GUIA NOMINA

SANDRA LUCIA CARDENAS BARRETO

SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL

GUÍA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
BOGOTA ABRIL 2021
 En esta guía vamos a realizar la siguiente investigación y ejercicio:
1. Valores salariales con el cual se calculan los porcentajes de las provisiones de
las prestaciones sociales incluida las vacaciones.

En el 2021 los porcentajes por cada prestación social son los siguientes:

Concepto. Porcentaje.

Prima de servicios  8.33%

Cesantías  8.33%

Intereses sobre las cesantías  12%

Aunque las vacaciones no correspondan técnicamente a una prestación social, por

costumbre y por simplicidad, se incluye dentro de ellas.

Prima de Servicios

La prima se servicios corresponde a un mes de salario por cada año de trabajo,

según el artículo 306 del código sustantivo del trabajo donde todo empleador debe
pagar a sus trabajadores una prima de servicios legal, que consiste en el pago de
30 días de salario por cada año trabajado, o en proporción al tiempo trabajado
cuando este es inferior a un año. Dentro la prima de servicios no hay trabajadores
excluidos, de manera que todo aquel que tenga un contrato de trabajo tiene derecho
a ella.

Naturaleza de la prima de servicios.

La prima de servicios es de naturaleza prestacional, lo que significa que no

constituye salario como claramente lo señala el artículo 307 del código sustantivo del
trabajo:
«La prima anual no es salario, ni se computará como factor del salario en ningún
caso.»
En razón a su naturaleza no salarial la prima de servicios no se incluye para el pago
de ningún concepto de nómina, pues en sí misma es una prestación social.
 Fechas en que se debe pagar la prima de servicios.
La prima de servicios se paga en dos partes según la disposición de ley la mitad en
el primer semestre y la otra mitad en el segundo semestre, en las siguientes fechas:
El 30 de junio.
El 20 de diciembre.
El plazo máximo para pagar la primera parte de la prima de servicios vence el 30 de
junio, pudiendo el empleador pagarla antes.
El plazo para pagar la segunda parte de la prima de servicios es hasta el 20 de
diciembre. La ley afirma que el plazo es los primeros 20 días del mes de diciembre,
por lo que se puede pagar en cualquier día siempre que no se pase del 20 de
diciembre.
Llegada la fecha máxima para el pago de la parte que corresponda, se debe pagar la
prima casada según el tiempo que el trabajador lleve laborando hasta ese momento,
de manera que así el trabajador lleve un mes de vinculado, llegada la fecha indicada
se debe pagar la proporción que corresponda.

Lo anterior se reduce a la siguiente fórmula:

Salario X días trabajados ÷ 360 = Prima de servicios.

Como la prima de servicios se debe pagar en dos cuotas, cada semestre se hace el
respectivo cálculo.
La base para calcular la prima de servicios él es promedio del sueldo devengado por
el trabajador en el respectivo semestre.

2. Cuál es el monto o el porcentaje máximo que se le puede aplicar de descuentos

autorizados a un empleado.

3. Cuando hay una incapacidad por enfermedad natural quien asume su pago, cuantos
días, cuales son los porcentajes a pagar por cada uno de los pagadores y como se
cancelan al trabajador.
 El empleado debe acudir en primer lugar ante su empleador, para informar sobre su
accidente o enfermedad y la incapacidad que se le ha ordenado por el médico
tratante. Durante el tiempo que un trabajador se encuentre incapacitado, la empresa
debe seguir cancelándole su salario y después realizar el cobro a la EPS, si es una
enfermedad de origen común, o a la ARL, si es una incapacidad de origen laboral.
Las incapacidades de origen común son las derivadas de enfermedades o
accidentes no relacionados con el trabajo. Los primeros dos días los debe pagar
directamente la empresa, después del tercer día las paga la EPS y serán del 66.66%
del salario hasta los 90 días de incapacidad; después de los 90 días serán del 50 %
del salario; a partir de los 180 días las debe pagar el Fondo de Pensiones y
entonces se entra a valorar la posibilidad de rehabilitación del trabajador o la
procedencia de la pensión por invalidez.

Liquidación de las incapacidades laborales de origen común.

La incapacidad laboral de origen común tiene su origen en una enfermado o
accidente que no tiene relación con la actividad laboral desempeñada por el
trabajador.
Las incapacidades laborales se liquidan sobre el salario cotizado, es decir, se toma
como referencia el salario sobre que el empleador utilizó para pagar las cotizaciones
a seguridad social, o ingreso base de cotización (IBC).

Este tema está desarrollado con más detalle en el siguiente artículo.

El porcentaje para liquidar las incapacidades laborales de origen común es el

siguiente:

Número de días. Porcentaje de liquidación.

Primeros dos días. 66.66%

Día 3 hasta el día 90. 66.66%

Día 91 hasta el día 540. 50%.

Supongamos un Ingreso base de liquidación de aportes a seguridad social de
$1.500.000 mensuales, y el trabajador estuvo incapacitado por 15 días.
En primer lugar, determinamos el salario diario, así:
1.500.0000/30 = 50.000.
Ahora determinamos el valor diario de la incapacidad:

50.000 X 66.66% = 33.333.

Total de la incapacidad:
33.333 x 15 = $499.995.
Téngase en cuenta que el valor que se pague por concepto de incapacidad no
puede ser inferior al salario mínimo mensual, o diario cuando la incapacidad es por
días.
Si el valor liquidado por incapacidades es inferior a un salario mínimo, se debe pagar
el salario mínimo, ya sea mensual o en proporción en incapacidades inferiores a 30
días.

¿Quién debe liquidar las incapacidades laborales?

Las incapacidades laborales deben ser liquidadas tanto por el empleador que las
paga al trabajador, como por la EPS y la ARL que las reconoce al empleador.
Como señalamos unas líneas atrás, lo que liquide la EPS debe coincidir con lo que
liquide el empleador, pues se supone que el empleador cotiza a seguridad social
sobre el valor real del salario, por lo que no debe haber diferencia entre lo que el
empleador paga al trabajador, y lo que la EPS reconoce al empleador.

Valor mínimo de las incapacidades laborales en el 2021.

Ya se ha dicho que el valor de las incapacidades no puede ser inferior a un salario
mínimo mensual.
Para el año 2021 el salario mínimo está en $908526, de modo que la incapacidad no
puede ser inferior a ese monto.
El valor del día de incapacidad en el 2021 no puede ser inferior a $30284, que se
multiplica por el número de días que dure la incapacidad.
4. Cuando hay una incapacidad por enfermedad profesional o accidente de trabajo
quien asume su pago, cuantos días, cuales son los porcentajes a pagar por cada
uno de los pagadores y como se cancelan al trabajador.

Salario base para liquidar las incapacidades laborales.

