BIBLIOTECA DE CONTROLES

PROCESO DE GESTIÓN DE LOGÍSTICA

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos de naturaleza manual y dependientes de tecnología considerados en un
proceso de logística. Las aplicaciones de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirán mitigar y/o disminuir la probabilidad
de materialización del riesgo inherente identificado en cada subproceso.

Un control debe estar adecuadamente definido, estructurado y alineado a las actividades de cada uno de los subprocesos. El auditor debe tener la
capacidad de identificar los controles claves de los procesos para evaluar su aplicación y efectividad.

Cabe resaltar que la descripción y/o estructuración de un control debe considerar como mínimo los siguientes elementos:

1. Objetivo del control.

2. Responsable de su ejecución, revisión y aprobación.
3. Periodicidad y/o frecuencia de la aplicación del control.
4. Identificar si es un control manual o dependiente de tecnología.
5. Identificar si es un control preventivo, detectivo o correctivo.
6. Documentación soporte y/o respaldo tecnológico que evidencie la ejecución del control.
7. El control debe estar definido y documentado en los procedimientos internos de la compañía.

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Pérdida económica por Responsable: Coordinador de logística y Coordinador de producción
ausencia de control del
inventario recibido en la Control: El inventario entregado por el área de producción al área de
Logística bodega de despacho. logística debe tener un soporte físico “documento de entrega” el cual
primaria: detalla cantidades, producto, unidad de medida, resultado del control
Recepción de Ausencia de notificación y de calidad, fecha de entrega, nombre del funcionario que entrega y que
Manual y/o
producto registro de inventarios, recibe en el área de logística, el cual es validado por medio de conteo
dependiente
terminado en la cantidades y referencias físico por el coordinador de logística y firma de aceptación en el
de tecnología
bodega de faltantes y defectuosas (no documento físico.
despacho conformes).
Periódicamente en la bodega de logística se deben conciliar las
Inventario no conforme y existencias pendientes de recepción en el sistema de información,
vencido por falta de control identificando su justificación y realizar los ajustes requeridos.
de supervisión y verificación

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del inventario en su El área de gestión de calidad, debe validar el estado del inventario
recepción entregado por producción a la bodega de logística y registrar los
procedimientos de validación de calidad por lote y/o referencia en el
sistema de información. Las anomalías identificadas y/o productos no
conformes deben identificarse en el sistema de información por lotes y
referencia y definir su disposición.

Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Documento de entrega de inventario firmado por el área

de logística y producción.

Documento de conciliación de existencias mensual y ajustes

autorizados.

Registro de validación de calidad pro lote y/o referencia en el sistema

de información.

Fraude por accesos no Responsable: Coordinador de logística y Coordinador de producción

autorizados para realizar
traslados entre bodegas. Control: El coordinador de producción debe cargar en el sistema de
información el inventario entregado, y el responsable de la validación
Registro de entradas, salidas física y recepción del mismo en la bodega de logística, debe dar la
y ajuste de inventario por
entrada y aprobación de su recepción en el sistema de información,
funcionarios con inadecuada
segregación de funciones
El responsable de la bodega de logística no puede modificar, cambiar
y/o eliminar las cantidades de envío registradas por el área de
Inoportunidad o falta de
registro de las unidades producción en el sistema de información. Tecnología
recibidas en la bodega de
despacho y/o Verificar periódicamente los accesos que permitan registrar entradas,
almacenamiento salidas y ajustes de inventario en bodegas físicas y virtuales y solicitar
por medio de documento formal (acta o carta) al área de tecnología
retirar accesos a funcionarios no autorizados o que tengan una
Inadecuada toma de inadecuada segregación de funciones.
decisiones y análisis por
reportes de información El sistema de información debe tener activo el log de auditoria que
inexactos permita la trazabilidad de las transacciones, fecha y el usuario.

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Los accesos para realizar movimientos de inventario los deben tener
únicamente funcionarios del área de producción y logística y los
mismos deben tener limitaciones con una adecuada segregación de
funciones.

