Aprenda Access 2010

Introducción a las Bases de

datos
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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

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Introducción a las Bases de datos

1. Objetivos. ...................................................................................5
2. Principios básicos generales de las bases de datos. ...........................6
¿Qué es una base de datos? ....................................................6
Concepto de Base de datos relacionales ....................................6
Fase de diseño de una base de datos ........................................7
Fase de diseño de una base de datos ........................................8
Objetos de una base de datos ..................................................9
3. Abrir Access 2010 ...................................................................... 11
Crear una base de datos ....................................................... 11
Crear una base de datos desde una plantilla ............................ 12
Crear una base de datos en blanco ......................................... 13
Recuperar una base de datos existente ................................... 14
4. El entorno de Access 2010 .......................................................... 16
La cinta de opciones ............................................................. 16
El Panel de navegación ......................................................... 17
5. La Ayuda de Access 2010............................................................ 20
Realizar una búsqueda .......................................................... 21
6. Abrir y guardar una base de datos ............................................... 23
Abrir una base de datos ........................................................ 23
Guardar una base de datos .................................................... 24
7. Cerrar la base de datos y salir de Access ....................................... 26
Cerrar la base de datos ......................................................... 26
Salir de Access .................................................................... 26

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1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Conocer los principios básicos de las bases de datos.

Abrir Access 2010.
Conocer el entorno de Access.
Utilizar la Ayuda de Access 2010.
Abrir y guardar las bases de datos.
Cerrar la base de datos y salir de la aplicación.

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2. Principios básicos generales de las bases de datos.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un «contenedor» que nos permite almacenar gran

cantidad de información, de forma organizada, para que podamos
consultarla más adelante y encontrar el dato que necesitamos de una forma
sencilla.
Podemos definir, entonces, una base de datos como una serie de datos
organizados y relacionados entre sí.

Base de datos Información

Concepto de Base de datos relacionales

Las bases de datos son documentos de tipo relacional. La información

que contienen está distribuida y organizada en diferentes lugares, con
distintos nombres, pero mantienen una estrecha relación entre sí.
De esta forma, las bases de datos nos permiten almacenar gran cantidad
de datos, ocupando poca memoria del sistema y pudiendo acceder a ella
de la manera más eficiente. Esto supone que se consumen pocos recursos
del ordenador y, por consiguiente, se accede a la información más
rápidamente.

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Fase de diseño de una base de datos

La planificación del diseño que va a tener nuestra base de datos es el paso

más importante antes de comenzar a crear los objetos que almacenarán la
información.
Dentro de este primer paso, conseguiremos que la base de datos cumpla
con una serie de objetivos, que mantenga un diseño coherente y que se
evite la redundancia de datos.
Toda la información que contiene una base de datos se almacena en tablas,
que a su vez se componen de campos (columnas) y registros (filas), y
que son el elemento base sin el cual no podríamos crear ninguno de los
demás objetos de la base de datos.

Una base de datos bien diseñada puede incluir varias tablas relacionadas
entre sí, aunque también podemos encontrarnos bases de datos con una
sola tabla que contenga la información.

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Un buen diseño en una base de datos implica:

• Dividir la información en varias tablas para evitar la repetición de la
información.
• Reunir la información de varias tablas en un único objeto de forma
que no se pierda la relación entre éstas.
• Garantizar la integridad de los datos, utilizando determinadas
reglas.

Fase de diseño de una base de datos

Las fases de diseño de una base de datos tienen los siguientes pasos:
• Estudiar para qué se va a utilizar la base de datos.
• Recopilación de la información que ésta va a contener.
• Planificación de qué tablas se necesitarán y división de la
información de forma que no se dupliquen datos.
• Decidir en qué tablas va a ir cada dato y cómo se va a organizar.
• Establecer los campos clave que identificarán cada registro y
servirán de vínculo entre las tablas.
• Relacionar las tablas entre sí.
• Analizar el diseño antes de comenzar a insertar la información en las
tablas y comprobar que los resultados son los esperados.

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Objetos de una base de datos

Dentro de una base de datos nos podemos encontrar distintos objetos,

siendo la tabla el más importante de todos,
ya que en ésta estructuraremos y
almacenaremos toda la información.
El contenido de las tablas se puede introducir
desde la misma tabla o utilizando un
formulario.
Además de estos dos objetos (tablas y
formularios), una base de datos también
puede contener consultas e informes.
Una consulta es la que responde a las
preguntas que un usuario pueda realizar
sobre la información contenida en una base
de datos.
Un informe es el objeto que nos permite
organizar la información de las tablas o consultas de forma tal que queden
preparadas para ser impresas.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a abrir los
diferentes objetos existentes para familiarizarnos con su aspecto.

