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POLÍTICA DE VIAJES Y GASTOS

DE REPRESENTACIÓN
ÍNDICE

1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO 3
4. CONSIDERACIONES GENERALES 3
5. AGENCIA DE VIAJES AUTORIZADA 4
6. OPCION DE MOVILIDAD 4
7. GASTOS DE REPRESENTACIÓN 7
8. GASTOS DE TELEFONO 7
9. GASTOS DE ALIMENTACIÓN 7
10. GASTOS NO REEMBOLSABLES 8
11. TARJETA CORPORATIVA 9
12. COMPENSATORIOS POR VIAJE 10
ANEXOS 11
1. OBJETIVO

• Definir los límites autorizados, los conceptos y los lineamientos de consumo de los gastos de
viaje y representación.
• Asegurar que todos los empleados y el personal externo contratado conozcan las políticas y
procedimientos respecto de los Gastos de Viaje y Representación.
• Proporcionar a los usuarios de esta política un nivel de servicio y una comodidad razonable de
acuerdo con la actividad que deben desarrollar y acorde a la posición jerárquica en la
Organización.

2. ALCANCE

La presente política alcanza a todos los empleados y personal externo contratado de la Institución, y
establece los correspondientes niveles de autorización. El cumplimiento de la misma alcanza a
ambos por igual excepto aquellos casos donde se detalle alguna situación a seguir en particular.

3. RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO

• La persona que viaja es responsable de cumplir con la Política de viajes y de la consistencia en

los cálculos de la rendición. Cualquier diferencia o irregularidad en dicha rendición de gastos
será observada, editada y/o rechazada por el área de Proveedores de acuerdo con lo
establecido en el instructivo de rendición de gastos. ANEXO 6.
• IRAM es responsable de reembolsar a los empleados y al personal externo contratado todos los
gastos que se generen por actividades profesionales, y/o viajes en representación del Instituto,
siempre que estén contemplados en la presente política. IRAM no asume obligación de
reembolsar los gastos que no cumplan con esta política, los mismos podrán ser desconocidos
y/o descontados de haberes en el caso del personal interno, o de facturas en el caso de
personal externo contratado.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

• Los gastos de viajes y representación deberán estar relacionados con los objetivos
Institucionales de IRAM.

3 Diciembre 2012
• El Gerente y/o Coordinador de la actividad deberá evaluar las diferentes opciones
autorizadas y determinar cuál o cuáles son las más convenientes, en sentido económico y
de tiempo, para IRAM y el cliente.
• Una vez realizada dicha evaluación, el Gerente y/o Coordinador deberá comunicar la/las
opciones autorizadas a la persona que realizará la actividad.

• Las opciones siguientes, por lo tanto, deben ser evaluadas ANTES de la realización de la
actividad.

• En todos los casos, son los Gerentes en línea directa o responsables de la contratación de
un servicio externo, los responsables de la decisión de movilidad utilizada.

• Las autorizaciones son objeto de auditorías internas posteriores para control de la correcta
utilización de las diferentes opciones y el seguimiento de esta política.

• Para el reembolso de los gastos contemplados en la presente política se deberá ingresar en

la aplicación “Rendición de viáticos/ gastos”. Se puede acceder a la misma desde Intranet >
Autogestión o desde la Extranet https://extranet.iram.org.ar/

• El instructivo para cargar las rendiciones correctamente podrá descargarse desde la misma
aplicación. Una vez cargada la rendición, se deberá presentar la rendición impresa junto a
los comprobantes originales en Proveedores dentro de un plazo no mayor a 30 (treinta días)
posteriores a la finalización del mes en que se realizó el gasto. Las rendiciones que superen
dicho plazo serán rechazadas.

• Los comprobantes respaldatorios de la Rendición de gastos deberán cumplir con las

siguientes condiciones:
o Argentina: la factura original (no se aceptarán fotocopias) deberá cumplir con las
formalidades establecidas por la AFIP para los sujetos con condición impositiva
“exentos”; esto implica: Factura “B” emitida por Responsables Inscriptos, Factura
“C” emitida por Monotributistas y Exentos o Ticket Fiscal. Si la Factura no es la
correspondiente a la condición impositiva de IRAM, ese comprobante NO tendrá
validez y no se podrá reembolsar el gasto.
o Extranjero: comprobantes (factura o ticket) originales con membrete formal del
lugar emisor donde se generó el gasto (siempre que esta sea una práctica habitual
en el país en cuestión).

4 Diciembre 2012
 • El Instituto NO absorberá el costo de comprobantes de gastos extraviados.

5 AGENCIA DE VIAJES AUTORIZADA

BIBLOS es la única agencia de viajes autorizada por IRAM para la compra de pasajes aéreos y hotel.
El resto de los servicios se podrán reservar de forma individual con su posterior rendición dentro del
plazo de los 30 (treinta días) posteriores a la finalización del mes en que se realizó el gasto.

