudores, prestatarios, proveedores, beneficiario de viáticos, depósitos
recibidos y estructura organizacional (Gastos de Gestión) inclusive se pueden modificar,
borrar, agregar y corregir las mismas.
3. Módulo de Presupuesto
3.1 Cierre del mes en proceso
Esta opción permite cerrar el mes de proceso contable y presupuestariamente pero primero
permite verificar que toda la información antes de cerrar sea chequeada, desactivando todas
las transacciones permitiendo obtener los saldos exactos y que no sea introducida más
información mientras se da el proceso de cierre para luego obtener los reportes necesarios e
iniciar el siguiente mes de proceso.
242
REPORTES
3.2 Inicio del mes de proceso
Esta opción permite iniciar el mes de proceso contable y presupuestariamente.
3.3 Liquidación de presupuesto de ingreso
Esta opción permite cerrar la liquidación presupuestaria a fin de año.
243
REPORTES
4. Módulo de Control Fiscal
4.1 Revisión de Cheque
Nos muestra la información requerida para verificar los cheques y luego refrendarlos.
Pantallas y campos
Luego damos un clic a la pestaña de control fiscal, para que de acuerdo a lo chequeado
podamos refrendar, suspender y rechazar.
244
REPORTES
5. Módulo de Tesorería
5.1 Pre-selección de Gestión por Pagar
Descripción

El Usuario de Tesorería.

Se puede seleccionar la gestión de cobro a pagar
¿Cuándo se registra aquí?

La persona en tesorería selecciona el pago a pagar

Seleccione la opción de Pre-selección de gestión de cobro por pagar
. Deberá escoger el icono de nueva transacción
245
REPORTES
Pantallas y campos
Aquí se pueden seleccionar las gestiones de cobros a pagar podemos observar todas las
gestiones de cobro dando un clic a la pestaña de seleccionar todo, de igual manera podemos
seleccionar la pestaña de grupo de gasto, la pestaña de tipo de presupuesto o la pestaña por
detalle dando un clic al cuadradito al lado de la gestión de cobro para seleccionarlo y luego
gravamos y después pasan a autorización de emisión de cheque.
246
REPORTES
5.2 Gráfica de Ejecución del programa de Caja
Aquí podemos obtener según la fecha seleccionada en los campos de fecha inicial y fecha
final la gráfica de la ejecución del programa de caja por fechas.
5.3 Corregir Proveedor
Pantallas y campos
Primero seleccionamos los parámetros de área, entidad, dependencia, no de documento y

no. de transacción luego damos un clic al binocular para que nos busque la transacción, hay
dos pestaña la de buscar para insertar el nuevo beneficiario y la pestañas de beneficiarios si
es más de uno.
247
REPORTES
Al darle un clic a la pestaña de buscar podemos buscar el nuevo proveedor para corregirlo,
después de ubicarlo lo seleccionamos dando un clic a seleccionar.
luego de seleccionado el nuevo beneficiario gravamos, nos muestra un mensaje si estamos

seguros de querer gravar la transacción , damos un clic a si y luego nos despliega otro
mensaje donde nos indica que los cambios fueron realizados con éxito.
248
REPORTES
5.4 Imprimir Gestión de Cobro
Pantallas y campos
Aquí hay que llenar los campos en blanco, el año, área, entidad, número de documento y
no. de transacción luego damos un clic al binocular y vamos a observar la gestión de cobro
que dando otro clic a documento podemos mandar a imprimirla.
249
REPORTES
5.5 Rehacer Cheques
Pantallas y campos
Esta opción sirve para volver hacer un cheque, si este tiene algún error o si se escribe
diferente el beneficiario, aquí solo hay que introducir el número de cheque y dar un clic al
binocular y nos despliega la información del cheque luego damos un clic a rehacer cheques.
250
REPORTES
en esta pantalla nos informa que el cheque va hacer reemplazado por otro y nos da el nuevo
número de cheque y nos pregunta si deseamos guardar la transacción y luego nos informa
que el cheque ha sido reemplazado.
251
REPORTES
5.6 Fondos
5.6.1 Generar Gestión de Cobros
Esta opción permite por ejemplo que cuando tengamos el cheque en la ventanilla de pago
este pueda ser corregido y modificado rápidamente anulando la entrega del cheque y con
otra opción de rehacer cheque sea reemplazado correctamente.
Luego damos un clic a la pestaña de anular entrega y nos pregunta si deseamos anular la
entrega del cheque le indicamos que sí y nos despliega otro mensaje que el cheque va hacer
entregado nuevamente y que el proceso ha sido completado.
252
REPORTES
5.6.2 Corrección de la gestión de Cobro
Esta opción se puede modificar el beneficiario y el concepto de pago de la gestión de

