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Sistemas Administrativos
Sistemas Administrativos
Sistemas Administrativos
Los Sistemas Administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema
integrador en función de ciertos fines. (Lardent, 1976)
Podríamos definirlos como el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en
actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el control de los resultados
alcanzados. (Gilli, 1998)
Pautas de control interno
En el nivel técnico u operativo de la organización, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto,
programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o,
simplemente, hábitos; en los niveles de conducción, si consideramos sólo las decisiones no programadas,
recurriríamos al criterio y la intuición del ejecutivo.
Control interno, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de
auditoría. Desde el punto de vista más amplio de la administración, Control interno es un Sistema
coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo
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a los objetivos y valores de la organización y procurando obtener específicamente tres cosas: La eficiencia
de las operaciones, la confiabilidad de la información (exactitud y veracidad) y la protección del
patrimonio.
Normas generales:
Separación de funciones: según esta norma, una operación se realiza con la intervención de
varios sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los pilares del
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sistema de control interno.
Asignación de responsabilidades: Las funciones de las distintas áreas y puestos de la
organización, así como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas.
Niveles de autorización: Es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad
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para llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una operación
según su tipo y monto.
Seguridad en el manejo de activos: La centralización del manejo en una sola persona o sector; el
acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro,
sustracción, etc., y la documentación de los traslados de donde surja de manera clara quién es el
depositario, son medidas para limitar los riesgos de pérdida.
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Diseño de formularios, archivos y registros: Los soportes de información tiene que ser diseñados
de modo tal que presenten toda la información necesaria de manera clara y precisa y también la
constancia del responsable interviniente.
Control de formularios y comprobantes: La prenumeración de los formularios y comprobantes
permite su identificación precisa, facilita el control de los emitidos y los anulados.
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desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo costo, en la calidad
adecuada y en el momento oportuno.
Alcance:
Se pone en funcionamiento cuando se detecta la necesidad de aprovisionamiento,
pudiéndose fijar la recepción y contabilización provisoria de los bienes como límite
superior. En el caso de los bienes, Almacenes suele ser quien detecta la necesidad. Pero
cuando se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la
empresa.
*Considerándose el análisis de Drucker sobre los aportes que realizan las actividades a una organización,
la gestión de compra puede ser clasificada junto a la fabricación y la distribución física como una
actividad que contribuye a resultados.
Modalidades:
a) Compras menores: se refieren a bienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad puede ser
circunstancial.
b) Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren una reposición permanente. Requieren la
autorización de los niveles de decisión más altos.
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Autorización de compra: Una vez tomada la decisión de compra, el responsable que la tomó debe
intervenir con su firma la cotización del proveedor o la orden de compra.
Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, es decir, la cantidad en
existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Una vez determinados los niveles
de inventario racionalmente más adecuados, corresponde establecer considerando los costos asociados,
el lote óptimo de compra.
Control de la mercadería recibida: Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos
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recibidos y la confección de reportes escritos.
Constitución de seguros sobre mercadería en tránsito: Contratación de seguros para cubrir el riesgo de
traslado de los productos que viajan por cuenta y riesgo de la empresa.
Prenumeración de formularios: Los formularios que trascienden a terceros, obligando a la organización,
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deben ser numerados correlativamente y en forma preimpresa.
Información gerencial.
Tiempo promedio de la gestión de compras.
Solicitudes de compras de más de X días.
Ordenes de compra pendientes vencidas.
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Alcance:
El subsistema de producción abarca desde el planeamiento hasta la obtención del producto
terminado, su entrega a Almacenes y su contabilización.
Modalidades:
a) Producción continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, a producir
productos estandarizados, y el personal que trabaja en él es poco calificado. El producto
terminado es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y
homogéneo.
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b) Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que
se ensamblan para lograr un artículo final. Cada una de las partes tiene un proceso productivo
particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.: Estampado, teñido, fresado, etc.)
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c) Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las
que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Se caracteriza
por actividades de corta duración, bajo volumen y productos a medida.
d) Producción por proyectos: Un proyecto consiste en un conjunto de actividades que, en general,
tiene una identidad propia, se trata de obras de considerable magnitud, confecciona una red
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existencias con la finalidad de ajustar o conciliar, a un momento dado, los registros contables y ficheros
extracontables con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.
Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar válidamente justificados,
analizados y autorizados por el responsable.
Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de los bienes en existencia debe
recaer sobre una sola persona a quién se le deberán asegurar todas las facilidades de control.
Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de los bienes en Almacenes debe
estar amparado por un comprobante (“Informe de recepción” para las entradas y un “Vale de salida” para
la mercadería saliente)
Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o stocks mínimos de reposición;
como la fijación de lotes óptimos de producción.
Contratación de seguros eficientes: Es aconsejable una adecuada cobertura de posibles siniestros
mediante la contratación de seguros para los bienes de cambio.
Información gerencial.
Producción en unidades por tipo de producto.
Informe de calidad (porcentaje de productos rechazados).
Horas trabajadas por centros de costos.
Horas de mantenimiento reales contra las horas presupuestadas.
Costos reales contra costos estándares.
Valuación o costo total histórico de la producción del período.
Rotación de inventarios.
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avance de las actividades productivas. Se emite un Parte diario de producción (donde constan
las cantidades y las características de los productos terminados hasta el momento) por
cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes; triplicado para Contabilidad y
el cuadruplicado se archiva en el sector.
4. Control de calidad. Comprende el control cualitativo de la producción, en base a las
especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. En algunas organizaciones, se
emite el Parte de control de calidad, o bien, puede registrarse la conformidad en el mismo
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Parte de producción si prevé un espacio para la misma.
5. Entrega de productos terminados a Almacenes. Finalizado el control de calidad, la mercadería
se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte de producción donde se actualiza el
stock y se lo archiva en forma definitiva. Se procede luego a la Contabilidad de la mercadería
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ingresada en el stock.
Subsistemas de Venta
El subsistema de Ventas comprende una serie de operaciones mediante las cuales la empresa llega a sus
compradores, consumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus productos y servicios.
Alcance:
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El subsistema de ventas abarca desde la solicitud del cliente y recepción del pedido,
pasando por el control de pedidos y crédito, la facturación, hasta la entrega del bien o la
prestación del servicio y la registración en los libros de la empresa.
*Drucker consideró las ventas y todas las actividades relacionadas con la comercialización como
actividades que aportan directamente ingresos, entre las actividades que producen resultados.
Modalidades:
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a) Según las características del cliente: Se distinguen las ventas locales y las exportaciones. Éstas
últimas tienen características propias por estar sujetas a las reglamentaciones específicas,
intermediación bancaria, derechos de exportación, despacho aduanero, etc. También podríamos
distinguir ventas mayoristas de minoristas, según se trate de la venta a una empresa que actuará
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Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses.
Los 5 principales clientes por monto facturado.
Totales de ventas del mes por tipo de producto.
Totales vendidos y comisiones pagadas por vendedor.
Lista de los clientes con saldos vencidos en cuenta corriente.
Listado de los clientes habituales y que no han comprado en el último mes.
Listado de los 10 créditos más importantes y condiciones en que fueron otorgados.
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Tiempo promedio de demora entre el pedido y la entrega.
Notas de pedido pendientes de entrega.
Circuito general del Subsistema de Ventas
1. Recepción del pedido. Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los productos o
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servicios comercializados por la organización. El vendedor emite, entonces, una Nota de
Pedido (que es el comprobante que emite la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos
verbales de calidad y precio solicitados por el cliente. Suele emitirse por cuadruplicado:
Original para el Cliente; duplicado y triplicado quedan en la empresa; cuadruplicado para el
archivo del vendedor).
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2. Aprobación del crédito. Tiene lugar cuando el cliente solicita la mercadería/servicio por esta
modalidad de pago. El departamento de Créditos recibe la Nota de pedido, determinando el
otorgamiento o no del crédito al cliente según su historial.
3. Preparación del pedido. Almacenes recibe la Nota de pedido, controlando si hay existencias en
stock para el pedido. Se elabora el Remito a Expedición (remito: comprobante que emite la
parte vendedora para entregar lo vendido en el domicilio indicado por el comprador). El
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remito es importante para las dos partes que intervienen en la venta, porque le permite a la
Organización controlar las salidas de mercaderías del almacén; al encargado del transporte le
permite organizar y controlar las entregas y, a una vez conformado, es la prueba de haber
entregado lo vendido.
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b) Según el sistema de pagos: Se pueden distinguir los Pagos en sede del acreedor, Pago a un
cobrador, Pago a repartidores, Pago por correspondencia, Pago a través de un Banco, Pago en
efectivo por fondo fijo o caja chica, Pago de sueldos y jornales.
Normas específicas de Control Interno
Separación de funciones: El manejo de los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza
la registración.
Concentración de la responsabilidad: Una sola persona será la responsable de la custodia y el manejo de
fondos.