Ver en ANEXO 7 el instructivo para la correcta reserva de aéreos y hotel.

6 OPCIONES DE MOVILIDAD

A continuación, se detallan las opciones de movilidad autorizadas por IRAM.

A) MOVILIDAD PROPIA

IRAM reembolsará una cantidad fija por kilómetro recorrido según el valor indicado en el ANEXO 1.

Tope de KM
El recorrido total diario por viaje con autos particulares no podrá exceder los 1100 km, pero deberá
realizarse descansos obligadamente de por lo menos 30 minutos, al menos cada 400 Km o 4 horas,
lo que suceda primero.
Asimismo, el tiempo de manejo ida y vuelta (en auto propio o alquilado) y el de la actividad de
campo que diera origen al viaje, no podrá ser superior a 12 horas. Por ejemplo, si el viaje es de 4
horas, y se le suma un trabajo de campo de otras 4 hs, se puede manejar otras 4 horas de regreso.
Pero si el viaje insumiera 5 horas y el trabajo de campo 4, no está permitido realizar el viaje de
regreso.

El ORIGEN se computará teniendo en cuenta el domicilio de salida de la persona, que deberá

corresponder, en el caso de personal de IRAM, con su lugar de trabajo declarado en Capital Humano
y en el caso de personal externo con su domicilio fiscal, salvo situación especial que deberá
informarse previamente para ser evaluada,

5 Diciembre 2012
Documentación obligatoria para circular
Es obligación directa de las personas que utilizan movilidad propia contar con todos los
requerimientos que exige Seguridad Vial para la correcta circulación, como ser: Documento Nacional
de identidad, Licencia Nacional de Conducir, Cédula verde o cédula azul, Comprobante de seguro en
vigencia, Comprobante de pago del impuesto a la radicación del vehículo, RTO o VTV en las
provincias que sea obligatoria, Patentes legibles, normalizadas y sin aditamentos y toda otra
documentación y o exigencias que imponga la legislación vigente. IRAM no responderá ante posibles
inconvenientes que pudiera tener quien utiliza movilidad propia por la falta de cumplimiento total o
parcial con las exigencias de la legislación vigente en lo que respecta a la documentación con la que
debe circular.
Para más información consultar en:
https://www.argentina.gob.ar/seguridadvial/licencianacional/documentacion

Infracciones y mantenimiento del vehículo

Queda debidamente definido en la presente Política que el Instituto no se responsabilizará por el
pago de multas, ni mantenimiento del vehículo, ni responderá por daños y perjuicios derivados de
reclamos judiciales o extrajudiciales por daños a las cosas o a las personas, accidentes o
incumplimientos por parte de las personas que utilizan movilidad propia. Todos los gastos o
reclamos que surjan como consecuencia de estos incidentes, incumplimiento de la legislación
vigente o cualquier actuar antijurídico estarán, en su totalidad, a cargo del empleado y/o del
personal externo contratado.

B) TAXI / Cabify

Se recomienda la utilización de taxi o Cabify (CABA, Mendoza, Rosario y Córdoba) para distancias
menores a los 50 KM.

El uso de taxis o de remis sin cuenta corriente será autorizado, presentando ticket de viaje,
solamente cuando los servicios autorizados no estén disponibles.

El uso de Cabify deberá hacerse usando la cuenta Empresa a través de la Cuenta Corriente.

Sólo en caso de no contar con posibilidad de contratar un servicio con Cuenta Corriente se podrá
gestionar otra alternativa debiendo constar clara y distintamente el motivo. El Gerente o
coordinador de la actividad es el responsable por el aseguramiento de que esta decisión se adecue a
estos principios.

6 Diciembre 2012
 C) REMISES
Se recomienda el uso de Remises para distancias que superen los 50 Km. y hasta 100 Km. Las
distancias mayores deberían ser cubiertas con transporte público (terrestre o aéreo) o movilidad
propia, de acuerdo con las distancias aceptadas en esta política.

• Agencias autorizadas
Consultar las agencias de remises autorizadas en el ANEXO 2.
No se reconocerán gastos de Remises efectuados por utilización de otras empresas, en áreas de
cobertura de las agencias contratadas por cuenta corriente, salvo las excepciones mencionadas
anteriormente.

Remises: Domicilio > Aeropuerto – Aeropuerto > Domicilio:

En estos casos se deberá optar por la opción más económica siempre tomando remises cercanos al
domicilio para ir hacia al aeropuerto.
Para el regreso desde un aeropuerto al domicilio deberá utilizar las agencias oficiales de los
Aeropuertos para evitar el pago de demoras reservando remises con anticipación.