cobro.
5.6.3 Corregir el número de la Gestión de Cobro
Esta opción se puede modificar el no. de gestión introduciendo el número de la

transacción.
253
REPORTES
5.6.4 Corregir el Código del Fondo
Esta opción se puede modificar el código de fondo.
Si le damos un clic al código de fondo se despliega los distintos códigos de fondo y

podemos seleccionar uno y gravamos, luego nos despliega un mensaje que el cambio fue
realizado con éxito.
254
REPORTES
5.6.5 Corregir la Forma de Pago
Primero introducimos los parámetros del año, no de transacción, monto, no. de documento
y no. de gestión damos un clic a buscar transacción y luego nos permite modificar la forma
de pago.
255
REPORTES
5.6.6 Entrega de Cheques
Introducimos el número de la gestión cobro, el número de cheque, beneficiario y cedula

para luego poder obtener las fechas de entrega de los cheques.
256
REPORTES
257
Asistencia de al Usuario
VII REPORTES
Reportes : Encontramos una gama de reportes que nos brinda el sistema en los diversos
módulos y pueden ser consultados por los usuarios; Al llamar a cada uno de los reportes
podemos observar directrices y pantallas que muestran como podemos obtener el reporte y
que información nos brinda.
1. Reportes/ Presupuesto
1.1 Mensualización por objeto –Resumen
Parámetros: Por objeto de gasto / por partida / por programa
Se obtiene información sobre: el objeto del gasto, el presupuesto modificado de acuerdo a

la programación mensual.
1.2 Resumen por tipo de documento

Parámetros: Por mes / acumulado / mensual
258
Se obtiene información sobre: el objeto del gasto de los viáticos, cuentas varias, planillas,
caja menuda, cuenta contrato, orden de compra, y nos da el total del gasto.
1.3 Ejecución de partida de gasto
Parámetros: Por año / área / entidad
Se obtiene información por: partida con su descripción el presupuesto ley, traslados,

reducciones, créditos, presupuesto modificado, asignado modificado, redistribución,
comprometido, saldo a la fecha, traslados en tramite, bloqueo mensual, saldo disponible a
la fecha y su saldo por asignar.
1.4 Movimientos presupuestarios de gastos
259
Parámetros: Todas las partidas o seleccione una
Se obtiene información por: no. de transacción, documento, código de documento,

traslado, crédito, reducción, redistribución, precompromiso inicial, contingente, inicial,
devengado inicial, pagado inicial, recompromiso girado, continente girado, devengado
girado, pagado girado, fecha, funcionario, comprometido, bloqueo mensual, bloqueo anual.
1.5 Parametrización de ejecución
Parámetros: Por área / Instituciones / Grupos
260
Primero escogemos el tipo de reporte que deseamos observar:
con un gancho se puede elegir las columnas que deseamos observar en el reporte
seleccionado como el ejemplo a continuación:
Inclusive en esta pantalla tenemos la opción de llamar y observar el gráfico del reporte
seleccionado dando un clips a gráfico.
261
Y obtendremos el siguiente gráfico:
1.6 Movimientos presupuestarios de gastos por mes
Parámetros: Por año y mes / Todas las partidas o seleccione una en particular
Se obtiene información por: año y mes seleccionado del no. de transacción, documento,
código de documento, traslado, crédito, reducción, redistribución, precompromiso inicial,
contingente, inicial, devengado inicial, pagado inicial, precompromiso girado, continente
262
girado, devengado girado, pagado girado, fecha, funcionario, comprometido, bloqueo

mensual, bloqueo anual.
1.7 Ejecución presupuestaria de gastos según objeto

PARÁMETROS: POR AÑO / MES
Se obtiene información por: año y mes seleccionado de la ejecución presupuestaria de gasto

y pagos nos lo muestra por partida de gasto, presupuesto modificado, asignado modificado,
comprometido acumulado, saldo del asignado, modificado, pago acumulado, saldo
disponible a la fecha, comprometido mensual, saldo total y su saldo por asignar.
1.8 Resumen del gasto según la estructura programática

