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M2.
METODOLOGÍA DE PRODUCTIVIDAD: GTD

Es posible que hasta para hacer este curso hayas encontrado dificultades. Sí, lo sabemos.
Tienes “mucho lío”, y es cierto.
Tu día a día, como el de muchas personas, está repleto de un montón de actividades que a
veces no puedes solucionar completamente. Las cosas pendientes se acumulan.
“Me tengo que organizar” ¿Cuántas veces te has dicho esto? Pero... ¿cómo?
En este módulo te vamos a dar pistas para empezar a mejorar eso, pero desde AHORA
mismo utiliza la metodología GTD y verás que podrás cambiar muchas cosas.
¿Quieres saber que es GTD? Pues empieza por este vídeo para empezar a funcionar.
M2. METODOLOGÍA DE PRODUCTIVIDAD: GTD

¿Qué es el GTD: Getting Things Done?
Bien. Quieres cambiar algunas cosas y “empezar a organizarte”, no tienes que esperar. Ni
siquiera debes esperar a que acabes el curso.
Queremos que empieces a aplicar lo que aprendes desde este momento. En este vídeo
hemos creado un poco de interactividad, en algunos momentos tendrás que pararlo y…
Ahora lo descubrirás.
No estaría de más que cogieras un papel y algo para escribir.
Empieza a conseguir que las cosas se hagan.

Control: Las 5 etapas del GTD
GTD no es un sistema cerrado, es un método que implica la forma en que debes afrontar
cómo resolver las tareas. Es importante tener muy claras las labores de los cinco pasos:
1. Captura
Establece tu “Inbox”, tus bandejas de entrada, usa la tecnología para establecer estos
elementos. A veces van a venir dados. La más evidente está en la bandeja de entrada
de tu correo electrónico, pero puede ser una nota de algo que te piden, o una llamada
de teléfono. Establece claramente tu bandeja de entrada y recuerda: el objetivo es
que al final tu labor de organización este vacía.
2. Clarificar
Aclárate. Es el punto en el que tienes que dividir el trabajo que tienes que hacer, en
las diferentes tareas que puedes realizar. Tienes que convocar una reunión, pues
debes clarificar lo que hay que hacer: preparar un orden del día, convocar a los
participantes, reservar una sala, etc. Muchas veces la experiencia de anteriores
acciones te puede permitir tener plantillas (mejor escritas que mentales) para realizar
este trabajo.
3. Organización
Ya tienes separadas cada una de las tareas que tienes que hacer. Organízalas, analiza
cuáles hay que realizar. Las tareas conllevan más información: ¿Cuándo tengo que
resolverlas? ¿Hay fechas que no me puedo saltar? O también, ¿Alguien me puede
ayudar? ¿Puedo/debo asignárselas a otras personas? Es el momento de llevar estas
actividades futuras a nuestras agendas y gestores de tareas.
4. Revisar
Este momento ha de ser constante, implica revisar nuestras tareas pendientes para
decidir cuáles son los siguientes pasos a seguir. Tal vez, implique partir aún más
las tareas que tenemos para poder llevarlas a cabo en función del tiempo que
tenemos. Debemos hacer una revisión constante de nuestra lista de tareas sin miedo
a cambiarla como sea necesaria.
5. Hacer
Recuerda que este es el objetivo. Has hecho todo el trabajo: plasmar tus otras tareas
en una lista o en una agenda. Céntrate solamente en la tarea próxima que tienes
que acabar. El resto de las tareas ya no deben estar en tu mente sino en la “caja” de
cosas próximas que verás cuando vuelvas a revisar el sistema.
En todo caso, algo que debes tener en cuenta, es que el sistema tienes que adaptarlo a tus
necesidades, a tus prioridades. Puede ser una gran herramienta para cambiar.
2. METODOLOGÍA DE PRODUCTIVIDAD: GTD

Cogiendo perspectiva
Ya has comenzado a organizarte con GTD y has visto algunos rudimentos sobre cómo
empezar. Pero, una organización así implica también una reflexión personal sobre
nuestros propios valores y prioridades.
Es un ejercicio un poco más complicado ya que abarca algo más que el día a día de nuestras
tareas y proyectos, pero conseguir que estén alineadas nuestras acciones con nuestra
percepción vital es algo que nos puede dar equilibrio, pues, al fin y al cabo, se trata de
nuestras actividades y nuestra vida.
En este vídeo repasamos todas los puntos de vista a tener en cuenta para obtener una
perspectiva de lo que queremos lograr.

