Ejercicio de evaluación del

control interno
Procesos de Compras y Cuentas por
Pagar
Ejercicio Práctico

Instrucciones

1. Leer detenidamente la narrativa del proceso.

2. Elaborar un flujograma de los procesos de compras y
cuentas por pagar.
3. Identificar los controles claves y riesgos asociados a
cada uno de los procesos.

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Narrativa del Proceso

A continuación se muestra la narrativa del proceso:

Compras:
El Jefe de Operaciones solicita al Departamento de Compras (DC) las cantidades requeridas de tela para
la confección de ropa deportiva, mediante una solicitud de pedido (Solpe). Estas cantidades son
solicitadas con base al presupuesto mensual de producción. La solicitud de pedido es aprobada por el
Director de Operaciones. Una vez recibida la Solpe, el Analista de DC gestiona el pedido con los
proveedores registrados en el maestro de proveedores y envía las cotizaciones recibidas al Jefe de
Compras quien revisa y aprueba el proveedor y la cotización con mejor oferta en calidad y precio. El
Analista de Compras prepara la orden compra para el proveedor seleccionado y envía al Jefe de Compras
quien firma en señal de revisión y aprobación, posteriormente el Analista de Compras envía la orden de
compra al proveedor.

PwC 3
Narrativa del Proceso (Cont.)

Recepción de mercancía:
La mercancía llega al almacén y es recibida por el Operador de Almacén quien coteja la guía de despacho
del proveedor con la orden de compra y con la mercancía recibida. Si no hay diferencias firma la guía de
despacho en señal de aceptación y elabora una nota de recepción que debe ser aprobada por el Jefe de
Almacén. Si hay diferencias el Operador toma nota de las mismas en la guía de despacho y en la nota de
recepción que es aprobada por el Jefe de Almacén, luego envía la nota de recepción a cuentas por pagar.

Cuentas por pagar:

El Analista del Departamento de cuentas por pagar recibe la factura del proveedor y registra la cuenta
por pagar, el Jefe de cuentas por pagar aprueba el registro.

Tesorería:
El Analista de Tesorería recibe y compara las cuentas por pagar, las facturas y nota de recepción y las
registra, de tener diferencias solicita al proveedor una nota de crédito o débito según proceda. El
Analista de Tesorería verifica la disponibilidad en bancos y emite el pago al proveedor, el cual es
aprobado por el Jefe de Tesorería. El Analista de Tesorería notifica al proveedor del pago y realiza el
registro de la transacción.
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Leyenda a utilizar para elaboración del flujograma

Inicio/Fin Entrada/salida de documentos o datos

Conector con otro proceso

Actividad/Procedimiento

Responsable/Participante Decisión

Sistema/Aplicación
Conector interno

Controles

Punto de Actividad de
Control

Riesgo

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Solución

PwC 6
Flujograma

Proceso de Compras

Correo electrónico Correo electrónico Correo electrónico

Jefe de Operaciones Director de Operaciones Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras
Solicitar al DC las Gestionar el pedido con
cantidades de material Revisar y aprobar el
los proveedores del Preparar y enviar orden
requeridas y Aprobar solicitud de proveedor y la Revisar, aprobar y Enviar la orden de Recepción de
Inicio maestro de proveedores de compra para su
presupuestadas a pedido (Solpe) cotización más firmar orden de compra compra al proveedor Mercancía
y enviar cotizaciones aprobación
través de una solicitud favorable
recibidas
de pedido (Solpe)

1 2 1 2 3 1 3
1

PwC 7
Flujograma

Recepción de mercancía

Operador de Almacén Operador de Almacén

Recibir mercancía y cotejar la

Anotar diferencias en la Guía de
guía de despacho con la orden 2
Inicio ¿Hay diferencias? Si despacho y en la nota de
de compra y la mercancía
recepción
recibida

2
No

Operador de Almacén Jefe de Almacén Operador de Almacén

Firmar Guía de despacho y Enviar nota de recepción a

Aprobar nota de recepción Cuentas por Pagar
elaborar nota de recepción Cuentas por Pagar

4 1
4 5

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Flujograma

Cuentas por Pagar

SAP

Analista de cuentas por pagar Jefe de cuentas por pagar

Inicio Recibir factura del proveedor y Tesorería

Aprobar registro de factura
registrar cuenta por pagar

5
6

PwC 9
Flujograma

Tesorería

Correo electrónico
Analista de Tesorería Analista de Tesorería

Recibir y comparar las ¿Hay

Inicio Si Solicitar al proveedor 3
cuentas por pagar, diferencias?
nota de débito o crédito
facturas y notas de
según corresponda
recepción

No

SAP En línea Correo electrónico

Analista de Tesorería Analista de Tesorería Jefe de Tesorería Analista de Tesorería

Verificar disponibilidad en Notificar al proveedor del

3 Registrar transacción Aprobar pago Fin
bancos y emitir el pago pago y registrar la
contable correspondiente
correspondiente transacción aprobada

1
7

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Flujograma

Controles

1 El Director de Operaciones aprueba solicitud de pedido (Solpe) cada vez que sea requerido.

2 El Jefe de Compras revisa y aprueba el proveedor y la cotización con mejor oferta en calidad y precio cada vez que sea requerido.

3 El Jefe de Compras firma la orden de compra en señal de revisión y aprobación cada vez que sea requerido.

4 El Operador de Almacén firma la guía de despacho en señal de aceptación y elabora una nota de recepción cada vez que sea requerido.