Como ya lo hemos señalado a lo largo del artículo, la EPS y la ARL reconoce y paga
las incapacidades con base al salario sobre el cual se cotizó a seguridad social.
De manera que, si el trabajador tiene un salario determinado y el empleador cotiza
sobre un salario inferior, las incapacidades se pagan sobre se salario inferior lo que
indudablemente afecta al trabajador

El porcentaje de liquidación de las incapacidades laborales depende de la duración

de la incapacidad.
En primer lugar, hagamos un recuento de quién debe pagar las incapacidades
laborales según su duración:

Periodo de incapacidad Obligado a pagar

Días 1 a 2 Empleador

Días 3 a 180 EPS

Días 181 a 540 Fondo de pensiones

Días 541 en adelante EPS/Fondo de pensiones

Liquidación de las incapacidades de origen laboral.

Las incapacidades laborales de origen profesional o laboral tienen su origen en un
accidente de trabajo o una enfermedad relacionada con el desarrollo de las
actividades del trabajador.
Las incapacidades de origen laboral las paga la ARL desde el día siguiente al
accidente, y hasta que el trabajador se rehabilite o se cure.
La base para liquidar la incapacidad de origen laboral es el salario sobre el cual se
hayan realizados los aportes a seguridad social.
Las incapacidades de origen laboral se liquidan y pagan con el 100% del ingreso
base de cotización.
 Salario base para liquidar las incapacidades laborales.
Como ya lo hemos señalado a lo largo del artículo, la EPS y la ARL reconoce y paga
las incapacidades con base al salario sobre el cual se cotizó a seguridad social.
De manera que, si el trabajador tiene un salario determinado y el empleador cotiza
sobre un salario inferior, las incapacidades se pagan sobre se salario inferior lo que
indudablemente afecta al trabajador.
Pero téngase en cuenta que las incapacidades las paga el empleador al trabajador,
y luego el empleador las cobra a la EPS o a la ARL, así que el empleador debería
pagar las incapacidades sobre el salario que tiene el trabajador, independientemente
de si ha cotizado sobre un salario inferior.

Un empleador honesto cotiza sobre la totalidad del salario que paga el trabajador y
siendo así lo que la EPS o ARL reconozcan por incapacidad laboral, coincide con lo
que liquide el trabajador.
La cotización a seguridad social se hace o se debe hacer sobre el salario real del
trabajador, sin incluir los pagos que no constituyen salario.

De manera que el empleador debe cotizar sobre el salario real, y a la vez liquidar las
incapacidades sobre el salario real.

5. Que debe de hacer el empleador cuando existen accidentes de trabajo.

Qué hacer en caso de accidente de trabajo?

Los accidentes de trabajo pueden ocurrir en cualquier momento, saber qué hacer y
cómo actuar es fundamental para asegurar una oportuna atención al lesionado. Por
esta razón, es importante conocer los pasos para reportar un accidente de trabajo,
los cuales se describen a continuación:

El primer paso a seguir cuando un trabajador sufre un accidente de trabajo es

informar al jefe inmediato lo ocurrido.
Lo segundo, es que el empleador reporte la ocurrencia del presunto accidente de
trabajo a la Administradora de Riesgos Laborales – ARL. No olvidar informar
también el AT a la EPS y Ministerio de Trabajo.
Luego prestar los primeros auxilios al trabajador lesionado si es necesario, esta
atención puede ser realizada por un brigadista o una persona que conozca de
primeros auxilios para luego trasladarlo al centro médico más cercano para que
pueda recibir la asistencia médica especializada.
Más tarde, realizar la investigación del accidente de trabajo para encontrar las
causas (básicas e inmediatas) que dieron lugar al accidente de trabajo. Recuerda
que esto se debe hacer en un plazo no mayor a 15 días.
Por último, establecer las acciones correctivas que eviten la aparición de nuevos
accidentes relacionados y divulgar la lección aprendida del evento a los miembros
de la empresa.
Nota: No olvidar que una vez sucede un AT se deben recolectar todas las evidencias
necesarias para hacer la investigación del accidente, para ello se pueden apoyar con
el Método de las 4 P´s (Posición, Partes, Personas, Papel).

¿Cuál es el tiempo para reportar un accidente de trabajo?

El tiempo para reportar un accidente de trabajo a la ARL según la Resolución 1562

de 2005 es de DOS (2) DÍAS HÁBILES siguientes a la ocurrencia del accidente de
trabajo. No obstante, es válido aclarar que según lo establecido en la Resolución
2851 de 2015, Los empleadores y contratantes están obligados a notificar todos los
accidentes de trabajo a las siguientes entidades:

Administradora de Riesgos Laborales – ARL (original)

Entidad Promotora de Salud – EPS (entregar copia)
Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo (entregar copia AT Graves y Mortales)
Mediante el Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo – FURAT, todo
empleador o responsable de SST está obligado a reportar de forma clara y veraz los
AT. Los objetivos del FURAT son los siguientes:
 Dar aviso del evento ocurrido al trabajador ante las entidades competentes (ARL,
EPS, Mintrabajo).
Servir como prueba en el inicio del proceso de determinación del evento (si fue de
origen laboral o común)
Aportar elementos para iniciar la investigación del accidente de trabajo.
Facilitar el conocimiento de las causas, elementos y circunstancias del accidente de
trabajo.
Determinar actividades de prevención de accidentes de trabajo.
Obtener las estadísticas en cuanto a la ocurrencia de accidentes de trabajo

6. Cuando hay una licencia de maternidad quien asume su pago, cuantos días duran
las licencias en partos normales, cual es el porcentaje a pagar y quien lo asume;
cuando hay partos diferentes al normal como multiplex, prematuros, ¿fallecimientos,
que pasaría? y como se cancelan al trabajador.

¿Qué es la licencia de maternidad?

De acuerdo con la nueva ley, que modifica el artículo 236 del Código Sustantivo del
Trabajo, “toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de
18 semanas, contadas a partir del día del parto o del tiempo que estipule el médico
que debe ausentarse de su trabajo.
A la madre se le deberá pagar el salario que devengue al momento de iniciar la
licencia. En caso de que la madre trabaje a destajo o por tarea, se tomará en cuenta
el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicio.
¿Qué debe hacer  para obtener la licencia?
La trabajadora  deberá presentar al empleador un certificado médico en el que
conste el estado de embarazo, el día probable del parto y la indicación del día desde
el cual debe empezar la licencia, según recomendación médica. Se estima que las
licencias han de iniciarse dos semanas antes del parto.
¿La licencia de maternidad aplica para las mamás con hijos adoptados?
También aplica para las mamás adoptantes. En este caso se asimilará a la fecha del
parto a la fecha de la entrega oficial del menor adoptado.
Si la madre muere en el parto, ¿el padre del bebé puede tomar la licencia de 18
semanas?
Sí. También aplica para la persona que quede a cargo del recién nacido sin apoyo
de la madre, sea por enfermedad o muerte. Si la madre muere durante la licencia, el
padre o la persona que quede a cargo del menor terminará la licencia.
 ¿Cómo se cuenta la licencia de maternidad?
Se empieza a contar desde que el médico la autoriza (generalmente es una o dos
semanas antes del parto). Si no tomó esas semanas antes del nacimiento, podrá
tomar las 18 semanas a partir del parto.
¿Qué pasa con la licencia cuando el niño es  prematuro?
Se contará desde la fecha en la que el médico certificaba el nacimiento del bebé
(con el tiempo completo). Es decir que la madre estará ausente del trabajo el tiempo
faltante del embarazo y las 18 semanas de licencia.
 Licencia de maternidad en partos múltiples
La licencia de maternidad cuando se produce un parto múltiple es de 20 semanas, 2
semanas más que cuando el parto es de un solo bebé.
La regla general contemplada por el artículo 236 del código sustantivo del trabajo es
que la licencia de maternidad corresponde a 18 semanas, 1 o 2 de las cuales se
deben disfrutar antes del parto.

