Codigo:

LOGOTIPO DE EMPRESA MATRIZ DE COMUNICACIÓN Versión

Fecha actualización

¿Quién lo
¿Qué Comunica? Proceso A quien lo Comunica Medio Frecuencia Registro
Comunica?

Coordinador de calidad Formato diligenciado de Inspecciones a puestos e

Resultados de inspecciones. Calidad Integral Lideres de Procesos y Gerencia Correo Electrónico Después de la realización de las inspecciones
Integral inspecciones a oficinas, informe de inspecciones.

Charlas, reuniones, folletos,

Coordinador de calidad Cada vez que exista un cambio en la versión del Registro de Asistencia a Capacitaciones
Despliegue de Objetivos Calidad Integral A toda la Empresa trifoliares, instructivos, pagina
Integral despliegue de objetivos Actas de Reuniones de divulgación.
Web
Charlas, reuniones, folletos, Registro de Asistencia a Capacitaciones
Coordinador de calidad
Mapa de Procesos de la Empresa Calidad Integral A toda la Empresa trifoliares, instructivos, pagina Anual Actas de Reuniones de divulgación.
Integral
Web correos electrónicos.
Charlas, reuniones, folletos, Registro de Asistencia a Capacitaciones (reinducción)
Misión, Visión Políticas, Objetivos de Calidad, medio Coordinador de calidad
Calidad Integral A toda la Empresa trifoliares, instructivos, pagina Anual
Ambiente y Salud ocupacional, Control y Seguridad. Integral
Web Actas de Reuniones de divulgación.
A los invitados según la
Invitaciones a reuniones y/o capacitaciones Calidad Integral Procesos requeridos capacitación o motivo de la Correo electrónico Cuando es requerido Correo Electrónico
reunión

Coordinador de calidad Correo electrónico en formato

Programas de auditorias Calidad Integral Lideres de Procesos y Gerencia Anual ( según cambios en la programación) Correo electrónico
Integral especifico

Coordinador de calidad Correo electrónico en formato

Programa Anual de capacitaciones Calidad Integral Lideres de Procesos y Gerencia Anual Correo electrónico
Integral especifico

Integrantes del COPASST - Bipartito y Comité de Coordinador de calidad

Calidad Integral Todo el Personal Durante Capacitaciones, volantes. Cada vez que se requiera Registro de asistencia a capacitaciones
Convivencia Integral

Coordinador de calidad
cambios en los sistemas de gestión Calidad Integral Gerencia y lideres de procesos Correo electrónico Cada vez que se requiera Correo electrónico
Integral

Necesidades de la empresa con respecto a Sistemas Coordinador de calidad

Calidad Integral Lideres de procesos. Correo electrónico Cuando es requerido Correo electrónico
de Gestión Integral

Coordinador de calidad
Resultados de la revisión por la dirección. Calidad Integral Lideres de procesos. Correo electrónico Después de cada revisión por la dirección Correo electrónico
Integral

Lecciones aprendidas de la investigación de accidentes Coordinador de calidad Después de la ocurrencia de accidentes

Calidad Integral Todo el Personal Correo electrónico Correo electrónico, folletos, trifoliares o cartillas
e incidentes. Integral laborales

Cada vez que se realice una nueva evaluación o

Coordinador de calidad Correo electrónico, registro de actividades de
Aspectos e impactos ambientales a partes interesadas Calidad Integral Todos los procesos. Correo electrónico cuando se detecten impactos ambientales
Integral capacitación.
significativos.

Cada vez que se realice una nueva evaluación o

Coordinador de calidad Correo electrónico, registro de actividades de
Peligros y riesgos en los sitios de trabajo. Calidad Integral Todos los procesos. Correo electrónico cuando se detecten peligros nuevos en el
Integral capacitación.
desempeño de labores de la empresa.
 Cada vez que se realice una nueva evaluación o
Coordinador de calidad
Peligros y riesgos. Calidad Integral Empresas del complejo Correo electrónico cuando se detecten peligros nuevos en el Correo electronico enviado.
Integral
desempeño de labores de la empresa.

Programa de disposición de residuos sólidos. Calidad Integral Trabajadores A todos los procesos Correo electrónico cada dos meses correo electrónico

Comité de
Situaciones de acoso laboral presidente del comité Gerente General Correo electrónico Informes trimestrales Informe
convivencia

Analista de información de Lideres de procesos y

Requisitos para contratación con proveedores Compras Correo electrónico Cuando es requerido Correo electrónico.
compras Proveedores

analista de información de
Cuentas por cobrar Contabilidad contador Correo electrónico Cada vez que se solicita Reporte de Cartera
cartera

Pagos a proveedores Contabilidad contador proveedores Correo electrónico Cada vez que se requiere un servicio No aplica

Nombre del representante de la Dirección y Cuando sea cambiado por la gerencia o cuando
Gerencia Gerente General Todo el personal Correo electrónico Registro de capacitaciones y/o correos electrónicos
responsabilidades cambien sus funciones

Gerente Comercial o
Nuevos puestos o cargos laborales Gestión Comercial Todos los procesos y Gerencia Correo electrónico Cuando haya un cliente nuevo Correo electrónico
Ejecutivo Comercial

Clientes Internos y/o Cada vez que se genere una Petición, Queja o Correo electrónico con especificaciones del reclamo y/o
Peticiones, Quejas o Reclamos Gestión Comercial Director Comercial Escrito o Verbal
Externos Reclamo. posibles soluciones

