POWER

POINT
 Contenido

POWER POINT ............................................................................................... i

Contenido ..................................................................................................... ii
Capítulo 1: Entorno y primeros pasos ......................................................................1
1.1. Introducción ...........................................................................................1
1.2. Novedades de PowerPoint 2016 ....................................................................2
1.3. Iniciar y cerrar PowerPoint........................................................................ 10
1.4. Elementos de la pantalla inicial .................................................................. 13
1.5. La cinta de opciones ............................................................................... 17
1.6. La ficha Archivo ..................................................................................... 19
1.7. Crear presentación ................................................................................. 20
1.8. Guardar presentación .............................................................................. 23
1.9. Abrir y cerrar presentaciones ..................................................................... 26
Capítulo 2: Las vistas ....................................................................................... 30
2.1. Cambiar de vista .................................................................................... 30
2.2. Vista Normal ......................................................................................... 31
2.3. Vista Clasificador de diapositivas ................................................................ 31
2.4. Zoom .................................................................................................. 32
2.5. Vista Presentación con diapositivas ............................................................. 33
2.6. Otras vistas .......................................................................................... 35
Capítulo 3: Trabajar con diapositivas .................................................................... 38
3.1. Insertar una nueva diapositiva ................................................................... 38
3.2. Seleccionar diapositivas ........................................................................... 40
3.3. Copiar una diapositiva ............................................................................. 41
3.4. Duplicar una diapositiva ........................................................................... 41
3.5. Mover diapositivas .................................................................................. 42
3.6. Eliminar diapositivas ............................................................................... 43
Capítulo 4: Manejar objetos ............................................................................... 44
4.1. Reglas, cuadrícula y guías ......................................................................... 44
4.2. Insertar objetos ..................................................................................... 46
4.3. Tipos de objetos .................................................................................... 47

ii
 4.4. Seleccionar objetos ................................................................................ 48
4.5. Copiar objetos....................................................................................... 48
4.6. Mover objetos ....................................................................................... 49
4.7. Eliminar objetos .................................................................................... 50
4.8. Modificar el tamaño de los objetos .............................................................. 51
4.9. Distancia entre objetos ............................................................................ 52
4.10. Girar y Voltear ..................................................................................... 52
4.11. Alinear y distribuir ................................................................................ 53
4.12. Ordenar objetos ................................................................................... 54
Capítulo 5: Diseño........................................................................................... 57
5.1. Aplicar un tema ..................................................................................... 57
5.2. Fondo de diapositiva ............................................................................... 58
5.3. Combinación de colores ........................................................................... 59
5.4. Estilos rápidos ....................................................................................... 59
5.5. Numeración de diapositivas ....................................................................... 60
5.6. Patrón de diapositivas ............................................................................. 61
5.7. Crear y modificar diseños de diapositiva ....................................................... 63
5.8. Plantillas ............................................................................................. 64
Capítulo 6: Trabajar con textos .......................................................................... 68
6.1. Insertar texto ........................................................................................ 68
6.2. Añadir texto nuevo ................................................................................. 68
6.3. Eliminar texto ....................................................................................... 69
6.4. Cambiar el aspecto de los textos ................................................................ 70
6.5. Espacio entre líneas y caracteres ................................................................ 73
6.6. Alineación de párrafos ............................................................................. 74
6.7. Sangría................................................................................................ 75
6.8. Tabulaciones ........................................................................................ 75
6.9. Numeración y viñetas .............................................................................. 76
6.10. Buscar y reemplazar .............................................................................. 78
Capítulo 7: Notas del orador .............................................................................. 80
7.1. Crear notas .......................................................................................... 80
7.2. Página de notas y su impresión ................................................................... 81
7.3. Patrón de notas ..................................................................................... 82
7.4. Ver notas durante la presentación: Vista Moderador ......................................... 83

iii
Capítulo 8: Impresión ....................................................................................... 87
8.1. Imprimir .............................................................................................. 87
8.2. Vista preliminar ..................................................................................... 87
8.3. Opciones de impresión ............................................................................. 88
8.4. ¿Qué y cómo imprimir? ............................................................................. 89
8.5. Patrón de documentos ............................................................................. 91
8.6. Tamaño de diapositiva ............................................................................. 92
8.7. Encabezado y pie de página ...................................................................... 92
8.8. La impresora ......................................................................................... 93
Capítulo 9: Trabajar con imágenes ....................................................................... 95
9.1. Insertar imágenes ................................................................................... 95
9.2. Características de las imágenes .................................................................. 97
9.3. Ajustes de imagen .................................................................................. 98
9.4. Redimensionar y recortar ......................................................................... 99
9.5. Estilos de imagen .................................................................................. 100
9.6. Álbum de fotografías .............................................................................. 100
Capítulo 10: Trabajar con tablas ........................................................................ 103
10.1. Crear una tabla ................................................................................... 103
10.2. Eliminar una tabla, fila o columna ............................................................ 104
10.3. Insertar filas o columnas ........................................................................ 105
10.4. Bordes de una tabla .............................................................................. 105
10.5. Color de relleno .................................................................................. 106
10.6. Combinar o dividir celdas ....................................................................... 108
Capítulo 11: Trabajar con gráficos ...................................................................... 109
11.1. Crear y eliminar gráficos ........................................................................ 109
11.2. Herramientas de gráficos ....................................................................... 110
11.3. Modificar el tipo de gráfico y su diseño ...................................................... 111
11.4. Formato del gráfico .............................................................................. 112
Capítulo 12: Trabajar con diagramas ................................................................... 114
12.1. Crear un diagrama ............................................................................... 114
12.2. Herramientas de SmartArt ...................................................................... 114
12.3. Añadir texto ....................................................................................... 115
12.4. Agregar y eliminar formas ...................................................................... 116
12.5. Organizar formas ................................................................................. 118

iv
 12.6. Convertir texto a diagrama y viceversa ...................................................... 118
Capítulo 13: La barra de dibujo ......................................................................... 120
13.1. Dibujar una forma ................................................................................ 120
13.2. Tipos de formas................................................................................... 120
13.3. Trabajar con formas ............................................................................. 121
13.4. Estilos de forma .................................................................................. 122
13.5. Agrupar y desagrupar ............................................................................ 123
Capítulo 14: Elementos multimedia ..................................................................... 124
14.1. Insertar sonidos ................................................................................... 124
14.2. Reproducción del sonido ........................................................................ 125
14.3. Cambiar el icono de reproducción ............................................................. 125
14.4. Marcadores en audio ............................................................................. 125
14.5. Editar sonido ...................................................................................... 126
14.6. Insertar y reproducir vídeos .................................................................... 127
14.7. Grabación de la pantalla ........................................................................ 128
Capítulo 15: Animaciones y transiciones ............................................................... 129
15.1. Animar textos y objetos ......................................................................... 129
15.2. Panel de animación .............................................................................. 132
15.3. Orden de las animaciones ....................................................................... 132
15.4. Transición de diapositiva ....................................................................... 133
Capítulo 16: Publicación .................................................................................. 135
16.1. Empaquetar para CD-ROM ...................................................................... 135
16.2. Exportar a Word, PDF o vídeo .................................................................. 136
16.3. Consejos a la hora de la proyección........................................................... 137
Capítulo 17: Compartir documentos – OneDrive ...................................................... 139
17.1. Introducción ....................................................................................... 139
17.2. OneDrive ........................................................................................... 140
17.3. OneDrive como servicio ......................................................................... 141
17.4. OneDrive como aplicación ...................................................................... 145
17.5. Compartir presentaciones Powerpoint usando OneDrive .................................. 148
17.6. Compartir: Correo electrónico ................................................................. 154
17.7. Compartir: Presentar en línea ................................................................. 156
17.8. Guardar en SharePoint .......................................................................... 156
Capítulo 18: PowerPoint Online y PowerPoint App ................................................... 158

v
 18.1. Introducción ....................................................................................... 158
18.2. Entrar a PowerPoint Online ..................................................................... 158
18.3. Usar PowerPoint Online ......................................................................... 161
18.4. Funciones .......................................................................................... 163
18.5. Compartir documentos .......................................................................... 164
18.6. Comparación con Google Drive ................................................................ 164
18.7. PowerPoint App. La aplicación para dispositivos móviles ................................. 165
18.8. Instalación ......................................................................................... 165
18.9. Edición ............................................................................................. 166
18.10. Abrir y Guardar .................................................................................. 168
18.11. Compartir ........................................................................................ 169
18.12. Tabletas .......................................................................................... 170
Capítulo 19: Ampliación a PowerPoint 2019 ........................................................... 172
19.1. Cambios en la interfaz de PowerPoint 2019 ................................................. 172
19.2. Inserción de objetos 3D ......................................................................... 173
19.3. Traducción ........................................................................................ 175
19.4. Nuevo Centro de Aprendizaje de Office ...................................................... 177
19.5. Iconos SVG ......................................................................................... 179
19.6. Quitar fondos ..................................................................................... 181
19.7. Nueva ficha Grabación .......................................................................... 182
19.8. Subtítulos automáticos .......................................................................... 184
19.9. Más novedades .................................................................................... 185

vi
 Capítulo 1: Entorno y primeros pasos
1.1. Introducción
Es posible que exista cierta confusión con las versiones de PowerPoint que vamos a tratar de
aclarar en este punto. Tradicionalmente, las versiones de PowerPoint se han nombrado con
"PowerPoint" seguido del año de la versión (PowerPoint 2013, PowerPoint 2016, …), esto es para
las versiones de PowerPoint para escritorio. En 2011 se lanzó Office 365 que es un servicio de
suscripción basado en la nube, por supuesto también incluye PowerPoint, aunque no se llama
PowerPoint 365, sino simplemente PowerPoint, y puede que esto sea el motivo de la confusión,
ya que, en ocasiones, al hablar de PowerPoint no se sabe si nos referimos a la versión de
escritorio o a la versión de Office 365. Una explicación a esta falta de diferenciación puede ser
que Microsoft está interesada en que la versión de escritorio vaya desapareciendo en favor de
PowerPoint de Office 365 y por lo tanto solo exista un PowerPoint a secas.
La principal diferencia entre ambas versiones es que el PowerPoint de Office 365 se actualiza
de forma online cada poco mes, según van saliendo nuevas funciones o mejoras, mientras que
el PowerPoint de escritorio no se actualiza, es decir, si compramos el PowerPoint 2016
tendremos que comprar PowerPoint 2019 para actualizarlo.
Otra diferencia es que el PowerPoint de Office 365 permite guardar los documentos en la nube
mediante OneDrive de forma muy fácil, y se paga una cuota mensual, mientras que el
PowerPoint de escritorio se paga completo al comprarlo.
Sin embargo, a nivel de uso, ambas versiones de PowerPoint son muy parecidas, las únicas
diferencias se encuentran a la hora de compartir y guardar documentos en la nube.
También existe una versión gratuita de PowerPoint que se ejecuta en un navegador web, al
escribirse este curso se llamaba PowerPoint Online y en 2019 se cambió el nombre a "PowerPoint
en la web". Para usar esta versión gratuita hay que tener una cuenta de correo de Microsoft.
Existe una versión de PowerPoint que se puede ejecutar en dispositivos móviles (smartphones y
tablets) y que se llama PowerPoint para móviles o PowerPoint App. Hablaremos de PowerPoint
Online y PowerPoint App en la unidad 18.
Este curso se ha realizado con la versión de PowerPoint de Office 365 en Febrero de 2017, y lo
hemos llamado PowerPoint 2016 porque nadie usa el término "PowerPoint de Office 365", otra
posibilidad hubiera sido llamarlo simplemente "PowerPoint" pero como tenemos otros cursos de
versiones anteriores PowerPoint 2007, PowerPoint 2010 y PowerPoint 2013, nos parecía más
claro llamarlo PowerPoint 2016.
Sin embargo, en 2019 ha salido la versión de escritorio PowerPoint 2019, dado que los cambios
no justifican redactar el curso de nuevo, hemos creado la nueva unidad 19 que incluye las
mejoras y las nuevas funciones incorporadas a PowerPoint 2019, y también a la versión
actualizada de PowerPoint de Office 365. Así pues, este curso sirve tanto para PowerPoint 2016
como para PowerPoint 2019, ya que en su mayor parte son idénticos y las novedades de 2019 se
pueden consultar en la unidad 19.

1
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.
Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e
ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
La exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
Presentar un nuevo producto.
Y muchos más...
En definitiva, siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para
captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint, podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida, pero con gran
calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta
el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos,
dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos.
Asimismo, podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el
locutor pueda tener pequeñas aclaraciones en su exposición, además de muchas otras
posibilidades que veremos a lo largo del curso.
Para comenzar, veremos las novedades de esta versión, a continuación, explicaremos la forma
de arrancar el programa y conoceremos su entorno y funcionamiento básico. Al final de este
tema ya estarás en disposición de empezar a crear presentaciones.

1.2. Novedades de PowerPoint 2016

Esta versión de PowerPoint 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.
Realmente hay novedades interesantes junto con otras de menos entidad, en cualquier caso, te
las vamos a presentar para que decidas cuáles resultan más útiles para ti.
Las novedades que vamos a ver son:
Nueva herramienta ¿Qué desea hacer?
Esta es una de las novedades más interesantes ya que permite buscar comandos de
forma muy efectiva, basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de
búsqueda para que aparezcan los comandos relacionados. Hasta ahora, cuando
buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se explicaba el tema en cuestión,
la novedad es que ahora podemos hacer clic y ejecutar el comando directamente.
Por ejemplo, si no recordamos donde está el comando Reemplazar, empezamos a
escribir "reemplazar" en la caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las
primeras letras veremos como aparece el comando Reemplazar, tal y como muestra la
siguiente imagen.

2
Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará
el comando y nos aparecerá el cuadro de
diálogo correspondiente.
También disponemos de la opción clásica
de buscar ayuda sobre un tema en las
páginas de Ayuda de PowerPoint, para ello
tenemos la última opción, en este
caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos buscar ayuda en Internet disponemos
de la segunda opción, Buscar.
Con esta nueva herramienta ya no
perderemos tiempo buscando en qué parte
de la cinta de opciones se encuentra un
determinado comando, será mucho más
rápido escribir su nombre en la caja de
búsqueda. Incluso si no recordamos el
nombre del comando podemos escribir una
palabra relacionada y, posiblemente,
PowerPoint sea capaz de encontrarlo. Por
ejemplo, si escribimos "insertar" nos
aparecerán varias opciones entre las que
puede estar la que estábamos buscando.
Zoom de resumen
El comando Zoom de resumen crea una nueva diapositiva que contiene las miniaturas
de las diapositivas seleccionadas al aplicar el comando. Durante la presentación al hacer
clic en una miniatura, la presentación se desplazará a esa
diapositiva.
Este comportamiento puede utilizarse con diversos
objetivos, por ejemplo, para crear un índice con las
diapositivas de la presentación (si hay pocas diapositivas),
para crear un índice a las diapositivas más importantes, etc.
Si tenemos definidas secciones, existe el comando Zoom de
sección para establecer enlaces a las secciones.
El comando Zoom se encuentra en la
pestaña Insertar, Vínculos.
También existe el Zoom de diapositiva que permite realiza
un zoom o acercamiento durante la presentación sobre las
diapositivas que seleccionemos previamente.
Publicar en Docs.com
Ahora podemos publicar nuestras presentaciones en una página web de Microsoft
llamada Docs.com con el formato de PowerPoint y de forma gratuita. Sólo es necesario
Publicar en Docs.com y o disponer de una cuenta de Microsoft que también es gratuita.

3
Una vez publicada cualquier usuario, sin necesidad de registrarse, podrá buscar y
encontrar nuestra presentación.
En Docs.com se pueden buscar documentos por su tipo (Word, PowerPoint, Excel, ...), o
por su tipo de licencia (comercial, no-comercial, ...) o por su idioma, como vemos en la
siguiente imagen.

Para publicar en Docs.com debemos ir a su página web e iniciar sesión con una cuenta
de Microsoft.
Entraremos en una página para que
elijamos el archivo que queremos
publicar desde nuestro ordenador o desde
OneDrive. A continuación, daremos el
título y el tipo de visibilidad que
queremos dar a nuestra presentación.
Hay dos tipos de visibilidad. Pública si
queremos que cualquiera pueda
encontrarla, o limitada si queremos que
sea necesario tener el vínculo directo
para verla (nosotros podremos
proporcionar el vínculo).
NOTA: Desde diciembre de 2017 Microsoft
cerró la web Docs.com

4
Ideas de diseño
Al insertar contenido gráfico
(imágenes, gráficos, vídeo, ...) en
una diapositiva de
forma automática se puede abrir el
panel ideas de diseño, como puedes
ver en la siguiente imagen.

Este panel nos muestra diferentes

posibilidades de insertar el elemento
gráfico, por ejemplo, ajustado a la
izquierda, como fondo, en blanco y
negro, como marca de agua, etc.,
basta hacer clic sobre una de estas
ideas para trasladarla a la
diapositiva. De esta forma podremos
ahorrar tiempo a la hora de colocar
una imagen en la diapositiva, y
también podremos obtener nuevas
ideas en las que no habíamos
pensado.
Transición transformación
La nueva
transición Transformación se suele
utilizar para desplazar
objetos desde una parte a otra de la
diapositiva. La forma más sencilla de hacerlo es insertar el elemento que queremos
mover, por ejemplo, una imagen, y duplicar la diapositiva. En esta segunda diapositiva
colocamos el elemento en una nueva posición y en la pestaña Transiciones pulsamos
en Transformación, como se ve en la siguiente imagen.

5
Al realizar la presentación el elemento se moverá desde su posición en la primera
diapositiva a la nueva posición en la segunda diapositiva.
Es una forma muy fácil de mover elementos al realizar la transición entre diapositivas.
Marcador resaltado
En esta versión de PowerPoint 2016 se ha añadido la herramienta Resaltado que
establece el color de fondo a color amarillo (u otro) del texto seleccionado. Es el mismo
comportamiento que se utiliza en Word 2016 y Excel 2016.

Dibujar con el dedo

Esta nueva herramienta permite dibujar utilizando el dedo en lugar del ratón.
Obviamente debemos disponer de
una pantalla táctil.
Para obtener mejor precisión es
preferible utilizar un lápiz táctil en
lugar del dedo.
Si desde la misma pestaña Dibujar,
activamos la opción Convertir en
formas, PowerPoint intentará crear
una forma estándar (círculo,
rectángulo, ...) que se ajuste a lo que estamos dibujando con el dedo.
Nuevos temas de Office.
Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo PowerPoint 2016 es el color rojo-
granate de la zona superior y algunos otros detalles incluidos en el tema Multicolor, como
puedes ver en esta imagen.

6
Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente imagen,

puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de

Office elegir Blanco, como puedes ver en la siguiente imagen. También existen los
temas Gris oscuro y Negro.

Ecuaciones a lápiz
Ahora podemos escribir ecuaciones
dibujándolas con el ratón
desde Insertar, Símbolos, Ecuación y
elegir Entrada de lápiz de ecuación.
Veremos una ventana como la que
muestra la siguiente imagen.
Al dibujar los símbolos de la ecuación
PowerPoint intentará trasladarlos a
caracteres y nos los mostrará en la parte
superior de la ventana.
Si disponemos de una pantalla táctil
también podremos utilizar el dedo o un
lápiz táctil.

7
Nuevos tipos de gráficos
Desde la pestaña Insertar, podemos hacer clic en Gráficos y veremos una ventana con
los tipos de gráficos disponibles, como la que se muestra a continuación.

Se han añadido nuevos tipos de gráficos: Cajas y bigotes, Rectángulos, Proyección

solar, Histograma Pareto y Cascada.
Grabación de la pantalla
En PowerPoint 2016 es
posible grabar en vídeo la
pantalla, para ello debemos ir a la
pestaña Insertar, Multimedia y
elegir Grabación de pantalla,
aparecerán unos botones como
vemos a continuación.

8
Debemos seleccionar el área que queremos grabar, podemos incluir audio y
el puntero del ratón, al pulsar el botón Grabar comenzará la grabación. Para detenerla
pulsar la combinación de teclas Windows + mayúsculas + Q.
El vídeo grabado se insertará en la diapositiva como vemos en la siguiente imagen.

Al colocar el cursor aparecerán los botones para reproducir el vídeo, al hacer clic en otra
parte de la diapositiva desaparecerán.
Grabar la pantalla es una opción muy interesante para ciertos tipos de presentaciones
donde se necesita mostrar cómo funcionan programas, aplicaciones, páginas web, etc.
Mejoras en colaboración
En esta versión de PowerPoint 2016 se han implementado varias mejoras para compartir
las presentaciones con otros usuarios y colaborar en la creación de las presentaciones en
tiempo real a través de Internet. Vamos a citar algunas de las más importantes, en el
curso de PowerPoint 2016 las explicaremos con detalle.
Mejoras en la compartición de presentaciones en tiempo real a través de OneDrive o
SharePoint.
Nuevo panel de actividad para ver las modificaciones realizadas y las versiones
anteriores de la presentación.
Mejoras en la gestión de los comentarios, es más fácil verlos y responderlos.
Ahora es más sencillo resolver los conflictos que en ocasiones se producen al compartir
documentos en tiempo real.

9
1.3. Iniciar y cerrar PowerPoint
Lo primero que hay que hacer para trabajar con PowerPoint 2016 es, obviamente, arrancar el
programa. Podemos hacerlo de varias formas:

 Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas
que están instalados en el ordenador.

Al hacer clic sobre el botón Inicio en Windows 10 (o en Windows 7 )se

despliega un menú. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows,
nosotros utilizaremos Windows 10.
Vamos a usar este menú de dos formas:
La primera es escribiendo "power" en la caja
de búsqueda. Así aparecerá una línea con el
icono de PowerPoint 2016 y bastará hacer
clic para arrancarlo.
La segunda es buscarlo nosotros mismos,
para ello hacer clic en la barra de
desplazamiento lateral del menú Inicio y
desplazarse hasta la letra P, como los
programas están ordenados alfabéticamente
encontraremos fácilmente lo que
buscamos: PowerPoint 2016.

 Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono
de Word 2016, haz
doble clic sobre él para
iniciar el programa.
Y si no dispones de
acceso directo, pero quieres crear uno en
Windows 10, localiza el programa Word en
el menú Inicio como acabamos de ver y,
en vez de ejecutarlo, haz clic y arrástralo
al Escritorio, de esta forma se creará un acceso directo.

10
  También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo PowerPoint de tu
disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa se arranca
automáticamente para permitirte visualizarlo.
Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo.
Para que te resulte más sencillo comprender la teoría, te recomendamos que a partir de
este momento y durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando
las distintas opciones, localizando las herramientas a la vez que sigues las explicaciones.
Para ello obviamente deberás mantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la
explicación del curso.

 Para cerrar PowerPoint 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de PowerPoint.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje nos
preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción adecuada
para que el programa prosiga con el cierre.

Compaginar dos ventanas

Trabajar con dos ventanas a la vez te permite utilizar PowerPoint 2013 para ir probando las
cosas que acabas de leer en el curso. Existen dos formas básicas para trabajar con varias
ventanas: ir alternándolas u organizarlas de forma que se coloquen una junto a la otra.
Alternar ventanas
Presionando las teclas ALT+TAB (la tecla tabuladora está a la izquierda, encima de la
tecla para bloquear las mayúsculas). Si mantienes estas teclas pulsadas verás un listado
de los programas abiertos. Simplemente deberás mantener ALT pulsado y hacer una
pulsación sobre la tecla TABULADOR para ir recorriendo las ventanas de la lista. Cuando
esté marcada la que quieres utilizar, suelta las teclas.
Haciendo clic en el botón que corresponde al programa, en la barra de tareas que hay
en la parte inferior de la pantalla.

Organizar ventanas
En algunas ocasiones puede ser interesante tener las dos ventanas a la vez en la misma
pantalla. Sobre todo, si tu monitor es grande (17" o más) puedes seguir el método que

11
se explica a continuación para conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una
con el curso y otra con PowerPoint.
Abrir las dos sesiones, la del curso y la de PowerPoint.
Colocar el cursor
en la barra de
tareas de
Windows (en la
parte inferior de
la pantalla) y
pulsar con el
botón secundario
del ratón,
entonces
aparecerá el
menú
contextual.
Como siempre, el aspecto dependerá de tu versión de Windows.
Elegir la opción Mosaico Vertical o Mosaico Horizontal, y aparecerá la pantalla dividida
en dos partes, una con el curso y otra con PowerPoint.
Para versiones superiores como Windows 7, o Windows 8, las opciones serán Mostrar
ventanas apiladas o Mostrar ventanas en paralelo.

En las imágenes puedes apreciar el resultado. Elige la forma de organización que más
cómoda te resulte. Nuestro consejo es que, para trabajar más cómodamente en
PowerPoint, utilices la organización horizontal o apilada, que permite visualizar mejor
las herramientas de la cinta de opciones. Si tienes una pantalla grande panorámica
seguramente te convendrá más la organización vertical o paralela.
Ten en cuenta que la ventana se dividirá en tantas partes como ventanas haya abiertas
y no minimizadas, de modo que te recomendamos que minimices todas las ventanas si
estás utilizando más programas además de PowerPoint y este curso, para luego restaurar
estas dos y que sean éstas las que se organicen.

12
 Aunque veas ambas ventanas a la vez, recuerda que sólo habrá una ventana activa. Fíjate
en la barra de título para identificarla, ya que las acciones que realices se efectuarán
sobre ésta. Si quieres que la ventana activa sea la otra, simplemente haz clic sobre
cualquier parte de ella.

1.4. Elementos de la pantalla inicial

Al iniciar PowerPoint, aparece una pantalla inicial como la que te mostramos a continuación.
Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más
fácil entender el resto del curso.

La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles,
de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no
ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen
utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que
formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas
que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
El área de esquema muestra en miniatura las diapositivas que vamos creando
referenciadas con su número. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema
aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder
modificarla.

13
La barra de herramientas de acceso rápido contiene,
normalmente, las opciones que se utilizan más frecuentemente. Éstas
son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada), Rehacer (para
recuperar la acción que hemos deshecho) y Presentación desde el principio (para
comenzar con la presentación de diapositivas a pantalla completa).
Modo Mouse/táctil para cuando utilizamos una pantalla táctil, hace que los botones
estén más separados. El último botón para Abrir lo hemos añadido utilizando el
botón personalizar que es la pequeña flecha que aparece a continuación. Si
quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido.
La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando,
además del nombre del programa. En este caso el nombre es Ordenado.pptx
En la zona superior derecha tenemos el nombre del usuario que se ha conectado, aula
Clic, a continuación, aparece el botón de Opciones de presentación de la cinta de
opciones que explicaremos un poco más adelante, y más a la derecha los botones
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.
La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una
franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en
PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en
detalle más adelante.
Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en
mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área
de trabajo.
Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, será
normalmente el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.

Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista que

queremos utilizar según nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de
todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver
cómo queda, etc.
El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la

presentación. Para mostrarla, pulsaremos sobre el botón Notas .

14
 Estas notas no se ven en la presentación, pero, si así lo indicamos, podemos hacer
que aparezcan al imprimir la presentación en papel.
La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de
diapositiva en el que nos encontramos y el total de diapositivas, etc.

Personalizar barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido normalmente incorpora por defecto los
botones Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero esto lo podemos personalizar agregándole o
quitándole los botones que deseemos.
Al hacer clic sobre el botón derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos más
comunes que puedes añadir a la barra. Haz clic en Más comandos para añadir otros. La barra

de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer o

Repetir .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en
la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.

Si pulsamos sobre la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo que veremos a
continuación.

15
  Otras formas de acceder al cuadro de personalización:
Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
O desde el menú contextual de la propia barra (al que accederás haciendo clic con el
botón secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido.
Agregar y quitar botones

 Para agregar un botón:

Los botones que se quieren agregar pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los
botones disponibles se agrupan en listas, de modo
que debemos seleccionar una opción del
desplegable superior para cambiar de una lista a
otra. Por defecto, se mostrarán los Comandos más utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y
pulsa Agregar.
Aparecerá
entonces en el
listado de la
derecha que
indica los
comandos que
hay
actualmente
en la barra.
El nuevo botón
siempre se
colocará en
última

16
 posición, lo que supone que en la barra estará a la derecha del resto. Con los botones de

subir y bajar nivel , se puede cambiar su posición de forma que los botones estén en
el orden que queramos.
Para quitar botones:
Selecciona el botón en el listado de la derecha y pulsa el botón Quitar.

O bien, pulsa el botón que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no
sólo quitarás el botón seleccionado, sino que dejarás la barra con los botones
predeterminados: Guardar, Deshacer y Rehacer.