Vale para contratación de remises

Para hacer uso del servicio de remis con la agencia autorizada, la persona deberá presentar el
formulario de contratación ubicado en el ANEXO 3 de la presente política.

Espera o demora
El Instituto no reembolsará gastos en concepto de demora o espera que superen los 30 minutos. Si
la espera es mayor o no se puede determinar, deberá optar por el servicio de Remis autorizado de la
zona en la que se encuentra.
Las esperas acaecidas en virtud de la conveniencia económica en casos de viajes a distancias en las
que el servicio se cobra “ida y vuelta” deberán ser especificadas como tales. En estos casos, el costo
del servicio “ida y vuelta” más el costo de la espera deberá ser menor al costo de tomar servicios
diferentes para ambos trayectos. Este análisis se deberá incluir en la justificación del mayor tiempo
de espera.

Excepciones

7 Diciembre 2012
Siempre que una excepción fundada en razones de conveniencia para el Instituto y sus clientes
pueda preverse con anterioridad, deberá ser solicitada y autorizada también en forma previa por el
Gerente correspondiente y adjuntada en la rendición enviada a Proveedores.

7 GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Gerentes y Directores son las únicas personas autorizados a efectuar gastos de representación. Estos
cargos incluyen, exclusivamente, almuerzos o cenas de negocios con clientes, funcionarios y/o
autoridades.

Si algún otro empleado prevé la necesidad de un gasto de representación, deberá ser autorizado en
forma previa por el Gerente o Director del área (reporte de la Dirección General). La autorización
debe enviarse al área de Proveedores con el envío de la rendición correspondiente

Al momento de realizar la rendición de dichos gastos, se deberá detallar la siguiente información:

• Nombre de los participantes
• Nombre de la empresa a la que pertenecen los invitados
• Motivo que generó la invitación

8 GASTOS DE TELÉFONO

Llamadas durante el viaje

El uso de los teléfonos celulares de IRAM deberá hacerse de acuerdo con lo establecido en la política
de uso de celulares vigente.

Roaming
Cuando la persona viaje al exterior del país por motivos laborales deberá solicitar al área de
Compras la habilitación del roaming. Dicha solicitud deberá hacerse con 5 días de anticipación a la
realización del viaje indicando fecha de inicio, de fin y destino.

9 GASTOS DE ALIMENTACIÓN

8 Diciembre 2012
IRAM reembolsará gastos de alimentación de acuerdo con lo establecido en el ANEXO 1 de la
presente política.

Para el reintegro de gastos, se deberán presentar los comprobantes fiscales originales detallando el
destino y a cuántos kilómetros se encuentra dicho destino de la sede de IRAM a la que pertenece.

Solo se reembolsarán los gastos correspondientes a 1 comensal. Las bebidas alcohólicas no son
reembolsables.

Las propinas no deberán exceder el 10% de la cuenta.

10 GASTOS NO REEMBOLSABLES

La siguiente lista se presenta únicamente como guía, y no necesariamente incluye todos los
conceptos no reembolsables:

• Cargos por gestión de Visas para personal externo o empleados en relación de dependencia con
IRAM que no tengan un viaje laboral autorizado.
• Artículos de baño, tales como cepillo de dientes, pasta de dientes y desodorante.
• Artículos de tocador
• Cargos adicionales por consumo en Tarjetas bancarias.
• Cargos de minibar en la habitación que, sumados a los gastos de comida del día, excedan los
topes autorizados.
• Cargos de seminarios (sino son motivo del viaje).
• Carga de nafta y/o mantenimiento del vehículo propio
• Compra de papelería y programas de computación
• Cuentas médicas, recetas y otros servicios médicos, fuera de los contemplados por Assist Card.
• Cuota anual de Tarjetas de crédito personales
• Cuotas de canchas de golf y/o tenis, bolsas de palos de golf o cualquier otro equipo deportivo.
• Gastos de Hotel duplicados por haber mantenido la reservación mientras se efectuaba un viaje a
otra ciudad, al menos que se autoricen y expliquen ampliamente las razones del gasto en el
formulario de gastos de viaje correspondiente.
• Compra de bebidas alcohólicas
• Compra de obsequios y/o suvenires.
• Caja de seguridad en el Hotel
• Lavado de automóviles.