Si el parto además de múltiple es prematuro, a las 2 semanas que le corresponden

por ser múltiple, se la adicionan las semanas en que se adelantó el parto respecto a
la fecha estimada por el médico.
Las semanas de licencia adicionadas por el parto múltiple siempre serán 2 sin
importar si los nacimientos fueron dos, tres o más, pues la ley no consideró que
entre más nacimientos se dieran más serían las semanas adicionadas a la licencia
de maternidad; simplemente se limitó a establecer que serían dos semanas
adicionales.
Licencia de maternidad en partos prematuros.
La licencia de maternidad en partos prematuros es superior a la licencia de
maternidad normal, que es de 18 semanas.
Cuando el parto es prematuro, la licencia de maternidad se extiende por el mismo
tiempo en que se haya adelantado el parto.
Dice el artículo 236 del código sustantivo del trabajo en la parte pertinente:
«La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la
diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las cuáles serán
sumadas a las dieciocho (18) semanas que se establecen en la presente ley.»
Médicamente se considera que un parto normal sucede después de las 38 semanas
de gestación, de manera que si este se da en la semana 35, por ejemplo, el parto se
ha adelantado 2 semanas, semanas que se deben sumar a la licencia de maternidad
normal, que es de 18 semanas, y en consecuencia la licencia será de 20 semanas, y
si el parto se adelante 3 semanas, la licencia será de 21 semanas, etc.
La idea es que la madre esté junto a su bebé el tiempo que este necesita para estar
en las condiciones de cualquier niño con nacimiento a tiempo, puesto que en los
partos prematuros suele ocurrir que se requiere hacer de mamá «canguro» para
conseguir que el bebé termine su desarrollo normal, por lo que es preciso conceder
el tiempo necesario para que la madre acompañe al lactante en ese proceso.
¿Cuándo inicia la licencia de maternidad?
La licencia de maternidad debe iniciar como mínimo dos semanas antes de la fecha
probable del parto como lo dispone el literal c del numeral 3 del artículo 236 del
código sustantivo del trabajo:
«La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta
que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.»
Si la trabajadora inicia la licencia de maternidad dos semanas antes el parto, las
otras semanas para completar las 18 semanas se disfrutarán luego del parto. El
punto es que en total la licencia de maternidad es de 18 semanas.
¿Cuándo se debe pagar la licencia de maternidad?
La licencia de maternidad se debe pagar una vez se causa el derecho, o mejor, una
vez se cumplen con los requisitos de ley.
Pero el pago efectivo no siempre ocurre inmediatamente se cumplen los requisitos
para el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad.
Cuando la empleada trabaja para una empresa (asalariada)
Ni a la ley ni los decretos reglamentarios han fijado la fecha exacta en que se debe
pagar la licencia de maternidad, por lo que se toma como guía una antigua circular
de la superintendencia de salud, en cuanto al pago de la licencia por parte de los
empleadores o empresas.
Se trata de la circular 11 de 1995, que no por supuesto no recoge los cambios que
ha sufrido la licencia de maternidad en casi 25 luego de expedida, pero su puede ser
utilizada como referencia.
Esta circular en su numeral 1.4 dijo al respecto:
«El valor a pagar mensualmente de la licencia de maternidad equivale al ciento por
ciento (100%) del salario que devengue al momento de entrar a disfrutar del
descanso. El pago lo hará directamente el patrono a los afiliados cotizantes que
disfrutan de la licencia, con la misma periodicidad de su nómina y por la parte
causada;»
Como es sabido, el empleador es quien debe pagar la licencia de maternidad, que
luego recobra a la EPS.
En consecuencia, el empleador seguirá pagando a la trabajadora en licencia de
maternidad el salario que normalmente venía cobrando, en las fechas en que
regularmente le estaban pagando.
Recordemos que el artículo 236 del código sustantivo del trabajo dispone que en la
licencia de maternidad a la empelada se le debe pagar el 100% de salario, de
manera que le empresa o empleador debe seguir pagando el salario normalmente
durante la licencia de maternidad, ya sea cada mes o cada quincena según el
periodo de pago acordado en el contrato de trabajo.
Cuando se trata de trabajadores independientes.
La situación cambia cuando se trata de una trabajadora afiliada como independiente,
pues en tal caso no hay un empleador que pague la licencia, siendo la EPS quien
debe pagarla, y esta la pagará cuando el afiliada presente la solicitud con todos los
documentos que exija la EPS, pero aun así estas no cumple con el pago inmediato,
sino que dependiendo de la EPS, pude tardar desde semanas hasta meses, e
incluso no pagan hasta que un juez de tutela lo ordena.
En todo caso, el artículo 2.2.3.1 del decreto 780 de 2016 dispone que la EPS tiene
debe pagar la licencia de maternidad dentro de los 5 días hábiles siguientes a la
fecha en que se autorice el reconocimiento de la licencia.
¿Quién debe pagar la licencia de maternidad?
Quién debe pagar la licencia de maternidad es un asunto que preocupa a los
trabajadores pues a veces no es fácil conseguir que la EPS la pague.
El asunto cambia dependiendo de si la trabajadora es asalariada o es independiente
como pasamos a ver.
Reconocimiento y pago de la licencia de maternidad.
Cuando hablamos del reconocimiento y pago de la licencia de maternidad, hablamos
del reconocimiento que hace la EPS de dicha prestación, y el posterior pago que
hace a quien corresponda.
La EPS reconoce la licencia de maternidad en la medida en que el beneficiario
cumpla los requisitos que dispone la ley, y una vez reconocida procede a pagarla a
quien corresponda: al trabajador directamente en caso de independientes o el
empleador en caso de asalariados, como a continuación se explica.

