MARCO DE REFERENCIA

La operación archivística de la clasificación documental, partiendo del

reconocimiento y la significación, tiene tres enfoques:

Se da en Primer Lugar: Desde el objetivo esencial que cumplen los archivos

con el propósito de garantizar la disposición organizada de los documentos para
institucionalizar las decisiones e instrumentalizar la gestión administrativa, política,
económica, social y cultural del Estado.

En Segundo Lugar: Desde la obligación que cumple el Estado con el propósito

de garantizar la creación, la organización, la preservación y el control de los
archivos, trascendiendo la conservación física de los documentos y promoviendo su
apropiación, consulta e investigación como herramientas de generación de
conocimiento.

En Tercer Lugar: Desde la importancia que tienen los archivos y documentos

como elementos del patrimonio cultural y referentes de la identidad nacional, se
encuentra fundamentada en diferentes fuentes de carácter normativo.

MARCO TEÓRICO

La palabra clasificar, etimológicamente proviene de la expresión latina classificare

(RAE, 2014), la cual se deriva igualmente de las locuciones latinas classis
(sustantivo), cuyo significado es clase y ficar (verbo) que significa hacer
(Didacterion, s. f.).
Complementando lo anterior, es importante mencionar que la Real Academia
Española –RAE (2014)- y la filóloga y lexicógrafa Moliner (1998), plantean
definiciones que coinciden en señalar que clasificar es dividir, ordenar o disponer
un conjunto de cosas en clases, entendiendo por clases las agrupaciones o
divisiones que resultan de repartir los elementos de un conjunto, siendo posible
identificar y establecer criterios o categorías de unión o separación teniendo en
cuenta las características comunes o características diferenciales de los elementos.

La palabra clasificación tiene una connotación bastante amplia, entendiendo que

se trata esencialmente de un proceso que tiene como propósito la identificación, el
agrupamiento y la ordenación de los elementos individuales de una población o
universo determinado en agrupaciones, clases o categorías, partiendo de la
identificación, reconocimiento y significación de sus características y diferencias.

Desde esta perspectiva se puede inferir que todos los objetos, tal como es posible
observar a continuación, son susceptibles de ubicarse dentro de un grupo, clase o
categoría debido a sus características y diferencias (puedes evidenciar un ejemplo
en el siguiente gráfico).

¿SABÍAS QUÉ? Ahora bien, cuando el concepto de clasificación es analizado e

interpretado desde la perspectiva de la gestión de los documentos y archivos
producidos y/o recibidos por las organizaciones, el término utilizado es
“clasificación documental”.
Es necesario mencionar la importancia que tiene la clasificación documental como
fundamento teórico del campo disciplinar de la archivística y siendo reconocida y
valorada como una operación archivística neurálgica del proceso de organización
de documentos. En ciertas ocasiones, como resultado de la inexistencia de
univocidad lingüística y normatividad regulatoria universalmente reconocida y
aceptada, se presentan confusiones de naturaleza terminológica con organización
documental y ordenación documental , suscitando polémicos y significativos
debates de naturaleza teórica y conceptual, cuyo abordaje resulta importante
conocer, analizar y comprender, como condición sine qua non de entendimiento
del tema, tal como lo expresan, entre otros autores, Heredia (1993) y Montejo
(1997):

(…) Resulta un tanto extraña la persistencia en la confusión de ambos conceptos,

cuando de hecho en cualquier ámbito, clasificación y ordenación no admiten
igualdad de significados. La clasificación siempre supone establecimiento de clases,
de familias, agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto. La
ordenación es simplemente alineamiento dentro de cada subconjunto. Son
conceptos que revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier
manifestación social o material, a las bibliotecas o a los archivos. En un ejército, se
agrupa por divisiones, compañías o centurias y se ordena a los componentes de
cada una de ellas por estatura o por número; en una biblioteca y en un centro de
documentación, la información se agrupa por familias terminológicas unidas por
nexos de sintaxis, mientras que en un archivo las clases o grupos están
determinados en razón de la procedencia, de la jurisdicción de la institución que
produce los documentos, mientras que la ordenación se establece, dentro de cada
grupo, cronológicamente (documento tras documento) o alfabéticamente a partir
de términos expresivos de la información que transmiten. La clasificación se hace
siempre de la misma forma, solo resultará diferente debido a los objetos o sujetos
que se clasifican. La ordenación también responde siempre al mismo
planteamiento y su diversidad dependerá de la «unidad de orden» elegida que
determinará los distintos tipos de ordenación (…).

