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Manual de Usuario Entidad para El Registro de Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios
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Manual de Usuario Entidad para El Registro de Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios
Manual de
Usuario Entidad
Usuario Entidad
Versión 1.5.0
Versión 1.6
REGISTRO DE ÓRDENES DE
COMPRA U ÓRDENES DE
SERVICIO
PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO ENTIDAD
MÓDULO: MÓDULO ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO
CONTENIDO
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1. Consideraciones Generales.
Todas las Entidades comprendidas en la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación
de registrar la información relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado - SEACE.
1.1. Obligatoriedad
1.2. Procedimientos
Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para registrar una orden de compra o
servicio en el SEACE, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la sección de
“Documentos y Publicaciones”, el documento “Manual de Usuario para el Registro de Órdenes
de Compra u Órdenes de Servicio”.
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Para realizar el registro de órdenes de compra u órdenes de servicio, Ud. debe ingresar al
Portal del SEACE (http://www2.seace.gob.pe/) y luego a la opción “Acceso Usuarios
Registrados”, tal como se muestra en la siguiente figura:
Para hacer uso del módulo, puede utilizar los siguientes navegadores:
Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox o Internet Explorer.
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Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botón “Iniciar Sesión”, el sistema mostrará una
pantalla de Términos y condiciones de uso del SEACE, el cual de estar de acuerdo seleccione
el botón “Acepto”.
Luego el sistema muestra la ventana principal que pone a su disposición las opciones que se le
habilitaron según su perfil de usuario. Ver Condiciones Generales punto 1.3
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Esta sub opción "Administrar unidad informante" permite registrar y/o editar las unidades
informante de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se
pueda asociar a la unidad informante que pertenece a la entidad.
Nota:
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Luego de acceder a la sub opción “Administrar Unidad Informante” Ud. puede realizar las
siguientes acciones:
Registro de Unidad Informante.
Búsqueda de Unidad Informante.
Edición de Unidad Informante.
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opción “Administrar Unidad
informante” se explican a continuación
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Para realizar una búsqueda, bastará ingresar una de las palabras que estuviera
contenida en la denominación de la Unidad informante y seleccionar el botón “Buscar”.
Luego, el sistema mostrará el listado de unidades informantes registradas para la
Entidad que coincidan con dichas palabras, según se puede observar en la figura
siguiente:
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Nota:
Podrá realizar la edición del nombre de la unidad informante solo si aún no ha sido
utilizada para el registro de alguna orden de compra u orden de servicio
previamente.
Una vez utilizado no podrá realizar ningún cambio.
Esta sub opción “Administrar unidad orgánica” permite registrar y/o editar las unidades
orgánicas de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se
puedan asociar a las dependencias que solicitan la contratación.
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Luego de acceder a la sub opción “Administrar Unidad Orgánica” Ud. puede realizar las
siguientes acciones:
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opción “Administrar Unidad
Orgánica” se explican a continuación
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Nota:
A fin de realizar el registro individual de una Orden de compra u Orden de servicio, deberá
realizar el siguiente procedimiento:
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Los campos obligatorios que se muestran con asterisco (*) son aquellos que el sistema
requiere necesariamente para continuar con los siguientes pasos; sin embargo, el usuario
BAJO RESPONSABILIDAD, deberá completar la información de todos los campos (aún sin
asterisco) si es que al momento del registro de la orden de compra u orden de servicio ya
fueron ejecutados, por ejemplo, si ya se comprometió la orden o si ya fue notificada.
A continuación, se describirá cada una de las secciones del Formulario de registro de orden
de compra u orden de servicio.
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Para agregar una unidad organizacional, seleccionar sobre la lista desplegable como se
muestra a continuación:
Podrá agregar tantas unidades organizacionales como necesite, repitiendo los pasos
anteriores, como se muestra en la siguiente figura.
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Luego, para agregar una unidad informante, seleccionar sobre la lista desplegable como
se muestra a continuación:
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a) Emitida (se considerará válidamente emitida cuando cuente con las firmas
autorizadas)
b) Anulada (se entiende que la anulación es de conocimiento de las personas
autorizadas)
c) Comprometida (se considera a la fecha de compromiso presupuestal)
d) Devengada (Incluye tanto el parcial como totalmente devengada)
Para el campo Número de Orden sólo se ingresarán números (sin ninguna sigla, ni ceros
de relleno, ni códigos identificadores al inicio), debiendo ingresarse la totalidad de
órdenes de forma correlativa y secuencial correspondiente al mes anterior, bajo
responsabilidad del funcionario que efectúa el registro.
