Tema 3: Planificación y organización.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y

controlar las actividades de los miembros de la empresa, así como el
empleo de todos los demás recursos de los que se dispone, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas por la organización.
Podemos definir el término decisión como la elección entre varias
alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y
con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.
La toma de una decisión supone seguir una serie de pasos,
un proceso que va desde la definición del objetivo a la evaluación del
resultado final obtenido tras poner en marcha dicha decisión.
Todo proceso de decisión dentro de la empresa sigue las siguientes
fases:
1. Definir el objetivo que se quiere conseguir o identificar un
problema, es decir, tener claro dónde se quiere llegar. 2. Conseguir
toda la información que se considere importante sobre hechos
actuales y pasados para conseguir el objetivo propuesto o solucionar
el problema. 3. Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las
variables que se tengan, es decir, establecer previsiones. 4. Describir
todos los caminos posibles para llegar al objetivo, es decir,
diseñar alternativas. 5. Evaluar cada una de las alternativas, con la
finalidad de conseguir todos los propósitos, incluso los económicos.
6. Seleccionar la alternativa, es decir, tomar la decisión. 7. Realizar
o ejecutar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.8.
Establecer el control que permita detectar si se cumplen las
previones.
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias
para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer
criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines
de la organización. La planificación debe estar presente en los tres
niveles estratégicos de la organización de una empresa: el nivel
directivo, gerencial y operacional; con la finalidad de que exista una
congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede
realizar en las diferentes áreas de la organización.
La mayoría de los planes incluyen una serie de elementos como son
los siguientes: objetivos, políticas, procedimientos, reglas y
presupuestos. 
Todo proceso de planificación consta de una serie de etapas que
se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes.
 Esquema de elaboración propia

La existencia de diversos tipos de planes, supone que estos pueden

considerarse desde varios puntos de vista; podemos clasificarlos
atendiendo a los siguientes criterios:

Esquema de elaboración propia

Existe en la empresa una organización planeada por la dirección

o formal. También existe una organización espontánea o informal,
consecuencia de las relaciones personales y afectivas entre los
miembros de la organización. La organización informal y la formal
conviven en las empresas. Para comprender el funcionamiento de la
empresa, el líder debe conocer perfectamente ambas.
La estructura formal está constituida por la estructura intencional
perfectamente definida y relativamente estable, es decir, se trata de
la estructura empresarial que articula el funcionamiento de la
empresa con sus niveles de autoridad, reparto de tareas,
responsabilidad, canales de comunicación establecidos, etcétera. 
Un ejemplo de organización formal es la relación extrictamente
laboral que se da entre las personas que trabajan en una
empresa, como la que se establece entre el jefe y el trabajador
dentro del propio trabajo.
Al margen de la estructura formal, surgen de forma espontánea,
numerosos grupos, líderes, canales de comunicación... Esta
estructura alternativa se denomina organización informal. Se
define como una red de relaciones personales y sociales no
establecidas por la dirección sino que se producen espontáneamente
cuando las personas interactúan entre sí. Como consecuencia de esta
organización informal, los canales de comunicación (canales
informales) pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la
formación de líderes o jefes informales al margen de los jefes
establecidos en la organización formal. Un ejemplo de organización
informal es el equipo de bolos de los empleados del banco, las
relaciones entre dos compañeros de trabajo que juegan en el mismo
equipo de fútbol o un jefe y un trabajador que estudiaron juntos.
La estructura organizativa de una empresa está formada por el
conjunto de elementos que la integran, junto con las atribuciones que
tienen asignadas y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes
entre los mismos.
El organigrama es un documento que representa gráficamente
la estructura formal de la empresa y permite ver las relaciones,
dependencias y conexiones que pueden existir entre sus miembros.
Lo realiza la dirección, estableciendo así la cadena de mando y la
forma en que se delega la autoridad.  
El principal objetivo que subyace en toda organización es la división
del trabajo. Se trata de dividirlo, y subdividirlo si es necesario, entre
grupos de personas por tareas. A este proceso se le
denomina departamentalización y a las divisiones que resultan
unidades organizativas o departamentos. En los organigramas se
pueden apreciar los diferentes departamentos y las relaciones que
existen entre ellos. Los principales tipos de departamentalización que
se aplican en la práctica son los siguientes: 

 Departamentos por funciones: separan las tareas según

los tipos de actividades (producción, marketing, finanzas,
personal).
 Departamentos por territorios: según división
geográfica.
 Departamentos por productos: las empresas que
elaboran productos muy diferentes, o distintas clases de
productos, se dividen creando un departamento para cada
uno. 
 Departamentos por procesos: en el área de fabricación
es frecuente la división del trabajo que en realidad forma
 un proceso continuo, en varias fases de cada una de las
cuales se encarga un departamento.
 Departamentos por clientes: en función de los diversos
tipos de clientes que se tienen y de los intermediarios que
se utilizan.

En el organigrama, podemos ver diferentes tipos de organización

empresarial, entre otras:

 El modelo lineal o jerárquico: es la estructura utilizada

en empresas pequeñas dominadas por un empresario
director. Poca especialización de tareas y escasa
formalización. El poder está centralizado.
 Estructura en línea y staff: es aquella en la que se
combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la
estructura lineal, con relaciones de consulta y
asesoramiento (staffs).
 Estructura funcional: responde a la necesidad de contar
con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Se
caracteriza porque los subordinados reciben órdenes,
comunicación y asesoramiento de varios jefes diferentes.