Workbook

Crehana l Manejo de tiempo y productividad, de Cristian Situ
Workbook
1
Workbook H O L A , B I E N V E N I DX
Manejo de tiempo Este workbook te servirá para profundizar en todos

y productividad, de los temas que hemos visto en el curso, también como
Cristian Situ información extra que te será de gran utilidad.
2
ANTES DE EMPEZAR
Si te interesa aprender más sobre liderazgo y productividad...
Mindfulness y bienestar: Revoluciona tu

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el mindfulness en tu liderazgo, rutina de trabajo y
comunicación.
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planeamiento para asegurar buenos resultados
en tus proyectos.
3
M AT E R I A L D E L C U R S O :
FUERZA DE
VO L U N TA D Y
H Á B I TO S
4
1 ¿Qué es la fuerza de voluntad? Es la habilidad de hacer

más para poder acercarnos a nuestros objetivos, ya sea
concentrarnos por una mayor cantidad de tiempo, ir
regularmente al gimnasio o levantarnos temprano todos los
días. La fuerza de voluntad tiene mucho que ver con nuestra
planificación y autocontrol, y además es como un músculo
que podemos ejercitar y seguir desarrollando.
Si eres de las personas que podrían y buscan mejorar

su fuerza de voluntad, por suerte existen técnicas
preestablecidas que nos pueden ayudar a lograr esto. Por
ejemplo, realmente te sugiero que investigues un poco
sobre Meditación.
E L E F E C TO D E L A M E D I TA C I Ó N
Los estudios confirman que es la forma más rápida de desarrollar fuerza de voluntad, además
de reducir el stress y aumentar la concentración. La neurociencia ha demostrado que después de
8 semanas, la meditación puede generar cambios en las regiones del cerebro relacionadas con la
memoria, autoconciencia, empatía y estrés.
Esto no es ninguna suposición sin fundamento, se trata de un ejercicio que provee un beneficio
físico y mental empírico, como menciona la psiquiatra Sara Lazar: “La nueva investigación
demuestra que los cambios en la estructura del cerebro pueden estar detrás de esos beneficios
demostrados, y que la gente no se siente mejor solo porque se han relajado”.
SI SUENA COMPLETAMENTE ALEJADO DE TI Y TUS COSTUMBRES,

DEBERÍAS SABER QUE EN PERSONAS QUE NUNCA ANTES LA HAN
PRACTICADO, ESPECIALMENTE, SU EFECTO ES MUCHO MAYOR.
5
¿C Ó M O E M P E Z A R A M E D I TA R ?
Entonces ¿Cómo empezamos a poner esto en práctica? La forma más simple de hacerlo es
sentarnos en una silla, cerrar nuestros ojos, tratar de limpiar nuestra mente y enfocarnos en
nuestra respiración, inhalar contando desde 3 y exhalar lentamente contando hasta 6.
Recordemos que todos tenemos tiempo para nuestras

Una excusa usual para no prioridades, así que si nos comprometemos con tratarlo
intentarlo es la falta de tiempo, como una prioridad encontraremos tiempo finalmente.
pero sin importar qué tal ocupados Sería de gran ayuda incluirlo en nuestro calendario, o
estemos, todos podemos hacer incluso poner una alarma para que no se nos olvide.
esto durante 10 minutos al día. Les recomiendo hacerlo por lo menos 3 semanas para
empezar a ver resultados.
PA U S A R Y P L A N I F I C A R
Esta segunda técnica requiere un poco más de práctica, pero una vez que esté integrada con
nuestro proceso de decisión, se hace más llevadera.
Como personas ocupadas, que siempre quieren hacer más y luchamos constantemente con el
stress. Precisamente ese es el problema, nuestro cerebro toma malas decisiones cuando estamos
estresados. Por ejemplo, suele buscar alternativas o soluciones a corto plazo cuando lo que
necesitamos es pensar a mediano o largo plazo.
Esto viene desde el inicio de la humanidad, cuando al momento de enfrentar una amenaza, no
había tiempo ni de meditar, ni de pausar, la persona entraba en modo de supervivencia y solo
trataba de escapar de esa situación.
Es el mismo fenómeno que vivimos en
L
el presente cuando vamos de compras a próxima vez que estemos
al supermercado o al centro comercial;
ante un momento crítico,
si tenemos hambre o estamos buscando
interioricémoslo, y enfoquémonos
un regalo a última hora, probablemente
en nuestra respiración. Mientras
compremos alimentos que solo posean
hacemos este ejercicio, tratemos
azúcares o calorías, o en el otro caso, un
de identificar oportunidades
regalo que solo sirva para no fallarle a la otra
persona. Sin embargo, en ambas experiencias, para tomar mejores decisiones
si bien pareciera que el problema se soluciona a mediano y corto plazo, y

inmediatamente, traerán consecuencias no sólo encontrar soluciones
negativas que nuestro cerebro simplemente que nos saquen de un apuro.
no alcanzó a procesar. Acostumbrarnos a esto será tal
vez difícil, pero valdrá la pena.
Y aquí es cuando entra esta segunda técnica,
despertando nuestra capacidad de tomar
decisiones a largo plazo en todo tipo de
situaciones.
6
6
PRECOMPROMISO
Y la tercera y última técnica se trata del Precompromiso. Esto consiste en eliminar todas las
excusas posibles para enfrentar un problema, mediante la auto imposición de elementos que
generen presión y nos fuercen a lograr nuestros objetivos.
Sé que puede sonar un poco radical pero llevándolo a la práctica veremos que realmente no es
así.
Imaginemos que queremos salir a correr pero siempre estamos
dando excusas como: Estoy cansado, hace mucho frío, me duelen
las piernas, etc. La mejor forma de eliminar todas estas excusas
es haciendo pareja con otra persona y comprometernos a correr
juntos a determinada hora y no permitir comunicación alguna en
las horas anteriores al evento. De esta forma siempre irás, pues
das por sentado que la otra persona te está esperando y de no ir,
romperías dicho compromiso. Incluso algunas veces no querrás
ir, pero tendrás el sentido de responsabilidad con la otra persona
como motivador adicional.
Y finalmente, como consejo adicional, acostumbrémonos a siempre pensar en nuestro

futuro. Este ejercicio nos permitirá empezar a perfilarnos como una mejor versión de nosotros,
empatizando a un nivel mayor con nosotros mismos y pensándolo dos veces antes de tomar una
mala decisión que pueda afectar nuestro futuro.
Durante un mes tratemos de practicar estas tres técnicas al menos una vez al día. Evaluemos
los resultados después, verán que existe una gran diferencia. Recordemos que son técnicas
complementarias, y cada una nos ayudará a mantener constancia con las otras.
N U E S T R O S H Á B I TO S
Ya hemos mencionado que la meditación, si se practica constantemente y se transforma en

un hábito, provoca un cambio físico en el cerebro. Hay mucho peso y poder en los hábitos, así
que nos enfocaremos en entender qué es un hábito, cómo funciona y cómo podemos usar este
conocimiento para nuestra ventaja.
El tema se desarrolla alrededor de cuatro componentes esenciales: Se tratan de el detonante, la

rutina y el premio. Estos tres forman un círculo, que está siendo constantemente reiniciado por
nuestro cuarto componente: el deseo o necesidad.
7
RUTINA
El comportamiento
emocional, mental o físico
que sigue al detonante
D E TO N A N T E DESEO PREMIO
Lo que alimenta el
Un gatillo que le dice a tu Un estímulo positivo que
ciclo del hábito.
cerebro cuál rutina seguir le dice a tu cerebro que la
rutina escogida funciona
bien.
¿C Ó M O A B A N D O N A R U N H Á B I TO?
Veámoslo desde El primer paso es identificar cada parte del hábito,

un punto de vista identificar cuál es verdadero origen del deseo, luego el
práctico, digamos que detonante o que es lo que nos hace comenzar este círculo.
quieres abandonar un
mal hábito.
Luego tienes la rutina que es la parte más sencilla de
identificar y luego nos queda analizar el premio.
Si sabemos exactamente qué compone a nuestro hábito,

podemos tener un mejor entendimiento y ya dimos el primer
paso para cambiarlo. Recuerda, es cambiar un hábito, no
eliminarlo o removerlo. Hay que tener presente que un
hábito se queda con nosotros para siempre, ya que es parte
de nuestro cerebro. Por eso, es prácticamente imposible
eliminarlo. El truco está en cambiarlo poco a poco, hasta
que se transforme en uno completamente nuevo.
¿Y cómo transformamos un hábito? Tenemos que

dirigirnos hacia los componentes y atacarlos directamente.
Por ejemplo, podemos remover el deseo o el detonante, o
mucho mejor, eliminemos la rutina. Y todavía más efectivo
es remover el premio. Si lo hacemos veremos cómo el
hábito comienza a mutar.
Entonces, para poder cambiar