Licencia de maternidad.La licencia de maternidad consiste en un descanso

remunerado de 18 semanas que debe pagar la EPS o en su defecto el empleador.
Requisitos...
El obligado a pagar la licencia de maternidad trabajadores dependientes.
En el caso de las trabajadoras dependientes, es decir que están vinculadas por
medio de un contrato de trabajo, el pago de la licencia de maternidad debe hacerlo
el empleador.
Le corresponde al empleador pagar directamente la licencia de maternidad a sus
empleadas, y luego repetir o cobrar la licencia a la respectiva EPS.
Esto implica que sea el empleador quien debe tramitar y cobrar las licencias de
maternidad a la EPS.
Al respecto el artículo 121 del decreto 19 de 2012 señala:
«El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y
licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad
Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante
las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede
ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.»
En concordancia con lo anterior señala el inciso 5 del artículo 2.1.13.1 del decreto
780 de 2016 señala que:
«El empleador o trabajador independiente, deberá efectuar el cobro de esta
prestación económica ante la EPS o EOC.»
Es claro que le corresponde al empleador pagar a la empleada la licencia de
maternidad, sin que la empleada tenga otra obligación distinta que reportar la
novedad al empleador.
El obligado pagar la licencia de maternidad en los trabajadores independientes.
Tratándose de trabajadores independientes como el que está vinculado con un
contrato de prestación de servicios, le corresponde a la trabajadora tramitar ante la
EPS tramitar el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad, como en efecto
lo señala el decreto 780 de 2016.
En estos casos el contratante no tiene ninguna obligación de pagar la licencia a la
contratista, de manera que todo está por cuenta de la cotizante.
Casos especiales en la licencia de maternidad.
La norma contempla casos espaciales que pueden suceder entorno a la licencia de
maternidad y que señalamos a continuación.
Licencia de maternidad cuando fallece la madre pasa al padre.
Cuando la madre fallece en el parto o durante la licencia de maternidad, las
semanas de licencia no disfrutadas por la madre pasan al padre.
Así lo dispone el artículo 236 del código sustantivo del trabajo, que en la parte que
nos interesa señala:
«En ese sentido, la licencia materna se extiende al padre en caso de fallecimiento o
enfermedad de la madre, el empleador del padre del niño le concederá una licencia
de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia
posterior al parto concedida a la madre.»
Le ley exige que la licencia debe ser otorgada por el empleador del padre, más no
determina quién debe pagarla, pero se supone que debe ser la EPS y en su defecto
el empleador.
Licencia de maternidad en caso de aborto.
En principio la licencia de maternidad se supone viable únicamente para quien da a
luz un bebé vivo, pero la ley ha considerado una licencia o descanso remunerado
cuando hay aborto, puesto que en tal caso la mujer también necesita de  descanso y
recuperación.
 En el caso de aborto el descanso remunerado no se da en las mismas condiciones
que cuando el bebé nace vivo, pero sí se contempla un tiempo de descanso
remunerado.
En efecto, dice el artículo 237 del código sustantivo del trabajo:
«Descanso remunerado en caso de aborto.
1. La trabajadora que en el curso del embarazo sufra un aborto o parto
prematuro no viable, tiene derecho a una licencia de dos o cuatro semanas,
remunerada con el salario que devengaba en el momento de iniciarse el descanso.
Si el parto es viable, se aplica lo establecido en el artículo anterior.
2. Para disfrutar de la licencia de que trata este artículo, la trabajadora debe
presentar al empleador un certificado médico sobre lo siguiente:
a). La afirmación de que la trabajadora ha sufrido un aborto o paro prematuro,
indicando el día en que haya tenido lugar, y
b). La indicación del tiempo de reposo que necesita la trabajadora.»
La duración de la licencia dependerá del criterio del médico tratante, licencia que
puede ser de 2 o 4 semanas. Curioso que la ley no diga de 2 a 4 semanas, sino de
2 o 4 semanas.
Aunque el artículo 237 del código sustantivo del trabajo guara silencio respecto a
quién debe pagar esta licencia o descanso remunerado, el ministerio del trabajo en
múltiples oportunidades ha dicho que le corresponde a la EPS a la que esté afiliada
la empleada.
Licencia de maternidad en aprendices del Sena.
Durante el contrato de aprendizaje se tiene derecho a la licencia de maternidad en
caso que una aprendiz tuviera un parto durante la vigencia del contrato.

Contrato de aprendizaje.Derechos y obligaciones del estudiante en prácticas en el

contrato de aprendizaje y su relación con la empresa patrocinadora.
El derecho al pago de la licencia de maternidad de las aprendices.
Cualquier aprendiz, sea del SENA o de una universidad tendrá derecho al
reconociendo y pago de la licencia de maternidad por parte de la EPS a la que esté
afiliada.
Lo anterior es posible en razón a que la empresa patrocinadora debe afiliar al
sistema de salud a la aprendiz, y por tanto, al ser una afiliada cotizante tiene
derecho a que se le reconozca la licencia de maternidad y demás prestaciones
económicas a cargo de la EPS.
Licencia de maternidad de las aprendices se reconoce como independiente.
Recordemos que de acuerdo al artículo 30 de la ley 789 de 2002, los aprendices
deben estar afiliados a salud como trabajadores independientes, y las cotizaciones
deben ser pagadas en su totalidad por la empresa patrocinadora, de manera que la
licencia de maternidad se pagará de acuerdo a las reglas de la licencia de
maternidad para los trabajadores independientes.
La licencia de maternidad es de obligatorio cumplimiento, por lo tanto, la aprendiz se
tomará las 18 semanas de licencia, o las que correspondan para casos
particulares como partos múltiples o prematuros, tiempo durante el cual se
suspende el contrato de aprendizaje hasta la terminación de la licencia de
maternidad.
Monto de la licencia de maternidad en aprendices.
Respecto al monto de la licencia de maternidad, esta debe ser de un salario mínimo,
por cuanto las cotizaciones a salud deben ser realizadas sobre un salario mínimo, y
sobre ese valor la EPS debe reconocer la licencia.
Pago de la licencia de maternidad en aprendices.
Como la aprendiz está aliada como independiente aun cuando la empresa
patrocinadora asume el pago total de las cotizaciones, la aprendiz debería ser quien
tenga que cobrar a la EPS la licencia de maternidad, pues la empresa patrocinadora
no actúa como una empleadora ni paga un salario como tal sino un auxilio
económico, por lo que quedaría relevada de la obligación de pagar directamente la
licencia de maternidad a la aprendiz para luego cobrar a la EPS.
Pago proporcional de la licencia de maternidad.
El pago proporcional de la licencia de maternidad procede cuando la madre o
trabajadora no ha cotizado durante todo el periodo de gestación.
Por regla general la EPS reconoce y paga la licencia de maternidad cuando la
trabajadora a cotizado al sistema de salud durante todo el periodo de gestación,
pero cuando ese no ha sido el caso, se reconocerá una licencia proporcional al
tiempo cotizado.
Casos en que procede el pago proporcional de la licencia de maternidad.
Pero ese pago proporcional de la licencia de maternidad no procede en todos los
casos en que se ha dejado de cotizar durante el periodo de gestación.
Al respecto encontramos que el inciso segundo del artículo 2.1.13.1 del decreto 780
de 2016 señala:
«Cuando por inicio de la vinculación laboral en el caso de las trabajadoras
dependientes y en el caso de las trabajadoras independientes se hubiere cotizado
por un período inferior al de la gestación se reconocerá y pagará proporcionalmente
como valor de la licencia de maternidad un monto equivalente al número de días
cotizados frente al período real de gestación.»
El pago proporcional de la licencia de maternidad sólo procede en los casos en que
la razón para no haber cotizado durante todo el periodo de gestación, se debe a que
la trabajadora inició la cotización cuando ya estaba embarazada.
Es el caso de la trabajadora que inicia a trabajar cuando ya estaba embarazada, o
cuando ese afilia como trabajadora independiente estando ya en embarazo.
Pero no se paga licencia de maternidad proporcional cuando la trabajadora ha
cotizado al inicio de la gestación,  y deja de pagar varios meses, ya sea en
intermedio del periodo de gestación o al final de este.
Recordemos que la EPS reconoce la licencia de maternidad, ya sea plena o
proporcional, sí y solo si al momento de parto la trabajadora está al día con el
pago de las cotizaciones, y eso no es posible si ha dejado de cotizar uno o más
meses luego de haberse afiliado, así la afiliación se haya hecho estando en
embarazo.
Significa esto que si la trabajadora inicia a cotizar en el mes 4 de gestación, por
ejemplo, tendrá que cotizar todos los meses siguientes hasta el momento del parto
para tener derecho a la licencia proporcional.
Cálculo del pago proporcional de la licencia de maternidad.
La norma dice que ser reconocerá «un monto equivalente al número de días
cotizados frente al período real de gestación», es decir que se determina el número
de días de gestación y el número de días cotizados para determinar la proporción.
Si bien la gestación se suele contar por meses o semanas, y las cotizaciones se
cuentan por meses, para efectos de la proporción los cálculos se hacen por días,
donde el mes cotizado se entiende de 30 días.