1.5. La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, ya que contiene todas
las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Dibujar,
Diseño...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña
más utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Editar. De esta forma, si
queremos hacer referencia durante el curso a la opción Pegar, la nombraremos
como Inicio > Portapapeles > Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaña.
NOTA: En esta imagen, y en otras del curso, aparece una pestaña llamada ACROBAT que sólo
aparece cuando se tiene instalado el programa Adobe Acrobat.

 Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un

pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un
panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el
grupo en cuestión. En la siguiente imagen, aparece resaltado el
botón que abre el panel Portapapeles. En el
grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así
sucesivamente.
 Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas
únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran
cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará visible
de entrada: únicamente se mostrará durante la edición de la diapositiva.

17
 Esta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún
momento queremos ocultar o inhabilitar alguna ficha de forma manual, podremos
hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

 PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por

completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma,
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la tecla ALT.

 Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se
ocultará, con el fin de disponer de más espacio de trabajo. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas
a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes ocultar la
cinta desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en
la zona derecha superior o con la combinación de
teclas CTRL+F1.

Para volver a mostrarla,

pulsa sobre el botón con
forma de cuadrado que
contiene una flecha

y
selecciona la
opción Mostrar
pestañas y comandos.

18
1.6. La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra en el extremo izquierdo y tiene un comportamiento diferente
¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y
tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y
al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de
opciones; es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte.
Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. En su lugar, al pulsar sobre Archivo iremos a una nueva pantalla donde se nos
mostrarán una serie de botones en la parte central, como Proteger presentación, Inspeccionar
la presentación y Administrar la presentación.

En la columna de la izquierda tenemos un conjunto de opciones, las principales son las

de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
Las opciones Información, Imprimir, Compartir y Exportar las veremos
más adelante.
Esta columna contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque
también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar

19
 la acción. Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos se oscurece la sección del
menú.
Algunos ejemplos son los comandos Guardar, Cerrar y Opciones.
Opción que despliega una lista de opciones.
Al pasar el cursor sobre ellos, también se oscurece la sección del menú, aunque al pulsar
sobre ellos no ejecutan ninguna acción de forma inmediata, sino que muestran un panel
a la derecha con opciones adicionales. Al hacer dicho clic, quedan coloreados con un
color más intenso, de forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel
situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Guardar como, Información, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina superior
izquierda, o bien la tecla ESC.

1.7. Crear presentación

A continuación, veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en
blanco y partiendo de una plantilla.

 Crear presentación en blanco.

Para crear una presentación en blanco haremos clic en Archivo > Nuevo. Veremos una
pantalla similar a esta.

Pulsando sobre la opción Presentación en blanco, se nos abrirá una nueva ventana con
un nuevo proyecto, en este caso, en blanco, como se ve a continuación.

20
 En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones
dispondrás de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí,
tendremos que añadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo demás.

 Crear presentación a partir de una plantilla.

Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es
mucho más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan el trabajo.
Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos
clic en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos una plantilla distinta a la de
presentación en blanco de entre las que se nos ofrecen como alternativa. Aparecerá un
listado con variaciones en distintos colores de la plantilla elegida, simplemente
seleccionamos la más apropiada y pulsamos Crear.

21
 Observa que aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponderá
con la primera diapositiva, es decir, la "portada".
En nuestro caso, hemos elegido la plantilla Orgánico y éste es el resultado:

Esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación

en blanco, posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositivas.
El uso de las plantillas es sumamente práctico. Sin embargo, hay que tener en cuenta
que las que vienen como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para conseguir
más, deberemos descargarlas desde Internet donde podremos encontrar muchas y
diversas plantillas gratuitas. Si dispones de conexión a internet, puedes hacerlo
directamente desde PowerPoint, también puedes ir a la página web de Office

Conseguir más plantillas

Ya sabemos que para crear un documento nuevo basado en una plantilla debemos de acceder
a Archivo > Nuevo. Pero, ¿qué ocurre si queremos conseguir más plantillas? La respuesta es
Internet. En la página oficial de Office.com encontramos muchos recursos gratuitos, entre ellos
las plantillas.
Sin embargo, Microsoft nos facilita el trabajo en ese aspecto e integra el contenido de su web
directamente en PowerPoint. Desde la opción Nuevo podemos ver que, encima del listado de
plantillas, tenemos una barra de búsqueda. Al escribir en ella y pulsar el botón de buscar, se
nos devolverán resultados relacionados con el texto introducido. Siempre y cuando tengamos
acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las
podremos descargar gratuitamente y directamente desde PowerPoint, sin tener que ir a la
página. Además, las encontraremos perfectamente clasificadas en

22
grupos: Calendarios, Diagramas, Diapositivas de contenido, Diapositivas de
diseño, Diplomas,
etc.
Las categorías y
ficheros
disponibles en este
apartado de
plantillas online
son susceptibles a
variaciones.
Dependerán de los
recursos
disponibles en la
página web de
Microsoft. Por ello,
es posible que una
plantilla o
categoría
desaparezca sin
más y aparezcan otras nuevas.
Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un
mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles
plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y
vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios.
Si utilizas la búsqueda para ver las plantillas sugeridas deberás usar las barras verticales para

explorar los resultados. Para volver a la primera página haz clic en Inicio .

1.8. Guardar presentación

Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para conservarlo y,
por lo tanto, deberemos guardar la presentación como un archivo almacenado en nuestro
equipo. Pero también es fundamental que guardemos las modificaciones a medida que vamos
trabajando, porque si ocurre un error en el sistema o hay un corte en el suministro eléctrico
evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho popular, más vale prevenir que
curar.

Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botón de la
barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.
La primera vez que guardemos la presentación nos aparecerá un menú como el de la
siguiente imagen:

23
En él dispondremos de distintas opciones: guardar en nuestro ordenador Este PC, hacerlo
mediante el uso de OneDrive o agregar algún sitio nuevo. De momento, nos centraremos
en el guardado en el propio equipo. Para ello, seleccionamos nuestro equipo como
destino y tras ello pulsamos en una de las carpetas recientes que se muestran a la
derecha o en el botón Examinar. Nos aparecerá una ventana en la que deberemos
seleccionar la ruta donde queremos guardar el archivo y su nombre. El resto de veces
que guardemos, dado que el archivo ya se habrá creado, lo único que hará el sistema es
ir actualizando su contenido.

24
 El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos visualizando, es
decir, en la que tengamos abierta. Observa que en la parte superior se indica la ruta de
la carpeta destino y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo
para situarte en la que desees. Es interesante observar y recordar dónde se guardan los
archivos de trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden
crear carpetas desde la opción Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de un modo
más apropiado.
Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se
guarda. Para ello, deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre
de archivo.
Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.
Por defecto, se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la
extensión pptx. Si por cualquier motivo queremos guardar la presentación en otro
formato, por ejemplo, en el formato antiguo (PowerPoint 97-2003), lo único que
deberemos hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el adecuado de la lista
desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.

 Guardar cambios sobre un archivo ya creado.

Como hemos dicho, el efecto que tendrá pulsar la opción Guardar en un archivo que ya
se ha guardado antes será simplemente actualizar los cambios y salvaguardar así nuestro
trabajo. Esto se debe hacer con cierta frecuencia; sin embargo, en ocasiones se nos
olvida y perdemos el trabajo por un fallo técnico. Por eso, es interesante tener activada
la opción Auto recuperación de PowerPoint, que no es más que una copia automática
que se guarda cada cierto tiempo y que nos permitirá recuperar nuestro trabajo en caso
de que el sistema falle.

 Guardar una copia.

En ocasiones, es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre
distinto al del original. Así, podremos realizar modificaciones sobre él y dispondremos
luego tanto de la presentación inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos
clic en Archivo > Guardar como.
Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera vez y, por
lo tanto, el proceso será el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lógica, ya que
PowerPoint necesitará saber dónde guardar la copia y con qué nombre.

Auto recuperación de PowerPoint

Ahora veremos cómo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo guarde
automáticamente los cambios.
Esta opción es muy útil ya que a través del guardado automático podemos recuperar los últimos
cambios que hemos realizado en un documento que por cualquier motivo no hemos podido
guardar.

25
Pasos a seguir
Hacer clic en Archivo > Opciones.
En el cuadro de diálogo que se muestra, hacer clic sobre la categoría Guardar.
Activar la casilla Guardar información de Auto recuperación cada y después indicar
cada cuántos minutos debe guardarse el archivo.
Por último, pulsar Aceptar.

Desde aquí podemos observar en qué carpetas se guardará la copia de seguridad.

Podemos cambiarla o simplemente consultarla en caso de que necesitemos recuperar alguna.
Otra opción interesante de esta ventana es la Ubicación de archivo predeterminada,
es decir, la carpeta que se mostrará por defecto al pulsar Guardar. Si realmente siempre
trabajas sobre otra que no es la indicada, es muy aconsejable que la cambies para no tener que
buscarla cada vez que guardes una presentación.

1.9. Abrir y cerrar presentaciones

Una vez hemos creado y guardado una presentación, ya la tendremos almacenada en el equipo
o en OneDrive. Bien, y ahora, ¿cómo la abrimos si queremos verla o seguir editándola? Existen
varias formas de abrir una presentación, de momento nos vamos a centrar en dos maneras de
recuperar un fichero que haya sido guardado en el equipo: desde PowerPoint localizándola
manualmente en su carpeta contenedora y desde la lista de archivos recientemente utilizados.
Para ambas vías, en primer lugar, debemos recurrir a la opción Archivo > Abrir o a las teclas
rápidas CTRL+A. Dicha acción inicia el siguiente cuadro de diálogo:

26
A partir de aquí podremos:
Recientes. Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo
pueden encontrar bastante práctico este método. Es la opción que nos aparece por
defecto, abrir un archivo de entre las presentaciones recientemente utilizadas.
Al estar seleccionada por defecto esta opción, en el menú de la derecha en la ventana
de la acción de Abrir (imagen anterior), podremos encontrar un listado de los últimos
archivos que hemos usado. Este listado se va actualizando según utilizamos PowerPoint,
pero también lo podemos modificar a nuestro antojo si así lo deseamos:
Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él
y escogemos la opción Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos
anclar haciendo clic en su botón en forma de chincheta . La chincheta se
mostrará en posición vertical, como si estuviese clavada, esto indicará que ese
elemento se encuentra anclado. Para desanclarlo, volveremos a hacer clic sobre
el botón de chincheta o pin.

Este PC. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente utilizados, podemos
pulsar el botón de la opción Este PC. Al hacerlo cambiará el menú derecho:

27
Una vez aquí, nos aparecerá un listado de carpetas recientes desde donde abrir nuestro
archivo. Si ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos pulsar el
botón Examinar para abrir una nueva ventana:

La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para
localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic
sobre él para seleccionarlo y pulsamos el botón Abrir. El archivo se mostrará para
empezar a trabajar con él.

28
Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle.
PowerPoint permite trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que, si
tenemos una abierta e intentamos abrir otra, esta se mostrará en una ventana nueva. En
esta versión de Office, las presentaciones funcionan como varias instancias del mismo
programa abiertas de manera independiente. De esta manera, cuando abramos un
trabajo guardado desde una ventana con otro proyecto en el que estemos trabajando,
esta será mostrada en una nueva ventana independiente, por lo que, si cerramos alguno
de los dos proyectos, no afectará en nada al otro.
Por ello, podremos cambiar de una presentación a otra navegando en la barra de
tareas. Seleccionamos el icono de PowerPoint y después la ventana en la que se
encuentra el proyecto con el que queremos trabajar.

29
 Capítulo 2: Las vistas
2.1. Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo
manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una
visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, así como
reproducir la presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.

 Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.

Donde encontraremos las cuatro vistas principales (Normal, Clasificador de

diapositivas, Vista de lectura y Presentación con diapositivas) que nos permitirán
modificar el diseño, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa
para leerlas o ver la presentación tal y como se verá cuando la proyectemos en nuestra
exposición. Durante el tema iremos viéndolas con detalle.

 Desde las opciones de la cinta.

Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas
más además de las
que ya aparecían
en la barra
inferior, como la
Página de notas o
las Vistas patrón.

La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación con diapositivas. Puesto que se
trata de una vista muy importante,
porque nos permite ver el resultado final
tal cual lo verá nuestro público, posee
una ficha propia llamada Presentación
con diapositivas. En ella encontraremos
distintas formas de ejecutarla.

A continuación, veremos estas vistas con más detalle.

30
2.2. Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos desde Vista > Normal o
bien desde la barra inferior pulsando el botón .

Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar una presentación, ya la
hemos comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en la que podemos seleccionar
la diapositiva que queremos visualizar; en la parte derecha, aparece la diapositiva en grande
para poder modificarla. En la barra de opciones inferior se encuentra el botón Notas que abre
el área de notas en la cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás, ya que desde ella modificaremos la presentación. Es la vista
de trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las diapositivas, cambiar
su color y diseño, etc.

2.3. Vista Clasificador de diapositivas

La vista clasificador muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de
aparición. Dicho orden se representa con un pequeño número situado en la esquina inferior
izquierda de cada una de las diapositivas. También pueden aparecer clasificadas en secciones,
si así lo hemos establecido.
Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación. Nos
permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar
las diapositivas. En definitiva, para organizarlas.

31
Se inicia también desde Vista > Vistas de presentación > Clasificador de diapositivas.
También dispones de un botón en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto .

2.4. Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar las diapositivas en algunas
vistas, como Normal y Clasificador de diapositivas.
Observa el siguiente ejemplo de distinto zoom aplicado a una diapositiva en el área de trabajo.

32
Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se
aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el área
de esquema que en el área de trabajo. Dependiendo de cuál seleccionemos, el zoom se aplicará
sobre esta zona.
Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamaño, al igual que la propia ventana.
Lo único que cambia es la diapositiva seleccionada en el área de trabajo.

 Encontrarás la herramienta Zoom en la ficha

Vista. Al hacer clic sobre ella, se desplegará
una ventana donde podrás escoger el porcentaje
de zoom deseado de entre las opciones, o bien
escribir uno personalizado.

También se puede aplicar el

zoom a través de la barra de
estado con el control

, desplazando el marcador o
pulsando los botones - y +.

 Una opción muy útil es la de ajustar el tamaño

de la diapositiva al tamaño de la ventana. Es
decir, que la diapositiva se verá más pequeña si
la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada, y más grande si se maximiza. Eso sí,
siempre se verá completa.

Para ajustarla, hacemos clic en el botón Ajustar a la ventana de la ficha Vista o bien
pulsamos el botón de la barra inferior

2.5. Vista Presentación con diapositivas

La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación para mostrar cuál será el
resultado final.
Lo habitual es reproducir la presentación desde la diapositiva que se está visualizando en ese
momento, normalmente para ver cómo queda la diapositiva que acabamos de realizar y poder
apreciar todos los elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciarían en ninguna
otra vista.

 Podemos iniciar esta vista desde:

La cinta, en Presentación con diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas >
Desde la diapositiva actual.

El botón de la barra inferior.

33
 Lo habitual es que una presentación contenga diversas diapositivas. Durante la
exposición de cara al público es imprescindible que sepas moverte de una a otra con
soltura para ir avanzando. La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar
las acciones básicas:

Acción Teclas

S
INTRO
AV PÁG
Ejecutar la siguiente animación o
FLECHA DERECHA
avanzar a la siguiente diapositiva.
FLECHA ABAJO
BARRA ESPACIADORA
Clic con el mouse

A
RE PÁG
Ejecutar la animación anterior o volver a
FLECHA IZQUIERDA
la diapositiva anterior.
FLECHA ARRIBA
RETROCESO

Ir a diapositiva número. NÚMERO+INTRO

1+INTRO
Volver a la primera diapositiva. presionar los dos botones del ratón
durante 3 segundos.

Finalizar una presentación con ESC

diapositivas CTRL+PAUSA

MAYÚS+F10
Presentar el menú contextual.
clic con el botón derecho del ratón

Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del ratón
o dibujar y resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que
las personas nos miren a nosotros en un momento dado, sin la distracción de la
diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentación puedes ver el cuadro
de ayuda con todas las teclas para cada función.

34
 Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el menú contextual. Es
decir, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la presentación y utilizando
las opciones Anterior, Siguiente, Ir a diapositiva, Fin de la presentación, etc. Sin
embargo, esto no es muy recomendable, ya que además de ser incómodo, la visualización
del menú puede distraer la atención del público y dar una imagen poco profesional.

 Hemos comentado que esa es la forma más habitual de reproducir la presentación, pero
no la única. En la ficha Presentación
con diapositivas encontramos otras
formas de reproducción que pueden
resultarnos útiles:

Desde el principio para reproducirla

toda. También se puede ejecutar este tipo de presentación pulsando la tecla F5.

Presentación personalizada, para escoger exactamente en qué orden reproducirlas.

Esto puede resultar muy útil si en la exposición de cara al público se decide modificar el
orden de ciertos puntos: de este modo no será necesario modificar la presentación. Esto
nos ahorrará mucho tiempo y evitará que terminemos con distintas versiones o copias de
lo mismo, ya que podremos almacenar varios órdenes de reproducción en la propia
presentación y así utilizar la misma para distintos públicos.

Por último, comentaremos la opción Presentación en línea, que permite publicar en

internet una presentación para que los receptores de la misma la puedan seguir desde
su ordenador, móvil, o cualquier otro dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que
el público no sólo dispone de la presentación, sino que la visualiza al ritmo que marca el
locutor en tiempo real. Veremos esto en detalle más adelante, en la unidad dedicada a
la publicación de las presentaciones

2.6. Otras vistas

Además de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de visualizar la
presentación. En este
apartado las
introduciremos
ligeramente, aunque las
más importantes las iremos
viendo en profundidad a lo
largo del curso.

 Página de notas.

Muestra cada diapositiva en una página, seguida de sus correspondientes anotaciones.

Se inicia desde la ficha Vista.

35
 Vista de lectura.

La vista es muy similar a la de presentación. Se abre a pantalla completa y permite

visualizar las animaciones y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una
ventana que se puede restaurar y maximizar a placer. Así podremos ver el resultado final
pero de una forma más flexible para trabajar. Se inicia desde la ficha Vista o desde el
botón de la barra inferior.

Para movernos por las diapositivas a nuestro ritmo deberemos utilizar los botones que
se muestran en la zona inferior. También desde ahí podremos cambiar de vista
nuevamente.

36
 Vistas enfocadas a la impresión

Las vistas Patrón de documentos y Patrón de notas que se encuentran en la ficha Vista
están enfocadas a la impresión. En el primer caso, a la impresión de varias diapositivas
en la misma página; en el segundo, a la impresión de diapositivas junto con sus
correspondientes anotaciones. Pero en ambos casos se muestran respetando aspectos
importantes en el diseño enfocado a la impresión, como los márgenes, o pies y
encabezados de página.

También existe una Vista previa de impresión en Archivo > Imprimir, que no es más
que el aspecto que tendrá la presentación si se imprime. Permite modificar el zoom,
pasar de página y poco más.

 Patrón de diapositivas

Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrón empleado para facilitar su
modificación. Más adelante veremos con detalle cómo modificar los patrones.

La siguiente diapositiva se muestra en la vista patrón, vemos como se muestran los

cuadros de texto y demás elementos que componen la estructura interna de la
diapositiva, no se muestra el valor actual del cuadro de texto.

37
 Capítulo 3: Trabajar con diapositivas
En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una presentación,
sin adentrarnos en cómo modificar su contenido. Veremos cómo podemos insertar nuevas
diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrás comprobar, se trata de acciones
muy sencillas de realizar.

3.1. Insertar una nueva diapositiva

Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista
normal.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:

 Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se

encuentra en la pestaña Inicio.

 O bien utiliza la combinación de teclas Ctrl + M.

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de
esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso
de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se
insertará tras ella.
Como puedes ver en la imagen anterior, si hacemos
clic en la flecha que se encuentra bajo el botón
Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o
tema.
Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar
una diapositiva en blanco. No te preocupes si no
estás seguro del diseño que necesitas, por ejemplo,
porque no tienes claro qué contenidos vas a
incorporar. Más adelante veremos cómo modificar
los elementos que contiene.

Insertar diapositiva de otra presentación

Existe otra forma de insertar diapositivas, y es
incluir en nuestra presentación una diapositiva que
ya existía en otra. Lo que comúnmente se conoce
como importar. Esta funcionalidad es muy útil para
aprovechar material del que ya disponemos. Los
pasos a seguir serían:

38
Desde la ficha Inicio, desplegar el menú del botón Nueva diapositiva y seleccionar la opción
Volver a utilizar diapositivas …
Se mostrará un panel en el lateral derecho. En él
encontraremos enlaces de interés y varias opciones.
Nosotros nos centraremos en hacer clic en el botón
Examinar y seleccionar la opción Examinar archivos
del menú.
En el cuadro de diálogo deberemos localizar,
seleccionar y abrir el archivo de la presentación
PowerPoint que nos interesa. Así, se mostrarán todas
sus diapositivas en el propio panel.

Sólo nos
queda
hacer clic sobre aquellas que queramos que se
inserten en la presentación sobre la que estamos
trabajando actualmente. Ten presente que no se
copiará el formato a menos que esté marcada la
casilla inferior Mantener formato de origen. Esto
es así para que el aspecto se adapte
automáticamente al estilo del resto de las
diapositivas, ahorrándonos tiempo y esfuerzo.

 Otra forma de lograr el mismo resultado es

copiar la diapositiva. Se trata de un método más
tedioso, así que no lo recomendamos a menos que
ya tengas abiertas ambas presentaciones. Los
pasos a seguir serían los siguientes:

Abrimos ambas presentaciones. Llamaremos

presentación origen a aquella que contiene la
diapositiva que nos interesa y presentación de
trabajo a aquella donde vamos a insertarla.

En la presentación origen, seleccionamos la

diapositiva y la copiamos pulsando CTRL+C o
desde Inicio > Copiar.

En la presentación de trabajo, hacemos clic en la

diapositiva después de la cual queremos insertar la
diapositiva copiada y pegamos con las teclas CTRL+V o desde Inicio > Pegar.
Si quisiéramos que al insertarla en la presentación de trabajo desapareciese de la presentación
origen (es decir, moverla), deberíamos cortarla en vez de copiarla. Lo haremos pulsando
CTRL+X o desde Inicio > Cortar.

39
3.2. Seleccionar diapositivas
Para poder realizar las acciones que veremos posteriormente será necesario, a veces, saber
seleccionar diapositivas. Por lo tanto, vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en
el área de esquema. Aunque, si tenemos muchas diapositivas, resulta más cómodo hacerlo desde
la vista Clasificador de diapositivas.

 Para seleccionar una diapositiva,

hacemos clic sobre ella. Así, las acciones
realizadas se aplicarán a esta.

 Para seleccionar varias diapositivas

consecutivas, hacemos clic sobre la
primera de ellas y pulsamos la tecla
MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic
en la última diapositiva del tramo a
seleccionar.

 Para seleccionar varias diapositivas

no contiguas, mantendremos la tecla CTRL

pulsada e iremos haciendo clic en cada una

de ellas.

Como puedes observar, las diapositivas

seleccionadas se distinguen por el borde coloreado
que los rodea.

40
3.3. Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos que selecciones la pestaña de diapositiva
del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la
diapositiva. También resulta muy práctico realizar este tipo de acciones desde la vista
clasificador de diapositivas.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:

 Desde la cinta:
Selecciona la diapositiva a copiar y pulsa en el botón de copiar que se encuentra
en la pestaña Inicio.

Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y

pulsa el botón

 Desde el menú contextual:

Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva a copiar y selecciona la
opción Copiar en el menú contextual que se muestra.

Haz clic con el botón derecho del ratón entre dos diapositivas, es decir, donde queramos
insertar la copia. Deberemos seleccionar la opción de pegado más adecuada.

 Desde el teclado:

Haz clic sobre la diapositiva a copiar y pulsa la combinación de teclas CTRL + C (que
realiza la acción de copiar).

Haz clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsa CTRL + V
(pegar).
Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionándolas antes de ejecutar la acción de
copiar.

3.4. Duplicar una diapositiva

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para
copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la
diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes
duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:

41
  Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando
la opción Duplicar diapositivas
seleccionadas.

 O bien utilizando la combinación de

teclas Ctrl + Alt + D

3.5. Mover diapositivas

Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La única
diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.

 Por lo tanto, podemos hacerlo desde:

La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio.
La combinación de teclas CTRL+X.

 O bien arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos
seleccionar la diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del ratón,
arrastrarla hasta la posición final.
Al desplazarla el puntero del ratón muestra junto a él un rectángulo dibujado. Cuando
nos situamos entre dos diapositivas, se abrirá un espacio que nos muestra el lugar que
ocuparía la diapositiva si decidiésemos moverla. Por ejemplo, si queremos colocar la
segunda diapositiva entre las
diapositivas 3 y 4, moveremos el
ratón hasta que se abra un
espacio entre la 3 y la 4. En la
siguiente imagen puedes
observar cómo se ha realizado la
operación en la vista
Clasificador de diapositivas.
Una vez estamos situados en la
posición de destino, soltamos el
botón del ratón y
automáticamente la diapositiva
se desplazará a la posición. Las diapositivas se renumerarán de acuerdo con su nuevo
orden.
El funcionamiento es idéntico en la vista Normal, donde lo más sencillo sería mover las
miniaturas de las diapositivas. También podemos moverlas si se encuentra activa la vista
Esquema. En este último caso lo haremos desplazando el pequeño símbolo que las
representa . Lo arrastraremos hasta que nos aparezca una delgada línea entre las dos
diapositivas donde lo queremos posicionar. Esta línea nos indica el lugar final que

42
 ocuparía la diapositiva si soltásemos el botón izquierdo del ratón. La siguiente imagen
muestra cómo realizaríamos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la
segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4.

Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posición

3 y la que ocupaba la posición 3 pasa a ser la 2.

3.6. Eliminar diapositivas

Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas, como
ya hemos visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar la eliminación.
Escoge el que más cómodo te resulte.
Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre
su miniatura. La opción adecuada será Eliminar diapositiva.
Pulsando la tecla SUPR.

43
 Capítulo 4: Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, como gráficos,
imágenes, textos, vídeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos
con más detalle. En esta unidad aprenderemos las acciones básicas que ya usamos con
diapositivas, pero esta vez las aplicaremos a objetos. Es decir, aprenderemos a seleccionar,
mover, copiar y eliminar objetos. También veremos algunas acciones más específicas de los
objetos como alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar la vista Clasificador de diapositivas,
por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta unidad trabajaremos siempre con
la vista Normal. Es sólo en esta vista donde podremos trabajar con los objetos de una
diapositiva.

4.1. Reglas, cuadrícula y guías

Antes de nada, es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que nos ayudarán a
situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se
muestran y ocultan desde la ficha Vista, grupo Mostrar,
activando y desactivando sus correspondientes casillas de
verificación. En la imagen siguiente están todas activas:
Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto
significa que, si te encuentras en otra vista, las opciones aparecerán inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la presentación
final, sino que se dibujan simplemente en el área de trabajo como elementos de apoyo.

 Reglas:
Al activar las reglas se
mostrarán dos: una
vertical a la izquierda
y otra horizontal en la
zona superior. Nos
permiten conocer la
posición de cualquier
objeto, ya que, al
situar el cursor sobre la
diapositiva, una
pequeña línea
discontinua marca su
posición en ambas
reglas.

44
 En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el título de nuestra presentación.
De ese modo vemos las líneas en la regla que nos dan las coordenadas del mismo.
Los valores de la regla sitúan siempre el 0 en el punto central. Ten en cuenta que la
precisión de los valores de la regla dependerá del espacio de la ventana de PowerPoint.
Si se encuentra maximizada, se mostrarán más valores; si en cambio ocupa un pequeño
espacio, se verán las mediciones más espaciadas, como se aprecia en la imagen.

 Cuadrícula:
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando
pequeños
cuadrados que
facilitan la
alineación de
los objetos en
la diapositiva.
Desde el botón
Configuración
de cuadrícula
que se
encuentra
también en
Vista >
Mostrar,
podremos configurarla para establecer su tamaño y comportamiento.

Configurar la cuadrícula
Para configurar la cuadrícula, hacemos clic en el botón Configuración de cuadrícula que se
encuentra en la ficha Vista, grupo Mostrar.
Se mostrará una ventana como la siguiente:
La opción
Mostrar
cuadrícula en la pantalla tiene el mismo
efecto que la que encontramos en la cinta
directamente, con la salvedad de que aquí
podemos configurar cada cuántos centímetros
se dibujará una línea. Cuanto más grande sea
el tamaño del espaciado, menos precisión
tenemos para colocar los objetos en la
diapositiva, pero será más fácil colocar los
objetos alineados.