un hábito, primero debemos
identificar sus componentes
y luego atacar al más débil,
recuerda que esto va a tomar
tiempo y sobre todo, fuerza de
voluntad.
8
CREAR MOMENTUM
Otra forma de formar nuevos hábitos es creando momentum. Básicamente crear una lista en
donde los primeros ítems son hábitos que haces a diario. Y los siguientes que sean cosas que
necesitas hacer.
Entonces, imaginando que son 6 elementos en total, 4 siendo los que hacemos a diario y 2
los que queremos hacer; estaremos más motivados a terminar de hacer todo lo planificado. No
tienen que ser hábitos muy difíciles, nuestro foco debe estar en acostumbrarnos a hacer nuevas
tareas que escapan de nuestra rutina establecida. Podemos comenzar, por ejemplo, con “tender
la cama al despertarnos” o “tener una reunión con nuestro equipo todos los miércoles”.
TIMING
Finalmente, debemos trabajar en nuestro timing. Y la mejor forma de practicarlo es pensar en

una crisis. Estudios confirman que las personas suelen cambiar sus patrones de consumo,
cuando algo significativo ocurre en sus vidas. Sin embargo, esto es un cambio reactivo. Nosotros
debemos enfocarnos en proactividad.
Por eso, en nuestro trabajo, debemos identificar una problemática cuando está a punto de llegar
al estado crítico. Si vemos que una propuesta de trabajo carece de calidad, debemos actuar e
identificar el problema, para actuar inmediatamente y evitar una crisis que no solo nos afecte a
nosotros, sino al resto de la empresa. Así nos acostumbramos a actuar en el momento indicado
y no a última hora.
En conclusión, recordemos entonces que primero debemos identificar una problemática o mal
hábito, luego atacar el componente indicado y finalmente acostumbrarnos a llevar a cabo las
tareas necesarias en el momento preciso.
¿C Ó M O C O N S E G U I R M OT I VA C I Ó N PA R A C A M B I A R ?
En realidad no es un tema del que necesiten informarse más, está bien inspirarse viendo charlas,
videos o leyendo libros de autoayuda, pero recordemos que la motivación per se es efímera. Todos
hemos sido culpables de leer o ver algo, querer llevar a cabo una gran idea, para abandonarla
por completo al día siguiente y volver a nuestra rutina.
Por eso, la motivación debe ser constante, pero siempre preguntándonos el porqué, porqué
hacemos lo que hacemos. Si el por qué no está claro, si la misión no tiene relación con nosotros,
la motivación desaparecerá antes de que nos demos cuenta. Esto sucede porque vivimos en
un contexto social en el que queremos todo para ya, queremos gratificación instantánea.
Lamentablemente, así no funciona el mundo de verdad.
9
Por ejemplo, imaginemos que queremos correr una maratón. La

motivación solo nos llevará a comprar la membresía del gimnasio
y a comprarnos nuestro outfit deportivo. Pero son los hábitos los
que nos hacen entrenar todos los días y lograr nuestro objetivo.
Entonces, no es solo cuestión de entusiasmarnos y tener esa
chispa para hacer las cosas, realmente depende de si es algo
que queremos hacer con todo nuestro ser.
Y para llegar a este punto, debemos preguntarnos a nosotros

mismos un par de cosas:
Si tuviera todo lo que siempre quise, ¿qué haría todos los días sin recibir un sueldo?.
Y si puedes calzar una profesión alrededor de esta respuesta, puedes comenzar.
Si la misión central de esto es lo que te apasiona, entonces es mucho más fácil comprometerte
y lograr tus objetivos. Recuerda que siempre debemos encontrar nuestro why antes de seguir
adelante.
E L C Í R C U LO D O R A D O
Siempre recomiendo seguir este “Círculo Dorado”, realizado por Simon Sinek
Su propósito es identificar el qué, el cómo y el porqué.
El qué son los El cómo es, valga Y finalmente el

productos o la redundancia, porqué, el cual no
servicios que vende cómo es que las se trata de ganar
la empresa. empresas venden dinero. El porqué
estos servicios es el propósito, tu
o productos. causa o tu creencia
Aquí entra el como empresa. Es
diferencial de la la razón esencial
empresa frente a la por la que tu
competencia. organización existe.
10
WHY
H OW
W H AT
Si te gusta este tema, recomiendo el libro “Empieza con el porqué” de Sinek para que puedas
profundizar más en él.
11
E S TA B L E C I E N D O
M E TA S
12
2 Si no estás ejecutando tus ideas o planes consistentemente,

posiblemente no sea por falta de competencia, esfuerzo o
motivación. Lo más probable es que no tengas tus objetivos
claros. Por eso, te enseñaré a identificarlos y a tener mayor
claridad.
Para esto, comenzaremos por los 6 pasos para plantear

objetivos según el autor Napoleon Hill en su libro “Think
and Grow Rich”.
LO S 6 PA S O S D E N A P O L E O N H I L L
1 Determinar qué es lo que queremos lograr

Mientras más detalles mejor, por ejemplo, algunos
quieren tener mejor salud, o quizás aprender una
nueva habilidad. Recuerda, apuntar todo lo que
quieres hacer realidad.
2 Qué estás dispuesto a dar algo a cambio

No existe nada gratis, y siempre tendremos que
sacrificar algo para obtener algo. Por ejemplo, si
queremos bajar de peso, tendremos que dejar de
comer comida rápida o azúcares, o si queremos
ser más productivos, quizás es momento de
pasar menos horas revisando nuestras redes
sociales.
3 Establece la fecha
Debemos fijar una fecha exacta para llevar
a cabo este objetivo. Al hacer esto, nos
habremos comprometido y seremos totalmente
responsables de nuestras acciones, sin embargo,
evitemos mover este deadline y hagamos uso
de la técnica del pre-compromiso. Recuerda, si
no hay una fecha de entrega, no habrá nada que
entregar.
13
4 Ten un plan
Ahora que sabemos que es lo queremos lograr y cuándo debemos tenerlo
listo, es momento de responder al cómo. Para lograr esto, cada uno de
nosotros cuenta con diferentes metodologías al momento de planificar. Sin
embargo, hay un elemento clave que debemos tomar en cuenta para tener
un buen plan, la hoja de ruta.
Digamos que quieres ser ilustrador, tus primeros pasos serán identificar
cuáles son las habilidades requeridas, luego el tiempo que te tomará
obtenerlas y cuales son los pasos que deberás tomar para llevarte de donde
estás, a dónde quieres llegar. Te recomiendo crear varios hitos o metas en
el camino, armar un cronograma que sea realista y ser consistente.
5 Escríbelo
Este se trata de un contrato formal, que funciona
como compromiso con nosotros mismos. algo
muy breve pero profesional. Y finalmente, el
último punto es:
6 Leer tu contrato
Es muy importante leer al menos una vez al
día este contrato y recordar nuestras metas (o
en todo caso, tenerlo siempre a la vista). Si no
hacemos esto, nos dejaremos llevar por el día a
día y simplemente abandonaremos todo nuestro
arduo trabajo.
M E TA S S M A R T
En 1981, el autor George T. Duran, usó por primera vez el término SMART, que encapsula gran
parte del trabajo de Hill, pero lo expande de una forma más precisa.
En si, este acrónimo se traduce en:
Specific (específico)
Measurable (Medible)
Attainable (Obtenible)
Realistic (Realista)
Time Bound (Atado al tiempo)
14
Ya cubrimos la parte sobre especificidad y detalle al momento de delimitar un plan, así que
pasaremos de frente a la medición
Recuerda que si no es medible, no es un objetivo real. Por eso, siempre debes pensar en las
unidades de medición con la que evaluarán tu progreso para llegar a tus objetivos.
Luego viene el siguiente paso, tus objetivos deben ser obtenibles. Está bien tener grandes
sueños y objetivos increíbles, hay que marcar bien la diferencia entre un sueño y algo que se
pueda lograr con un plan.
Y esto va de la mano con que sea realista. No importa qué tanto queramos algo, siempre
necesitaremos tiempo. Por ejemplo, si esta semana estoy recién aprendiendo a dibujar formas
básicas, es imposible que mi objetivo de la próxima semana sea dibujar un personaje, pintarlo y
luego animarlo. Así no es como funciona el aprendizaje de una nueva habilidad.
Y finalmente, siempre debemos tener en cuenta que estamos con un tiempo delimitado para
lograr nuestra meta. Los deadlines o fechas límites no deberían ser nuestros enemigos, son
factores que nos motivan a esforzarnos para llevar adelante nuestro plan.
Una última recomendación, es que dividas tu plan en semanas, y cada 7 días coloques una serie
de objetivos que cumplan con los criterios aprendidos. ¿Qué esperas? Es momento de planificar.
15
TO M A N D O
DECISIONES
16
3 Uno de los problemas más grandes es que tomar decisiones

se percibe como un evento y no como un proceso. Por eso,
veamos su definición en el diccionario: Es el proceso de
seleccionar una opción de un rango de posibles opciones
con el objetivo de lograr un objetivo específico.
Y la forma ideal de analizarlo es la siguiente:
1. Primero nos preparamos

