Business">
PPT Unidad 03 Tema 09 2023 01 Gestión de Procesos (2269) SP
PPT Unidad 03 Tema 09 2023 01 Gestión de Procesos (2269) SP
PPT Unidad 03 Tema 09 2023 01 Gestión de Procesos (2269) SP
Unidad 3
Tema 9: Representación,
descripción, seguimiento y
medición de los procesos
CONTENIDO: REPRESENTACIÓN, DESCRIPCIÓN,
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESO.
2
3.3.1 MAPAS DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
3
3.3.1 MAPAS DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
• El mapa de procesos es la representación gráfica de la estructura de procesos
y su complejidad depende de cada organización en particular.
• El tipo de agrupación puede y debe ser establecido por la propia
organización, no existiendo para ello ninguna regla específica. No obstante, y
a manera de sugerencia, a continuación se ofrecen posibles tipos de
agrupaciones:
C PROCESOS ESTRATÉGICOS C
L L
I I
E PROCESOS OPERATIVOS E
N N
T T
E PROCESOS DE APOYO E
4
3.3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
• Tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que
las actividades de dicho proceso, se lleven a cabo de manera eficaz.
• Implica que la descripción del proceso se debe centrar en las
actividades, así como en las características relevantes, que permitan el
control de las mismas y la gestión del proceso.
5
3.3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
Descripción
6
3.3.3 FICHA DE PROCESO
7
3.3.3 FICHA DE PROCESOS
La información a incluir dentro de una ficha de proceso puede ser diversa y
deberá ser decidida por la propia organización; debería ser información que
permita una adecuada gestión del proceso.
Información incluida en la Ficha deProceso:
• Misión del proceso
• Propietario del proceso
• Límites del proceso
• Alcance del proceso
• Indicadores del proceso
• Variables de control
• Inspecciones
• Documentos y/o registros
• Recursos
8
3.3.3.1 MISIÓN DEL PROCESO
Es el propósito del proceso. Hay que preguntarse ¿cuál es la razón de ser del
proceso? ¿Para qué existe el proceso? La misión u objeto debe inspirar los
indicadores y la tipología de resultados que interesa conocer.
9
3.3.3.3 LIMITES DEL PROCESO
Están marcados por las entradas y las salidas, así como por los proveedores
(quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas).
Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario
asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el
propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definición de las entradas y
salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos para su
cumplimiento.
10
3.3.3.5 INDICADORES DEL PROCESO
11
3.3.3.7 INSPECCIONES
3.3.3.9 RECURSOS
Se pueden reflejar en la Ficha de Proceso (aunque la organización puede
optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura
y el ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
12
3.3.3 FICHA DE PROCESO
TYKATEX CONTRATACION FP-001
PROCESO CONTRATACION Y CAPACITACION PROPIETARIO: JEFE DE PERSONAL
ALCANCE
INCLUYE: RECEPCION DE REFERENCIAS, ENTREVISTAS, EVALUACIONES Y CAPACITACIONES
13
3.3.3 FICHA DE PROCESO
INTENSA REVISIÓN DE REQUISITOS DEL PRODUCTO FP-722
MISIÓN: Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes
DOCUMENTACIÓN
están correctamente definidos en ofertas, pedidos y contratos,
PC-722
aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.
14
3.3.3 FICHA DE PROCESO
METAL COLMESA S.A FICHA DE PROCESO DTH-DC.001
16
3.3.4 DIAGRAMA DE PROCESO : ¿ QUIÉN – QUÉ ?
17
3.3.4 DIAGRAMA DE PROCESO : ¿ QUIÉN – QUÉ ?
18
EL SEGUIMIENTO Y LA MEDICIÓN CONSTITUYEN LA
BASE PARA SABER:
Preocupación
PROCESO por conocersus
RESULTADOS
19
3.3.5 INDICADOR - DEFINICIÓN
20
3.3.5.1 CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS DE LOS
INDICADORES
• Relevancia
• Agilidad
• Flexibilidad
• Fiabilidad
• Reproductividad
• Comparabilidad
• Representatividad
• Sensibilidad
• Rentabilidad
• Norma
• Estándar (Meta)
21
3.3.5.2 REPRESENTATIVIDAD
Un indicador debe ser lo más representativo posible de la magnitud que pretende
medir.
