FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN

Y ADMINISTRACIÓN
Sesión 9: Proceso Administrativo:
Planeación
Docente: Mg. Edward Andrés Benavides
Administrador de Empresas – Univalle

edward.benavides@correounivalle.edu.co

801159M FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Gr.: 50

PROCESO ADMINISTRATIVO
 Proceso Administrativo

Proceso administrativo es el flujo continuo e

interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para
lograr un objetivo común: aprovechar los recursos
humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo,
con los que cuenta la organización para hacerla
efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.
Planeación: proceso mediante el cual se definen los
objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlos y se
formulan programas a fin de integrar y coordinar las
actividades a desarrollar para parte de la compañía.

Organización: proceso que consiste en determinar las

tareas que se deben realizar para lograr lo planeado,
diseñar puestos y especificar actividades, crear la
estructura de la organización (quien rinde cuentas a
quien y donde se toman las decisiones), establecer
procedimientos y asignar recursos.
Dirección: Proceso que tiene relación con la motivación
y el liderazgo de las personas y los equipos de trabajo
en la compañía, con la estrategia de comunicación,
resolución de conflictos, manejo del cambio, etc., a fin
de conducir a las personas al logro de los objetivos
propuestos en la planeación.

Control: Proceso que consiste en retroalimentar, es

decir, proveer a la organización de información que le
indica como se está desarrollando y cual es la dinámica
del entorno en el que actúa, con el propósito de lograr
sus objetivos de manera optima.
 Proceso Administrativo

Estos procesos son interdependientes y, en

consecuencia, se afectan mutuamente; por ende,
también su dinámica afecta a la organización como
unidad, pero esta a su vez afecta a cada uno de los
respectivos subprocesos.

Igualmente, como las organizaciones son afectadas por

su entorno (económico, político, legal, demográfico,
cultural, tecnológico, biofísico y tendencias mundiales),
el proceso ha de ser flexible y dinámico para responder
a los cambios que se manifiesten en el entorno.
 Proceso Administrativo
Este proceso de planear, organizar, incorporar personal,
dirigir y controlar es inherente a todas y cada una de las
áreas funcionales en que se estructuran las
organizaciones para el desarrollo de sus actividades, a
saber:

• Área de producción y operaciones

• Área contable y financiera
• Área de marketing
• Área de desarrollo humano
• Otras áreas
 Proceso Administrativo
A la vez que se planea, se organiza, se incorpora personal, se
dirige y se controla en el ámbito corporativo (global para la
compañía o empresa), también se implementa este proceso (de
planear, organizar, dirigir y controlar) en cada una de estas áreas,
en función (a partir) de los propuesto en el ámbito corporativo.

El P.A. se aplica a empresas de toda índole (grandes y pequeñas,

locales, nacionales, internacionales y globales de todos los
sectores). Sin embargo, existe una diferencia básica en el
desarrollo del proceso administrativo de las empresas locales y
nacionales respecto de los negocios internacionales y globales, la
cual obedece a la complejidad creciente de estos últimos por su
dimensión y sus implicaciones multiculturales, multiétnicas,
multinacionalidades, etc.
P. A. y su relación con las áreas funcionales
Fundamentos de Planeación
 Fundamentos de Planeación
En un ambiente altamente cambiante, una de las
responsabilidades fundamentales de las directivas de
toda compañía es decidir la orientación futura de su
organización y la manera de logarlo.

Para algunos, la función de planear es la mas

importante de las cuatro funciones del proceso
administrativo (P.O.C.D)

De la planeación dependen las funciones relacionadas

con los procesos de organizar, dirigir y controlar, es
decir, se organiza, se dirige y se controla lo planeado.
 Fundamentos de Planeación
Algunos cuestionan la planeación en tiempos de tanto
dinamismo y complejidad; pues dicen que es imposible prever
los eventos del futuro, y por consiguiente, planear para
responder a estos.

También cuestionan afirmando que esta impide la creatividad y

la innovación, factores clave en un ambiente de cambio e
incertidumbre.

Para los promotores de la planeación, es esa misma dinámica e

incertidumbre del futuro lo que exige la necesidad de una
efectiva planeación + creatividad e innovación para comprender
el futuro y formular acciones que les permitan a las
organizaciones responder de la mejor forma posible a esos
cambios.
 Fundamentos de Planeación
Las personas, organizaciones y naciones que planean sus
actividades tienen mas y mejores posibilidades de éxito en el
logro de sus objetivos que aquellas que no lo hacen.