Periodicidad: Cuando se requiera y trimestralmente.

Evidencia: Niveles de autorización en el sistema de información con

una adecuada segregación de funciones.

Registro de entrada de inventario en el sistema de información.

Documento formal (acta o carta) al área de tecnología retirar accesos a

funcionarios no autorizados.

Log de auditoria del sistema de información

Información financiera no
confiable por inadecuado
reconocimiento contable del
inventario. Responsable: Gerente de logística

Pérdidas económicas por Control: La compañía debe definir políticas de administración y

Logística primaria inventario no controlado disposición del inventario obsoleto, de baja rotación y no conforme, en
y secundaria: donde se establezca su almacenamiento, controles de inventario,
Administración calidad y disposición.
Manual
del inventario de Información de cantidad y
producto costo de inventario físico es Periodicidad: Anual
terminado diferente a la información
registrada en el libro de Evidencia: Política de inventarios autorizada por la Junta Directiva o
inventarios. máximo órgano de la compañía.

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Daños físicos de inventario
por ausencia de una
definición de stock y
capacidad de la bodega.

Sobrecostos por sub

utilización de la capacidad de Responsable: Gerente de logística
almacenamiento.
Control: De acuerdo a la cantidad de bodegas de almacenamiento y
Producto no conforme por su capacidad, se debe determinar la capacidad del stock de inventario
utilización de inventario en mínimo y máximo que se puede almacenar en cada una de las bodegas.
mal estado, obsoleto y
vencido por falta de El inventario físico debe ser almacenado en la bodega de acuerdo a la
identificación y disposición ubicación definida y/o parametrizada en el sistema de información
(Kardex), de igual manera se debe identificar de manera independiente Manual y/o
Pérdidas económicas por el inventario obsoleto, no conforme y devuelto. dependiente
inventario no identificado e de tecnología.
inadecuado almacenamiento El acceso físico a la bodega de logística es controlado por accesos
físico. restringidos, cámaras de monitoreo, claves

Pérdida de inventario por Periodicidad: Anual y cuando se requiera.

inadecuado control de acceso
a la bodega física de Evidencia: Definición del stock de inventario en cada una de las
almacenamiento bodegas de almacenamiento.

Entradas y salidas de
inventario no autorizadas por
el responsable del área o
bodega.

Responsable: Gerente de logística /coordinador de puntos de venta

Pérdida de inventario por
falta de control de inventario Control: El inventario no conforme y devoluciones administradas en
Manual y/o
despachado a puntos de los puntos de distribución de la compañía (logística secundaria), deben
dependiente
venta y devoluciones. ser devueltos por tardar al día siguiente a la bodega principal, con un
de tecnología
documento de devolución el cual detalle fecha, punto de distribución,
Fraude por inadecuada responsable (nombre y cargo), tipo de inventario, referencia, cantidad,
segregación de funciones en medida, causal de devolución, entre otros

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la recepción, registro y
almacenamiento. Se debe registrar en el sistema de información el inventario devuelto
identificando la causal de devolución. La recepción del inventario
devuelto y su registro en el sistema de información la deben realizar
funcionarios independientes (adecuada segregación de funciones).

Periodicidad: Cuando se requiera.

Evidencia: Documento de devolución de puntos de venta, aprobados.