45
Las opciones de ajuste permiten ajustar los objetos a la cuadrícula o entre sí. Es muy
recomendable tener activada la primera opción, de este modo, al mover un objeto en la
diapositiva, tenderá a "pegarse" de alguna forma a las líneas de cuadrícula y será más sencillo
alinear objetos.
Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, la configuración establecida se
mantendrá para las nuevas diapositivas y para futuras presentaciones. Esto nos asegurará que
se muestre siempre la cuadrícula cuando trabajamos, y de la forma en que lo hayamos indicado.

 Guías:
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro
secciones
iguales. De
esta forma
podemos
conocer el
centro de la
diapositiva
y repartir la
información
mejor.

4.2. Insertar objetos

Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es saber
cómo incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos formas:

 Aprovechar el diseño de la diapositiva:

Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En
muchos casos, el diseño
incluye un elemento
objeto, como el que se
muestra en el recuadro
inferior de la imagen
siguiente.
Una serie de imágenes
representan los tipos de
objetos que se pueden
incluir. Al situar el cursor
sobre ellas aparecerá un
pequeño globo informativo

46
 que nos ayudará a identificarlos. Lo único que necesitamos saber es que cada imagen es
un botón que inserta el tipo de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt,
imágenes, imágenes prediseñadas y clips multimedia. En función del tipo de objeto
seleccionado se ejecutará una acción u otra que nos permitirá especificar las
dimensiones de la tabla o qué imagen agregar, por ejemplo.

 Insertar objetos de forma independiente:

Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres, diez?
Para eso deberemos insertarlos manualmente desde la ficha Insertar.

Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos
de objetos.

4.3. Tipos de objetos

Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer su número de filas y
columnas.
Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras,
de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel,
de modo que si quieres aprender cómo crear gráficos te recomendamos que visites un
curso de Excel.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva.
Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá
sus elementos jerarquizados.
Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro
ordenador.
Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos
de Microsoft.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado
en nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la
caja de texto.

47
En futuras unidades del curso iremos profundizando en cómo tratar cada uno de estos objetos
para personalizarlos o trabajar con ellos.

4.4. Seleccionar objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre
él objeto.
En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en
sí. Lo apreciarás porque la línea que bordea al objeto es discontinua. Es
el caso, por ejemplo, del siguiente texto:
En ese caso haz clic sobre el marco y así será el
objeto el que pasará a estar seleccionado,
presentando el siguiente aspecto:
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

 Seleccionar varios objetos es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL
mientras se hace clic con el ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y
siempre sin soltar la tecla, se quitará la última selección.

4.5. Copiar objetos

Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar diapositivas:
Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).
Ejecutar la acción Copiar.
Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la
misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en otra
presentación.
Ejecutar la acción Pegar.

 Recuerda que tienes distintas formas de copiar:

Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C),
Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Copiar.

Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón .

 Recuerda que tienes distintas formas de pegar:

Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V),
Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Pegar.

48
 Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón .
El objeto casi nunca se copiará al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos moverlo
hasta su posición definitiva. Esto lo veremos en el siguiente apartado.

 Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos.

Se trata de una forma mucho más rápida que el procedimiento de copiar y pegar, pero
que tiene la limitación de que la copia se situará siempre en la misma diapositiva que la
original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado
sería similar al del proceso de copiar, y por lo tanto no supone una gran ventaja utilizar
este método.
Para duplicar, seleccionamos uno o varios
objetos y pulsamos la combinación de teclas
CTRL+ALT+D.
En las siguientes imágenes puedes ver cuál sería
el antes y el después:

4.6. Mover objetos

Hay dos formas básicas de mover objetos: arrastrándolos o con las acciones cortar/pegar.

 Mover arrastrando:
Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.
Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un marco
a su alrededor. Sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás

que el cursor toma el siguiente aspecto .

Pulsa el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto. Verás
una copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies
cómo quedaría en cada posición.
Cuando hayas situado el objeto donde deseas, suelta el botón del ratón y verás que el
objeto se sitúa automáticamente en la posición
que le has indicado.

La siguiente serie de imágenes reproduce el

proceso:

49
  Mover cortando:
Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son
muy similares a los vistos para copiar anteriormente:
Seleccionar el objeto.
Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.
Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en
cuenta que, si el
objeto se
encontraba
originalmente en
una diapositiva
cuyo diseño
contenía el
elemento objeto
para facilitar su
incorporación, al
moverlo a otra se
volverá a mostrar
el cuadro para
insertar objetos.
Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.

4.7. Eliminar objetos

Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la
tecla MAYÚS.
Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero la sección reservada a estos objetos se
mantendrá, aunque estará vacía:

50
 Si quieres también
borrar estas
secciones tienes que
pulsar nuevamente
SUPR.
Vamos a aprovechar
para nombrar dos
acciones que son
muy útiles, sobre
todo cuando
estamos eliminando.
Son los comandos
deshacer y rehacer,
que sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada.

 Para Deshacer la última operación realizada podemos:

Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,

O pulsar la combinación de teclas Ctrl + Z
Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con
las últimas operaciones realizadas. Sólo nos queda marcar las que
queremos deshacer.

 Para Rehacer la última operación realizada podemos:

Seleccionar la opción Rehacer de la barra de acceso rápido,

O con las teclas Ctrl + Y
Del mismo modo que para deshacer, podemos rehacer varias operaciones marcándolas
de la lista desplegable asociada al botón.

4.8. Modificar el tamaño de los objetos

Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentarlo o para disminuirlo, tienes que
visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto. Así, sobre el marco del objeto
aparecerán ocho círculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto. Si te sitúas en los puntos de las esquinas
verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te
permitirá modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto. Para ello tienes que hacer clic
en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y
arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, para tras ello soltar el botón del ratón.

51
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función
similar a los situados en las esquinas, pero con la diferencia de que estos únicamente permiten
modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, esta toma esta
forma .
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar

el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, esta toma esta forma .

4.9. Distancia entre objetos

PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o entre un objeto y un
punto indicado.
Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guías que dividen la diapositiva en
cuatro partes iguales. Recuerda que se activan desde la ficha Vista.
Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del
ratón tome la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto. Después suelta el
botón del ratón. A continuación,
arrastra la guía hasta la posición del
segundo objeto manteniendo
pulsada la tecla MAYÚS, verás que
aparece un pequeño recuadro en el
que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos
momentos la guía.

4.10. Girar y Voltear

Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imágenes y las formas. Aplicaremos un
giro cuando queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos crear una imagen refleja
como la que veríamos si la situáramos frente a un espejo.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
Seleccionar el objeto.
Hacer clic en la opción
correspondiente. Las encontraremos
todas en la ficha Formato, grupo
Organizar, menú Girar.

A continuación, veremos con detalle las

distintas opciones:

52
Girar 90º a la izquierda y Girar 90º a la derecha giran el objeto 90 grados en la dirección
indicada.
Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simétrico cogiendo como eje
de simetría la vertical y la horizontal respectivamente.
Observa, que sólo con situar el cursor sobre la opción deseada, el objeto muestra una pre
visualización del resultado. Así, podremos hacer clic si es lo que buscábamos, o dejarlo como
está si no lo es.
Veamos el resultado que se produciría en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de las
opciones:
Posición Resultado
Original

Después de girar 90º a la derecha y a la

izquierda, respectivamente

Después de voltear vertical y

horizontalmente, respectivamente:

Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic

sobre las flechas circulares que aparecen alrededor del objeto (son
flechas que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto). En
el puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia,
sitúate sobre la flecha circular que quieras y después arrastra el ratón
hacia la posición que desees. Verás como la figura gira; una vez
conseguido el giro deseado, suelta el botón izquierdo del ratón.

4.11. Alinear y distribuir

PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la
diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.
Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que
haya la misma distancia entre ellos, bien sea distancia horizontal o vertical.
Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
Seleccionar los objetos que queramos alinear o distribuir.

53
 Hacer clic en la opción correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato,
grupo Organizar, menú Alinear.
Podemos marcar la casilla Alinear a la
diapositiva si queremos que la alineación
se haga en función de la diapositiva. Es
decir, que los objetos guarden la misma
distancia con respecto a la diapositiva.
A continuación, te mostramos unos
ejemplos de cómo quedan los objetos al
alinearlos o al distribuirlos.

 Ejemplo Distribuir objetos:

Como podrás observar ahora tenemos la misma distancia

desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la
flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el
cuadrado. Como teníamos la opción Alinear a la
diapositiva activada, los laterales de la diapositiva
también se han tenido en cuenta.

 Ejemplo Alinear objetos:

Partimos de los
objetos ya distribuidos
en el ejemplo
anterior. En este ejemplo los hemos alineado a la parte
inferior. La flecha pequeña se ha situado en la mismo
horizontal que la grande y que el cuadrado. En este
caso no teníamos la opción Alinear a la diapositiva.

4.12. Ordenar objetos

En ocasiones, al insertar varios objetos en una misma
diapositiva, pueden quedar unos encima de otros. En tal caso
se muestra arriba el último insertado, y abajo el primero. Pero
esto no siempre nos interesará que sea así; por lo tanto, es
interesante que aprendamos a ordenar los objetos en los distintos planos.
El procedimiento para modificar el orden es:
Seleccionar el objeto.

54
 En la ficha Formato, grupo Organizar, utilizar las opciones de los
menús Traer adelante y Enviar atrás.
A continuación, veremos con detalle las distintas opciones:
Traer adelante: el objeto pasa a estar una
posición más arriba. Si lo tapaban dos objetos, ahora sólo lo tapará uno.
Traer al frente: el objeto pasa a ser el primero. Si lo tapaban dos
objetos, ahora ya no lo tapará ninguno.
Enviar atrás: el objeto pasará una posición atrás. Si estaba por encima
de dos objetos, ahora sólo estará por encima de uno.
Enviar al fondo: el objeto pasará a ser el último. Si estaba por encima
de dos objetos, ahora ambos lo taparán.

Orden Resultado

Original

Después de enviar al fondo el objeto en

forma de sol.

Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenación de elementos es
utilizar el panel Selección y visibilidad. Para ello haz clic en Panel de selección.

Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor

seleccionándolos y haciendo clic.
En el ejemplo de la imagen vemos el objeto Tabla
seleccionado y el objeto Imagen oculto
Puedes esconder los objetos haciendo clic en su
correspondiente botón Además, con los botones
Mostrar todo y Ocultar todo esconderás o volverás a
mostrar todos los elementos de la diapositiva a la vez.

55
Utiliza las flechas de reordenación para cambiar el orden de los objetos. La
reordenación se aplicará sobre aquel que esté seleccionado en ese momento.
Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor seleccionándolos y haciendo clic.
En el ejemplo de la imagen vemos el objeto Tabla seleccionado y el objeto Imagen oculto.

56
 Capítulo 5: Diseño
Una presentación de PowerPoint normalmente tiene el propósito de servir de apoyo en una
exposición pública. Esto hace que el aspecto estético y de diseño tenga una relevancia especial.
Por eso, debemos procurar que nuestra presentación dé la imagen que queremos proyectar, y
que sea agradable y legible.
Lo ideal es que el diseño no distraiga la atención de nuestro público, por lo tanto, es
especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con colores adecuados. De
esta forma la audiencia será capaz de mantener la concentración en lo que decimos y en el
contenido de las diapositivas.
En esta unidad veremos cómo dar un aspecto elegante de forma rápida y sencilla, gracias a los
temas. Al aplicar un tema a una presentación, toda ella adquirirá unos colores básicos que
guardan cierta armonía y todas las diapositivas tendrán una coherencia estética. Se verán
homogéneas sin apenas esfuerzo. También veremos que disponemos de estilos rápidos que nos
permiten cambiar radicalmente el formato de un elemento de la diapositiva de forma
inmediata.
Y aprenderás cómo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor flexibilidad la
presentación, pudiendo utilizar más de un tema en la misma presentación o indicar formatos
por defecto.

5.1. Aplicar un tema

Existen dos formas básicas de aplicar un tema a nuestra presentación: hacerlo a la hora de
crearla o cambiarlo posteriormente. Ten presente que siempre hay un tema aplicado.

 Crear una presentación basada en un tema existente:

Para crear la presentación, podemos hacerlo desde la pantalla inicial de PowerPoint, o
bien hacer clic en Archivo > Nuevo.

57
 En unidades anteriores del curso tendíamos a crearla en blanco, en cambio en esta
ocasión seleccionaremos alguno de los temas disponibles.
Una vez seleccionado el tema más apropiado, elegimos una combinación de colores para
este y pulsamos el botón Crear.

 Cambiar el tema de una presentación:

Si ya teníamos la presentación creada, podemos modificar el tema que se aplica a todas
sus diapositivas desde la pestaña Diseño.

No importa qué método utilices, el

resultado será el mismo. Podrás
observar cómo, al insertar una
Nueva diapositiva, los diseños
disponibles han cambiado
adaptándose al formato del tema. Y
cualquier nuevo contenido tendrá su
formato.

5.2. Fondo de diapositiva

 El fondo de la
diapositiva será el color o la
imagen que se muestre bajo
el contenido de la misma. Se
puede modificar desde la
ficha Diseño, en el grupo Personalizar.
Para personalizar los detalles del fondo hacemos
clic en el botón Formato del fondo. El resultado
será el mismo, la siguiente ventana:

58
 En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno:
Sólido: Es decir, un único color.
Degradado: Una mezcla de uno o varios colores que van pasando de uno a otro con una
transición suave.
Imagen o textura: Que nos permite escoger una imagen como fondo.
Trama: Con la que podremos crear un fondo de líneas y formas simples.
Dependiendo de la opción que seleccionemos podremos configurar unos u otros parámetros.

 La opción Ocultar gráficos de fondo nos permite ocultar algunos gráficos que incorporan
en ocasiones los temas, como rebordes o imágenes que enmarcan el contenido.

5.3. Combinación de colores

La combinación de colores también es un componente muy vinculado al tema aplicado.
Dependiendo del tema,
dispondremos de una paleta de
colores u otra, que será la que se
aplique por defecto en los textos
y en los distintos elementos que
incorporemos. Por esta razón
encontramos los colores en el
grupo Variantes de la ficha
Diseño.
Sin embargo, existe cierta flexibilidad a la hora
de escoger la paleta de colores de nuestra
presentación. Podemos escoger la paleta de
colores de un tema distinto al aplicado, e incluso
crear nuestra paleta personalizada, desde la
opción Personalizar colores.

5.4. Estilos rápidos

Cuando incluimos elementos en nuestras
diapositivas, como pueden ser tablas, gráficos o
diagramas, dispondremos de herramientas
específicas para personalizarlos. Estas las
veremos más detenidamente en unidades
posteriores. Sin embargo, normalmente todos los
objetos tienen en común la capacidad de
aplicarles estilos rápidos.

59
Los estilos rápidos no son más que un conjunto de formatos que se aplican con un solo clic sobre
el elemento seleccionado. Utilizarlos nos puede ahorrar mucho tiempo y lo cierto es que se
logran, con ellos, resultados espectaculares. Gracias a ellos cualquier persona puede conseguir
un efecto profesional en sus presentaciones, aunque no tenga apenas experiencia en el empleo
de PowerPoint.

 Veamos un ejemplo de los estilos de las tablas y las imágenes. Para las tablas,
encontramos los estilos en el grupo de fichas Herramientas de tabla, ficha Diseño. Por
su parte para las imágenes los encontramos en su ficha Formato. Estas fichas aparecerán
cuando seleccionemos el elemento:

El botón resaltado en la imagen anterior con una flecha hacia abajo sirve para desplegar
Más estilos.

 Y ahora veamos los estilos rápidos generales, que

encontraremos en la pestaña Inicio, grupo Dibujo:

5.5. Numeración de diapositivas

Numerar las diapositivas que se van a mostrar durante la presentación no es algo muy frecuente.
Sin embargo, puede resultar útil en casos en conferencias o en exposiciones de puertas abiertas,
porque permite que las personas que llegan tarde o se reenganchan a mitad de exposición
tengan una idea aproximada de cuánto contenido se han perdido.
Podemos incluir la numeración desde la ficha
Insertar, grupo Texto, haciendo clic en la
herramienta Número de diapositiva.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde
deberemos activar la casilla Número de
diapositiva que hay en la pestaña Diapositiva.
El pequeño cuadro de Vista previa muestra en un rectángulo negro la posición en la que se
situará dicho elemento. Ya sólo nos quedaría decidir si queremos Aplicar la numeración sólo a
esa diapositiva o si la queremos Aplicar a todo el documento. Si quieres que se aplique a todo
el documento excepto a la primera diapositiva, marca la casilla No mostrar en diapositiva de
título y pulsa el botón Aplicar a todo.

60
5.6. Patrón de diapositivas
El patrón de diapositivas es aquel que guarda la información sobre el tema y los diseños
aplicados. Se encuentra en el primer nivel jerárquico de las diapositivas. Esto es lo que hace
que, al insertar nuevas diapositivas en nuestra presentación, se apliquen sus diseños. Los diseños
siempre son los mismos, porque así están definidos en el patrón, y lo que nosotros insertamos,
realmente, son instancias basadas en estos diseños.
Hasta ahora hemos visto que el tema se aplica a todas las diapositivas. Sin embargo, podemos
tener una presentación que contenga varios temas, incluyendo en ella más patrones. También
hemos visto que, al insertar nuevas diapositivas, debemos escoger uno de los diseños
disponibles, pero podemos crear un diseño personalizado que se adapte mejor a nuestras
necesidades, modificando el patrón o creando uno nuevo.
Para entender todo esto lo único que hay que tener claro es que el patrón define previamente
el esquema de nuestras diapositivas, y que luego ya somos nosotros quienes decidimos si incluir
más o menos elementos, y más o menos diapositivas, así como escoger unos u otros diseños.
Pero la base siempre está creada. Y esta base es la que vamos a aprender a manejar en este
apartado.
¡Pongámonos manos a la obra! Lo primero será mostrar el patrón desde la ficha Vista, grupo
Vistas patrón. Seleccionaremos Patrón de diapositivas.

61
 En esta vista no veremos el contenido de nuestra presentación. Lo que se
mostrará es el patrón del tema que hayamos seleccionado.
En las miniaturas de la zona de la izquierda apreciaremos claramente cómo
la primera diapositiva representa al propio patrón. En ella podremos
modificar el estilo y formato de los elementos comunes a todas las
diapositivas. Por ejemplo, los textos que aparecerán en todas las diapositivas
del tema en sus distintos niveles o los gráficos de fondo que enmarcan el
contenido, como en el caso de los detalles blancos de la imagen. Por
ejemplo, si queremos que un logotipo aparezca en todas las diapositivas
deberíamos colocarlo en esta primera diapositiva.
El resto de diapositivas son cada uno de los diseños que contiene el patrón.
Observa que una fina línea discontinua representa dicha dependencia. Desde
estas diapositivas podrás cambiar los diseños para que, al insertar nuevas
diapositivas en la presentación, estas presenten el diseño propio. También
podríamos crear diseños nuevos.
Es aconsejable que los cambios en el patrón se realicen antes de empezar a crear diapositivas
en la presentación, porque luego no podremos hacer que aquellas que ya hayan sido insertadas
cambien de patrón. Estarán basadas en el original.

 Al encontrarnos en esta vista, la cinta cambiará mostrando en primer lugar la ficha

Patrón de diapositivas. Las herramientas activas cambiarán en función de si estamos
trabajando sobre la diapositiva principal o si lo hacemos sobre uno de los diseños.
Básicamente la diferencia es que las herramientas de Diseño del patrón sólo están
disponibles en las diapositivas de diseños.

Disponemos de herramientas que ya hemos visto que nos permiten Editar el tema o el
Fondo. También otras para Configurar la página (como veremos más adelante) y
modificar la Orientación de la diapositiva.
Si hacemos clic en la opción Insertar patrón de diapositivas podremos incluir otro patrón
en la presentación. De esta forma, al tratar de insertar nuevas diapositivas, podremos
escoger entre los diseños de ambos patrones, pudiendo así escoger entre dos temas
distintos, por ejemplo.
Otras opciones interesantes del grupo Editar patrón son Eliminar, que permite eliminar
diseños, y Conservar, que permite que el patrón se mantenga en la presentación a pesar
de que no haya ninguna diapositiva basada en él.
Si cerramos la vista patrón con el correspondiente botón, volveremos a visualizar la cinta
normalmente y se mostrará la vista que estábamos utilizando anteriormente. Volveremos
pues a ver el contenido de nuestra presentación.

62
5.7. Crear y modificar diseños de diapositiva
En el apartado anterior vimos que desde la vista Patrón de diapositivas podemos modificar los
diseños de diapositiva, así como crear nuevos diseños. En este apartado aprenderemos cómo
hacer esto último.

 Crear diseño:
Si creamos un diseño podremos escogerlo al insertar nuevas diapositivas en nuestra
presentación.
Para hacerlo, pulsaremos el botón Insertar diseño en la ficha Patrón de diapositivas.
Ten presente que, al igual que al crear nuevas diapositivas, se insertará tras aquella que
esté seleccionada. Excepto si se encuentra seleccionada la diapositiva principal, ya que
en ese caso se insertará en último lugar, tras el
resto de diseños. Otra forma de escoger la
posición en que ha de insertarse es hacer clic
entre dos diapositivas. Se dibujará una línea
entre ellas y ahí será donde se incluya. El orden
no tiene especial relevancia, pero será el que
se tome en el menú Nueva diapositiva luego, en la vista normal.
Una vez nos aparezca la nueva diapositiva para crear el diseño podemos aplicarle todas
las herramientas que hemos ido viendo en esta unidad.
Cuando creamos un diseño es importante darle un nombre descriptivo, de este modo lo
identificaremos más rápidamente. Podemos hacerlo seleccionándolo y pulsando el botón
Cambiar nombre. Una pequeña ventanita nos permitirá especificarlo.
Al guardar la presentación se guardará también el nuevo diseño. Las modificaciones que
hacemos al patrón se guardan junto con la presentación, de forma automática al guardar
la presentación.

 Modificar diseño:
Podemos modificar el diseño tanto si lo hemos creado nosotros como si ya existía de
forma predeterminada en el tema. En cada caso deberemos escoger la forma que más
nos interese, aunque lo ideal es mantener siempre los diseños preestablecidos. Si nos
interesara realizar una modificación sobre uno de ellos, sería aconsejable duplicar el
diseño desde la vista patrón y trabajar sobre la copia. Así, conserva riamos ambas.
Las modificaciones que se pueden realizar son las mismas que ya vimos cuando
aprendíamos a trabajar con diapositivas. Podemos mover sus elementos, eliminarlos,
copiarlos, etc. Eso sí, deberás tener presente que no se pueden eliminar los diseños que
están siendo utilizados en alguna diapositiva de la presentación.
Para incluir los elementos editables que suelen
componer los diseños, debemos utilizar la opción
Insertar marcador.

63
 Si utilizáramos la pestaña Insertar lo que haríamos sería
incluir el propio objeto como fijo en el diseño, por ejemplo,
una imagen o una fotografía concreta. Utilizando los
marcadores, conseguiremos disponer de un espacio que
facilita la introducción de objetos.
La opción Contenido es el cuadro que ya hemos visto en varias
ocasiones, que incluye botones de todos los tipos de objeto:
texto, imágenes, gráficos, tablas, SmartArt, clips multimedia
o imágenes. En el ejemplo siguiente vemos el título que se
inserta por defecto al crear un nuevo diseño y un objeto de
tipo Contenido.

Aprovechando la
imagen, observa los textos que incluye. Las frases Haga clic para agregar título o Haga
clic para agregar texto son un ejemplo de lo que ocurriría si escribiésemos texto en la
vista patrón. Son textos provisionales, informativos. Ayudan al usuario a saber cómo
actuar e identifican los distintos elementos.
Pongamos un ejemplo. Si quisiéramos crear un diseño con el título del apartado y el
nombre del ponente, podríamos crear un marcador de tipo texto y escribir en él Haga
clic para agregar el ponente. Si creáramos una diapositiva basada en este diseño, al
hacer clic sobre el texto este desparecería y el texto introducido tomaría el formato que
le hubiésemos dado en la vista patrón.
Como ves hay un elemento editable Imagen que permite que el usuario inserte una
imagen, pero si queremos insertar una imagen que aparezca fija en el diseño del patrón,
por ejemplo, un logotipo, deberemos insertar una imagen desde la pestaña Insertar,
botón Imágenes. Lo mismo podemos decir del resto de elementos editables, si queremos
que aparezca un texto fijo no lo insertaremos desde aquí, sino desde la pestaña Insertar.

5.8. Plantillas
Una plantilla es un modelo para crear nuevas presentaciones, donde ya viene establecida la
estructura y el formato de los elementos que contendrá: Cuadros de texto, fondo, etc. Es útil
emplearla cuando vamos a crear una nueva presentación ya que nos proporciona un diseño

64
básico que podemos ir modificando. De hecho, siempre estamos empleando una plantilla, ya
que cuando elegimos crear una presentación en blanco también es una plantilla.
La plantilla se diferencia de una presentación normal de PowerPoint por estar guardada en
formato Plantilla de PowerPoint (.potx), cómo veremos más adelante.
Al abrir una plantilla introduciremos los datos y los cambios de diseño que queramos y cuando
guardemos, por defecto, se guardará como una presentación normal de tipo .pptx, sin modificar
la plantilla.
Como ya hemos visto, PowerPoint 2016 incluye muchas plantillas predeterminadas que están
disponibles al crear una presentación nueva. Pero también podemos crear plantillas
personalizadas, como vamos a ver a continuación.
Conviene no confundir las plantillas con los patrones, como acabamos de ver el patrón es la
estructura interna de toda presentación que guarda el diseño y el tema aplicado a la
presentación. Las plantillas también tienen su patrón. Por lo tanto, para modificar el diseño de
una plantilla podemos modificar su patrón. Un poco más adelante veremos cuando interesa
modificar patrones o plantillas. Como acabamos de decir las plantillas tienen su propio tipo de
documento .potx, mientras que los patrones no se pueden guardar por si mismos, van siempre
dentro de una presentación o de una plantilla.
Para crear una nueva plantilla, normalmente, modificaremos el diseño de una plantilla
existente. El proceso más usual es el siguiente, abrimos una plantilla existente desde Archivo,
Nuevo, con lo cual se abre una presentación nueva basada en la plantilla, a continuación,
modificamos el patrón de la presentación como ya hemos visto, y después guardamos la
presentación cómo una nueva plantilla desde Archivo, Guardar como, eligiendo en tipo de
documento Plantilla de PowerPoint (*.potx), como muestra esta imagen.

Es importante guardar la plantilla en la carpeta que nos ofrece PowerPoint: Documentos >
Plantillas personalizadas de Office, para que así la nueva plantilla aparezca dentro de la
pantalla Nuevo, en la sección PERSONALIZADO, como muestra la siguiente imagen.

65
Al hacer clic en PERSONALIZADO veremos nuestras plantillas, por ejemplo, en la siguiente
imagen tenemos la plantilla AulaclicGeneral.

La pregunta que surge es cómo tenemos que trabajar cuando creamos presentaciones parecidas.
La respuesta depende de las circunstancias y gustos de cada uno, pero podríamos dar unas reglas
generales.
Si sólo voy a crear dos o tres presentaciones parecidas, basta con crear la primera presentación
y luego guardarla con otro nombre para crear una copia que luego modificaremos.
Si tenemos que crear muchas presentaciones parecidas conviene crear una presentación modelo
y guardarla como plantilla. Así podremos abrirla directamente desde la pantalla Nuevo, en la
sección PERSONALIZADO, como acabamos de decir.

66
Los dos casos anteriores tienen el inconveniente que cada vez que creamos un nuevo documento
o copia, tendremos que borrar los textos que ya existen para escribir los nuevos. Esto mismo
pasaría con las imágenes y otros elementos. que van cambiando, tablas, formas, etc. para
sustituirlos por los nuevos. Para evitar esto, podemos modificar el patrón de la presentación
modelo para dejar sólo los huecos para el texto, las imágenes, etc. Es decir, modificar el patrón
para dejar elementos editables en lugar de elementos fijos, y a continuación guardar la
plantilla. Así cada vez que creemos un documento basado en la plantilla sólo tendremos que
escribir el texto en el hueco, sin necesidad de borrar el texto anterior.
Por ejemplo, si tenemos una presentación con una diapositiva que contiene una lista de 10
nombres, en lugar de crear diez cuadros de texto y escribir 10 nombres en la presentación
modelo, podemos modificar el patrón con un diseño nuevo en el que incluiremos 10 marcadores
de tipo texto. De esta forma crearemos los diez huecos vacíos para rellenarlos con los nombres,
en lugar de tener que borrar los diez nombres anteriores para escribir los nuevos, como
tendríamos que hacer si simplemente copiamos la presentación modelo.
Independientemente de lo que acabamos de decir, nos interesará modificar el patrón si
queremos hacer un cambio de diseño que afecte a todas las diapositivas de la presentación.
También podemos utilizar los patrones para crear nuevos diseños de diapositivas que vamos a
repetir a menudo en esa presentación. Si queremos utilizar más de un tema en una presentación
tendremos que hacerlo modificando el patrón.