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Separación total de los fondos: Para un control eficaz de los fondos es recomendable que los provenientes
de cobranzas estén separados de los destinados a pagos. Por lo tanto, los valores que tienen origen en las
cobranzas se depositarán en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pagos se efectuarán
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mediante cheques emitidos contra esa cuenta bancaria.
Contabilización de las operaciones: El personal que maneja fondos debe rotar periódicamente, de manera
que se puedan detectar posibles errores en el sistema.
Arqueos sorpresivos: Se realizan para verificar si los valores en existencia coinciden con los que surgen de
la registración contable. El arqueo debe ser sorpresivo y realizado por persona ajena a la Tesorería.
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Conciliación bancaria: Elemento de control que tiene en cuenta que las cobranzas tienen que ser
depositadas en su totalidad en una cuenta determinada, efectuándose los pagos con cheques contra la
misma cuenta.
Respecto al proceso de Pagos individualmente, se deben tener en cuenta:
Uso del cheque: Todos los pagos deben efectuarse mediante la emisión de cheque, firmados por
dos responsables de la organización.
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Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y anulación de los mismos: Al emitirse el
cheque, la persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da origen
a la obligación.
Existencia de fondo fijo o caja chica: Tendrá un monto estipulado previamente para realizar los
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Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a vencer.
Detalle de los 10 principales acreedores.
Proyección de pagos de la próxima semana.
Saldos disponibles en bancos.
Monto de cheques emitidos y no entregados.
Monto pagado contra monto presupuestado.
Totales de intereses pagados por pago fuera de término.
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Totales de descuentos obtenidos.
Saldo descubierto en Banco no utilizados.
Índice de liquidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo).
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Circuito general del Subsistema financiero
Pago
1. Recepción de la factura del proveedor. El sector Cuentas a pagar recibe la Factura del
proveedor y procede a su verificación con el Remito (que debe estar conformado por
Recepción), el Informe de recepción y la Orden de compra (viendo que la mercadería recibida
coincida con el pedido realizado por la empresa).
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2. Liquidación del pago. Cuentas a pagar, al vencimiento de las Facturas, procede a emitir la
Orden de pago (mediante el cual se informa a Tesorería que prepare el pago correspondiente)
y, de ser necesario, a efectuar las retenciones impositivas pertinentes. La Orden de pago se
emite por Triplicado: Original para Contaduría; duplicado para Tesorería; triplicado queda
archivado en Cuentas a pagar.
3. Emisión del cheque. Tesorería, en función a la Orden de pago autorizada y la documentación
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del recurso humano (reclutamiento, selección y adiestramiento), su administración (legajos,
remuneraciones y liquidación de haberes) y su mantenimiento dentro de la organización
(evaluación de desempeño y capacitación y desarrollo). El subsistema se inicia con la
necesidad referente a los recursos humanos, y finaliza cuando la necesidad se ve satisfecha.
Por ejemplo: Inicia con la necesidad de incorporar personal, pasando por la selección de
postulantes y entrevistas, finalizando con la incorporación de un nuevo agente.
Normas específicas de Control Interno
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Separación de funciones: Deben estar las actividades de administración de legajos, el control de asistencia
del personal, liquidación de haberes y obligaciones previsionales, etc. Siendo cada una responsabilidad de
un departamento determinado.
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Asignación de responsabilidades: Debe designarse una persona, previamente, como responsable de la
documentación referente al personal, para evitar usos indebidos.,
Individualidad de legajos: Cada miembro de la organización debe tener un legajo individual donde
consten todos los registros que certifican su incorporación a la organización, así como los exámenes que
se le hayan practicado, tanto técnicos como médicos, la remuneración y beneficios otorgados, etc.
Información gerencial.
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información requerida.
2. Selección. Se establece cuál de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar
el puesto. Comprende el análisis de los antecedentes laborales y ambientales pedidos al
postulante en su solicitud de empleo, hasta la entrevista y las evaluaciones (psicológica,
técnica y física). Una vez efectuada la primera selección, se le entrega una Nómina de los
postulantes que reúnes las condiciones necesarias al Responsable del sector que necesitaba
personal, dejando a éste la decisión final, resolviéndose así la incorporación.
3. Adiestramiento o inducción. Tanto Personal, como el sector al cual ingresa el empleado, le
inculcan a través de distintos métodos los valores y costumbres que hacen a la cultura de la
organización, con el objetivo de “socializar” al individuo. Mientras, se va enseñándole las
tareas respectivas a su puesto y demás información necesaria para el desarrollo de su trabajo