Sanciones por entidades Responsable: Gerente de seguridad industrial

regulatorias (sanitarias) por
incumplimientos sanitarios y Control: La compañía debe definir un área centralizada encargada de
de almacenamiento. la seguridad industrial, buenas prácticas de manufactura y gestión de
calidad, encargada de realizar un análisis de riesgos y puntos críticos
Pérdidas económicas por de control, así como verificar periódicamente el cumplimiento
debilidad en el control y normativo y legal.
cumplimiento de las buenas
prácticas de manufactura Dentro de algunas verificaciones realizadas por el área de seguridad
industrial, se encuentran:
Demandas legales por
accidentes laborales por falta - Estructura física e instalaciones
de capacitación a - Extintores, alarmas, zonas de evacuación, señalización, Manual
funcionarios (operarios) y
cámaras de seguridad, entre otros.
suministro de dotación de
equipos de protección - Tratamiento de agua y desechos
- Control de plagas
Incumplimientos normativos - Manejo de material inflamable y sustancias contaminantes
y/o funcionarios no - Herramientas de protección de los empleados.
certificados en actividades - Zonas de almacenamiento y producción
que se requiere
- Transporte de producto terminado
especialización.
- Cumplimiento de cursos y certificaciones legales por parte de
los operarios (alturas, manipulación de alimentos, etc)
- Planes de capacitación al personal interno de la compañía

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Al identificar brechas de control e incumplimientos, se deben elaborar
informes en donde se definan acciones de mejoramiento.

Periodicidad: Anual y mensual.

Evidencia: Controles mensuales de seguridad industrial, matriz de

riesgos del área de producción e informes periódicos con acciones de
mejoramiento.

Responsable: Gerente de logística

Control: Realizar una conciliación periódica de las existencias de las

bodegas virtuales, analizando el origen de entradas y antigüedad.
Información financiera no
confiable por debilidad en la
Las bodegas que están registradas en el sistema de información deben
administración de bodegas
corresponder a las bodegas físicas y las virtuales deben estar
virtuales
plenamente identificadas con un objetivo definido y responsable de su
Logística primaria administración.
Fraude por movimientos de
y secundaria: Manual
inventario no autorizados
Administración Verificar periódicamente los accesos autorizados para ingresos, dependientes
de bodegas anulaciones y salidas de inventario en las bodegas virtuales, validando de tecnología
Información de existencias
virtuales que correspondan a los funcionarios responsables para su rol y
de inventario errada, sin
administración.
gestión y con antigüedades
significativas
Periodicidad: Mensual

Evidencia: Conciliación de bodegas virtuales y análisis de existencias.

Mapa de bodegas físicas con identificación asociada al sistema de
información.

Desconocimiento de las
cantidades y existencia del Responsable: Gerencia de logística y Gerencia financiera
Logística primaria
inventario por ausencia de
y secundaria:
tomas físicas Control: Definir un procedimiento de tomas físicas de inventario que
Tomas físicas de
considere: Manual
inventario al
Información financiera no
producto
confiable por ausencia de - Funcionarios responsables de la toma física de inventarios
terminado
procedimientos de validación (considerando una adecuada segregación de funciones) los cuales
física de inventario.

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no deben realizar actividades de custodia de inventario, registro de
Errores en los resultados de entradas, salidas y ajustes en el sistema de información.
tomas física de inventario por - Metodología para la toma física y justificación de diferencias
inadecuados procedimientos. identificadas.
- Documentación requerida para la toma física.
- Actas de inicio y cierre del proceso de toma física.
Existencias físicas de - Niveles de autorización de ajustes de inventario.
inventario que no
corresponden a la Realizar tomas físicas periódicas (cíclicas, mensuales y anuales)
información registrada en los validando la información de existencias de inventario reportadas por el
libros financieros sistema de información y el conteo físico de existencias, identificando
diferencias las cuales deben ser justificadas por el responsable de la
administración del inventario. Los ajustes deben ser autorizados por la
Pérdidas económicas por Gerencia de inventarios y la Gerencia financiera.
diferencias de inventario no
justificadas
Periodicidad: Mensualmente.

Evidencia: Actas de tomas físicas de inventario.

El procedimiento de inventarios debe ser un documento físico o

publicado en la intranet de la compañía debidamente autorizado por la
Gerencia financiera, de inventarios y de logística.