Por ello, aunque la planeación es informal en muchas empresas,

en la mayoría se siguen modelos de planeación bien definidos.

La planeación es importante para empresas de toda índole

(tamaño, sector o cubrimiento).
La diferencia puede radicar en el grado de complejidad, ya que
para una empresa pequeña planear es menos complejo que para
una empresa con operaciones internacionales.
 Importancia de la Planeación
• Los rápidos, complejos e inciertos cambios en el entorno y la
dinámica propia de la organización. Las organizaciones
planean para responder en forma efectiva a los cambios.
• La escasez de los recursos. Día a día, los recursos son mas
limitados, por tanto se debe planear para optimizar su
utilización.
• La orientación de las organizaciones. Mediante los planes, los
directivos pueden orientar sus decisiones y los demás
colaboradores tener claridad de hacia donde se espera que se
dirijan los esfuerzos. La falta de planeación dificulta el
direccionamiento de las organizaciones.
 Importancia de la Planeación
• Fuente de motivación y de compromiso: las metas y los planes
facilitan la identificación de los empleados con las
organizaciones y los motiva a reducir la incertidumbre y a
aclarar lo que es importante seguir.
• Norma de desempeño: los planes y los resultados esperados
sirven de criterio de desempeño de las actividades de las
organizaciones.
 Tipos y Niveles de Planes
• Planes corporativos o estratégicos: se plantean para el
conjunto de la compañía, se formulan para el largo plazo y son
responsabilidad de los altos directivos.
• Planes tácticos: se derivan o desprenden de los planes
corporativos, se formulan para cada una de las diferentes
áreas en las que se agrupan las actividades humanas de la
empresa: ie planes de marketing, financieros, de RH.
• Si la empresa tiene línea de productos, serán planes para cada
línea de productos, etc.
• Estos planes son responsabilidad de los directores de
departamento y se formulan para el mediano plazo.
 Tipos y Niveles de Planes
• Planes operativos: se derivan de los planes tácticos. Son la
operacionalización de estos planes mediante métodos y
procedimientos, es decir, su ejecución real. Los planes
operativos son responsabilidad de las diferentes unidades de
trabajo (divisiones) y se ejecutan por todos y cada uno de los
trabajadores de la compañía. Es la planeación del corto plazo
o del día a día.
• Planes de contingencia: como complemento a los planes
antes mencionados, las compañías necesitan contar con
planes alternativos que les permitan responder a situaciones
criticas inusuales de emergencia, resultado de la complejidad
y la incertidumbre hacia el futuro.
 Proceso de Planeación
• El proceso de planeación hace referencia a las fases y
actividades que se siguen para formular un plan y ponerlo en
marcha.
• En una organización, el proceso de planeación global o
corporativo (el que se plantea para el conjunto de la
compañía) se fundamenta en la filosofía organizacional
representada en los estatutos, misión, visión, políticas,
principios o valores corporativos y en las grandes metas o
propósitos de la junta directiva de la respectiva organización.
• Desde esta perspectiva, a continuación se tratarán los
diferentes aspectos o fases que comprende un plan:
 Formulación de objetivos
• Una vez clara la fase de la filosofía empresarial (definición de
misión, visión, valores y políticas corporativas), la siguiente
fase en la formulación de un plan consiste en la definición de
objetivos corporativos para un periodo determinado.
• Los objetivos deben responder al desarrollo de la misión
(razón de ser de la compañía) y al logro de su visión (el ideal al
que aspira la compañía en un cierto periodo), y estar
enmarcados dentro de los principios y políticas
institucionales.
• Además deben ser expresados en términos cuantitativos
(cuánto) y delimitados para ser alcanzados en un determinado
plazo (cuando).
 Formulación de objetivos
• Deben ser expresados en forma que puedan ser verificables y
claros para quienes los tienen que ejecutar.
• ie: una compañía puede definir como uno de sus objetivos
corporativos el siguiente: “aumentar la participación en el
mercado en un 7% para el año 2020 con relación al año
2015”.
• Los objetivos corporativos o institucionales los definen los
directivos y luego se despliegan en metas.
 Análisis del entorno y diagnóstico
organizacional
• Diagnostico externo: oportunidades, amenazas y tendencias.
• Diagnostico interno: fortalezas, debilidades y carencias.

