IDRD

MEMORANDO

Radicado IDRD No. 20218000038743

*20218000038743*
Bogotá D.C. 2021-02-03

PARA: SANDRA JABER MARTINEZ

Secretaria General
ROSALBA GUZMÁN GUZMÁN
Jefe Oficina Control Interno
RODRIGO SANDOVAL ARAUJO
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
JULIO CESAR LOPEZ OSPINA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
MARTHA RODRIGUEZ MARTINEZ
Jefe Oficina Asesora de Planeación
LUIS ARMANDO MENDOZA AMADO
Jefe Oficina Control Disciplinario Interno
FANNY MELINA GUTIÈRREZ GARZÓN
Jefe Oficina Asuntos Locales
MARIO GIOVANNI MONROY HERNANDEZ
Subdirector Técnico de Recreación y Deportes
JAVIER ORLANDO SUAREZ ALONSO
Subdirector Técnico de Parques
ANDERSON MELO PARRA
Subdirector Técnico de Construcciones (E)
HECTOR ELPIDIO CORREDOR IGUA
Subdirector Administrativo y Financiero
SUPERVISORES
FUNCIONARIOS Y CONTRATISTA

DE: SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

ASUNTO: Lineamientos para el control de legalidad y trámite de liquidación de contra-

tos

En procura de la mejora continua del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, y en

cumplimiento a las directrices establecidas en el Manual de Contratación del IDRD
(adoptado mediante resolución 200 del 17 de julio de 2020) y en el Procedimiento Único
de Liquidación de Contratos y Convenios Versión 1.0 (aprobado el 31 de julio de 2020),
establecen dentro de las obligaciones generales de los supervisores e interventores la

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elaboración y suscripción del acta de liquidación del contrato y/o convenio dentro de los
términos legales:

“(…) El supervisor o interventor del contrato o convenio remitirá a la SUBDIRECCIÓN

DE CONTRATACIÓN el proyecto de acta de liquidación bilateral de mutuo acuerdo, en
el formato dispuesto por la entidad, con la información relacionada sobre su ejecución,
incluida: a) Datos de las partes. b) Información del contrato (objeto, plazo, valor,
modificaciones) c) Supervisor o Interventor del contrato. d) Garantías o pólizas las cual
deben amparar hasta la liquidación. e) Relación de pagos. f) Balance financiero
soportado mediante certificado del PREDIS. g) Consideraciones a que haya lugar. h)
Relación de cumplimiento de las obligaciones contractuales. i) Relación de informes de
ejecución contractual. j) Soporte de cumplimiento de pagos al sistema de seguridad
social. k) Certificado de legalización del anticipo en los contratos de obra. l)
Certificación de cierre del encargo fiduciario, y demás documentos que se surtan
dentro de la ejecución deberán reposar en el expediente del contrato (…)”

A continuación, se describen los lineamientos que se deberán cumplir, para poder dar
trámite y hacer el adecuado control de legalidad de las liquidaciones por mutuo acuerdo
de los contratos o convenios por parte de la Subdirección de Contratación:

1. Deberá adelantarse dentro del plazo pactado en el contrato (término convencional);

en caso de que no se haya pactado plazo alguno, se llevará a cabo dentro de los
cuatro (4) meses posteriores al vencimiento del plazo de ejecución contractual o de la
fecha de terminación anticipada del contrato por la causa que fuere.

2. El área solicitante a través del supervisor o interventor del contrato o convenio

remitirá a la SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN el proyecto de acta de liquidación
bilateral de mutuo acuerdo, en el formato dispuesto por la entidad, con la información
relacionada sobre su ejecución, incluida:

a. Datos de las partes.

b. Información del contrato (objeto, plazo, valor, modificaciones)
c. Supervisor o Interventor del contrato.
d. Garantías o pólizas del contrato las cual deben están vigentes y amparar
hasta la liquidación de conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de
2015.
e. Relación de pagos.
f. Balance financiero
g. Consideraciones a que haya lugar.
h. Relación de cumplimiento de las obligaciones contractuales. (esta
información corresponde al informe final de supervisión o interventoría)
i. Relación de informes de ejecución contractual.
j. Soporte de cumplimiento de pagos al sistema de seguridad social.
k. Relación de los demás documentos que den cuenta de la ejecución del
contrato y que deban ser considerados en la respectiva liquidación.
l. Publicación de toda la información de la ejecución en el SECOP II.