Riesgo reputacional por

incumplimientos a clientes Responsable: Gerente de logística
por falta de disponibilidad de
vehículos Control: Definir el procedimiento de planeación de la distribución,
considerando:
Pérdidas económicas por
Logística primaria
errores en la planeación de la - Cantidades a despachar de acuerdo a los pedidos de venta diarios.
y secundaria:
distribución - Capacidad de los vehículos de despacho (volumen, profundidad y
Planeación de la Manual
altura)
distribución
Fraude por favorecimiento a - Coordinación de conductores y vehículos propios y tercerizados.
terceros. - Rutas de despacho (ciudad y dirección de despacho), horarios y
tiempos de desplazamientos.
Incumplimiento de la - Autorización y legalización de gastos (peajes, gasolina e
demanda por falta de imprevistos)
existencia de inventario y/o - Tarifas negociadas con los conductores y/o vehículos arrendados.

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errores en la planeación de la
distribución Periodicidad: Cuando se requiera

Favorecimiento a terceros Evidencia: El procedimiento de la planeación de distribución debe

por asignación de carga de ser un documento físico o publicado en la intranet de la compañía
distribución sin capacidad debidamente autorizado por la Gerencia de logística.

Fraude por salidas de

inventario sin órdenes de
despacho asociadas y/o
autorizadas.

Responsable: Gerente de logística

Fraude por despachos
coordinados y autorizados Control: Se debe contar con un control manual o automático de
por personal que no asignación de vehículos por pedido de venta y de acuerdo a las rutas
corresponde, por accesos a definidas, cualquier cambio o modificación debe ser autorizado por el
funcionarios no autorizados. gerente de logística.

Salidas de inventario sin El funcionario responsable de realizar las asignaciones de distribución

asociación de órdenes de por vehículos no debe realizar actividades de negociación y
pedido. contratación de transportistas, comercial y administración del
inventario.
Favorecimiento a terceros Manual y/o
por asignación de despachos Diariamente se deben analizar los incumplimientos, retrasos y quejas y dependiente
sin autorización y análisis. reclamos de cliente asociadas al despacho. de tecnología

Definir un indicador de logística relacionado con la subutilización de

Modificación de tarifas, rutas flota propia y asignación equitativa de despacho sobre toda la flota
y asignación de transporte contratada.
por personal no autorizado

Periodicidad: Diario y/o mensual

Evidencia: Asignación de rutas por vehículo, asociando el pedido de

compra.
Seguimiento diario de cumplimiento del despacho y análisis de
indicadores.

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Fraude por salidas de

inventario no autorizadas y/o
requeridas

Pérdidas económicas por

errores en el alistamiento del
inventario, cantidades no Responsable: Gerente de logística
requeridas en la orden y/o
reprocesos en las actividades Control: El área de distribución debe realizar el alistamiento de
realizadas. inventario de acuerdo a las órdenes de pedido cargadas por el área
comercial, en el documento de alistamiento se deben identificara las
Salidas de inventario sin unidades empacadas y los faltantes, el responsable debe firmar el
soporte y autorización documento de alistamiento y entregarlo al inspector del área quien
Logística primaria
validar los pedidos alistados, avalando el documento con su visto
y secundaria:
Reprocesos de actividades de bueno.
Alistamiento del
alistamiento por errores en el Manual y/o
producto
cargue de información El responsable de packing debe verificar el alistamiento del pedido y dependiente
terminado para la
actualizar el estado de la orden de pedido en el sistema de de tecnología
distribución
Riesgo reputacional por información. Debe existir una adecuada segregación de funciones
incumplimiento de la entre el responsable del alistamiento del pedido y quien actualiza la
demanda por órdenes de orden de pedido y/o descarga el inventario.
pedido sin procesar y/o
alistamiento
Periodicidad: Diario y/o mensual
Salidas de inventario y/u
órdenes de despacho sin Evidencia: Asignación
emisión de factura de cobro.

Inoportunidad en el
alistamiento por falta de
programación y cierre de
órdenes de pedido

Logística primaria Fraude por salidas de Responsable: Gerente de logística

y secundaria: inventario no autorizadas y/o Manual y/o
Despacho y/o requeridas Control: Generar en el sistema de información las facturas de venta dependiente
distribución del de acuerdo a la orden de pedido y el cierre de packing, el sistema no de tecnología
pedido. debe dejar emitir facturas de venta sin ordenes de pedido asociadas.

