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Instructivo de Registro de Usuario Proveedor en Sicop
Instructivo de Registro de Usuario Proveedor en Sicop
Instructivo de Registro de Usuario Proveedor en Sicop
SICOP
P-PS-123-02-2016
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Contenido
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REGISTRO DE PROVEEDORES EN SICOP
Los proveedores para participar en los procesos de compra de bienes y servicios a través del
Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP deben formar parte del Registro de Proveedores.
Para registrarse en el mismo deben seguir el siguiente procedimiento.
Consideraciones iniciales:
2. Registro del proveedor (sea física o jurídica) en SICOP: seguir los pasos descritos en el
presente instructivo.
3. Registro del Certificado de cada usuario que utilizará el sistema en SICOP: seguir los
pasos descritos en el presente instructivo, capítulo 2.
Para iniciar con el registro de proveedores en SICOP se deben seguir los pasos que se describen
a continuación:
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Oprimir la opción de “Usuario Proveedor”
1. Persona Jurídica
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a. Nacional: Toda empresa registrada ante el Registro Nacional de la
Propiedad.
b. Extranjera: Son empresas que tienen domicilio físico en otro país, pero con
un representante legal en Costa Rica.
2. Persona Física
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El sistema le solicitará el número de cédula física o el número de cédula jurídica según
sea el caso y se oprime el botón “Validar”.
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Una vez que se oprime el botón “Actualizar” se solicita realizar el proceso de
autenticación con la firma digital. Siempre deberá elegir la opción “Tarjeta” e ingresar
la contraseña personal (pin de la firma digital) y oprimir el botón “Validar”.
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Si la validación con la CCSS no es correcta, ya sea por morosidad o no estar inscrito,
podrá continuar siempre con el registro, sin embargo, la aprobación no será automática,
sino que los administradores del sistema SICOP en forma manual deberán revisarlo y
darle el visto bueno. Para ello debe comunicarse con el Call Center (1311 opción 10;
800-00SICOP o call-center@sicop.go.cr ) y solicitar la aprobación del registro.
Continuando con el registro del proveedor se debe completar los campos del formulario
de registro según la información que se solicita. Esta información podrá ser modificada,
una vez completo el registro en caso de necesitar actualizar o cambiar algún dato.
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Si es un proveedor físico la información requerida en el formulario es menor y ciertos
campos serán desactivados.
Nota: Importante recordar que los campos con un asterisco de color rojo (*) son
espacios obligatorios para que el registro se pueda completar y guardar la información
proporcionada.
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De esta manera se completarán los campos en cada sección donde se requiera y de la
forma que considere correcto. Solo en caso de que la validación con la CCSS no sea
correcta y deba continuar completando el registro del proveedor, al inicio del
formulario y como primer campo a completar se mostrará “Número de Documento”
donde solamente deberá completar el número de identificación de su persona física o
jurídica para efectos de control interno.
A continuación, una breve descripción de lo que debe revisar en las siguientes secciones, si le
corresponde completarlas:
La cuenta cliente que debe registrarse es una cuenta en colones o dólares y a nombre
de la empresa o persona que se está registrando. En caso de que no aparezca este
campo, es porque está completando el formulario sin la validación de la CCSS, por lo
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tanto, el registro de la cuenta cliente deberá ser posterior a la confirmación de su
registro aprobado.
La cuenta cliente se requiere domiciliar para hacer pagos de timbres de las ofertas
y garantías de participación o cumplimiento en efectivo por medio del sistema.
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Una vez que se oprime el botón de “Confirmar”, el sistema importará el nombre que se
encuentra registrado en SER, debe completar los otros campos: Tipo de Poder, Número
de celular, Correo electrónico y Limite de Monto (Unidad ₡). Cuando se completa la
información requerida oprimir el botón “Agregar”.
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Se deberá relacionar o incluir a nivel general al menos un código de clasificación del
catálogo de bienes y servicios de SICOP, sobre aquellos productos que son objeto de su
comercio o negocio. En esta sección [Información del Bien/Servicio] se oprime en el
botón “Buscar” para abrir una la lista del catálogo por el nombre corto. (para entender
mejor las descripciones de los códigos puede referenciar el manual de Catálogo de
bienes y servicios SICOP).
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En el campo de “Nombre de Clasificación de Bien/Servicio”, se digita por palabra clave
el nombre de lo que se ofrece, luego oprimir el botón de “Consultar”.