2. Luego tomamos la decisión
3. La comunicamos a todas las personas involucradas.
4. Ejecutamos la decisión
5. Luego medimos los resultados y finalmente hacemos
cambios dependiendo del feedback que hemos recibido.
A N T E S D E TO M A R U N A D E C I S I Ó N
Hay 5 pasos esenciales que debemos repasar con cada decisión:
1 La preparación es clave, mientras más investigamos, tenemos más opciones para

escoger y exponemos a nuestra organización a un riesgo mucho menor. Sin embargo,
debemos ponernos un límite y no arriesgarnos a paralizar todo, corremos el riesgo
de quedarnos estancados en la etapa de investigación, en vez de empezar a trabajar.
Recordemos que es mejor hacer algo bueno hoy, que hacer algo perfecto en un mes.
La velocidad en nuestra toma de decisiones siempre es un factor clave en nuestra
habilidad de reaccionar ante un cambio de mercado, necesidades del consumidor o
para hacer frente a la competencia.
2 Después de esta fase, viene la toma de la decisión. Aquí tenemos unos cuantos
acercamientos.
Primero tenemos las decisiones autocráticas, que en esencia son dictatoriales. Una
persona tiene todo el poder y puede tomar una excelente decisión, como también
puede tomar la peor decisión posible y llevar todo a la ruina. Por otro lado, las personas
de menor rango pueden sentirse desvalorizadas y que su input no importa, así
perdiendo la motivación en su espacio de trabajo.
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Luego tenemos la toma de decisiones participativa. Es el caso cuando una persona

toma la decisión, pero tiene input de team leaders, directivos, etc. Esta metodología
aleja a la organización de potenciales situaciones de riesgo, ya que posee más puntos
de vista relevantes, pero es mucho más lenta que la opción autocrática. Por eso, es
fundamental una buena comunicación para evitar complicaciones.
Luego tenemos la toma de decisiones democrática, que es básicamente lo que la

mayoría desea. Esta opción es generalmente considerada como la mejor pero también
tiene sus desventajas, para empezar, es aún más lenta que las otras dos. Así mismo,
tiene el riesgo de que las personas involucradas solo voten por la opción más popular
para estar de acuerdo con lo que dice la mayoría.
Finalmente, tenemos las decisiones consensuales, que, por definición es el acuerdo

producido entre todos los miembros de un grupo, incluyendo a la minoría que no está
de acuerdo. Esta es, en mi opinión, la mejor de las 4. Sin embargo, es la más difícil de
implementar, ya que necesita bastante de negociación, evaluación de ideas y llegar
a un acuerdo mutuo. Pero si logramos implementar esta modalidad, el impacto a
largo plazo será mucho mejor, habrá mayor sinergia en el equipo, colaboradores más
eficientes y felices, y con un sentido de pertenencia a la organización.
3 Cuando la decisión está tomada, la comunicamos a todas las personas involucradas.

Podemos resumirlo en 3 puntos:
Qué se decidió
Quién o quienes la decidieron y
Por qué se tomó esa decisión
Recuerda que todas las personas que sean afectadas por esta decisión, deben ser
informadas. Y también se debe escoger el canal adecuado para estas. En muchos
casos, un e-mail es más que suficiente. En otros, un acercamiento más personal es
necesario. Por eso, primero evalúa bien cuál es el canal indicado y luego comunica.
4 Después llega la ejecución. Si bien es un punto clave, pero a la vez es bastante relativo
de acuerdo a cada empresa. Se trata de cómo haces realidad la decisión tomada y
depende enteramente de ti y cómo llevas a cabo tus procesos operativos.
5 Finalmente queda la medición, que es un punto muy importante ya que en esta etapa
no solo evaluamos los resultados de la decisión tomada, sino que nos adaptamos
mediante la iteración y constante mejora. Además, recordemos que no todas nuestras
decisiones serán las correctas, y ser capaz de arreglar una mala decisión y volver a un
estado positivo puede reducir el efecto negativo que pudo haber tenido.
Como vemos, podemos aprender mucho de nuestros procesos de toma de decisiones.

E incluso podemos aprender todavía más. Al inicio tendrás que hacer este proceso de
forma manual, pero poco a poco lo irás internalizando. Tener en cuenta estos 4 puntos,
te ayudarán a lo largo del camino, más aún si eres parte de una gran empresa.
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BUENAS PRÁCTICAS
Algunos consejos que les ayudarán a lo largo de todo este proceso son:
Identifiquemos si una decisión tomada se ha transformado en una causa perdida. Si es

así, actuemos rápido para evitar pérdidas mayores. Este fenómeno lo podemos ver en
la gente que padece de ludopatía, pierden una gran cantidad de dinero apostando, y
luego pierden aún más tratando de recuperar el monto perdido inicial.
Luego, seamos objetivos al momento de prepararnos e investigar. Es normal en los

seres humanos rodearse de información o data que soporte sus puntos de vista sin
lugar a un debate o discusión, perdiendo perspectiva en proceso. Pero si queremos
llegar a una decisión que realmente tenga impacto en nuestras organizaciones, es
momento de dejar de lado nuestros paradigmas e ideas preestablecidas y demos
bienvenida a diferentes puntos de vista.
Nunca descartemos feedback y siempre estemos abiertos a la opinión, tanto positiva

como negativa de los demás (siempre y cuando sea fundamentada). Y promovamos
este feedback con un alto grado de franqueza, en donde todos puedan opinar por igual
siendo fieles a sus ideas y puntos de vista, sin miedo a ser juzgado o rechazado.
Finalmente, evitemos el Pensamiento Grupal. Este fenómeno, definido e investigado

por Irving Janis, se trata de “Un modo de pensamiento que las personas adoptan
cuando están profundamente involucradas en un grupo cohesivo, cuando los esfuerzos
de los miembros por unanimidad hacen caso omiso de su motivación para valorar
realísticamente cursos de acción alternativos” (Jannis, 1972). En otras palabras, las
personas forman su opinión en base a lo que creen que la mayoría decidirá. Por eso, es
importante promover el debate y que cada colaborador fomente sus propias ideas.
M I TO S S O B R E L A TO M A D E D E C I S I O N E S
Hay tres grandes mitos sobre la toma de decisiones.
El que toma la decisión es el CEO: Casi siempre, cuando algo no está funcionando, es
en esta persona, donde cae toda la culpa. Sin embargo, debemos recordar la cantidad
de variables que entran en juego; como por ejemplo, factores internos, políticas
de la empresa o inversionistas. Hay que recordar, que mientras más grande es la
organización, menor poder tiene una sola persona.
19
La toma de decisiones se lleva a cabo en una reunión en un tiempo determinado.

Esto no es del todo correcto, ya que, si bien, es en una reunión donde se formaliza
dicha toma de decisión, esta se da generalmente en conversaciones más casuales
en la oficina y también debido a factores externos como necesidades de los clientes,
feedback de otras áreas, etc.
Y finalmente, que la toma de decisiones se hace desde un plano puramente

intelectual. Si bien, nos gusta creer que nuestras decisiones son lógicas, la realidad del
asunto es que la mayoría no lo son. Y son de naturaleza emocional, social o política, lo
cual es normal, ya que es parte de la naturaleza humana sentir. Sin embargo, siempre
recordemos balancear el plano emocional subjetivo, con un correcto uso de data
empírica.
20
TÉCNICAS DE
PRODUCTIVIDAD
21
4 ¿Cómo aprovechar nuestro tiempo al máximo? De las 24

horas que tiene el día, ¿cómo hacer más sin perder el tiempo
ni la cordura? Hay dos formas de hacer esto. Primero
optimizando nuestro tiempo y ser eficientes, y lo segundo
es delegar, algo veremos más adelante.
Comencemos entonces con los cuatro cuadrantes de Covey.
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
1 Crisis
Presiones
Proyectos con fechas
2 Relaciones personales Crecimiento personal
Nuevas oportunidades Ocio, diversión
Planes a futuro
de vencimiento
NO 3 Interrupciones
Email, reuniones, llamadas
4 Detalles
Ladrones del tiempo
IMPORTANTE
Actividades populares Algunos emails y llamadas
Presiones familiares Actividades placenteras
Tenemos 4 cuadrantes, que se dividen entre importantes y urgentes.
En el primer cuadrante podemos encontrar esos pequeños incendios que debemos apagar todos
los días, desde solucionar crisis, problemas que requieren solución o llegar a un deadline. En otras
palabras, son variables externas que actúan sobre nosotros y nos obligan a ser reactivos.
Luego, en el siguiente cuadrante, tenemos elementos que son importantes, pero no urgentes.
Por ejemplo: Prevención, planeamiento, educación y construcción de nuestras relaciones, ya sea
con otras personas o con nosotros mismos.Hay que tener muy en cuenta que este cuadrante se
centra bastante en nosotros y en nuestro sistema de valores, y es el cuadrante en donde la gente
altamente efectiva, invierte su tiempo y esfuerzo.
El tercer cuadrante contiene elementos que son urgentes pero no importantes. Estás pueden ser,
interrupciones, ciertas reuniones y reportes o actividades populares. En este caso, debemos darle
solución lo antes posible para volver a enfocarnos en la parte estratégica y de planeamiento. Si
sientes que estás siendo constantemente interrumpido por otros, es buena idea, designar cierta
cantidad de tiempo al día para lidiar con estas intromisiones de una sola vez.
Finalmente, el cuarto cuadrante no es ni urgente, ni importante. Ejemplos de esto son navegar en