Para efectos laborales el mes se entiende de 30 días.Para calcular los valores

relacionados con la nómina y el contrato de trabajo el mes se considera de 30 días.
 Supongamos un periodo de gestación de 38 semanas (266 días) y la trabajadora
cotizó los últimos 6 meses (180 días).
En este caso se aplica una regla de tres donde 266 días de gestación cotizados dan
derecho a 18 semanas de licencia (126 días), entonces se debe averiguar cuántos
días de licencia se causan por 180 días cotizados.
Tendríamos lo siguiente: (180*126)/266 = 85.
Pago proporcional de la licencia no equivale a un descanso proporcional.
El pago proporcional de la licencia de maternidad aplica para el valor que la EPS
reconoce, de manera que ello no implica que el descanso remunerado sea
proporcional, pues este en todo caso debe ser pleno.
La licencia de maternidad es de 18 semanas, y es el permiso o licencia que el
empleador le debe otorgar a la empleada, indistintamente de si la EPS paga la
licencia completa, proporcional o no pague nada.
En el ejemplo anteriormente propuesto, donde la empleada solo cotiza los últimos 4
meses de embarazo, vemos que la EPS reconocerá una licencia de 85 días, pero el
empleador debe otorgar el descanso completo de las 18 semanas o 126 días,
debiendo el empleador asumir el pago de los días restantes de licencia.
Esta es una de las razones por las que el empleador evita contratar mujeres
embarazadas, puesto que tendrá que asumir el pago de la licencia que la EPS no
reconoce.
Excepción a la regla general en el pago proporcional de la licencia de maternidad.
Las anteriores reglas tienen una excepción contemplada en el artículo 2.1.13.2 del
decreto 780 de 2016, respecto a la trabajadora independiente que ha cotizado sobre
un salario mínimo mensual.
En este caso, si no se realizó la cotización durante todo el periodo de gestación el
pago de la licencia se hará según las siguientes reglas:
1. Cuando ha dejado de cotizar hasta por dos períodos procederá el pago
completo de la licencia.
2. Cuando ha dejado de cotizar por más de dos períodos procederá el pago
proporcional de la licencia en un monto equivalente al número de días cotizados que
correspondan frente al período real de gestación.
Para que proceda este tratamiento se deben cumplir dos requisitos:
1. Ser cotizante independiente.
2. Tener un ingreso base de cotización igual al salario mínimo.
En este caso, la trabajadora independiente puede dejar de cotizar más de un periodo
en cualquier momento de la gestación, es decir, al inicio o incluso al final, pues en
esos casos se aplica lo que la norma particular dispone, y esta no condiciona el
momento de los periodos dejados de cotizar.
Lo anterior supone la necesidad de reportar el sistema las novedades respectivas en
los periodos en que no se pueden pagar las cotizaciones, pues si no se reporta esa
novedad, al momento del parto la trabajadora figurará en mora lo que impedirá el
reconocimiento de la licencia de maternidad en las condiciones aquí señaladas.
Acción de tutela para el reconocimiento proporcional de la licencia de maternidad.
Ya vimos que la trabajadora vinculada con un contrato de trabajo no debe
preocuparse por el pago de la licencia de maternidad, sea plena o proporcional, en
vista a que el empleador es quien debe pagar la licencia de maternidad, para luego
repetir contra la EPS, y si esta no la paga, no es un asunto que debe preocuparle a
la trabajadora, pues en tal evento el empleador debe asumirla.
Pero ese no es el caso de la trabajadora que está afiliada como independiente, pues
en tal caso no existe un empleador que asuma la licencia no reconocida por la EPS.

Aportes a seguridad social en los trabajadores independientes.Si usted es trabajador

independiente así debe pagar los aportes a seguridad social. Valores 2019.
El contratante no está obligado a pagar la licencia de maternidad de su contratista,
de manera que si la EPS no la paga, es la contratista o trabajadora independiente
quien debe asumirla, y en tal evento, esta cuenta con el recurso de la acción de
tutela para conseguir que la EPS le pague su licencia, así sea proporcional.
Pero dicha acción tendrá buen rumbo sí la EPS ha negado el pago de la licencia sin
justificación legal, puesto que si se debe a que la trabajadora simplemente no
cumple con los requisitos, la posibilidad de ganar esa acción de tutela es mínima y
dependerá de cada caso particular.
Licencia de maternidad en el contrato de servicios o trabajadores independientes.
La licencia de maternidad se debe otorgar a la contratista independiente vinculada
mediante un contrato de prestación de servicios personales, pero su tratamiento no
es el mismo que se da cuando se trata de una relación laboral.
Reconocimiento y pago de la licencia de maternidad en el contrato de servicios.
Lo primero que se debe recordar y precisar, es que el contrato de prestación de
servicios personales está regulado por la legislación civil, de manera que el código
 laboral no le aplica, lo que marca la diferencia en lo que tiene que ver con la licencia
de maternidad.
El reconocimiento y pago de la licencia de maternidad lo hace la EPS a la que esté
afiliada la contratista, quien por supuesto debe estar afiliada en calidad de
trabajadora independiente.
La licencia será reconocida en la medida en que se cumplan los requisitos generales
que exige la ley.