• El D. E. permite a la compañía conocer las oportunidades, las

amenazas y las tendencias en el entorno que la pueden
afectar tanto en forma positiva como negativa. Es importante
evaluar las diferentes variables del entorno general
(dimensiones políticas, socioculturales, demográficas,
tecnológicas, etc.) y del entorno especifico (clientes,
proveedores, competencia, comunidad, etc.)
• El D. I. consiste en realizar una evaluación de las fortalezas,
debilidades y carencias de la compañía para el logro de sus
objetivos.
 Formulación de estrategias

• Las estrategias son las guías de acción para el logro de los

objetivos en un plan estratégico. Por ello, las estrategias se
definen a partir del diagnostico tanto interno como externo, el
cual le permite a la compañía identificar las oportunidades,
amenazas, fortalezas y debilidades para lograr los objetivos.

• Las estrategias para cada empresa son particulares; sin

embargo, las mas usuales tienen relación con: liderazgo en
costos, diferenciación, enfoque, integración, desarrollo de
productos, desarrollo de mercados, etc.
 Planes de acción

El plan de acción es la fase de ejecución de un plan y comprende,

básicamente, los siguientes aspectos:

• Definición del cronograma de actividades y designación de

responsables.
• Asignación de recursos (humanos y financieros).
• Puesta en marcha del respectivo plan.
Planes de acción
 Control

• El control es la fase final del proceso de planeación. Se refleja

en la definición de indicadores de desarrollo del plan, el
seguimiento de su cumplimiento para realizar ajustes, la
evaluación del avance y el logro de resultados.

• La planeación es un proceso dinámico, que necesita ser

ajustado y replanteado cotidianamente, en especial con el
propósito de poder responder a la dinámica del ambiente
complejo e incierto que caracteriza al mundo actual.
Control
 Métodos y técnicas de planeación

• Métodos y técnicas para el reconocimiento del entorno:

– Inteligencia de la competencia y de mercados
– Análisis del entorno
– Prospectiva
– Métodos de pronósticos
• Benchmarking
• Elaboración de presupuestos
• Programación (Gantt, PERT, CPM, Proyect, etc.)
• Planeación por escenarios
 Planificación Estratégica

Una herramienta que permite a las

organizaciones prepararse para enfrentar las
situaciones que se presentan en el futuro,
ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia
metas realistas de desempeño, por lo cual es
necesario conocer y aplicar los elementos que
intervienen en el proceso de planeación.
 Beneficios de la Planificación Estratégica
• Impulsa a las instituciones a la identificación
de las causas de los problemas y la toma de
acciones oportunas para corregir errores o
desviaciones en el logro de objetivos y metas.
• Clarifica la planificación.
• Alinea la misión, visión y objetivos de las
entidades.
• Permite elaborar un programa de trabajo
consistente y coherente que contemple
objetivos, metas y recursos bien identificados.
 Planificación Estratégica (Pasos)
1) Establecimiento de Filosofía Organizacional
(Definición de: VALORES, VISIÓN y MISIÓN)
2) Análisis FODA
3) Identificación de líneas estratégicas
4) Definición de ajustes organizacionales
5) Establecimientos de Planes Operativos Anuales
(POA´s)
6) Establecimiento de Presupuesto (objetivos y
metas)
Cultura Empresarial
Cultura Empresarial
 Visión Empresarial
Entender las raíces de triunfo de una empresa u
organización, no es un frívolo ejercicio
académico, este entendimiento proporcionará
una mejor apreciación de las estrategias que
pueden aumentar la posibilidad de éxito y
reducir la posibilidad del fracaso.
Visión Empresarial

Se denomina visión empresarial a

aquella habilidad que poseen
ciertas personas de percibir el
futuro de su empresa a largo
plazo, proyectándose en el
tiempo, para imaginar nuevos
contextos donde deberá
funcionar, con nuevas necesidades
y recursos, previendo lo necesario
para adecuarse a ello.
 Visión Empresarial
Así decimos “Juan tiene visión empresarial, fue
pionero en desarrollar procesos de ahorro de
combustible cuando nadie preveía el alza en los
carburantes”, o “Pedro no posee visión
empresarial, no quiso invertir en nuevas
maquinarias y sus costos se elevaron, llevando a
la quiebra el negocio familiar”.