Parámetros: Por año / mes
263
Se obtiene información por: año y mes seleccionado por área, entidad, tipo de presupuesto,
programa, subprograma y actividad el presupuesto modificado, asignado modificado,
comprometido acumulado, pagado acumulado, por pagar a la fecha, comprometido
mensual, pagado mensual, saldo real a la fecha, saldo disponible a la fecha y su saldo por
asignar.
1.9 Reporte detallado de partidas por objeto de gasto

Parámetros: Por objeto del gasto / mes
264
Se obtiene información por: partida, actividad o proyecto del presupuesto modificado,

asignado modificado, comprometido acumulado, comprometido mensual, precompromiso
mensual, precompromiso anual, saldo disponible a la fecha, saldo por asignar y el saldo
anual disponible.
1.10 Reportes de reservas de vigencia expirada

Parámetros: Por partida / número de reserva/ Todas / por Selección
Se obtiene información del: año de reserva con la fecha el documento en referencia, el tipo
de reserva, número de transacción, monto original, monto ajuste y el monto ajustado.
265
1.11 Resumen por área de los montos de topes de Funcionamiento
Parámetros: Todas / Selección
Se obtiene información del: tipo de programación, fuente, subprograma actualizado, cifra

tope inicial, cifra tope modificado, ejecutado, saldo y diferencia.
266
2. Reportes/ Contabilidad
2.1 Saldos auxiliares relacionados
Parámetros: Digite la cuenta / Seleccione el mes y año
Se obtiene información del: código de proveedor, descripción, sumas acumuladas iniciales,

movimientos del mes, sumas acumuladas y sus saldos actuales.
2.2 Detalle de cuentas relacionadas
Parámetros: Solo se llama el reporte
267
Se obtiene información del: código de clasificación y la descripción de clasificación con el

nombre del proveedor.
2.3 Plan de cuentas
Se obtiene información del: código de cuenta, descripción, ultimo nivel y su naturaleza.
2.4 Movimiento diario por cuenta y fecha
Parámetros: Número de cuenta/ desde / hasta/ mes de proceso
268
Se obtiene información del: número de transacción, número del documento, tipo del
documento, fecha, débito, crédito y su saldo.
2.5 Movimiento diario por fecha
Parámetros: Desde / hasta/ mes de proceso
Se obtiene información del: número de cuenta, con su descripción, número de documento,

fecha y observación.
2.6 Balance de Prueba
269
Parámetros: Mes de proceso / año
Se obtiene información del: número de cuenta, con su descripción, sumas acumuladas

iniciales, sumas acumuladas y sus saldos actuales.
2.7 Consulta de Fondos
Se obtiene información del: Código de la cuenta, nombre del fondo, saldo banco, saldo en
libros y documentos en tránsitos.
2.8 Balance de prueba por auxiliar
270
Parámetros: Digite la cuenta/ mes /año
Se obtiene información de: la cuenta, descripción, sumas acumuladas iniciales,

movimientos del mes y sumas actuales.
2.9 Movimiento diario por cuentas relacionadas
Parámetros: Digite la cuenta/ desde / hasta / mes en proceso
Se obtiene información de: el número de transacción, número de documento, tipo de

documento, fecha, debito, crédito y saldo.
271
2.10 Movimiento diario por cuentas relacionadas
Parámetros: Digite la cuenta/ desde / hasta / mes en proceso
Se obtiene información de: el número cuenta, descripción, no. de transacción, número de

documento, fecha y observación.
2.11 Movimiento diario por código de clasificador
Parámetros: no. Clasificación/ código / desde hasta / mes en proceso
Se obtiene información de: el número de transacción, número de documento, tipo del

documento, fecha, débito, crédito y saldo.
272
2.12 Reporte estadístico por transacción
Se obtiene información de: el número de transacción realizada en la institución por

transacción.
2.13 Reporte estadístico por transacción
Parámetros: por partida/ por número de reserva/ todas/ por selección
Se obtiene información de: el número de documento en referencia, tipo de reserva, número

de transacción, monto original, monto ajuste y monto girado.
273
3. Reportes/ Tesorería
3.1 Programación mensual de gastos e ingresos
Parámetros: ingresar el año
Se obtiene información : por año del recaudado acumulado y la programación mensual.