TAREA1: Abrimos los objetos de la base de datos

1. En el Panel de navegación, hacemos doble clic sobre el objeto

Socios en la categoría de Tablas.
2. Hacemos doble clic sobre el objeto Consulta1 en la categoría
Consultas.
3. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto Socios,
en la categoría Formularios, y elegimos Abrir.
4. En la categoría Informes, hacemos doble clic sobre el objeto Socios.

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3. Abrir Access 2010

Para abrir la aplicación de Access 2010, debemos hacer clic en el botón

Iniciar, seleccionar Todos los programas, y en la carpeta Microsoft
Office, elegir Microsoft Access 2010.

Si la aplicación ha sido utilizada recientemente, también podemos ver el

acceso directo en la lista de aplicaciones recientes que aparece en el menú
del botón Iniciar.

Crear una base de datos

Al iniciarse la aplicación, vemos una pantalla que tiene tres partes:

• A la izquierda, la opción Nuevo del botón Archivo activada, desde
la cual podemos volver a esta pantalla siempre que necesitemos
crear una nueva base de datos.
• En el centro, las opciones necesarias para crear un nuevo archivo,
ya sea una base de datos en blanco o utilizando las plantillas
existentes. Si hacemos clic en una de estas opciones, veremos los
distintos modelos que contiene. Además de las plantillas que tenemos

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instaladas en el ordenador, también contamos con las Plantillas de

Office.com, que serán descargadas desde esta web.

• A la derecha, la vista preliminar de la plantilla seleccionada, un

cuadro de texto donde escribir el nombre que tendrá la base de
datos, el botón que nos permite buscar una ubicación para la
base de datos. También tenemos el botón Crear o Descargar que
iniciará la creación de la base de datos. En caso de estar utilizando
una plantilla almacenada en el ordenador, aparecerá el botón Crear,
y en caso de estar utilizando una plantilla de Office.com, veremos el
botón Descargar.

Crear una base de datos desde una plantilla

Las plantillas son modelos de bases de datos, con ejemplos de tablas que se
pueden reutilizar y adaptar a nuestras necesidades.
Para crear una base de datos basada en una plantilla, podemos utilizar las
que existan en el ordenador o las que podemos descargar desde
Office.com. En cualquiera de estos casos, debemos hacer clic en el botón
Archivo y elegir la opción Nuevo.

Para acceder a las plantillas que existan en el ordenador, debemos elegir

alguna de estas opciones:

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• Plantillas recientes: muestra las últimas plantillas que han sido

creadas.
• Plantillas de ejemplo: permite seleccionar distintos modelos de
bases de datos que se encuentran instalados en el ordenador,
dependiendo de la finalidad que vaya a tener la base de datos.
• Mis plantillas: muestra las plantillas que hemos creado y guardado
en el equipo, para generar nuestra nueva base de datos.

Crear una base de datos en blanco

Cuando se inicia la aplicación, podemos indicar que queremos crear una

base de datos en blanco, haciendo clic en el botón correspondiente y luego
en Crear.

Una vez dentro de Access, si necesitamos crear otra base de datos,

hacemos clic en el botón Archivo y desde allí seleccionamos la opción
Nuevo. A continuación, elegimos la opción Base de datos en blanco,
indicamos el nombre y ubicación que va a tener y hacemos clic en Crear.

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Recuperar una base de datos existente

Para recuperar una base de datos que tenemos almacenada en nuestra

carpeta de trabajo, debemos seguir alguno de estos procedimientos:
• Hacemos clic en el botón Archivo y, seleccionamos la opción Abrir.
• Pulsar la combinación de teclado Ctrl + A.
• Hacemos clic en el botón Archivo, seleccionamos la opción Reciente
y hacemos clic en el nombre del archivo de base de datos
utilizado recientemente.
• Hacemos clic en el botón Archivo y, en el menú, seleccionamos uno
de los nombres de base de datos utilizados recientemente.

En los dos primeros casos, se abrirá el cuadro de diálogo Abrir, donde

debemos seleccionar la carpeta y el archivo, y hacer clic en el botón
Abrir.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Teniendo la aplicación abierta, creamos una base
de datos nueva, basada en una plantilla de ejemplo.

TAREA1: Creamos una base de datos basada en una plantilla

1. Hacemos clic en el botón Archivo.

2. Seleccionamos la opción Nuevo.
3. Elegimos la opción Plantillas de ejemplo.
4. Hacemos clic en Base de datos web de contactos.
5. Hacemos clic en el botón Crear.

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4. El entorno de Access 2010

La cinta de opciones

Debajo de la barra de título, que es donde vemos el nombre de la

aplicación y de la base de datos que tenemos abierta, encontramos la cinta
de opciones. En ella encontramos las herramientas que necesitamos para
trabajar con todos los elementos de la base de datos.