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3. El proyecto de acta de liquidación bilateral de mutuo acuerdo remitido por el
supervisor o interventor del contrato, deberá estar acompañado de los documentos
que den cuenta del cumplimiento del objeto, las obligaciones contractuales, el
estado financiero del contrato y aquellos que verifiquen la capacidad jurídica del
contratista para suscribir el acta de liquidación, como son:

a. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no

mayor a 30 días (cuando se trate de persona jurídica).

b. Cuando se trate de contratos que determinen entrega de productos, bien

sea bienes y/o servicios, se deben anexar los soportes respectivos de su
recibo y/o balance de entrega detallada de los mismos, firmada por el
supervisor y/o interventor del contrato

c. Balance financiero expedido por la Dirección de Gestión Administrativa y

Financiera, no mayor a 30 días anteriores a la fecha de radicación de la
solicitud de liquidación.

d. Formato “INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA

CONTRATOS O CONVENIOS” debidamente diligenciado y firmado. El
mencionado formato, se encuentra publicado en el aplicativo Isolución.

e. Certificado o recibo de pago que acredite que se encuentra al día en el

pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social
integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar, cuando corresponda.
f. Documentos para pago establecidos en el contrato – forma de pago;
utilizando los formatos correspondientes según sea el caso (persona
jurídica o natural). Es importante tener en cuenta estos documentos ya que
la entidad procederá a realizar el último pago.

g. Pólizas vigentes: De acuerdo con el artículo 60 de la ley 80 de 1993 y el

artículo 217 del decreto 019 de 2012 que señala:

“…Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es

del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del
bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago
de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en
general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la
extinción del contrato…”

En caso de ser necesaria la actualización de la póliza del contrato y/o

convenio vigilado; se deberá informar el estado del proceso de liquidación
del mismo y solicitar al contratista mediante oficio la actualización de los
amparos que no se encuentren vigentes a la fecha propuesta para la
liquidación.

h. Certificado de legalización del anticipo en los contratos de obra. (Cuando

aplique)

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i. Certificación de cierre del encargo fiduciario (Cuando aplique)

j. Los demás documentos que hagan parte de la ejecución del contrato y que
sean referenciados en el proyecto de acta de liquidación presentado por el
Supervisor o interventor.

k. Cabe resaltar que una de las obligaciones generales de la supervisión y/o

interventoría es la de “Llevar a cabo las demás actividades
administrativas, técnicas o financieras que se requieran para cumplir a
cabalidad con el desarrollo propio de la supervisión o Interventoría”, por lo
tanto se requiere que al momento de entregar todos los documentos
solicitados para adelantar el proceso liquidatorio, el expediente contractual
virtual que corresponde a la publicación de los documentos en el SECOP II
esté debidamente organizado, identificando la tipología documental y el
documento que se anexa, en cumplimiento en lo dispuesto en el Decreto
1082 de 2015, el cual establece que la Entidad Estatal debe dejar
constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.

4. La SUBDIRECCION DE CONTRATACIÓN contará con un término de cinco (5)

días hábiles a partir de que conozca la solicitud de revisión del acta de liquidación
para remitir observaciones, solicitar aclaraciones o información adicional, lo cual
deberá documentar mediante correo electrónico institucional dirigido al solicitante.

5. Salvedades en el acta de liquidación bilateral: El artículo 11 de la Ley 1150 de

2007 permite a los contratistas efectuar salvedades a la liquidación por mutuo
acuerdo y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con
los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. En esas condiciones, el efecto
que produce la inclusión de salvedades en el acta de liquidación bilateral consiste
en restringir los asuntos respecto de los cuales tanto el contratista como la Entidad
Estatal pueden reclamar posteriormente por vía judicial.

La inclusión de salvedades en el acta de liquidación no implica el reconocimiento

por parte de la Entidad Estatal de los derechos o las situaciones a las que se
refieren tales salvedades, sino que ellas reflejan los asuntos respecto de los cuales
las partes no llegaron a un acuerdo.

Colombia Compra Eficiente recomienda que la Entidad Estatal incluya una

manifestación en este sentido en las actas de liquidación en las cuales el
contratista y/o la Entidad efectúe salvedades.

Las salvedades que se hagan en el momento de la liquidación bilateral deben ser

concretas y específicas, es decir que deben versar sobre puntos determinados de
la liquidación que no se comparten, por lo tanto, la salvedad no puede ser
genérica, vaga e indeterminada (17. Consejo de Estado. Sentencia No. 16371 de 29 de febrero de 2012.
Magistrado Ponente: Danilo Rojas Betancourth)

6. Una vez revisada acta de liquidación bilateral de mutuo acuerdo, la

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN, la remitirá al Ordenador del Gasto y
Supervisor o Interventor para las firmas correspondientes.
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La aplicación de lo descrito anteriormente, son de carácter obligatorio y permitirá cumplir

de manera oportuna y eficiente, con el trámite de liquidación de contratos o convenios
suscritos por el IDRD, siendo pertinente, hacer extensiva esta información a los
Interventores, supervisores y personal de apoyo a la supervisión a su cargo.

Cordialmente,

CAMILIO ERNESTO QUIROGA MORA

Subdirector de Contratación

Anexo: N/A
Copia: N/A

Proyectó: Alberto Emilio Estrada Castillo – Contratista SC

Proyectó: Martha Feniver Polania Vanegas – Abogada Contratista SC
Revisó: Marlly Faisuly Zuluaga Corea – Abogada Contratista SC
Aprobó: Camilo Ernesto Quiroga Mora – Subdirector de Contratación

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