Registro de asistencia
Gerente Comercial o
Requisitos de los Clientes Gestión Comercial A toda la Empresa Verbal, charlas y conferencias Cada vez que se establezcan nuevos requisitos Divulgación de Procedimientos e instructivos
Ejecutivo Comercial
Actas de Reuniones

Analista de información de
Solicitudes de Dotación Operaciones Coordinador logístico. Correo electrónico Cada 4 meses Correo electrónico
compras y/o talento Humano

Analista de información de
Datos para investigación de personas o empresas. Operaciones seguridad Correo electrónico Cada vez que se requiera Solicitud en plataforma.
Documentos

Requisitos para contratación con contratistas Operaciones líder de operaciones Personal interesado Correo electrónico Cuando es requerido Correo electrónico

Fallas de los equipos de computo, red y correo Empresa de mantenimiento de Cada vez que recibe reportes de fallas en los
Seguridad Lider de cada proceso Correo electrónico Correo electrónico
electrónico a empresa de mantenimiento equipos equipos

Empresa de mantenimiento de
Solicitudes de mantenimiento de la oficina Gerencia Gerencia . Correo electrónico Cada vez que se requiera Correo electrónico
infraestructura

Analista de información de Gerente General, líder del proceso Presentación de el candidato de

Nueva contratación Talento Humano Cuando hay una nueva contratación Formato de inducción.
Nomina solicitante forma presencial.

Empresa de realización de
Analista de información de
Condiciones de salud Talento Humano exámenes médicos Correo electrónico anual correo electrónico
Nomina
ocupacionales
 empresa de estudios de
Pertinencia del trabajador para el carguen cuanto a Analista de información de
Talento Humano seguridad, visitas Correo electrónico Cada vez que hayan nuevas contrataciones. correo electrónico
seguridad. Nomina
domiciliarias, polígrafo

Analista de información de
Nueva contratación Todos los Procesos Líder de cada Proceso Correo electrónico Cuando haya la necesidad Correo electrónico
Nomina

procesos involucrados y calidad Cada vez que haya un cambio en la legislación Correo Electrónico.
Cambios en la Legislación Vigente Todos los Procesos Líder de cada Proceso Correo electrónico
integral. que afecte a cada proceso Matriz de Requisitos legales actualizada

Solicitud de Presupuesto Todos los Procesos líder de cada proceso Gerente General Correo electrónico Cada vez que se requiera Correo electrónico

Cada vez que se efectúan por lo menos una vez

Resultados de evaluaciones de desempeño Todos los Procesos líder de cada proceso Calidad Integral Correo electrónico Formato de evolución de desempeño.
al año)

Cada vez que se despide o renuncia una

Renuncias de personal. Todos los Procesos Líder de cada Proceso Nomina, Gerencia, Seguridad. Correo electrónico Carta de renuncia o despido.
persona.

Fallas de los equipos de computo, red y correo

Todos los Procesos lideres de los procesos Jefe de seguridad Correo electrónico Cuando se presenten fallas en los equipos Correo electrónico
electrónico.

Necesidades de mantenimiento en las instalaciones de

Todos los Procesos lideres de los procesos Jefe de seguridad Correo electrónico Cada vez que se requiera Correo electrónico
la oficina.

Correo electrónico, matriz de necesidades de

Necesidades de formación Todos los Procesos lideres de los procesos Todos los procesos. Correo electrónico Cada vez que se detecte la necesidad
formación.

Acciones Correctivas, preventivas o de mejora que se Coordinador de Calidad Escrito formato de seguimiento de Cada vez que se levante una acción correctiva,
Todos los Procesos líder de cada proceso Formato Acciones preventivas y correctivas
lleven a cabo en el Sistema de Gestión de Calidad. Director de proceso acciones correctivas preventiva o de mejora

analista de información de
Solicitudes de Compras Todos los Procesos líder de cada proceso Formato solicitud de compra. Cada vez que se requiera Correo electrónico de aprobación de la compra
compras y/o talento Humano

Por medio de reuniones, copias de

procedimientos documentados Cada vez que se establezca un procedimiento,
Procedimientos establecidos y documentados para el A los involucrados según
Todos los Procesos líder de cada proceso instructivos, manuales, Listado una persona nueva o que haya un cambio de
Sistema de Gestión integral correspondan sus funciones Correo electrónico
Maestro de Documentos o Correo versión
electrónico

Reuniones Gerenciales y de Actas de reuniones gerenciales

Desempeño y resultados de la Medición del Sistema Todos los Procesos Líder de cada Proceso A todos los procesos Trimestral
revisión por la dirección Actas de revisión por la dirección

Reuniones Gerenciales, de
Resultados de indicadores Todos los Procesos Líder de cada Proceso Gerencia General Calidad Integral revisión por la dirección, Correo Mensual, trimestral Acta de reuniones, correo electrónico.
Electrónico

Coordinador de calidad integral o

Accidentes laborales Todos los Procesos Líder de cada Proceso Correo electrónico Cuando ocurra un accidente Laboral. Reporte de accidente
talento humano

Cada vez que se presentan casos de acoso

Situaciones de acoso laboral Todos los Procesos Trabajadores Comité de Convivencia Correo electrónico Formato reporte casos de acoso laboral
laboral
 POR QUE MEDIO

QUIEN LO QUE COMUNICA

COMUNICA

CON QUE
FRECUENCIA
A QUIEN LO
COMUNICA REGISTRO