Guía para La Elaboración de Documentos SGC ESAP
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NORMA FUNDAMENTAL
1. OBJETIVO .............................................................................................................. 1
2. ALCANCE............................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES....................................................................................................... 1
8. METODOLOGÍA .................................................................................................. 11
9. DESCRIPCIÓN DE MACROPROCESOS............................................................. 11
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Notas:
B. Manual de Calidad
B
C. Manuales de Macroproceso:
Agrupación de procesos, División de los
C subsistemas.
Cualquier persona que haga parte de la ESAP, puede presentar una propuesta o
solicitar la elaboración o modificación de un documento determinado al Coordinador de
Calidad o quien haga sus veces, a través de los responsables de procesos. La
aceptación de la solicitud es dada por el coordinador de calidad o quien haga sus
veces.
5.1.2 Asignación
Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su
redacción debe ser de fácil comprensión a todo nivel, la redacción de todos los
documentos se hace siempre pensando en el usuario.
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SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: PT-E-GE-03
Los formatos tal como está establecido en el punto anterior, no es obligación que
lleven encabezado ni pie de página.
- Pie de Página: Este solo está presente en la primera hoja del documento y esta
constituido por:
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SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Revisó: Nombre, firma, cargo de quien elabora y verifica que el contenido del
documento este ajustado a la realidad y fecha de revisión:
Aprobó: Nombre, firma, cargo del que autoriza la implementación del documento y
fecha de Aprobación.
Los documentos del SGC de la Escuela serán revisados por el cargo elabora el
documento y aprobados por el jefe del proceso a que pertenece el documento.
Los cambios que originan un cambio de versión son aquellos cambios de fondo, mas
no de forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad o quien haga sus veces,
determinar de acuerdo a su criterio cuando un cambio es de fondo.
En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el sentido
de la actividad descrita no amerita una nueva versión, pero siempre se debe realizar la
solicitud de cambio del documento para que quede registrado. El documento con los
nuevos cambios se distribuye nuevamente a los interesados.
La forma de redacción de los documentos es libre, ello quiere decir que el usuario lo
puede presentar en prosa, diagrama de flujo, matriz o flujo multicolumna, la
combinación de cualquiera de ellas u otras que considere apropiadas como gráficos,
símbolos, etc.
- Formatos asociados: Título de los formatos (planillas) para la toma de datos de las
actividades a realizar dentro del procedimiento
- Anexos: Lista todos los documentos que se adjuntan al documento y que consiste
en formatos, tablas, datos, fichas, esquemas, flujogramas, gráficos, planos, etc.
Ejemplo:
Versión Versión
Naturaleza del cambio Identificación del cambio
inicial final
Atendiendo una Numeral 6.1.2 a. Descripción
observación de la Auditoría del Proceso, Proceso
01 Interna y con el fin de dar cambió por Título, el cual 02
mayor claridad entre indica además del proceso,
proceso y procedimiento. el procedimiento.
5.7 Formatos
Los tamaños de los formatos son acordes con las necesidades propias de cada
actividad, buscando la racionalización en su uso para los formatos impresos. El
contenido mínimo de los formatos es el siguiente:
- Datos Claves: Información o datos más relevantes propios del formato para la
actividad específica. El cuerpo de los formatos está constituido por campos
libres de acuerdo a lo que se necesite registrar.
- Cuerpo del Formato: Parte voluminosa del formato que contiene la información
específica según las necesidades de los usuarios y del proceso o actividad en
la que interviene el formato, la cual puede incluir la firma o firmas de
responsables de aprobar o autorizar la información consignada en él.
- Portada
- Tabla de contenido
- Presentación de la Escuela
- Compromiso de la dirección
- Política y Objetivos de Calidad
- Contenido: Corresponde a los procesos del SGC.
- Anexos: Mínimo contiene las definiciones de procesos.
7. ASPECTOS GENERALES
MC PR FO PT
Encabezado X X x X
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MC PR FO PT
Objetivo X X O X
Alcance X X O O
Desarrollo del documento X X X X
Formatos asociados O X O X
Documentos asociados O O O O
Pie de pagina X X O O
Requerido = X; Opcional = O
8. METODOLOGÍA
Los pasos que se deben surtir para la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad y MECI en la ESAP son los siguientes:
9. DESCRIPCIÓN DE MACROPROCESOS
Requerimientos
- Los Macroprocesos de apoyo: Son los no tienen relación directa con el mandato
constitucional o legal ni con el conjunto de planes y programas que son
fundamentales para lograr los objetivos de éstos.
Página
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Los procesos, en ocasiones, requieren apoyo de otra serie de procesos menores que
se denominan procedimientos. Mediante la suma de éstos el producto final es viable,
por lo que resulta de gran importancia identificar tanto el proceso mayor como los
subprocesos que lo acompañan, algunos de los aspectos que identifican los procesos
son:
Los procedimientos definen la forma como deben realizarse las fases o etapas de los
procesos. Identificados los procesos, el ejercicio siguiente es determinar qué
procedimientos permiten que aquél se cumpla.