67
 Capítulo 6: Trabajar con textos
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un
procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos
organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.
A continuación, veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas con los
textos.

6.1. Insertar texto

Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de patrón más
adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez seleccionado el diseño sigue estos
pasos para añadir texto:
Haz clic en el recuadro de
la diapositiva en el cual
quieras insertar el texto,
automáticamente el texto
que aparecía (Haga clic
para agregar título)
desaparecerá y aparecerá
el punto de inserción.
Empieza a insertar el
texto.
Cuando hayas terminado
de introducir el texto haz
clic con el ratón en otra
parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.

6.2. Añadir texto nuevo

Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea
suficiente, por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido
a la diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic
en el botón Cuadro de texto del grupo Texto
que se encuentra en la pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto .

Haz clic con el botón izquierdo del ratón donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto;
manteniéndolo pulsado, arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando
tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tendrás el punto de inserción que te indica que
puedes empezar a escribir el texto.

68
Introduce el texto.
Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos
veces ESC.

6.3. Eliminar texto

Borrar texto es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR.
Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en sí, por ejemplo, para incluir
otro tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro
desde el borde y asegurarnos de que queda delimitado por una línea
continua en lugar de por una línea discontinua.
En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminará
el cuadro y todo su contenido.

Revisión ortográfica
En las presentaciones insertamos texto y por eso PowerPoint incorpora la revisión ortográfica,
para corregir las faltas ortográficas que podamos cometer al escribir. Ojo, no hay que confiar
ciegamente en el corrector. Este permite corregir muchas faltas, pero algunas no las reconoce
como tal por eso no dejaremos de revisar nosotros el texto después de pasar la revisión
ortográfica.
Ortografía:
Cuando escribimos, PowerPoint va indicando aquellas palabras que él piensa que no están bien
escritas subrayándolas con una línea roja o azul.
Para mostrar el corrector ortográfico tienes que hacer clic en la
pestaña Revisar y seleccionar la opción Ortografía o bien pulsar la
tecla F7.
Cuando hayas seleccionado
Ortografía aparecerá una ventana como la que te
mostramos a continuación.
Aparecerá la palabra que PowerPoint piensa que está
mal escrita. Abajo aparece una lista de sugerencias.
Elige la que creas que es la correcta en tu caso
haciendo clic sobre ella, después pulsa en el botón
Cambiar para que reemplace la palabra actual por la
seleccionada.
Si pulsas en Cambiar todo harás que reemplace la
palabra actual por la seleccionada en toda la
diapositiva.

69
Pulsar Omitir u Omitir todo equivale a pasar por alto esa palabra en la revisión ortográfica.
Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas, nombres que no se encuentran en el
diccionario de PowerPoint pero que consideramos correctos.
Agregar equivale a agregarla al diccionario personal. Esta opción se utiliza para añadir a nuestro
diccionario palabras específicas que no están el diccionario pero que son correctas y queremos
que las considere como tal.

6.4. Cambiar el aspecto de los textos

PowerPoint nos permite cambiar el tipo de fuente, el
tamaño y el color de los textos fácilmente. Lo haremos
desde la ficha Inicio, grupo Fuente o utilizando el cuadro
de diálogo Fuente que se inicia al hacer clic sobre el
botón inferior derecho de este mismo grupo.
También aparecen las herramientas de formato
automáticamente al seleccionar una palabra o frase.
Vamos a comentar las herramientas más importantes
de estos paneles.

 Fuente:
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a
elegir la tipografía. En la imagen vemos
que la tipografía de fuente actual es
Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño
triángulo que hay a su derecha se despliega
el listado de fuentes disponibles en nuestro
equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente
está representado en ese tipo de fuente, de
forma que podemos ver el aspecto que
tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes
del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que
el listado resulte más práctico y si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente
entre las primeras posiciones de la lista. Puede que la zona Fuentes utilizadas
recientemente no aparezca si todavía no has utilizado ninguna.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la
derecha para que vayan apareciendo todas las tipografías o tipos de letra disponibles.
También podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.

70
 Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista, puedes
escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual,
ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se irá
autocompletando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que al
introducir únicamente dos o tres letras ya se muestre la que te interesa.

 Tamaño de la fuente:
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la
fuente. Selecciona el texto y haz clic en el triángulo
para buscar el tamaño que desees, o escríbelo directamente en la caja de
texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm).

Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones que

también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de
forma relativa al tamaño actual. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular:
el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo
lo disminuye.

 Efectos básicos y color

Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la

opción se muestra el fondo rosado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como

puedes apreciar en la imagen , se pueden activar varios a la vez:

Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.

Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.

Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el texto.

Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.

Color de fuente: Es el color del texto. La línea que

se dibuja bajo la letra A del icono es el color que hay
seleccionado actualmente. También dispone de una
paleta de colores que se muestra al pulsar su
correspondiente flecha. Si no encuentras el color que
deseas, puedes pulsar Más colores... y seleccionarlo de
la paleta más completa que se mostrará en un cuadro de
diálogo.

71
 En este apartado hemos visto las principales herramientas de fuente que hay visibles en
la cinta, dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar
en el cuadro de diálogo Fuente.

Fuente y Espaciado entre caracteres

En la pestaña Inicio > grupo Fuente encontramos las opciones más comunes para la modificación
de las fuentes de nuestro documento. Pero podemos ver
todas las opciones posibles si accedemos al cuadro de
diálogo Fuente. Para hacerlo hay que pulsar en la parte
inferior derecha del grupo.
El cuadro se organiza en dos pestañas: Fuente y Espaciado
entre caracteres.

Podremos cambiar cualquier característica de estas. Cuando el resultado sea el buscado,

pulsaremos Aceptar los cambios. El nuevo formato de fuente se aplicará al nuevo texto que
insertes, o bien al texto que hubieses seleccionado antes de abrir el cuadro.
Vamos a ver algunas de las características de estas pestañas que no son accesibles directamente
desde la cinta, puesto que las de la cinta las hemos visto en la teoría de la unidad.
Fuente:
La mayoría de opciones son las que se encuentran en la cinta: tipografía y tamaño de la fuente,
efectos básicos, color de la fuente, estilos de subrayado...
Pero además encontramos otros efectos como:
Doble tachado: Como el tachado, pero con una doble línea.

72
 Superíndice y Subíndice: Especialmente útil para valores matemáticos o fórmulas.
Versalitas: Convierte todo el texto a mayúsculas, con el matiz de que las letras que
realmente eran mayúsculas en el formato original serán ligeramente más grandes que el
resto.
Igualar alto de los caracteres: La fuente aplicada se modificará ligeramente para dar el
mismo alto a cada letra y cada número.
Espaciado entre caracteres:
Si hacemos clic en la pestaña Espaciado
entre caracteres podremos cambiar el
espacio entre caracteres.
En el desplegable Espacio estableceremos
su tipo de entre las opciones Normal,
Expandido o Comprimido. Y a
continuación podremos indicar el valor
exacto en puntos que queremos que se expanda o se contraiga dicho espaciado.

6.5. Espacio entre líneas y caracteres

 Espacio entre líneas
En ocasiones las personas que tienen poca experiencia con editores de texto utilizan la
tecla INTRO para aumentar el espacio entre una línea y la siguiente. Así, las separan con
un párrafo vacío que no se utiliza. Esto no es recomendable, porque el programa lo
interpretará como un párrafo a la hora de aplicarle estilos y trabajar con él. Hacerlo así
nos supondrá a la larga una pérdida de tiempo.
La forma adecuada de espaciar más o menos las líneas es con la herramienta Interlineado
, que se encuentra en la ficha Inicio, grupo Párrafo.
Al hacer clic en ella se despliega un menú con distintos
valores. El espaciado normal que se aplica por defecto
es 1. A partir de ahí, podemos escoger distintos valores:
1,5 sería una vez y media el espaciado normal, 2 el doble
de espaciado, etc.
Si

queremos especificar un espaciado

exacto haremos clic en Opciones de
interlineado… Se mostrará un
cuadro de diálogo que nos permitirá
escoger en un desplegable la opción Exactamente. Entonces, se activará un cuadro
donde escribir el valor exacto de espaciado en puntos.

73
 A continuación, puedes observar un ejemplo: un texto al que hemos
aplicado dos interlineados distintos:

 Espacio entre caracteres

En la ficha Inicio, grupo Fuente encontramos la herramienta Espaciado entre

caracteres.
Con ella podremos definir el kerning o espaciado entre caracteres
del texto, es decir, la separación entre cada letra o número y la letra
o número siguiente.
Desplegando su pequeña flecha triangular podemos ver un menú
donde encontraremos las opciones: Muy estrecho, Estrecho,
Normal, Separado, Muy separado y Más espacio.
Esta última opción abre un cuadro de diálogo donde podremos
establecer el valor
exacto en puntos que queremos que se
expanda o se comprima el espaciado
entre caracteres.
A continuación, puedes observar un
ejemplo, un texto al que hemos aplicado
dos espaciados entre caracteres distintos,
siendo el primero más estrecho que el segundo:

6.6. Alineación de párrafos

Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a
los márgenes del cuadro del texto. Encontramos las opciones de
alineación en la ficha Inicio, dentro del grupo Párrafo.

Estos son los botones para fijar la alineación

horizontal. Hay cuatro tipos:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene
establecida la establecida la establecida la una alineación
alineación alineación centrada. alineación derecha. justificada. La
izquierda. separación entre
palabras se ajusta
para mostrar el

74
 párrafo como un
bloque.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos a su alineación
respecto de su contenedor, que normalmente será el cuadro de texto.

Este botón permite fijar la alineación vertical. Hay tres tipos:

Superior, En el medio e Inferior.
Si hacemos clic en Más opciones se abrirá un cuadro de diálogo que
permite escoger más alineaciones verticales. Concretamente Centrado
en la parte superior, Centrado en el medio y Centrado en la parte
inferior.

6.7. Sangría
Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo. Las
sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un
esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc.
Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después
aplicar la sangría.
Para aplicar una sangría sigue estos pasos:
Una vez introducido el texto, selecciona aquel al cual quieres aplicar la
sangría.

A continuación, pulsa en el botón Aumentar Sangría que se encuentra

en la pestaña Inicio, grupo Párrafo. Cuando se aplica la sangría también
disminuye el tamaño de la letra.
Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes reducirla con el
botón Disminuir Sangría .
A la izquierda se muestra una diapositiva en la que se ha aplicado una
sangría al texto.

6.8. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las que se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas las
tabulaciones pueden ser muy útiles. Office 2013 tiene por defecto
definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además, podemos
definir la alineación para cada tabulación.

75
Vamos a ver cómo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Hay que tener en
cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada
tabulación habría que repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que puedes activarla desde la ficha Vista.
Hacer clic dentro del cuadro de texto donde queramos definir la tabulación. Los símbolos
que aparecen marcados en la regla son las tabulaciones.
Si te fijas, todos están a la misma distancia. Pulsa sobre uno de los símbolos que aparecen
marcados en la regla y sin soltar arrástralo horizontalmente hasta el rango que desees.

Debemos tener en cuenta que al mover uno de los símbolos todos serán movidos siguiendo la
misma proporción. Es decir, siempre habrá la misma separación entre cada tabulación. En la
siguiente imagen se ha definido una tabulación de 2 cm:

6.9. Numeración y viñetas

En el grupo Párrafo de la ficha Inicio también encontramos herramientas para crear listas
.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un
símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo de si los
elementos guardan o no un orden secuencial. Para crearlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la
lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación de
la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás separarlos por
un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.

 Ejemplos de lista de viñetas y de lista numerada:

76
  Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento
indicamos que este está un nivel inferior que el anterior,
es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las
listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de
viñetas como numéricas.

 Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que

hacer es desplegar la flecha triangular situada a la derecha
de cada uno de los botones.

Selecciona el estilo que más te guste haciendo clic sobre él y observarás el resultado en la
diapositiva.
En el caso de las listas de viñetas,
podemos personalizar el símbolo si no nos
gusta ninguno de los disponibles.

Personalizar viñetas
En la ficha Inicio, grupo Párrafo,
desplegamos el menú de Lista de viñetas.
En él deberemos escoger la última opción,
Numeración y viñetas. Se mostrará un
cuadro como el siguiente:

 Para personalizar una viñeta

existente:

77
 Selecciónala en el listado y modifica sus valores de tamaño y color.

 Para escoger una viñeta que no se encuentre en el listado tenemos dos opciones:
Utilizar imágenes seleccionando la opción Imagen.... Se mostrará un cuadro donde
podremos seleccionar entre incluir una imagen guardada en nuestro equipo, desde la
galería de Office.com, o bien buscar en toda la red a través de Bing.
O utilizar otros símbolos pulsando en el botón Personalizar.... Esto muestra una ventana
con gran número de símbolos que dependerán del tipo de fuente. Ve cambiando el valor
del desplegable superior Fuente para ver cómo cambian los símbolos disponibles.

En ambos casos, tanto si trabajamos con imágenes como si lo

hacemos con símbolos, el proceso será el mismo: Seleccionar el
adecuado y pulsar Aceptar.

 Este es un ejemplo de viñeta personalizada:

6.10. Buscar y reemplazar

Las opciones de búsqueda nos permiten localizar rápidamente un texto en la
presentación. Además, también nos permiten substituir un texto por otro de
forma cómoda y rápida. Encontraremos las herramientas de búsqueda en la
ficha Inicio, grupo Edición.

 Mediante el botón Buscar (o con las teclas CTRL+B) podemos localizar texto. Se
abrirá el siguiente cuadro de diálogo.

78
 En el cuadro Buscar:
escribiremos el texto.
Luego, sólo deberemos
pulsar Buscar siguiente
para ir recorriendo, una a
una, las ocurrencias de
dicho texto en la
presentación.

 Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el
botón Reemplazar (o
las teclas CTRL+L). Se
abrirá un cuadro similar
al anterior:
En el campo Buscar:
pondremos la palabra o
frase a buscar y en el
campo Reemplazar con:
pondremos la palabra o
frase que queremos que sustituya a la palabra o frase buscada. Ahora podemos elegir una
de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra o frase a buscar.
Reemplazar. Reemplaza la palabra o frase encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente,
sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha
reemplazado.

79
 Capítulo 7: Notas del orador
Muchos oradores incluyen en sus presentaciones PowerPoint gran cantidad de contenido. En
ocasiones hay demasiada información, demasiado texto. Esto puede aburrir a la audiencia, que
percibe que el orador no aporta valor a la presentación. Que, en realidad, el resultado sería el
mismo si les pasaran la información por escrito. O incluso pueden llegar a pensar que es el
propio ponente quien necesita dicha información, que requiere de ella por falta de seguridad o
de capacidad de improvisación. En definitiva, porque no controla suficientemente el tema.
Hoy en día aportar valor es muy importante, y por eso los buenos ponentes se dan cuenta cada
vez más de la importancia de utilizar las diapositivas para mostrar lo que queremos recalcar.
Para dar pequeñas pinceladas de las ideas principales e incluir golpes de impacto, mediante
imágenes o vídeos que le ayudan a desarrollar un tema y a involucrar a su audiencia en lo que
está diciendo.
En ese sentido, las notas son muy importantes. Permiten que el orador disponga de anotaciones
que le ayudarán a recordar datos concretos, a desarrollar las diapositivas y a tener la seguridad
de que no se quedará en blanco ni olvidará mencionar algún dato relevante. Todo esto sin crear
una presentación densa y aburrida.
Dichas notas sólo las verá el orador, de forma privada. Lo habitual es que, con la ayuda de un
proyector, muestre su presentación al público de forma convencional, mientras él, en su
pantalla, visualiza la presentación con notas.
También es posible imprimir las diapositivas con anotaciones. Esto no es muy recomendable,
porque obliga al ponente a agachar la mirada con mayor frecuencia y a pasar hojas, así que el
público percibirá mejor cuánto de lo que dice es leído y cuánto no lo es. Sin embargo, en algunas
ocasiones puede resultar de utilidad disponer de una copia impresa, así que veremos también
esta función a lo largo de la unidad.

7.1. Crear notas

 En versiones anteriores de PowerPoint, el área de notas era visible en la zona inferior
de la pantalla al trabajar sobre una presentación en vista Normal. Sin embargo, a partir
de PowerPoint 2013, para visualizar el área de notas, deberemos pulsar en el botón

Notas situado en la zona inferior .

Entonces se abrirá la zona para escribir las notas. Aparecerá el letrero "Haga clic para
agregar notas" como muestra la siguiente imagen.

Será en esta área donde añadiremos las anotaciones de apoyo para la diapositiva
mostrada en ese momento. Cada diapositiva dispone de unas anotaciones propias. Para

80
 incluirlas sólo hay que hacer clic en el cuadro y escribir. Desde esta vista sólo podremos
incluir texto, más adelante veremos cómo incluir imágenes, gráficos u otro tipo de
elementos en la zona de notas.

 Podemos modificar el tamaño del panel para disponer de más o menos espacio para las
notas, así podremos trabajar más cómodamente.

Lo haremos situando el cursor sobre la línea superior que

lo delimita.
Tomará forma de flecha bidireccional, lo que nos indicará
que estamos bien situados.
Luego, sólo hay que hacer clic y, sin soltar, arrastrar la línea hasta la posición deseada.

7.2. Página de notas y su impresión

La vista Página de notas nos permite una mayor flexibilidad a la hora de trabajar con las notas.
La podemos activar, como siempre, desde su botón en la ficha Vista.
Cada diapositiva presentará el siguiente aspecto:
Se mostrará una página convencional que, por
defecto, tiene el aspecto de página A4 con
orientación vertical. Es decir, el tipo de página que
comúnmente utilizamos para imprimir.
En ella apreciaremos una miniatura de la
diapositiva y justo debajo las anotaciones.
Puesto que sólo hay una página disponible por cada
diapositiva, se puede hacer necesario reducirla o
incluso eliminarla, con la tecla SUPR, para
disponer de más espacio para las notas. Podemos
redimensionar la diapositiva como ya vimos en el
tema manejar objetos: seleccionándola con un
clic y arrastrando sus marcadores de tamaño hasta
ajustarla al que deseemos.
En cuanto al espacio inferior reservado para
mostrar las notas, trabajaremos con él como lo
haríamos con cualquier texto. Podemos darle
formato e incluso incluir imágenes, gráficos o
tablas de datos que nos ayuden en nuestra
exposición, desde la ficha Insertar. No olvides, sin embargo, que en el área de notas de la vista
Normal no apreciarás los elementos gráficos que hayas incluido, ya que dicho espacio sólo es
capaz de mostrar texto.
Por supuesto, todo lo que se incluya en esta página quedará oculto para el público.

81
Esta vista está enfocada principalmente a mostrar las diapositivas en un formato óptimo para
su impresión; por lo tanto, maqueta sus páginas respetando los márgenes. Incluso puede
mostrar elementos como
encabezados o pies de página.
Profundizaremos en estos aspectos
en el tema siguiente, aunque sí
que cabe mencionar que, si
queremos imprimir estas páginas
tal cual están, podremos hacerlo
desde Archivo > Imprimir,
cambiando el valor por defecto
Diapositivas de página completa
por la opción Páginas de notas en
su configuración.

7.3. Patrón de notas

Hemos visto cómo se muestra una Página de notas. Pero, ¿qué ocurre si queremos personalizar
dicha vista?
Al igual que personalizábamos los diseños de diapositivas desde la vista Patrón de diapositiva,
disponemos de un patrón para modificar la página de notas. Lo haremos desde la ficha Vista,
grupo Vistas Patrón, haciendo clic en la opción .
Desde esta vista podremos configurar las páginas, por ejemplo, para que siempre muestren
nuestro nombre o el membrete de la empresa. Lo haremos desde la ficha Patrón de notas que
se muestra.

 Algunas funciones útiles de la cinta son:

La posibilidad de cambiar la orientación de la miniatura de diapositiva y de la propia
página, de forma independiente.
La facilidad para activar y desactivar elementos desde la sección Marcadores de
posición, aunque lo ideal es que estén todos activados para tener la posibilidad de
incluirlos. Recuerda que, de estar activados, tendrás la opción de utilizarlos o no, pero
al desactivar un elemento ya no dispondrás de él en ninguna de las páginas de notas de
la presentación.
Modificar los colores o las fuentes. Así, por ejemplo, podremos utilizar en las páginas de
notas una tipografía más óptima para la impresión que la que utilizaríamos en la
diapositiva de presentación.

82
 Aplicar un fondo común a todas las páginas de notas, que resulte más atractivo que la
página en blanco que viene por defecto.

 Sin embargo, probablemente los cambios más frecuentes que se realizan sobre el patrón
son ligeras modificaciones. Por ejemplo:
Ajustar el tamaño de la miniatura de diapositiva para que por defecto se presente más
pequeña.
Dar un formato concreto al texto desde la ficha Inicio.
Mover elementos como el número de página o la fecha a otra posición.
Cambiar la posición o tamaño del cuadro de texto destinado a albergar las notas.
Para cerrar la vista, deberemos hacer clic en su correspondiente botón en la cinta o bien escoger
cualquier otra en la ficha Vista.

7.4. Ver notas durante la presentación: Vista Moderador

Nos queda por ver cómo podemos ver las notas en pantalla durante la exposición, sin que el
público las vea. Es decir, cómo mostrar una vista en la proyección y otra distinta en nuestro
ordenador.
Como sabrás, para proyectar la presentación sobre una pared, pizarra o lona, es necesario
conectar el proyector y el ordenador que contiene la presentación. Al hacerlo debemos escoger
cómo se mostrará la información en las pantallas. Hay distintas formas de trabajar y la
configuración deberá hacerse según los intereses de cada uno:
Mostrar la información sólo por el proyector y no por el ordenador. En casos, por
ejemplo, en que el ponente está de pie con un mando a distancia para controlar el
avance de las diapositivas.
Duplicar las pantallas, para mostrarla por ambas igual.
Trabajar con pantallas diferentes, si disponemos de dos monitores conectados a la vez
al ordenador podemos ver en uno la presentación (para la audiencia) y en el otro tener
una vista más completa de la presentación en la que el moderador, sentado delante del
ordenador, podrá controlar una serie de parámetros de la presentación. Esta es la forma
que nos interesa en este apartado, la vista Moderador.

 Configuración
Primero deberemos configurar nuestro ordenador para que la apariencia de esta segunda
pantalla sea la deseada. Estos pasos pueden variar dependiendo del sistema operativo
con el que estemos trabajando. En el caso de Windows 10, al conectar una segunda
pantalla esta se reconocerá automáticamente y, por defecto, se duplicará, es decir,
veremos lo mismo en las dos pantallas. Para modificar la apariencia de esta segunda
pantalla, nos situaremos en Configuración, y luego en Personalizar tu pantalla, como
muestra la siguiente imagen.

83
Como vemos en la imagen anterior, se han detectado dos pantallas conectadas al
ordenador, en este caso podemos utilizar una pantalla como proyector para el público y
la otra como vista del moderador, para ello, un
poco más abajo se muestra la opción Varias
pantallas, donde podemos elegir la forma en
que se utilizan esas dos pantallas, donde
elegiremos Extender estas pantallas, como
muestra la siguiente imagen.
En Windows 8, nos situaremos en el Escritorio,
posicionaremos el ratón en la esquina
superior derecha y, de entre las
opciones que nos aparecerán,
seleccionamos Dispositivos. A
continuación, elegiremos Proyectar.
En lugar de estos dos pasos, también
podríamos pulsar la combinación de
teclas + P. Una vez aquí haremos
clic en Extender.

84
 Tras ello, ya dentro de Powerpoint, desde la ficha
Presentación con diapositivas, grupo Monitores,
opción Supervisar, seleccionaremos el monitor
por el que se mostrará la proyección a pantalla
completa (la que verá la audiencia) y, además,
marcaremos la casilla Usar vista del moderador.

Todavía no veremos el efecto hasta que no

pasemos a la vista Presentación.

 Utilizar la Vista Moderador

Con la vista Moderador activada, cuando estemos
en vista de presentación, en el monitor del
moderador aparece una pantalla como la que
sigue:

Debido a que la audiencia no verá lo mismo que el orador, PowerPoint ha aprovechado para
incluir en la vista moderador elementos que facilitan la tarea de control y desarrollo de la
presentación.
En la parte izquierda tenemos la diapositiva que se está viendo en ese momento, lo que
ve la audiencia.

85
 En la parte superior derecha podemos ver el contenido de la diapositiva que viene a
continuación de la que está viendo en ese momento la audiencia.
En la parte inferior derecha aparecen las notas de las diapositivas. Las notas se ven
perfectamente, ya que ocupan bastante espacio de pantalla y son fácilmente legibles.
En la imagen anterior contiene el texto "Pasar lista".

Con las flechas podemos pasar a la diapositiva anterior y posterior.

El resaltador sirve para cambiar el puntero en cualquier momento.

El menú , permite ver todas las

diapositivas de la presentación de
manera que podamos mostrarlas en
el orden deseado u omitirlas. De
esta forma somos mucho más
flexibles durante la exposición, ya
que podemos variar la forma de
presentar la información en ese
preciso momento, según las
necesidades de nuestro público.
Un cronómetro, situado justo
encima de la esquina superior izquierda de la diapositiva que está viendo el público, que
nos muestra cuánto tiempo de exposición hemos utilizado. Así, podremos calcular los
tiempos para los descansos o la participación de forma más precisa.
En la otra esquina, la superior derecha, encima de la diapositiva que se está mostrando,
encontramos la hora del sistema.
El zoom permite acercar o alejar las notas.
Como verás todas estas herramientas facilitan mucho la tarea del moderador.

86
 Capítulo 8: Impresión
8.1. Imprimir
Para imprimir una presentación podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo
y seleccionar Imprimir. Verás una pantalla similar a la siguiente.

A la derecha podrás ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirán. Si te gusta
el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir que hay en la zona superior y ya
dispondrás de tu copia impresa. Eso es todo. Pero claro, como siempre, dispondremos de una
serie de opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el resultado deseado. Estas
opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
Consejo: Antes de lanzar la impresión debemos pararnos a pensar si es realmente necesario
hacerlo. Si las copias son para la audiencia deberemos plantearnos la posibilidad de publicar la
presentación en una ubicación compartida, de forma que puedan descargarla e imprimirla
únicamente si les interesa conservarla. Así, ahorraremos tinta y papel, además de trabajo y
tiempo.

8.2. Vista preliminar

Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresión vemos la vista
preliminar de la diapositiva.

87
 Podemos cambiar de una diapositiva a
otra a visualizar:
Moviendo la barra de desplazamiento
vertical que hay justo a la derecha de la
vista previa.
O bien escribiendo el número de la
diapositiva a visualizar o haciendo clic
en las flechas desde la zona inferior

.
Justo a su lado encontramos una
herramienta de zoom para acercar o
alejar la diapositiva

. Lo
haremos pulsando los botones - y + o
bien deslizando el marcador. El botón de
la derecha permite ajustar la diapositiva
para que se vea entera con un solo clic.

8.3. Opciones de impresión

En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una
serie de opciones de configuración de la impresión, que
nos permitirán:
Elegir cuántas copias imprimir de la presentación.
Escoger qué impresora queremos utilizar, en
caso de que no queramos utilizar la
predeterminada que viene seleccionada por
defecto. También podremos modificar las
Propiedades de impresora seleccionada, para
por ejemplo cambiar la calidad de impresión o el
tamaño de papel.
Opciones de Configuración como:
Qué diapositivas imprimir: todas, las
seleccionadas, las que estén dentro de un rango
o sólo la que se muestra actualmente en la vista
previa. En el caso de querer imprimir sólo unas
determinadas o un rango deberemos indicar
cuáles en el cuadro que hay justo debajo.
La forma en que queremos imprimir las
diapositivas. Si queremos imprimir sólo las

88
 diapositivas, o también las notas. E incluso podremos indicar cuántas diapositivas
imprimir por cada página impresa, etc. Este menú es interesante así que lo veremos con
más detalle.
La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces
cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias
de una presentación que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado,
se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4
1,2,3,4 1,2,3,4.
El color. Puesto que en una presentación se tiende a utilizar muchos elementos gráficos,
imágenes, fotografías y fondos coloridos para hacerla más vistosa, podemos escoger
fácilmente desde este menú si queremos que la copia impresa sea en color, en escala
de grises o en blanco y negro.
Editar encabezado y pie de página. Lo veremos con detalle en esta unidad.

8.4. ¿Qué y cómo imprimir?

En la ventana de impresión, dentro de la sección Configuración, encontramos un menú que por
defecto muestra seleccionada la opción Diapositivas de página completa. Sin embargo, este
menú dispone de otras opciones muy interesantes, que vamos a ver en este apartado.