Licencia de maternidad.La licencia de maternidad consiste en un descanso

remunerado de 18 semanas que debe pagar la EPS o en su defecto el empleador.
Requisitos...
Requisitos para el reconocimiento de la licencia de maternidad en el contrato de
servicios.
Son los mismos requisitos para reconocer la licencia de maternidad en el contrato de
trabajo, que los encontramos en el artículo 2.1.13.1 del decreto 780 de 2016.
Básicamente se exige que la trabajadora independiente haya cotizado durante todo
el periodo de gestación, y en caso de no haberlo hecho, la licencia se reconoce
proporcionalmente al tiempo cotizado durante la gestación.
Además exige que a la fecha del parto la trabajadora independiente debe estar al día
con el pago de las cotizaciones respectivas.
¿Quién debe pagar la licencia de maternidad en el contrato de servicios?
Es obligación de la EPS pagar la licencia de maternidad de la trabajadora
independiente siempre que cumpla con los requisitos necesarios.
Si la contratista independiente no cumple con los requisitos, la EPS no pagará la
licencia, y tampoco el contratante, puesto que, repetimos, en el contrato de
servicios no aplican las normas laborales, donde el empleador debe pagar la licencia
cuando la EPS no lo hace.
De suerte que si la EPS no paga la licencia, la trabajadora se queda sin ese pago.
Otorgamiento del descanso por parte del contratante.
La licencia de maternidad es un descanso remunerado de 18 semanas, lo que
significa que la licencia tiene dos partes:
1. El pago del auxilio económico respectivo.
2. El otorgamiento de la licencia o permiso.
Lo anterior está contemplado por el artículo 236 del código sustantivo del trabajo, el
cual, como ya se explicó, aplica al contrato de trabajo y no al contrato de servicios,
pero en este caso el contratante tiene la obligación de otorgar ese permiso o licencia
a la contratista por ser un derecho inalienable de la mujer.
Esto significa que existe un vacío legal en el contrato de prestación de servicios,
puesto que en ese caso no hay ley que defina lo que sucederá con el contrato de
servicios, es decir, si se suspende mientras dura la licencia, o sigue su curso
permitiendo a la trabajadora seguir devengando sus honorarios, por lo que será un
asunto que las partes deben resolver en común acuerdo.
Lo normal es que el contrato se suspenda, pero en algunos casos, por la naturaleza
del contrato se puede seguir ejecutando, lo que le permite a la contratista devengar
los honorarios respectivos y el pago de la licencia que le hace la EPS, lo que es
posible porque no hay una norma que prohíba la concurrencia de honorarios y
licencia por maternidad.
Y en caso de que el contrato de servicios se siga ejecutando, el contratante está
obligado a pagar los honorarios respectivos, pues el hecho de que la EPS pague la
licencia de maternidad no releva al contratante de pagar los honorarios que
correspondan según lo acorado en el contrato de servicios.
Recordemos que la naturaleza del contrato de servicios puede permitir
eventualmente que en ciertos casos el contratista no requiera estar presente en las
instalaciones del contratante, o no requiera estar todo el tiempo trabajando, lo que
da gran flexibilidad al contratista respecto al manejo de su tiempo.
Otros aspectos relacionados con la licencia de maternidad.
La licencia de maternidad tiene efectos en otros aspectos relacionados con el
trabajador que debemos considerar.
Naturaleza de los pagos por licencia de maternidad.
Respecto a la naturaleza y de la licenciad de maternidad, la Corte constitucional en
sentencia T-278 de 2018 dice:
«La licencia de maternidad es, entonces, una medida de protección a favor de la
madre del menor recién nacido y de la institución familiar, que se hace efectiva, de
un lado, a través del reconocimiento de un período destinado a la recuperación física
de la madre y al cuidado del niño y, de otro, mediante el pago de una prestación
económica dirigida a reemplazar los ingresos que percibía la madre con el fin de
garantizar la continuidad en la cobertura de sus necesidades vitales y las del recién
nacido.»
Es claro que la licencia de maternidad no tiene naturaleza de salario sino de una
prestación económica, por cuanto no corresponde a una contraprestación por
prestación de un servicio personal, que no puede prestar precisamente por estar en
licencia.
Aportes a seguridad social durante la licencia de maternidad
Durante la licencia de maternidad se deben seguir realizando aportes a seguridad
social en salud y en pensión más no en riesgos laborales por obvias razones.
El artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016 señala que para efectos de liquidar los
aportes correspondientes al período por el cual se reconozca al afiliado una licencia
de maternidad, se tomará como Ingreso base de cotización el valor de licencia de
maternidad, y cada uno, empleador y trabajador, deben asumir los porcentajes que
le corresponden, sólo que la parte que le corresponde a la trabajadora se le
descuenta de la licencia de maternidad.
Aportes parafiscales en la licencia de maternidad.
No se deben pagar aportes parafiscales por la licencia de maternidad en vista a que
esta es una prestación económica que no tiene la naturaleza de salario, y al no
constituir salario no hay lugar al pago de aportes parafiscales.
Licencia de maternidad cuando hay traslado de EPS.
El pago de la licencia de maternidad cuando hay traslado de EPS corresponde a la
nueva EPS en la que se ha afiliado la trabajadora.
Lo anterior de acuerdo a lo que dispone el inciso segundo del artículo 2.1.7.4 del
decreto 780 de 2016:
«La Entidad Promotora de Salud de la cual se retira el afiliado cotizante o el cabeza
de familia tendrá a su cargo la prestación de los servicios y el reconocimiento de
prestaciones económicas, según el caso, tanto del cotizante o del cabeza de familia
como de su núcleo familiar, hasta el día anterior a aquél en que surjan las
obligaciones para la nueva entidad.»
De lo anterior se interpreta que mientras no haya surtido efecto el traslado, la
licencia de maternidad debe ser asumida por la antigua EPS, y caso contrario,