El Jefe de Almacén aprueba nota de recepción cada vez que sea requerido.
5

El Jefe de cuentas por pagar aprueba el registro de la factura (cuenta por pagar) cada vez que sea requerido.
6

7 El Jefe de Tesorería aprueba el pago correspondiente cada vez que sea requerido.

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Flujograma

Riesgos

1 Autorización o aprobación indebida de transacciones.

1 2 3 5 7

2
Adquisición de materiales de baja calidad, costos elevados y con proveedores no autorizados. 2

3
Procesamiento de órdenes de compra con items, montos o proveedores incorrectos.
3

4
La mercancía recibida (ítems, cantidades y calidad) no coincida con el pedido solicitado.
4

5
Autorización o aprobación indebida de registros.
6

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Matriz de Riesgos y Control
C l i e n te C on trol an di a, C .A

Un i dad de n e goci o C om pras y C u e n tas por pagar Matriz de Riesgos y Controles

C i cl o C om pras y C u e n tas por pagar

C u e n ta con tabl e as oci ada (s i apl i ca)

O bje ti vos Ponderación Riesgo Inherente

Re fe re n ci a a
Impacto Ocurrencia
Proce s o de Ne goci o S u bproce s o n arrati va o No. C on trol
Us u ari o de l
De s cri pci ón de l C on trol
O bje ti vo de l
T E V AR Ri e s go as oci ado No. Ri e s go 3 Alto 3 Probable
fl u jogram a
con trol con trol 2 Medio 2 Posible
1 Bajo 1 Remoto
El Direct or de Operaciones Asegurar la debida
aprueba solicit ud de pedido aut orización y
S ol i ci tu d, ge s ti ón y Aut orización o aprobación
(Solpe) aprobación de
C om pras aprobaci ón de com pra C om pras C1 An dré s G. X indebida de t ransacciones, R-1 2 2
t ransacciones,
de m ate ri a pri m a regist ros y operaciones
regist ros y
operaciones
El Jefe de Compras revisa y
aprueba el proveedor con
Aut orización o aprobación
mejor ofert a en calidad y Asegurar la debida
S ol i ci tu d, ge s ti ón y indebida de t ransacciones/
precio selección de
C om pras aprobaci ón de com pra C om pras C2 Je n n i e . D X Adquisición de mat eriales de R-1 , R-2 3 1
proveedores y
de m ate ri a pri m a baja calidad o a cost os
mat eriales
elevados

El Jefe de Compras firma la

orden de compra en señal de Asegurar la debida
S ol i ci tu d, ge s ti ón y Aut orización o aprobación
revisión y aprobación aut orización y
C om pras aprobaci ón de com pra C om pras C3 Je n n i e . D X indebida de t ransacciones, R-1 2 3
aprobación de
de m ate ri a pri m a regist ros y operaciones.
t ransacciones

El Operador de almacén Asegurar que los

La cant idad recibida (ít ems,
firma la guía de despacho en product os recibidos
Re ce pci ón de Re ce pci ón de cant idades, calidad) no
Me rcan cí a
In ve n tari o
Me rcan cí a
C4 Lu i s A. señal de acept ación y correspondan a los X X
coincida con el pedido
R-3 2 3
elabora una not a de ít ems, cant idad y
solicit ado
recepción calidad solicit ados
El Jefe de Almacén aprueba
not a de recepción Asegurar la debida
Aut orización o aprobación
Re ce pci ón de Re ce pci ón de aut orización y
Me rcan cí a
In ve n tari o
Me rcan cí a
C5 Man u e l B .
aprobación de
X indebida de t ransacciones, R-1 2 3
regist ros y operaciones.
t ransacciones

El Jefe de Cuent as por pagar

aprueba regist ro de fact ura
Asegurar la debida
Aut orización o aprobación
C u e n tas por aut orización y
C u e n tas por pagar Re s gi s tro de Pas i vos
pagar
C6 Gai l S .
aprobación de los
X X indebida de t ransacciones, R-1 2 2
regist ros y operaciones.
regist ros

El Jefe de T esorería aprueba

el pago correspondient e

Asegurar la debida
Aut orización o aprobación
Re gi s tro con tabl e y aut orización y
Te s ore rí a
pago a prove e dore s
Te s ore rí a C7 Gabri e l a L.
aprobación de
X indebida de t ransacciones, R-1 3 3
regist ros y operaciones.
t ransacciones

1 1
2 1
X

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Mejoras en el diseño
Recomendaciones
1. Establecer como parte del proceso, las actividades a realizar y el debido nivel de aprobación en caso de
que las cantidades solicitadas excedan el presupuesto mensual establecido.
2. Parametrizar el sistema del maestro de proveedores, para que solo permita efectuar transacciones con
proveedores autorizados.
3. Establecer un segundo nivel de aprobación o niveles de aprobación alternativos para casos eventuales
(emisión de órdenes de compra, registros contables y pagos).
4. Ejercer monitoreo y validar a través del segundo nivel de aprobación la firma de las guías de despacho.
5. Hacer seguimiento continuo con el Departamento de Compras sobre las adquisiciones de mercancía
realizadas en el periodo.
6. Efectuar conciliaciones mensuales:
- Compras efectuadas y mercancía recibida.
- Compras y pagos efectuados.

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