Ejemplo:
• Restaurant: Unidades de platos vendidos por hora
• Negocio: Docenas de prendas vendidas pordía
• Fabrica: Cientos de carpetas producidas por día
22
3.3.5.3 SENSIBILIDAD
Un indicador permite seguir los cambios en la magnitud que representa,
es decir, debe cambiar de valor de forma apreciable cuando realmente se
altere el resultado de la magnitud en cuestión.
23
3.3.5.4 RENTABILIDAD
24
3.3.5.5 FIABILIDAD
25
3.3.5.6 COMPARABILIDAD
26
3.3.6 PASOS GENERALES PARA EL ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES DE UN PROCESO
27
A.REFLEXIÓN SOBRE LA MISIÓN Y/O MAGNITUD DEL
PROCESO
28
C. DETERMINAR LOS INDICADORES
REPRESENTATIVOS DE LAS MAGNITUDES A MEDIR
• Teniendo claros los tipos de resultados a medir, se determinan y formulan los
indicadores a emplear.
• Tener indicadores poco o nada representativos o cuya información sea
repetitiva redundan en un exceso de indicadores que dificultan la gestión.
• En ocasiones los indicadores más representativos que se pueden
encontrar pueden llegar a ser muy costosos.
29
D. ESTABLECER LOS RESULTADOS QUE SE ESPERAN
ALCANZAR PARA CADA INDICADOR DEFINIDO (META).
• Determinados los indicadores hay que reflexionar sobre qué resultados
se desea alcanzar.
• Planificar el objetivo implica determinar el plazo en el que se desea
lograr, así como la manera en que se hará el seguimiento y la
medición del indicador.
30
E. ALINEAR LOS INDICADORES CON LOS OBJETIVOS
QUE SE PRETENDE ALCANZAR (OBJETIVOS).
• Implica dotar de un soporte al indicador y al resultado planificado.
• Un proceso puede contener uno o mas indicadores que aporten información
acerca de los resultados.
31
3.3.6.1 EJEMPLO DE FICHA DE INDICADOR
32
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
MEDIANTE INDICADORES
Es la medición sistemática y planificada mediante indicadores de calidad con
el objetivo de identificar situaciones problemáticas sobre las que hubiera que
tomar alguna acción. Los dos componentes básicos del seguimiento son los
siguientes:
• La identificación, selección o construcción de los indicadores que se van a
utilizar.
• La definición de un plan de seguimiento, incluyendo como mínimo la
periodicidad de las mediciones y el método con el que se va a realizar.
33
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
A TRAVÉS DE INDICADORES
Objetivo:
Asegurar la calidad de la informaciónautomatizada
34
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
A TRAVÉS DE INDICADORES
Paso 3: Formular indicadores
35
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS
PROCESOS A TRAVÉS DE INDICADORES
Paso 4: Fijar los resultados u objetivos aalcanzar
META-
Unidadde RESULTADO
INDICADOR CALCULO Objetivo ESPERADO
medida
36
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS
PROCESOS A TRAVÉS DE INDICADORES
Paso 5: Soporte para el tratamiento delindicador
EMPRESA AREA UNIDAD
37
3.3.6.2 SEGUIMIENTO Y PRESENTACIÓN
Ejemplo grafico:
38
CONCLUSIONES
39
BIBLIOGRAFÍA
• Definición de Procesos:
https://www10.ujaen.es/sites/default/files/users/archivo/Calidad/Criterio5.
pdf
• Ficha de Proceso:
http://process.ixis.net/opencms/ixisprocess_es/Funcionalidades/Proceso/in
formacion.ht ml
• Definición de indicador:
http://guia.oitcinterfor.org/como-evaluar/como-se-construyen-indicadores
40