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En el listado que muestra la ventana emergente, se debe buscar el bien o servicio que
se ofrece de forma general con descripciones que llevan hasta los 8 dígitos. Seleccionar
el código y oprimir el botón “Seleccionar”.
Una vez seleccionado el o los códigos, deberá oprimir “Agregar” para incluirlos en la
lista y deberá marcarse solamente uno de ellos como Bien/Servicio Principal. Además,
debe indicar si es proveedor directo del Bien/Servicio a manera de información.
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Nota: Es muy importante tomar en cuenta que debe agregar, ya sea en este momento o una vez
finalizado el registro, todos los códigos de bienes o servicios que ofrece la empresa. Esto debido
a que, si la empresa comercializa un bien o servicio y no lo ha indicado en su Registro de
Electrónico de Proveedores, cuando una Institución publique un concurso con este bien o
servicio, el Sistema no le comunicará vía correo electrónico. Solamente el sistema notifica
invitaciones de los códigos aquí registrados.
El sistema muestra una ventana emergente en donde se tiene que categorizar el tipo de
negocio según las opciones que se dan en cada elemento.
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Al oprimir el botón de “Seleccionar” se traslada la información al registro de proveedor.
Ahora se debe oprimir el botón de “Agregar”.
Casos en que el registro que no fue validado automáticamente con la CCSS, es necesario
para confirmar posteriormente el registro; que el mismo se debe tramitar completando
un formulario que será aprobado por los Administradores de SICOP.
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persona que firma el registro como proveedor y posteriormente oprimir el botón
“Guardar”.
Nota: El contrato de uso es una declaración jurada de aceptación voluntaria de las condiciones
de uso del sistema, las cuales están disponibles en el portal de este sistema.
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Al oprimir el botón “Confirmar” el sistema muestra una ventana de confirmación
indicando que el registro se completó de manera exitosa.
Con esto el proveedor sea jurídico o físico queda debidamente registrado en SICOP. Sin
embargo, el sistema redireccionará a una nueva página para registrar ahora el
certificado personal, específicamente como usuario de la empresa o proveedor físico.
Esto únicamente para usuarios que van a utilizar regularmente el sistema, ya sea en la
elaboración de ofertas, aprobaciones, subsanaciones, entre otros.
Para que la empresa pueda operar dentro del sistema necesita que al menos un usuario se
registre como usuario de la misma. Para registrarse debe realizarlo en la pantalla
“Registro/Sustitución de Certificado Proveedor”, donde el sistema lo ha direccionado. Sino,
para llegar a esta pantalla en otro momento solo deberá ingresar a la opción “Registro de
Usuarios”, elegir la opción “Usuario de Proveedor” y por último el acceso con el nombre del
título de esta pantalla mencionada.
Recuerde que para registrase como usuario en SICOP debe primero haber sido ingresado en la
lista de autorizados en el SER por parte del representante legal o encargado de la cédula física.
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Una vez en esta pantalla “Registro/Sustitución de Certificado Proveedor” debe elegir el
tipo de empresa o figura bajo la cual va a realizar su registrar como usuario.
Debe ingresar el número de cédula jurídica o física bajo la cual va a registrar su usuario
y oprimir “Consultar”.
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1. Caso con Cédula Jurídica
2. Cédula de Identidad
Se completa la información del usuario con los datos correctos, los campos “celular” y
“e-mail” se tomarán en cuenta para las notificaciones en cuanto a publicaciones y demás
procesos de una contratación. El celular es opcional y la mensajería se activaría solo si
el usuario lo permite. El correo electrónico sería el medio principal de notificaciones y
es mandatorio.
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Teniendo en cuenta esta información y verificando que la misma esté correcta, oprimir
el botón “Guardar”. Recuerde que su usuario se podrá registrar bajo cierta empresa
solamente si el representante legal lo incluyó como empleado en la aplicación de
verificación SER.
Oprimir el botón “Confirmar” para continuar y con esto ya podrá realizar el inicio de
sesión para ingresar al sistema con el usuario registrado.
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Concluido este paso ha quedado correctamente registrado como proveedor en el
sistema y queda habilitado para ofertar y realizar demás actividades relacionadas a los
procesos de compra.
Nota: Recordar que las funciones o roles que podrá realizar como usuario dentro del
sistema SICOP, dependerá de las autoridades que el Representante Legal de la empresa
jurídica o el encargado de la cédula física le haya asignado en el sistema SER.
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