9 Diciembre 2012
• Llamadas por teléfono aéreo / Celular
• Maletas y equipajes
• Exceso de equipaje
• Propinas que no estén relacionadas a gastos por alimentación.
• Gastos por Estacionamiento que no estén asociados a la utilización de movilidad propia.
• Lavandería cuando la duración del viaje sea inferior a 5 noches.
• Plumas fuente, lapiceras, lámparas de escritorio, calculadoras de bolsillo, etc., comprados para
viajar.
• Membresías / Libros y suscripciones / Diarios / Revistas
• Membresías de programas de Aerolíneas
• Películas en la habitación del hotel
• Multas de tránsito vehicular
• Pago de películas en vuelo
• Servicios de peluquería, salón de belleza, spa o gimnasio.
• Alquiler de trajes, incluyendo trajes formales de noche. (excepto asistencia a reuniones por
cuestiones de negocios.)
• Centro de salud y fitness que no estén incluidos como beneficio sin cargo por parte del hotel.
• Viajes diarios desde la oficina en automóvil del empleado serán considerados gastos personales y
no son reembolsables.
• Gastos de esparcimiento, invitaciones a clientes a centros nocturnos, torneos de golf o tenis, etc.
• Pérdida de artículos personales
• Reposición de artículos personales en ocasión de robo y/o pérdida.

11 TARJETA CORPORATIVA

Otorgamiento
Sólo se otorgarán tarjetas corporativas a empleados que estén en relación de dependencia directa
con IRAM.
El Director de cada área será el responsable de solicitar a Capital Humano el alta de una tarjeta
corporativa para un empleado detallando los motivos que originan el pedido

Una vez gestionada el alta, CH entregará la tarjeta y el empleado deberá firmar una carta
responsabilizándose por el correcto uso de la misma. El Instituto abonará el costo anual de la
Tarjeta, no obstante, cada empleado será responsable del uso y manejo de la misma y se
comprometerá a devolverla en el momento en que finalice la relación de trabajo o le sea solicitada
por alguna otra causa. La Gerencia de Capital Humanos será responsable de recuperar la Tarjeta en
caso de baja del empleado, antes de efectuar la cancelación de la cuenta.
Gastos autorizados

10 Diciembre 2012
 La Tarjeta Corporativa podrá ser utilizada tanto en Argentina como en el extranjero siendo su uso
exclusivamente para gastos relacionados con el negocio y efectuados por el titular de la tarjeta.
Los gastos que podrán efectuarse con la Tarjeta serán:
- Comidas de negocios y alimentos durante el viaje hasta el tope indicado en el ANEXO 1
- Hoteles hasta el tope indicado en el ANEXO 1
- Alquiler de autos

La realización de un gasto de tipo personal o mal uso de la Tarjeta se considerará falta grave por
parte del empleado, pasible de sanciones disciplinarias.

No se pueden adquirir pasajes aéreos con la tarjeta corporativa.

12 COMPENSATORIOS POR VIAJE

Se otorgará 1 día en concepto de COMPENSATORIO en aquellos casos donde el viaje de negocios

que realice un empleado en relación de dependencia con IRAM abarque la jornada completa (8:00
horas) de un sábado, domingo y/o feriado.

Los compensatorios se podrán tomar dentro de un período máximo de hasta 4 meses posteriores a
la finalización de la actividad.

Registro en Mis Actividades:

Se deberá registrar el viaje en la plataforma Mis Actividades desde intranet o extranet adjuntando,
en todos los casos, la agenda detallada de la actividad y el pasaje de ida y vuelta.

Registro en Intranet - Licencias:

El día compensatorio se deberá ingresar en intranet de la siguiente manera:

Mis Datos > Licencias > Desplegar y seleccionar “Otro” > Ingresar la palabra “COMP” y la fecha en la
que se encontró trabajando “dd/mm/aa” > Ingresar el día que se ausentarán > Calcular días >
Ingresar

Ejemplo:
Trabajé el feriado viernes 25/05/2018 y lo tomaré el lunes 28/05/2018: Ingreso en otros “COMP
25/05/18” y selecciono del 28/05/2018 al 28/05/2018, clic en calcular días y luego clic en ingresar.

Los días compensatorios no podrán adicionarse o complementarse con la licencia por vacaciones.

11 Diciembre 2012
 ANEXOS
ANEXO 1

VALORES Y TOPES PARA APLICAR

1. GASTOS DE ALOJAMIENTO (Se actualizan en forma trimestral)

Argentina (ver “anexo 5” Hoteles con cuenta corriente):

 Los hoteles que figuran en el Anexo 5 son aquellos con los que IRAM tiene cuenta corriente y
son la primera opción para utilizar. No se requiere cotización ya que son administrados por el
área de Compras, sino sólo autorización por el nivel responsable de la coordinación del trabajo
de campo.

Sólo en caso de falta de disponibilidad en los hoteles del Anexo, o en caso de que la
actividad se realice a más de 50 km o 45 minutos de viaje desde los mismos, se podrá
reservar otros hoteles, siendo la primera opción hacerlo a través de Biblos.