 Diseño de impresión.
En esta sección podremos escoger entre dejar que se imprima cada diapositiva en una
página, o imprimir la vista Esquema o la Página de notas.

89
 La impresión del esquema tiene la ventaja de que, en una sola página, nos muestra todos
los títulos de diapositiva y los textos que incorporan. Sin embargo, no debes olvidar que
no se imprimirán elementos gráficos ni cualquier otro tipo de contenido que no sea texto.

La vista página de notas ya la vimos en la unidad anterior. Se imprimirá de acuerdo con

su patrón, y tal y como la hayamos configurado.

 Número de diapositivas por página.

La impresión por defecto imprime una diapositiva por página. La mayoría de veces esto
es un derroche innecesario, porque las diapositivas contienen poca información y
prácticamente gastamos más tinta imprimiendo el fondo de la diapositiva que la
información en sí.
Por eso, PowerPoint nos facilita la impresión poniendo a nuestra disposición distintas
distribuciones que permiten imprimir varias diapositivas por página: 1, 2, 3, 4, 6 y hasta
9. En función del contenido de nuestra presentación trataremos de incluir el máximo

90
 número posible de diapositivas sin comprometer la legibilidad. Estas distribuciones se
llaman Documentos.

 Otras opciones.
También desde este menú podremos activar o desactivar las opciones Enmarcar
diapositivas (dibujan un fino borde a cada una de ellas), Ajustar al tamaño del papel y
Alta calidad.

8.5. Patrón de documentos

Los documentos siguen un patrón que podemos modificar para alinear de forma distinta las
diapositivas, quitar o añadir información como la numeración, o incluir elementos interesantes
como un logotipo o un espacio donde la audiencia pueda realizar anotaciones. Como siempre,
para modificar el patrón deberemos ir a la pestaña Vista y seleccionar la opción Patrón de
documentos .
La cinta mostrará una ficha específica, al igual que hacía con el resto de patrones que ya hemos
ido viendo a lo largo del curso. Observarás que muchas de las herramientas ya las conocemos.

Podremos modificar su tema o su fondo, y activar/desactivar el encabezado, pie, la fecha de

impresión o el número de página. También modificar la orientación
de la página o de las diapositivas dentro de ella.
Prestaremos especial atención a la herramienta Diapositivas por
página.
Ahí veremos los distintos formatos de impresión para los
documentos. Lo único que deberemos hacer es seleccionar uno y se
mostrará en la zona de trabajo su patrón, para que podamos
modificarlo.
Una vez los hayamos configurado de acuerdo con nuestras
necesidades podremos Cerrar vista patrón y volver al menú Archivo

91
> Imprimir para proceder a la impresión del documento de acuerdo con el nuevo formato de la
página.

8.6. Tamaño de diapositiva

Tanto en el patrón de la página de notas que vimos en el tema anterior, como en
el patrón de documentos que acabamos de ver, encontramos la opción Tamaño de
diapositiva en la cinta.
Si hacemos clic en ella y
después pulsamos
Personalizar tamaño de
diapositiva, se abrirá el
siguiente cuadro de diálogo:
En él podremos configurar el
ancho y el alto de las
diapositivas para cada tipo
de salida. Por ejemplo,
podríamos indicar que
tengan un tamaño en
pantalla y otro en la hoja A4
que imprimiremos. También
podremos cambiar la orientación de las notas, documentos o esquemas y la orientación de las
diapositivas de forma independiente en el patrón.

8.7. Encabezado y pie de página

92
El encabezado y el pie de página no es más que texto que se muestran en cada una de las
páginas al imprimirse. En ellos normalmente incluimos el nombre del ponente, el tema a tratar
o el simpósium o foro que acoge nuestra presentación.
En la zona inferior de la ventana de impresión que se muestra en Archivo > Imprimir
encontraremos el enlace Editar encabezado y pie de página, que nos permite incluir este tipo
de elementos desde un cuadro de diálogo como el que mostramos a continuación:
Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los elementos que queremos
incluir.

 En la pestaña Diapositiva podremos incluir:

La fecha. Se insertará automáticamente a la actual, o bien una fija que nosotros
escojamos, si así lo deseamos.
El número de diapositiva.
Pie de página. Compuesto por el texto que introduzcamos en su correspondiente cuadro.
En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrará en la presentación en
pantalla. En la vista previa de la derecha vemos un recuadro negro en la esquina inferior
derecha, esa es la posición que tiene asignada la fecha. Según activemos o desactivemos las
distintas opciones, se mostrarán cuadros de color negro indicando su posición.

 En la pestaña Notas y documentos para distribuir encontramos las mismas opciones que
acabamos de ver, y además el Encabezado de página, que es exactamente igual que el
pie: una zona para la introducción del texto.
Si activamos las opciones de encabezado y pie en esta pestaña se incluirán en los documentos
y en las páginas de notas que normalmente tienen como finalidad la impresión, y no en la
presentación en pantalla.

8.8. La impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador.
Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la
mayoría utilizan la tecnología Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la
nueva impresora inmediatamente después de conectarla al ordenador y que no tengamos
que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente cierto en los sistemas operativos más
actuales, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle
sobre cómo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnología actual rara vez
necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresión, podemos seleccionar la impresora
de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora
virtual.
La impresora virtual es una impresora que no existe físicamente. Es una especie de "engaño" al
sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la

93
información que se imprime a la bandeja de impresión, lo que hace es imprimirlo como un
archivo. Es decir, que aparecerá un cuadro de diálogo preguntándonos dónde guardar el
archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que
dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime
un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es
interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que
tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad sólo tienes una. Ahora
ya conoces el motivo.
Además, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la
utilices para realizar pruebas de impresión o los ejercicios. Así no gastarás tinta ni papel.

94
 Capítulo 9: Trabajar con imágenes
En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si incorpora fotografías
o imágenes que apoyen la explicación con material más visual. Por eso PowerPoint incorpora
herramientas que facilitan su inserción, retoque y ajuste.
Los elementos de este tipo que podemos introducir se
encuentran en la pestaña Insertar > grupo Imágenes, y son
los siguientes:
Imágenes en línea. Son imágenes que buscaremos a través
de internet para incorporar a nuestro proyecto. Desde la
ventana que se abrirá al pulsar sobre esta opción podemos utilizar el buscador Bing para intentar
encontrar lo que necesitamos en Internet.
Imágenes. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador. Normalmente
fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o creadas con programas como
Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, PNG o GIF.
Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir de una captura
de pantalla. Es decir, representan ventanas o elementos que se están mostrando en nuestro
ordenador.
También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de fotografías. De esta
forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que podremos compartir fácilmente a
través de internet.

9.1. Insertar imágenes

Como hemos dicho, podremos incluir imágenes en la presentación desde la ficha Insertar, grupo
Imágenes. Aunque también podríamos hacerlo desde el propio diseño de la diapositiva, si este
tiene una zona dedicada a este tipo de contenido.

 Imágenes en línea.
Si hacemos clic en
Imágenes en línea

aparece la ventana
Insertar imágenes.
Para poder utilizar esta opción
necesitaremos disponer de
conexión a internet. Podemos
introducir las palabras que
describan los que buscamos en
alguno de los cuadros de
búsqueda.

95
Si lo hacemos desde el primer cuadro, estaremos realizando una búsqueda en toda la web
mediante Bing, el
buscador de
Microsoft.
Para agregar
cualquier imagen a
nuestro proyecto, la
seleccionamos y
pulsamos el botón
Insertar. Podemos
seleccionar varias
imágenes,
manteniendo pulsada
la tecla CTRL y
haciendo clic sobre
cada una de ellas.
También podemos
insertar imágenes almacenadas en una cuenta de OneDrive.
Desde la parte inferior izquierda tenemos dos botones para conectar con cuentas de Flickr y
Facebook, desde donde podemos traernos imágenes.

 Imágenes.

En este caso haremos clic en la opción Imágenes . Se abrirá una ventana similar a
la que se nos muestra cuando queremos abrir una presentación. Puede venirte bien
pulsar el botón que permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo
las imágenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionándolas.
Una vez
seleccionado el
archivo que
queremos importar
pulsaremos el botón
Insertar y la imagen
se copiará en
nuestra
presentación.
En ocasiones no nos
interesará que se
inserte una copia de
la imagen, sino
vincularla para que
cuando se realice un
cambio en la imagen

96
 original quede automáticamente actualizada en la presentación. Para ello, deberemos
pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar
y seleccionar la opción Vincular al archivo.

 Captura.
La captura de pantalla es una
imagen exacta de lo que se está
visualizando en la pantalla de tu
ordenador.
Al hacer clic sobre esta opción se
despliega un menú que permite
escoger qué captura queremos.
Esto se debe a que la herramienta
toma una captura de pantalla por
cada una de las ventanas abiertas no
minimizadas.
También dispone de la opción
Recorte de pantalla. Es similar a la
herramienta Recorte incluida en las últimas versiones del sistema operativo Windows.
Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint no
aparece en la captura. Se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer
de las capturas sin preocuparnos por que el programa nos tape zonas de la ventana o nos
quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás
manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

9.2. Características de las imágenes

Sobre las imágenes pueden realizarse multitud de operaciones. Al igual que con cualquier otro
elemento, las podremos:
Seleccionar, con el ratón y el teclado.
Mover, arrastrándolas o cortándolas.
Copiar, con la herramienta copiar del portapapeles.
Cambiar de tamaño, desde los marcadores de su contorno cuando están seleccionadas.
Y girar, voltear, alinear, distribuir y ordenar, desde el botón Organizar de la ficha Inicio.
Esto ya lo vimos en la unidad 4. Manejar objetos de este curso. Pero además de estas acciones
podemos realizar otras más específicas desde las Herramientas de imagen, en la ficha Formato.
Como, por ejemplo:

97
 Realizar correcciones de brillo o contraste.
Colorearlas.
Darles estilo.
Estas operaciones y algunas más las iremos desarrollando a lo largo de la unidad.

9.3. Ajustes de imagen

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen
quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de las Herramientas
de imagen agrupadas en la ficha Formato.

En este apartado nos centraremos en las herramientas del

grupo Ajustar.
A algunas imágenes les podremos Quitar fondo.
Inmediatamente observaremos el resultado en la
diapositiva, y podremos escoger en la cinta si queremos
aplicar los cambios o preferimos descartarlos.
En el caso de las fotografías las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y
contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores,
PowerPoint lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que
elegiremos cuál nos gusta más.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así como la
opción de colorear la imagen, también con el mismo sistema de pre visualización.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de unas
Opciones que abren un cuadro de diálogo donde podrás hacerlo.
Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se
suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original,
pueden resultar útiles para dar un efecto curioso a una imagen en un momento dado.
No importa cuántos cambios realicemos sobre las imágenes, siempre dispondremos de
las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamaño para devolver a la
imagen su aspecto original.

98
9.4. Redimensionar y recortar
Si queremos cambiar el tamaño que ocupa una imagen en la diapositiva podemos optar por
reducirla y ampliarla, o bien por recortarla para eliminar aquel contenido sobrante que no nos
interesa.

 Cambiar tamaño
Los cuadrados que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se
pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la imagen. Los
cuadrados que no están situados en las esquinas sirven para modificar únicamente la
altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
Otra forma de modificar el tamaño es desde la
pestaña Formato. Lo haremos estableciendo la
altura y la anchura en centímetros desde sus
correspondientes cajas de texto.

 Recortar
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo una
parte de la imagen, lo podremos hacer desde este mismo grupo con la herramienta
Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que rodea la imagen. Lo
único que debemos hacer es acercar el cursor al borde, hacer clic e ir arrastrando.
Quedará fuera del rango seleccionado por la línea de
recorte la zona que se va a eliminar. Al hacer clic
fuera de la imagen se aplicará el recorte
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más
amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta
Recortar.
Existen otras formas de recorte, que podremos explorar
desplegando su correspondiente menú.
Relleno y Ajustar permiten adaptar la imagen a su
correspondiente área de imagen. Otra opción muy
interesante es Recortar a la forma, que permite realizar un
recorte basado en
cualquiera de las
formas predefinidas
del menú. Así, podremos recortar nuestra
imagen en forma de estrella, de círculo, de
flecha, de corazón... sin apenas esfuerzo.

99
9.5. Estilos de imagen
En el grupo Estilo de la ficha Formato
dispondremos de un conjunto de Estilos
rápidos para dotar a la imagen de un
contorno vistoso que puede simular un
marco de fotografía o aplicar
sombreados y relieves.

Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado justo en la
esquina inferior derecha de la
muestra que hay en la cinta.
Con los botones Contorno y
Efectos de imagen podremos
crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.

 Contorno de imagen. Permite modificar el color del

borde de la imagen, así como su grosor y estilo.
 Efectos de la imagen.
Permite aplicar sombreados,
giros, efectos de reflejo,
iluminaciones, biseles, etc.
Podemos escoger uno de los
efectos preestablecidos o ir aplicándolos de forma
individual desde sus menús.

9.6. Álbum de fotografías

Hasta ahora hemos visto cómo insertar y manipular imágenes para que supongan un valor
añadido en nuestra presentación. Pero, en ocasiones, las imágenes son realmente las
protagonistas. En ese aspecto PowerPoint puede ser una herramienta muy útil, porque permite
crear álbumes de fotografías.
Así, podrás crear una presentación a partir de las fotos de unas vacaciones o un evento especial
y compartirla fácilmente a través de internet. Ya no será necesario que envíes un correo
electrónico a tus amigos con cada una de las fotografías adjuntas, sino que podrás adjuntar una
presentación que contenga todas y así enviar en forma de álbum tu selección de fotos más
especial, con la posibilidad de añadir anotaciones o música.
Normalmente lo crearemos desde una presentación en blanco, haciendo clic en Insertar >
Álbum de fotografías . Se abrirá una ventana como la siguiente:

100
Lo primero será insertar las imágenes que queremos incluir desde el botón Archivo o disco....
Observaremos que en la ventana se muestra una vista previa y una serie de herramientas para
modificar el álbum.

101
Cada imagen ocupará una diapositiva en la presentación, de modo que si queremos podemos
seleccionar una determinada fotografía e incluirle texto con la opción Nuevo cuadro de texto.
También podemos pasarlas a blanco y negro, reordenarlas desde los botones en forma de
flecha, quitar alguna, enderezarlas o ajustar su contraste y brillo.
En la zona inferior de la ventana podremos modificar aspectos del Diseño del álbum. En ella
podremos especificar si queremos que la fotografía ocupe la totalidad de la diapositiva (Ajustar
a la diapositiva) o si preferimos, por ejemplo, mostrar varias fotografías en una misma
diapositiva. Si no se encuentran ajustadas a la diapositiva podremos, de forma automática,
mostrar los títulos debajo de TODAS las imágenes desde la correspondiente opción.
También desde aquí podremos especificar el tema de la presentación.
Al pulsar el botón Crear se creará una nueva presentación con el álbum tal y como lo hayamos
diseñado.

102
 Capítulo 10: Trabajar con tablas
En una diapositiva, además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar tablas
que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a continuación las
tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word.

Conceptos básicos de las tablas

Lo principal antes de empezar a trabajar con tablas es necesario
saber qué es una tabla, para qué se suele utilizar y qué partes la
componen. Por eso, a continuación, te explicamos algunos
conceptos básicos sobre las tablas.
Las tablas se utilizan principalmente para organizar la
información en columnas y filas.
A continuación, te mostramos un ejemplo de una tabla.
Como puedes ver la combinación
de filas (Horizontal) y columnas (Vertical) generan unos
cuadrados que reciben el nombre de celdas. La tabla del ejemplo
tiene cuatro filas y tres columnas.
En las celdas es donde insertamos el texto.
La celda que se encuentra en la fila 1 columna 2 tiene el
siguiente contenido: 2º Celda.

10.1. Crear una tabla

Para insertar una tabla en una diapositiva, despliega el menú
Tabla de la pestaña Insertar.
Puedes definir la estructura de la tabla en la rejilla que se
muestra. Al pasar el cursor sobre los cuadros se irán coloreando
un número de filas y columnas con un borde naranja y verás
escritas justo encima las proporciones de la tabla resultante. En
nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4
columnas.
También desde este menú podemos seleccionar la opción
Insertar tabla, que mostrará
una ventana en la que podrás
indicar directamente el
número de columnas y filas.
Para que se inserte,
pulsaremos Aceptar.

103
Este es el mismo cuadro que se mostrará si creas la tabla desde un área de contenido existente
en el propio diseño de la diapositiva.
Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir.
El cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en la
Unidad 6. Por ejemplo, se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar
al centro, etc.
Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del teclado o con la
tecla TABULADOR.
Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá en la cinta
una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las pestañas Diseño y
Presentación.

La ficha Diseño contiene herramientas dedicadas a dar estilo y formato a la tabla.

La ficha Presentación muestra las herramientas dedicadas a alterar la estructura de la tabla y
sus elementos: su tamaño, su alineación, etc.

10.2. Eliminar una tabla, fila o columna

Para eliminar una tabla, una fila o una columna, lo único que debemos hacer es:
Seleccionarla. Si no sabes cómo visita el siguiente básico.
En la pestaña Presentación, desplegar el menú Eliminar.
Escoger la opción adecuada.

Selección en tablas
Seleccionar con el ratón
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda y, cuando
el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra
inclinada, hacer clic. La celda se coloreará.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna y, cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra
que apunta hacia abajo, hacer clic. La columna se coloreará.
Para seleccionar una fila colocar el cursor a la izquierda de la fila y hacer
clic.

104
 También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas
haciendo
clic
dentro de
una celda
y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos
seleccionar.
Seleccionar desde la cinta
Desde la ficha Presentación, mediante la opción Seleccionar.
Si hacemos clic en una celda y desplegamos dicho menú, podremos
decidir si queremos seleccionar toda la tabla, o simplemente la
columna o fila donde se encuentra el punto de inserción. Es decir,
la columna o la fila de la celda que habíamos seleccionado.
Al igual que en caso anterior, también se pueden realizar
selecciones múltiples. Seleccionando un par de celdas podremos
expandir la selección a todas sus filas o columnas correspondientes.

10.3. Insertar filas o columnas

Al igual que podemos eliminar filas y columnas, también podemos insertar nuevas filas o
columnas en una tabla que ya existe para ampliarla.
Lo haremos también desde la ficha Presentación.
Para insertar una nueva fila primero tenemos que
saber a qué altura de la tabla queremos insertarla.
Después nos situaremos en cualquier celda justo
encima o justo
debajo de donde queremos insertar la nueva fila y
utilizaremos las opciones Insertar arriba o Insertar debajo.
Para insertar una nueva columna el proceso es idéntico.
Nos situaremos en una celda y utilizaremos las opciones
Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha, según donde
queramos situar la nueva columna.

10.4. Bordes de una tabla

Modificar el estilo de una tabla consiste en modificar su
aspecto cambiándole por ejemplo el color de relleno, los
bordes, etc. En este apartado y el siguiente veremos estas
opciones, que se encuentran en la ficha Diseño. Como
siempre, lo primero es seleccionar una o varias tablas. Luego,
desplegamos el menú Bordes.

105
Por defecto se aplican bordes de color negro, finos y de línea continua, pero esto se puede
modificar desde el grupo Dibujar bordes:
Con los tres desplegables de la izquierda podremos
especificar un estilo, grosor y color de pluma. En la parte
derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla
o Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.

10.5. Color de relleno

Para modificar el color de relleno de una celda o un conjunto de ellas, utilizaremos el menú
Sombreado de la pestaña Diseño.
Ahí podremos seleccionar un color de la paleta que se muestra,
que depende directamente del tema que estemos utilizando en
la presentación. O bien hacer clic en Más colores de relleno...
para poder escogerlo de una paleta más completa.
Podemos hacer que no tenga color de relleno seleccionando la
opción Sin relleno.
Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar
Imágenes como fondo, Degradados o Texturas.
También en la ficha Diseño encontraremos otra forma de cambiar
el color de la tabla. Se trata de aplicar los estilos rápidos del
grupo Estilos de tabla. Desplegando el listado de diseños
disponibles desde el botón Más podremos seleccionar
cualquiera de los diseños preestablecidos para ahorrar tiempo.

Efectos de relleno
Podemos colorear fácilmente las celdas de una tabla desde su ficha Diseño, utilizando el menú
Sombreado. Pero, además, también podemos aplicar otros rellenos que resulten más vistosos:
Imagen nos permite utilizar una fotografía o cualquier otra imagen almacenada en nuestro
equipo como fondo. Como siempre, se abrirá un cuadro de diálogo que nos permitirá escogerla.
Degradado despliega un submenú para escoger entre distintas variaciones, del mismo modo que
Textura despliega otro con varios muestreos de distintas texturas entre los que escoger. Ambas
opciones tienen la posibilidad de escoger Más degradados o Más texturas. Al hacerlo, se abre
un cuadro de diálogo que permite una personalización compleja del relleno.

106
 Se trata de la ventana
Formato de forma, que en
su apartado Relleno
contiene las siguientes
opciones:

Relleno sólido utilizará sólo

un color, pero podremos
aplicarle una cierta
transparencia. Muy útil si la
tabla se encuentra sobre otro
objeto, para dejarlo
entrever.
Relleno degradado permite
escoger una combinación de
colores y crear una transición entre ellos, en varias direcciones.

Relleno con imagen o textura permite

escoger una imagen de archivo, una imagen
prediseñada o una textura como relleno,
además de poder establecer su alineación o
aplicación como mosaico.

Relleno de trama aplica tramados preestablecidos con los dos colores que escojas.

107
10.6. Combinar o dividir celdas
Combinar celdas consiste en convertir dos o más celdas en una sola. Esto nos puede servir por
ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que
combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. En cambio, dividir
celdas es el proceso contrario, que consiste en partir una celda en varias.
Encontraremos las herramientas para combinar y dividir en la ficha
Presentación.
Para combinar celdas debemos seleccionar varias celdas y hacer clic en
Combinar celdas.
Para dividir una celda hacemos clic en la celda en cuestión y pulsamos Dividir celdas.
Se abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar en cuántas columnas y filas se dividirá
dicha celda. Al Aceptar el cuadro se aplicarán los cambios.

108
 Capítulo 11: Trabajar con gráficos
Los gráficos se utilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad de
información y la muestran de forma muy visual. PowerPoint utiliza Excel para la creación de
gráficos, por lo que en esta unidad introduciremos los conceptos básicos para su utilización en
las presentaciones. Si te interesa profundizar más en la creación y configuración de los gráficos
te recomendamos que lo hagas desde algún curso de Excel.

11.1. Crear y eliminar gráficos

Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que
pulsar en el botón Gráfico de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que
quieres mostrar. Selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que más se adapte a tus necesidades.
Inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana
que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.

109
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad
busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la
diapositiva y te mostrará la hoja Excel con
los datos de ejemplo que se han utilizado
para crear el gráfico. Cualquier modificación
en los datos deberá realizarse desde la hoja
Excel. El gráfico se actualizará
automáticamente en la presentación.
La forma en que se pasa de una tabla de
datos a un gráfico es la siguiente:
La primera fila de la tabla se representa con
la leyenda (Serie 1, Serie 2...).
La primera columna contendrá los distintos
elementos representados (Categoría 1,
Categoría 2...), que se mostrarán sobre el
eje X (horizontal) en el gráfico.
Y los valores que toman los datos de la tabla
serán representados en el eje Y (vertical).

 Eliminar un gráfico es tan sencillo

como hacer clic sobre él y pulsar la tecla SUPR.

11.2. Herramientas de gráficos

Como podrás apreciar, cuando estás trabajando con un gráfico en la cinta aparecen las
Herramientas de gráficos.
Agrupan distintos botones con funcionalidades específicas en dos fichas:
Diseño: Más enfocado a los datos que contiene el gráfico y a la forma de mostrarlos. Desde esta
ficha también definiremos qué elementos se muestran en el gráfico, aunque no podremos editar
su formato.

Formato: Características enfocadas únicamente al formato de los elementos. Su orden y

alineación, colores, bordes, etc.

110
Iremos explicando las principales funciones a lo largo del tema.

11.3. Modificar el tipo de gráfico y su diseño

Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico de la
pestaña Diseño. Se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de gráfico y podrás
cambiar su apariencia.
A continuación, te mostramos una imagen de cómo quedarían los datos del gráfico de barras en
un gráfico circular.

Debido a las características del gráfico circular, sólo sería posible representar los datos de una
serie. Es por eso que es muy importante escoger el tipo de gráfico más adecuado a los datos a
representar.

 Otras características interesantes de la ficha Diseño son:

Modificar datos, que abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas editar los
datos introducidos.
Las opciones Diseño rápido y Cambiar colores, que permiten adaptar el gráfico en pocos
clics, escogiendo cualquiera de los diseños disponibles en el menú.
Los diseños modifican elementos que se incluyen en el gráfico y la forma de
mostrarlos.
Los cambios de colores simplemente alteran el color de los componentes del
gráfico.
Cambiar entre filas y columnas, que permuta las columnas por las filas, obteniendo un
resultado como el siguiente:

111
 Poder ocultar o mostrar etiquetas del gráfico como por ejemplo la leyenda, el título,
los rótulos de los ejes, etc. Lo haremos desde el grupo Diseños de gráfico, pulsando en
el botón Agregar elemento de gráfico:
Por ejemplo, si desplegamos Tabla de datos y
escogemos Con claves de leyenda, el resultado
sería el siguiente:

11.4. Formato del gráfico

La ficha Formato contiene las herramientas que ya conocemos. Podemos aplicar estilos rápidos,
colores de relleno, contornos y efectos. También podemos modificar la alineación, la posición
y el tamaño.
La peculiaridad que nos
encontramos en los
gráficos es que podemos
modificar dichos valores
para cada uno de sus
elementos. De este
modo, podremos modificar de forma independiente la leyenda, el área de gráfico, el color
representativo de una serie determinada, etc.

112
Para modificar un elemento primero deberemos seleccionarlo. Podemos hacerlo como siempre,

haciendo clic directamente sobre él en el gráfico.

O podemos ayudarnos de una herramienta muy
útil que nos permite seleccionarlo de un listado.
Dicho listado se encuentra en el grupo Selección
actual.

113
 Capítulo 12: Trabajar con diagramas
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar
diagramas. En esta unidad descubrirás lo fácil que es.

12.1. Crear un diagrama

Para crear un diagrama tienes que situarte en la ficha Insertar y seleccionar la opción SmartArt.
O bien seleccionar su icono en la propia diapositiva si esta incluye la
posibilidad de incorporar este tipo de contenido.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de
diagramas que te ofrece PowerPoint clasificados en categorías.
Nosotros utilizaremos un diagrama de Jerarquía en los ejemplos.

Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Se
insertará el diagrama en la diapositiva.

12.2. Herramientas de SmartArt

Una vez insertado el diagrama aparecen las Herramientas de SmartArt en la cinta, que
contienen las fichas Diseño y Formato:

114
A través de ellas podrás controlar todas las operaciones que es posible realizar con él.

 Diseño: Contiene las herramientas más

específicas.
Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más
elementos al diagrama, así como cambiar su
estructura y organización.
El grupo Diseños permite escoger otro tipo de
diagrama, siempre y cuando sea de la misma
categoría. En nuestro caso podríamos escoger
entre los distintos diagramas jerárquicos.
Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto
estético: colores y diseños rápidos que nos
facilitan el trabajo porque tan solo debemos
escoger aquel que más nos guste, sin necesidad
de perder el tiempo personalizándolo elemento a
elemento. En cualquier momento es posible
recuperar el formato por defecto, pulsando
Reestablecer gráfico.

 Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a
otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al
texto y al texto en sí.
El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como
aumentar o disminuir su tamaño.
Dispondremos de los típicos grupos Tamaño y Organizar para redimensionar, alinear,
ordenar, etc.
Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rápidos, rellenos,
contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.

12.3. Añadir texto

Existen dos formas de añadir texto a las formas que conforman un diagrama.
Hacer clic sobre la forma y escribir. Así, sucesivamente, para cada una de ellas. Utilizar
el Panel de texto, que abre un panel donde podremos ir insertando el texto en forma de
esquema, que irá adaptándose a las formas del diagrama automáticamente. Activamos
el panel desde el botón de la ficha Diseño.

115
Observa cómo en el panel de texto se representan las dependencias con tabulaciones y los
asistentes con una pequeña viñeta en forma de flecha. Fíjate también en que, cuando un
elemento está siendo editado en el panel, queda seleccionado en el diagrama.
Como siempre, el texto que viene incluido en el diagrama es susceptible de ser formateado con
las herramientas que ya hemos visto de la ficha Inicio (subrayar, negrita, alineaciones, etc.) o
bien desde los Estilos de WordArt de la ficha de Formato.

12.4. Agregar y eliminar formas

Al insertar un diagrama en la presentación se crea con una estructura predeterminada. Pero
esta estructura rara vez nos servirá tal cual, de modo que necesitaremos incluir nuevas formas
y eliminar otras para representar los datos como deseamos.