Nota importante:
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d) El “Tipo de moneda”:
Soles
Dólares
Euros
Yen
Libra Esterlina
Yuan
Franco Suizo
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Permite listar las órdenes de compra u órdenes de servicio registradas sea individual o
masivamente.
Para realizar una búsqueda de órdenes de compra u órdenes de servicio, Ud. deberá realizar
los siguientes pasos:
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Paso 1.- Ingresar el rango de fechas solicitadas en el criterio de búsqueda “Fecha de Emisión
de la O/C u O/S”.
Paso 2.- Para mayor precisión en su búsqueda Ud. podrá ingresar valores en los demás
criterios.
Paso 3.- Seleccionar el botón “Buscar”, luego de lo cual el sistema mostrará el resultado de la
búsqueda según el o los criterios ingresados.
Ver
Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá visualizar la
información en modo no editable de una Orden de Compra u Orden de Servicio
seleccionando el ícono . El sistema mostrará lo siguiente:
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Nueva Versión
Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá crear una nueva
versión de una Orden de Compra u Orden de Servicio seleccionando el ícono
Cabe indicar que, no podrá modificar el tipo de orden y el número de la orden, que son
campos importantes para la identificación de la orden
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Nota:
Es importante indicar que, solo a través de esta opción podrá realizar el registro de una
nueva versión del expediente.
Asimismo, la fecha de creación de la nueva versión será considerada para determinar si el
registro de la orden fue dentro o fuera del plazo establecido según normativa, por lo tanto
siempre deberá tener cuidado a momento de realizar el registro de la orden.
A continuación, el sistema le solicitará que confirme si desea guardar los cambios a la orden
seleccionada, para lo cual le mostrará el siguiente aviso:
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Historial
Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá visualizar las versiones
registradas para una Orden de Compra u Orden de Servicio seleccionando el ícono .
El sistema mostrará lo siguiente:
Fe
la
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En la presente pantalla, usted podrá visualizar cada una de las versiones registradas para la
orden seleccionada, es importante indicar que solo la última versión de la orden será la que
se encuentre en estado “Activa. Asimismo, podrá visualizar el usuario fecha y hora que
registró cada una de las versiones registradas.
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Permite registrar las Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio de forma masiva a través del
archivo Excel “Registro_OC-OS.xls”. Este archivo al llenarse correctamente genera un archivo
DBF llamado “DOCOS.DBF” el cual deberá ser cargado posteriormente en el sistema.
Para mayor información de cómo ingresar órdenes de compra o servicio en forma masiva, Ud.
puede leer el “Instructivo de Carga Masiva para el manejo del formato Excel de Órdenes de
Compra u Órdenes de Servicio”, publicada en al Portal del SEACE, sección “Documentos y
Publicaciones”.
Para ingresar a pantalla que permite la importación masiva de órdenes de compra o servicio,
Ud. deberá seleccionar la opción “Órdenes Compra/Servicio”, luego la sub opción “Carga
Masiva” y por último “Registro”, tal como se muestra en la figura siguiente:
Pasos para realizar una Carga Masiva de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio
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Nota: Para más información sobre cómo generar el archivo “DOCOS.DBF”, se recomienda
revisar la sección Anexo del presente manual.
Permite listar los archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga
masiva de órdenes de compra y/o servicio.
Para realizar la búsqueda archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la
carga masiva de órdenes de compra y/o servicio, seleccionar la opción “Órdenes
Compra/Servicio”, luego sobre la opción “Carga Masiva” y finalmente seleccionar “Consola”,
tal como se muestra en la figura siguiente:
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Para realizar una búsqueda de archivos de carga masiva importados con el objetivo de
solicitar la carga masiva de órdenes de compra y/o servicio, Ud. deberá realizar los siguientes
pasos:
Como resultado, el sistema muestra una lista de todos los archivos de carga masiva
importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de órdenes de compra y/o servicio,
según los criterios de búsqueda:
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Luego, seleccionar el ícono que le permitirá visualizar el detalle de las órdenes de compra
o servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva:
Las columnas resultantes de la Vista previa del detalle de la Carga Masiva, se detallan a
continuación:
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Luego, seleccionar sobre el ícono que le permitirá visualizar la información de una orden de
compra o servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva:
El presente tutorial indica a las Entidades cómo descargar el instructivo para el correcto
llenado del formato Excel de carga masiva de órdenes de compra y ordenes de servicio.
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Nota: Al descargar estos archivos, se le recomienda copiarlo en un directorio del disco duro
de su computadora.
Finalmente, para obtener información de cómo llenar el archivo de carga masiva, Ud. puede
revisar el instructivo previamente indicado, dentro del cual se le brindará, entre otros, las
siguientes consideraciones:
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10. Consultas.
SEDE CENTRAL:
Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima – Perú
614 3636
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