274
3.2 Cheques devueltos
Parámetros: seleccione el rango de fecha.
Se obtiene información : por número de cheques, beneficiario, monto, fecha del cheque,
año, el total de cheques.
3.3 Cheques entregados ministerio
Parámetros: seleccione el rango de fecha
Se obtiene información : nombre del fondo, no. de transacción, no. de documento, no. de
cheque, fecha de cotización, fecha de entrega, beneficiario y monto.
275
3.4 Cheques por emitir
Se obtiene información : los cheques por emitir con su no. de transacción, documento,
entidad, monto, fecha, cédula y beneficiario.
3.5 Depósitos por entidad
Se obtiene información : nombre de fondo, no. de transacción, no. de documento, fecha de

elaboración, monto de efectivo, monto de cheque, monto de otros, cantidad de cheques y
fecha de depósitos.
276
3.6 Estado de cheques emitidos por el ministerio
Se obtiene información : sobre el detalle de los cheques emitidos por el ministerio con su
columnas de no. de transacción, no. de documento, fecha de elaboración, monto de cheque
y el beneficiario.
3.7 Estado de cheques emitidos por el ministerio
Parámetros: seleccione el área/ entidad / mes y año
Se obtiene información : sobre los cheques emitidos por el tesoro con columnas del
número de gestión, no de cheques, beneficiarios y saldos
277
3.8 Cheques emitidos sin rango de fecha
Parámetros: seleccione el fondo
Se obtiene información : sobre los cheques emitidos sin rango de fecha con columnas del
nombre del fondo, número de documento, cheques, beneficiario, estado y montos.
3.9 Cheques emitidos ministerio
278
Se obtiene información : sobre los cheques emitidos por el ministerio con columnas del
nombre del fondo, beneficiario, nombre, monto, no. de cheque y estado.
3.10 Cheques anulados
279
Se obtiene información : sobre todos los cheques anulados con el no. de transacción,
entidad, fecha y número del cheque, beneficiario y montos.
3.11 Estado de los fondos
Parámetros: seleccione el fondo
Se obtiene información : sobre el estado de los fondos y se obtiene el comprobante de

cartera, reembolso en tramite, notas de debito, saldo en libros y el total del fondo.
3.12 Detalle de la relación del estado del fondo
Parámetros: seleccione el fondo/ puede seleccionar por los reembolsos en tramite

notas de debito y estado del fondo
280
Se obtiene información : sobre el estado de los fondos y se obtiene el no. de transacción,

no. de documento, cheque, beneficiario y monto.
3.13 Compromisos contra el fondo
Parámetros: seleccione el fondo/ puede seleccionar compromisos contra el fondo y el saldo

programado y compromiso contra el fondo.
281
Se obtiene información : de los compromisos contra el fondo por no. de transacción de

documento, fecha, beneficiario y monto.
3.14 Gestión de cobro por sondeo selectivo
Parámetros: recibidos en tesorería/ recibidos en entidad /contabilizados
282
Se obtiene información : del detalle de los tiempos que demoran la gestiones de cobro con
columnas de antigüedad con su respectivo monto a 30, 60 y 90 días.
3.15 Reporte de cheques por rembolsar
Se obtiene información : del área, entidad, nombre del fondo, no. de transacción, no. de
gestión, beneficiario, monto, número de cheques y fechas.
4. Reportes/ compras
283
4.1 Artículos
Parámetros: seleccione el reporte
Se obtiene información : del código de articulo de la institución, unidades y el tipo de

articulo.
4.2 Ordenes de compras emitidas
Parámetros: seleccione el reporte y seleccione el rango de fecha
284
Se obtiene información : de la fecha, el numero de la orden de compra, el proveedor y el

monto.
4.3 Reporte de vencimiento de las prorrogadas
Se obtiene información : del número de transacción, número de la orden de compra, estado,

proveedor y su vencimiento.
285
5. Reportes/ control fiscal
5.1 Acciones realizadas por día

Se obtiene información : un reporte automático de la acción y sus montos.
286
5.2 Reporte de transacciones pendientes
Se obtiene información : el número de transacción, refrendo, fecha, proveedor y sus

montos.
287
5.3 Reporte de transacciones refrendadas

Parámetros: seleccione el reporte y el rango de fecha
Se obtiene información : el número de transacción, refrendo, fecha, proveedor y sus

montos.
5.4 Reporte de transacciones rechazadas y suspendidas

Parámetros: seleccione el reporte y el rango de fecha
Se obtiene información : el reporte de las transacciones rechazadas.
288
6. Reportes Comunes
6.1 Pendientes por opción
Se obtiene información : por departamento y documento cantidad y monto del valor de las
transacciones pendientes.
289
VIII Asistencia al Usuario
1. Que hacer en caso de tener dificultades con SIAFPA
Para facilitar la obtención de apoyo se han creado dos áreas especializadas en el tratamiento
y resolución de sus problemas.
En la entidad, en el departamento de Soporte Técnico.