En el primer caso la visión requirió un proceso

de cambio.
Visión Empresarial
Visión Empresarial
La importancia de la visión radica en
que es una fuente de inspiración para
el negocio, representa la esencia que
guía la iniciativa, de él se extraen
fuerzas en los momentos difíciles y
ayuda a trabajar por un motivo y en
la misma dirección a todos los que se
comprometen en el negocio.

Facilita las coordenadas que dan

rumbo al futuro.
 Ventajas
• Fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las
partes que integran la organización.

• Incentiva a que desde el director general hasta el último

trabajador que se ha incorporado a la empresa, realicen
acciones conforme a lo que indica la visión. Recordando
que los mandos superiores tienen que predicar con el
ejemplo.

• Una adecuada visión, evita que se le hagan

modificaciones, de lo contrario cualquier cambio
esencial dejaría a los componentes de la empresa sin
una guía fiable, fomentando la inseguridad general.
 El propósito Estratégico
Una vez que la visión ha sido creada e integrada en la
actividad diaria de la empresa, aparece el propósito
estratégico.
Éste se refiere a buscar aspectos más concretos de la
visión, materializándola.
 El propósito Estratégico
Las características esenciales del propósito estratégico son:

• Plantear metas muy ambiciosas que llevarán a la

compañía a un éxito total.
• Tener una visión estable, sin modificaciones.
• Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos
que componen la organización tiene que involucrarse
totalmente en la búsqueda de la visión.

Para ello desarrollarán todos los esfuerzos que estén a su

alcance, compartiendo momentos de euforia y de crisis.
 Misión
La misión de una empresa es su razón de ser.

Es el propósito o motivo por el cual existe y, por tanto, da

sentido y guía a las actividades de la empresa.

La misión de una empresa es la tarjeta de presentación de

la misma, por lo que exige una constante revisión y
autoevaluación de su funcionamiento para estimar si es
congruente con los objetivos trazados.

Los objetivos de la empresa son los puntos intermedios de

la misión.
 Misión
La misión debe contener y manifestar características que le
permitan permanecer en el tiempo, por ejemplo:

• Atención (orientación al cliente).

• Alta calidad en sus productos o servicios.
• Mantener una filosofía de mejoramiento continuo.
• Innovación y/o diversificación (tecnología de punta).
• Ventajas y/o peculiaridades competitivas, que le den a
sus productos o servicios especificaciones que atraigan y
mantengan al cliente (larga duración, garantía, sencillez
de uso).
 Misión
Por otra parte, la misión debe reunir ciertos requisitos,
que le den validez y funcionalidad; la misión debe ser,
por ejemplo:

Amplia. Dentro de una línea de productos, pero con

posibilidades de expansión a otros productos, servicios
o líneas similares.
No obstante, la amplitud no debe ser de tal magnitud
que pierda la naturaleza y carácter de la empresa, o
bien que confunda su mercado y el tipo de necesidad a
satisfacer.
 Misión
Motivadora. Que inspire a los que laboran en la
empresa, pero que no sea tan ambiciosa que se
perciba como inalcanzable.

Congruente. Debe reflejar los valores de la empresa y

las personas que la dirigen y trabajan en ella. La misión
no es sólo una descripción de lo que es o pretende ser
la empresa, sino también su esquema de valores (ético
y moral).
 Misión
Toda misión debe contestar a tres preguntas básicas:

• ¿Qué? (necesidad que satisface o problema que

resuelve la empresa).
• ¿Quién? (clientes a quienes pretende alcanzar).
• ¿Cómo? (forma en que será satisfecha la necesidad
que se pretende atacar).
 Visión
La visión define las metas que pretendemos conseguir en
el futuro.

Estas metas tienen que ser realistas y alcanzables, puesto

que la propuesta de visión tiene un carácter inspirador y
motivador.

La declaración de visión tiende a ser más gráfica y

abstracta que las declaraciones de misión (que tienden a
ser más concretas y prospectivas).

Una declaración de visión "pinta una escena" de

realizaciones ideales en el futuro.
 Visión
La visión es el camino al cual se dirige la empresa a largo
plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las
decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de
competitividad”.