social media, jugar el último videojuego o ver nuestra serie favorita.
22
Ahora bien, recordemos que estamos hablando de aprovechar nuestro tiempo en el ámbito
laboral y profesional, siempre debemos darnos un espacio para relajarnos y darnos un merecido
descanso. Pero no durante horas o momentos designados a la productividad.
Entonces, pensando en que somos profesionales que o bien trabajamos en una empresa o en
nuestro propio emprendimiento, siempre nos vemos atrapados en el cuadrante 1 o 3. Ya sea
porque nuestros superiores nos hacen pedidos constantemente o porque nuestro día a día se
encuentra repleto de tareas operativas.
El problema con este hábito, es que llegamos a un punto en el cual nos saturamos y estresamos,
reduciendo nuestra motivación y productividad. Hacemos nuestras tareas, si. Pero sin ganas y
con más lentitud.
Y aquí es donde entra el segundo cuadrante, que, a diferencia del primer y tercer cuadrante, no
actúa sobre nosotros, sino que depende totalmente de nuestra iniciativa.
Sin embargo, si nos enfocamos más en el cuadrante 2, cada vez tendremos menos tiempo para
solucionar tareas del cuadrante 1 que no deben ser dejadas de lado. Y aquí es donde se encuentra
el mayor reto, debemos estar en capacidad de dedicar cada vez más y más de nuestro tiempo al
segundo cuadrante mientras optimizamos nuestro tiempo y esfuerzo para afrontar exitosamente
el primero.
Mirémoslo así, cuando solucionamos una crisis por primera vez, nos podemos sentir agobiados.
Pero poco a poco, siendo más metódicos y con mayor experiencia, tendremos control absoluto
sobre estas problemáticas y haremos mejor uso de nuestros recursos.
Finalmente, te recomiendo hacer una lista para que puedas organizar mejor tus cuadrantes.
Simplemente, piensa en todas las actividades que haces durante la semana y agrúpalas según
el criterio de cada uno de los cuadrantes. Luego, prioriza las que caen en el cuadrante 1 y 2 y
si es posible, delega o establece un tiempo determinado al día para aquellas que caen en el
tercer cuadrante. Y en cuanto al 4, tratemos de mantenerlas al mínimo en el espacio de trabajo
o estudio.
Si deseas saber más sobre este tema, te invito a leer los 7 hábitos de gente altamente efectiva
de Stephen Covey.
LA TÉCNICA DEL POMODORO
Esta es una de las técnicas que vengo utilizando hace unos cuantos meses y honestamente, es la
que siempre recomiendo cuando me preguntan sobre herramientas de productividad. Y es la que
estoy usando actualmente para redactar este curso.
Entonces ¿Qué es y cómo funciona?
23
En realidad es bastante simple, se basa en la idea de que si estructuras tu tiempo en momentos

productivos ininterrumpidos, con pequeños descansos entre estos momentos. Lograrás llevar a
cabo más tareas de lo usual.
Entonces, lo que haces es trabajar 25 minutos en una sola tarea, luego, toma un descanso de 5
minutos.
Cada 25 minutos de trabajo continúo se considera un Pomodoro. Y esto es acumulable, por

ejemplo, cada 4 pomodoros, puedes tomar un descanso de 20 minutos.
La ventaja de esto, es que nos concentramos por cierta cantidad de tiempo en una tarea en
específico y luego, tenemos una ventana de tiempo definida para despejar nuestra mente.
Pero recuerda que esta técnica no sirve de nada, si es que no estás dispuesto a organizar tu
tiempo de esta forma y tener las ganas de llevarlo adelante. No se trata de poner un timer de 25
minutos para poder dormir 5, se trata de priorizar la forma en la que resolvemos nuestras tareas
en un tiempo determinado con 0 distracciones y con la mente totalmente focalizada.
Ahora, es totalmente normal que no podamos concentrarnos al 100% y nos distraigamos

ocasionalmente. Por eso, es importante seguir algunos lineamientos:
Informar a tus colegas o compañeros sobre las tareas que estás llevando a cabo y que traten de
no interrumpir tus Pomodoros a menos que sea una emergencia.
Negociar los tiempos en los que puedes responder o ayudarlos con sus necesidades.
Recuerda agendar el tiempo para dicha discusión.
Asegúrate de estar a tiempo para la reunión pactada.
En cuanto a qué cosas puedes utilizar para llevar a cabo la técnica, puedes usar un timer
cualquiera o descargarte una aplicación. En mi caso, utilizo Be Focused para mac o iPhone, ya
que es accesible y monitorea todas las tareas que he llevado a cabo durante el día, además de
informarme cuántos pomodoros he necesitado para cada tarea en específico.
E S TA D O D E F L UJ O
Otro principio importante al momento de distribuir nuestros esfuerzos es el “Estado de Flujo” o

“State of Flow”, instrumento creado por Mihaly Csíkszentmihályi, que sirve para que tengamos
el mejor rendimiento y podamos tener la mayor cantidad de concentración en nuestras tareas.
Mihaly menciona que este estado de flujo sucede cuando estamos llevando a cabo un reto, pero
que poseemos la habilidad necesaria para llevarlo a cabo. Por eso, es importante siempre tener
en cuenta el balance entre la dificultad de lo que vamos a llevar a cabo y nuestras competencias.
En el gráfico a continuación, podemos ver que el estado de flujo se encuentra entre la excitación
y el control. y obviamente, si tienes un gran reto pero cero habilidad, sentirás ansiedad o
preocupación.
24
Si en cambio el reto no llega al nivel de tu habilidad, entrarás en un estado de relax, o incluso

aburrimiento.
Esto puede parecer muy simple y obvio, pero tener una representación visual del principio es
fundamental para que te sea de utilidad, en vez de solo explicartelo vagamente. Por eso, si
sientes que te falta una habilidad específica, toma pasos efectivos para poder aprenderla o si
sientes que el desafío está muy por debajo de tus habilidades, llevarlo a cabo lo antes posible y
de la forma más rápida para poder pasar a las tareas en las que somos realmente productivos.
Si te animas a utilizar la técnica de Pomodoro, recuerda siempre acompañarla con un previo

vistazo al esquema del flujo. De esta forma, sabrás cuánto tiempo dedicarle a cada tarea y si es
necesario pedir ayuda o delegarla.
M U LT I TA S K I N G
¿Por qué nos gusta tanto el multitasking? Para empezar, hagamos la comparación a una droga
cualquiera. Como menciona Earl K.Miller, científico del MIT, el hecho de cambiar de tareas a cada
rato y completar diversas mini tareas, como por ejemplo responder un email o responder un tuit,
libera dopamina en nuestro cerebro (neurotransmisor, que al ser liberado, provoca una sensación
de placer). Esto se vuelve en un loop de acción/reacción, y mientras más lo hacemos, más lo
necesitamos.
YA, PERO ¿POR QUÉ EL MULTITASKING ES MALO PARA NOSOTROS?
Los primeros estudios sobre multitasking y sus efectos en el cerebro se llevaron a cabo a inicios
de 1960, y los primeros hallazgos son bastante interesantes. Para empezar, nuestro cerebro
nunca hace multitasking. Simplemente cambia de una tarea a otra de forma muy rápida. Y en
este cambio tan rápido es donde se lleva a cabo todo el daño. Se ha comprobado que reduce los
niveles de aprendizaje y la habilidad de asimilar nueva información y habilidades.
También, el trabajo que llevas a cabo mientras haces multitasking es susceptible a tener más
errores. Y para comprobar esto, haz el siguiente experimento: Escribe un breve artículo en
completo silencio y concentrado y luego escribe el mismo artículo mientras conversas con otra
persona de otro tema. La calidad del primer artículo definitivamente será mucho mejor que la del
segundo.
Estudios más recientes han descubierto que llevar a cabo multitasking, reduce tu IQ hasta
10 puntos. Entonces, ¿cómo detenemos el multitasking y nos enfocamos en tener trabajo de
mayor calidad?
25
El primer paso es escoger nuestras herramientas muy cuidadosamente, ya que la mayoría hace
más daño que bien. Por ejemplo, tener las notificaciones de email o de Facebook activadas no
son para nada una herramienta de productividad, ya que mientras trabajas, estarás distraído
constantemente y nunca te concentraras en la tarea designada. Por eso, te recomiendo tomarte
unos minutos para seleccionar tus herramientas y extensiones y evaluar si realmente te ayudan
a concentrarte o no son más que una distracción.
El paso 2 es reemplazar esos malos hábitos por nuevos. En realidad es bastante simple: primero,
tenemos el detonante, luego la rutina y finalmente, el premio. Y todo este círculo está siendo
constantemente reiniciado por el deseo o necesidad.
Este premio antes mencionado, es el que activa el deseo, y en consecuencia, todo este círculo
vicioso. Por eso, es tan difícil dejar un hábito. Es como la gente que fuma, apenas ve a otra
persona fumando, se despierta este deseo y prende un cigarrillo. Por eso es que no existen los
“fumadores sociales”, sino más bien un fumador que ha despertado el deseo de fumar en otro.
Lo ideal para romper este círculo vicioso es remover el deseo del hábito de nuestras vidas o
romper la secuencia. En este caso, debemos limitarnos en la medida de lo posible de distracciones
y oportunidades de procrastinación. Eliminemos todas aquellas extensiones y add-ons que
solo hacen ruido visual en nuestra pantalla, detengamos las notificaciones y evitemos abrir
demasiadas pestañas en nuestro explorador que no esten relacionadas a la tarea en mano.
Adicionalmente, un tip genial es que seamos austeros en nuestro espacio de trabajo; tengámoslo
limpio y ordenado, sin muchos elementos distractores.
Los invito a seguir la técnica de pomodoro y a revisar el cuadro de Mihaly al momento de llevar
a cabo nuestro trabajo. Y siempre ten presente de que es mejor hacer bien una tarea que 5 de
forma mediocre.
C O M B AT I E N D O L A P R O C R A S T I N A C I Ó N
Según el diccionario, la procrastinación es la acción de retrasar o posponer algo. Si no tienes