cuando ya se haya materializado el traslado, la responsabilidad pasa a la nueva
EPS.
Todo depende de la fecha de la estructuración de la licencia de maternidad. Si el
parto sucede estando afiliada en la nueva EPS, es esta quien tendrá que pagar la
licencia.
Pero lo anterior tiene un pero, y es que las EPS no están aceptando traslados si la
persona está gozando de una licencia, de suerte que es necesario esperar a que
termine la licencia de maternidad para luego sí tramitar el traslado.
Esto se debe al artículo 44 del decreto 1406 de 1999 no fue compilado por el decreto
780 de 2016, por lo que las EPS se acogen a lo que dispone su parágrafo segundo:
«Si el plazo de doce meses a que alude el presente artículo se cumpliera durante el
transcurso de una incapacidad o licencia de maternidad cubierta por el SGSSS, la
oportunidad para el traslado de entidad administradora se suspenderá hasta el
primer día hábil del mes siguiente a aquél en el cual termine la licencia o
incapacidad. Lo aquí dispuesto también se aplicará cuando el afiliado requiera
procedimientos de alta complejidad, mientras se encuentra internado en una entidad
hospitalaria.»
Si bien esa restricción es para el plazo de permanencia mínima en una EPS para
hacer viable el traslado, las EPS lo aplican en cualquier caso.
Es importante señalar que un tema parecido fue considerado en el inciso 3 del
artículo 2.1.7.4 del decreto 780 del 2016:
«Si previo a que surta la efectividad del traslado, se presenta una internación en una
IPS, la efectividad del traslado se suspenderá hasta el primer día calendario del mes
siguiente a aquel en que debía hacerse efectivo, en cuyo caso la EPS de la cual se
traslada deberá dar aviso a través del Sistema de Afiliación Transaccional de dicha
novedad a más tardar el último día del mes.»
Obsérvese que es casi lo mismo que dice el decreto 1406, excepto que no incluye la
licencia de maternidad, por lo que podría entenderse que sí podría darse el traslado
estando en licencia de maternidad, pero en la práctica las EPS restringen esta
posibilidad.
En todo caso, para evitar inconvenientes con el reconocimiento de la licencia de
maternidad, es mejor evitar los traslados en estas condiciones, pero en caso de
darse el traslado, la EPS nueva es quien deberá pagar la licencia de maternidad.
Prescripción del derecho a la licencia de maternidad.
La licencia de maternidad, como los demás derechos laborales, prescribe a los tres
años de haberse causado.
Prescripción de los derechos laborales.Los derechos laborales prescriben. Debe
tenerlo claro para reclamarlos oportunamente y así no perderlos.
Para lo anterior es importante determinar cuándo surge el derecho de la trabajadora
a recibir la licencia de maternidad, por cuanto a partir de esa fecha es que se
contabiliza el término de prescripción.
Sucede que no existe una norma que de forma expresa fije la fecha en que se debe
pagar la licencia de maternidad, por lo tanto está abierta a interpretación dicha
fecha.
Dice el artículo 236 del código sustantivo del trabajo que la licencia de maternidad se
otorga en la época del parto, y que esta debe iniciar como mínimo 2 semanas antes
de la fecha probable del parto que indique el certificado médico, es decir que es en
ese momento donde se causa el derecho de la empelada a la licencia de
maternidad.
Algunas personas consideran que esa es la fecha que se debe tomar como
referencia, y otros que es la fecha de parto, diferencia considerable que puede llevar
a la prescripción de la licencia de maternidad.
Pero el asunto se complica más por cuanto al no existir una ley que regula la fecha
en que el trabajador puede exigir el pago de la licencia, ésta por lo general no se
paga en «una sola cuota», sino que se paga en las fechas en que se paga el salario,
es decir, mes a mes o quincena a quincena, de modo que hasta que no llegue la
fecha de pago, el derecho no se hace exigible para la trabajadora, y la prescripción
se cuenta desde que el derecho se hace exigible, es decir, cuando legalmente la
trabajadora puede exigirle a empleador que le pague la licencia, y como está la ley,
esta no puede exigir su pago dos semanas antes del parto.
Debido a falta de certeza la recomendación es tomar los tres años desde la fecha en
que se debe otorgar la licencia de maternidad, es decir, dos semanas antes de la
fecha probable del parto.
Prescripción del derecho a solicitar el reembolso de la licencia de maternidad a la
EPS.
Como ya lo anotamos, es el empleador el que debe pagar la licencia de maternidad
a la trabajadora y después solicitar a la EPS que le reembolse los valores
correspondientes.
En este caso sí existe una norma expresa que fija el término de prescripción para
que el empleador pueda solicitar ese reembolso, y es el artículo 28 de la ley 1438 de
2011:
«El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades Promotoras de Salud el
reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres
(3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago
correspondiente al trabajador.»
El día en que el empleador pague la licencia de maternidad a la trabajadora, inicia el
conteo de los tres años para la prescripción del derecho al reembolso.
Es importante recordar que algunos empleadores no pagan la licencia de maternidad
en un solo pago, sino que siguen pagando según el periodo de pago del salario, y en
esos casos, la prescripción del derecho al reembolso se determina según los pagos
parciales que se vayan haciendo.
Por último recordar que la prescripción de la licencia de maternidad significa que la
trabajadora no podrá reclamarla judicialmente.
Descuentos que se pueden hacer a la licencia de maternidad.
Los únicos descuentos que se pueden hacer a la licencia de maternidad son los
aportes a seguridad social, más exactamente los aportes a salud y pensión en la
parte que le corresponde a la empleada.
La licencia de maternidad no tiene la naturaleza de salario, y es una prestación
económica a cargo del sistema de seguridad social, y la ley sólo autoriza el
descuento de aportes a seguridad social sobre ese pago, es decir, el 4% de salud y
4% de pensión.