Sólo en los casos en los que Biblos no disponga de alternativas con los topes de política, se
podrá contratar externamente, pudiendo solicitarse el adelanto correspondiente a rendir,
con los siguientes límites, en hoteles de hasta 4 estrellas:

 Hasta $7.000 (pesos siete mil) por día.

 Zona desfavorable (comprendida entre Rio Colorado y Tierra del Fuego) $8.450 (pesos ocho mil
cuatrocientos cincuenta) por día.

Exterior:

 En hoteles de hasta 4 Estrellas, hasta el tope de aplicar a la base de USD200 (dólares doscientos)
el coeficiente que indica la siguiente tabla:

12 Diciembre 2012
 País Coeficiente
EEUU 1
México 1
Brasil 1
Chile 1
Inglaterra 1.5
Europa central 1.2
China 1
Perú 1
Bolivia 0.7

Nota: El tope máximo a reembolsar incluye impuestos.

2. GASTOS DE COMIDA (Se actualizan en forma trimestral)

a) En caso de realizar tareas fuera de su lugar de trabajo habitual que no requieran pernoctar
en el destino, se reconocerá, previa presentación de los comprobantes fiscales:

i. Hasta la suma de $1.700 (pesos mil setecientos) por día.

ii. Zona desfavorable (comprendida entre Rio Colorado y Tierra del Fuego): Hasta la
suma de $2.100 (pesos dos mil cien) por día.

b) En caso de realizar tareas fuera de su lugar de trabajo habitual que requieran pernoctar en
el destino, se reconocerá, previa presentación de los comprobantes fiscales y la reserva del
hotel adjunta:

i. Hasta la suma de $3.400 (pesos tres mil cuatrocientos) por día.

ii. Zona desfavorable (comprendida entre Rio Colorado y Tierra del Fuego): Hasta la
suma de $4.200 (pesos cuatro mil doscientos) por día.

c) Internacionales: USD150 (dólares ciento cincuenta) por colaborador por día.

13 Diciembre 2012
 Para que los gastos de comida sean reembolsados se debe adjuntar a la rendición los
comprobantes fiscales o facturas correspondientes.

3. VALOR DEL KILOMETRO (Se actualizan en forma trimestral)

IRAM reconocerá hasta $54 (pesos cincuenta y cuatro) por KM recorrido con auto propio en
compensación por todo concepto.

14 Diciembre 2012
 ANEXO 2
AGENCIAS DE REMISES AUTORIZADAS
El sector al que se le presenta la necesidad de solicitar un Remis, lo hará directamente a alguna de
las empresas autorizadas, teniendo presente que solo se autorizará el pago de aquellas
contrataciones que cuenten con la autorización correspondiente.

➢ Confección de un “Vale” de viaje autorizado. La persona que va a realizar el viaje deberá

confeccionar - SIN EXCEPCION – un “Vale para contratación de Remis”, con todos los datos
completos y con la autorización del Gerente correspondiente – Ver Anexo General.

➢ Entrega del “Vale “de viaje al chofer. La persona que realiza el viaje deberá entregar al chofer –
SIN EXCEPCION – el “Vale para contratación de remis” autorizado. El chofer entregara dicho
“Vale” en la agencia para su correspondiente facturación.

1. CABA
Arzobispo Espinosa 376. La Boca.
TURISMO SAN TELMO SRL 4300-6660
PRIMERA OPCIÓN
4307-8474
Lunes a lunes las 24hs.
Chile 537 piso 1º oficina 6. San Telmo.
4300-0210 (líneas rotativas)
SEGUNDA OPCIÓN AUTO INSTAR
Nextel: 567*2944
Lunes a lunes las 24hs.
Rondeau 3654 - CABA
4912-1001 (líneas rotativas)
PATAGONIA TRANSFER
TERCER OPCION www.patagoniatransfer.com.ar
Lunes a lunes las 24hs.
5274-2424 (líneas rotativas)
reservas@red24traslados.com.ar
CUARTA OPCIÓN RED 24
http://red24traslados.com.ar/
Lunes a lunes las 24hs.

2. INTERIOR

Sólo se podrán utilizar las autorizadas por la Gerencia de Filial respectiva:

15 Diciembre 2012
- Condiciones para el uso de remis:

• Para los destinos: IRAM – Aeroparque, IRAM – Aeropuerto Ezeiza, IRAM – La Plata, se
deberá utilizar como primera opción “Turismo San Telmo” y como alternativa “Auto Instar”.

• Para el resto de los viajes: se deberá respetar el nivel de prioridad de las opciones
planteadas en el cuadro anterior.

• En cada viaje se deberá presentar el “Vale para la Contratación de Remis” debidamente

autorizado, el cual podrán encontrar en Intranet > Nuestro Trabajo > Procedimientos
Administrativos > Mensajerías y Remises > Remises

16 Diciembre 2012
 ANEXO 3

VALE PARA CONTRATACION DE REMIS

Fecha: ........................................