La visión de la empresa, es una declaración de aspiración

de la empresa a mediano o largo plazo, es la imagen a
futuro de cómo deseamos que sea la empresa mas
adelante.

Su propósito es ser el motor y la guía de la organización

para poder alcanzar el estado deseado.
 Visión
Una declaración efectiva de visión debe ser:

• Clara y alejada de la ambigüedad

• Que dibuje una escena
• Que describa el futuro
• Que sea fácil de recordar y con la que uno pueda
comprometerse
• Que incluya aspiraciones que sean realistas
• Que esté alineada con los valores y cultura de la
organización
• Que esté orientada a las necesidades del cliente (si es
para una organización de negocios)
 Visión
Para la definición de la visión de las empresas, ayuda
responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?

• ¿Cómo seremos en el futuro?
• ¿Qué haremos en el futuro?
• ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?
 Ejemplo de Misión
“Trabajamos para satisfacer las necesidades y expectativas de
servicios editoriales de nuestros clientes con la mas alta calidad,
para lo cual contamos con personal con las mas altas calidades
humanas y profesionales. Igualmente buscamos generar empleo
y contribuir al desarrollo del país”

Ejemplo de Visión
“Ser la compañía líder en el mercado nacional de servicios
editoriales para el año 2020”
 Algunos ejemplos
CLARO: Empresa de Telefonía Móvil

Misión: “Proveer servicios de telecomunicaciones con la

más alta calidad, más amplia cobertura y constante
innovación para anticiparnos a las necesidades de
comunicación de nuestros clientes; generar el mayor
bienestar y desarrollo personal y profesional de nuestros
trabajadores, proporcionar bienestar y desarrollo a la
comunidad y exceder los objetivos financieros y de
crecimiento de nuestros accionistas.”

Visión: Ser la empresa líder en telecomunicaciones en el

País.
 Algunos ejemplos
International Business Machines ( IBM ): Empresa de
productos informáticos.

Misión: “Ayudar a nuestros clientes a alcanzar sus metas

de negocio proveyéndoles servicios y soluciones
innovadoras.”

Visión: “Ser la compaña elegida por nuestra innovación,

soluciones, productos y servicios. Ser reconocida por la
calidad humana y profesional de nuestra gente y por
nuestra contribución a la comunidad.”
 Algunos ejemplos
Banco de Crédito Productivos( BCP ): Banco privado.

Misión: “Promover el éxito de nuestros clientes con

soluciones financieras adecuadas para sus
necesidades, facilitar el desarrollo de nuestros
colaboradores, generar valor para nuestros accionistas
y apoyar el desarrollo sostenido del país.”

Visión: “Ser el Banco líder en todos los segmentos y

productos que ofrecemos.”
 Algunos ejemplos
LAN AIRLINES: Empresa de transporte aéreo.

Misión: “Transportamos sueños entregando lo mejor

de nosotros para lograr la preferencia del cliente y
comunidades, y así construimos una empresa
sustentable donde nos encante trabajar”

Visión: “Ser reconocida como una de 10 mejores

aerolíneas del mundo”
INSTRUCTIVO
 Visión

• Sueños en acción.
• Temporalidad: 5 – 10 años.
• Debe responder a las preguntas: “Qué, cómo,
cuándo y para qué”.
• Se construye basada en los valores
dictaminados.
• Debe ser realista y posible, la visión no puede ser
un sueño inútil. Para hacerla realidad tiene que
ser un sueño posible. Por ello al formularla se
requiere tener en cuenta el entorno, la
tecnología, los recursos y la competencia.
Visión
Visión
Visión
 Misión

• Quienes somos y que cualidades tenemos

para llegar al destino final, es el “plan de
acción” a través del cual hacemos realidad los
sueños.
• Se construye basada también en los valores
dictaminados.
• Respondiendo a la pregunta: ¿Cuál es nuestro
negocio? (nuestra razón de ser).
Misión
Objetivos Estratégicos
 Actividad en Clase
• En sus grupos de trabajo, construir los
valores, la visión y la misión para el
emprendimiento que usted viene
desarrollando con su equipo, utilizando la
metodología presentada en clase.

• Usar el instructivo de la diapositiva # 56 de la

presentación.
Gracias por su Atención.