MGPP de PS06 Atención Al Ciudadano y Gestión Documentaria - V3

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTARIA
MGPP-PS06
Versión N° 03
Rol Nombres Cargo Fecha y Firma

Analista de Archivo Firmado digitalmente por VEGA
de la Unidad de CAJAMARCA Braulio FAU
20551178294 hard
Braulio Vega Motivo: Soy el autor del documento
Atención al Fecha: 07.12.2022 09:36:57 -05:00
Cajamarca
Ciudadano y Gestión
Documentaria
Especialista de la
Unidad de Atención Firmado digitalmente por PERALES
Elaborado Lady Melina Perales VILCA Lady Melina FAU

20551178294 hard
al Ciudadano y Motivo: Soy el autor del documento
por: Vilca Fecha: 07.12.2022 10:27:09 -05:00
Gestión
Documentaria
Jefe (e) de la Unidad Firmado digitalmente por GOMEZ

Luis Eduardo Gómez de Atención al DIZAMA Luis Eduardo FAU
20551178294 hard
Motivo: Soy el autor del documento
Dizama Ciudadano y Gestión Fecha: 07.12.2022 16:55:06 -05:00
Documentaria
Jefa de la Oficina de
Salazar Tello, Delia
Planificación y Firmado digitalmente por SALAZAR
TELLO Delia Pilar FAU 20551178294
Pilar hard
Presupuesto Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 15.12.2022 18:45:11 -05:00
Revisado
por:
Espinoza Salvatierra, Jefe de la Oficina de
Firmado digitalmente por
Jerry Asesoría Jurídica ESPINOZA SALVATIERRA Jerry
FAU 20551178294 hard
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 27.12.2022 15:09:32 -05:00
Firmado digitalmente por

CASTAÑEDA VINCES Marco Antonio
Aprobado Castañeda Vinces, FAU 20551178294 hard
Gerencia General Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 02.01.2023 15:31:40 -05:00
por: Marco Antonio
1
Código: MGPP-PS06
MGPP
“Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria”
Versión: 3
ÍNDICE
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................. 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................... 4
4. BASE LEGAL ............................................................................................ 5
5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y
GESTIÓN DOCUMENTARIA ..................................................................... 9
6. INVENTARIO DE PROCESOS ................................................................ 11
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS ...................................................... 12
7.1 Ficha técnica del proceso: PS06.01 Gestión de la atención al ciudadano . 12
7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información
en general u orientación ........................................................................ 14
7.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.02 Atención de acceso a la
información pública................................................................................ 16
7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos 19
7.1.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.04 Atención de quejas por
defectos de tramitación ......................................................................... 22
7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias
................................................................................................................. 25
7.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02 Administración del sistema de gestión
documentaria .......................................................................................... 27
7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria ..... 29
7.2.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.01 Recepción
documentaria externa (mesa de partes física y/o virtual) .................... 31
7.2.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.02 Recepción interna de
documentos ............................................................................................ 34
7.2.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.02 Emisión documentaria ......... 36
7.2.2.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.01 Emisión de
documentos que inician expedientes ................................................... 37
7.2.2.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.02 Emisión de
documentos de respuesta ..................................................................... 39
7.2.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.03 Despacho de
documentos para la diligencia de mensajería ...................................... 42
7.3 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03 Administración del archivo central
................................................................................................................. 45
7.3.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03.01 Planificación de actividades
archivísticas del archivo central............................................................ 47
2
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.01 Formulación del plan

anual de trabajo archivístico ................................................................. 49
7.3.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.02 Seguimiento y
evaluación del plan anual de trabajo archivístico ................................ 52
7.3.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.02 Transferencia de
documentos archivísticos...................................................................... 55
7.3.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.03 Conservación de
documentos archivísticos...................................................................... 59
7.3.4 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.04 Servicios archivísticos 62
8. INVENTARIO DE INDICADORES ............................................................ 65
9. FICHAS DE INDICADORES .................................................................... 67
9.1 Ficha de Indicador PS06-I-01 Porcentaje de atención de solicitudes
presentadas por los ciudadanos ........................................................... 67
9.2 Ficha de Indicador PS06-I-02 Porcentaje de consultas atendidas dentro
del plazo .................................................................................................. 68
9.3 Ficha de Indicador PS06-I-03 Porcentaje de solicitudes información
atendidas dentro del plazo establecido ................................................ 69
9.4 Ficha de Indicador PS06-I-04 Porcentaje de reclamos atendidos dentro
del plazo .................................................................................................. 70
9.5 Ficha de Indicador PS06-I-05 Porcentaje de quejas por defectos de
tramitación atendidas dentro del plazo................................................. 71
9.6 Ficha de Indicador PS06-I-06 Porcentaje de documentos notificados
efectivamente (acuse de recepción) ..................................................... 72
9.7 Ficha de Indicador PS06-I-07 Porcentaje de cumplimiento de
documentos entregados físicamente .................................................... 73
9.8 Ficha de Indicador PS06-I-08 Porcentaje de actividades ejecutadas del
plan anual de trabajo archivístico ......................................................... 74
9.9 Ficha de Indicador PS06-I-09 Documentos transferidos en metros
lineales .................................................................................................... 75
9.10 Ficha de Indicador PS06-I-10 Porcentaje de cumplimiento de servicios
atendidos ( física y/o digital) .................................................................. 76
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ....................................................... 77
3
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Determinar y describir las acciones que comprende cada uno de los procesos y
procedimientos del Macro-proceso de nivel 0 “Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria”, con la finalidad de que éste se desarrolle en forma eficaz y eficiente,
sirviendo como documento orientador e instructivo a los colaboradores que
intervienen en el mismo.
2. ALCANCE
El presente documento es de aplicación por todas las dependencias del Sineace,
comprende la Gestión de la Atención al Ciudadano, Administración del Sistema de
Gestión Documentaria y Administración del Archivo Central.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Acumulación: Acción de registrar, agregar y agrupar diferentes documentos
relacionados a un solo expediente, siendo esta última generada desde el primer
documento que originó el expediente.
3.2 Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la
conservación y uso de los documentos provenientes de los Archivos de Gestión e
intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación. En el Sineace, el Archivo Central está a cargo de la Unidad
de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria (UAGED).
3.3 Archivo de Gestión: Son responsables de la organización, conservación y uso del
documento archivístico y de transferir la fracción de serie correspondiente al Archivo
Central.
3.4 Asignación: Acción mediante la cual un documento es encargado a un personal del
Sineace para su atención.
3.5 Comité Evaluador de Documentos: Instancia de revisión, evaluación y suscripción de
las fichas técnicas de series documentales de las dependencias para la formulación del
Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) del Sineace.
3.6 Dependencias: Direcciones, Oficinas y Unidades que conforman la estructura funcional
del Sineace y que actúan en el ámbito de su competencia.
3.7 Derivación: Acción de trasladar la documentación desde una dependencia a otra para
su tramitación.
3.8 Digitalización: Proceso en el cual se genera una copia electrónica del documento físico
mediante un dispositivo digitalizador ("escáner"). Dicha copia es almacenada en el
SGD con imágenes para su visualización y trámite correspondiente.
3.9 Distribución de documentos: Acción de entregar un documento original y/o copias; y
sus anexos al/los destinatarios(s).
4
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
3.10 Documento: Instrumento textual o gráfico que contiene determinada información o

hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algo. Para efectos del trámite se clasifica en:
Documento Externo. - Documento proveniente de personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas, organismos públicos e instituciones del Estado, recibidos por Mesa
de Partes.
Documento Interno. - Documento cuyo origen y destino es una dependencia del
Sineace
3.11 Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados correspondientes a un
asunto que se tramita en cualquiera de las dependencias del Sineace. El expediente
puede iniciar con un documento externo o interno, al que se agregan progresivamente
los documentos vinculados a éste en el transcurso del trámite, incluyendo los
documentos de respuesta y cargos de notificación, en los casos que corresponda.
3.12 Mesa de Partes: Unidad de recepción documental que se encarga y responsabiliza del
registro y derivación de la documentación externa.
3.13 Número de expediente o Código de Registro: Es el Número generado por el Sistema
de Gestión Documentaria (SGD) en el proceso de registro inicial de un documento o
expediente efectuado por la dependencia que registra el documento original. Dicho
número será señalado durante la vigencia del trámite tanto por el interesado como
por los documentos que lo refieren o resuelven.
3.14 Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignado a cada serie documental
para cada fase de archivo (gestión o central). Para el caso del Archivo de Gestión, el
periodo de retención inicia una vez que concluye el trámite que le da origen.
3.15 Responsable del uso del SGD: Son los asistentes administrativos o a quien delegue cada
dependencia del Sineace, estarán encargados de recibir, registrar, derivar, y efectuar
el seguimiento de los documentos según corresponda.
3.16 Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen características comunes;
el mismo tipo documental o el mismo y que por consiguiente son archivados, usados,
transferidos y pueden ser eliminados como unidad.
3.17 Sistema de Gestión Documentaria (SGD): herramienta informática utilizada para
automatizar el trámite administrativo de los documentos con el fin de agilizar y
optimizar su manejo y control en el Sineace.
4. BASE LEGAL
4.1 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivo.
4.2 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, modificada por la Ley N°27310 y
su Reglamento aprobado con DS N° 52-2008-PCM.
4.3 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y su reglamento
aprobado con Decreto Supremo N° 030-2002-PCM.
5
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
4.4 Ley N° 28740, Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de
la Calidad Educativa y su reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 018-2007-ED.
4.5 Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
4.6 Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
4.7 Decreto Ley N° 19414, de la Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
4.8 Decreto Urgencia N° 006-2020, que aprueba el Decreto de Urgencia que crea el
Sistema Nacional de Transformación Digital.
4.9 Decreto Urgencia N° 007-2020, que aprueba el Marco de confianza Digital y Dispone
medidas para su fortalecimiento.
4.10 Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19414, Ley
de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
4.11 Decreto Supremo N° 008-1992-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323,
Ley del Sistema Nacional de Archivo.
4.12 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27658,
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
4.13 Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27806,
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4.14 Decreto Supremo N° 018-2007-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 28740, Ley
del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Educativa.
4.15 Decreto Supremo N° 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27269,
Ley de Firmas y Certificados Digitales.
4.16 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
4.17 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.18 Decreto Supremo N° 021-2019-PCM, que aprobó el Texto Único Ordenado de la Ley
Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4.19 Decreto Supremo N° 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de
reclamos en las entidades de la administración pública.
4.20 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno digital, y establece disposiciones sobre las
condiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios
electrónicos en el procedimiento administrativo
4.21 Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación
administrativa.
6
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
4.22 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el

Modelo de Gestión Documental y modificatoria.
4.23 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 002-2019-PCM/SEGDI, que aprueban
Estándares de Interoperabilidad de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE).
4.24 Resolución Ministerial N° 396-2014-MINEDU, que constituye el Consejo Directivo Ad-
Hoc del Sineace, y modificatorias.
4.25 Resolución Ministerial N° 087-2019-PCM, que aprueba disposiciones sobre la
conformación y funciones del Comité de Gobierno Digital
4.26 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones
y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
4.27 Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-
AGN/DAI “Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo del Sector Público”.
AGN/DDPA “Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las
Entidades Públicas”.
AGN/DDPA “Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las
AGN/DDPA “Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística
para las Entidades del Sector Público”.
AGN/DDPA “Lineamientos para la foliación de documentos de archivísticos de las
4.32 Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva N° 009-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública”.
4.33 Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva N° 010-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Organización Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública”.
AGN/DDPA “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.
AGN/DDPA “Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”.
AGN/DC “Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública”.
7
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

AGN/DDPA “Norma para Servicios Archivísticos en la entidad Pública”.
4.38 Resolución de Presidencia N° 000052-2020-SINEACE/CDAH-P, se aprueba el
documento de gestión denominado "Mapa de Procesos de nivel 0 del Sineace –
Versión 3”.
4.39 Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH, que aprueba el Manual de
Servicios Archivísticos del Archivo Central del Sineace”.
4.40 Resolución de Secretaría Técnica N° 000008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba
Directiva Nº 000003-2020-SINEACE/P-ST “Directiva de Transferencia de Documentos
Archivísticos de los Archivos de Gestión al Archivo Central del Sineace”.
4.41 Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos
para el adecuado funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
4.42 Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la
versión actualizada de la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada
“Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y Comunicaciones Escritas en
el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa
- Sineace”, aprobada con Resolución de Secretaría Técnica N° 000004-2020-
SINEACE/P-ST.
4.43 Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la
Directiva N° 000001-2021-SINEACE/P-GG, denominada “Normas para la notificación
de actos administrativos y otras comunicaciones emitidas por el Sistema Nacional de
Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”
4.44 Resolución de Gerencia General N° 000022-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba el
“Protocolo de atención al ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación
y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”.
8
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN

DOCUMENTARIA
FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0
Nombre Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria Clasificación Soporte
Código PS06 Versión 3
Regular, ejecutar, controlar y gestionar la Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria de documentos

generados o recibidos en la institución, garantizando su integridad, confidencialidad y disponibilidad; así
Objetivo
como, la respuesta ágil, amable y efectiva a los requerimientos físicos y/o virtuales de información y
atención al ciudadano
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
- Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.

- Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
- Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de
la Nación.
- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública y modificatorias.
- Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y sus modificatorias, que aprueba el Reglamento de la Ley N°
27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del
Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece
disposiciones para la gestión de reclamos en las entidades de la Administración Pública.
- Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo que aprueba
la Ley de Gobierno digital, y establece disposiciones sobre las condiciones sobre las condiciones,
requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo
- Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Base Legal/ Gestión Documental y modificatorias.
normativa - Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 002-2019-PCM/SEGDI, que aprueban Estándares de
aplicable Interoperabilidad de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE).
- Resolución Jefatural Nº 179-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva Nº 009-2019-AGN/DDPA Norma
para la Administración de Archivos en la Entidad Pública.
- Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA
Lineamientos para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada
de la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite
Documentario y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y
Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”.
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N° 000001-
2021-SINEACE/P-GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras
comunicaciones emitidas por el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la
Calidad Educativa - Sineace”
- Resolución de Gerencia General Nº 000022-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba el “Protocolo de
atención al ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Educativa - Sineace”.
- Resolución de Presidencia Nº 000108-2021-SINEACE/P, que aprueba el “Mapa de Procesos de nivel 0
del Sineace - Versión 4”.
9
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Áreas
Dependencias involucradas en los procesos
Participantes
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Listado de Cliente o Destinatario de
Proveedores Entradas Salidas
Procesos Nivel 1 los bienes y servicios
- Documentación
- Documentos recibida y cargo de
presentados para recepción
- Ciudadano
Mesa de Partes - Ciudadanos atendidos
- Entidades públicas o
- Consultas de los - Información pública
PS06.01 privadas Ciudadano
- Administrado ciudadanos entregada
Gestión de la - Administrado
del Sineace. - Solicitud de - Atención del reclamo
Atención al - Dependencias del
- Ciudadano información pública - Documento de
Ciudadano Sineace
- Reclamo atención de queja por
- Secretara de Gestión
- Queja por defecto defecto de
Pública-PCM
de tramitación tramitación.
- Sugerencia - Atención de
sugerencia
- Informe sobre la
- Persona
administración
Natural o - Dependencias del
documentaria.
Jurídica PS06.02 Sineace.
- Reporte de
- Entidades - Documentos y Administración del Persona Natural o
documentos
públicas o expedientes Sistema de Gestión Jurídica
pendientes por
privadas Documental - Entidades públicas o
atender de las
- Dependencias privadas
dependencias del
del Sineace
Sineace
- Documentación y - Documentos en - Dependencias del

PS06.03
- Dependencias expedientes conservación y Sineace
Administración del
del Sineace. transferida por las custodia - Archivo General de la
Archivo Central
dependencias Nación.
INDICADORES DEL PROCESO
Código de Denominación del
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador indicador
Porcentaje de atención Cantidad de solicitudes atendidas por
Asegurar la atención oportuna a las
de solicitudes UAGED dentro del plazo x100
PS06-l-01 solicitudes presentadas por los
presentadas por los Cantidad de solicitudes presentadas
ciudadanos.
ciudadanos por los ciudadanos
Actividades ejecutadas del Plan Anual
Porcentaje de
de Trabajo Archivístico x100
actividades ejecutadas Evaluar la eficacia del cumplimiento de
PS06-l-08 --------------------------------------------------
del Plan Anual de las actividades planificadas
Actividades planificadas Plan Anual
Trabajo Archivístico
de Trabajo Archivístico
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Lady Melina Perales Vilca
Luis Eduardo Gómez Dizama
Especialista de la Unidad de Jimena Mezarina Muriel
Jefe (e) de la Unidad de Atención al
Atención al Ciudadano y Gestión Jefa de la Unidad de Modernización
Ciudadano y Gestión Documentaria
Documentaria
10
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
6. INVENTARIO DE PROCESOS
Proceso Nivel
Procesos Nivel "1" Procesos Nivel "2" Procesos Nivel "3"
"0"
Atención de
PS06.01.01 información en
general u orientación
Atención de acceso a
PS06.01.02 la información
Gestión de la pública
PS06.01 atención al
PS06.01.03 Atención de reclamos
ciudadano
Atención de quejas
PS06.01.04 por defectos de
tramitación
Atención de
PS06.01.05
sugerencias
Recepción
documentaria
PS06.02.01.01 externa (mesa de
Recepción partes presencial y
PS06.02.01
documentaria virtual)
Recepción interna
PS06.02.01.02
de documentos
Administración
del sistema de Emisión de
PS06.02 PS06.02.02.01 documentos que
gestión
documentaria Emisión inician expedientes
PS06.02.02
documentaria Emisión de
PS06 Atención PS06.02.02.02 documentos de
al ciudadano y respuesta
gestión Despacho de
documentaria documentos para la
PS06.02.03
diligencia de
mensajería
Formulación del plan
PS06.04.01.01 anual de trabajo
Planificación de archivístico
actividades
PS06.03.01
archivísticas del Seguimiento y
archivo central evaluación del plan
PS06.04.01.02
anual de trabajo
Administración archivístico
PS06.03 del archivo
Transferencia de
central
PS06.03.02 documentos
archivísticos
Conservación de
PS06.03.03 documentos
archivísticos
PS06.03.04 Servicios archivísticos
11
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS
7.1 Ficha técnica del proceso: PS06.01 Gestión de la atención al ciudadano
Nombre Gestión de la atención al ciudadano Clasificación Soporte
Código PS06.01 Versión 3

Garantizar una adecuada atención a los administrados que presentan consultas, reclamos, quejas por defecto
Objetivo de tramitación, sugerencias o que solicitan información pública.
- Ley N° 27806 - Ley de transparencia y acceso a la información pública.
- Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública modificado por Decreto Supremo
N° 070-2013-PCM.
- Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General aprobado con
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
- Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada de la
Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite
Base Legal/ Documentario y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación
normativa de la Calidad Educativa - Sineace”.
aplicable - Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N° 000001-2021-
SINEACE/P-GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras comunicaciones
emitidas por el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa -
Sineace”
- Resolución de Gerencia General Nº 000022-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba el “Protocolo de atención al
ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa -
Sineace”.
- Resolución de Presidencia Nº 000108-2021-SINEACE/P, que aprueba el “Mapa de Procesos de nivel 0 del
Sineace - Versión 4”.
Áreas
Dependencias del Sineace involucradas en el proceso
Participantes
Listado de Código de Responsable Cliente o
Proveedores Entradas Procesos Procesos del Procesos Salidas Destinatario de los
Nivel 2 Nivel 2 Nivel 2 bienes y servicios
Atención de
Usuarios y Responsable
Consultas de los información Ciudadanos Usuarios y público
público en PS06.01.01 de atención al
usuarios en general u atendidos en general
general ciudadano
orientación
Atención de Información - Administrado que
Administrado Solicitud de Responsable
acceso a la Pública presentó su
del Sineace. información pública PS06.01.02 de
información entregada física solicitud.
física o virtual transparencia
pública o virtual - SGP-PCM.
Administrado Reclamo físico o Administrado que
Atención de Dependencias Respuesta de
del Sineace. virtual PS06.01.03 presentó el
reclamos involucradas Reclamo
reclamo.
Queja por defecto de Atención de Resolución que
Administrado
tramitación física o quejas por Dependencias atiende la queja Administrado que
del Sineace. PS06.01.04
virtual defectos de involucradas por defecto de presentó la queja
tramitación tramitación
12
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
- Administrado Informe de - Administrado del

- Sugerencia física o Atención de Dependencias
del Sineace o PS06.01.05 declaración de la Sineace o
virtual sugerencias involucradas
ciudadanos. sugerencia ciudadanos.
Código de
Denominación del indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador
Cantidad de solicitudes atendidas por
Porcentaje de atención de Asegurar la atención oportuna a las
UAGED dentro del plazo x100
PS06-l-01 solicitudes presentadas por solicitudes presentadas por los
Cantidad de solicitudes presentadas
los ciudadanos ciudadanos.
por los ciudadanos
Lady Melina Perales Vilca Luis Eduardo Gómez Dizama
Jimena Mezarina Muriel
Especialista de la Unidad de Atención Jefe(e) de la Unidad de Atención al
Jefa de la Unidad de Modernización
al Ciudadano y Gestión Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria
13
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información en general u

orientación
FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Atención de información en general u orientación Clasificación Soporte
Código PS06.01.01 Versión 3

Establecer las acciones a seguir para la atención de consultas por partes de administrados y/o
Objetivo usuarios del Sineace

- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM y modificatoria, que aprueba el Reglamento de la Ley
N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de
Base Legal/ normativa reclamos en las entidades de la Administración Pública.
aplicable - Decreto Supremo N° 021-2020-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Resolución de Gerencia General Nº 000022-2021, que aprueba el Protocolo de atención al
ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Educativa - Sineace.
Alcance Dependencias del Sineace involucradas en el proceso
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Cliente o Destinatario de los bienes y
servicios
- Protocolo de orientación y atención
- Usuarios y público - Ciudadanos
al ciudadano del Sineace - Usuarios y público en general
en general atendidos
- Consultas de los usuarios
Código de la Nombre del Dependencia del Registro de
Actividades
actividad puesto ejecutor Ejecutor ejecución
Recibir consulta, presencial, llamada
Portal de Atención
o virtual del Usuario/Administrado. Asistente
al Ciudadano –
1 ¿Puede atender consulta? Administrativo UAGED
Formulario de
Si: Continuar actividad 02 y/o técnico
consulta
No: Continuar actividad 03
Asistente Reporte del Portal
Atender consulta y registrar Mesa de partes -
2 Administrativo de Atención al
atención (Fin del procedimiento) UAGED
y/o técnico ciudadano
Recibir consulta. ¿Puede atender
consulta?
3 Especialista UAGED -
Si: Continuar actividad 04
Reporte del Portal de
Atender consulta y registrar
4 Especialista UAGED Atención al
atención (Fin del procedimiento)
ciudadano
Coordinar la atención con la
5 Jefe UAGED -
dependencia correspondiente
6 Atender consulta Jefe (a) Dependencia Documento por SGD
14
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

7 Registrar atención de la Consulta. Fin Especialista UAGED Atención al
ciudadano
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
indicador indicador
N° de Consultas atendidas dentro del plazo
----------------------------------- X 100
Porcentaje de
Consultas recibidas Asegurar la atención oportuna de las
consultas
PS06-l-02 consultas realizadas por los administrados
atendidas dentro
Nota: Se considerará para la contabilización y/o usuarios.
del plazo
aquellas solicitudes atendidas dentro del
mes y según el tipo de consulta ingresada.
Flujograma:
15
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.02 Atención de acceso a la información

pública
Nombre Atención de acceso a la información pública Clasificación Soporte

Objetivo Establecer protocolos para la atención de las solicitudes de acceso a la información pública.

Transparencia y Acceso a la Información Pública
- Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General aprobado con
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
Base Legal/ Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario
normativa y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
aplicable Educativa - Sineace”.
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N° 000001-2021-
Sineace”
ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”.

servicios
Administrados Información Pública - Administrado que presentó su
Solicitud de acceso a la información físico o
del Sineace entregada física o solicitud física o virtual
virtual
virtual
Código de la Nombre del puesto Dependencia del Registro de
Actividades
actividad ejecutor Ejecutor ejecución
Recibir solicitud de acceso a la información
pública. Continua Proceso de Recepción Asistente Solicitud de acceso
1 UAGED
documentaria externa (mesa de partes Administrativo a la información
presencial y virtual)
Revisar solicitud de acceso a la información
pública. Responsable de
2 ¿Lo solicitado corresponde a Sineace? atención a la UAGED -
Si: Ir a 3. información pública
No: Ir a 11
Remitir a la dependencia que tiene la
Responsable de
información solicitada. Ejecutar
3 atención a la UAGED SGD
Procedimiento “Recepción interna de
información pública
documentos”
4 Recibir solicitud y derivar para atención Jefe(a)/Director(a) Dependencia -
Revisar solicitud de la información
¿Se encuentra la información? Servidor asignado
5 Dependencia -
Si: ir a 6. para atención
No: ir a 7.
16
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
¿Información en Archivo de Gestión?