Sector solicitante: .......................................................................................................

Persona solicitante: ...................................................................................................

Nº de Centro de Costo: .............................................................................................

Importe estimado: ………………………………………………………………….

Destino: …………………………………………………………………………….

El valor del remis será recuperado: SI / NO

Se recupera en factura separada: SI / NO

Razón Social a facturar:

Autorización p/solicitar remis: ........................................................

Aclaración de firma:..........................................................................

17 Diciembre 2012
 ANEXO 4

PLANILLA ASSIST-CARD

NOMBRE Y TEL. DE
Fecha de FECHA DE FECHA DE
Apellido Nombre DNI CONTACTO EN CASO DE
nac. SALIDA REGRESO
EMERGENCIA
1
2
3
4

18
 ANEXO 5

HOTELES CON CUENTA CORRIENTE CON IRAM

Nombre Hotel Filial Ciudad Forma pago

Hotel Sennac Filial Buenos Aires Sur Mar del Plata 30 días ff
Hotel Amucan Filial Comahue Neuquén 60 días ff
Esplendor Mendoza Filial Cuyo Mendoza 30 dias ff
Portal Suites Filial Cuyo Mendoza 60 días ff
Hotel Nutibara Filial Cuyo Mendoza 45 días ff
Gran Hotel Provincial Filial Cuyo San Juan 20 días ff
Hotel Cusco Filial Cuyo San Juan 30 días ff
Gran Hotel San Luis Filial Cuyo San Luis 30 días ff
Dazzler Rosario Filial Litoral Rosario 30 días ff
Esplendor Savoy Rosario Filial Litoral Rosario 30 días ff
Hotel Solans Filial Litoral Rosario 15 días ff

Hotel Felipe II Filial Mediterráneo Córdoba

60 días ff
Hotel Gregorio Filial Mediterráneo Jujuy 30 días ff
Hotel Posada del Sol Filial Mediterráneo Salta 30 días ff
Hotel Bicentenario Filial Mediterráneo Tucumán 45 días ff
Hotel República Filial Mediterráneo Tucumán 60 días ff
Hotel Metropol Filial Mediterráneo Tucumán 60 días FF
Hotel Comodoro Patagonia Comodoro Rivadavia 60 días ff
Hotel Bahía Nueva Patagonia Puerto Madryn 60 días ff
Dazzler PM Patagonia Puerto Madryn 15 días ff

19
 ANEXO 6

INSTRUCTIVO RENDICIÓN DE VIATICOS / GASTOS

Desde INTRANET
1. Ingresar a INTRANET
2. Ir a Autogestión
3. Seleccionar Rendición de Gastos
4. Ir a la opción “Descargar Manual”

Desde EXTRANET
1. Ingresar a http://extranet.iram.org.ar/
2. Colocar usuario y contraseña
3. Seleccionar rendición de gastos
4. Ir a la opción “Descargar Manual”

20
 ANEXO 7

BIBLOS - AGENCIA DE VIAJES AUTORIZADA

ALTA DE USUARIOS

Están autorizados al uso de la herramienta todo el personal de IRAM que requiera la realización de
viajes para cumplir con sus actividades (en calidad de VIAJEROS), y aquellos, que por sus funciones
organicen viajes para otros empleados o profesionales externos que presten servicios para IRAM (en
calidad de ORGANIZADORES DE VIAJES).

Para solicitar el ALTA de un nuevo VIAJERO ver instructivo en el punto 5.5

Sera responsabilidad de cada VIAJERO (para sí mismo) y de los ORGANIZADORES DE VIAJES (para los
viajeros a su cargo), mantener actualizada la información de cada perfil, dado que dichos datos son
los que utilizara la plataforma de los tickets aéreos.

AEREOS + HOTEL:
La compra de aéreos debe realizarse únicamente de manera on line ingresando a la web de Biblos.
La compra de noches de Hotel debe realizarse siguiendo el orden establecido:
1. Hoteles que figuran con acuerdo con IRAM de Cuenta Corriente que figuran en el
Anexo 5.
2. Hoteles contratados a través de Biblos
3. Hoteles contratados individualmente con tope de política

CANCELACIONES, DEVOLUCIONES Y CAMBIOS:

Las cancelaciones, cambios y/o devoluciones de cualquier compra ya efectuada deberá gestionarse
vía off line poniéndose en contacto con quien corresponda de acuerdo con la modalidad de
contratación.