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Pérdidas económicas por
debilidad en el control de Entregar a los conductores de cada camión de distribución la
despacho. mercancía a distribuir, con la orden de despacho, orden de pedido y
factura de venta.
Riesgo reputacional por
incumplimientos a clientes El conductor debe validar el estado y completitud de las facturas e
inventario entregado de acuerdo a su ruta, firmar la aceptación y
Fraude por emisión de conformidad en la planilla de despacho.
facturas de venta sin ordenes
de pedido previa y sin salidas En el sistema de información se debe relacionar la asociación de la
de despacho. factura de venta con la orden de despacho, camión de distribución,
placas del vehículo, conductor y ruta y no debe permitir cambiar
Pérdidas económicas por información (unidades despachadas, rutas, valores, etc).
salidas de inventario no
facturadas. Diariamente se deben validar las ordenes de pedido en estado abierto
y/o sin asociación de factura de venta y orden de despacho, identificar
Inoportunidad e inadecuado las causas y solicitar autorización de ajustes.
reconocimiento financiero en
la emisión de facturas de
cobro. Periodicidad: Diario y/o mensual

Evidencia: Control de asignación de órdenes de despacho, factura y

vehículo de distribución asignado.

Planilla de despacho firmada por el conductor.

Riesgo reputacional por Responsable: Gerente de logística

vehículos y conductores que
incumplan la normatividad Control: Asignar un funcionario responsable de la validación del
vigente. estado de los camiones de distribución, considerando:
Manual
Pérdidas económicas por - Diariamente inspeccionar los vehículos (controles sanitarios,
sanciones y/o sobrecostos gasolina y reportes de mantenimiento).
por incumplimientos. - Documentos legales para transitar del vehículo y conductores
((Tarjeta de propiedad, certificado de tradición, antecedentes
del vehículo, entre otros).

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 SUBPROCESO RIESGO CONTROL NATURALEZA
Fraude por favorecimiento a - Verificación del pago de impuestos, seguros, revisiones
terceros y/o conflicto de técnicas y sanciones de tránsito.
interés - Vigencia de los contratos de arrendamiento y pólizas de
vehículos.
Improcedencia de - Pruebas de alcohol y sustancias alucinógenas diarios a
reclamaciones a terceros por conductores.
falta de pólizas de - Documento de conflicto de interés
cubrimiento
Periodicidad: Diario y/o mensual

Evidencia: Carpeta de vehículos y conductores con el registro de

documentos legales.
Validaciones diarias de inspección de vehículos y conductores.

Pérdidas económicas por Responsable: Gerente de logística y almacenista de puntos de venta.

ausencia de controles en la
verificación del producto Control: El responsable de la bodega principal realiza el traslado de
recibido. la mercancía al punto de venta en el sistema de información y el
responsable del almacén en el punto de venta verifica el inventario
Fraude por devoluciones sin físico recepcionado, acepta la entrada a su bodega en el sistema de
Logística notificación y control
Secundaria: información y firma la factura de venta en señal de aceptación.
Recepción del
inventario de Las observaciones de faltantes o producto no conforme se deben Manual y/o
Pérdidas económicas por diligenciar en el formato de devoluciones, firmarlo y entregarlo al
producto falta de control de los dependiente
terminado y conductor para las devoluciones y notas de ajuste. de tecnología.
inventarios entregados a los
devoluciones. puntos de venta. Conciliar las bodegas virtuales de envío de inventario a puntos de
venta, analizando existencias no aceptadas (entradas) en el sistema de
información, solicitando justificación y autorización de ajustes.

Periodicidad: Diario y/o mensual.

Evidencia: Factura de venta firmada por parte del responsable del

almacén de los puntos de venta.