Si: Preparar documento de respuesta para la
Servidor asignado
6 información solicitada. Ir a 8 Dependencia -
para atención
No: Continuar con Procedimiento “De
Servicios Archivísticos”.
Preparar documento comunicando la no Servidor asignado
7 Dependencia SGD
existencia de la información solicitada Ir a 8 para atención
Firmar documento y remitir a UAGED.
8 Ejecutar la Emisión de documentos de Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD
respuesta
Ver Recepción interna de documentos
Responsable de
¿Se tiene la información?
atención a la UAGED -
SI: Ir a 9.
No: Ir a 10.
Entregar la información, en físico o virtual, al
Administrado. Responsable de
9 ¿Se tiene acuse de recepción virtual? atención a la UAGED SGD
Si: Ir al paso 13 información pública
No: Ir a 12
Comunicar de manera física y virtual que no Responsable de Reporte del Portal
10 se cuenta con la información solicitada. Fin atención a la UAGED de Atención al
del procedimiento información pública ciudadano
Reporte del Portal
de Atención al
Trasladar la solicitud de acceso a información Responsable de ciudadano
11 UAGED
pública a la institución correspondiente y se atención a la Información Pública
comunica al administrado. información pública entregada física o
virtual
Documento
Ejecutar Despacho de documentos para la Asistente registrado en el
12 UAGED
diligencia de mensajería administrativo SGD y Aplicativo
Web
Responsable de
13 Archivar expediente en el SGD atención a la UAGED -
indicador indicador
N° atenciones de solicitudes de acceso a la
información atendidas dentro del plazo establecido Asegurar el acceso y
Porcentaje de solicitudes -------------------------------------------------- x100 transparencia de la
información atendidas N° total de atenciones de solicitudes de acceso a la información vinculada a los
PS06-l-03
dentro del plazo información servicios que brinda el
establecido Sineace.
Nota: Se considerará para la contabilización (Plazo legal 10 días hábiles)
aquellas solicitudes atendidas dentro del mes.
Especialista de la Unidad de Atención al Jefe(e) de la Unidad de Atención al
Ciudadano y Gestión Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria
17
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
18
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos

Nombre Atención de reclamos Clasificación Soporte
Código
PS06.01.03 Versión 3
Atender los reclamos presentados por insatisfacción o disconformidad del administrado respecto de un
Objetivo
servicio de atención brindado por el Sineace.
-Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las
entidades de la Administración Pública.
Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario
y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Base Legal/
normativa
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N° 000001-2021-
aplicable
Sineace”
ciudadano del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa -
Sineace”.
Alcance Dependencias del Sineace involucradas en el proceso.

Cliente o Destinatario de los
bienes y servicios
Administrados Administrado que presentó el
Reclamo físico o virtual Respuesta de Reclamo
del Sineace reclamo
Código de la Nombre del puesto Dependencia Registro de
Actividades
actividad ejecutor del Ejecutor ejecución
Presentar reclamo a través del libro de
reclamaciones y/o del formulario virtual del Libro de
1 Administrado
Portal de Atención al Ciudadano del Sineace y/o Reclamaciones
plataforma PCM
Revisar contenido del reclamo, ¿El reclamo
Responsable del
corresponde a Sineace?, Si: Ir al paso 3, No: Libro de
2 proceso de gestión de UAGED
Derivar a la institución competente y comunicar Reclamaciones
reclamos
al administrado.
Derivar a la dependencia responsable y/o
Responsable del
notificar al ciudadano por plataforma PCM.
3 proceso de gestión de UAGED SGD
Continuar el procedimiento de Emisión de
reclamos
documentos que inician expedientes
4 Tomar conocimiento del reclamo. Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD
Elaborar respuesta del reclamo y medidas

adoptadas para evitar hechos similares en el
5 Servidor designado Dependencia SGD
futuro, señalando si el reclamo es: Aceptado o
denegado.
19
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
6 Remitir respuesta de reclamo Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD
Responsable del
7 Recibir respuesta de reclamo proceso de gestión de UAGED SGD
reclamos
Remitir física o virtual el reclamo atendido al
Administrado.
Nota: Por correo solicitar acuse de recepción al

Responsable del
Administrado. Respuesta de
8 proceso de gestión de UAGED
De no recibirlo, ejecutar el Reclamo
reclamos
el procedimiento de Despacho de documentos
para la diligencia de mensajería
Por físico. Ejecutar procedimiento de Despacho
de documentos para la diligencia de mensajería.
Responsable del Plataforma de
Registrar atención del reclamo en Plataforma de
9 proceso de gestión de UAGED reclamos y SGD
reclamos y el SGD
reclamos actualizados
indicador indicador
N° reclamos atendidos dentro del plazo
establecido
Porcentaje de Evaluar si se cumple con la atención del
-------------------------------------------- x 100
PS06-l-04 reclamos atendidos reclamo dentro del plazo establecido
N° de reclamos recibidos según
dentro del plazo (Plazo legal 30 días hábiles)
normativa

20
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
21
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.1.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.04 Atención de quejas por defectos de
tramitación
Nombre Atención de quejas por defecto de tramitación Clasificación Soporte

Subsanar los procedimientos que afectan los derechos o intereses de los administrados y que se encuentran
Objetivo
relacionados con la conducción y ordenamiento del procedimiento administrativo.
- Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (D.S. N° 004-2019-
JUS).
-Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y
Base Legal/
Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
normativa
aplicable
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N° 000001-2021-
SINEACE-P/GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras comunicaciones
emitidas por el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”
servicios
Administrado del Queja por defecto de tramitación física Resolución que atiende Administrado que presentó la queja
Sineace o virtual la queja por defecto de
tramitación
Actividades
Presentar queja en forma física o virtual
conforme requisitos de tramitación Formulario de
1 establecida en la normativa aplicable, ver Administrado Quejas por defecto
Procedimiento de Recepción de tramitación.
documentaria externa.
Revisar la queja para su atención,

Formulario de
¿requisitos completos?, Si: Ir al paso 3,
2 Jefe (a) UAGED Quejas por defecto
No: Solicitar la subsanación, de no
de tramitación
presentarse, se archiva.
Derivar a superior jerárquico del

3 quejado, continua Procedimiento de Jefe (a) UAGED SGD
Recepción Interna
Tomar conocimiento de la queja, y
4 Superior jerárquico Dependencia SGD
derivar para su descargo.
5 Elaborar informe de descargo. Servidor quejado Dependencia SGD
Declarar fundada o infundada la queja.
Continua Procedimiento Emisión de
Documentos de Respuestas
6 Superior jerárquico Dependencia SGD
Nota: Si es fundado informar al
Secretario Técnico del Procedimiento
Administrativo.
22
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

Tomar conocimiento y registra atención
7 Jefe (a) UAGED Atención al
de la queja.
ciudadano
Remitir el Informe / Resolución de
Declaración de la queja al Administrado
(por correo o físico).
Nota: Por correo se solicita acuse de
Resolución que
recepción al Administrado.
atiende la queja por
De no recibirlo, ejecutar el
8 Jefe (a) UAGED defecto de
procedimiento para Despacho de
tramitación
documentos para la diligencia de
mensajería.
Por físico. Ejecutar procedimiento de
Despacho de documentos para la
diligencia de mensajería.
indicador indicador
Porcentaje de quejas por (N° de quejas atendidas dentro del Evaluar si se cumple con la atención de
plazo establecido x 100)
PS06-l-05 defectos de tramitación las quejas por defecto de tramitación.
-------------------------------------------
atendidas dentro del plazo N° de quejas recibidas según (Plazo legal 3 días hábiles)
normativa
23
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
24
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias

Nombre Atención de sugerencias Clasificación Soporte
Atender las sugerencias de los administrados o ciudadanos, en forma individual o colectiva, de manera física o
Objetivo
virtual para mejorar la prestación de los servicios.
- Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (D.S. N° 004-2019-JUS).
Base Legal/
Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y
normativa
Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
aplicable
bienes y servicios
Administrado del Informe para la viabilidad de las Administrado del Sineace o
Sugerencias física o virtual
Sineace o ciudadanos sugerencias ciudadanos
Código de la Nombre del Dependencia del Registro de
Actividades
actividad puesto ejecutor Ejecutor ejecución
Revisar el buzón de sugerencia o recepcionar en forma
1 Especialista UAGED Sugerencias
virtual por el Portal de Atención al Ciudadano
2 Tomar conocimiento y evaluar la sugerencia Jefe (a) UAGED SGD
Consolidar las sugerencias cada mes y sugerir a la Gerencia
3 General la viabilidad de las mismas. Continua Emisión de Especialista UAGED Informe
documentos que inician expedientes.
Otorgar respuesta pertinente, y solicitar a la dependencia Gerencia
4 Gerente General SGD
correspondiente la implementación de la misma. General
Recibir la sugerencia correspondiente, tomar
5 conocimiento, analizar, implementar e informar a Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD
Gerencia General
Gerencia
6 Tomar conocimiento y derivar a UAGED Gerente General SGD
General
Continuar Recepción interna de documentos que inician
expedientes.
Tomar conocimiento y/o comunicar al ciudadano sobre la
implementación de sugerencia, según corresponda. Reporte del
Nota: Por correo solicitar acuse de recepción al Portal de
7 Jefe (a) UAGED
Administrado. Atención al
De no recibirlo, ejecutar el procedimiento de Despacho de ciudadano
documentos para la diligencia de mensajería
Por físico. Ejecutar procedimiento de Despacho de
documentos para la diligencia de mensajería.
indicador indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica
Especialista de Unidad de Atención al Jefe(a) de Unidad de Atención al
25
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
26
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02 Administración del sistema de gestión documentaria

Nombre Administración del sistema de gestión documentaria Clasificación Soporte
Código PS06.02 Versión 3
Gestionar la documentación interna y externa para su recepción, emisión y despacho de los
Objetivo
documentos.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley
del Procedimiento Administrativo General.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental y modificatoria.
“Lineamientos para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
- Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el adecuado
Base Legal/ funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
normativa - Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
aplicable - Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión
actualizada de la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que
regulan el Trámite Documentario y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación,
Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace” aprobada con Resolución de
Secretaría Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST.
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N°
000001-2021-SINEACE/P-GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y
otras comunicaciones emitidas por el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación
de la Calidad Educativa - Sineace”
- Decreto Supremo N° 010-2022-MINEDU, que aprueba el Texto Único de Procedimientos
Administrativos –TUPA del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad
Educativa.
Áreas
Dependencias involucradas en la ejecución del proceso.
Participantes
- Documentos
- Dependencias del
externos
- Usuarios / Sineace
recibidos en
administrados Documentos físicos - Usuarios/
Jefe(a) de la mesa de
- Entidades y/o virtuales administrados
Unidad de partes
públicas - Solicitudes de PS06.02.0 - Entidades
Recepción Atención al presencial y/o
- Proveedores opinión 1 públicas
Documentaria Ciudadano y Virtual e
de bienes y - Documentos para - Proveedores de
Gestión ingresados al
servicios conocimiento, bienes y servicio
Documentaria SGD
- Dependencias revisión, etc. PS06.02.02
- Documentos
del Sineace Emisión
derivados por
Documentaria
el SGD
27
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
- Dependencia
del Sineace - Necesidad de - Dependencias del
Jefe(a) de la
- Mesa de información. Sineace
Unidad de
partes - Solicitudes de PS06.02.0 - Entidades
Emisión Atención al Documentos
presencial y/o opinión técnica 2 externas
Documentaria Ciudadano y emitidos
Virtual - Documentos - PS06.02.03
Gestión
- PS06.02.01 derivados, etc. Despacho de
Documentaria
Recepción documentos
Documentaria
Jefe(a) de la - Usuarios /
-Documentos Despacho de Cargo de
Unidad de administrados
- PS06.02.02 emitidos documentos PS06.02.0 documentos
Atención al - Entidades
Emisión - Documentos para la 3 entregados
Ciudadano y Públicas
Documentaria dirigidos a otra diligencia de en casos
Gestión - Proveedores de
entidad pública mensajería determinados
Documentaria bienes y servicio
Código de
indicador

Especialista de la Unidad de Atención Jefe (e) de la Unidad de Atención al
al Ciudadano y Trámite Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria
28
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria

Nombre Recepción Documentaria Clasificación Soporte
Objetivo Recibir los documentos internos o externos para su oportuna derivación y su respectiva atención.

- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley del
- Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo que aprueba la Ley de
Gobierno digital, y establece disposiciones sobre las condiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las
tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo
- Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión
Documental y modificatoria.
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la
foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
Base Legal/ - Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el adecuado
normativa funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
aplicable - Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada de la Directiva
N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y
Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa -
Sineace”, aprobada con Resolución de Secretaría Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST.
- Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N° 000001-2021-SINEACE-
P/GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras comunicaciones emitidas por el
Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”
- Decreto Supremo N° 010-2022-MINEDU, que aprueba el Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA del
Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa.
Áreas
Dependencias involucradas en la ejecución del proceso.
Participantes
Código de Responsable Cliente o
Listado de
Proveedores Entradas Procesos del Procesos Salidas Destinatario de los
Procesos Nivel 3
Nivel 3 Nivel 3 bienes y servicios
-Usuarios/ - Documentos Recepción Jefe(a) de la -Documentos - Dependencias del
administrados (externos, expedientes documentaria Unidad de externos Sineace
-Entidades públicas de acreditación, externa (mesa de PS06.02.01. Atención al recibidos e - PS06.02.01.02
- Proveedores de certificación, de partes física y/o 01 Ciudadano y ingresados al Recepción interna
bienes y servicios solicitud de virtual) Gestión SGD de documentos
información) Documentaria
- Dependencias del - Solicitudes de Jefe(a) de la Documentos - Dependencias del

Sineace opinión técnica Unidad de derivados por el Sineace
- PS06.02.01.01 - Documentos para Recepción PS06.02.01. Atención al SGD - PS06.02.02
Recepción conocimiento, interna de 02 Ciudadano y Emisión
documentaria revisión, etc. documentos Gestión Documentaria
externa Documentaria
29
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

Código de
indicador

Especialista de la Unidad de Atención al Jefe (e) de la Unidad de Atención al
30
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.01 Recepción documentaria externa

(mesa de partes física y/o virtual)
Recepción documentaria externa (mesa de partes física y/o

Nombre Clasificación Soporte
virtual)
Código PS06.02.01.01 Versión 3
Revisar, recibir y registrar la documentación externa para su atención oportuna por la dependencia
Objetivo
correspondiente.
- Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA
- Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el adecuado
Base Legal/
funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
normativa aplicable
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada de
la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite
Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”, aprobada con Resolución de Secretaría Técnica N°
000004-2020-SINEACE/P-ST.
2021-SINEACE-P/GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras
Alcance Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

servicios
- Usuarios / administrados - Documentos (externos, -Documentos - Dependencias del Sineace
- Entidades Públicas expedientes de externos recibidos e - Entidades Externas
- Proveedores de bienes y acreditación, de solicitud ingresados al SGD - PS06.02.01.02 Proceso de Recepción
servicios de información) Interna de Documentos
Código de Nombre del puesto Dependencia del
Actividades Registro de ejecución
la actividad ejecutor Ejecutor
Verificar que documento cumpla con
requisitos de admisión en Mesa de partes Asistente de Mesa de
1 UAGED -
física o mesa de partes virtual (revisar carpeta Partes
compartida)
¿Cumple requisitos?
Si: Continuar actividad 05.
Asistente de Mesa de
2 No: Registrar documento generando un UAGED -
Partes
número de expediente en el SGD y otorgar al
administrado 2 días hábiles para subsanar
31
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Entregar cargo (físico) con las indicaciones

para subsanar o remite por correo electrónico Asistente de Mesa de
3 UAGED -
el cargo virtual con las observaciones al Partes
administrado
En el plazo establecido
¿Subsanó? Asistente de Mesa de
4 UAGED -
Si: Continuar actividad 05. Partes
No: Declarar como no presentado.
Registrar documento en el SGD y generar
número expediente. Registro de recepción
5 Nota: Si es un documento ingresado por la UAGED de Documento en el
Partes
mesa de partes virtual registrar el número de SGD y SIAC
expediente del SGD al portal SIAC
Entregar el cargo físico del documento al
Asistente de Mesa de Ticket d registro de
6 Administrado o remite mediante correo UAGED
Partes expediente
electrónico el cargo virtual
Si es física la documentación, efectuar la
digitalización de la documentación en el SGD. Asistente de Mesa de
Ir a la actividad siguiente. Registro de Derivación
7 Partes UAGED
Si la documentación es virtual, solo se cargar Documento en el SGD
en el SGD, dado que ya se encuentra en
formato PDF. Ir a la actividad 9.
Consolidar los documentos recibidos, clasificar
8 por dependencias y mantener en archivo de UAGED -
Partes
gestión
Distribuir los documentos en casos
determinados a las dependencias
9 correspondientes. Continuar el Proceso de UAGED Reporte del SGD
Partes
PS06.02.01.02 Recepción Interna de
Documentos
Cargo de Recepción de
10 Archivar cargo de recepción. UAGED documentos
Partes

Código de
indicador

Especialista de la Unidad de Atención al Jefe (e) de la Unidad de Atención al
32
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
33
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.02 Recepción interna de documentos
Nombre Recepción interna de documentos Clasificación Soporte

Objetivo Recibir los documentos externos o internos para su derivación oportuna.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano, Gestión Documentaria y Archivo
del Procedimiento Administrativo General
- Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo que
aprueba la Ley de Gobierno digital, y establece disposiciones sobre las condiciones sobre las
condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento
Base Legal/ administrativo
normativa - Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
aplicable Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 y modificatoria.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada
de la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite

bienes y servicios
- Mesa de partes - Solicitudes de opinión
- Dependencias del Sineace
- Dependencia del Sineace técnica. Documentos
- PS06.02.02 Proceso de Emisión
- PS06.02.01.01 Recepción - Documentos para derivados por el SGD
Documentaria
documentaria externa conocimiento, revisión, etc.
Código de la Nombre del puesto Dependencia Registro de
Actividades
actividad ejecutor del Ejecutor ejecución
Verificar bandeja de documentos derivados Jefe(a) / Asistente
1 Dependencia SGD
por el SGD Administrativo
Jefe(a) / Asistente
2 Recibir los documentos derivados por el SGD Dependencia SGD
Administrativo
¿Deriva para su atención?
Documentos
Si: Derivar con proveído por el SGD, Jefe(a) / Asistente
3 Dependencia derivados por
continuar actividad 04. Administrativo
SGD
No: Atender documentación o archivar.
Entregar en físico los documentos recibidos
de los casos determinados. Ejecutar Jefe(a) / Asistente
4 Dependencia -
PS06.02.02.02 Emisión de documentos de Administrativo
respuesta
indicador indicador
34
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
35
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.02 Emisión documentaria

Nombre Emisión documentaria Clasificación Soporte
Generar documentos para atender la necesidad de información requerida por la dependencia o
Objetivo
usuario externo.
administrativo
Base Legal/
normativa
aplicable
- Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el
adecuado funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión
Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”, aprobada con Resolución de
Áreas
Dependencias del Sineace involucradas en el proceso
Participantes
- Dependencias del
Jefe(a) de la
- Dependencia del Sineace
Emisión de Unidad de
Sineace. PS06.02.02 - Entidades externas
Necesidad de documentos Atención al Documentos
- PS06.01.01 .01 - PS06.02.03 Despacho
información que inician Ciudadano y emitidos
Recepción de documentos para
expedientes Gestión
documentaria la diligencia de
Documentaria
mensajería
- Dependencia del - Solicitudes de Emisión de Jefe(a) de la - Dependencias del
Sineace opinión documentos Unidad de Sineace
- Mesa de partes técnica de respuesta PS06.02.02 Atención al - Entidades externas
Documentos
- PS06.02.01 - Documentos .02 Ciudadano y - PS06.02.03 Despacho
emitidos
Recepción derivados, Gestión de documentos para
Documentaria etc. Documentaria la diligencia de
mensajería
Código de
indicador
36
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.2.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.01 Emisión de documentos que

inician expedientes
Nombre Emisión de documentos que inician expedientes Clasificación Soporte

Generar un nuevo documento para solicitar información interna o externa a partir de la serie
Objetivo
documental correspondiente, con la finalidad de garantizar la trazabilidad del expediente único.
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 –
-
Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación
administrativa.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo
de Gestión Documental y modificatoria.
Base Legal/
- Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el
normativa aplicable
adecuado funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión
regulan el Trámite Documentario y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de
Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”, aprobada con
Resolución de Secretaría Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST.

servicios
- Dependencia del Sineace
- Necesidad de - Entidades externas
- PS06.02.01 Recepción Documentos emitidos
información. - PS06.02.03 Despacho de documentos
documentaria
Código de Nombre del puesto Dependencia del Registro de
Actividades
la actividad ejecutor Ejecutor ejecución
Seleccionar opción nuevo expediente
único en el SGD, seleccionar el tipo Documento
1 Servidor Dependencia
documental que inicia la serie emitido
documental
Registrar documento, cargar archivo,
y adjuntar archivos antecedentes y/o
2 Servidor Dependencia SGD
registrar la referencia de los
documentos, de corresponder
Generar número de expediente en el
SGD
Documento
4 Firma documento en SGD Jefe(a)/Director(a) Dependencia
emitido
Derivar documento en el SGD
Despacho es interno:
Si: Ir al Procedimiento de Recepción
Interna de Documentos. Fin. Asistente
6 Dependencia SGD
No: Ir al proceso Despacho de administrativo
Documentos para la diligencia de
mensajería. Fin.
37
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

indicador indicador
Flujograma:
38
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.2.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.02 Emisión de documentos de

respuesta
Nombre Emisión de documentos de respuesta Clasificación Soporte

Brindar respuesta a los documentos internos o externos recibidos registrando los documentos
Objetivo referentes con la finalidad de garantizar la trazabilidad del expediente único.

- Decreto Supremo N° 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas
y Certificados Digitales.
administrativo
Base Legal/ - Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
normativa Gestión Documental y modificatoria.
aplicable - - Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión
Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa - Sineace”, aprobada con Resolución de
- - Resolución de Gerencia General N° 000013-2021-SINEACE-P/GG, que aprueba la Directiva N°
000001-2021-SINEACE/P-GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y
otras comunicaciones emitidas por el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación
de la Calidad Educativa - Sineace”

servicios
- Dependencia del Sineace - Necesidad de información Documentos - Dependencias del Sineace
- Mesa de partes - Solicitudes de opinión emitidos - Entidades externas
- PS06.02.01 Recepción técnica - PS06.02.03 Despacho de documentos
documentaria - Documentos derivados,
etc.
Código de Nombre del Dependencia
la actividad puesto ejecutor del Ejecutor
Identificar el número del expediente único
1 y seleccionar opción para su atención en el Servidor/a Dependencia SGD
SGD
Elegir tipo de documento e ingresa datos
2 Servidor/a Dependencia SGD
del documento
Cargar archivo en el SGD, adjuntando los
anexos del caso, verificando que el
3 documento se encuentre ordenado y Servidor/a Dependencia SGD
referenciado al expediente de la actividad
1 (De ser necesario requerir vistos)
39
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
4 Firmar documento en el SGD Jefe(a)/Director(a) Dependencia Documento emitido

Derivar documento en el SGD, ¿Despacho
es interno?:
Si: Ir al Procedimiento de recepción
5 Servidor/a Dependencia SGD
interna de documentos.
No: Ir al proceso Despacho de documentos
indicador indicador
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Especialista de la Unidad de Atención Jefe(a) de la Unidad de Atención al
40
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
41
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.2.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.03 Despacho de documentos para la

diligencia de mensajería
Nombre Despacho de documentos para la diligencia de mensajería Clasificación Soporte