COSTOS POR OPERACIÓN:

ON LINE:
El costo por transacción de cabotaje es de: U$S5.00
El costo por transacción internacional es de: U$S9.00

OFF LINE:
• El costo por transacción de cabotaje es de: U$S8.00
• El costo por transacción internacional es de: U$S18.00

21
El contacto vía teléfono o email NO tiene gastos extras asociados.

Las compras de aéreos y hoteles realizados a través de Biblos, asociadas a un único viaje, deberán
efectuarse en forma conjunta, gestionando una sola compra por todo el paquete.

RESTRICCIONES:

USO DE OTRAS PLATAFORMAS:

No se podrán adquirir pasajes aéreos y hoteles por otra herramienta que no sea la plataforma on
line de Biblos, salvo las situaciones planteadas en esta política.

PROFESIONALES EXTERNOS QUE PRESTEN SERVICIOS PARA IRAM:

Las personas que prestan servicios en forma externa no tendrán acceso al portal web. Las personas
designadas como Organizadores de Viaje serán los encargados de gestionar la compra para ellos y
de mantener cargados y actualizados los perfiles de cada uno.
Podrán hacer seguimiento del itinerario de sus viajes a través de sus teléfonos celulares
descargando, en forma gratuita, la aplicación para celular de Biblos que se descarga desde la web de
Biblos.

PROCESO DE AUTORIZACIÓN:
Una vez realizada la selección del aéreo y/o hotel se iniciará el proceso de autorización.

Para vuelos que estén dentro de política habrá un aprobador que surge de según el centro de costos
seleccionado y si está fuera de política, es decir que hay una diferencia de un 20% o más respecto de
la opción más económica, habrá dos aprobadores según nivel de Gerencia de Área/Filiales; Gerencia
de División y Dirección según corresponda.

El plazo para aprobar una compra figurará el mail de aprobación y estará dado según el plazo que la
aerolínea determine. En caso de aprobar luego de ese plazo indicado la reserva se cae y se deberá
comunicar con el soporte técnico para reanudarla.

El/los autorizante/s recibirá un email con los datos de los productos comprados, y toda la
información referente a la compra, que el viajero u organizador del viaje haya cargado en el
momento de la selección. Tendrá la opción de aprobar o declinar la compra.

22
Cuando la compra se haya aprobado, la persona que realizó la gestión recibirá un correo con los
tickets del viaje.

Se podrá aprobar desde APP de Biblos instalándola en el celular.

APP BIBLOS

Biblos pone a disposición de los viajeros internos, profesionales externos que presten servicios para
IRAM y organizadores de viaje la aplicación de viajes para teléfonos móviles.
Dicha aplicación se podrá descargar en forma gratuita de cualquier tienda store o desde la web de
Biblos.

AUSENCIA DEL APROBADOR

En caso de ausentarse por vacaciones, el/los autorizante/s serán responsables de delegar la
autorización en su superior jerárquico, a través de la plataforma, hasta su regreso ingresando una
solicitud de soporte técnico.

En caso de ausencias por Comisión, el/los autorizante/s deberán gestionar las aprobaciones en
forma remota, a través de cualquier dispositivo electrónico. (teléfono celular, notebook, Tablet)

MOTIVO DEL VIAJE:

Al iniciar la compra, la plataforma solicitará que se detalle el motivo del viaje. En este espacio se
deberá aclarar seleccionar la actividad que corresponda de acuerdo a la unidad de negocio asociada.
Antes de finalizar la compra la herramienta solicitará información adicional:
➢ Código de compromiso: Seleccionar el centro de costos al cual se imputará la actividad y del
cual se dependerá la aprobación.
➢ Motivo del viaje (descripción detallada): Campos libres para agregar más información sobre
el viaje como nombre de la Empresa a visitar, Nº de OT, si el gasto se recupera o no etc.
➢ Nota para el agente: Se podrán ingresar aclaraciones a tener en cuenta para el agente de
Biblos que reciba esta solicitud como preferencias en el hotel, late check out, etc.
➢ Enviar para su aprobación: una vez completos los campos mandatorios hacer click en este
botón para que la reserva sea enviada al aprobador.

23
5.1 COMPRA DE PASAJES AÉREOS

• La persona que viaja o el organizador de viaje deberá ingresar a la web de Biblos para iniciar
el proceso de compra.
• Realizar la reserva de pasajes teniendo en cuenta los siguientes puntos:

a) Elegir la tarifa más baja disponible. En caso de seleccionar una opción que supere en un 20% la
opción más económica la reserva requerirá un 2do aprobador.

b) Clase económica / turista

c) Vuelos que hacen escala en conexión o en ruta

d) Uso de Aeropuertos alternativos cuando sea aplicable

e) Hacer la reserva con la mayor antelación posible

f) La fecha de salida y regreso del pasaje se deberá corresponder con la agenda de la actividad
/actividades que requieren el traslado. En caso de que se requiera adicionar a este periodo una
licencia por vacaciones, se deberá contar con autorización PREVIA, y por escrito de la DG.

g) En aquellos casos donde el pasaje para realizar la actividad de campo sea provisto por la
empresa cliente, está prohibida la adición de días de vacaciones y/o compensatorios a dicho
viaje.

h) En caso de pasajes para tramos de duración mayor a 9 horas, se podrá autorizar la compra de
pasajes en clases superiores a la económica (economy plus, ejecutiva, business, etc) siempre y
cuando la diferencia en el costo no supere el 45% de la opción más económica.