Donde puede obtener ayuda para problemas con su PC, impresora o su código de
acceso a SIAFPA
En la Dirección Nacional del SIAFPA, En el Centro de Atención Telefónica

Donde puede obtener ayuda para problemas con la aplicación SIAFPA, consultas
sobre la operación de la aplicación SIAFPA, y apoyo en el uso del sistema.
Como resolver sus problemas con su PC, impresora o su código de acceso a SIAFPA
290
Como resolver sus dudas o dificultades con la aplicación SIAFPA
291

Manual SIAFPA Institucional

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MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

Dirección Nacional del Sistema Integrado de Administración

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

MANUAL DEL USUARIO

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

MANUAL DEL USUARIO DEL SIAFPA INSTITUCIONAL

ANALISTAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

BETZY ESTHER DURAN

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. ii

2.9 Catálogo de Artículos..................................................................................... 177

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. iii

1.7 Ejecución presupuestaria de gastos según objeto.......................................... 263

5.2 Reporte de transacciones pendientes ............................................................. 287

Manual del Usuario. SIAFPA Institucional. v

La Dirección Nacional del (SIAFPA) a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas, da a

EL Manual está estructurado de manera que permite complementar los conocimientos

1. Navegación en el sistema: nos muestra como se arranca o inicia en la aplicación y

2. Concepto de manejo transaccional: explicación de cómo el sistema maneja la

3. Seguridad y Respaldos: existen mecanismos de seguridad para los diferentes niveles

Respaldo de la Información: debido a la importancia de la información captada en

¿Quién debe usar el manual?

¿Por qué usar SIAFPA?

Le sirve de guía en el desempeño de su trabajo, le recuerda el siguiente paso, le brinda

1. Arranque del Sistema

Presione el icono para iniciar el proceso de actualización.

Actualiza todos los archivos de la aplicación.

Actualiza únicamente los archivos nuevos que existan en la

Este botón imprime un reporte de los archivos actuales de la

Esta ventana permite el acceso al SIAFPA.

El usuario debe ingresar la información solicitada (Campos: Usuario y Clave) y presionar

2. Barras de Herramientas de la Aplicación.

Existen dos tipos de barras de herramientas.

SALIR DEL SISTEMA: Permite salir de la aplicación SIAFPA para dejarnos en el

SALVAR: Permite guardar la información de una transacción que se está utilizando.

TRANSACCIÓN NUEVA: Cuando se inicia una transacción o para abrir ventanas

BUSCAR INFORMACIÓN: Para buscar información dentro de la aplicación.

LIMPIAR PANTALLA: Permite limpiar la información que ha sido escrita en una

IR AL SIGUIENTE REGISTRO: Para buscar información del registro siguiente de una

IR AL ANTERIOR REGISTRO: Para buscar la información del registro anterior de una

IR AL ÚLTIMO REGISTRO: Permite buscar información del último registro de una

INSERTAR REGISTRO: Inserta nuevo registro.

ELIMINAR ACTUAL REGISTRO: Elimina un registro.

VENTANAS: Forma visual en que se presenta la información de las aplicaciones del

MOSAICO HORIZONTAL: Divide la pantalla y permite tener dos o más ventanas

ORGANIZAR ÍCONOS: Permite organizar íconos que han sido minimizados,

PANTALLA COMPLETA: Abre la ventana de una aplicación utilizando todo el espacio

SEMÁFORO : indicador del estado de la aplicación para la distribución del software.

b.) La Barra de Información de las Transacciones.

Estos botones le brindan información relacionada con el número de la transacción, el tipo y

La información será desplegada de la siguiente forma:

El explorador SIAFPA lo constituye un conjunto de opciones, en donde aparece de una

Dentro de sus facilidades, permite visualizar la jerarquía de opciones, crear nuevas

En el lado izquierdo aparece el árbol de opciones de la aplicación y a la derecha, veremos

El Expediente Electrónico de una transacción se asemeja a la idea que se tiene del

COMPARACION ENTRE UN EXPEDIENTE MEDICO Y UN EXPEDIENTE

PASOS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EXPEDIENTE QUE OCURRE