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Formato de devolución con las observaciones emitidas por el almacén
del punto de venta y la recepción de devoluciones físicas en la bodega
principal.

Conciliaciones de las bodegas virtuales de los almacenes de punto de

venta.

Responsable: Coordinador de facturación

Ajustes y/o notas de ajuste
de cartera por funcionarios Control: Verificar periódicamente los accesos que permitan generar
con inadecuada segregación facturas de venta y notas débito, y solicitar por medio de documento
de funciones. formal (acta o carta) al área de tecnología retirar accesos a
funcionarios no autorizados o que tengan una inadecuada segregación
Modificación de cantidades, de funciones.
valores y fechas del
documento de despacho ó en El sistema de información debe tener activo el log de auditoria que
la emisión de la factura, por permita la trazabilidad de las transacciones, fecha y el usuario.
inadecuados controles de
Logística edición. El responsable de la emisión de facturas de venta no debe tener acceso
Primaria y a crear clientes, ni modificar información en la factura de venta, ya que
secundaria: Facturación, notas crédito la misma debe corresponder exactamente a la orden de despacho. Manual y/o
Facturación y elaboradas por funcionarios dependiente
notas débito y con accesos inadecuados. de tecnología
crédito Periodicidad: Cuando se requiera y trimestralmente.

Evidencia: Niveles de autorización en el sistema de información con

una adecuada segregación de funciones.

Documento formal (acta o carta) al área de tecnología retirar accesos a

funcionarios no autorizados.

Log de auditoria del sistema de información

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Fraude por la ausencia de
entrega de documentos
soportes de evidencia de
recibido del cliente. Responsable: Coordinador de logística y facturación.
Pérdidas económicas por Control: El conductor debe devolver al área de logística las facturas
debilidad en el control y de venta firmadas por el cliente y puntos de venta en señal de
registro de devoluciones aceptación y los documentos de devolución con el inventario físico.
Logística Información financiera no El coordinador de despachos debe recibir la mercancía devuelta de
Primaria y confiable por inoportunidad acuerdo a la información establecida en el formato de devolución y
Secundaria: en el registro de devoluciones realizar la entrada en el sistema de información identificando la causa
Recepción de y notas crédito de inventario. de devolución. Manual y/o
documentación dependiente
soporte de Devoluciones físicas no de tecnología
entrega de verificadas y/o no registradas Periodicidad: Diario.
pedidos en el sistema de información
Evidencia: Facturas de venta firmadas por el cliente y documentos de
Inadecuada identificación devoluciones con la evidencia de recepción del inventario por el área
y/o falta de trazabilidad de de despachos.
las causales de devolución

Fraude por registro de

devoluciones no soportadas
y/o sin evidencia de
existencias físicas

Logística Pérdidas económicas por

Primaria y debilidad en el control de Responsable: Coordinador de despacho/ logística
Secundaria: costos asociados al proceso
Administración de logística y distribución Control: Definir un presupuesto anual para el mantenimiento de
de costos vehículos, fletas y gastos de combustibles el cual debe ser monitoreado
Fraude por costos no Manual
asociados al periódicamente. La compañía debe realizar convenios con las
mantenimiento autorizados y sin legalización estaciones de gasolina para obtener precios favorables.
de vehículos,
gasolinas y fletes La compañía debe definir tarifas de fletes por ciudades y rutas, las
cuales deben ser negociadas con los proveedores de vehículos y
monitorear su cumplimiento.

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Si los costos por fletes son cobrados a los clientes en su facturación,

validar periódicamente su parametrización en el sistema de
información y su control en la facturación.

Los conductores deben legalizar a diario o semanal, los costos de viaje

(gasolina, fletes e imprevistos), soportados con los documentos
originales y de acuerdo a la política de la compañía la cual debe
establecer el valor máximo de costos permitido por cada rubro.

Periodicidad: Anual y diario.

Evidencia: Presupuesto de gastos de logística

Política de fletes por ruta
Convenios de gasolina anuales
Legalización de gastos por parte de los conductores

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