RESERVA DE ASIENTOS CON CARGO

Está prohibida la reserva de asientos con cargo para tramos inferiores a 7hs de duración.
Para tramos que superen dicha duración, se deberá solicitar autorizar previa a la Dirección.

COMPRA DE EQUIPAJE EN BODEGA:

La compra de despacho de equipaje en bodega estará autorizada únicamente para estadías de 4
noches o más.

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PAGO
Las compras de pasajes aéreos se realizarán EXCLUSIVAMENTE con la tarjeta virtual (BTA), cuyos
datos ya se encuentran cargados en la herramienta.

COMPRAS FUERA DE POLITICA:

En caso de seleccionar una opción que no cumpla con alguno o todos los puntos establecidos en el
apartado 5.1, se podrá continuar con el proceso de compra, siempre y cuando se justifique la
elección, desde la misma herramienta. Dicha justificación, le llegara al autorizante en el momento de
la aprobación, quien la evaluara con el resto de la información que dispone, para autorizar o no la
compra fuera de la política.

MULTI DESTINOS:
En aquellos casos que el viajero deba realizar un viaje que implique multiplicidad de destinos, el
pedido de reserva se deberá realizar OFF LINE para que Biblos pueda armar de forma personalizada
la mejor opción.

5.2 RESERVA DE HOTEL

Los lineamientos para seleccionar un hotel serán los siguientes:

• Habitación single o doble con baño privado y aire acondicionado.

• Cancelaciones: Es responsabilidad de la persona que viaja cancelar las reservas de hotel si no
se fueran a utilizar.

• El Instituto no reembolsará los cargos que ello pudiera ocasionar.

• Se podrán aceptar cambios de categoría a suite o habitaciones en los pisos ejecutivos:

- si no representa un costo adicional para la Instituto
- si el total del costo de la habitación no excede la tarifa máxima reembolsable

GARANTIA DE RESERVA Y PAGO:

Previo a decidir la compra, el viajero u organizador de viaje deberá revisar las REGLAS DE LA TARIFA
del hotel seleccionado, para asegurarse la mejor relación respecto de estas condiciones y el precio.

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Para garantizar la reserva, se deberá utilizar la tarjeta corporativa, en caso de ser titular de una de
ellas, y aquellos que no dispongan de dicho medio de pago, lo harán a través de la tarjeta virtual
(BTA), cuyos datos ya están pre- cargados en la herramienta.
El pago del hospedaje se realizará al momento del check out, con la tarjeta corporativa, en caso de
ser titular de una de ellas, y aquellos que no dispongan de dicho medio de pago, en efectivo.

5.3 ALQUILER DE AUTOS

El alquiler de autos lo deberá gestionar cada viajero en forma independiente en las plataformas
destinadas a este fin. No es mandatorio utilizar la plataforma de Biblos.

Se autorizará el alquiler de automóviles sólo en los casos en que el Gerente o Director del área
correspondiente determine que es indispensable para cumplir el objetivo del negocio. El alquiler de
un automóvil deberá ser justificado con necesidades operativas y económicas.

Cuando el uso de taxis, transporte del hotel o transporte público sea más económico que el alquiler
de auto, éste deberá ser evitado.

5.4 SEGURO VIAJES INTERNACIONALES

Asistencia al Viajero
El Instituto brinda, a aquellos empleados que se encuentren en relación laboral directa y realicen
viajes al exterior del país, asistencia al viajero a través de empresas contratadas para tal fin,
ofreciendo protección ante emergencias médicas, legales y odontológicas en viaje.

Para habilitar este servicio, la persona que realiza el viaje deberá completar el formulario de alta del
seguro ubicado en el ANEXO 4 de la presente política con una anticipación de 10 días a la fecha del
viaje. Una vez autorizado el formulario, deberá entregarlo a CH.

Vacunas y medidas sanitarias

Cada persona que viaja deberá contemplar y adoptar, antes de iniciar el viaje, las medidas sanitarias
que se requieran en cada caso según el destino.

5.5 INSTRUCTIVOS BIBLOS:

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ARGO- Como ARGO- Generar una ARGO- Mi ARGO - Manual de
aprobar.docx reserva.docx perfil.docx Administradores.docx

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