problemas con la procrastinación te invito a pasar al siguiente módulo. Pero igual siento que te
puede servir para ayudar a algún compañero que lo necesite o si quieres conocer un poco más
sobre el tema.
Ahora, el tema con la procrastinación es que la solución no es tan obvia y no se trata solo de
decirle a alguien que deje de posponer o aplazar responsabilidades.
Utilizaremos de referencia una entrada del blog “wait but why” del año 2013, y sus dos
entradas adicionales profundizando un poco más en el tema.
Entonces, entremos en el supuesto que todos somos personas racionales que toman decisiones
en torno a nuestras responsabilidades, compromisos y fechas de entrega. Sin embargo, la mente
de una persona que procrastina es un poco diferente.
Básicamente, tiene una pequeña persona dentro de sí, que a veces toma dirección de sus
decisiones. Es un ser al que solo le importa la gratificación instantánea, y esta personita, tiene
una visión bastante hedonista de la vida, solo le interesa el ahora y estar cómodo y feliz y no
piensa en el mediano o largo plazo.
26
Y el problema es que esta pequeña persona tiene más poder del que nos imaginamos. ¿Pero,
cómo es que igual terminan haciendo sus tareas o responsabilidades?. Esto es porque hay otra
pequeña criatura coexistiendo con esta personita amante de la gratificación instantánea, se trata
del monstruo del pánico. Casi siempre está dormido y solo participa cuando la fecha límite es
inminente y de no hacerlo, puede transformarse en un desastre.
Por ejemplo, si tenemos que llevar a cabo una investigación de aquí a 3 semanas, la personita
amante de la gratificación instantánea solo se dedicará a ver series de Netflix o incluso llevar
a cabo otras tareas. Siempre y cuando puedan aplazar esa investigación. Y cuando estamos
a menos de una semana de entregar la investigación, el monstruo del pánico se despierta, la
personita se va corriendo. Y te dedicas a trabajar arduamente en una ventana de tiempo irreal,
estresándote y llegando a la justas. O en el peor de los casos, con retrasos que se pudieron haber
evitado.
Sin embargo, esto tiene un alto costo. Al no haber invertido el tiempo y esfuerzo necesario, el
trabajo termina siendo mediocre y muchas veces incompleto. Es normal en esta etapa, sentir
frustración contigo mismo por no haber dado lo mejor de ti y haber trasnochado teniendo tantos
recursos a la mano durante el tiempo ideal.
¿C Ó M O C U R A R L A P R O C R A S T I N A C I Ó N ?
Para empezar, debemos mentalizarnos en dejar de hacer las cosas con culpa, ansiedad, y con
resentimiento a nosotros mismos por no haber aprovechado nuestro tiempo debido a ese ser
amante de la gratificación instantánea.
Vamos entonces, la solución involucra planificar y hacer. El problema es que la mayoría de los
procrastinadores ama planificar, pero obviamente sufren al momento de hacerlo. Además que la
mayoría de veces, los planes son bastante vagos.
Por ejemplo, digamos que queremos aprender japonés, compramos todos los libros necesarios,
bajamos una aplicación para aprender, nos matriculamos a un curso. Pero al momento de hacerlo,
nos intimidamos, porque nos parece un idioma demasiado difícil y ajeno a nosotros. Cuando
en verdad, se trata de ir poco a poco, de forma consistente, y eventualmente, llegarás al nivel
deseado. Y si queremos acelerar el proceso, solo debemos invertir más tiempo, así de sencillo.
H A Z U N P L A N D E T R A B A J O E S T R AT É G I C O
Entonces pongamos todo lo aprendido a buen uso, y elabora tu plan. Y recuerda siempre seguir
la metodología SMART. Tu plan puede tratarse de algo tan significativo como el cambio de una
carrera, o algo más personal cómo prepararnos para correr nuestra primera maratón.
Luego vendrá la parte más difícil de la solución para evitar procrastinar, hacer. Este es el
momento en donde se tiene éxito o no, ya que se trata de ignorar al ser amante de la gratificación
instantánea y dar el primer paso. El ser no se irá inmediatamente, por eso debemos enfocarnos
en seguir avanzando nuestra tarea y poco a poco recuperar esa fuerza de voluntad.
27
Llegará un punto en el que nos encontraremos al 60-70% de nuestro avance, y al estar tan cerca
de la meta. El ser te dejará tranquilo, sabiendo que le espera una gratificación al terminar dicho
trabajo o tarea.
Ahora, es momento de revisar 5 lineamientos importantes al momento de abandonar la

procrastinación.
Recuerda que todo lo que haces, es por decisión propia. si por ejemplo, un día no
estudias japonés por alguna excusa válida. Es decisión tuya dejarlo por completo o
perdonarte y recuperar el tiempo perdido al día siguiente
.
Crea métodos para derrotar a ese pequeño ser, esto tiene que ver mayormente con
enfrentar distracciones, un tema que ya hemos visto anteriormente.
Mide tu progreso, todos los días apunta tu avance y que tan avanzado estás en tu
ruta hacia la meta. Todo cuenta, incluso un avance minúsculo que a primera vista no
parece significativo, recuerda que todo progreso, por más pequeño que sea, igual
es progreso, ya que sumándole todos los días, generará un gran cambio a mediano
y largo plazo.
Recuerda pensar en tu futuro yo, y como esa versión de ti, tendrás que lidiar con tu
falta de compromiso o derroche de tiempo. Y aquí viene la parte un poco truculenta,
procura que todas tus acciones sean pensadas en cómo actuaría tu yo ideal del
futuro y no tu yo procrastinador del presente.
Y finalmente, pruébate a ti mismo que puedes hacerlo. No importa cuantas veces te