Objetivo Garantizar la entrega de la documentación externa a los destinarios correspondientes.
- Resolución de Gerencia General N° 000012-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la versión actualizada de
la Directiva N° 000001-2020-SINEACE/P-ST denominada “Procedimientos que regulan el Trámite
Base Legal/
normativa aplicable
2021-SINEACE-P/GG, denominada “Normas para la notificación de actos administrativos y otras

servicios
- Documentos emitidos Cargo de documentos - Usuarios / administrados
- PS06.02.02 Emisión - Documentos dirigidos a otra entregados en casos - Entidades Públicas
Documentaria entidad pública determinados - Proveedores de bienes y servicios
Código de
Nombre del puesto Dependencia
la Actividades Registro de ejecución
ejecutor de Ejecutor
actividad
Revisar, recibir, asignar y seleccionar tipo de
notificación del documento en el aplicativo de
mensajería y el SGD.
1 Técnico UAGED Aplicativo y SGD
Si la notificación es virtual pasar a la siguiente
actividad
Si la notificación es física pasar a la actividad 3
Notificar al correo electrónico consignado por
el ciudadano (a)/administrado (a) en su
solicitud, solicitando acuse de recepción.
De recibir el acuse de recibido, Fin del
procedimiento.
De no recibirlo, pasar a la siguiente actividad.
Generar cédula de notificación y entregar
3 documento para coordinar la diligencia de Jefe (a)/Director (a) Dependencia -
mensajería
Recibir documento, generar “reporte de
4 mensajería” y entregar los mismos para Técnico UAGED Aplicativo y SGD
diligencia de mensajería
Recibir documento y buscar dirección de
5 Notificador Service -
despacho
¿Encuentra destinatario? Reporte de
6 Notificador Service
Si: Continuar actividad 09 devolución de cargo
42
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
No: Suscribir acta correspondiente, devolver el

documento y pasar a la siguiente actividad.
Recibir el acta y derivar a la dependencia, por
el aplicativo de mensajería y el SGD.
Recibir y tomar conocimiento. (fin del
8 Jefe(a) / Director(a) Dependencia
procedimiento)
Cargo sellado y
9 Devolver de cargo de notificación Notificador Service
firmado por receptor
Revisar, escanear y cargar en el aplicativo de
Aplicativo, SGD y
mensajería y el SGD, cargo de notificación, y
10 Técnico UAGED cargo de documentos
devuelve el cargo en físico a la dependencia
entregados
emisora.
indicador indicador
N° documentos notificados efectivamente
Porcentaje de (acuse de recepción) al destinatario de
Evaluar la eficacia de la notificación
documentos notificados manera virtual
PS06-l-06 virtual
efectivamente (acuse de -------------------------------------------------- x 100
recepción) N° documentos recibidos para notificación
virtual
N° documentos entregados al destinatario
Porcentaje de
por el servicio de mensajería física Evaluar la eficacia de la entrega de los
cumplimiento de
PS06-l-07 --------------------------------------------------x 100 documentos por el servicio de
documentos entregados
N° documentos recibidos para entrega al mensajería físico
físicamente
servicio de mensajería física
43
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
44
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03 Administración del archivo central
Nombre Administración del archivo central Clasificación Soporte
Código PS 06.03 Versión 3

Gestionar los documentos archivísticos del Sineace en todas las etapas de los procesos técnicos archivísticos:
administración, organización, descripción, transferencia, conservación, eliminación y brindar los servicios
Objetivo
archivísticos a los usuarios internos y externos de manera oportuna y veraz para contribuir al acceso de
información pública y toma de decisiones.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.
- Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Sanciones del
Sistema Nacional de Archivos.
- Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN-DAI denominada
“Norma para la eliminación de documentos de Archivo del Sector Público”
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas
para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público”.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019/AGN/DDPA,
“Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma
para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la “Norma
Base Legal /
para la conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
Normativa
- Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020/AGN/DDPA, “Norma
Aplicable
para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 y modificatoria.
- Resolución de Secretaria Técnica N° 00008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000003-
2020-SINEACE/T, “Directiva de Transferencia de Documentos Archivísticos de los Archivos de Gestión al
Archivo Central del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el Manual de Servicios
Archivísticos del Archivo Central del Sineace”
- Resolución de Presidencia N° 000115-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la Directiva N° 000002-2020-
SINEACE/P, “Directiva de Organización de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
SINEACE/P, “Directiva de Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
- Resolución de Secretaría Técnica N° 000021-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000005-
2020-SINEACE/P-ST, “Directiva de Conservación de Documentos Archivísticos en los Archivos del
Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000095-2021-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la conformación del Comité
de Evaluador de Documentos (CED) del Sineace.
- Resolución de Gerencia General N° 000034-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N° 000008-
2021-SINEACE/P-GG, “Disposiciones para la Eliminación de Documentos Archivísticos en el Sineace”.
- Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
Áreas
- Presidencia
Participantes
- Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
45
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

Cliente o
Listado de Código de Responsable
Destinatario de
Proveedores Entradas Procesos Nivel Procesos del Proceso Salidas
los bienes y
2 Nivel 2 Nivel 2
servicios
- Resolución de
Presidencia
- Plan anual de
trabajo archivístico
del Sineace
-Cronograma anual
de transferencia de
Planificación
PE.01.01 documentos - Alta Dirección
de actividades
Proceso de Plan Operativo Jefe(a) de archivísticos - Archivo
archivísticas PS06.03.01
Planeamiento Institucional UAGED - Informe mensual General de la
del archivo
Estratégico de avance de Nación
central
actividades del plan
anual de trabajo
archivístico.
Informe técnico de
evaluación de
actividades
archivísticas (ITEA)
- Inventario de
registro de
PS06.03 Cronograma anual documentos –
- PS06.03.03
Administración de transferencia Transferencia Jefe(a) de archivo central (F-
PS06.03.02 Conservación
de archivo de documentos documental UAGED AD-09)
de documentos
central archivísticos - Documentos
transferidos al
archivo central
- PS06.03.02 - Documentos Informe sobre PS06.03
Transferencia transferidos Conservación Jefe(a) de estado de Administración
PS06.03.03
de documentos anualmente al documental UAGED documentos, local e de archivo
archivístico archivo central infraestructura. central
-PS06.03.03 - Inventario de - Alta Dirección
- Plan anual de
Administración Eliminación de Jefe(a) de eliminación de - Archivo
trabajo PS06.03.04
de archivo documentos UAGED documentos General de la
archivístico
central archivístico Nación
- Informe mensual - Alta Dirección
- Formulación
de avance de - Archivo
del plan anual - Plan anual de Servicios Jefe(a) de
PS06.03.05 actividades del plan General de la
de trabajo trabajo aprobado archivísticos UAGED
anual de trabajo Nación
archivístico
archivístico -Administrados
Código de
Denominación del Indicador Fórmula del Indicador Objetivo del Indicador
Indicador
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
Braulio Vega Cajamarca Luis Eduardo Gómez Dizama

Analista de Archivo de la Unidad de Atención Jefe(e) de la Unidad de Atención al
46
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03.01 Planificación de actividades archivísticas del
archivo central
Nombre Planificación de actividades archivísticas del archivo central Clasificación Soporte
Código PS 06.03.01 Versión 3

Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como de la correcta conservación y uso de los documentos provenientes de los Archivos
Objetivo
de Gestión e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo
General de la Nación.
- Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN-DAI
denominada “Norma para la eliminación de documentos de Archivo del Sector Público”
Base Legal / para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Normativa - Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA
Aplicable “Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del
sector público”.
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la
“Norma para la conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
Áreas
- Presidencia
Participantes
Cliente o
Listado de Código de Responsable
Destinatario
Proveedores Entradas Procesos Procesos del Proceso Salidas
de los bienes y
Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3
servicios
Formulación -Resolución de
- Alta Dirección
PE.01.01 Proceso del plan Presidencia
- Plan operativo - Archivo
de Planeamiento anual de PS06.03.01.01 Jefe de UAGED - Plan anual de
institucional General de la
Estratégico trabajo trabajo archivístico
Nación
archivístico aprobado
- Informe mensual
de avance de
actividades del
Seguimiento
Formulación del - Plan anual de plan anual del - Alta Dirección
del plan
plan anual de trabajo trabajo archivístico - Archivo
anual de PS06.03.01.02 Jefe de UAGED
trabajo archivístico -Informe técnico de General de la
trabajo
archivístico aprobado evaluación de Nación
archivístico
actividades
archivísticas
47
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

Código de
Indicador
Actividades ejecutadas del plan anual
Porcentaje de actividades de trabajo archivístico
Evaluar la eficacia del cumplimiento
PS06-l-08 ejecutadas del plan anual de ---------------------------------------- x 100
de las actividades planificadas
trabajo archivístico Actividades planificadas plan anual de

Analista de Archivo de la Unidad de Atención Jefe (e) de la Unidad de Atención al
al Ciudadano y Gestión Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria.
48
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.01 Formulación del plan anual de
FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO
Formulación del plan anual de trabajo anual de trabajo
archivístico
Planificar las actividades archivísticas de manera anual que permitan fortalecer y consolidar la gestión
Objetivo
documental del sistema institucional de archivos del Sineace.
- Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN-DAI denominada
“Norma para la eliminación de documentos de Archivo del Sector Público”
Base Legal / para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Normativa - Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA
aplicable “Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público”.
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la “Norma
para la conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
Alcance - Alta Dirección
Cliente o Destinatario
de los bienes y servicios
-PE.01.01 - Resolución de
- Alta Dirección
Proceso de Presidencia
- Plan Operativo Institucional - Archivo General de la
Planeamiento - Plan anual de trabajo
Nación
Estratégico archivístico aprobado
Código de la Nombre del puesto
Actividades Dependencia de Ejecutor Registro de ejecución
actividad ejecutor
- Proyecto del plan
Analista de Archivo /
anual de trabajo
Elaborar proyecto de plan anual Asistente
1 UAGED archivístico.
de trabajo archivístico. Administrativo de
- Proyecto de
Archivo
Resolución
Revisar el proyecto de plan

2 Jefe(a) UAGED -
anual de trabajo archivístico.
Elaborar informe que propone el Informe que propone el
Asistente
3 plan anual de trabajo UAGED plan anual de trabajo
Administrativo de
archivístico. archivístico.
Archivo
49
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Revisar y elaborar informe que

sustenta el plan anual de trabajo Informe del plan anual
4 Jefe(a) UAGED
archivístico y derivar a Gerencia de trabajo archivístico
General
Continuar el proceso PS05

Proyecto final de
5 Gestión de asuntos legales y Gerente General Gerencia General
resolución
jurídicos
Resolución
Aprobar Resolución del plan
6 Presidente(a) Presidencia de CDAH plan anual de trabajo
anual de trabajo archivístico
archivístico
Enviar la Resolución del plan
anual de trabajo archivístico al
AGN y a la UAGED Asistente Presidencia/Gerencia
7 _
Nota: Se envía en el mes de Administrativo General
diciembre del año anterior a su
ejecución
INDICADOR DEL PROCEDIMIENTO
Código del Denominación del
Fórmula del Indicador Objetivo del Indicador
Indicador Indicador

50
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
51
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.02 Seguimiento y evaluación

del plan anual de trabajo archivístico
FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO
Seguimiento y evaluación del plan anual de trabajo
archivístico
Realizar el seguimiento y evaluación técnica de la ejecución de la actividades mensuales archivísticas del
Objetivo
plan anual de trabajo archivístico del Sineace
Base Legal /
Normativa aplicable
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del
sector público”.
Alcance
- Alta Dirección
Cliente o Destinatario
Proveedores Entradas Salidas de los bienes y
servicios
- Informe mensual de avance
de actividades del plan anual
- Formulación del -Alta Dirección
de trabajo archivístico.
plan de trabajo - Plan anual de trabajo archivístico aprobado - Archivo General de la
-Informe Técnico de
anual de archivo Nación
evaluación de actividades
archivísticas ejecutadas-ITEA
Código de la Nombre del
Actividades Dependencia de Ejecutor Registro de ejecución
actividad puesto ejecutor
Revisar el plan anual de Analista de