 Eliminar formas:
Hacer clic sobre su borde de modo que se muestre un contorno de selección representado
por una línea continua. Después, pulsar la tecla SUPR.
También podemos hacerlo desde el panel de texto: eliminando un punto del esquema se
eliminará su forma correspondiente.

 Agregar formas nuevas:

Desde la cinta, en la ficha Diseño, desplegamos el menú
Agregar forma. La forma se agregará en la posición
indicada, tomando como referencia aquella que esté
seleccionada.
Agregar forma detrás y Agregar forma delante incluyen
una forma al mismo nivel de la que esté seleccionada. Detrás
a su derecha y delante a su izquierda.
Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la forma
seleccionada. Agregar forma debajo lo hará a un nivel inferior (dependiente).
Agregar asistente incluye una forma que no está exactamente al mismo nivel, pero
tampoco es dependiente, es decir, un "ayudante".

116
Veamos algunos ejemplos:
Antes y después de insertar una forma dependiente:

Antes y después de insertar una forma al mismo nivel:

Antes y después de insertar un asistente:

También podremos crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar INTRO tras
introducir el texto de un elemento, se insertará un nuevo elemento.

 Modificar nivel
Si queremos subir o bajar el nivel de una determinada forma, podemos hacerlo de dos
modos.
Desde la ficha Diseño, con las herramientas Promover y Disminuir nivel.
Desde el Panel de texto. Para aumentar su nivel pulsaremos la tecla RETROCESO,
posicionándonos justo delante de su texto. Para bajar su nivel pulsaremos la tecla
TABULADOR.

117
12.5. Organizar formas
PowerPoint permite modificar la posición de los elementos dependientes de una forma. Por
ejemplo, le podemos decir que todas las formas que dependan de la que tenemos seleccionada
se sitúen a la izquierda.
Para modificar el diseño tienes que seleccionar la forma que
quieras y después desplegar el menú Diseño de la pestaña
Diseño.
Para entenderlo mejor, observa qué ocurriría con el siguiente
diagrama si le aplicáramos los distintos diseños teniendo
seleccionada la forma principal Dirección:

12.6. Convertir texto a diagrama y viceversa

Podemos transformar un texto en un diagrama de forma sencilla gracias a las herramientas de
conversión que incorpora PowerPoint.

 De texto a diagrama

Asegúrate de que el cuadro de texto sólo contiene el texto que deseas convertir antes
de hacerlo, porque no permite la conversión parcial de su contenido. Luego, los pasos a
seguir son:

118
 Seleccionar el cuadro de
texto.
En la ficha Inicio, grupo
Párrafo, desplegar el
menú Convertir a
SmartArt.
Escoge cualquiera de los
propuestos o pulsa en la
opción Más gráficos
SmartArt para
seleccionar otro. La
transformación se hará
efectiva
inmediatamente.
Observa el ejemplo:

 De diagrama a texto
Seleccionar el diagrama.
En las Herramientas de SmartArt, ficha Diseño, grupo Restablecer, desplegar el menú
Convertir y seleccionar Convertir en texto.

119
 Capítulo 13: La barra de dibujo
PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas, trazos y figuras
básicas. A estas figuras se las denomina Formas.

13.1. Dibujar una forma

Para dibujar una forma en nuestra
presentación, debemos escogerla desde:

El menú de la ficha Insertar.

O desde las formas del grupo Dibujo en la ficha Inicio.
Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la
diapositiva para incluirla. Si queremos controlar el
tamaño que adquirirá en el propio momento de la
creación hacemos clic y sin soltar arrastramos para darle
las dimensiones adecuadas.

13.2. Tipos de formas

Las formas se organizan en categorías:

 La sección Líneas, nos permite dibujar líneas

rectas, curvas y flechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si
acercamos un conector a otra forma, aparecen
unos puntos negros. Si aplicamos ahí el conector,
permanecerá unido, aunque desplacemos la
forma. Al seleccionar la línea esta unión se
representará con un punto verde.

En Líneas cabe destacar un par de herramientas

que se comportan de un modo ligeramente
distinto:

120
 Forma libre, que nos permite trazar líneas rectas consecutivas para formar una figura
personalizada. A cada clic se creará un vértice y la figura estará finalizada cuando se
cierre, es decir, cuando el principio de la línea se una con el final. Si necesitamos crear
una figura que no esté cerrada podemos finalizar haciendo doble clic o con la tecla ESC.
A mano alzada, que nos permite trazar una línea libremente por la diapositiva como si
de un lienzo se tratara.

 La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas
podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada
diapositiva, o se ejecute un programa.
 El resto de formas son formas prediseñadas que, aunque en un principio se insertan del
mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.

13.3. Trabajar con formas

Una forma es un objeto, así que para modificarlo nos sirve todo lo aprendido en la Unidad 4
Manejar objetos.
Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos,
que nos permitirán modificar su forma:

 Los cuadrados en las esquinas del marco nos permiten estirar la forma
desde la esquina, mientras que los del centro del marco permiten alargar o
ensanchar la figura.
 Pulsando la flecha circular situada encima de la imagen,
y arrastrando hacia un lado u otro, podremos rotar la figura.

 Moviendo el cuadrado amarillo modificamos la figura, pero de forma

independiente y diferente para cada tipo de forma. Por ejemplo, se
puede agudizar la punta en alguna flecha o modificar la curvatura de
la boca si incluimos una forma de cara.
Si la forma seleccionada está compuesta
por varias formas, podemos modificarlas
independientemente pulsando el icono
Modificar puntos, en la pestaña Formato.
Al Modificar puntos, cada figura que
compone la forma principal se rodeará de
unos puntos negros que nos permitirán redimensionarla.

 Texto en una forma

Para incluir texto en una forma, basta con comenzar a escribir el
texto teniendo la forma seleccionada. Luego, lo trataremos como
un cuadro de texto normal.

121
13.4. Estilos de forma
Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...). El estilo
que hay disponible por defecto cambia en función del tema aplicado a la diapositiva.
Los iconos que nos permitirán hacerlo se
encuentran en la pestaña Formato.
Y también en el grupo Dibujo, de la pestaña
Inicio.
Desde luego lo más rápido es escoger uno de los estilos rápidos
que se listan. Sin embargo, podemos personalizarlos a nuestro
gusto desde las herramientas de Relleno
de forma, Contorno de forma y Efectos
de forma.
Estas tres herramientas despliegan un menú donde definir cada uno de
los aspectos configurables de las formas. Ya los hemos ido viendo a lo largo del curso, así que
no profundizaremos en ellos.

Sólo destacar que las formas de líneas y líneas con flecha se pueden modificar desde su
Contorno de forma para que muestren una dirección distinta. Además, obviamente, este tipo
de formas no permite la aplicación de un relleno.
Ejemplos de cambios de relleno, contorno y efectos sobre una misma figura:

122
13.5. Agrupar y desagrupar
Cuando trabajamos con varias formas a la vez a veces puede interesarnos moverlas, copiarlas,
girarlas o voltearlas a la vez, como conjunto. También es posible que lo que busquemos sea
crear una figura a partir de varias.
Si bien es cierto que podríamos realizar una selección múltiple, lo más cómodo en la mayoría
de casos es agruparlas. Al agrupar, las figuras se comportarán como una solo y no deberemos
preocuparnos de si hemos realizado correctamente o no la selección. Una vez hemos terminado
de trabajar con ellas, podremos desagruparlas, si lo deseamos.

 Para agrupar varias formas:

Las seleccionamos.
En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos el menú Agrupar
y hacemos clic en Agrupar. Ten presente que, si no hay más de una
forma seleccionada, esta opción aparecerá inactiva.

 Para desagrupar una forma previamente agrupada:

La seleccionamos.
En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos el menú Agrupar
y hacemos clic en Desagrupar. Ten presente que, si no hay más de
una forma seleccionada, esta opción aparecerá inactiva.

123
 Capítulo 14: Elementos multimedia
Incluir elementos multimedia como sonidos y vídeos en nuestra presentación enriquecerá el
contenido y haremos más amena la exposición.
Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien grabarlos en
ese preciso momento desde PowerPoint.

14.1. Insertar sonidos

Para insertar un sonido en una presentación haz clic en la ficha
Insertar y en el grupo Multimedia despliega el menú Sonido. Las
distintas opciones te permitirán escoger el origen del sonido que
deseas insertar.

 Audio en Mi PC... abre un cuadro de diálogo para escoger

el archivo de audio del disco duro. Permite varios formatos
distintos: aac, midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 o mp4, entre
otros.

 Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple.
Lo único que hay que hacer es pulsar el botón Grabar y empezará a grabarse
cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación, pulsamos el
botón Parar . Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón Reproducir
. El sonido se incluirá en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro
de diálogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar
el sonido, el resultado siempre será el mismo.
Aparecerá en la diapositiva una imagen de un
pequeño altavoz.
Si la imagen está seleccionada en la vista
Normal, se visualizará su reproductor y
podrás probar el sonido. También se puede Reproducir desde la cinta.
En cambio, durante la vista de
Presentación, de cara al público, el
reproductor se mostrará al pasar el
cursor sobre el icono.

124
14.2. Reproducción del sonido
Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al
hacer clic sobre su icono. Pero eso no tiene por qué ser así.
Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecerán las
Herramientas de audio. En la ficha Reproducción podremos escoger el Volumen de
reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.

Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva.

Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono.
Si marcamos la opción Reproducir en todas las diapositivas podremos, por ejemplo, incluir una
canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, como sonido ambiente.
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda la
presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante presentación. Así no se
mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción Repetir la
reproducción hasta su interrupción; así no nos tendremos que preocupar si la canción termina
antes de que pasen las diapositivas.

14.3. Cambiar el icono de reproducción

Como hemos dicho, por defecto al insertar un sonido se incluye un dibujo de un altavoz que lo
representa. Pero es posible cambiar la imagen para que sea una fotografía o un logotipo el que
inicie el sonido.
Al hacer clic en el icono, en las Herramientas de audio se muestra la ficha Formato.

En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes, tamaño,
organización, correcciones, etc. Podemos tratar el icono como cualquier otra imagen.

14.4. Marcadores en audio

Es muy sencillo entender cómo funciona un marcador si pensamos por ejemplo en los
marcadores de los libros. Nos permiten marcar en qué punto empieza una determinada parte y
así poder ir directamente a ella durante la reproducción. Nunca está de más tener preparados

125
algunos marcadores; así, si disponemos de tiempo, podemos mostrar la reproducción al
completo, pero si vamos un poco ajustados podremos pasar directamente a lo que nos interesa
destacar.
Encontramos estas herramientas en la ficha Reproducción, grupo
Marcadores.
El funcionamiento de los marcadores va ligado al reproductor que se pre
visualiza en la vista Normal de la diapositiva.
Este es el reproductor en estado inicial:
Si pulsamos el botón de la izquierda de
reproducción, escucharemos el sonido o
canción. En el momento en que queramos
insertar un marcador, pulsamos el mismo
botón para pausarlo y a continuación
hacemos clic en Agregar marcador.
La marca se representará con una pequeña
bola amarilla. Esto es así porque está
seleccionada, pero si seguimos con la
reproducción dejará de estarlo y se verá de
color blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer
clic sobre él. En el momento en que esté

seleccionado podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.

14.5. Editar sonido

PowerPoint incluye unas herramientas básicas de edición que nos permitirán recortar el audio
o crear un efecto de atenuación (fade) al principio y al final, denominados fundido de entrada
y fundido de salida.
Desde las opciones de fundido podremos definir un
aumento progresivo del volumen en la entrada, o una
disminución del mismo a la salida. Lo único que
tenemos que hacer es indicar el tiempo de
progresión.
La opción Recortar audio abre una pequeña ventana que muestra la onda de sonido en una
barra. Desplazaremos los marcadores verdes (inicial) y rojo (final) o bien estableceremos valores
exactos. De esta forma todo lo que quede antes o después de dichos marcadores o valores se
desechará y no se reproducirá.

126
14.6. Insertar y reproducir vídeos
Insertar vídeos en la presentación es muy similar a insertar sonidos. En la ficha Insertar y en el
grupo Multimedia despliega el menú Vídeo. Las distintas opciones te
permitirán escoger el origen del sonido que deseas insertar.

 Vídeo en Mi PC... abre un cuadro de diálogo para escoger el

archivo del disco duro. Permite varios formatos distintos: asf, avi,
mpeg, 3gp, mpeg-2, quicktime movie, wmv o mp4. También permite
la inclusión de películas Flash (archivos swf).

 Vídeo en línea... esta opción, como se ve en la siguiente imagen, nos permite incluir
vídeos desde nuestro espacio en OneDrive. Para ello deberemos identificarnos con la
cuenta de Windows que hayamos utilizado para guardar el vídeo en OneDrive. También
podemos buscar un vídeo en YouTube. Otra posibilidad es pegar el código que algunas
páginas web proporcionar para reproducir sus vídeos. Por último, podemos conectar con
una cuenta de Facebook para tomar un vídeo desde allí.

127
 Una vez hemos insertado el vídeo en la diapositiva, si quieres que se muestre una pre
visualización en la vista Normal, tal y como se vería al reproducir el vídeo en la vista
Presentación, deberás hacer clic sobre ella y una vez seleccionada pulsar Reproducir
en cualquiera de las fichas contenidas en Herramientas de vídeo.
Por lo demás, las
herramientas de vídeo
son casi idénticas a las
de audio. Por un lado,
desde la ficha
Reproducción
podremos indicar cuándo iniciar la
reproducción, insertar efectos de
fundido de entrada o de salida,
agregar marcadores, recortar el
vídeo, etc. Por otro lado, desde la
ficha Formato podremos ajustar el tamaño, organizar varios vídeos o aplicar efectos y
estilos, entre otros.

 En la ficha Reproducción destacaremos una aplicación que puede resultarnos útil. Si

hemos establecido que se inicie Automáticamente puede ser interesante activar la
opción Ocultar con reproducción detenida. Así, una vez haya finalizado, el vídeo
desaparecerá a ojos de la audiencia.

14.7. Grabación de la pantalla

Esta es una novedad respecto a la versión anterior de PowerPoint, ahora podemos realizar una
grabación de todo lo que ocurre en la pantalla de nuestro ordenador durante un
periodo de tiempo. Para activar la grabación pulsamos en el botón Grabación de
pantalla de la cinta de opciones Insertar.
Se abrirá una ventana como la que vemos en la siguiente imagen.
Desde aquí podemos iniciar la grabación
pulsando en el círculo, detenerla
pulsando en el cuadrado, activar o no la
grabación de audio, activar o no la
grabación del puntero del ratón, y
seleccionar un área de la pantalla si no
queremos que se grabe toda la pantalla.
Una vez comenzamos a grabar la pantalla podemos pulsar la combinación de teclas Windows +
Mayúsculas + Q para dejar de grabar, y el vídeo se incrustará en la diapositiva. A partir de ahí
lo trataremos como cualquier otro vídeo.
En el vídeo sobre las novedades de la unidad 1, explicamos con un ejemplo cómo funciona esta
grabación de pantalla.

128
 Capítulo 15: Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos e incluso al texto que forman parte
de ellas, haciéndolas así más profesionales o atractivas, además de conseguir llamar la atención
de las personas que la están viendo.

15.1. Animar textos y objetos

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación,
habrá que ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de las que se
muestran.
En función de la animación escogida se
activará el botón Opciones de efectos,
que nos permitirá personalizar algunos
aspectos del efecto en sí. Por ejemplo,
si escogemos una animación de
desplazamiento, desde este botón
podremos indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de
color, podremos elegir qué color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al objeto.
Los números se van asignado correlativamente a
los objetos animados de la diapositiva. Además,
percibiremos que el fondo del número se muestra
rosado para aquel objeto que esté seleccionado.
Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para
alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué
objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se
iniciará a la vez que la anterior o si lo hará después de ella. Incluso podremos establecer la
duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el
efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la
cinta.

 Quitar una animación.

Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva
y pulsamos la tecla SUPR.

 Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella
que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores
distintos:

129
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar
o iniciar el objeto.
Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el
objeto, haciéndolo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresión
de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.

Por último, encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una
estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. Como podemos
ver en esta imagen hay diferentes tipos de trayectorias, incluso Ruta personalizada que
permite dibujar la ruta con total libertad utilizando el ratón.

130
 Incluso una vez dibujada la ruta podemos ajustarla con todo detalle pulsando con el
botón derecho sobre la ruta y eligiendo Modificar puntos.
Por defecto los puntos de la ruta son puntos
rectos (esquinas) pero podemos
transformarlos en puntos suaves
(redondeados) haciendo clic con el botón
derecho en uno de los tiradores blancos de
los puntos, aparecerá esta ventana para que
cambiemos el tipo de punto.

Encontrarás gran variedad de animaciones

al desplegar el botón Más . Sin embargo,
aún se pueden mostrar más haciendo clic
en sus correspondientes opciones del
menú.

 Animación avanzada.
Sin embargo, solo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si
deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo, una de entrada y una de salida,
deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.
En este grupo también podemos Copiar animación
para reproducir exactamente la misma sobre otro
objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite
escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este
menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un objeto solo
si se hace clic previamente en otro.

131
15.2. Panel de animación
El Panel de animación se activa desde el grupo Animación avanzada y muestra un listado de
todas las animaciones de la diapositiva. De esta manera, vemos más claramente el orden y los
efectos aplicados, así como la forma en que se inician.
Gráficamente apreciamos:
El orden y número de animaciones de la diapositiva
(1, 2...).
El tipo de animación, mostrando su icono
representativo en forma de estrella.
El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título,
subtítulo, contenido...)
Su duración y forma de inicio, que se aprecia con las formas
situadas a la derecha del nombre del objeto. Si se inician a
la vez, o si se inicia uno a continuación del otro, se apreciará
en la forma en que se dibujan.
Al seleccionar una animación en el panel observaremos que
dispone de un menú desplegable con una serie de
opciones, que nos permiten:
Modificar la forma en que se inicia.
Eliminar la animación con el botón Quitar.
Modificar las opciones del efecto aplicado.
O bien cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido
a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma
de trabajo que más cómoda te resulte.

15.3. Orden de las animaciones

El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden
de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en
que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que deseemos. Podemos
cambiar el orden seleccionando su pequeño número representativo y pulsando los botones
Mover antes y Mover después.
Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado de
todas las animaciones, podemos utilizar el botón para modificar su orden de aparición.

132
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada
momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si
se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.
Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo.
Tenemos tres objetos, cada uno con una
animación que establece cuándo aparecerán en la
diapositiva.
Si los
tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el
mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo
tanto, se definirán como
1, 2 y 3 tanto en el panel
como en la diapositiva.
En cambio, si
establecemos que una de ellas (Imagen 5) se inicie
Con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará
a mostrarse en la diapositiva con el mismo número
que la que haya justo
antes que ella. Ambas
animaciones se
ejecutarán juntas en
segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Después de la
anterior la numeración será igual que en el caso
anterior. La diferencia será que en el panel se
mostrará el objeto que representa su ejecución
justo después de que
finalice el anterior (es
decir, con un
desplazamiento a la
derecha).
Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya.

15.4. Transición de diapositiva

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de
las opciones de Transición a esta
diapositiva.
Al igual que en las animaciones, en
función de la transición escogida

133
podremos modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos
configurar la forma en que se ejecutará la transición desde el grupo Intervalos.
Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los que se
muestran en la lista.
La duración del efecto.
Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer
clic con el mouse o Después de un tiempo determinado.
El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diapositivas
de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.

134
 Capítulo 16: Publicación
En esta unidad veremos distintas formas de exportar una presentación. También aprenderemos
a cambiarla de formato. Encontraremos las herramientas necesarias en Archivo > Exportar.
Para finalizar, daremos unos pequeños consejos a la hora de realizar la proyección de cara a
una audiencia.

16.1. Empaquetar para CD-ROM

Una vez nos hemos asegurado de que la presentación está lista para ser publicada hacemos clic
en Archivo > Exportar > Empaquetar presentación para CD. Un texto nos informará de los
componentes que se incluirán en el CD, es decir, tanto la presentación como todos los archivos
que sean referenciados o vinculados desde ella. También se incluirá un visor para que las
personas que no dispongan de PowerPoint puedan ejecutarla igualmente. De este modo será
totalmente independiente. Tras leerlo, pulsamos el botón Empaquetar para CD-Rom.

Se abrirá una ventana donde se mostrará incluida la presentación que esté abierta. Le daremos
un nombre al CD y luego ya podremos ir agregando tantas presentaciones como deseemos,
pulsando Agregar.

135
Con el botón de Opciones podremos establecer qué archivos se incluirán en el CD además de la
presentación: archivos vinculados y fuentes utilizadas. Así nos aseguramos de que, aunque la
persona que visualice el CD no disponga de dicho material, podrá verlo correctamente. También
es posible proteger la
presentación con una
contraseña o revisar si
hay algún tipo de
información que sería
recomendable no
incluir.
Una vez esté todo
listo sólo nos queda
decidir si queremos
copiar el contenido
seleccionado a un CD
o a una carpeta,
haciendo clic en el
botón correspondiente.
Copiar a la carpeta abrirá una ventana solicitando el nombre que quieres darle a dicha
carpeta y la ruta donde quieres crearla.
Copiar a CD iniciará la grabación. Por lo tanto, antes de pulsar, asegúrate de que has
insertado un CD en blanco en la bandeja.

16.2. Exportar a Word, PDF o vídeo

Otra aplicación muy útil es poder exportar la presentación a otro tipo de archivo. Por ejemplo,
un documento de Word, un documento PDF, o incluso un vídeo.
Para hacerlo, nos
situamos en Archivo >
Exportar.
En la zona inferior
podremos pulsar:
Cambiar el tipo de
archivo para escoger
otro formato de
PowerPoint, guardar
como plantilla, etc. El
más interesante de este
grupo podría ser guardar
como Presentación de
diapositivas de
PowerPoint. Este
formato es muy interesante, porque se genera un archivo de presentación que se abre

136
 directamente como una presentación. Es el formato típico para compartir presentaciones
por correo electrónico. De este modo los usuarios poco expertos no inician la
presentación en modo edición en vista normal, lo que podría desconcertarles si no saben
utilizar PowerPoint. También puede ser interesante exportar diapositivas como archivos
de imagen .png o .jpg.
Crear documento PDF/XPS para crear una imagen de las diapositivas en formatos que
no son fácilmente editables. Ideal para compartir la presentación sin permitir su
modificación.
Crear un vídeo creará un archivo de tipo Windows Media (archivo con extensión .wmv)
o MPEG-4 (con extensión .mp4) para la reproducción de la presentación como vídeo. Así
podríamos incluirlo en portales de vídeos como Youtube.
Crear documentos creará un archivo de Word con el contenido de las diapositivas para
poder darle otro formato y estilo. La gran ventaja de exportarlo de esta forma es que
los textos se actualizarán automáticamente si se realiza alguna modificación sobre la
presentación de diapositivas.
Imagina el potencial de este tipo de herramienta, con un ejemplo: Una empresa pública posee
las diapositivas más relevantes que utilizan en sus conferencias. El director o coordinador podría
disponer de un informe permanentemente actualizado con la información que cada uno de ellos
está dando a los clientes en sus ponencias.

16.3. Consejos a la hora de la proyección

Durante el curso has aprendido a utilizar la herramienta PowerPoint. Para finalizar te damos
algunos consejos a la hora de realizar presentaciones en público.
Trata de crear presentaciones poco densas, más bien visuales. Tus palabras serán las que
den sentido a las diapositivas. De ese modo ganarás la atención del público y evitarás
que la gente tome nota sistemáticamente de lo que lee.
Tu audiencia estará más relajada si les informas de antemano de que dispondrán del
material mostrado, si lo desean. Normalmente no es recomendable que compartas con
tu audiencia la presentación en su formato original, sino que se entrega en PDF o en
formato impreso. A menos, claro, que desees que dispongan de ella para compartirla con
terceros y poder modificarla. (Unidad 8)
Incluye ejemplos en forma de vídeo, imágenes, audio o gráficos, que apoyen tus palabras
y te den credibilidad. (Unidades 9-14)
No abuses de las animaciones. Utilizar los distintos recursos cuando aportan algo da
imagen de profesionalidad. Abusar de ellos puede distraer a la audiencia o dar la imagen
de que lo usas con frecuencia porque lo acabas de aprender. (Unidad 15)
No dudes en utilizar la pluma, el lápiz o el marcador durante la proyección para recalcar
palabras o dibujar sobre la diapositiva si es necesario. Te puede servir como pizarra.
Si vas a utilizar un proyector conectado a un ordenador, utiliza la vista moderador para
controlar mejor su avance y disponer de las notas de orador en la pantalla, así como de

137
 la posibilidad de buscar referencias o información en tu equipo sin que la audiencia lo
perciba. (Unidad 7)
Aunque reutilices una misma presentación para varias exposiciones, párate a pensar en
tu audiencia y de qué forma les puedes llegar mejor. Ocultar ciertas diapositivas que
puedan resultar menos relevantes o de un nivel mayor de profundidad, así como
modificar el orden de aparición de las diapositivas, son recursos que nos permiten
adaptar la presentación sin realizar duplicados ni cambios en el contenido. (Unidad 2)
Si expones la presentación en una sala en que la audiencia dispone de ordenadores puede
ser útil compartir con ellos la presentación o mostrarla en equipos remotos manteniendo
el control desde tu propio equipo. (Unidad 16)
También hay que cuidar mucho la presentación como orador. Disfruta de ella con
empatía y humildad, pero con profesionalidad. Utiliza anécdotas, muéstrate relajado y
ve al grano. Ten suficientemente preparada la presentación como para no necesitar
leerla, y mantén el contacto visual con el público. En definitiva, transmite seguridad y
despierta el interés.
A pesar de todo el mejor consejo es observar ejemplos de presentaciones, identificar sus puntos
fuertes y adaptarlos a tus necesidades. Cada proyección es un mundo.

138
 Capítulo 17: Compartir documentos –
OneDrive
17.1. Introducción
Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir documentación y
trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. También es frecuente trabajar con
versiones de programas que no necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan
en la red, como, PowerPoint Online. Incluso podemos trabajar desde los tablets y teléfonos
móviles con presentaciones de PowerPoint mediante la aplicación PowerPoint App. En lugar de
guardar las presentaciones en nuestro dispositivo local (ordenador, tablet, smarphone) podemos
guardarlas en internet, mediante el servicio de almacenamiento de Microsoft llamado
OneDrive.
En esta unidad vamos a ver cómo compartir documentos PowerPoint de varias formas, aunque
vamos a hacer hincapié en compartir a través de OneDrive por ser la más importante. Por lo
tanto, vamos a explicar primero todo lo referente a OneDrive.

En la unidad 18 veremos PowerPoint Online, el PowerPoint gratis que se ejecuta en el

navegador; y PowerPoint App, el PowerPoint gratis para los smartphones y tablets.
En general, podemos decir que las ventajas del uso de internet para trabajar con documentos
superan a las desventajas, entre las ventajas podemos citar las siguientes:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintas
ubicaciones.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que
ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier ubicación a los documentos, inclusive desde terminales
móviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas o robos de
información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.
Permite ejecutar programas desde la propia internet, sin instalar nada en nuestro
dispositivo.
También tiene algunas desventajas:
Si falla la conexión a internet no podremos acceder al documento.
La privacidad ya no depende de nosotros, debemos confiar en una empresa privada.

139
17.2. OneDrive
Desde que Internet se extendió de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas
conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal característica
es que no están instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir
en "la nube". Para usar este tipo de programas sólo necesitamos un navegador web y una
conexión a Internet.
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas
es Office Online (Word online, PowerPoint
online, ...) que permiten crear documentos de
texto, presentaciones, etc. El elemento inicial
de estos ecosistemas informáticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una
cuenta de correo para tener acceso a todos estos servicios.
El complemento imprescindible para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es poder
guardar los archivos también en la nube. De ahí han surgido servicios como OneDrive de
Microsoft. Aparte de estos programas que trabajan en la nube (Office Online y PowerPoint App),
OneDrive también se puede utilizar para guardar archivos desde PowerPoint escritorio.
También existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan
aparejados otros programas, como Dropbox o Box. A estos servicios se les suele llamar discos
duros virtuales o discos duros en la nube. Realmente el pionero en este tipo de sistema fue
Google Drive que también lleva asociado un sistema de correo (Gmail) y un procesador de texto,
presentaciones, hoja de cálculo, dibujos y mapas.
OneDrive es una buena solución para compartir archivos entre diferentes dispositivos de
distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu móvil Android y
enviársela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu
casa y enviársela al ordenador MacBook de un familiar.