caigas o falles, sigue practicando. Y si te sientes atrapado pide ayuda, ya sea a tus
profesores, superiores, familiares o amigos, recuerda que tienes una red de contactos
que pueden ayudarte a tener una nueva perspectiva o solución al problema que
tienes al frente.
H A Z U N P L A N D E T R A B A J O E S T R AT É G I C O
Antes de organizar la semana, hablar sobre reuniones efectivas o llevar a cabo reportes de
progreso útiles debemos definir claramente cuál es tu rol.
Seguramente estás dentro de una de dos categorías: Puedes ser un colaborador dentro de una
empresa que quiere mejorar, o eres un profesional con grandes habilidades que quiere construir
un negocio. En todo caso, los principios de construir un equipo se mantienen. Cuando se trata de
nosotros mismos, necesitamos enfocarnos en nuestras fortalezas y no nuestras debilidades, y las
personas que invitamos a ser parte de nuestro equipo deben ser fuertes donde somos débiles.
Si quieres construir algo mejor, debes contar con personas que eventualmente puedan ser mejor
que tú o en todo caso, tener el potencial de crecer bajo el entrenamiento y contexto adecuado.
28
Entonces, antes de construir tu equipo, asegúrate de tener un esquema claro de tus fortalezas
y debilidades. De esta forma, contratas a las personas indicadas para cada necesidad o tarea.
Por ejemplo: Puedes ser bueno ideando y lanzando constantes ideas, pero puedes carecer de
habilidades de seguimiento, por eso necesitas alguien que cubra tus puntos ciegos.
Ten en cuenta que hay dos aspectos clave al momento de elegir a la persona adecuada:
1
PRIMERO, TIENES SU SISTEMA DE VALORES, QUE ES INNATO Y UN
TANTO DIFÍCIL DE CAMBIAR. COMO POR EJEMPLO, CÓMO ES SU VISIÓN
DE LO QUE ES UN NEGOCIO O EMPRESA, COMO ES SU RELACIÓN CON
LAS PERSONAS, COMO REACCIONAN ANTE EL ESTRÉS.
2
Y LUEGO ESTÁN LAS HABILIDADES, QUE MUCHAS VECES ES EL
ÚNICO RUBRO EN EL QUE LAS EMPRESAS SE CONCENTRAN Y LUEGO
TERMINAN ARREPINTIÉNDOSE DE SU DECISIÓN. PUEDES TENER UNA
PERSONA ALTAMENTE CALIFICADA, Y DARTE CUENTA MESES DESPUÉS
QUE AQUELLA PERSONA NO ES EL FIT ADECUADO SEGÚN TUS
PRINCIPIOS O LA CULTURA DE LA EMPRESA. Y EL FLUJO DE TRABAJO
SE VUELVE POCO EFECTIVO, PORQUE, LAMENTABLEMENTE, NO
COMPARTEN LA MISMA VISIÓN.
Por eso, la mayoría de veces es mejor entrenar en cuanto a habilidades a las personas que lo
necesitan, en vez de contratar a un experto en el tema que no comparta tu propósito o misión de
la empresa. Toda persona que ha estado involucrada en un proceso de selección entiende que
antes de cualquier habilidad dura que pueda poseer, lo principal es tener buena comunicación y
confianza. Para bien o para mal, la confianza se construye con tiempo.
También debes tener una visión clara de qué es lo que quieres construir y asegurarte de que
las personas que contraten comparten dicha visión. No solo busques personas que tengan el
expertise para llegar a las metas. Busca personas que se alineen a tu visión y posean un sistema
de valores adecuado. Prioriza el propósito de dicha persona, sobre su habilidad en determinada
área.
Finalmente, debes liderar con el ejemplo. No hay nada más inspirador y contagioso que la pasión
que uno puede transmitir, y tú debes ser la persona que comparta esto de forma directa a tu
equipo, motivándolos a que crean en la visión de la empresa, y sean parte activa de esta.
Es muy importante recordar estos criterios al momento de formar tu equipo, ya que no sólo
puedes correr el riesgo de contar con un mal elemento en él, sino que puede afectar seriamente
tu productividad y manejo del tiempo en todos tus proyectos.
Espero este breve repaso te ayude a seleccionar a las personas adecuadas cuando se trata de
armar un equipo no solo efectivo, sino que se encuentre en sintonía contigo.
29
H E R R A M I E N TA S PA R A G E S T I O N A R P R OY E C TO S
Una parte esencial del manejo de proyectos es comunicar a nuestro equipo tres principios
básicos: tu visión, los pasos y objetivos para cumplir dicha visión y luego dar seguimiento de
estos objetivos.
Para hacer todo esto, necesitamos una variación de las siguientes herramientas:
1. Para comenzar, un calendario, el que tu prefieras. En nuestro caso, usamos

Spreadsheet de Google Docs para armar nuestro cronograma de proyectos y darle
seguimiento. Como ya hemos dicho anteriormente al crear un objetivo SMART, todas
nuestras metas deben ser medibles en cuanto a tiempo.
2. Luego, es necesario contar con un chat para tener una comunicación instantánea. Y
esto es mil veces mejor que una llamada o un mail, ya que evitamos las constantes
interrupciones de tener que contestar un correo o llamada y podemos conversar de
forma instantánea y eficiente.
Este chat también puede ser ignorado si es que realmente necesitas concentrarte en
algo en específico (previa comunicación con tu equipo) y te aseguro que marcará la
diferencia entre un equipo productivo y uno no tan eficiente
En nuestro caso, utilizamos Slack, ya que nos permite tener varios canales de
conversación dependiendo del proyecto o propósito de la conversación y también
podemos deshabilitar las notificaciones para esas tareas que requieren concentración
máxima. Además, es una herramienta 100% de productividad, a diferencia de
Facebook o Whatsapp. Redes sociales que nos terminan distrayendo
3. Si bien hemos hablado del chat como herramienta ideal, inevitablemente necesitamos
un medio de comunicación que no sea del todo instantáneo y en donde todo el
equipo pueda ver el estado de sus proyectos o tareas sin el constante ruido que
puede aparecer en el chat. Así mismo, existen aplicaciones que no solo nos informan
sobre el proyecto y quién está a cargo, sino que nos permite marcar cuando algo ya
está finalizado. Y a todos nos encanta dar check cuando hemos completado algo,
es una sensación de completud y éxito que todo amante de la productividad adora.
Una herramienta que recomiendo es Trello, ya que nos permite
tener visibilidad absoluta de los proyectos, el estado en el que se
encuentran y también tiene la posibilidad de brindar feedback
inmediato o hacer de un proyecto individual, uno colaborativo.
Por otro lado, Quip también es bastante útil para crear una lista
de quehaceres de la semana y compartirlo con tu equipo para
que todos estén al tanto de tu avance, es mucho más sencillo
que Trello, que lo hace ideal para comenzar si es que no tienes
experiencia con estas apps.
30
1. Después de estas herramientas, tenemos nuestros documentos y archivos. Según

mi experiencia, habiendo probado Dropbox, Office 365 o Google Drive, me quedo
con la última opción.
Google Drive no solo te permite crear y editar documentos como cualquier otro
software, sino que guarda automáticamente cada vez que hacemos un cambio,
guarda un historial detallado de nuestros cambios y hace que el trabajo colaborativo
sea bastante fluido y sin una curva de aprendizaje difícil. Mi función favorita es que
puedo compartir el enlace de un documento a un cliente o colega para su revisión en
vez de tener que descargarlo o convertirlo a otro formato y perder tiempo adjuntando
en un correo o subiéndolo a la nube para su posterior descarga.
REPORTES DE PROGRESO
El último factor que cumple un rol protagónico en la gestión de proyectos es el reporte

de progreso.
Mientras no pueda parecer una actividad core, quedarás sorprendido de lo importante

que puede llegar a ser si lo implementas correctamente. En un primer nivel nos ayuda a
saber nuestro progreso diario y en qué etapa del proyecto nos encontramos. Recuerda
que todo lo que hacemos debe ser medible.
Pero, la cantidad de beneficios es mayor. Aquí algunos:
Puedes seguir avances de forma individual con tu equipo, y de esta forma

monitorear su eficiencia y resultados. Identificando quiénes tienen un buen
rendimiento y quiénes necesitan un apoyo o asesoría para poder llegar a sus
objetivos diarios o semanales.
También te ayuda a tener un mejor cálculo de cuánto tiempo requieres

para una determinada tarea. Entonces, si tienes tareas repetitivas todas las
semanas, podrás mejorar tu efectividad y forma de llevarlas a cabo. Podrás
optimizar tus procesos internos y el flujo de trabajo en general.
Y el último beneficio es sobre tu legado. Precisamente, crearás un record

de todo lo que haces, básicamente un diario en donde se documenten los
esfuerzos tuyos y de tu equipo hacia la meta.
31
Ahora que hemos visto algunos beneficios, vamos al cómo. Si bien todas las empresas
tiene su propio estilo de hacer las cosas, el rol de reportes de progreso debe ser uno
de soporte y que no requiera mucho tiempo de nosotros, para volver a enfocarnos en
nuestros esfuerzos hacia la meta. Por eso, todo este sistema debe tomar el menor tiempo
posible.
La forma más simple de crear un reporte es usar la metodología GRP o MRP, que se
traduce en metas, resultados y problemas. Esto se resume a escribir al final de cada día
durante 10 minutos lo que planeamos hacer realidad, lo que hemos logrado hasta ahora
y lo que aún no hacemos y porqué.
Teniendo un agregado de esto todas las semanas, podremos tener una visión más clara
de cómo se encuentra nuestro equipo, por qué no llegaron a las metas y también poder
planear estrategias que te permitan ayudarles a solucionar sus problemas y ser más
productivos.
La forma más simple para hacer esto es preparar un formato en donde podamos ver
lo que se planeó hacer y luego que cada miembro de tu equipo complete el resto de
espacios. Puedes llevar a cabo esto de forma diaria o si deseas, que es como lo llevo a
cabo, de forma semanal en una reunión no mayor a 15 minutos, en donde hacemos un
balance de la semana y compartimos aprendizajes.
Recuerda que todo se trata de crear nuevos hábitos. Por eso, debes ser consistente al
implementar esta metodología. Y así, poco a poco, todos en tu equipo adoptarán estas
herramientas como suyas e incrementarán su productividad.
R E U N I O N E S E F E C T I VA S : T I P O S D E R E U N I O N E S
Una reunión, si no es bien manejada, puede convertirse en un desperdicio y malgasto de nuestro

tiempo de productividad. Ya que pueden llegar a consumir bastante de los recursos antes
mencionados.
Por ejemplo, imaginemos una reunión de 8 personas de una hora de duración, esto equivale
a un día de trabajo, y si es que no tiene un objetivo claro, no tiene sentido llevarla a cabo. Otro
escenario es una reunión mal planteada y sin una agenda clara, lo que conlleva a tener más
reuniones y a reducir nuestro tiempo para llevar a cabo tareas importantes o urgentes.
En mi caso, me gustan las reuniones, pero siempre y cuando tengan un propósito claro y cuenten
con la cantidad de personas adecuada.
Para empezar, pensemos bien en cuál es el carácter de una reunión, casi siempre, es uno de
estos 4:
32
1 Tomar una decisión:

Cuando se junta un grupo para decidir un cambio de
dirección de la empresa o decisión importante y se debe
escoger la mejor opción. Generalmente, estas reuniones
fluyen muy bien, ya que tienen un objetivo claro y la
resolución es rápida. Y si fallan, es generalmente por
políticas internas.
2 Informativas:
Estas toman la forma de una presentación
inicial, seguida por una ronda de preguntas. Sin
embargo, es muy fácil abandonar el objetivo
inicial y dejar de ser relevante en el contexto,
generando nuevas conversaciones que muchas
veces no tienen nada que ver con el tema
principal de la presentación.
3 Luego están las reuniones de planeamiento.
Las cuales son bastante delicadas, ya que
en este tipo de reunión, puedes descubrir
nuevos problemas o plantear nuevos objetivos
secundarios y esto genera una sucesión
interminable de nuevas reuniones. Y recordemos
que el foco de esta reunión es planificación, no
exploración.
4 Y finalmente, tenemos la resolución para

resolver problemas.
Que generalmente pueden terminar de mil
formas y no necesariamente tienen el resultado
deseado. Usualmente, porque no hay garantía
de que se resolverá el problema efectivamente
durante la reunión.
R E U N I O N E S E F E C T I VA S : B U E N A S P R Á C T I C A S
Ahora que conoces los tipos de reuniones, es momento de analizar lo que hay en el centro
de toda reunión y en lo que debemos enfocarnos. En primer lugar, propósito. Es necesario
preguntarnos ¿Cuál es la meta deseable de la reunión?, Y luego vienen las personas: ¿a quiénes
invitamos a la reunión? Y ¿cuál es la finalidad de cada invitado?
Por eso, tengamos presente estos cinco puntos antes de planificar cualquier reunión, para
asegurar efectividad y sea más fácil de agendar:
33
1. Porqué tener esta reunión, ¿es posible no tenerla y aún así lograr el
objetivo en mente? ¿Puede un e-mail reemplazarla?.
2. ¿Quién debe estar en esa reunión? ¿Es necesario invitar a todas las
personas que tienes en mente?¿Es necesario que estén presente durante
toda la reunión? ¿Pueden quedarse sólo unos determinados minutos para
tratar temas relevantes a sus responsabilidades?
3. ¿Cuánto tiempo tomará la reunión? Si no tienes un cronograma estricto,
la agenda de la reunión y las metas claras, probablemente no logres el
resultado deseado.
4. ¿Qué debe tener preparado todo invitado? Nada arruina una reunión tanto
como una persona que no está lista, ya que automáticamente arruinas el
tiempo de todos con improvisación y aportes nulos. Por eso, asegúrate que
todos lleguen listos a la reunión, ya sea con data, un análisis, propuesta etc.
5. Por último, ¿quién necesita ser informado de los cambios generados
por la reunión? ¿Tus clientes, miembros del staff? y ¿Es el método de
comunicación de los resultados relevante para el público o tipo de reunión?
En la mayoría de casos un mail o por un chat es suficiente, pero en ciertas
ocasiones es necesaria una llamada si se trata de algo más sensible o una
discusión presencial. En todo caso, asegúrate de darle seguimiento a esa
comunicación, para poder pasar a la etapa de ejecución y la idea no se
quede en el aire.
Y ahora que tienes todo lo necesario, es momento de hablar sobre las

herramientas si es que la reunión es a distancia.
Google Hangout o Skype son perfectas para reuniones remotas, ya
que son gratuitas, sencillas de usar y no poseen dificultad alguna para
utilizarlas. Y si quieres opciones un poco más complejas puedes utilizar
Zoom.in o Bluejeans. Dudo mucho que las vayas a usar en una etapa
inicial, pero si es una reunión con más miembros o deseas integrar otras
herramientas de productividad, valen la pena en una etapa posterior.
Solo ten presente que una conexión a internet estable es clave para
mantener la fluidez de la conversación.
34
H E R R A M I E N TA S
ÚTILES
35
5 Los siguientes softwares son los que más me han servido al

momento de comunicarse, compartir archivos, concentrarse
y dar seguimiento a los proyectos que estoy trabajando.
Seguro ya conocen algunos, pero para aquellos que no,
estas herramientas pueden marcar la diferencia si es que
les dan un buen uso.
Primero tenemos Slack, mi aplicación favorita en cuanto a comunicación estilo

chat. Todo está organizado en canales. Así que podemos crear nuevos canales
basándonos en temas, intereses o para algún proyecto en específico. Otra ventaja
es que posee tanto canales públicos para todo el equipo, como canales privados
a los que se puede ingresar únicamente con una invitación, esto es perfecto para
proyectos secretos, o algún tema que requiera un nivel extra de privacidad.
Lo que más me gusta de Slack es que toda la conversación queda grabada (hay
un límite de mensajes guardados si es que usas la versión gratuita), así que si
te olvidaste un pequeño detalle de la conversación, puedes volver y leer toda la
discusión.
Así mismo, puedes compartir archivos y personalizar el grado de notificaciones
que recibes. De esta forma, podrás concentrarte en aquella tarea importante y
cuando hayas terminado, tendrás un listado de mensajes pendientes esperándote.
La siguiente herramienta es Trello, un software con un acercamiento único al

momento de manejar proyectos.
Y quién mejor para describir esta herramienta, que ellos mismos: Trello es una
herramienta de colaboración que te permite tener un vistazo general de lo que se
está trabajando, quien lo está haciendo y cómo va su progreso.
Su estilo está basado en la metodología Kanban, introducida por Toyota en los
años 40 para mejorar la producción en línea de sus autos y que introduce el uso de
“tableros”, “listas” y “tarjetas” para organizarnos.
Sin entrar en mucho detalle, solo debes tener presente que cuando comiences a
utilizar Trello, podrás dividir claramente las tareas que se deben hacer, las que se
encuentran en proceso y las que ya están finalizadas.
Si quieres entender mejor cómo funciona esta herramienta, te recomiendo visitar
su sitio web, en el cual encontrarás una guía completa.
36
La tercera herramienta es Google Hangouts, bastante parecida a Skype, pero

cuyo mayor diferencial es su incorporación con toda la suite de Google. Además,
hay tres razones principales por las que prefiero este software.
La primera es que usarla es súper ágil ahora que posee una aplicación integrada
con Google Chrome, lo cual permite crear una llamada solo con un click, mucho
más rápido que ingresar la URL o activarlo desde Gmail.
Luego está la integración perfecta con Google Calendar, solo debes crear un
evento, ingresar las personas invitadas y listo, el evento creado automáticamente
generará un enlace al que todos puedan ingresar cuando sea momento.
Por último, y esta característica si es compartida con Skype, puedes llevar a

cabo desde el dispositivo que desees con total facilidad. Y como bonus, es muy
sencillo compartir tu escritorio si es que quieres compartir una presentación.
En cuarto lugar, tenemos a Google Drive, una herramienta que quiero tanto,
que es la que estoy usando para llevar a cabo este curso.
Pude redactar todos mis guiones para luego leerlos al momento de grabar mis
clases, mientras una compañera del trabajo me ayuda corrigiendo la estructura y
cualquier error que se me pueda haber escapado, todo en este mismo documento,
en tiempo real.
Además, algo que me ha ahorrado bastante tiempo es la capacidad de generar
un enlace para compartir y escoger el tipo de permiso que le deseo brindar a la
persona. Ya sea ver el documento, dejar comentarios, o incluso, como en este caso,
tener total acceso para que el trabajo sea realmente cooperativo.
Si deseas conocer más sobre esta herramienta, puedes ingresar a la siguiente
página web, en la cual explican a detalle todas sus funcionalidades.
Y finalmente, les dejo una herramienta que descubrí hace un tiempo y me ayuda
a completar tareas de forma más eficiente. Se trata de Be Focused, que nos
permite aplicar la técnica de Pomodoro.
Esta te permite delimitar el tiempo que le deseas dedicar a una tarea (lo ideal es
hacerlo en intervalos de 25) y te genera automáticamente el tiempo de descanso.
También guarda un récord de cuántos pomodoros ha necesitado para cada tarea
en específico.
Si es que no cuentas con iPhone o Mac, siempre puedes buscar “Apps Pomodoro”
en Android o en cualquier explorador si utilizas Windows.
37
Y si no quieres complicarte, siempre puedes usar un timer, colocar 25 minutos,

tomar 5 de descanso y apuntar cada vez que completas un ciclo si es que deseas
darle seguimiento.
Estos son las herramientas principales que uso en mi día a día y que espero les sirva a
ustedes para lograr sus objetivos. Si desean otras opciones, siempre pueden preguntarme y
con mucho gusto les daré más recomendaciones.
LECTURAS RECOMENDADAS
Quiero recomendarte 7 lecturas para que

puedas profundizar un poco más en los
temas que hemos visto a lo largo del curso.
Personalmente, me han servido bastante y
me han dado más claridad al momento de
tomar decisiones, aprovechar mi tiempo y
hacer realidad mis metas.
Empieza con el porque - Simon Sinek (libro)