La cinta de opciones contiene fichas, donde encontramos los comandos

apropiados para cada categoría de tareas.
Dentro de cada ficha, tenemos varios grupos con botones, organizados
según las funciones que realicen.

Algunos grupos tienen en la parte inferior izquierda una flecha, llamada

Iniciador de cuadro de diálogo de grupo o Más, que permite abrir el
cuadro de diálogo correspondiente y acceder a opciones adicionales de ese
grupo.

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El Panel de navegación

Cuando tenemos una base de datos abierta, en el Panel de navegación se

muestran todos los elementos que la componen.
El Panel de navegación se encuentra a la izquierda, y en él podemos ver
las tablas, consultas, informes y formularios y resto de objetos que
compongan la base de datos.
A medida que vamos abriendo los distintos elementos, en la parte superior,
justo debajo de la cinta de opciones, veremos que aparecen distintas fichas
con el nombre del objeto abierto y un icono indicativo del tipo de
objeto que es.

• Tablas: objeto donde se almacenará toda la información de la base

de datos.
• Consultas: objeto que responderá a las preguntas que un usuario
pueda realizar referente a los contenidos de la base de datos.
• Formularios: elemento que nos permitirá ver, editar, modificar y
eliminar los datos de la tabla de una forma más estética, utilizando
distintos diseños.
• Informes: elemento que permite preparar la información de las
tablas o consultas para ser impresa.

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El Panel de navegación se puede personalizar para adaptarlo a lo que

queramos ver en un momento dado.
Para ello, desde el título Todas las tablas, hacemos clic en la flecha
situada a la derecha y seleccionamos la categoría de objetos que
queremos ver, o bien podemos realizar un filtro por objeto según el
nombre de éstos.

También podemos agrupar las distintas

categorías de objetos, haciendo clic en la
flecha doble apuntando hacia arriba que
encontramos en la parte derecha de cada
grupo. Al hacerlo, las flechas pasarán a
apuntar hacia abajo con las cuales
podemos expandir los objetos de dicha
categoría.

Lo mismo podemos hacer con el Panel de

navegación, haciendo clic en la flecha
doble que aparece en el extremo superior
derecho del mismo. De esta forma, sólo
veremos una pequeña barra sobre el extremo derecho de la ventana,
que indica el texto Panel de navegación y, para volver a expandirlo,
debemos volver a hacer clic en la flecha doble.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos actual, vamos a movernos
por el entorno de la aplicación, reconociendo algunos elementos.

TAREA1: Identificamos elementos del entorno.

1. Desde el Panel de navegación, hacemos clic en la flecha situada en la

parte superior derecha del mismo y seleccionamos Tipo de objeto.
2. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Tablas.
3. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Consultas.
4. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Formularios.
5. Hacemos clic en la flecha doble de la categoría Informes.
6. Volvemos a hacer clic en la flecha doble de la categoría Tablas para
expandirla.
7. Hacemos clic en la flecha doble del Panel de navegación para
ocultarlo.

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5. La Ayuda de Access 2010

Tenemos varias formas para solicitar ayuda a Access:

• Situando la flecha del ratón encima de alguno de los botones de la
Cinta de opciones, al cabo de unos segundos se mostrará un
cuadro con el nombre del comando y una breve explicación de su
función.
• Haciendo clic en el botón Ayuda de Microsoft Access, para abrir la
ventana correspondiente donde indicaremos sobre qué queremos
asistencia.
• Pulsando la tecla F1, que abre la ventana de Ayuda de la aplicación.
• Haciendo clic en el botón Archivo, seleccionando Ayuda, y elegir la
opción Ayuda de Microsoft Office.

Con la Ayuda de Access, podemos utilizar la asistencia que ha sido

instalada con la aplicación o acceder a contenido adicional que se
proporciona a través de Office.com. En caso de contar con una conexión a
Internet, podemos acceder directamente a todo el contenido de
Office.com.
En la ventana de la Ayuda, podemos encontrar distintos elementos:
• La Barra de navegación, que nos permite avanzar o retroceder
entre las pantallas de ayuda visitadas, detener o actualizar la carga
de la ayuda, volver a la pantalla principal, imprimir el artículo de
ayuda, aumentar o disminuir la fuente con la que se está
visualizando el tema, o abrir el índice o tabla de contenido.
• El cuadro Buscar, donde escribiremos una o varias palabras sobre
las cuales queremos solicitar la ayuda.

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• Y en la parte derecha (en caso de tener la tabla de contenido abierta

a la izquierda), que es el área donde veremos los distintos artículos o
temas referentes a la ayuda solicitada.