1 UAGED -
trabajo de archivo Archivo
Verificar la ejecución y
cumplimiento de las Analista de
2 UAGED -
actividades del plan anual de Archivo
trabajo archivístico.
- Informe mensual de
Elaborar el Informe mensual
avance de actividades
de avance de actividades del Analista de
3 UAGED del Plan Anual de
plan anual de trabajo Archivo
Trabajo Archivístico.
archivístico.
Revisar y remitir el Informe
de seguimiento a Gerencia
General para las acciones de
seguimiento del POI.
Si el informe presentado
Informe de actividades
4 corresponde al mes de Jefe(a) UAGED
UAGED
diciembre ejecuta la
siguiente actividad.
De lo contrario vuelve la
actividad 3.
52
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Elaborar proyecto de
informe técnico de Proyecto de informe
evaluación de actividades técnico de evaluación
Analista de
5 archivísticas ejecutadas. UAGED de actividades
Archivo
Plazo: 31 de enero posterior archivísticas
a la ejecución del plan anual ejecutadas - ITEA
de trabajo archivístico.
Informe técnico de
Revisar y derivar el informe
evaluación de
técnico de evaluación de
6 Jefe(a) UAGED actividades
actividades archivísticas
archivísticas
ejecutadas - ITEA
ejecutadas -ITEA
Informe técnico de
Revisar y aprobar Informe
evaluación de
Técnico de Evaluación del
7 Presidente(a) Presidencia de CDAH actividades
Plan Anual de Trabajo
archivísticas
Archivístico.
ejecutadas -ITEA
Elaborar oficio y enviar
informe técnico de
evaluación de actividades Oficio e informe
archivísticas ejecutadas - técnico de evaluación
Asistente
8 ITEA al AGN y a la UAGED. Presidencia/Gerencia General de actividades
administrativo
Ejecutar el procedimiento archivísticas
de despacho de documentos ejecutadas - ITEA
para la diligencia de
mensajería.
INDICADOR DEL PROCEDIMIENTO
Código del Denominación del
Fórmula del Indicador Objetivo del Indicador
Indicador Indicador

53
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
54
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.02 Transferencia de documentos

archivísticos
FICHA TECNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Transferencia de documentos archivísticos Clasificación Soporte

Descongestionar los archivos de gestión para aprovechar la disponibilidad del espacio físico y garantizar
Objetivo la integridad y conservación de documentos para disponer la información al servicio de los usuarios
internos y externos.
Responsable Jefe (a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
- Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y
Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
“Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA
“Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
- Resolución de Secretaria Técnica N° 00008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N°
000003-2020-SINEACE/T, “Directiva de Transferencia de Documentos Archivísticos de los
Archivos de Gestión al Archivo Central del Sineace”.
Base Legal/ - Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el Manual de
normativa Servicios Archivísticos del Archivo Central del Sineace”
aplicable - Resolución de Presidencia N° 0000115-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la Directiva N°
000002-2020-SINEACE/P, “Directiva de Organización de Documentos Archivísticos en los
Archivos del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000182-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la Directiva N°
000005-2020-SINEACE/P, “Directiva de Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos del
Sineace”.
- Resolución de Secretaría Técnica N° 000021-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N°
000005-2020-SINEACE/P-ST, “Directiva de Conservación de Documentos Archivísticos en los
Archivos del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000095-2021-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la conformación del
Comité de Evaluador de Documentos (CED) del Sineace.
- Resolución de Gerencia General N° 000034-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N°
000008-2021-SINEACE/P-GG, “Disposiciones para la Eliminación de Documentos Archivísticos en
el Sineace”.

servicios
- Inventario de
registro de
PS06.02.01 documentos –
- Plan anual de trabajo archivístico - Archivo Central
Administración Archivo Central
- Cronograma anual de transferencia - PS06.03.03 Conservación de
del Archivo F-AD-09
de documentos archivísticos documentos
Central - Acta de
transferencia de
documentos
55
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Código de la Nombre del Dependencia

actividad puesto ejecutor de Ejecutor
Elaborar informe que propone el Informe que propone el
1 cronograma anual de transferencia de Analista de Archivo UAGED cronograma anual de
documentos archivísticos transferencia
Revisar y remitir informe y cronograma

Informe y cronograma
2 anual de transferencia de documentos Jefe (a) UAGED
anual de transferencia
archivísticos a la Gerencia General
Revisar y aprobar el informe, elaborar
memorándum múltiple remitiendo Gerencia - Memorándum
3 Gerente General
cronograma anual de transferencia de General Múltiple
documentos archivísticos
- Memorándum
Recibir cronograma anual de
Múltiple adjuntando
4 transferencia de documentos Jefe(a)/Director(a) Dependencias
cronograma de
archivísticos
transferencia
Identificar, clasificar y organizar las
series documentales, de acuerdo a la
Asistente - Series documentales
5 “Directiva de Organización de Dependencias
Administrativo por dependencia
Documentos Archivísticos en los
Archivos del Sineace”
Elaborar el Inventario Registro de
Asistente
6 Documentos del Archivo Central (F-AD- Dependencias - F-AD-09
Administrativo
09)
Guardar la documentación en las
Asistente - Unidades de
7 unidades de conservación brindadas por Dependencias
Administrativo conservación
el Archivo Central
Enviar el inventario y proyecto de acta
de transferencia al correo: Asistente
8 Dependencias -Correo electrónico
archivocentral@sineace.gob.pe para Administrativo
revisión del correcto registro.
Proyectar el memorándum y el acta de
Asistente
9 transferencia de documentos Dependencias - Memorándum
Administrativo
archivísticos
Firmar el memorándum y el acta de
10 transferencia de documentos Jefe(a)/Director(a) Dependencias - Memorándum
archivísticos
Enviar el memorándum, y el acta de
transferencia visados, el inventario Asistente
- Memorándum
formato Ms Excel de la documentación a Administrativo
11 Dependencias - Inventario de
transferir. Continuar el proceso
transferencia
PS06.02.02.02 Emisión de documentos
de respuesta
Asistente
Revisar y validar el inventario con la
12 Administrativo de UAGED -
documentación transferida.
Archivo
¿Existe observaciones?:
Si: Remitir los hallazgos al correo de
Archivo Central.
13 Analista de Archivo UAGED -
Continuar el proceso PS06.01.02
Emisión de Documentos.
56
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Subsanar las observaciones. Ir a la Asistente

14 Dependencias -
actividad 6. Administrativo
-Informe de
Elaborar informe de conformidad de la conformidad de
transferencia de documentos, transferencia
15 Analista de Archivo UAGED
adjuntando el inventario revisado y el - Acta de transferencia
acta de transferencia firmada Inventario de
transferencia revisado
-Hoja de envío que
adjunta formato de acta
de transferencia de
Dar conformidad a la transferencia de documentos con firma
16 documentos, firmar acta de Jefe (a) UAGED digital
transferencia y envío a la dependencia - Inventario de registro
de documentos –
Archivo Central
(F-AD-09)
Asistente
Colocar en las unidades de
17 Administrativo de UAGED
conservación. Fin
Archivo
Código del
Indicador
Determinar la documentación necesaria

Documentos transferidos en Documentos transferidos
PS06-l-09 a trasladar para su custodia por el
metros lineales Documentos por transferir
Archivo Central.

Braulio Vega Cajamarca Jimena Mezarina Muriel Luis Eduardo Gómez Dizama
Analista de Archivo de la Unidad de Atención Jefa de la Unidad de Jefe (e) de la Unidad de Atención al
al Ciudadano y Gestión Documentaria Modernización Ciudadano y Gestión Documentaria.
57
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
58
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.03 Conservación de documentos

archivísticos
FICHA TECNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Conservación de documentos archivísticos Clasificación Soporte
Mantener la integridad física del documento y garantizar su conservación en el repositorio del Archivo Central como se
Objetivo
indica en la Tabla General de Retención de Documentos Archivísticos del PCDA.
Responsable Jefe (a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.
- Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Sanciones del Sistema
Nacional de Archivos.
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la
Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
- Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA “Normas para la
Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la “Norma para la
conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para la
Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
- Resolución de Secretaria Técnica N° 00008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000003-2020-
Base Legal/ SINEACE/T, “Directiva de Transferencia de Documentos Archivísticos de los Archivos de Gestión al Archivo Central
normativa del Sineace”.
aplicable - Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el Manual de Servicios Archivísticos del
Archivo Central del Sineace”
SINEACE/P, “Directiva de Organización de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
SINEACE/P, “Directiva de Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000095-2021-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la conformación del Comité de
Evaluador de Documentos (CED) del Sineace.
- Resolución de Secretaría Técnica N° 000021-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000005-2020-
SINEACE/P-ST, “Directiva de Conservación de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
- Resolución de Gerencia General N° 000034-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N° 000008-2021-
SINEACE/P-GG, “Disposiciones para la Eliminación de Documentos Archivísticos en el Sineace”.
Alcance
- Unidad de Logística
Cliente o Destinatario de los bienes
y servicios
Informe sobre estado de
Dependencias Documentos transferidos anualmente al
Conservación de Documentos, Archivo Central
del Sineace Archivo Central
local e infraestructura.
Actividades
Verificar que los ambientes, los documentos y
Asistente Administrativo
1 la seguridad se encuentren en las condiciones UAGED -
de Archivo
establecidas por el ente rector.
Elaborar informe sobre el estado de los
documentos, local e infraestructura dirigido a Asistente Administrativo
2 UAGED Informe
la jefatura de UAGED con conocimiento del de Archivo
Analista de Archivo.
59
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
¿Archivo Central se encuentra en condiciones

establecidas?:
Si: Tomar conocimiento del informe y archivar
3 Analista de Archivo UAGED -
(Fin del procedimiento)
No: Establecer acciones para corregir o
prevenir riesgos.
Coordinar las acciones correctivas y/o Correo
4 Jefe(a) UAGED
preventivas con la Unidad de Logística electrónico/Informe
Evidencias de
5 Gestionar las acciones requeridas Jefe(a) LOG
atención
Verificar ejecución de las acciones correctivas
6 Asistente de UAGED -
y preventivas.
Administrativo de Archivo
Código del
Indicador

60
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma
61
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
7.3.4 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.04 Servicios archivísticos

Nombre Servicios archivísticos Clasificación Soporte
Brindar un eficiente servicio de información a los usuarios y garantizar el uso adecuado del acervo
Objetivo documental, conservación e integridad del documento archivístico.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.

Transparencia y Acceso a la Información Pública.
para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Base Legal/
- Resolución de Secretaria Técnica N° 00008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000003-
normativa aplicable
2020-SINEACE/T, “Directiva de Transferencia de Documentos Archivísticos de los Archivos de Gestión al
Archivo Central del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el Manual de Servicios
Archivísticos del Archivo Central del Sineace”
- Resolución de Presidencia N° 0000115-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la Directiva N° 000002-
2020-SINEACE/P, “Directiva de Organización de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000182-2020-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la Directiva N° 000005-
2020-SINEACE/P, “Directiva de Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos del Sineace”.
- Resolución de Secretaría Técnica N° 000021-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000005-
2020-SINEACE/P-ST, “Directiva de Conservación de Documentos Archivísticos en los Archivos del
Sineace”.
- Resolución de Presidencia N° 000095-2021-SINEACE/CDAH-P, que aprueba la conformación del Comité
de Evaluador de Documentos (CED) del Sineace.
Resolución de Gerencia General N° 000034-2021-SINEACE/P-GG, que aprueba la Directiva N° 000008-
2021-SINEACE/P-GG, “Disposiciones para la Eliminación de Documentos Archivísticos en el Sineace”.

bienes y servicios
- Documentos prestados (original o digital)
- Consulta de documentos
Dependencias del Solicitud de servicios Dependencias del Sineace
- Formato de registro de servicios
Sineace archivísticos
archivístico
62
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Código de la Nombre del puesto Dependencia

actividad ejecutor del Ejecutor
Elaborar y visar solicitud de Servicios Solicitud de Servicios
Archivísticos por SGD Archivísticos
Revisar y firmar solicitud de Servicios Director(a)/jefe Solicitud de Servicios
2 Dependencia
Archivísticos por SGD (a)de dependencia Archivísticos
3 Tomar conocimiento y derivar para su atención Jefe (a) UAGED Proveído
Analista /Asistente F-AD-09 Inventario de
Revisar y realizar la búsqueda en los inventarios
4 Administrativo de UAGED Registro de Documentos
y en el repositorio físico y virtual
Archivo del Archivo Central
¿Se encontró el documento? Analista /Asistente
Si: Continuar actividad 6. Administrativo de UAGED -
No: Continuar en la actividad siguiente. Archivo
Analista /Asistente
Elaborar el documento de respuesta. Ir a la
5 Administrativo de UAGED Documento x SGD
actividad 7.
Archivo
¿Es consulta? Analista /Asistente
6 Si: Atender a la dependencia Administrativo de UAGED -
No: volver a la actividad 5. Archivo
7 Elaborar y enviar el documento de respuesta Jefe (a) UAGED Documento x SGD
Analista /Asistente F-AD-07 Registro de
8 Registrar el servicio archivístico Administrativo de UAGED Servicio Archivístico del
Archivo Sineace
¿Es préstamo físico?
9 No: Recibir el documento de respuesta (Fin) Servidor Dependencia Documento x SGD
Si: Continuar en la actividad siguiente.
¿Se solicita prorroga?
Si: Elaborar y visar prorroga. Continuar en la Solicitud de servicios
actividad siguiente archivísticos
No: Continuar actividad 13.
Revisar y firmar solicitud de servicios Director(a)/jefe Solicitud de Servicios
11 Dependencia
archivísticos por SGD (a)de dependencia Archivísticos
Tomar conocimiento y comunicar prorroga al
12 personal de archivo central para el registro y Jefe (a) UAGED Proveído
seguimiento
Elaborar y enviar el proveído de devolución de
13 Director(a)/jefe (a) Dependencia Proveído
documentos
Tomar conocimiento y comunicar al Archivo
14 Jefe (a) UAGED Proveído
Central
Analista /Asistente
Revisar la conformidad y devolver el documento
15 Administrativo de UAGED -
al repositorio. Fin
Archivo
Denominación del
Código de indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador
Porcentaje de Brindar atención oportuna a las solicitudes
N° de documentos archivístico
cumplimiento de de servicios archivístico de documentos
PS06-l-10 atendidos dentro del plazo X 100
servicios atendidos física y/o digital bajo custodia del Archivo
N° de documentos solicitados
(física y/o digital) Central
63
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Flujograma:
64
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
8. INVENTARIO DE INDICADORES
Código Implementado (I) /