Para entender de forma más clara el círculo dorado que
mencionamos cuando hablamos de motivación, nada mejor
que leer el libro que acuñó el término. Como mencionan en
el prólogo del libro; para Sinek, lo importante no es tanto
qué es lo que haces como el por qué lo haces. Lo esencial es
saber por qué haces lo que haces, por qué existes. Aprender
a formular las preguntas adecuadas te permitirán tener
una empresa inspiradora, proyectos innovadores y gente
comprometida para desarrollarlos. Sinek explica cómo crear
el marco adecuado en una organización para conseguir esos
propósitos.
Piense y hágase rico - Napoleon Hill (libro)

No nos dejemos llevar por el nombre del libro, esta lectura
no nos volverá millonarios apenas terminemos el libro,
pero cuenta con una metodología de 6 pasos que hemos
conversando en nuestras clases de metas y objetivos.
Primero determinar qué es lo queremos lograr, establecer
nuestra fecha límite, crear un plan, hacer un contrato con
nosotros mismos y siempre tener presente lo que nos
prometimos en un primer momento. Recomiendo dar una
leída a la última versión de Amazon, ya que es un libro que
siempre ha sido influenciado por el contexto en el que se
encuentra la sociedad.
38
There’s a SMART way to write management’s goals and

objectives - George T. Doran (artículo)
Este fue el artículo que dio origen al uso del acrónimo SMART,
es un interesante fragmento de la historia en el cual detalla lo
que significa establecer una meta ideal. Y solo para recordar,
un objetivo SMART debe ser específico, Medible, Obtenible,
Realista y Atado a Tiempo.
Flujo, el secreto de la felicidad - Mihaly Csíkszentmihályi

(Ted Talk)
Esta charla es super recomendada, Mihaly, profesor de
Psicología y Management, habla de cómo la creatividad es
la fuente central de significado en nuestras vidas y cómo es
que cuando estamos involucrados en un proceso creativo,
sentimos que tenemos una vida mucho más plena. Y esto se
traduce en aquel momento en el que el nivel de un desafío
se alinea con el nivel de nuestras habilidades, y mediante la
excitación y el control, llegamos a un estado de flujo continúo
en el cual somos felices. Por ejemplo: Un experimentado
ilustrador al que se le presenta un gran desafío dentro de
sus habilidades sabe qué hará el trabajo muy bien, y esa
alta autoestima y motivación que siente, genera a su vez
oportunidades de crecimiento creativo.
Here’s why you shouldn’t multitask - Earl Miller (artículo)

Este artículo nos explica, desde el lado de la neurociencia,
porque hacer multitasking es dañino para nosotros. Y el
principal argumento es que hacer multitasking es una ilusión,
como humanos, tenemos una capacidad muy limitada para
pensamientos simultáneos, ya que solo podemos retener un
poco de información en la mente en un momento definido;
y lo mismo sucede con el Multitasking , nuestro cerebro
funciona mejor cuando delimitamos tareas puntuales y nos
enfocamos en ellas; si intentamos hacer varias a la vez,
nuestro cerebro gastará energía de más llevando a cabo la
transición entre tareas, y en consecuencia, reduciremos la
calidad de nuestros resultados y seremos más susceptibles
a cometer errores.
39
The Art of Gathering - Priya Parker (libro)

En este excelente libro, Priya Parker argumenta que la mayoría
de nuestras reuniones carecen de productividad y relevancia
ya que confiamos mucho en la rutina y lo preestablecido,
cuando deberíamos concentrarnos en nuestras diferencias
y personas involucradas. Para esto, debemos definir un
propósito claro para cada reunión, en este caso, cualquier
reunión de trabajo o productividad. De esta forma crearemos
experiencias significativas y memorables que nos llevarán a
mejores resultados y a una equipo más involucrada
Build an A-Team: Play to Their Strengths and Lead Them

Up the Learning Curve - Whitney Johnson (Libro)
Y finalmente, este libro trata de cómo tener un equipo
altamente productivo y comprometido teniendo un plan para
el desarrollo continuo de todos los trabajadores, sin importar
en que etapa de su curva de aprendizaje se encuentren. En
resumen, el libro discute tres puntos principales: Identificar
lo que tus empleado ya saben y que es lo que necesitan
aprender, diseñar sus responsabilidades para maximizar sus
niveles de compromiso y aprendizaje, y finalmente enseña
un proceso de 7 pasos para que cada miembro de tu equipo
alcance su potencial.
40

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1 ¿Qué es la fuerza de voluntad? Es la habilidad de hacer

Si eres de las personas que podrían y buscan mejorar

SI SUENA COMPLETAMENTE ALEJADO DE TI Y TUS COSTUMBRES,

Recordemos que todos tenemos tiempo para nuestras

Es el mismo fenómeno que vivimos en

si bien pareciera que el problema se soluciona a mediano y corto plazo, y

Imaginemos que queremos salir a correr pero siempre estamos

dando excusas como: Estoy cansado, hace mucho frío, me duelen

las piernas, etc. La mejor forma de eliminar todas estas excusas

es haciendo pareja con otra persona y comprometernos a correr

juntos a determinada hora y no permitir comunicación alguna en

las horas anteriores al evento. De esta forma siempre irás, pues

das por sentado que la otra persona te está esperando y de no ir,

romperías dicho compromiso. Incluso algunas veces no querrás

ir, pero tendrás el sentido de responsabilidad con la otra persona

como motivador adicional.

Y finalmente, como consejo adicional, acostumbrémonos a siempre pensar en nuestro

Ya hemos mencionado que la meditación, si se practica constantemente y se transforma en

El tema se desarrolla alrededor de cuatro componentes esenciales: Se tratan de el detonante, la

Veámoslo desde El primer paso es identificar cada parte del hábito,

Si sabemos exactamente qué compone a nuestro hábito,

¿Y cómo transformamos un hábito? Tenemos que

Entonces, para poder cambiar

Finalmente, debemos trabajar en nuestro timing. Y la mejor forma de practicarlo es pensar en

Por ejemplo, imaginemos que queremos correr una maratón. La

Y para llegar a este punto, debemos preguntarnos a nosotros

El qué son los El cómo es, valga Y finalmente el

2 Si no estás ejecutando tus ideas o planes consistentemente,

Para esto, comenzaremos por los 6 pasos para plantear

1 Determinar qué es lo que queremos lograr

2 Qué estás dispuesto a dar algo a cambio

En si, este acrónimo se traduce en:

3 Uno de los problemas más grandes es que tomar decisiones

Y la forma ideal de analizarlo es la siguiente:

1. Primero nos preparamos

1 La preparación es clave, mientras más investigamos, tenemos más opciones para

Luego tenemos la toma de decisiones participativa. Es el caso cuando una persona

Luego tenemos la toma de decisiones democrática, que es básicamente lo que la

Finalmente, tenemos las decisiones consensuales, que, por definición es el acuerdo

3 Cuando la decisión está tomada, la comunicamos a todas las personas involucradas.

Como vemos, podemos aprender mucho de nuestros procesos de toma de decisiones.

Identifiquemos si una decisión tomada se ha transformado en una causa perdida. Si es

Luego, seamos objetivos al momento de prepararnos e investigar. Es normal en los

Nunca descartemos feedback y siempre estemos abiertos a la opinión, tanto positiva

Finalmente, evitemos el Pensamiento Grupal. Este fenómeno, definido e investigado

Hay tres grandes mitos sobre la toma de decisiones.

La toma de decisiones se lleva a cabo en una reunión en un tiempo determinado.

Y finalmente, que la toma de decisiones se hace desde un plano puramente

4 ¿Cómo aprovechar nuestro tiempo al máximo? De las 24

Comencemos entonces con los cuatro cuadrantes de Covey.

Tenemos 4 cuadrantes, que se dividen entre importantes y urgentes.

Finalmente, el cuarto cuadrante no es ni urgente, ni importante. Ejemplos de esto son navegar en

LA TÉCNICA DEL POMODORO