Proceso
Fase o Etapa
Procedimiento
Actividad
DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
SÍMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIÒN
Se emplea para indicar el inicio y final del
INICIO/FIN procedimiento. En su interior se escribe la palabra
INICIO o FIN.
CONECTOR DE Se utiliza para conectar las diferentes gráficas y
LÍNEA con ello orientar el recorrido de la información.
Representa la actividad que se lleva a cabo, sea
esta para ejecución o transformación de
ACTIVIDAD información y recursos que dan valor al
procedimiento del cual depende. En el espacio
interior se describe la actividad que se ejecuta,
utilizando un verbo que infinitivo obligue la acción.
Representa la preparación de un documento que
MULTIDOCUMENTO
se elabora en original y varias copias (por cada
copia se utiliza un icono numerado).
Representa la toma de una decisión, cuando
puede haber una variación en el flujo normal de
DECISIÓN
las actividades del procedimiento. En su interior
se formula una pregunta que genera las
diferentes rutas o alternativas del procedimiento.
REGISTRO / Representa la generación de un documento o
DOCUMENTO registro vital para la continuidad del procedimiento
DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
SÍMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIÒN
ALMACENAMIENTO Identifica el archivo temporal de un documento
ALCANCE:
MARCO LEGAL
DESARROLLO
ACTIVIDAD Indicadores
FLUJO (flujograma) Puntos de Control Documentos
Entradas Descripción Respondable Salidas Tipo Nombre Formula Frecuencia
P
H
V
A
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Para que un procedimiento entre en vigencia en la ESAP, este debe ser adoptado por
el Director Nacional mediante acto administrativo en la que se fije expresamente la
fecha en la que empieza a regir.
procedimientos a los jefes de cada dependencia y del suministro de por lo menos una
copia de los mismos.
Se hace necesario que todo el personal de la Institución revise la Intranet, link Oficina
Asesora de Planeación, por lo menos una vez al mes para informarse de los cambios
que han sufrido los manuales.
La Oficina Asesora de Planeación debe realizar inspección por lo menos una vez al
año al inventario físico y/o lógico de los manuales Institucionales.
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SOLICITUD PARA
Escuela Superior de Administración Pública ELABORAR, MODIFICAR O
Oficina de Asesora de Planeación DAR DE BAJA DOCUMENTOS
DIRIGIDO A: DEPENDENCIA
MARQUE CON UNA "X" EL TIPO DE SOLICITUD Y EL DOCUMENTO A ELABORAR, MODIFICAR O DAR DE BAJA
TIPO DE DOCUMENTO
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD (el por qué se solicita la elaboración, modificación o dada de baja del documento).
1
DAFP. Guía de Trámites y Procedimientos. 2005
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Versión: 01 Fecha: Código: GU-S-GE-01
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Tiempo: los trámites pueden clasificarse según el tiempo que media entre la solicitud
y la entrega del bien o servicio. Este tiempo puede darse en minutos, horas, días,
meses o años, según corresponda.
Pago o tarifa: implica el pago de un valor monetario por el usuario para la realización
del trámite y sin el cual no es posible adelantarlo.
RESOLUCIÓN Nº _____
( )
“Por la cual se determinan las exigencias formales para la elaboración de las Resoluciones
expedidas para el cumplimiento del objeto de la Escuela Superior de Administración Pública”
en ejercicio de las facultades legales, en especial de la que le confiere el numeral 7° del artículo 12
del Decreto 219 de 2004, en concordancia con el Decreto 4043 del 23 de octubre de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 12 del Decreto 219 de 2004 en su numeral 7°, faculta al Director Nacional para la
expedición de los actos administrativos necesarios para el cumplimiento del objeto de la Escuela
Superior de Administración Pública.
Que los elementos que constituyen el acto jurídico administrativo; son el sujeto, la voluntad, el objeto,
el motivo, el fin y la forma; por tanto todo acto debe estar provisto de estos elementos.
Que dichos documentos deben guardar orden, estructura y secuencia lógica en la expresión de su
contenido sin crear desconcierto en su entendimiento o duplicidad de conceptos en su interpretación.
Que todo acto administrativo debe ser puesto en conocimiento de sus destinatarios, con el fin de que
estos se enteren de su contenido y los impugnen a través de los correspondientes recursos y
acciones. Así se garantiza el principio de publicidad.
Que es preciso, que los actos administrativos emanados de la Dirección Nacional de la Escuela
Superior de Administración Pública ESAP, y de los servidores que éste delegue, tengan una
presentación digna, que su contenido sea tan claro que no de origen a interpretación diferente y que
guarden concordancia con los fines y símbolos del Estado.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°. Todas las Resoluciones expedidas por la Escuela Superior de Administración Pública
E.S.A.P para el cumplimiento de su objeto, deben tener claramente definido el servidor que la emite,
la declaración de voluntad, el objeto del acto, debidamente motivadas y el fin o propósito que se
busca.
Para:
De: (Nombre) (Cargo)
Asunto:
Ciudad y Fecha: (Ciudad,) (dd/mes/aaaa)
(Contenido)
Firma
(NOMBRE EN NEGRILLA Y MAYÚSCULA SOSTENIDA)
(Cargo)