N° PROCESOS DE NIVEL 0 PROCESOS DE NIVEL 1 PROCESOS DE NIVEL 2 Nombre indicador
Indicador Por Implementar (PI)
Atención al Gestión de la Porcentaje de atención de
01 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.01 Atención al PS06-l-01 solicitudes presentadas por los PI
Documentaria Ciudadano ciudadanos
Atención al Gestión de la
Atención de información Porcentaje de consultas atendidas
02 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.01 Atención al PS06.01.01 PS06-l-02 I
en general u orientación dentro del plazo
Documentaria Ciudadano
Atención al Gestión de la Porcentaje de solicitudes
Atención de acceso a la
03 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.01 Atención al PS06.01.02 PS06-l-03 información atendidas dentro del I
Documentaria Ciudadano plazo establecido
Atención al Gestión de la
Porcentaje de reclamos atendidos
04 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.01 Atención al PS06.01.03 Atención de reclamos PS06-l-04 I
dentro del plazo
Documentaria Ciudadano
Atención al Gestión de la Porcentaje de quejas por defectos
Atención de quejas por
05 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.01 Atención al PS06.01.04 PS06-l-05 de tramitación atendidas dentro del I
defectos de tramitación
Documentaria Ciudadano plazo
Atención al Administración del Despacho de documentos Porcentaje de documentos
06 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.02 Sistema de Gestión PS06.02.03 para la diligencia de PS06-l-06 notificados efectivamente (acuse de PI
Documentaria Documental mensajería recepción)
Atención al Administración del Despacho de documentos
Porcentaje de cumplimiento de
07 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.02 Sistema de Gestión PS06.02.03 para la diligencia de PS06-l-07 PI
documentos entregados físicamente
Documentaria Documental mensajería
Atención al Planificación de Porcentaje de actividades
Administración del
08 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.03 PS06.03.01 actividades archivísticas PS06-l-08 ejecutadas del Plan Anual de Trabajo I
Archivo Central
Documentaria del Archivo Central Archivístico
65
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Código Implementado (I) /

N° PROCESOS DE NIVEL 0 PROCESOS DE NIVEL 1 PROCESOS DE NIVEL 2 Nombre indicador
Indicador Por Implementar (PI)
Atención al
Administración del Transferencia de Documentos transferidos en metros
09 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.03 PS06.03.02 PS06-l-09 I
Archivo Central Documentos Archivísticos lineales
Documentaria
Atención al Porcentaje de cumplimiento de
Administración del
10 PS06 Ciudadano y Gestión PS06.03 PS06.03.04 Servicios archivísticos PS06-l-10 servicios atendidos (copia física o I
Archivo Central
Documentaria digital)
66
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9. FICHAS DE INDICADORES
9.1 Ficha de Indicador PS06-I-01 Porcentaje de atención de solicitudes presentadas por

los ciudadanos
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de atención de solicitudes

Denominación: Código: PS06-I-01
presentadas por los ciudadanos
Código y nombre del

PS06 Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
Proceso de Nivel 0 - N0

PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano

Medir el porcentaje de solicitudes atendidas por el personal del Sineace dentro

Descripción del Indicador
del plazo estimado en un periodo determinado.
Unidad de Medida Porcentaje
Objetivo del Indicador Asegurar la atención oportuna a las solicitudes presentadas por los ciudadanos
Cantidad de solicitudes atendidas por UAGED dentro del plazo x100

Forma de Cálculo
Cantidad de solicitudes presentadas por los ciudadanos
Fuentes de Información Reporte informático de consultas del Portal de Atención al Ciudadano y SGD.
Periodicidad de Medición
Mensual
(Frecuencia)
Responsable de Medición Especialista de la UAGED
Meta 95%
67
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.2 Ficha de Indicador PS06-I-02 Porcentaje de consultas atendidas dentro del plazo
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de consultas atendidas dentro del

plazo



PS06.01.01 Atención de información en general u orientación
Medir el porcentaje de consultas que son atendidas por el personal del Sineace
dentro del plazo.
Asegurar la atención oportuna de las consultas realizadas por los administrados

Objetivo del Indicador
y/o usuarios
N° de Consultas atendidas dentro del plazo x100
-------------------------------------------------------------------
Consultas recibidas
Forma de Cálculo Plazo: Consultas generales 05 días hábiles
Consultas especializadas 20 días hábiles
Nota: Se considerará para la contabilización aquellas solicitudes atendidas dentro
del mes y según el tipo de consulta ingresada.
Fuentes de Información Reporte informático de consultas, extraído del Portal de Atención al Ciudadano.
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
68
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.3 Ficha de Indicador PS06-I-03 Porcentaje de solicitudes información atendidas dentro

del plazo establecido
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de solicitudes información atendidas
dentro del plazo establecido



PS06.01.02 Atención de acceso a la información pública
Descripción del
Mide el cumplimiento de plazo en la entrega de la información solicitada.
Indicador
Asegurar el acceso y transparencia de la información vinculada a los servicios que

brinda el Sineace.
N° atenciones de solicitudes de acceso a la información atendidas dentro del plazo
establecido
------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
N° total de atenciones de solicitudes de acceso a la información
Forma de Cálculo
Plazo: 10 días hábiles contabilizados desde el registro en el SGD.
Nota: Se considerará para la contabilización aquellas solicitudes atendidas dentro del
mes.
Reporte informático de solicitudes de acceso a la información, extraído del Portal de
Fuentes de Información
Atención al Ciudadano.
Periodicidad de
Mensual
Medición (Frecuencia)
Responsable de
Especialista de la UAGED
Medición
Meta 95%
69
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.4 Ficha de Indicador PS06-I-04 Porcentaje de reclamos atendidos dentro del plazo
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de reclamos atendidos dentro del

plazo



PS06.01.03 Atención de Reclamos
Descripción del Indicador Indicador de eficiencia, mide los reclamos atendidos dentro del plazo.
Objetivo del Indicador Evaluar si se cumple con la atención del reclamo dentro del plazo establecido.
N° reclamos atendidos dentro del plazo establecido

--------------------------------------------------------------------- x 100
Forma de Cálculo N° de reclamos recibidos según normativa
Plazo: 30 días hábiles
Fuentes de Información Reporte informático de reclamos, extraído del Portal de Atención al Ciudadano.
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
70
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.5 Ficha de Indicador PS06-I-05 Porcentaje de quejas por defectos de tramitación

atendidas dentro del plazo
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de quejas por defectos de

tramitación atendidas dentro del plazo



PS06.01.04 Atención de Quejas por defectos de tramitación
Indicador de eficiencia, mide las quejas por defectos de tramitación atendidas

dentro del plazo.
Evaluar si se cumple con la atención de las quejas por defecto de tramitación

dentro del plazo establecido. (Plazo legal 3 días hábiles).
N° de quejas atendidas dentro del plazo establecido
----------------------------------------------------------------------- x 100
Forma de Cálculo
N° de quejas recibidas según normativa
Reporte informático de quejas por defectos de tramitación, extraído del Portal de

Fuentes de Información
Atención al Ciudadano.
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
71
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.6 Ficha de Indicador PS06-I-06 Porcentaje de documentos notificados efectivamente

(acuse de recepción)
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de documentos notificados

efectivamente (acuse de recepción)


PS06.02 Administración del Sistema de Gestión Documental

PS06.02.03 Despacho de documentos para la diligencia de mensajería
Descripción del Indicador Medir la eficacia de la notificación virtual.
Objetivo del Indicador Evaluar la eficacia de la notificación virtual
N° documentos notificados efectivamente (acuse de recepción) al destinatario de

manera virtual
Forma de Cálculo
-------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
N° documentos recibidos para notificación virtual
Fuentes de Información Reporte del sistema de mensajería institucional
Mensual
(Frecuencia)
Meta 90%
72
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.7 Ficha de Indicador PS06-I-07 Porcentaje de cumplimiento de documentos entregados

físicamente
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de cumplimiento de documentos

Denominación: Código: PS06.02.03-I-2
entregados físicamente


PS06.02 Administración del Sistema de Gestión Documental

PS06.02.03 Despacho de documentos para la diligencia de mensajería
Medir el cumplimiento de documentos entregados por el servicio de mensajería

contratado.
Evaluar la eficacia de la entrega de los documentos por el servicio de mensajería

físico
N° documentos entregados al destinatario por el servicio de mensajería física

Forma de Cálculo --------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
N° documentos recibidos para entrega al servicio de mensajería física
Fuentes de Información Reporte del Sistema de mensajería institucional
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
73
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.8 Ficha de Indicador PS06-I-08 Porcentaje de actividades ejecutadas del plan anual de
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de actividades ejecutadas del plan

anual de trabajo archivístico

PS06 Atención al ciudadano y gestión documentaria

PS06.03 Administración del archivo central

PS06.03.01 Planificación de actividades archivísticas del archivo central
Descripción del Indicador Medir la ejecución de las actividades en porcentaje.
Evaluar la eficacia del cumplimiento de las actividades planificadas de manera

individual
Actividades ejecutadas del plan anual de trabajo archivístico

Forma de Cálculo ----------------------------------------------------------------------------------- x 100
Actividades planificadas plan anual de trabajo archivístico
Fuentes de Información Plan anual de trabajo archivístico aprobado.
Mensual
(Frecuencia)
Responsable de Medición Analista de Archivo
Meta 95%
74
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.9 Ficha de Indicador PS06-I-09 Documentos transferidos en metros lineales
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Documentos transferidos en metros lineales Código: PS06-I-09


PS06.03 Administración del Archivo Central

PS06.03.02 Transferencia de Documentos Archivísticos
Descripción del Medir los documentos transferidos en metros lineales de los Archivos de Gestión al
Indicador Archivo Central.
Unidad de Medida Metros lineales
Determinar la documentación necesaria a trasladar para su custodia por el Archivo

Central.
Documentos transferidos
Forma de Cálculo -------------------------------------
Documentos por transferir
Fuentes de Informe de avances de actividades del plan anual de trabajo archivístico de manera
Información mensual
Periodicidad de
Anual
Medición (Frecuencia)
Responsable de
Analista de Archivo
Medición
Meta Según el plan anual de trabajo archivístico
75
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
9.10 Ficha de Indicador PS06-I-10 Porcentaje de cumplimiento de servicios atendidos (

física y/o digital)
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de cumplimiento de servicios

atendidos ( física y/o digital)


PS06.03 Administración del Archivo Central

PS06.03.04 Servicios Archivísticos
Descripción del Indicador Medir la eficacia de la atención de los documentos solicitados.
Brindar una atención oportuna a las solicitudes de Servicios Archivísticos en el

Archivo Central.
N° documentos atendidos dentro del plazo
--------------------------------------------------------- x 100
Forma de Cálculo N° documentos solicitados
Plazo: 05 días hábiles
Fuentes de Información F-AD-07 Registro de servicio archivístico del Sineace
Mensual
(Frecuencia)
Responsable de Medición Analista de Archivo
Meta 95%
76
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha del Cambio N° Ítem Descripción del Cambio