(…) Las polémicas teóricas sobre organización, clasificación y ordenación y sobre

clasificaciones a priori o a posteriori, revelan una situación teórica aún inmadura.
La ordenación es una operación archivística que afecta a cada serie documental, al
tiempo que el orden físico de la documentación es una cuestión influida por la
normalización de documentos más que un asunto analítico. Se ha dicho, por ello,
que es una operación técnicamente mecánica. Estas dudas metodológicas
demuestran que la clasificación de fondos es todavía un tema polémico.

El concepto técnico, como en el resto de las disciplinas documentales, es

clasificación, que es la fase del tratamiento documental que tiene por objeto el
análisis de la información contenida en un fondo de archivo y su estructuración
conceptual en un sistema objetivo y estable de clases y categorías de las familias
competenciales y funcionales administrativas. Clasificar es separar, diferenciar,
distinguir o dividir un conjunto de elementos de la misma composición (sujetos
productores, títulos de serie, funciones) en clases, grupos o categorías, efectuando
las subdivisiones que sean convenientes. Clasificar es analizar un todo, una
realidad, la información transmitida por un fondo documental, distinguiendo y
separando cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus principios o
elementos, las unidades básicas de clasificación (…).

NO LO OLVIDES Es importante mencionar que la operación archivística de la

clasificación documental, ha sido considerada y valorada tradicionalmente como la
columna vertebral de los sistemas de organización y administración de
documentos, teniendo en cuenta que posibilita, en primer lugar, analizar la
información documental producida y/o recibida por las organizaciones en el
cumplimiento de las atribuciones y las responsabilidades asignadas legalmente y,
en segundo lugar, estructurar conceptualmente la documentación en un sistema
de carácter objetivo y estable de clases y categorías.

A continuación, se presentan algunas definiciones de clasificación documental que

posibilitan la identificación, análisis y comprensión de elementos comunes
(Heredia, 1993, p. 6; Cruz, 2011; Godoy, 2001):

Antonia Heredia, 1993: Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos

estableciendo clases, grupos o series de tal manera que dichos grupos queden
integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es
único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian de
los otros (...) formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es
susceptible de divisiones.

J. José Ramón Cruz Mundet, 2011: Acción y efecto de agrupar

jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde
los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original; para lo cual se identifican los tipos documentales, se
evidencian las relaciones que existen entre ellos y se organizan en una estructura
lógica, llamada cuadro de clasificación que refleja jerárquicamente dichas
relaciones. La clasificación va indisolublemente unida a los conceptos de fondo,
principio de procedencia y principio de orden original [...].

Archivo General de la Nación -AGN-, 2001: Como proceso archivístico, la

clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos
semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura
orgánico - funcional de las instituciones y los trámites administrativos que
adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
EN SÍNTESIS Las definiciones presentadas anteriormente, permiten establecer
que la clasificación documental es una operación archivística que tiene como
propósito, en primer lugar, identificar y agrupar jerárquicamente los documentos
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales
(dependencias), mediante la integración de grupos o clases (agrupaciones
documentales), respetando los principios archivísticos de procedencia y orden
original y, en segundo lugar, establecer un sistema lógico de ordenación para
garantizar la organización, administración, conservación, control y recuperación de
los documentos.

El agrupamiento sistemático y jerárquico de la documentación de una organización

se concreta en agrupaciones documentales, las cuales son consideradas como
representaciones teóricas que permiten estructurar y ejemplificar los niveles de
organización de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades
administrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento de atribuciones y
funciones legalmente asignadas.