 ¿Qué es OneDrive?
OneDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde
un ordenador o desde un dispositivo móvil (teléfonos y tablets) se pueden subir archivos
a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, OneDrive
nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde
diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. OneDrive funciona en
navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android. Y también desde una
aplicación que podemos instalar en el ordenador y en dispositivos móviles.
OneDrive también permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para
cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso
para que modifiquen el archivo o sólo para que lo lean. Más adelante ampliaremos este
punto.
Para usar OneDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows
live, ...). Sólo por eso Microsoft pone a disposición de sus usuarios un espacio de 5 GB

140
 (en Enero de 2017) para usar con OneDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365
este espacio se amplía
a 1 TB.

 ¿Qué se puede
subir a OneDrive?
Como decíamos,
OneDrive está
pensado
fundamentalmente
para usar con los
programas de Office y
por lo tanto se pueden
subir archivos de Word
(.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero también se pueden subir
fotografías, música y vídeos, así como archivos comprimidos zip y en general, cualquier
archivo de los tipos más comunes.

 ¿Cómo usar/instalar OneDrive?

Básicamente, hay dos formas de utilizar OneDrive:
OneDrive como servicio, sin instalar nada en el dispositivo (ordenador, tablet,
smartphone). Lo veremos a continuación.
OneDrive como aplicación de escritorio (o App) instalada en nuestro dispositivo
(ordenador, tablet, smartphone) que veremos un poco más adelante.
En ambos casos hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.

17.3. OneDrive como servicio

Puedes usar OneDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft
sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo móvil.
Es decir, para usar OneDrive como servicio sólo necesitas darte de alta en una cuenta de
Microsoft.
Para acceder sólo necesitas ir a la web de onedrive.com (o outlook.com) y dar tus datos de
acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenías ya. En este tema básico lo tienes detallado.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya necesitarías hacer prácticamente nada más
con OneDrive, simplemente iniciar sesión en Word con ese usuario y a partir de ese momento
ya podrías guardar tus documentos de Word en OneDrive porque cada vez que vayas a guardar
un documento te aparecerá una unidad OneDrive como un dispositivo más.

Es decir, al hacer clic en el icono Guardar desde PowerPoint aparecerá una ventana similar
a esta.

141
Y al hacer clic en OneDrive: Personal podrás guardar tu documento en la nube como si se
tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de OneDrive. Observa como
debajo aparece la cuenta con la que estás usando OneDrive.
De todas formas, OneDrive también tiene su propia interfaz desde el navegador web para
manejar los archivos. Si vas a almacenar otro tipo de archivos distintos de documentos de
PowerPoint es interesante que la conozcas, en este tema básico te la explicamos brevemente.
Sincronización.
Por defecto, al abrir OneDrive se sincronizan automáticamente los archivos, de esta forma, los
archivos que subas desde un ordenador podrás verlos desde otro ordenador sin hacer nada más.
Dependiendo de la velocidad de la conexión a Internet y del tamaño de los archivos la
sincronización puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si estás dentro de OneDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo
desaparecerá de tu pantalla de forma automática.

Cuenta correo Microsoft

La empresa Microsoft, al igual que lanza los productos Office de escritorio como Excel, Access
o Word, también dispone de otros servicios que se ofrecen de forma gratuita a través de
internet. Un ejemplo son los servicios Office Online, el programa de mensajería instantánea
Skype o el correo electrónico Outlook, entre otros. El único requisito es poseer una credencial
Microsoft.
Una credencial o cuenta Microsoft no es más que un correo electrónico proporcionado por
Microsoft, con una clave de acceso. Para conseguirlo, debemos ir a la página web de Outlook o
de OneDrive.

142
 Ahí encontraremos un enlace para
proceder al registro, como Suscríbase
gratuitamente. A continuación,
encontraremos el formulario de alta:
Los datos imprescindibles son:
Elegir el correo electrónico que deseas
(si ya está siendo utilizado por otra
persona te avisará).
Elegir la contraseña secreta que te dará
acceso a tu correo y confirmará tu
identidad, validando la credencial.
Con estos datos creará tu cuenta,
dispondrás de una credencial que te
permitirá identificarte para disfrutar de
los servicios de Microsoft, como correo,
OneDrive o la versión online gratuita de
Office 2016, Word App, etc.
Luego puedes hacer clic en el icono de la
parte superior derecha y se abrirá un
desplegable como este:

Al hacer clic en Ver cuenta o Configurar

cuenta verás una pantalla donde puedes
rellenar el resto de tus datos, como
muestra la siguiente imagen.
Agregar una foto para tu perfil.
Editar nombre para elegir el
nombre que verán los demás.
Cambiar la contraseña.
Agregar una opción de pago, si vas a realizar compras en la tienda de Microsoft.

143
 También tienes un enlace para Ver
bandeja de entrada del correo.

Dentro de OneDrive
Ya hemos dicho que para usar OneDrive
desde PowerPoint como un disco duro en la
nube no es necesario hacer nada más, ni
siquiera entrar dentro de OneDrive.
Sin embargo, si quieres usar OneDrive para
subir archivos distintos de Office dispones
de la interfaz propia de OneDrive.
Para entrar en ella debes ir a la web de
OneDrive y dar tu usuario y contraseña. Si
estás ya conectado a Outlook, otra forma
de entrar en OneDrive es hacer clic en la
flecha que hay junto al icono de Outlook y
se abrirá un desplegable donde podrás
hacer clic en OneDrive.

Una vez dentro de OneDrive, la pantalla principal tiene el aspecto que puedes ver en la siguiente
imagen.

En la parte central tenemos las carpetas y los archivos que hay en ese momento subidos a la
nube. Puedes ver como hay archivos de varios tipos, de música, de texto, documentos de Excel,
de Word y presentaciones PowerPoint.

144
En la parte superior tenemos el botón que nos permite subir un archivo de nuestro
ordenador a la nube.
Sobre cada archivo se pueden realizar varias acciones, basta seleccionar el archivo para que
aparezcan en la barra superior (también se puede pulsar con el botón derecho sobre el archivo
para que aparezca un desplegable con estas mismas opciones).
Abrir. Este comando permite abrir la aplicación web correspondiente, según se trate de
un archivo de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, más adelante veremos cómo trabajar
con estas aplicaciones gratuitas en la nube.
Descargar. Permite bajar de la nube a nuestro
ordenador el archivo.
Compartir. Podemos compartir el archivo con otros
usuarios de OneDrive, podemos dar permiso sólo para
leer el archivo, o también para escribir sobre él.
Mover a. Mueve el archivo seleccionado a otra carpeta.
... . Aquí hay otros comandos como renombrar, ver las
propiedades, ...
El botón Nuevo es el que nos permite crear un nuevo
documento de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, y
abrir la correspondiente Web App.
En la columna izquierda de la pantalla principal de
OneDrive tenemos los botones para ver los Archivos,
sólo los archivos Recientes, Fotos, sólo los archivos
Compartidos. Y los Equipos en los que el usuario tiene
acceso a OneDrive.

17.4. OneDrive como aplicación

En lugar de acceder desde dentro de PowerPoint o desde el navegador web, como acabamos de
ver en el punto anterior, podemos acceder a OneDrive desde una aplicación. Hay dos tipos de
aplicación, el primer tipo es para instalar en los dispositivos móviles, se llama OneDrive App y
se instala de la misma forma que PowerPoint App que veremos en la unidad 18, es decir desde
la tienda de aplicaciones correspondiente (Google Play, App Store, Tienda Windows) y el otro
tipo de aplicación es un programa para instalar en el ordenador con sistema operativo
Windows, que vamos a ver a continuación.
Puedes instalar en tu ordenador la versión aplicación de OneDrive, de esta forma podrás ver
OneDrive como una unidad más desde el explorador de archivos, sin necesidad de abrir
PowerPoint o ir a la web onedrive.com. La aplicación OneDrive se ejecutará en tu ordenador y
no en la nube, aunque los archivos seguirán guardándose también en la nube.

145
Una de las ventajas de instalar esta aplicación en tu ordenador es que si no dispones de conexión
a Internet podrás guardar un archivo en tu ordenador, y cuando se restablezca la conexión, el
archivo se subirá a la nube automáticamente. Es decir, se sincronizará automáticamente.
Si utilizas Windows 8 o Windows 10, la versión de escritorio de OneDrive ya viene instalada de
serie. En otro caso, para instalar el programa en un PC con Windows puedes ir a la página web

de OneDrive y pulsar en el botón que se encuentra al final de la página.

Una vez instalada podrás anclarla en el menú inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra
aplicación de escritorio de Windows.
El icono asociado a OneDrive es una nube, en Windows 10 se ve de esta forma

y en Windows 7 de esta otra

.
Al arrancar OneDrive verás la carpeta de OneDrive como una carpeta más en el Explorador de
archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos normalmente. Lo mejor es que
todos los cambios se sincronizarán de forma automática cuando haya conexión con Internet.

 OneDrive no es el único servicio existente de estas características, hay otros muy

similares como GoogleDrive (que apareció antes) y otros que sólo ofrecen características
de disco duro virtual como DropBox. En este tema básico lo explicamos un poco más.
 OneDrive no sólo se puede ejecutar en un ordenador personal, también tiene versiones
adaptadas a los dispositivos móviles y tablets. Además funciona tanto en Windows Phone
como en Android y Apple. En las siguientes unidades lo veremos con detalle.
 Se puede desinstalar o desvincular OneDrive del equipo. En Windows 7 se desinstala
como cualquier otro programa, desde el Panel de control, Desinstalar un programa.

146
En Windows 10, puesto que OneDrive forma parte del sistema operativo, no se puede
desinstalar, pero si se puede desvincular, de forma que los archivos ya no se sincronizarán. Para
ello hay que hacer clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la barra de tareas de
Windows 10 y elegir Configuración, en la ventana que se abrirá. Aparecerá una pantalla como
la que ves a continuación.

Ya sólo quedaría pulsar en el botón Desvincular OneDrive, para realizar la desvinculación. Esto
no supone que se pierdan los archivos de OneDrive, seguirán estando accesibles desde OneDrive
como servicio, en la web onedrive.com, y en otros dispositivos donde esté instalado el programa
OneDrive.

OneDrive frente a servicios similares

OneDrive es similar a Google Drive, actualmente Google Drive ofrece 15 GB. gratis mientras que
OneDrive da 5 GB. gratis. Google Drive también dispone de aplicaciones online gratuitas para
crear documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios y dibujos. Para usar
Google Drive hay que tener una cuenta de correo Gmail.
Hay otros servicios como Dropbox y Box que sólo ofrecen
almacenamiento, pero no tienen correo, procesador de
texto, hoja de cálculo, ni presentaciones. Una ventaja de
Dropbox es que es muy conocido y fácil de utilizar, además
puedes crearte una cuenta con tu actual cuenta de
correo, ya sea esta de Gmail, Outlook, Yahoo, o cualquier otra. Con lo cual es más fácil
compartir archivos con tus amigos ya que no tienen por qué crearse otra cuenta de correo.
Por ejemplo, si quieres compartir un archivo en OneDrive, todos tus amigos necesitarán estar
dados de alta en una cuenta Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...) mientras que, si lo
haces en Dropbox, pueden darse de alta con cualquier cuenta de correo que estén usando ya.
Apple también tiene un sistema de almacenamiento en la nube llamado iCloud con 5 GB. gratis.
Nota: Las cantidades de espacio ofrecido suelen cambiar cada cierto tiempo. Consúltalas para
la fecha actual.

147
17.5. Compartir presentaciones Powerpoint usando
OneDrive
A lo largo del curso ya hemos ido utilizando OneDrive para guardar documentos como si se
tratase de una ubicación más, de forma que podíamos abrir el documento desde distintos
dispositivos, lo que puede considerarse como una forma de compartir el documento, desde
diferentes dispositivos, con nosotros mismos usando una sola cuenta de OneDrive. Ahora
utilizaremos OneDrive para compartir documentos con otros usuarios, usando cuentas
diferentes de OneDrive.
Desde la aplicación Powerpoint escritorio podemos compartir un documento que tenemos

abierto pulsando en el botón .

A continuación, aparecerá el panel Compartir:
Debemos escribir en el campo Invitar a
personas la dirección de correo electrónico
(email) de la persona con la que queremos
compartir el documento. Si lo tenemos en la
agenda de contactos de Outlook podemos
pulsar en el botón de la derecha para tomarlo
desde la agenda.
A continuación, podemos dejar la opción por
defecto Puede editar o abrir el desplegable

para elegir Puede visualizar, según deseemos

que el invitado pueda modificar el archivo o sólo
pueda leerlo.
También podemos incluir un mensaje (opcional)
en el correo de invitación que se enviará.

148
Si el documento no está guardado en OneDrive, aparecerá un panel pidiéndonos que lo
guardemos primero en OneDrive:
A continuación, al pulsar en el botón Compartir aparecerá un mensaje diciendo que se está
enviando un correo electrónico a la persona invitada. Una vez esta acepte, el propietario del
documento verá un panel como el siguiente.
En este panel nos informa que el usuario aula Clic es el propietario en modo Edición y que el
usuario aulaC ejemplos Puede modificar el documento (es el invitado).
A su vez, al invitado le llegará un email similar al que se muestra a continuación:

En este email, se informa al invitado que el propietario quiere compartir el documento llamado
aprender.pptx. Para aceptar la invitación, sólo hay que hacer clic en el nombre del documento,
o en el botón Ver en OneDrive. En este caso se abrirá el documento en PowerPoint Online, ya
con el usuario del invitado.

Ahora el invitado, si desea modificarlo, puede hacer clic en Editar presentación y aparecerán
estas dos opciones:

149
 En la unidad 18 verenos cómo utilizar
PowerPoint Online. Ahora usaremos Editar en
PowerPoint. Obviamente, si el invitado no tiene
instalado PowerPoint, no le aparecerá la
primera opción.
Al hacer clic en Editar en PowerPoint aparecen
mensajes del navegador (por ejemplo, Chrome)
y del propio Office advirtiendo que el archivo
que vamos a abrir puede ser peligroso, si no
conocemos a la persona que nos invita conviene hacer caso a estas advertencias y no abrir el
archivo, ya que cualquiera que conozca nuestra dirección de correo puede invitarnos.
Si aceptamos abrir el archivo, se abre una ventana de PowerPoint escritorio donde ya podemos
modificar la presentación compartida. Cuando guardemos la presentación se sincronizará en
OneDrive de forma que cuando la persona que nos invitó a compartir lo abra verá nuestras
modificaciones.
Para saber si hay otros usuarios autorizados a modificar la presentación basta hacer clic en el

botón y en el panel Compartir veremos quienes tienen permiso para usar el

documento.
Pero no sólo eso, podríamos estar modificando la misma presentación dos personas a la vez y
PowerPoint se encarga de gestionarlo todo para que nadie borre sin querer lo que ha modificado
el otro. Es decir, es posible modificar simultáneamente una presentación sin mayores
problemas. Vamos a verlo con más detalle.

 Modificar en tiempo real (simultáneamente) una presentación por más de un usuario.

Cuando varios usuarios modifican una misma presentación a la vez aparece una
notificación en Windows 10, como puedes ver en la siguiente imagen
A cada usuario se le asigna un
color, de forma que podemos ver
las modificaciones que está
realizando la otra persona, ya
que veremos un pequeño icono
con el color del usuario que las
ha realizado.
Si mantenemos el cursor encima
del icono, aparecerá el nombre
del usuario que lo ha modificado.
Por ejemplo, en la siguiente
imagen, el usuario aulaC Ejemplos ha modificado el cuadro de texto:

150
 Es decir, cuando
estamos modificando
una presentación y
otro usuario al que
hemos invitado, la
modifica al mismo
tiempo, nos va
apareciendo el texto
que introduce
marcado por la
banderita de su
color. Dependiendo
del ancho de banda
de las conexiones a internet, el texto del otro usuario tardará más o menos en aparecer.
En el caso de conexiones a 300 MB tarda apenas unos segundos.
Cuando uno de los dos usuarios simultáneos guarda o cierra la presentación, el otro
usuario recibe un aviso de ello diciendo "El usuario xxx ya no está editando la
presentación", y puede continuar modificando él solo la presentación que habrá
incorporado los últimos cambios realizados por el otro usuario.

En cualquier momento, haciendo clic en el botón veremos si hay otro

usuario con autorización a modificar la presentación.
Si al pulsar Guardar, otro usuario lo ha modificado desde que nosotros lo abrimos y esos
cambios no se han hecho visible todavía en nuestra presentación, nos aparece una
ventana avisándonos.
Al pulsar Aceptar, se guarda la presentación incluyendo los cambios realizados por el
otro usuario.
Si, en el caso anterior, en lugar de pulsar en Guardar, pulsamos en Archivo, veremos un
mensaje con fondo amarillo, avisándonos que al guardar se incluirán los cambios
realizados por el otro usuario. Como muestra la siguiente imagen.

151
 En principio, con este sistema no hay problema, la presentación siempre conserva los
cambios realizados por los usuarios simultáneos y somos conscientes de ello.
Cuando el ancho de banda es suficientemente amplio para ver las actualizaciones en
tiempo real, aunque no es muy probable, si es posible que dos usuarios intenten
modificar en el mismo instante una misma palabra. Si esto sucediese, permanecería el
cambio del último que lo modificó.

 Dejar de compartir.
Para dejar de compartir una presentación desde PowerPoint pulsamos el botón

, nos situamos sobre el usuario y pulsamos el botón derecho del ratón,

aparecerá la ventana que ves en la siguiente imagen con las opciones Quitar usuario
(dejar de compartir) y Cambiar el permiso a: puede ver.
Desde OneDrive hay que situarse en
el archivo que queremos dejar de
compartir, para ello desde el menú
lateral de OneDrive podemos ir a la
sección Compartido y seleccionar
el archivo, entonces, hacer clic con
el botón derecho en Detalles, se
abrirá el panel de información en la
parte derecha de la pantalla, nos
situamos en donde dice Puede
editar para desplegar las opciones,
y elegir Dejar de compartir. como
muestra la siguiente imagen.
Antes de compartir el archivo con terceras
personas es interesante preparar el
documento para compartir.

Preparar un documento para compartir

Antes de compartir un documento con otras
personas, es interesante que comprobemos que no
contiene información oculta o algún componente no
compatible con versiones anteriores, así como que
esté realizado siguiendo las recomendaciones de
accesibilidad, para las personas que tienen alguna
discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que
nos facilitan el trabajo, realizando estas
comprobaciones de forma automática. Las
encontramos en la pestaña Archivo > Información y
pulsamos el botón Comprobar si hay problemas.

152
Se desplegará un menú con tres opciones:

 Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de diálogo que permite
escoger qué características se
inspeccionarán de entre las siguientes:
Comentarios, revisiones, versiones y
anotaciones, etc. Simplemente
debemos dejar marcadas las casillas de
verificación de las características que
queremos que se inspeccionen y pulsar
el botón Inspeccionar.
Se mostrará el resultado de la
inspección en la propia ventana, con botones que te permitirán Quitar todo el contenido
que podría generar problemas. Si decides quitarlo, los cambios no se podrán deshacer.

 Comprobar accesibilidad:
Aparecerá un panel de accesibilidad en el lateral derecho de la presentación. En él
podremos encontrar una serie de advertencias si la presentación contiene errores que
puedan dificultar la accesibilidad a la presentación.
En el ejemplo de la imagen vemos
varios errores y advertencias.
En la zona inferior información
adicional explicando el motivo por
el cual se recomienda realizar la
modificación y el procedimiento a
seguir para corregirlo.
Deberás realizar las modificaciones
de forma manual, si deseas que la
presentación sea accesible. Cuando
termines puedes cerrar el panel
desde el aspa situada arriba a la
derecha. Y si quieres, puedes
comprobar de nuevo el archivo
para ver si ya está todo
solucionado.

 Comprobar compatibilidad
Te permitirá saber si la presentación lo podrán abrir y visualizar sin problemas las
personas que no utilizan PowerPoint 2016, sino una versión anterior.
Al hacer clic en la opción se abrirá una ventana que te informará de si hay características
incompatibles.

153
 En caso de que haya
incompatibilidades,
se mostrarán en el
resumen. Pulsamos
Aceptar.
Para que el
documento sea
compatible con
versiones anteriores
debes ir a Archivo >
Guardar como. Allí
escogerás el tipo de
archivo
Presentación de
diapositivas de
PowerPoint 97-2003
(.pps). Cuando abras
el nuevo documento
se abrirá en Modo de
compatibilidad, para que lo visualices de la forma más fidedigna posible a la copia
original.

17.6. Compartir: Correo electrónico

Una tarea muy común suele ser la de compartir la presentación a través de internet. PowerPoint
2016 facilita esta tarea.
Podemos acceder a las mismas opciones desde
dos sitios, desde Archivo > Compartir, o bien

desde el botón .
La primera Invitar a personas ya la vimos
anteriormente en el punto Compartir
presentaciones PowerPoint usando
OneDrive.
En la parte inferior aparecen dos opciones
más: Enviar como datos adjuntos y Obtener
un vínculo para compartir.
Empezaremos por Enviar como datos
adjuntos.
Al hacer clic aparecen las siguientes
posibilidades:

154
Enviar una copia, consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido
actual del documento. El
inconveniente de este sistema es
que, si el receptor del mensaje
no dispone del programa
PowerPoint, ni de ningún lector
de este tipo de archivos, no
podrá leerlo. Aunque lo habitual
es que todo el mundo disponga
de un paquete ofimático capaz
de interpretarlo. Al hacer clic se
abrirá el sistema de correo de
nuestro ordenador, por ejemplo,
Outlook, para que enviemos la presentación PowerPoint como un archivo Adjunto. Sólo habrá
que rellenar el campo Para... con la dirección electrónica de la persona a quien se lo enviamos,
en el campo Adjunto ya se habrá incluido el archivo. Por supuesto, también puedes rellenar el
campo del cuerpo del mensaje.
Enviar un PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la información,
solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar
información que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja
es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF
es gratuito.
Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente
botón.
Continuamos con la opción que quedaba pendiente, Obtener un vínculo para compartir.
Al hacer clic aparecen las siguientes posibilidades:
En ambos casos lo que se envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico.
Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin
acabar generando varias versiones del mismo.
Para poder usar esta opción debemos guardar
previamente el documento en una ubicación
compartida, por ejemplo, OneDrive. Podemos
elegir entre Editar vínculo si queremos que
pueda modificar el documento, o Vínculo de
solo vista, si queremos que sólo pueda leer el
documento.
Ten en cuenta que lo que hace PowerPoint
para enviar los documentos es gestionar el
envío ordenando al programa gestor de correo
electrónico lo que debe hacer. Es decir, que
será necesario tener una cuenta configurada
en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.

155
17.7. Compartir: Presentar en línea
Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Presentar en línea.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre lo que es
una presentación en línea.

Básicamente, una presentación en línea consiste en enviar un vínculo para que los usuarios a
los que se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la presentación del
documento durante el tiempo que dure esta. Durante la presentación los espectadores pueden
enviar notas al propietario. También pueden dejar que sea el propietario el que vaya
desplazando el documento para que todos tengan la misma visión en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar el documento, marcando
la casilla correspondiente.
Cuando el propietario del documento decida acabar con la presentación pulsará un botón
Finalizar y el documento desaparecerá de los navegadores de los espectadores.

17.8. Guardar en SharePoint

Microsoft SharePoint, es una aplicación orientada a la empresa que trabaja junto con el
paquete Office 2016. Permite crear un entorno común mediante el cual compartir documentos,
contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organización.

156
En PowerPoint 2016, si disponemos de SharePoint, en el menú Archivo > Compartir podremos
elegir la opción Publicar diapositivas, como vemos en la siguiente imagen. Así guardaremos el
documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:

SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en

distintos puntos geográficos, porque les permite trabajar contra un servidor común.

157
 Capítulo 18: PowerPoint Online y
PowerPoint App
18.1. Introducción
Ya vimos en la unidad 17 cómo crear una cuenta de Microsoft para compartir documentos a
través OneDrive, y dijimos que el hecho de poseer una cuenta de Microsoft también permitía
usar PowerPoint Online y PowerPoint App, pues en esta unidad vamos a verlo con detalle.
PowerPoint Online es la versión
gratuita de PowerPoint que se
ejecuta desde un navegador web.

18.2. Entrar a PowerPoint Online

Una de las opciones que ofrece Microsoft en su versión 2016 de Office es la existencia una
versión gratuita online llamada Office Online que incluye PowerPoint Online, Excel Online,
PowerPoint Online, One Note Online, Outlook, Contactos, Skype, Calendario, Sway y
Docs.com.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office de pago en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario que las personas con
las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver
a subir la versión modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del
archivo dispondrá siempre de la información actualizada.
En la versión PowerPoint Online hay menos funciones que en la versión PowerPoint de
escritorio. Por ejemplo, hay menos transiciones y animaciones disponibles, no permite usar
diccionarios personalizados, ni sinónimos, ni convertir a documentos PDF, etc. Aunque para ser
justos hay que decir que PowerPoint Online sí permite las funciones más comunes de PowerPoint
y para la mayoría de las ocasiones resulta suficiente. Teniendo en cuenta que es gratuito la
valoración es muy positiva.
¿Cómo entrar en PowerPoint Online?
Si dispones de una cuenta Microsoft tienes acceso de forma gratuita a OneDrive y a todas las
aplicaciones de Office en su versión web, incluida PowerPoint Online. Podrás crear
presentaciones PowerPoint desde la nube, usando un navegador web y sin tener instalado
Microsoft PowerPoint en tu ordenador. Además, dispondrás de la última versión actualizada de
la aplicación.

158
Para entrar en PowerPoint Online debes ir a la página web de Office.com, como muestra la
siguiente imagen.

Si no tienes cuenta deberás

crearte una desde el botón
Obtener Office. Si tienes
cuenta haz clic en Iniciar
sesión y después de dar tu
usuario y contraseña
aparecerá una pantalla
similar a la que ves a
continuación.

159
Si no tienes cuenta deberás hacer clic en Regístrese para obtener una cuenta, en el primer
tema básico de la unidad 17 ya vimos cómo registrarse. Si tienes cuenta haz clic en Iniciar
sesión con una cuenta de Microsoft y después de dar tu usuario y contraseña aparecerá una
pantalla similar a la que ves a continuación.

160
En la parte izquierda aparecerán tus presentaciones recientes y en la parte derecha las plantillas
recientes y para abrir una presentación en blanco.
También puedes abrir PowerPoint Online desde dentro de cualquier otra de las aplicaciones de

Office Online (OneDrive, Outlook, Excel Online, ...), basta pulsar el botón que
encontrarás en la parte superior, se abrirá una ventana con todas las aplicaciones de Office
Online, tal y como muestra la siguiente imagen, al pulsarlo desde OneDrive.

Si abrimos una presentación que teníamos guardada en

OneDrive, nos la mostrará en modo lectura, si
queremos modificarla debemos hacer clic en Editar
presentación, y nos presentará dos opciones, la
primera para editarla con PowerPoint versión
escritorio, y la segunda para editarla en el explorador
con PowerPoint Online, como muestra esta imagen.

18.3. Usar PowerPoint Online

Una vez ya sabemos entrar en PowerPoint Online vamos a ver cómo usarlo.
La pantalla de Web PowerPoint App tiene el siguiente aspecto.

161
Como ves se ejecuta dentro del navegador, en este caso Chrome, pero también funciona con
otros navegadores (Firefox, Internet Explorer, Edge, ...)
El diseño de la pantalla de la versión Online es prácticamente idéntico a la versión de escritorio,
salvo por el hecho de que incluye menos funciones.
El nombre de la presentación aparece en la parte central superior, en esta imagen es
Literatura.
El tipo de archivo es
el mismo (.pptx), por
lo que podemos abrir
una presentación en
ambas versiones.
Al Guardar como una
presentación podemos
elegir entre guardar
una copia en OneDrive
desde Guardar como,
Cambiar el nombre,
Descargar una copia
en nuestro ordenador
en formato PowerPoint
o Descargar como ODP
en nuestro ordenador
en formato ODP
(formato compatible
con software libre),
como muestra la
siguiente imagen.