Planificación según el GTD
Como ya hemos conocido, los pasos del GTD implica tomar decisiones de forma constante.
Cada día, en el tiempo que dediques a realizar tu organización. Una buena forma de llevarlo
a cabo es con un árbol de decisión, así te será mucho más útil.
Esto nos permitirá Hacer (uno de los pilares del GTD) mientras revisamos y
chequeamos nuestras actividades.
La entrada de nuestras tareas es siempre la Recopilación de las mismas: tu bandeja de
entrada de correo electrónico, una llamada que te implica hacer una tarea…
A la hora de Procesar o clarificar tienes que tomar una decisión:
1. Lo que hay en la bandeja de entrada. ¿Requiere una acción? Si la requiere, luego
veremos que hay que hacer. Si no requiere una acción debemos:
 Eliminar: Cuando la tarea no quieres/debes hacerla. Te convocan a una reunión
que no tienes que asistir, no lo haces. Te ofrecen información comercial que no te
interesa… Si esta es la decisión, aquí acaba la tarea.
 Algún día: Es una tarea que requiere una acción inmediata. Debemos llevarla a una
carpeta o etiqueta con este nombre.
 Consulta: Debemos hablar con otra persona para ejecutarla o para desecharla.
2. Cuando sí se requiere una acción debemos plantearnos:
 Si requiere más de una. Si es así, debemos tratarla como un proyecto.
 Si no la requiere… preguntémonos otras cosas:
o ¿Necesitamos más de dos minutos?
- Si nos va a llevar menos de dos minutos: Hazlo. ¿Es una llamada?,
¿responder a un mail? No la dejes para después. Con esta acción habrás
despejado tu bandeja de entrada diaria en buena medida.
- Si vamos a necesitar más tiempo, tendremos que decidir:
 Con un recordatorio.
 Poniéndolo a la espera.
 Programándolo para algo próximo.
En este esquema lo tenemos muy bien explicado:
Implementando GTD: Sugerencia de herramientas
Aplicar GTD con nuestras herramientas es una buena forma de lograr el objetivo del
método. Se trata de descargar nuestra memoria y nuestro cerebro de lo que hay por
venir. Es una magnífica idea reservar y archivar todas las tareas futuras para
centrarnos en lo que hacemos.
No hay una aplicación perfecta para todo. Se trata de que uses lo que tienes, o aquellos
tipos de herramientas que aún no utilizas, utilizando los pasos de GTD.
En este vídeo te mostramos algunos buenos usos con las herramientas y te proponemos
otras que más adelante veremos con mayor detenimiento.

Resumen
Has conocido las bases fundamentales con las que empezar a cambiar tu forma de trabajo.
La metodología GTD puede ser una herramienta excelente para modificar los malos
hábitos y para afrontar nuestro día a día de otra forma.
No es un método solamente profesional: puedes aplicarlo a tus necesidades diarias.
Recuerda que se trata de que plasmes en algo (un papel, una aplicación) todo eso que te
preocupa para que esté allá: en el papel o en la herramienta… pero no en tu cabeza.
Con el tiempo, aprenderás a realizarlo cada día mejor. Plantea una pequeña parte de tu día
para reajustar constantemente tus tareas. Aprenderás más de ti mismo y de cómo afrontas
las cosas.
Este método te puede servir, no solo para desatascar tus “embudos” sino, lo que es más
importante, para evitar que ocurran. Pruébalo y no dejes de aplicarlo.
Como muchas otras cosas, al principio costará un poco pero después, sobre todo cuando
veas las ventajas, todo será mucho más sencillo y será parte de tu día a día.
Mas adelante verás algunas herramientas en las que puedes aplicar lo aprendido, pero lo
más importante es que consigas el objetivo: que las cosas se hagan.
Además, te facilitamos un resumen de lo aprendido en este módulo que podrás descargarte,
en el que encontrarás también, ejercicios prácticos para poder afianzar los conocimientos
aprendidos.

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