Realizar una búsqueda

Para hacer una búsqueda en la Ayuda de Access, tenemos dos opciones:

• Utilizar el cuadro de búsqueda situado debajo de la barra de
navegación, donde escribiremos uno o más términos sobre los que
necesitemos ayuda y hacer clic en el botón Buscar.
• Buscar en la tabla de contenido, situada a la izquierda de la
pantalla, dentro de la lista de temas, la categoría que se corresponda
con lo que estamos buscando.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Desde la base de datos activa, vamos a solicitar
ayuda acerca de cómo crear una tabla. Para ello, utilizaremos la tabla
de contenido de la ventana de ayuda. Después, buscaremos ayuda desde
el cuadro de búsqueda.

TAREA1: Solicitamos ayuda a Access para crear una tabla.

1. Hacemos clic en el botón Ayuda, situado encima de la cinta de opciones.

2. Desde la barra de navegación, hacemos clic en el botón Mostrar
Tabla de contenido.
3. Hacemos clic en el texto Conceptos básicos de Access.
4. Seleccionamos Introducción a las tablas.
5. Hacemos clic en el cuadro de búsqueda, escribimos Panel de
navegación y pulsamos Intro.
6. En los resultados de búsqueda, hacemos clic en Usar y organizar
objetos de base de datos en el panel de navegación.

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6. Abrir y guardar una base de datos

Abrir una base de datos

Para recuperar una base de datos almacenada en nuestro ordenador,

tenemos varias opciones posibles:
• Hacemos clic en el botón Archivo y en el listado de bases de datos
utilizadas recientemente, seleccionamos la que queremos abrir.
• Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos la opción
Reciente. A continuación, elegimos la base de datos reciente que
queremos recuperar.
• Desde el menú del botón Archivo, seleccionamos la opción Abrir y,
en el cuadro de diálogo, buscamos la carpeta de trabajo, elegimos
el archivo de base de datos y hacemos clic en Abrir.
• Pulsamos la combinación de teclado Ctrl + A, para abrir el cuadro de
diálogo Abrir, donde buscaremos el archivo que necesitamos.

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Guardar una base de datos

Cuando creamos una base de datos desde cero, en el momento de darle un

nombre y hacer clic en el botón Crear ya se está guardando en nuestro
equipo.

Sin embargo, es posible volver a guardar

la base de datos, para cambiarle el
nombre, la carpeta donde estará situada o
ambas cosas.

Para ello, hacemos clic en el botón

Archivo y seleccionamos Guardar base
de datos como. A continuación, se abre
el cuadro de diálogo Guardar como,
donde seleccionamos ubicación y
modificamos el nombre. Para terminar,
hacemos clic en el botón Guardar.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Con la ventana de Access abierta, recuperamos
el archivo Base de datos web de contactos y lo volvemos a guardar
con otro nombre en otra ubicación.

TAREA1: Abrimos una base de datos existente y la guardamos con

otro nombre y en otra ubicación.

1. Hacemos clic en el botón Archivo.

2. Seleccionamos la opción Reciente.
3. Elegimos el archivo Base de datos web de contactos.
4. Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos Guardar base de
datos como.
5. En el cuadro Nombre de archivo, escribimos Contactos y hacemos clic
en Guardar.

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7. Cerrar la base de datos y salir de Access

Cerrar la base de datos

Al cerrar la base de datos, también se cierran todos los objetos que se

encuentran abiertos.
Si queremos cerrarlos previamente, hacemos clic con el botón derecho
del ratón sobre cualquiera de las pestañas de los objetos y encontramos
las opciones de Cerrar y Cerrar todo. La primera opción, cierra el objeto al
que se le ha hecho clic derecho, y la segunda opción cerrará todos los
elementos abiertos.

También podemos cerrar la base de datos, haciendo clic en el botón

Archivo y seleccionando la opción Cerrar base de datos.

Salir de Access

Para salir de Access tenemos varias opciones:

• Hacemos clic en el botón Archivo y seleccionamos la opción Salir.
• Hacemos clic en el botón Cerrar, a la derecha de la barra de título.
• Pulsamos la combinación de teclas Alt + F4.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Con la base de datos Videoclub.accdb, aplicamos
las opciones necesarias para cerrar la base de datos y salir de la
aplicación.

TAREA1: Cerramos la base de datos y salimos de Access.

1. Desde la ficha del objeto Socios, hacemos clic con el botón derecho y
seleccionamos Cerrar todo.
2. Hacemos clic en el botón Archivo.
3. Seleccionamos Cerrar base de datos.
4. Hacemos clic en el botón Archivo.
5. Elegimos Salir.

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