162
Observa que en la última línea dice ¿Dónde está el botón Guardar? y nos avisa que en
PowerPoint Online no hay botón Guardar porque se guarda automáticamente cada vez que lo
modificamos.
El hecho de ejecutarse en la nube tiene varias ventajas y algunos inconvenientes. Algunas
ventajas ya las hemos citado, se puede ejecutar desde cualquier navegador web conectado a
internet y no hay que instalar nada en tu ordenador. Otras ventajas son que no hay que
preocuparse de actualizar el programa, ni de que se infecte con virus. Tampoco gastaremos
espacio de nuestro disco duro para almacenar el programa y los archivos. También es muy fácil
compartir documentos con otros usuarios.
Una desventaja de la versión Online es la dependencia de la velocidad de la conexión. Con
velocidades de conexión altas no hay ningún problema ya que PowerPoint Online responde
rápidamente. Pero cuando la velocidad es baja puede haber algún problema ya que cada acción
que realizamos la estamos enviando a través de internet a un servidor, y esto siempre se traduce
en tiempo de espera. Aparte de la velocidad de nuestra conexión, también interviene la
disponibilidad del servidor de Microsoft, si este responde lentamente, de poco servirá que
nuestra conexión sea rápida.
Por ello, si en el ordenador tienes instalado PowerPoint 2016, es mejor que las grandes
modificaciones las realices desde ahí, y no desde la versión online. Al visualizar un archivo que
está online, en OneDrive, tienes la opción de Abrir en PowerPoint. De forma que editarás el
archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardarán en la versión online (en
internet) y estarán disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a
ellos.
Incluso si no disponemos de ordenador, también podemos acceder a una versión para teléfonos
inteligentes (smartphones) como veremos en este tema con las aplicaciones de Office para
móviles (PowerPoint App, …)
Otra desventaja es la menor cantidad de herramientas disponibles. La versión online de office
no está pensada para sustituir a la aplicación de escritorio, sino para complementarla.
El hecho de que nuestros datos tengan que pasar por el servidor de Microsoft crea cierta
incertidumbre sobre la privacidad. ¿Qué garantía tenemos que nadie verá nuestros archivos?
Obviamente, desde Microsoft aseguran que nadie a quien no autoricemos.

18.4. Funciones
Hemos dicho que PowerPoint Online no tiene todas las funciones de PowerPoint escritorio, pero
las funciones más habituales sí están incluidas. Para la mayoría de los documentos tendremos
suficiente con lo que nos ofrece PowerPoint Online. Podemos cambiar el formato del texto
incluyendo, negrita, cursiva, cambiar el color, el tamaño, el tipo de letra, alinear los párrafos,
sangrías, viñetas, insertar imágenes, tablas, vínculos, transiciones y animaciones básicas, ...
Sin embargo, las vistas Clasificador de diapositivas, Página de notas y Patrón no están
disponibles en PowerPoint Online, no podremos reproducir contenido de audio y vídeo (aunque
se conserva en el archivo), tampoco podremos abrir presentaciones cifradas con contraseña, ni
mostrar las reglas y cuadrículas, la función Reemplazar no está disponible, no se pueden

163
modificar los temas, ni los fondos de página, se puede revisar la ortografía pero no la gramática,
no se pueden usar diccionarios personalizados, las correcciones automáticas se pueden deshacer
pero no se pueden personalizar, y algunas opciones avanzadas de las tablas y las imágenes no
están disponibles en PowerPoint Online.

18.5. Compartir documentos

Al igual que sucede en PowerPoint versión escritorio, la función compartir está muy bien
resuelta en PowerPoint Online, es muy fácil compartir una presentación con otros usuarios, sólo
hay que dar su nombre de usuario. Para compartir ir a Archivo y elegir Compartir, se mostrará
una pantalla como esta para
elegir la forma de compartir.
Comparta con personas es
similar a lo que ya hemos visto
en la unidad anterior. Por
defecto, podrán modificar el
documento, pero podemos
hacer que los documentos
compartidos no se puedan
modificar, sólo leer.
La opción Insertar genera un
código en HTML para insertarlo
en un blog o sitio web, de forma
que los usuarios sólo podrán ver
la presentación, pero no modificarla.
Para aumentar la seguridad, en ciertas ocasiones, como al intentar compartir un archivo nada
más crear la cuenta, PowerPoint Online pide el número de teléfono móvil para confirmar la
cuenta.

18.6. Comparación con Google Drive

Una de las diferencias con Google es que Microsoft dispone de una aplicación "hermana mayor"
de PowerPoint Online, se trata del PowerPoint de escritorio de forma que podemos empezar a
redactar una presentación en PowerPoint Online cuando nos encontremos fuera de nuestro
domicilio u oficina, y cuando lleguemos a casa descargarlo y continuar editándolo con
PowerPoint de escritorio para incluir funciones más avanzadas si fuera necesario.
Si ya estás acostumbrado a trabajar con PowerPoint escritorio no te costará nada adaptarte a
PowerPoint Online, mientras que Google Drive es un poco diferente a PowerPoint, aunque es
muy fácil de usar.
PowerPoint Online forma parte de Office Online y también podemos usar Excel Online,
PowerPoint Online, ... mientras que, aunque Google Drive también tiene hoja de cálculo y
documentos, no son tan conocidos como Excel y Word de Microsoft.

164
Office Online está bien integrado en Windows 10 mientras que Google Drive lo está con el
navegador Chrome y otros productos de Google, como Gmail.
Como hemos dicho, Google Drive lleva ya bastante tiempo en marcha y funciona muy bien, han
ido puliendo los pequeños defectos iniciales y hoy en día es la aplicación más usada para escribir
y compartir documentos de texto en la web, aunque para presentaciones se sigue utilizando
más PowerPoint.

18.7. PowerPoint App. La aplicación para dispositivos

móviles
No sólo podemos usar PowerPoint desde el navegador web con PowerPoint Online, ahora
también está disponible la app PowerPoint para teléfonos móviles con Windows Phone, Android
o iOS.
Hasta 2015 existía una sola aplicación Office Mobile para teléfonos móviles, ahora, en la versión
de Office 2016, hay seis apps independientes que se pueden instalar por separado, PowerPoint,
Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y OneNote. Todas estas aplicaciones se pueden instalar
en los dispositivos móviles (teléfonos móviles y tabletas) de forma gratuita.
Las nuevas versiones de 2016 han sufrido cambios importantes, tienen más funciones y son más
fáciles de manejar.
Ahora ya se pueden instalar gratis también en tabletas de menos de 10,1". Para tabletas a partir
de 10,1" se requiere comprar Office 365. La versión gratuita de PowerPoint App 2016 tiene
suficientes funciones para editar sin problemas la mayor parte de los documentos.

18.8. Instalación
Para descargar PowerPoint App 2016 de forma gratuita hay que ir
a la tienda correspondiente al sistema operativo de cada móvil
(smartphone). Por ejemplo, para Android, Google Play, para
Apple, iTunes y para Windows Phone, tienda Windows.
Vamos a ver el proceso de instalación para Android. Entramos en
Google Play y buscamos Microsoft PowerPoint, veremos una lista
con aplicaciones, enseguida identificaremos la que buscamos por
el logo de PowerPoint, al pulsar sobre ella, nos aparecerá una
imagen similar a esta:
Pulsamos el botón Instalar y se descargará e instalará la
aplicación. Veremos una pantalla que nos dirá que la instalación
ha terminado. Luego aparecerá la siguiente pantalla.

165
 Aquí nos presenta dos opciones, la primera Iniciar
sesión, la usaremos en el caso de que ya dispongamos
de una cuenta de correo de Microsoft, (outlook,
hotmail, ...), la segunda opción, ¿No tiene una
cuenta? Cree una, la usaremos si no tenemos cuenta
de Microsoft, en pocos pasos podremos crear una
cuenta gratuita.
Después de dar el usuario nos pedirá la contraseña.
Finalmente entraremos en PowerPoint App 2016 y la
primera vez veremos una opción para crear el primer
documento en blanco y una lista de plantillas, las
siguientes veces veremos la lista de presentaciones
recientes, como puedes ver en la siguiente imagen.

18.9. Edición
Crear presentaciones en un teléfono tiene
cierta dificultad debido al tamaño de la
pantalla, y al uso de un teclado virtual, pero
después de un tiempo uno acaba
acostumbrándose y realmente es útil en
ciertas ocasiones. Por ejemplo, para revisar
una presentación mientras esperamos el
tren, el autobús o el avión. En estos casos
viene muy bien poder corregir pequeños
errores. También es útil para empezar a
redactar una presentación y acabarla más
tarde en el ordenador, dándole un formato
más elaborado.
Siguiendo con la pantalla del punto
anterior, para editar tocamos sobre una
presentación, por ejemplo, Literatura,
veremos una pantalla como esta:

166
Nos avisa que estamos en modo Solo lectura, si queremos
modificar la presentación, tocamos y nos aparece un
mensaje que nos dice que para guardar los cambios
toquemos el botón Editar. A continuación, podemos tocar
sobre la diapositiva que queramos modificar y aparecerá
un menú con las opciones que puedes ver a continuación:
Si tocamos sobre la
primera opción
entraremos en modo
edición de la
diapositiva, como
muestra la siguiente
imagen. El resto de
opciones son para
Cortar, Copiar,
Pegar, Eliminar,
Ocultar y Compartir
la diapositiva actual.
En la parte inferior tenemos las herramientas para
insertar una nueva diapositiva, Tablas, Imágenes,
Formas, Texto, Capturar fotografías, etc.
Si tocamos sobre un objeto de la diapositiva aparecerá el
correspondiente
menú de edición de
ese objeto. Por
ejemplo, para un
cuadro de texto
veremos lo
siguiente:
Como vemos en la
parte inferior
disponemos de
botones para dar
formato al texto
(Negrita, Cursiva,
...) si pulsamos en
el último botón del
pequeño triángulo
rojo se desplegarán
más opciones.
También podemos
seleccionar sólo una
parte del cuadro de
texto, por ejemplo,

167
la palabra PowerPoint, basta dar un doble toque en el cuadro de texto y entraremos en el modo
de selección de texto, como se muestra a continuación:
Como se ve, aparecen dos tiradores azules a cada lado de
la palabra seleccionada para que ampliemos o reduzcamos
la selección. También aparece el teclado virtual para
introducir texto.
Actualmente la mayoría de los móviles tienen un sistema
de reconocimiento de voz que funciona muy bien.
Podemos usarlo para dictar el texto en lugar de escribirlo.

Para dictar solo hay que tocar el icono del micrófono

que aparece en la parte superior derecha del teclado (en
los móviles Android).

18.10. Abrir y Guardar

En la parte superior izquierda de la pantalla tenemos el

botón de Menú , que contiene las opciones que

puedes ver en la siguiente imagen.
La opción Nuevo crea una presentación nueva que puede
ser una presentación en blanco, o basada en alguna de las
plantillas que nos ofrecerá PowerPoint.
Si desde el menú tocamos en Abrir, veremos la siguiente
pantalla.
Desde PowerPoint
App podemos abrir y
guardar archivos
desde varios lugares
o ubicaciones, como
se ve en la imagen
anterior.
Reciente.
Nos mostrará las
presentaciones
guardadas
recientemente.
Compartidos
conmigo. Aquí
aparecerán las
presentaciones compartidas con otros usuarios.

168
 Otra forma de abrir y guardar archivos es en Este dispositivo. Es decir, utilizar el propio
teléfono o tableta para guardar los archivos. Nos aparecerá una lista con las carpetas del
dispositivo para que elijamos la que queramos
utilizar, como se ve en la siguiente imagen.
Obviamente, lo que guardemos aquí sólo
podremos usarlo desde este mismo dispositivo.
Otra forma de abrir y guardar archivos es
Agregar un sitio, que nos permite agregar sitios
de OneDrive, SharePoint, y también del servicio

de almacenamiento Dropbox.
La última forma de abrir y guardar
archivos es Examinar, que nos permitirá
tomar archivos de otros servicios de
almacenamiento. Por ejemplo, Google
Drive que es el equivalente a OneDrive
por parte de Google, u otras
aplicaciones que tengamos instaladas
en nuestro dispositivo. Al tocar en
Examinar se abrirá una pantalla similar
a esta (si usamos Google Drive).

18.11. Compartir
Otra de las grandes ventajas de usar aplicaciones que usan sistemas de almacenamiento en la
nube, como PowerPoint App, es que resulta muy fácil compartir archivos. Si desde el menú
tocamos en Compartir, veremos una pantalla que nos preguntará cómo queremos compartir:
Si optamos por compartir un vínculo, a la otra persona le
llegará un vínculo en un email, WhatsApp, Google+,
mensaje, etc. y esa persona tendrá que elegir con qué
aplicación abre el vínculo (OneDrive, GoogleDrive, ...),
mientras que si elegimos compartir cómo datos adjuntos
le llegará un email con un archivo adjunto a su correo
(Gmail, Outlook, ...)
Tanto en un caso como
en otro, PowerPoint
también nos
preguntará si queremos que esa persona pueda modificar el
archivo o sólo verlo.

169
Como decíamos, dependiendo de las aplicaciones que tengas instaladas en tu móvil te
aparecerán unas u otras:

18.12. Tabletas
Aunque en teléfonos móviles PowerPoint App 2016 funciona bien, donde se le puede sacar más
partido es en tabletas con pantallas más grandes.
Al instalar la aplicación en una
tableta la interfaz cambia para
adaptarse a una pantalla más
grande. Aparece una barra de
menú en una segunda fila con
las opciones más habituales.
Por ejemplo, para el menú
Inicio se ven los comandos de
edición más habituales,
negrita, cursiva, etc., como
puedes ver en la siguiente
imagen tomada de un tablet
Nexus 10, en orientación
vertical:
Si colocamos la tableta en
orientación horizontal, puesto
que hay más espacio, aparecen más comandos en la segunda fila. Por ejemplo, aparece el tipo
y tamaño de la fuente, tachado, ..., como puedes comprobar en la siguiente imagen.

170
El modo presentación permite avanzar y retroceder diapositivas con los típicos gestos de avanzar
y retroceder realizados con el dedo.

171
 Capítulo 19: Ampliación a PowerPoint
2019
En las unidades anteriores hemos visto la versión de PowerPoint 2016, en esta unidad vamos a
ver las novedades de la versión PowerPoint 2019, por lo demás, todo lo visto hasta ahora en
este curso se puede aplicar a la versión de PowerPoint 2019.

19.1. Cambios en la interfaz de PowerPoint 2019

En este punto vamos a ver las pequeñas diferencias de la interfaz de la versión de 2019 y otros
pequeños cambios en nombres de comandos, etc.

El logo o icono de PowerPoint, en 2016 era este y el 2019 es este .

La cinta de opciones de 2016 era esta:

Y en 2019 es esta:

Como vemos el aspecto es muy similar, la mayor diferencia es que la zona de los menús (Archivo,
Inicio, ...) ahora es de color gris.
La caja de búsqueda está en la parte central con el icono de la lupa y antes estaba en
parte derecha con el icono de la bombilla
En la ventana que se abre al Insertar -> Imágenes en línea, ya no aparecen los botones
de Facebook y Flickr.
El menú Formato que se abría al trabajar con imágenes ahora se llama Formato de la
imagen. Al trabajar con Formas se llama, Formato de forma y para iconos, Formato de
gráficos.
El menú Herramientas de SmartArt que se abría al trabajar con gráficos SmartArt y se
subdividía en dos, Diseño y Formato, ahora ya no existe dicho menú Herramientas de

172
 SmartArt, directamente aparecen dos menús que se llaman Diseño de SmartArt y
Formato.
Los nuevos "Comentarios" se utilizan para establecer conversaciones con otros usuarios,
para crear una conversación sólo hay que responder a un comentario. Desde la ficha
Revisar podemos mostrar los comentarios.
En OneDrive hay una nueva forma de guardar documentos llamada Almacén personal
que tiene un nivel de seguridad mayor. Actualmente, en Noviembre de 2019, OneDrive
da 5 GB para las cuentas gratuitas y 1 TB (1000 GB) para las cuentas de Office 365.
PowerPoint Online ahora se llama "PowerPoint para la web", y una vez estás usándolo
sólo aparece "PowerPoint" donde antes decía "PowerPoint Online", en la esquina superior
izquierda.
Se ha eliminado la posibilidad de publicar la presentación en Docs.com. Microsoft cerró
la web docs.com en diciembre de 2017 por diversos motivos, entre ellos parece ser que
hubo un problema de seguridad que hizo que documentos privados de usuarios pudiesen
ser accedidos sin permiso
En resumen, hay pequeños cambios en algunos nombres, pero la funcionalidad y la forma de
usarlos es la misma, por lo tanto, usar PowerPoint 2016 y PowerPoint 2019 es prácticamente lo
mismo. Las novedades de PowerPoint 2019 las vamos a ver a continuación.

19.2. Inserción de objetos 3D

Existen muchos programas que permiten dibujar objetos 3D, entre los más conocidos están, por
supuesto, 3D Studio Max y Autocad, pero en realidad hay decenas de ellos. Ahora PowerPoint
permite insertar objetos 3D en un documento de un modo similar a como insertamos una imagen
en dos dimensiones. La diferencia es que el objeto 3D, al ser tridimensional, podemos
manipularlo para presentarlo desde cualquier ángulo o punto de vista.
Para colocar un objeto 3D en un documento debemos ir a la pestaña Insertar, en la sección
Ilustraciones, ahí encontraremos el comando Modelos 3D. Podemos obtener objetos 3D desde
dos fuentes, los que estén alojados en nuestro ordenador y los que podemos obtener en línea
(Internet). Por ello, al presionar sobre el botón, se despliega ambas opciones para seleccionar
el objeto.

Si previamente has guardado algún objeto 3D, sólo debes seleccionar Desde un archivo... y
buscar en dicho objeto.

173
En contraste, si estamos conectados a Internet, con la opción Desde orígenes en línea, se
presentan objetos 3D organizados por categorías para que podamos seleccionar uno fácilmente.
También podemos usar el buscador incorporado.

Una vez seleccionado el objeto 3D, PowerPoint presenta una ficha contextual, llamada Modelo
3D, con herramientas para el manejo del objeto 3D, así como otras que se usan con las imágenes
en general.

Las dos primeras herramientas sencillamente permiten añadir más objetos 3D o bien restablecer
el tamaño y posición del objeto 3D seleccionado.
Después tenemos Vistas de modelo 3D un conjunto de
vistas predeterminadas para el objeto 3D seleccionado. Es
decir, vistas ortogonales (Frontal, Posterior, Izquierda,
etcétera) y diversas vistas isométricas.
Ahora bien, la disposición del modelo 3D no está limitada a
las vistas predeterminadas. Cuando seleccionamos el objeto
en el documento, éste presenta un control central que nos
permite girarlo libremente. Para ello basta con pulsar sobre

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el control con el ratón y moverlo. En la siguiente imagen vemos el control central señalado por
la flecha roja.
Las anclas de las esquinas permiten redimensionar el
objeto del mismo modo como hacemos con una imagen
2D, en tanto, que el control superior nos permite
girarlo.
Si pulsamos el botón Panorámica y zoom de la cinta de
comandos,

se
añade un
nuevo control al objeto seleccionado que nos
permitirá ajustar el zoom y desplazar el objeto en
su caja. Para aumentar o disminuir el zoom, hay que
pulsar sobre el control que indica la flecha roja de
la siguiente imagen, y desplazar verticalmente el
ratón. Hacia arriba acerca el objeto, hacia abajo lo
aleja. Si hacemos clic sobre el objeto, podremos
desplazarlo dentro de la caja que lo presenta.

19.3. Traducción
Ahora Microsoft PowerPoint es capaz de traducir cualquier parte de una hoja PowerPoint a más
de 60 idiomas de
forma muy sencilla.
Para hacerlo con
mayor eficiencia se
requiere tener una
conexión activa de
Internet. La primera
vez que se realiza
una traducción es
necesario activar
los servicios
inteligentes de
Office que añaden
diferentes
funcionalidades a
los programas, pero
requieren permiso
del usuario para
enviar sus
documentos a
Microsoft para ser procesados o para tener acceso a sus búsquedas, entre otros datos.

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Una vez activos los servicios inteligentes, podemos seleccionar un fragmento del texto, pulsar
el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Traducir en el menú contextual.

Esto abre un panel Traductor del lado derecho en donde veremos tanto el fragmento
seleccionado como la traducción correspondiente.
Podemos modificar
el idioma de origen
(aunque este
cambio suele ser
innecesario ya que
detecta el idioma
automáticamente)
y podemos indicar
el idioma destino.

Alternativamente
podemos utilizar el
botón Traducir de
la pestaña Revisar
de la cinta de
opciones.

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19.4. Nuevo Centro de Aprendizaje de Office
Es usual que los programas informáticos cuenten con sistemas de ayuda que permitan al usuario
resolver sus dudas para la realización de alguna tarea. Estos elementos de ayuda funcionan de
diversos modos como vimos en el punto 1.6 de este curso de PowerPoint.
Una característica que evoluciona constantemente es la ayuda en línea que ofrece Office. En
esta versión podemos decir que es prácticamente de nuevo diseño. El Centro de aprendizaje
de Office es una página web con recursos que puedes utilizar para aprender sobre las diversas
características del programa. Puedes acceder a él haciendo clic aquí.

En la página seleccionamos el programa del que deseamos obtener recursos de aprendizaje. En

este caso, PowerPoint.

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Alternativamente, podemos utilizar la ficha Ayuda y elegir Mostrar aprendizaje.

También desde la conocida caja Buscar y escribir en ella Aprendizaje o Mostrar aprendizaje.
Con ello se abrirán recursos de aprendizaje en línea que acabamos de explicar, pero en un panel
en la propia interfaz de PowerPoint y con un diseño diferente.

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19.5. Iconos SVG
Podemos acceder a los nuevos iconos desde la ficha Insertar, eligiendo Iconos.

Se abrirá una ventana, organizada por categorías, para elegir el icono que deseemos.

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Podemos desplazarnos por las categorías para buscar un icono, o podemos utilizar el buscador
de la esquina superior izquierda, por ejemplo, en la siguiente imagen vemos el resultado de
buscar "árbol".

Para copiar un icono en el documento hay que seleccionarlo y pulsar el botón Insertar. Como
vemos en la siguiente imagen, al insertar un icono se muestra la ficha Formato de gráficos.

Una vez insertado un icono se puede modificar utilizando los comandos que aparecen en la barra
de herramientas y también en el menú contextual (modificar el color, el contorno, el relleno,
etc.) Estos comandos son muy similares a los que vimos para las Formas. En ese aspecto
podemos decir que los iconos son parecidos a las Formas, pero hay mayor variedad de iconos y

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su diseño es mucho más cuidado. También tenemos el comando Convertir a forma que nos
permite desagrupar el icono, siempre que esté formado por varios elementos, por ejemplo,
podemos separar el icono de los árboles en dos grupos de árboles. Los iconos son gráficos en
formato SVG, este formato permite modificar el tamaño sin que se pierda resolución.

19.6. Quitar fondos

Como decíamos al principio, PowerPoint ha mejorado sensiblemente en el tratamiento de
imágenes y esta herramienta, Quitar fondo, es un buen ejemplo de ello. Hasta ahora para
eliminar el fondo de una imagen necesitábamos recurrir a un programa específico como
Photoshop, hoy desde PowerPoint disponemos de una herramienta que realiza esa función
correctamente. Por supuesto, en casos complicados seguiremos necesitando utilizar un
programa específico, pero en muchos casos será suficiente con la prestación que nos ofrece
PowerPoint.
Para aplicar esta herramienta debemos seleccionar la imagen e ir a la pestaña Formato de la
imagen, luego hay que hacer clic en el icono Quitar fondo, entonces aparecerá una pantalla
como esta:

En tono rosa aparecen las áreas que han sido detectadas por PowerPoint como "fondo" y que por
lo tanto serán eliminadas. Si la detección del fondo realizada no es del todo correcta podemos
ajustarla con los botones de la parte superior izquierda. Para añadir zonas al fondo pulsamos en

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el botón Marcar las áreas para quitar y marcamos en la imagen las zonas que queramos quitar.
De forma inversa, podemos quitar áreas mal detectadas como fondo, con el botón Marcar las
áreas para mantener, por ejemplo, en esta imagen haríamos clic en la zona de la cola que es
de color rosa y no forma parte del fondo.
Una vez ajustado el fondo como nosotros queramos, pulsaremos el botón Mantener cambios y
el fondo se eliminará de la imagen.
Como decíamos esta herramienta funciona correctamente en una gran cantidad de imágenes,
sobre todo en imágenes
como logos, dibujos,
gráficos, etc. mientras
que en imágenes
fotográficas puede ser
menos exacta en las
zonas donde el fondo y
el elemento central no
están muy bien
definidos. Por ejemplo,
nuestro caso se obtiene
el siguiente resultado
al eliminar el fondo,
como se aprecia, en las
plumas no queda bien
definido, aunque se
puede ampliar y ajustar
poco a poco.

19.7. Nueva ficha Grabación

Ahora hay una nueva ficha Grabación que se puede añadir a la cinta de opciones. Así tendremos
todas las posibilidades de modificar la grabación en un solo sitio y más fácil.
Ya se podía grabar una presentación incluyendo la narración, con o sin vídeo y los gestos de
lápiz. Una vez finalizada la grabación se puede modificar, añadir archivos de video audio, etc.,
por último, se puede publicar como un vídeo o como una presentación. Para facilitar el uso de
estas funciones se ha creado la nueva ficha Grabación, en la siguiente imagen vemos el aspecto
de esta ficha.

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Los comandos incluidos en la ficha de Grabación son: Grabar presentación con
diapositivas, inicia el proceso de grabación. Captura, permite añadir a la grabación una imagen
con la captura de una ventana del ordenador. Grabación de pantalla, permite agregar a la
diapositiva actual una grabación de cualquier ventana o área del ordenador, esta grabación se
reproducirá automáticamente al visualizarse esa diapositiva en la grabación general. Vídeo,
sirve para insertar cualquier vídeo previamente grabado, se reproducirá
automáticamente. Audio, sirve para insertar cualquier archivo de audio previamente grabado,
o grabarlo en ese momento; se reproducirá automáticamente al visualizarse esa diapositiva en
la grabación general. Guardar como presentación, crea un archivo de presentación .ppsx que
al ser abierta comenzará a reproducirse automáticamente. Exportar a vídeo, permite crear un
archivo de vídeo con la grabación realizada.
Por defecto, esta nueva ficha no está incluida en la cinta de opciones, para incluirla hay que ir
a Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones y marcar la casilla de Grabación, como
muestra la flecha roja de la siguiente imagen.

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19.8. Subtítulos automáticos
Ahora es posible subtitular una presentación transcribiendo la voz del orador en directo. Para
activar esta función basta marcar la casilla Usar siempre subtítulos que se encuentra en la
sección Subtítulos, dentro de la ficha Presentación con diapositivas.

Los subtítulos pueden aparecer en el mismo idioma del orador o en cualquier otro de entre los
disponibles. Para elegir el idioma hay que abrir el desplegable Configuración de los subtítulos,
y para seleccionar el idioma del orador elegir Idioma hablado, y para el idioma al que se
transcribirá la voz del orador elegir Idioma de los subtítulos, en ambos casos hay que marcar
el idioma deseado en el desplegable de la lista de idiomas. En la siguiente imagen se muestra
un ejemplo.

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También se puede elegir el micrófono, en el caso que haya más de uno conectado, y la ubicación
de los subtítulos (Abajo, Arriba, ...)
Esta función puede ser muy interesante para algunos casos en los que nos interese hablar en
español durante la presentación y que aparezcan los subtítulos en inglés, o en otro idioma.

19.9. Más novedades

Vamos a explicar brevemente otras novedades de PowerPoint 2019.
Exportar a 4K. Ahora podemos ir a Archivo, Exportar, Crear un vídeo y elegir la
calidad Ultra HD (4K).
Nuevos gráficos de mapas y de embudo. Están disponibles estos nuevos tipos de gráficos
desde la ficha Insertar, Gráfico.
Nuevos efectos en el uso del lápiz. Por ejemplo, lápices metálicos y efectos de entrada
de lápiz, arco iris, galaxia, lava, etc. También se puede crear un conjunto personal de
lápices.

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Ecuaciones de lápiz. Ahora se pueden crear ecuaciones matemáticas usando pantallas
táctiles, con un lápiz táctil o con el dedo, PowerPoint las convertirá en texto. Siempre
se pueden corregir si la conversión no ha sido perfecta.
Comprobador de accesibilidad. Desde la pestaña Revisar podemos pulsar Comprobar
accesibilidad y aparecerá una lista de errores sobre cuestiones de accesibilidad, también
se mostrará la forma correspondiente de corregirlos.
Mejoras en el uso compartido. Podemos agregar un vínculo a un archivo utilizado
recientemente, para ello basta, ir a la pestaña Insertar y pulsar en Vínculo, veremos la
lista de archivos recientes par que podamos seleccionar uno de ellos.
Restaurar los cambios en archivos compartidos. Podemos restaurar fácilmente una
versión anterior de un archivo desde el comando Archivo, pulsar en Información y luego
en Historial de versiones. También podemos acceder a este historial desde el
desplegable que hay junto al nombre del archivo. Hay que tener en cuenta que esto sólo
funciona para archivos guardados en OneDrive o en SharePoint.
Función autocompletar. Se ha mejorado esta función haciendo que sea más flexible y
sea capaz de reconocer comandos, aunque no los escribamos exactamente.

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