Seguridad social en licencias, incapacidades y permisos remunerados.Durante la

licencia de maternidad, las incapacidades laborales y los permisos remunerados hay
que seguir cotizando a seguridad social.
El ministerio de trabajo en concepto 330466 de 2010 afirmó que no proceden los
descuentos de libranza respecto a la licencia de maternidad:
«Con fundamento en la citada disposición normativa, se tiene que si durante las 12
semanas u 84 días de licencia, la trabajadora no devenga el salario sino un auxilio
por maternidad reconocido por la EPS, no serían procedentes los descuentos,
retenciones o compensaciones de la licencia de maternidad, toda vez que éstos se
efectúan sobre el salario y prestaciones sociales cuando el trabajador los ha
autorizado de forma expresa.»
El concepto habla de 12 semanas por cuanto en la fecha de su excepción esa era la
duración de la licencia de maternidad, y que se haya extendido a 18 semanas en
nada afecta la interpretación del ministerio del trabajo.

Libranza y descuentos de nómina – Requisitos.Requisitos y condiciones para que se

puedan hacer descuentos de nómina por libranza.
La Corte constitucional en sentencia T-278 de 2018 dice respecto a la naturaleza de
la licencia de maternidad:
«La licencia de maternidad es, entonces, una medida de protección a favor de la
madre del menor recién nacido y de la institución familiar, que se hace efectiva, de
un lado, a través del reconocimiento de un período destinado a la recuperación física
de la madre y al cuidado del niño y, de otro, mediante el pago de una prestación
económica dirigida a reemplazar los ingresos que percibía la madre con el fin de
garantizar la continuidad en la cobertura de sus necesidades vitales y las del recién
nacido.»
La licencia de maternidad, además de no ser salario, tiene una protección especial
desde el punto de vista constitucional lo que hace imposible que se pueda afectar
con descuentos distintos a los que permite la ley para la protección de la misma
trabajadora, como el caso de los aportes a salud y pensión.
En consecuencia, la licencia de maternidad al no tener la naturaleza de salario, no
puede ser afectada por descuentos de nómina o libranza, ni por embargos
judiciales, que aplican únicamente por concepto de salarios.
Lo anterior respecto a los trabajadores dependientes donde es el empleador que
paga la licencia de maternidad.
Cuando se trata de trabajadores independientes donde es la EPS la que paga
directamente la licencia de maternidad, esta nada tiene que ver con los descuentos
que el empleador normalmente hace a la nómina de la trabajadora, por lo que es
imposible que la EPS pueda hacer algún descuento, porque además de no ser
procedente afectar la licencia por descuentos de nómina, la EPS no tiene facultades
para efectuar ese tipo de descuentos.
 ¿Qué hacer cuando la EPS no paga la licencia de maternidad?
Como ya lo hemos explicado líneas atrás, el asunto depende del tipo de relación
contractual que tenga la empleada.
Si se trata de un contrato de trabajo, la trabajadora no debe hacer nada porque no le
corresponde a ella cobrar la licencia de maternidad a la EPS, sino que le
corresponde al empleador encargarse de ese proceso.
Como el empleador debe pagar directamente la licencia a la trabajadora, esta no
debe hacer ninguna gestión ante la EPS.
La EPS debe pagar la licencia al empleador, y el empleador la paga a la
empleada, pero no en ese orden, pues es el empleador que primero debe pagar la
licencia a la empleada y después cobrársela a la EPS, y si esta no la paga al
empleador, no es un problema de la empleada.
Tenga en cuenta que si la EPS no paga la licencia de maternidad, lo más probable
es que se deba a que el empleador no pagó las cotizaciones, y siendo suya la
responsabilidad, suya ha de ser la consecuencia.
Si la trabajadora es cotizante independiente, sí tiene un problema, puesto que debe
cobrarla directamente a la EPS, y si esta no se la paga, lo que puede hacer es
instaurar una acción de tutela para conseguir su pago.
Pero la acción de tutela se puede interponer si es que la trabajadora cumple con los
requisitos para tener derecho a la licencia, de manera que la EPS la haya negado
irregularmente, pues de lo contrario la acción de tutela resultará infructuosa.
En resumen, lo que debe hacer la trabajadora cuando la EPS niega el pago de la
licencia de maternidad es:
1. Si es asalariada no debe hacer nada aparte de cobrársela al empleador.
2. Si es independiente interponer una acción de tutela.
Por ello es importante que la trabajadora esté al día con sus cotizaciones para que la
EPS no tenga excusa alguna para negar el pago de la licencia.
Acción de tutela para reclamar licencia de maternidad.
Cuando la EPS niega el pago de una licenciad de maternidad, la madre puede
interponer una acción de tutela para conseguir que la EPS le reconozca y pague la
dicha prestación.
Necesidad de recurrir a la acción de tutela para el pago de la licencia de maternidad.
En primer lugar es oportuno precisar que la acción de tutela contra la EPS para que
reconozca y pague la licencia de maternidad sólo es necesaria cuando se trata de
 trabajadoras independientes, pues cuando se trata de trabajadoras dependientes o
asalariadas, le corresponde a la empresa pagar esa licencia directamente a la
empleada, y es deber del empleador tramitar ante la EPS el reembolso respectivo.
Este procedimiento lo recuerda la Corte constitucional en la sentencia T- 278 de
2018:
«Como se expuso anteriormente, de acuerdo con el régimen legal aplicable, cuando
se trata de trabajadoras dependientes, para obtener el reconocimiento de la licencia
de maternidad, ellas deben presentar ante el empleador un certificado médico, en el
cual debe constar: a) el estado de embarazo de la trabajadora; b) la indicación del
día probable del parto, y c) la indicación del día desde el cual debe empezar la
licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes
del parto. Por otra parte, cuando se trata de trabajadoras independientes, éstas
deben efectuar el cobro de esta prestación económica directamente ante la EPS y el
soporte válido para su otorgamiento es el registro civil de nacimiento.»
Quedando claro que en el caso de la trabajadora dependiente la responsabilidad por
el trámite y pago de la licencia es del empleador, la trabajadora no tiene necesidad
alguna de pelearse con la EPS.
Pero en el caso de la trabajadora independiente, quien debe cobrar directamente a
la EPS la licencia de maternidad, si esta le niega el pago debe recurrir a la acción de
tutela.
Requisitos de la acción de tutela para reclamar la licencia de maternidad.
Para que proceda la acción de tutela como mecanismo para reclamar el pago de una
licencia de maternidad se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. La trabajadora debe tener derecho a ella y la EPS debe estar obligada a
pagarla.
2. Debe haber afectación al mínimo vital de la accionante.
3. Se debe interponer dentro de la oportunidad legal.
En el primer punto, es evidente que la trabajadora debe cumplir con los requisitos
para tener derecho al pago de la licencia de maternidad, pues es la única forma en
que la EPS queda obligada a pagarla.
Es apenas lógico suponer que si no se cumplen los requisitos de ley, la EPS no tiene
obligación legal de pagarla, y si no tiene esa obligación legal, mal podría un juez
obligarla a algo que la ley no la ha obligado.
 En el segundo requisito se requiere demostrar que la trabajadora se ve privada del
mínimo vital por la decisión de la EPS de no pagar la licencia de maternidad, que
básicamente ocurre a cualquier persona que depende de su trabajo para poder
sobrevivir.
Término para interponer la acción de tutela para el reconocimiento de la licencia de
maternidad.
Aquí es importante diferenciar entre el término que hay para reclamar judicialmente
la licencia de maternidad, y el término que hay para reclamarla por medio de una
acción de tutela.
La licencia de maternidad prescribe a los 3 años de haberse causado, es decir, que
puede ser reclamada por vía ordinaria dentro de los tres años siguientes a su
causación.
Pero la reclamación por vía de tutela el plazo es de un año a partir de la fecha del
parto.
Así lo ha establecido la Corte constituciones en sentencias como la T-999 de 2003.
En el pasado se había considerado que la acción de tutela se debía presentar en el
mismo término que duraba la licencia de maternidad.
Temas relacionados:
 Incapacidades médicas durante licencia de maternidad
 Base para liquidar y pagar la licencia de maternidad
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Guía Laboral 2021
Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador,
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