Se actualizó la Base legal según las
3.0 25/11/2022 1 Base Legal disposiciones de la Directiva de
Trámite Documentario vigente.
Ficha Técnica del
Se actualizó el formato de Ficha
proceso PS06:
Técnica del Proceso PS06, en
3.0 25/11/2022 2 Atención al
aspectos de forma correspondiente
Ciudadano y Gestión
a, Base Legal/normativa aplicable.
Documentaria
Se actualizó el Inventario de
Procesos Nivel 0, 1 y 2, según las
funciones de la Unidad de Atención
Inventario del al Ciudadano y Gestión
3.0 25/11/2022 3
Procesos Documentaria, así como de las
disposiciones normativas respecto
a atención al ciudadano y la gestión
documentaria.
Se actualizó el formato de Ficha
7.1 Ficha Técnica del Técnica del Proceso: PS06.01
Proceso: PS06.01 Gestión de la Atención al
3.0 25/11/2022 4
Gestión de la Ciudadano, correspondiente a Base
Atención al Legal/normativa aplicable y
Ciudadano objetivo del indicador del proceso.
Se actualizó el formato Ficha
Técnica del Procedimiento:
7.1.1 Ficha PS06.01.01 Atención de
Técnica del información en general u
Procedimiento: orientación, correspondiente a
3.0 25/11/2022 5
PS06.01.01 Atención Base Legal/normativa aplicable,
de información en Responsable, Descripción del
general u orientación procedimiento (actividades,
nombre de puesto ejecutor), código
del indicador y Flujograma.
7.1.2 Ficha
PS06.01.02 Atención de acceso a la
Técnica del
información pública,
Procedimiento:
3.0 25/11/2022 6 correspondiente Descripción del
PS06.01.02 Atención
proceso (entradas, salidas,
de acceso a la
actividades, nombre del puesto
ejecutor y dependencia del
ejecutor) y Flujograma.
77
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

7.1.3 Ficha
PS06.01.03 Atención de reclamos,
Técnica del
correspondiente a Descripción del
3.0 25/11/2022 7 Procedimiento:
procedimiento (entradas, salidas,
PS06.01.03 Atención
actividades, dependencia del
de reclamos
ejecutor y registro de ejecución) y
Flujogramas.
7.1.4 Ficha
Técnica del
PS06.01.04 Atención de quejas por
Procedimiento:
defectos de tramitación
3.0 25/11/2022 8 PS06.01.04 Atención
correspondiente a Descripción del
de quejas por
procedimiento (actividades,
defectos de
nombre de puesto ejecutor) y
tramitación
Flujogramas.
7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento:
Técnica del PS06.01.05 Atención de
3.0 25/11/2022 9 Procedimiento: sugerencias, correspondiente a
PS06.01.05 Atención Descripción del procedimiento
de sugerencias (actividades y nombre del puesto
7.2 Ficha Técnica del Técnica del Proceso: PS06.02
Proceso: PS06.02 Administración del Sistema de
3.0 25/11/2022 10 Administración del Gestión Documentaria
Sistema de Gestión correspondiente a Base
Documentaria Legal/normativa aplicable y
Descripción del proceso (entradas).
7.2.1 Ficha Se actualizó el formato Ficha
Técnica del Proceso: Técnica del Proceso: PS06.02.01
3.0 25/11/2022 11 PS06.02.01 Recepción Documentaria,
Recepción correspondiente a Base
Documentaria Legal/normativa aplicable.
7.2.1.1 Ficha
Técnica del
PS06.02.01.01 Recepción
Procedimiento:
documentaria externa (mesa de
PS06.02.01.01
partes física y/o virtual)
3.0 25/11/2022 12 Recepción
correspondiente a, Base
documentaria
Legal/normativa aplicable,
externa (mesa de
Descripción del procedimiento
partes física y/o
(actividades y registro de ejecución)
virtual)
y flujograma.
78
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

7.2.1.2 Ficha
Técnica del
PS06.02.01.02 Recepción interna de
Procedimiento:
3.0 25/11/2022 13 documentos correspondiente a,
PS06.02.01.02
Base Legal/normativa aplicable,
Recepción interna de
Descripción del procedimiento (,
documentos
actividades) y Flujograma.
7.2.2 Ficha
Técnica del Proceso: PS06.02.02
Técnica del Proceso:
3.0 25/11/2022 14 Emisión Documentaria
PS06.02.02 Emisión
correspondiente a, Base
Documentaria
Legal/normativa.
7.2.2.1 Ficha Técnica del Procedimiento:
Técnica del PS06.02.02.01 Emisión de
Procedimiento: documentos que inician
3.0 25/11/2022 15 PS06.02.02.01 expedientes, correspondiente a
Emisión de Base Legal/normativa aplicable,
documentos que Descripción del procedimiento
inician expedientes (actividades y nombre del puesto
7.2.2.2 Ficha
Técnica del
PS06.02.02.02 Emisión de
Procedimiento:
documentos de respuesta
3.0 25/11/2022 16 PS06.02.02.02
correspondiente a Base
Emisión de
Legal/normativa aplicable,
documentos de
respuesta
(actividades) y Flujograma.
7.2.3 Ficha
PS06.02.03 Despacho de
Técnica del
documentos para la diligencia de
Procedimiento:
mensajería, correspondiente a Base
PS06.02.03
3.0 25/11/2022 17 Legal/normativa aplicable,
Despacho de
documentos para la
(actividades, nombre del puesto
diligencia de
ejecutor dependencia del ejecutor
mensajería
y registro de ejecución) indicadores
del procedimiento y Flujograma.
7.3 Ficha
Técnica del Proceso: PS06.03
Administración del Archivo Central,
3.0 25/11/2022 18 PS06.03
correspondiente a, Responsable, y
Administración del
Descripción del proceso (entradas y
Archivo Central
salidas).
79
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

7.3.1 Ficha
Técnica del Proceso: PS06.03.01
Planificación de Actividades
PS06.03.01
Archivísticas del Archivo Central,
3.0 25/11/2022 19 Planificación de
correspondiente a Responsables y
Actividades
Descripción del proceso (entradas y
Archivísticas del
salidas).
Archivo Central
7.3.1.1 Ficha
PS06.03.01.01 Formulación del Plan
Técnica del
Anual de Trabajo Archivístico
Procedimiento:
correspondiente a, Responsable,
3.0 25/11/2022 20 PS06.03.01.01
Descripción del proceso (entradas,
Formulación del Plan
salidas, actividades, dependencia
Anual de Trabajo
del ejecutor y registro de ejecución)
Archivístico
y Flujograma.

7.3.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento:
Técnica del PS06.03.01.02 Seguimiento y
Procedimiento: Evaluación del Plan Anual de
PS06.03.01.02 Trabajo Archivístico,
3.0 25/11/2022 21
Seguimiento y correspondiente a, Responsable,
Evaluación del Plan Descripción del proceso (entradas,
Anual de Trabajo salidas, actividades, dependencia
Archivístico del ejecutor y registro de
ejecución).
7.3.2 Ficha
PS06.03.02 Transferencia de
Técnica del
Documentos Archivísticos
Procedimiento:
correspondiente a, Responsable,
3.0 25/11/2022 22 PS06.03.02
Descripción del proceso (entradas,
Transferencia de
salidas, actividades, dependencia
Documentos
del ejecutor y registro de
Archivísticos
ejecución).

7.3.5 Ficha Técnica del Procedimiento
Técnica del PS06.03.05 Servicios Archivísticos
3.0 25/11/2022 23 Procedimiento correspondiente a, Unidad de
PS06.03.05 Servicios medida, Responsable, y Descripción
Archivísticos del proceso (entradas y salidas) y
Flujograma.
80
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3
Se actualizó la denominación de los

procesos de nivel 1, procesos de
8. Inventario de nivel 2, procesos de nivel 3,
3.0 25/11/2022 24
Indicadores recodificación de todos los
indicadores y nombre de indicador
en los casos que corresponda.
Se incluyó la ficha del indicador, no
9.1 Ficha de estaba considerada en la versión
3.0 25/11/2022 25
Indicador PS06-l-01 anterior – viene del mapa de
procesos de nivel 0 – Versión 4.
9.2 Ficha de Precisión en la contabilización del
3.0 25/11/2022 26
Indicador PS06-l-02 plazo en la forma de cálculo.
Ficha de Indicador Precisión en la contabilización del
3.0 25/11/2022 27
PS06-l-03 plazo en la forma de cálculo.
Código y nombre del Proceso de
Nivel 0 - N0, Código y nombre del
Proceso de Nivel 1 - N1, Código y
Ficha de Indicador nombre del Proceso de Nivel 2 - N2,
PS06-l-06 Porcentaje Descripción del Indicador
3.0 25/11/2022 28 de documentos Unidad de Medida, Forma de
notificados Cálculo, Fuentes de Información,
efectivamente Periodicidad de Medición
(Frecuencia), Responsable de
Medición y meta, según
corresponda.
Ficha de Indicador
nombre del Proceso de Nivel 2 - N2,
PS06-I-07 Porcentaje
de cumplimiento de
3.0 25/11/2022 29 Unidad de Medida, Forma de
documentos
Cálculo, Fuentes de Información,
entregados
físicamente
corresponda.
Ficha de Indicador
PS06-I-08 Porcentaje
nombre del Proceso de Nivel 2 - N2,
de actividades
3.0 25/11/2022 30 Descripción del Indicador
ejecutadas del plan
Unidad de Medida, Forma de
anual de trabajo
Cálculo, Fuentes de Información,
archivístico
81
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 3

corresponda.
Ficha de Indicador nombre del Proceso de Nivel 2 - N2,
PS06-I-09 Descripción del Indicador
3.0 25/11/2022 31 Documentos Unidad de Medida, Forma de
transferidos en Cálculo, Fuentes de Información,
metros lineales Periodicidad de Medición
corresponda.
El indicador se ha eliminado dado
que el data está inmerso en el
Ficha de Indicador
3.0 25/11/2022 32 cumplimiento del Plan Anual de
PS06.03.03-I-1
Trabajo Archivístico que se mide en
el Ficha de Indicador PS06.03.01-I-1
El indicador se ha eliminado dado
que está inmerso en el
Ficha de Indicador
3.0 25/11/2022 33 cumplimiento del Plan Anual de
PS06.03.04-I-1
Trabajo Archivístico que se mide en
el Ficha de Indicador PS06.03.01-I-1
Ficha de indicador nombre del Proceso de Nivel 2 - N2,
PS06-I-10 Porcentaje Descripción del Indicador
3.0 25/11/2022 34 de cumplimiento de Unidad de Medida, Forma de
servicios atendidos Cálculo, Fuentes de Información,
(física y/o digital) Periodicidad de Medición
corresponda.
82

MGPP de PS06 Atención Al Ciudadano y Gestión Documentaria - V3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MGPP de PS06 Atención Al Ciudadano y Gestión Documentaria - V3

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

MGPP de PS06 Atención Al Ciudadano y Gestión Documentaria - V3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTARIA

Rol Nombres Cargo Fecha y Firma

Elaborado Lady Melina Perales VILCA Lady Melina FAU

Jefe (e) de la Unidad Firmado digitalmente por GOMEZ

Firmado digitalmente por

7.3.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.01 Formulación del plan

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

3.10 Documento: Instrumento textual o gráfico que contiene determinada información o

4.22 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el

4.37 Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020-

5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0

Nombre Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria Clasificación Soporte

Código PS06 Versión 3

Regular, ejecutar, controlar y gestionar la Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria de documentos

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

- Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.

- Documentación y - Documentos en - Dependencias del

PS06.03.04 Servicios archivísticos

7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS

7.1 Ficha técnica del proceso: PS06.01 Gestión de la atención al ciudadano

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1

Nombre Gestión de la atención al ciudadano Clasificación Soporte

Código PS06.01 Versión 3

- Administrado Informe de - Administrado del

7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información en general u

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Atención de información en general u orientación Clasificación Soporte

Código PS06.01.01 Versión 3

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Reporte del Portal de

7.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.02 Atención de acceso a la información

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Atención de acceso a la información pública Clasificación Soporte

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

¿Información en Archivo de Gestión?

7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos

Alcance Dependencias del Sineace involucradas en el proceso.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4 Tomar conocimiento del reclamo. Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD

Elaborar respuesta del reclamo y medidas

6 Remitir respuesta de reclamo Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD

Nota: Por correo solicitar acuse de recepción al

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Atención de quejas por defecto de tramitación Clasificación Soporte

Revisar la queja para su atención,

Derivar a superior jerárquico del

Reporte del Portal de

7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria

Nombre Recepción Documentaria Clasificación Soporte