CATEGORÍAS ADMINISTRATIVAS Y ARCHIVÍSTICAS

Fondo documental: es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o

recibidos por las unidades o divisiones administrativas funcionales (dependencias)
de una organización en el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades.
A continuación, se presenta una descripción de las categorías administrativas y
archivísticas que determinan la estructuración del fondo documental.

Pedro López Gómez, 2004: Un fondo documental es "toda la documentación

producida o recibida por una institución o persona física o jurídica en el curso de
sus actividades y que esta guarda por necesidades de información y testimonio".

Francisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004: Un fondo documental es la

"totalidad de documentación producida y/o acumulada cuya organización refleja la
estructura o las funciones de su entidad generadora. El fondo es el resultado de
una primera aplicación del principio de procedencia y vincula a la totalidad de los
documentos producidos por una institución".

Consejo Internacional de Archivos, 2000: Un fondo documental es el

"conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física,
familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor".

Subfondo y/o sección documental: es una división del fondo documental

conformada por el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por
las subunidades o subdivisiones administrativas funcionales (dependencias) de una
organización en el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades (Heredia,
1991; Acevedo, 2004; Villaseca, 2012)

A continuación, se presenta una descripción de las categorías administrativas y

archivísticas que determinan la estructuración del subfondo documental.
Antonia Heredia Herrera, 1995: Un subfondo y/o sección documental es una
subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Francisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004: Un subfondo y/o sección

documental es una subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es
posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la
propia documentación.

Osvaldo Villaseca Reyes, 2012: Un subfondo y/o sección documental es una

subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. El
subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de documentos generados
debido a la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.

Serie documental: es el conjunto de unidades documentales o unidades

archivísticas (Expedientes) de estructura y contenido homogéneo, producidas y/o
recibidas por las unidades o divisiones administrativas funcionales (dependencias)
de una organización, en cumplimiento de una función o trámite de carácter
administrativo regulado por una disposición de naturaleza jurídica o procedimental
(Heredia, 1991; Romero, 1997; Acevedo, 2004).

Las series documentales, de acuerdo con la conformación de estas, se clasifican tal

y como se muestran en el gráfico, además tiene distintas definiciones según el
autor:

Antonia Heredia Herrera, 1991: Una serie documental es el testimonio

documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano en
virtud de una función
José Ramón Cruz Mundet, 2006: Un subfondo y/o sección documental es una
subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados
entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución
u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

Manuel Romero Tallafigo, 1997: Una serie documental es una "división

archivística dentro de cada sección, que tiene por señas de identidad unas formas
documentales, un origen funcional y competencias comunes.

Francisco Obed Acevedo Gutérrez, 2004: Una serie documental es un

conjunto homogéneo de documentos producidos de manera continuada o seriada
como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente
en el tiempo.

Expediente o Unidad Documental Compuesta: Es una unidad documental o

archivística conformada por los documentos producidos y/o recibidos por las
unidades o divisiones administrativas funcionales (dependencias) de una
organización en el tratamiento o la resolución de un mismo asunto o tema, los
cuales son acumulados naturalmente en el desarrollo de un trámite, constituyendo
“el testimonio escrito reflejo de un proceso administrativo” (Heredia, 1991)
(Consejo Internacional de Archivos, 2000, AGN, 2006)
Algunas definiciones adicionales de expedientes o Unidad Documental Compuesta
son:

Consejo Internacional de Achivos, 2000: Un Expediente o Unidad Documental

Compuesta es una "unidad organizada de documentos reunidos bien por el
productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es
generalmente la unidad básica de la serie".

Antonia Heredia Herrera, 1991: Un Expediente o Unidad Documental

Compuesta es un "conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso
administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse
por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final,
pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas -las principales- del
proceso administrativo los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque
incompletos".

Archivo General de la Nación -AGN-, 2006: Un Expediente o Unidad

Documental Compuesta es una "Unidad documental compleja formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo unto".